Потерял трудовой договор, что делать?

Вопрос: Работодатель потерял свой экземпляр трудового договора с работником вместе с должностной инструкцией, которая является приложением к этому договору. Узнав об этом, работник перестал выполнять часть своей работы, при этом ссылаясь на то, что в его должностной инструкции таких обязанностей не предусмотрено. Как поступить работодателю, если работник отказывается представить свой экземпляр трудового договора и должностную инструкцию, объясняя это тем, что он не обязан этого делать? Можно ли привлечь работника к дисциплинарной ответственности, если работодатель найдет свидетелей, которые подтвердят, что раньше работник выполнял работу, от которой сейчас отказывается?
Ответ: По нашему мнению, разногласия с работником в части представления экземпляра трудового договора могут быть устранены только в судебном порядке. Работодатель не может привлечь работника к дисциплинарной ответственности только на основании показаний свидетелей. Однако если работодатель сможет доказать, что работник имеет большой опыт работы и должен был понимать свою трудовую функцию, то привлечение к дисциплинарной ответственности возможно.
Обоснование: Обязательность наличия трудового договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 Трудового кодекса РФ.
В соответствии с ч. 1 ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
Из вопроса следует, что работник получил свой экземпляр трудового договора вместе с должностной инструкцией, которая является приложением к этому договору. Данное утверждение работником не оспаривается.
Если работодатель утратил свой экземпляр трудового договора с должностной инструкцией, то он может обратиться к работнику для изготовления дубликата/копии документов.
Поскольку трудовое законодательство в части порядка восстановления утраченного работодателем трудового договора никак его не регламентирует, а также ввиду наличия отказа работника представить свой экземпляр, по нашему мнению, данные разногласия с работником могут быть устранены только в судебном порядке.
По нашему мнению, работодатель вправе обратиться в суд за защитой нарушенного права с требованием об обязании работника представить свой экземпляр трудового договора с должностной инструкцией для изготовления его дубликата (копии).
Вместе с тем считаем, что данный спор вытекает не из трудовых отношений, а из гражданско-правовых, поскольку требование об обязании заявляется на основании ст. 12 Гражданского кодекса РФ.
Кроме того, считаем, что с учетом конкретных обстоятельств дела работодатель вправе говорить о злоупотреблении правом со стороны работника в виде необоснованного отказа в предоставлении работодателю своих экземпляров документов (ст. 10 ГК РФ). По нашему мнению, несмотря на то что законодательно обязанность представлять такие документы для работника не установлена и установлена только для работодателя (ст. 62 ТК РФ), презюмируется добросовестность сторон. В данном случае исходя из существа вопроса справедливо предположить, что отказ работника скорее всего связан с отказом выполнять часть своей работы, которую он выполнял раньше, и невозможностью работодателя обосновать факт невыполнения работы.
Постановлением Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» в абз. 6 п. 1 разъяснено, что, если возник спор по поводу неисполнения либо ненадлежащего исполнения условий трудового договора, носящих гражданско-правовой характер (например, о предоставлении жилого помещения, о выплате работнику суммы на приобретение жилого помещения), несмотря на то, что эти условия включены в содержание трудового договора, они по своему характеру являются гражданско-правовыми обязательствами работодателя и, следовательно, подсудность такого спора (районному суду или мировому судье) следует определять исходя из общих правил определения подсудности дел, установленных ст. ст. 23 — 24 Гражданского процессуального кодекса РФ.
В соответствии со ст. 24 ГПК РФ данный спор подсуден районному суду.
При обращении в суд работодатель вправе предъявить суду различные доказательства (ст. ст. 71 — 73 ГПК РФ), в том числе свидетельские показания (ст. 69 ГПК РФ). Согласно ст. 28 ГПК РФ иск предъявляется в суд по месту жительства ответчика.
Таким образом, для защиты нарушенных прав работодатель может обратиться непосредственно в суд за судебной защитой своих нарушенных прав.
Относительно возможности привлечения работника к дисциплинарной ответственности сообщаем.
В рассматриваемой ситуации работник отказывается выполнять часть своей работы, при этом ссылается на то, что в его должностной инструкции таких обязанностей не предусмотрено.
В соответствии со ст. 57 ТК РФ одним из обязательных для включения в трудовой договор условий является трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
Трудовым законодательством не дано понятия «должностная инструкция», не урегулирован порядок ее разработки, утверждения, необходимости принадлежности ее к трудовому договору с конкретным работником или же возможности существования ее как отдельного документа. Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения (см. Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Исходя из норм абз. 6 ч. 1 ст. 22 ТК РФ работодатель имеет право привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами.
В силу норм ст. 192 ТК РФ к дисциплинарным взысканиям, в частности, относятся замечание, выговор, увольнение работника по соответствующим основаниям. Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
Согласно правовой позиции, изложенной в п. 35 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 2, при рассмотрении дела об оспаривании дисциплинарного взыскания следует учитывать, что неисполнением работником без уважительных причин является неисполнение трудовых обязанностей или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т.п.).
В соответствии с п. 53 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 2 работодателю необходимо представить доказательства, свидетельствующие не только о том, что работник совершил дисциплинарный проступок, но и о том, что при наложении взыскания учитывались тяжесть этого проступка, обстоятельства, при которых он был совершен, предшествующее поведение работника, его отношение к труду.
Таким образом, в силу приведенных норм трудового законодательства дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, то есть за дисциплинарный проступок.
Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей, в том числе нарушение должностных инструкций, положений, приказов работодателя.
Неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей признается виновным, если работник действовал умышленно или по неосторожности. Не может рассматриваться как должностной проступок неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей по причинам, не зависящим от работника.
Противоправность действий или бездействия работников означает, что они не соответствуют законам, иным нормативным правовым актам, в том числе положениям и уставам о дисциплине, должностным инструкциям.
Дисциплинарным проступком могут быть признаны только такие противоправные действия (бездействие) работника, которые непосредственно связаны с исполнением им трудовых обязанностей.
Учитывая вышеуказанные нормы, применение дисциплинарного взыскания будет незаконным либо будут отсутствовать законные основания для его применения, если будет не доказан факт совершения дисциплинарного проступка либо работодателем будет не соблюден установленный законом порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
Статьей 60 ТК РФ установлен общий запрет требования выполнения работы, не обусловленной трудовым договором: запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Исходя из существа ситуации, поскольку у работодателя отсутствуют документы, в которых зафиксированы функциональные обязанности работника, считаем, что в данном случае работодатель не может привлечь работника к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение им должностных обязанностей, так как нет достаточных и письменных доказательств, что работник должен выполнять работу, от которой он сейчас отказывается.
Суды исходят из того, что работодатель не имеет права ссылаться на свидетельские показания для доказывания должностных обязанностей работника; последние не могут являться основанием для наложения дисциплинарного взыскания (см., например, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.06.2012 N 33-7866/2012).
Кроме того, суды отмечают, что отсутствие у работодателя экземпляров трудовых договоров неблагоприятных последствий для работника повлечь не может, поскольку в силу ст. 657 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, трудовые договоры подлежат хранению в течение 75 лет. Соответственно, неблагоприятные последствия, вызванные утратой экземпляра трудового договора, находящегося в организации, несет работодатель (Апелляционное определение Омского областного суда от 02.10.2013 по делу N 33-6498/2013).
Вместе с тем отметим также, что в судебной практике встречается подход, согласно которому отсутствие письменной должностной инструкции не лишает работодателя права привлекать к дисциплинарной ответственности, если работник не обращался к работодателю за разъяснением своих трудовых функций, имеет большой опыт работы и, следовательно, должен был понимать свою трудовую функцию (Решение Басманного районного суда г. Москвы от 26.10.2012 N 2-2566/12).
Таким образом, по нашему мнению, работодатель не может привлечь работника к дисциплинарной ответственности, даже если найдет свидетелей, которые подтвердят, что раньше работник выполнял работу, от которой сейчас отказывается. Однако если работодатель сможет доказать, что работник имеет большой опыт работы и, следовательно, должен был понимать свою трудовую функцию, то привлечение работника к дисциплинарной ответственности возможно.
Л.В. Попова
АКГ «Панацея ПРОФ»
24.02.2017

ВОПРОС:

В организации меняется система оплаты труда. В процессе выяснилось, что трудовые договоры с некоторыми работниками утеряны. У работников они также не сохранились. Возможно ли заключить трудовой договор текущей датой с формулировкой, что он заключен взамен утраченного? Как быть в такой ситуации?

ОТВЕТ:

Процедура восстановления трудового договора законодательством не регулируется. рекомендуем воспользоваться следующими разъяснениями экспертов.

{Вопрос: …Каким образом следует поступить работодателю, если трудовой договор с работником утерян либо отсутствует? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2017) }

В случае утери либо отсутствия трудового договора работодателю необходимо оформить трудовой договор с работником с указанием о начале трудовых отношений с момента принятия работника в организацию.

Вопрос: Как правильно восстановить трудовой договор, если утеряны оба его экземпляра? Нужно его еще раз регистрировать в каких-то службах?

Нормами действующего законодательства не урегулирована ситуация, описанная выше. В случае утраты документа (в вышеуказанном случае — трудового договора) выдается его дубликат, то есть повторный экземпляр подлинника (полностью воспроизводящий его содержание), который будет иметь силу оригинала.

В дубликате трудового договора делается пометка «дубликат», указываются первоначальная дата заключения трудового договора, дата составления дубликата, излагаются все условия, которые содержались в первоначальном трудовом договоре.

Подписать дубликат трудового договора необходимо будет работнику и работодателю. От имени работодателя подписать дубликат должно лицо, уполномоченное в организации подписывать трудовые договоры. Это может быть руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя где-либо регистрировать трудовой договор. Однако такая обязанность может быть установлена локальным нормативным актом организации (например, положением о внутреннем документообороте.

Обзор подготовлен специалистами Линии Консультирования ГК «Земля-СЕРВИС»