Потерял трудовой договор

Добавить в «Нужное»

Обновление: 24 сентября 2018 г.

Если у человека есть постоянная работа, то вероятность того, что он потеряет свою трудовую книжку, крайне мала. Ведь по общему правилу трудовые книжки работников хранятся у работодателя (п. 40,45 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225, далее – Правила).

Вместе с тем, если работнику нужно предъявить свою трудовую книжку, к примеру, в отделение ПФР, чтобы специалисты Фонда учли какой-либо период трудовой деятельности гражданина, то в такой ситуации работодатель, конечно, выдаст сотруднику книжку на руки по его заявлению (ст. 62 ТК РФ). И если до возврата работодателю сотрудник ее потеряет, придется оформлять дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки для работника

Если ваш работник пришел и сообщил, что потерял трудовую книжку, то в первую очередь он должен написать заявление на оформление ее дубликата. Работодатель должен будет выдать его в срок не позднее 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил).

Но чтобы заполнить новый бланк трудовой книжки, указав в правом верхнем углу ее титульного листа «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69, далее – Инструкции), вам понадобятся сведения о предыдущих работодателях сотрудника и продолжительности его работы у них. Узнать их вы сможете, например, из экземпляров трудовых договоров, которые вам предоставит работник. В их отсутствие запрашивать информацию работнику придется у его бывших работодателей. Они могут предоставить ему копии приказов (о приеме на работу и расторжении с ним трудового договора) или справки с указанием периодов его работы.

При заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» сначала укажите суммарный стаж работника у предыдущих работодателей. Затем внесите сведения о каждом из них отдельно на основании представленных работником документов (п. 7.2 Инструкции). В отсутствие документов, подтверждающих какие-либо периоды работы сотрудника, вносить данные с его слов (или на основании ранее сделанной ксерокопии книжки) в дубликат нельзя.

В последнюю очередь отразите в дубликате данные о работе сотрудника в вашей организации.

Можно ли оформить дубликат вновь принятому на работу сотруднику

Если при трудоустройстве к вам новый работник заявил, что потерял трудовую книжку и просит вас ее восстановить, посоветуйте ему обратиться к его предыдущему работодателю. В такой ситуации вы не обязаны выдавать ему дубликат, а лишь должны выдать ему новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Если же позднее работник отыщет свою старую трудовую книжку и передаст ее вам (либо предоставит вам дубликат трудовой, оформленный по его предыдущему месту работы), то вы просто внесете в нее запись о работе этого сотрудника в вашей организации, а ранее оформленную ему новую книжку уничтожите (п. 42 Правил).

Работник потерял свою копию трудового договора. Имеет ли он право согласно ст. 62 ТК РФ получить копию, или же требуется заново заключать договор?

В данном случае не следует заново заключать трудовой договор. По Вашему письменному заявлению работодатель обязан выдать Вам копию трудового договора не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления.

Правовое обоснование:

Как следует из ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

Подписать еще один экземпляр

Первый способ вернуть договор — подписать еще один. Подойдет, если у второй стороны сохранился экземпляр или есть текст документа.

Новый экземпляр должен быть в точности таким же, как тот, что потеряли. Понадобится сделать копию договора или распечатать текст и заверить у нотариуса. Нотариус заверяет копию за 10-15 минут.

План такой: берем оригинал договора у партнера, делаем копию и приносим ее вместе с оригиналом нотариусу. Нотариус сравнивает оригинал и копию, ставит подпись и печать: «Копия верна». Готово.

Если партнер не против, можно напечатать такой же договор и еще раз подписать. И это будет не копия, а новый оригинал. Тогда нотариус не нужен.

Бывает, что договор понадобился через несколько лет, а компания-партнер уже закрылась или обанкротилась. Тогда можно позвонить последнему директору или поискать копию в архивах.

Найти договор в архиве суда или города

Если дело было давно и компания-партнер закрылась, договор всё равно можно восстановить. Есть три способа:

• позвонить последнему директору компании-партнера и попросить переподписать договор;
• найти копию в судебном архиве;
• найти в местном архиве.

Позвонить директору. Если компания закрылась, понадобится найти контакты ее последнего директора и попросить его переподписать договор. Контакты могут быть у главного бухгалтера, юриста или менеджера, который занимался этим договором.

У одного моего клиента, владельца пекарни, была такая история. Он заключил договор с заводом на поставку муки. Через год завод ликвидировали, а в пекарню пришла налоговая проверка. Договор не нашли, а менеджер завода не отвечал на звонки и письма.

Тогда владелец пекарни нашел в реестре юрлиц бывшего руководителя завода. Позвонил ему и попросил подписать пропавший договор. Директор помнил пекарню, поэтому согласился, и документ восстановили.

Найти в судебном архиве. Если компания обанкротилась по решению суда, есть шанс найти договор в судебном архиве.

В архивах суда сохраняются большинство документов обанкротившихся компаний. У арбитражных судов есть картотека судебных дел, а в ней — все документы по компаниям-банкротам.

В открытом доступе есть постановления суда. Чтобы получить доступ к договорам, надо быть участником дела и написать ходатайство в суд об ознакомлении с материалами дела, тогда судья даст такую возможность. Дело можно копировать и фотографировать, но уносить из архива нельзя.

В поле «Участники дела» надо ввести название компании-партнера, затем нажать кнопку «Найти», и программа выдаст все документы, что есть в архиве

Найти договор в местном архиве. Когда компания закрывается по своему желанию, все документы она может передать в местный архив. Это необязательно, но шанс есть, поэтому стоит поискать в архиве.

Электронной версии архива нет, и искать удаленно не получится. Если нужно найти договор, придется идти в архив лично. С собой нужно взять паспорт и документы компании, например устав или решение о назначении директора.

Но компания может и не передавать документы в архив, штрафов за это нет.

Поискать в переписках по электронной почте

Переписка по почте считается договором — 434-я статья Гражданского кодекса

Для договоров поставок или услуг налоговой и банку достаточно показать переписку по электронной почте.

В такой переписке должно быть видно, что стороны договорились о работе. Например, в письме директор компании «Хлеб» пишет: договорились, 50 тонн пшеницы доставляю к 5 февраля, с вас 100 000 рублей. Договор подписал и отправил почтой.

В моей практике была такая история. Налоговая решила проверить документы компании «Бумага» (название изменено) и запросила договоры поставки. В компании не смогли найти договор, но зато в переписке директора остались письма, где была договоренность о поставках.

В письме заказчик спрашивал у директора «Бумаги», сколько стоит тонна картона. Цена устроила покупателя, и в следующем письме он попросил выставить счет. Эту переписку налоговая приняла как доказательство подписанного договора.

Переписка не подойдет, если потерялся договор на недвижимость или интеллектуальную собственность: там другие правила. О них дальше.

Запросить копию у Росреестра или Роспатента

Есть два особенных договора: на недвижимость и интеллектуальную собственность. Когда стороны подписывают такой договор, его копию сдают в Росреестр или Роспатент. Если не сдать договор, сделка не считается.

Копии договоров аренды и продажи недвижимости хранятся в Росреестре недвижимости, а на интеллектуальную собственность, например на отчуждение прав и лицензионные договоры, — в Роспатенте.

Читать в «Деле»

Как зарегистрировать договор аренды в Росреестре

Пошлина за копию договора:

цены Росреестра;

Роспатента.

Получить копию договора в Росреестре и Роспатенте может только участник сделки. Там знают, кто подписывал договор, и, если копию попросит кто-то другой, откажут. Поэтому обращаться за копией придется тому, чья подпись стоит на документах.

Чтобы получить копию договора, нужно лично прийти в Росреестр или Роспатент. За копию есть пошлина, ее размер зависит от типа: бумажная дороже электронной.

Как подстраховаться

Хранить все документы в порядке и никогда ничего не терять — это хорошо, но умеют только роботы. Вот что можно сделать заранее, чтобы быстрее восстановить договор.

Заверять все договоры у нотариуса. Копия у нотариуса будет храниться десять лет, а потом отправится в архив. Если договор теряется, компания запрашивает копию у нотариуса.

Указывать в актах и счетах номер договора. Когда на актах и счетах есть номера договоров, их проще найти и восстановить. По дате — найти переписку, а по номеру договора — запросить копию у партнера.

Обмениваться сканами. Если делать для каждого договора скан с подписями и печатями, такой скан можно будет быстро найти и отправить банку в чате или по электронной почте. Главное — хранить их не на компьютере бухгалтера, а в Дропбоксе, Гугл-диске или любом другом облачном хранилище.

Сохранять акты о потопах и пожарах. При пожарах в офисе или архиве компания получает акт: документы утеряны из-за несчастного случая. Акт составляет управляющая компания или пожарная инспекция. Если налоговая просит договор, а он сгорел достаточно показать акт.

Риски, если не найти договор

Если ничего не помогло и компания не смогла восстановить договор, ее ждут штрафы и неустойка:

• доначисление налога. Есть риск, что налоговая доначислит налог на прибыль. Считать будет по той сумме, что указана в акте. Но сначала инспекторы проверят партнера и, если у второй стороны найдется договор, наказывать не будут;
• перерасчет вычета по НДС. Нет договора — нет вычета по НДС. А если вычет уже был, налоговая может сделать перерасчет;

Штраф за потерю договора — 27-я статья ФЗ-125

• штраф 200 рублей. Если налоговая запросила договор, а компания не предоставила его, выпишут штраф: 200 рублей за каждый документ.

Читать в «Деле»

Вычет по НДС без проверки и суда

Кроме доначисления налогов и разбирательств с инспекторами есть риск с банком. Банк вправе не переводить деньги от партнера на счет компании, пока она не пришлет подтверждение.

Документы необходимо тщательно беречь. Ответственность за их сохранность лежит на владельце. В случае потери бумаги надо в кратчайшие сроки восстанавливать.

Утрата документов на дом и участок

Потеря документов может быть связана как с рассеянностью владельца, так и с рядом объективных обстоятельств. Например, случаются кражи или пожары. Довольно часто различные акты и свидетельства теряют при переезде или ремонте. Еще один вариант – документ не утерян, но испорчен в такой степени, что не дает возможности подтвердить личность или права владельца. Кто-то может пролить кофе, а кто-то оставляет детей или домашних животных наедине с важными бумагами.

В том или ином случае возникает вопрос о восстановлении документов, а точнее, выдаче дубликатов. Важно понимать, что с точки зрения права дубликат – это документ, который имеет такую же силу, как и исходный, и несет ту же информацию.

Однако с 01.01.2016 г. получение дубликатов требуется не всегда. Согласно современным положениям Закона Украины «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и их обременений», теперь право собственности на недвижимость, сведения о которой внесены в Государственный реестр вещных прав на недвижимое имущество, подтверждается не документом, а записью в электронном реестре. В этом случае восстанавливать документ не обязательно. При желании можно получить информационную выписку из реестра.

Подробнее о возможных ситуациях с документами и способах их решения – ниже.

Користуйтесь консультацією: Що треба знати, якщо хочеш правильно оформити права на земельну ділянку

Основной список

Прежде всего, нужно знать перечень документов, которые подтверждают возникновение или переход права собственности на недвижимость. Это, в соответствии с Законом «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и их обременений», может быть:

• договор купли-продажи, мены или дарения, предметом которого является недвижимое имущество. Документ должен быть составлен в установленном законом порядке и заверен нотариусом;
• свидетельство о праве на наследство или завещание, где установлено право пользования или владения недвижимым имуществом;
• вступившее в законную силу решение суда о наличии права собственности и других вещных прав на недвижимое имущество;
• определение суда об утверждении (признании) мирового соглашения между совладельцами недвижимого имущества;
• свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество или на долю в общем имуществе супругов, выданное органом местного самоуправления до 01.01.2013 г., или аналогичное свидетельство, но выданное государственным регистратором в период с 01.01.2013 до 01.01.2016 г.;
• государственный акт на право частной собственности на землю или на право постоянного пользования землей, выданный после 01.01.2013 г., а также извлечение из Земельного кадастра; такой же акт, но выданный в период с 01.01.2004 по 01.01.2013 г. и содержащий кадастровый номер участка; акт, изданный до 01.01.2004 г. (когда был создан Государственный реестр земель) и не содержащий кадастрового номера;
• информационная справка из реестра вещных прав, выданная в период с 01.01.2016 г.

Дом в реестре

Итак, с 01.01.2016 г. наличия записи в Госреестре достаточно для подтверждения права владения недвижимостью, а также осуществления сделок с нею. Это предусмотрено как в Законе «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и их обременений», так и в Законе Украины «О нотариате». При этом следует помнить, что при регистрации сделки нотариус обязан установить и подтвердить личность сторон и наличие у них соответствующих полномочий.

Користуйтесь консультацією: Що краще: подарувати чи заповісти нерухомість?

Никаких актов с этого года не выдают. При желании домовладелец может заказать у нотариуса и/или государственного регистратора информационную справку из Госреестра в бумажной форме, оплатив пошлину в размере 35 грн. Этот же документ можно распечатать самостоятельно, оплатив сервис онлайн и воспользовавшись формой на сайте Министерства юстиции Украины. Распечатать такую справку можно на принтере самостоятельно. Разумеется, справка будет оформлена в виде специального бланка с указанием собственного номера для идентификации, но она не будет иметь «мокрых» подписей и печатей. Таким образом, необходимость в восстановлении и заказе дубликата утерянной или испорченной информационной справки теперь отсутствует. Количество заказываемых информационных справок не ограничено, все они имеют равную юридическую силу. Надо будет лишь снова оплатить пошлину.

При утере или порче свидетельства о праве собственности на недвижимость, выданного в период с 2013 по 2016 год, достаточно также заказать или распечатать самостоятельно информационную справку в бумажном виде. Кроме того, информацию о присутствии в Госреестре сведений о регистрации сделок с домом можно заказать и в электронном виде. В этом случае пошлина будет составлять 17 грн.

Внесение данных

Если сведения о праве собственности не были внесены в Госреестр (дом был куплен или получен в наследство до 2013 года, и сведения об этом остались только в архиве Бюро технической инвентаризации ), а свидетельство утеряно, восстанавливать его также не обязательно, ведь документы старого образца сейчас уже не выдают.

Однако при желании совершать сделки с домом и участком придется внести сведения о праве собственности в Госреестр. И лучше сделать это заблаговременно, чтобы потом не тратить время на дополнительные действия. Эта процедура такая же, как и при регистрации сделки. Алгоритм прописан в Постановлении Кабинета министров Украины № 1127 от 25.12.2015 г. «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и их обременений».

Згадайте новину: Як змінилася вартість вторинного житла з 2014 року (інфографіка)

Для этого необходимо предоставить документы, которые подтверждают личность и полномочия по управлению домом (например, договор купли-продажи, завещание и т. д.) Нотариус формирует и регистрирует в базе данных заявление о внесении в Госреестр и распечатывает его в двух экземплярах. Один из них оставляют у заявителя. После уплаты административного сбора нотариус проверяет правомочность всех документов, сканирует и приобщает их к заявлению, проверяет наличие или отсутствие других заявлений в базе данных. Затем он открывает или изменяет в Госреестре раздел, посвященный данному объекту, и регистрирует право собственности на него. В качестве момента получения заявителем решения государственного регистратора для целей совершения сделок с домом считаются дата и время размещения решения на сайте Министерства юстиции.

В стандартном режиме регистрация права осуществляется в течение пяти рабочих дней. Сбор при этом составляет 140 грн. При желании можно ускорить работу до двух дней, но тогда сбор будет составлять 1380 грн.

Утрата договоров

Провести регистрацию сведений о доме в Госреестре не удастся, если потеряны или повреждены первоначальные правоустанавливающие документы (договор купли-продажи, мены, дарения, свидетельство о праве на наследство или решение суда). Чтобы восстановить их, придется заказывать дубликаты.

Для этого нужно подать заявление об утере в местное отделение полиции и опубликовать в газете объявление о пропаже. Четкой формы здесь нет. Главное, чтобы и в заявлении, и в объявлении были указаны данные об объекте, номер документа, фамилия, имя и отчество владельца. Несколько экземпляров газеты стоит приобрести. Также следует сделать копии публикации и справки из полиции.

Затем нужно обратиться к нотариусу, который регистрировал сделку в прошлом. А в случае, если он прекратил свою деятельность или со времени заключения договора прошло более трех лет, обращаться необходимо в Государственный нотариальный архив или местное отделение регистрационной службы. Домовладелец пишет заявление, в котором указывает обстоятельство утери или порчи документа, к нему прикладывает справку из полиции, оригиналы и копии публикаций и документов, удостоверяющих личность. Также нужно оплатить государственную пошлину в размере 120 грн.

В результате получают дубликат требуемого документа, который текстуально полностью соответствует утраченному, содержит отметку о правомочности и удостоверяющую надпись.

Вспомните новость: Українські Новини отсудили списки жителей госдач в Конча-Заспе и Пуща-Водице

Такую же процедуру придется пройти и в случае необходимости восстановления технического паспорта домовладения. Только обращаться надо в местное управление БТИ, а размер пошлины составляет 180 грн. Техпаспорт более не является обязательным элементом пакета документов для совершения сделки, однако он отражает фактическое состояние объекта. В частности, в техпаспорте указывают информацию о параметрах земельного участка и его границах, линейных размерах, площади и этажности здания, характеристиках стен, наличии дворовых построек и т. д. Наличие техпаспорта на руках у правообладателя здания является обязательным, а его отсутствие может повлечь наложение штрафных санкций со стороны Инспекции государственного архитектурно-строительного контроля Украины (ГАСК). Кстати, если в архиве БТИ экземпляр технического паспорта отсутствует (например, все сделки с объектом проводились еще в 80-х гг.), то придется пройти всю процедуру инвентаризации домовладения с вызовом инспектора на дом. Стоимость таких услуг составляет порядка 1000-2000 грн (в каждой области по-разному).

То же касается и случаев утраты актов на земельный участок. При потере документа, сведения о котором занесены в Госреестр, достаточно получить информационную справку. Если же утрачен акт на земельный участок, право собственности на который возникло до 2004 года (то есть до момента присвоения землям кадастрового номера), придется заказать услуги по разработке технической документации и восстановлению границ участка в натуре с присвоением ему кадастрового номера. Выполняют эту работу специалисты Государственного агентства земельных ресурсов (Госкомзема). Придется оплатить порядка 1000 грн.