Правовое регулирование электронного документооборота в РФ

Правовое регулирование электронного документооборота в РФ

Для практической деятельности органов государственной власти всех уровней важно уяснить нормативно-родовое понимание категории «документ» и, соответственно, «электронный документ», а также таких понятий, как «файл», «база данных», «запись в базе данных», «страница», и выработать однозначно понимаемые формулировки нормативных определений этих терминов в системах государственных органов и их партнеров.

Для упорядочения и регламентирования электронных административных процедур имеется необходимость принятия федерального закона, в котором все базовые общеправовые понятия «документ», «электронный документ», «носитель документа», «запись», «файл», «база данных» были бы уточнены, сведены к единой системе понятий и нормативно закреплены. Таким актом мог бы быть и должен стать федеральный закон «Об электронном документе» или «Об общих правилах организации электронного оборота документов в Российской Федерации». Было бы полезным включение определения термина «база данных», не связанного только с авторским правом.

Правовое регулирование операций в системе документооборота должно предусмотреть: типовые шаблоны и средства для описания и представления информации; систему маршрутизации и распределения документов по различным прикладным подсистемам и структурным подразделениям с обеспечением «очередей» обработки документов в зависимости от их вида, важности и срочности, с учетом конфиденциальности передаваемой информации; ведение аудита документов. Практика ставит множество вопросов, требующих нормативного и согласованного правового регулирования в рассматриваемой сфере действия института правового режима информационных ресурсов. Однако, в отличие от понимания значимости этих проблем во многих странах, в России вопросы управления документацией и документооборота оказывались далеко не на первом месте. Если лет десять назад весь комплекс этих вопросов входил в компетенцию Федеральной архивной службы, то новый орган исполнительной власти – Федеральное архивное агентство функциями по управлению документацией не наделено. Эти вопросы не получают должного внимания и в рамках Министерства культуры РФ. Специалисты считают, что проблемами документационного обеспечения управления и решением вопросов документации и документооборота должен заниматься специальный государственный орган, подчиненный непосредственно Правительству РФ и имеющий межведомственные полномочия. С этим трудно не согласиться. И это подтверждается укреплением информационных служб Администрации Президента РФ и Правительства РФ.

Ряд практически важных вопросов возник и в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», что потребовало внесения изменений в ряд других федеральных законов. Федеральным законом от 06.04.2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи”» внесены изменения в Закон об информации, в ГК РФ, АПК РФ, в Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». В последний внесены новые нормы об использовании электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг, а также о правилах использования простых электронных подписей при оказании этих услуг. Виды и правила использования простых электронных подписей устанавливаются Правительством РФ. Но стоит заметить, что вопрос об использовании простой электронной подписи в данном законе касается только получателя услуг при подаче его запроса или иной формы заявления. Как используется электронная подпись в документах субъектов, которые предоставляют услуги и получают сети «необходимые услуги» от других органов и организаций (например, в порядке работы «одного окна»), ни этот закон, ни другие, связанные с ним нормативные правовые акты, не поясняют. В целом проблема электронной подписи во всех ее формах не подкреплена процедурами или какими-либо правилами ее использования разными категориями служащих государственного и муниципальных аппаратов при исполнении своих обязанностей внутри органа власти и во внешних контактах.

Длительное время специалисты в области информационного права ставили задачу принятия федерального закона об информационном взаимодействии органов государственной власти между собой и с органами местного самоуправления. Это связано с тем, что крайне необходима координация работы уже на стадии подготовки проекта федерального закона о документировании информации и электронном документообороте. Ею занимаются разные структуры, имеющие свой ведомственный или более узкий интерес, и потому она затягивается непозволительно долго, не имеет единой концепции. Представляется, что эта работа должна быть скоординирована с административной реформой.

К настоящему времени этот вопрос приобрел такую форму решения, как утверждение правил по обеспечению перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде. По этому вопросу 28 декабря 2011 г. принято постановление Правительства РФ. К его анализу обратимся в главе о развитии информационного законодательства.

Основные принципы работы с электронными документами, нормы, обеспечивающие правовой режим и юридическую силу электронных документов, порядок организации электронного документооборота, другие проблемы общего характера полезно предусмотреть в законе об электронном документе или об общих правилах организации электронного документооборота. Как для федерального, так и для регионального уровней. При этом должны быть учтены процедуры по оформлению действий и таких отношений, как: обращения, заявления, жалобы, ответы, требующие в настоящее время оформления в письменной форме. Научно такие решения обоснованы и могут быть предложены.

Процессуальное и процедурное законодательство в области информатизации должно стать одним из центров внимания правотворческой работы.

Однако практика требует незамедлительного решения в области упорядочения процессов документирования информации, в особенности в сфере деятельности органов публичного управления. 15 июня 2009 г. Правительством РФ принято постановление № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». На основании этого постановления внесены поправки в типовой регламент внутренней организации этих органов, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452, с учетом этих правил в области архивного дела разрабатывается инструкция по делопроизводству. Работа с секретными документами, шифротелеграмма- ми, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями. Этим же постановлением Правительства РФ № 477 в ч. V утвержденных Правил изложены требования к организации документооборота и формированию документального фонда федерального органа исполнительной власти. И еще одна важная позиция отличает эти документы. В ч. VI Правил содержатся требования к работе с электронными документами. Кроме того, в приложении дай перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти. Все это свидетельствует о внимании к упорядочению информационных ресурсов и установлению адекватного правового режима в части порядка документирования информации.

В целях формирования единых требований к осуществлению документационного обеспечения управленческой деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также иных организаций полезным был бы федеральный закон «Об информационном взаимодействии органов публичной власти», через который возможно нормативно урегулировать все проблемы электронного документа и документооборота. По этому направлению также имеются соответствующие разработки. На основе такого закона возможно:

  • 1) определить государственную политику в области документирования и документооборота, направленную на их упрощение, унификацию и информатизацию с учетом специфики электронных документов;
  • 2) обеспечить повышение эффективности работы управляющих структур органов государственной власти, органов местного самоуправления и иных организаций за счет достижения большей упорядоченности и оперативности документирования, большей обоснованности принятия управленческих решений в соответствии с правовым статусом и выполняемыми функциями государственных органов;
  • 3) обеспечить сокращение числа форм, видов и количества документов, объемов работ с документами и стоимости сбора, хранения, распространения и использования документированной информации, повышение полезности документированной информации.

В настоящее время в практике широко используется понятие «информационное взаимодействие» относительно различных субъектов, однако эта работа распылена между разными структурами и реализуется в ведомственном и корпоративном порядке. Общие и единые нормативные требования к порядку электронного документооборота отсутствуют.

Таким образом, организация делопроизводства, документирования информации, документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления, развитие подсистем ведения документации требуют специального материального и процессуального правового урегулирования, особенно в части публично-правовых отношений и взаимодействия различных субъектов с органами государственной власти. Действующее законодательство и регламенты конкретных органов исполнительной власти и местного самоуправления уделяют недостаточно внимания регулированию этой проблемы.

В Институте государства и права РАН разработано и обосновано предложение об использовании классификаторов функций и полномочий органов государственной власти и местного самоуправления. Этот документ необходим в целях упорядочения их функций и полномочий при распределении но исполнителям и организации порядка выработки результирующих и отслеживающих документов по каждой функции и операции функциональной деятельности органа. Предложена система классификаторов для согласования взаимодействующих органов по вертикали и горизонтали системы управления. Кроме того, в порядке альтернативы затянувшейся работы по федеральному закону об электронном документе и документообороте ИГП РАН в 2007–2008 гг. предложен вариант федерального закона «Об электронном информационном взаимодействии органов государственной власти и органов местного самоуправления», который «застрял» пока на уровне администрации одного из субъектов РФ.

В Концепции формирования электронного правительства до 2010 г. и в программе «электронного правительства» (управления) до 2020 г. отмечается, что в области документооборота имеется много недостатков. И, в частности, указано, что использование недокументированных форматов данных, протоколов обмена, иных закрытых информационных технологий и отсутствие единых классификаторов, справочников и схем данных ограничивают возможность применения автоматизированных средств поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах, и затрудняет доступ организаций и граждан к государственным информационным ресурсам. В ряду других мер фиксируется создание единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия, формирование общероссийского государственного информационного центра. Это потребует большой организационной работы в системе обновления всего аппарата государственного управления и местной администрации. И особенно это важно в процессе реализации такой формы работы, как «одно окно» при предоставлении государственных и муниципальных услуг гражданам и организациям.

При наличии классификаторов функций и полномочий, нормативном закреплении принципов, порядка использования электронных документов и документооборота по целям функциональной деятельности органов государственной власти и местного самоуправления начнут работать и административные регламенты. Так, регламент (положение) Центра управления организации документооборота осуществляет общий контроль за локальными системами организации документооборота, информационными ресурсами системы и обеспечивает их администрирование и аутентификацию руководителей структурного подразделения, контроль исполнения приказов, распоряжений, поручений, а также осуществляет управление безопасностью и защитой информационных ресурсов, телекоммуникационными средствами и электронной почтой.

При этом предусматривается порядок обеспечения: простого и быстрого ввода документов и иной информации, распознавание информации; приема и передачи информации по телекоммуникационным каналам связи; фильтрации входящей информации; учета, индексации и регистрации входящих и исходящих документов и их архивации; учета документов в электронных картотеках; определения маршрутов движения документов; мониторинга документов, т.е. фиксации пути прохождения документа от регистрации до списания в архив, исполнителей и пользователей, а также мониторинга исполнительской дисциплины. Регламент должен предусмотреть и проведение процедуры аутентификации и идентификации документов; процедуры аутентификации пользователей, исполнителей и других взаимодействующих объектов; обработки и защиты информации и документов криптографическими средствами с использованием электронно-цифровой подписи. В этом же процедурном акте определяется и порядок взаимодействия центра управления организацией документооборота с такими же локальными центрами управления организацией документооборота.

Правовое регулирование предусматривает и необходимые технологические руководства к конкретным операциям, включая и такие, как поиск документов, информации, данных по тем или иным критериям, ведение и подбор разнообразных статистических материалов и аналитической информации; ввод в систему, обработка и хранение в электронном виде других видов документов (звукозаписи, фотодокументы и видеодокументы) и т.п.

Таким образом, аргументы в пользу более активного включения в жизнь публичного управления, взаимодействия разных субъектов между собой па основе использования информационных технологий и перестройки систем документооборота служат одновременно и обоснованием укрепления в этой части института режима информационных ресурсов и адекватного использования этих ресурсов в процессе модернизации государственного и других форм публичного управления.

  • О мерах по обеспечению перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде: постановление Правительства РФ от 28.12.2011 № 1184 // СЗ РФ. 2012. № 1. Ст. 199.

Внедрению электронного документооборота в органах государ­ственной власти РФ в последнее десятилетие уделялось большое вни­мание. Подтверждением этому являлось, в частности, принятие федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002—2010 годы)»6,которая подразумевала реализацию опытных проектов по переходу к электронному документообороту в органах государственной вла­сти и органах местного самоуправления, развитию телекоммуника­ционной инфраструктуры и подключению к компьютерным сетям органов государственной власти, органов местного самоуправления и бюджетных организаций, развитию системы электронной торгов­ли и поддержки рынка товаров (услуг). Государством планируется создать правовые, организационные и технологические условия для развития демократии за счет реального обеспечения прав граждан на свободный поиск, получение, передачу, производство и распростра­нение информации . На сегодняшний день формирование электронного правитель­ства и, как следствие, внедрение электронного документооборота являются одним из важнейших приоритетов во внутренней полити­ке государства.

С точки зрения правового регулирования электронного документооборота, то к основным нормативно правовым актам относятся следующие документы :

  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Данный закон дает определения таким понятиям, как «электронное сообщение» и «электронный документ», а также устанавливает правовой статус обмену электронными сообщениями и электронными документами.

  • Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Законом установлены возможность обращения за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме и требования к организации предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, а также общие условия использования электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг. Предусмотрено, что перечень услуг, предоставляемых в электронной форме, виды используемых при оказании государственных и муниципальных услуг электронных подписей и правила их использования определяются актами Правительства России.

  • Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ. Часть 1. Положения кодекса предусматривают возможность заключения договора путем обмена электронными документами (ст. 434).

  • Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. Устанавливает порядок заключения договора в электронной форме с дистанционным работником и особенности электронного документооборота между дистанционным работником и работодателем.

  • Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Постановлением утверждено положение об электронном документообороте федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов.

Функционирование электронного документооборота порождает массу специфических правовых проблем. В основном это касается идентификации электронного документа, возможности использования электронных документов в суде в качестве доказательства, распределения рисков, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем электронного документа и т.д. Следует отметить, что определенные предпосылки для разработки соответствующих правовых норм действующее законодательство уже содержит, однако данный вопрос по-прежнему требует серьезной проработки.

Основные понятия и нормативные акты, регламентирующие электронный документооборот

Обмен электронными документами содержит специфичные понятия и термины. Приведем некоторые из них:

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронная подпись бывает простой и усиленной (неквалифицированной и квалифицированной).

В юридически защищенном электронном документообороте используется только усиленная квалифицированная электронная подпись. Электронные документы, подписанные такой подписью (сейчас она называется электронной цифровой ) всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно.

Ключ электронной подписи – уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи.

Сертификат электронной подписи – электронный или бумажный документ, который подтверждает принадлежность этой подписи конкретному лицу.

Квалифицированный сертификат электронной подписи – сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Аккредитованный удостоверяющий центр – организация, которая создает и выдает квалифицированные сертификаты электронной подписи и проводит проверку электронных подписей на принадлежность определенному лицу.

Участники электронного взаимодействия – государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане, осуществляющие обмен информацией в электронной форме.

Оператор электронного документооборота – организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Возможность обмена документами в электронном виде закреплена российским законодательством.

Вкратце рассмотрим, как совершенствовалось законодательство в сфере электронного документооборота, и что конкретно это дает организациям и бухгалтерам.

Федеральный закон от 28.12.2001 № 180-ФЗ внес изменения в статью 80 части первой Налогового кодекса РФ и позволил налогоплательщикам представлять декларации не только на бумажном носителе, но и в электронном виде.

Другой Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» придал документу в электронном виде с электронной цифровой подписью статус оригинала, т.е. имеющему такую же юридическую силу, как и бумажный документ с печатью и подписью.

Затем Федеральным законом от 28.03.2002 № 32-ФЗ были дополнены статьи 13 и 15 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Поправки разрешили организациям представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде при наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, а также представлять бухгалтерскую отчетность по телекоммуникационным каналам связи.

Отметим и такой важный документ, как приказ МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169. Он утвердил «Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» и определил общие принципы организации информационного обмена при представлении налогоплательщиками налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Все эти и другие нормативные акты сформировали законодательную базу для перехода на безбумажную технологию сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

На сегодняшний день в России практически сложилась нормативно-правовая база регулирования процесса обмена счетами-фактурами в электронном виде.

Со 2 сентября 2010 года налогоплательщику на законодательном уровне предоставлена возможность составления и выставления электронных счетов-фактур. Это разрешил Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ, который внес изменения в статью 169 НК РФ, предусматривающую возможность составления счетов-фактур в электронном виде по взаимному согласию сторон и при наличии у них совместимых технических и программных средств.

Совместным приказом Минфина России и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ был утвержден «Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Установленный порядок позволяет полностью заменить бумажный обмен документами на электронный документооборот по телекоммуникационным каналам связи. Это касается как выставляемых в адрес налогоплательщика требований о представлении документов, так и представляемых в налоговый орган истребуемых документов, в т.ч. электронных счетов-фактур.

С 8 апреля 2011 года вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он расширяет применение электронной подписи в России и начнет действовать с 1 июля 2013 года вместо Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н был утвержден «Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи», который действует с 3 июня 2011 года.

Поправки, внесенные в статьи 168 и 169 НК РФ Федеральным законом от 19.07.2011 № 245-ФЗ, предоставили бухгалтерам возможность выставлять корректировочные счета-фактуры в случае изменения цен (тарифов) на товары (работы, услуги) или количества в сторону уменьшения.

С 1 января 2013 года будет действовать Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Новый закон (в частности, пункт 5 статьи 9) позволяет составлять первичные учетные документы (также как и регистры бухгалтерского учета) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» были утверждены формы счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также правила их заполнения и ведения.

Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.

С 23 мая 2012 года российский бизнес получил возможность обмениваться электронными счетами-фактурами.

Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ утверждены электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в т.ч. форматы дополнительных листов книг).

С принятием форматов завершилась подготовка нормативной базы по обмену электронными счетами-фактурами. Теперь организации и индивидуальные предприниматели могут выставлять счета-фактуры, в т.ч. и корректировочные, вести книги покупок и продаж в электронном виде, избавившись от необходимости распечатывать их и вести на бумаге. Причем, обмениваться электронными счетами-фактурами по телекоммуникационным каналам связи можно не только с контрагентами, но и с налоговыми органами.

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять и другие документы в налоговые органы в электронном виде, Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые форматы унифицированных форм первичной учетной документации: товарной накладной ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг).

Форматы разработаны в целях реализации положений статей 93 и 93.1 НК РФ по истребованию документов в рамках налогового контроля.

Таким образом, сделан еще один важный шаг, который позволит организациям и налоговым органам полноценно обмениваться первичными учетными документами в электронном виде.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, МЕХАНИКИ И ОПТИКИ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, МЕХАНИКИ И ОПТИКИ

Нормативно-методическое обеспечение и практика применения электронного документооборота.

КУРСОВАЯ РАБОТА

Выполнили студенты:

Кудрявцев Д.А., Селицкий А.А.

гр.2157, каф.ПКС, ФКТиУ

Проверила: доц., Иванова Н.Ю

2010

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………3

ГЛАВА 1. ПРАВОВОЕ И ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА……….6

    1. Правовая база электронного документооборота……………………….6

    2. Организационно-методическое регулирование работы с электронными документами………………………………………….19

    3. Выводы к главе 1………………………………………………………25

ГЛАВА 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ — ЕГО ВОЗМОЖНОСТИ……………………………………………………………..27

Выводы к главе 2……………………………………………………………28

ГЛАВА 3. ПРАКТИКА ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА……………………………………………………29

3.1. Преимущества от внедрения и общие данные о системах электронного документооборота…………………………………………….29

3.2. Общие проблемы внедрения систем документооборота………….31

3.3. Влияние кризиса на системы электронного документооборота… 35

3.4. Особенности разных предприятий и видов деятельности………..36

3.5. Примеры применения электронного документооборота…………39

Выводы к главе 3………………………………………………………….41

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………43

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………….45

ВВЕДЕНИЕ

Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на правительственном уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов. Совместными усилиями органов государственной власти при координации Министерства экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решить задачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий в работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административной реформы.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом — улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе, ведь для госаппарата быстрота реагирования — одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах — это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной нами темы.

Объект курсовой работы — современные системы электронного документооборота.

Предметом работы является организационное и нормативно-правовое обеспечение внедрения и применения, типология и функциональные возможности автоматизированных систем делопроизводства.

Цель работы — проанализировать нормативно-правовые, методические и организационные аспекты внедрения систем электронного документооборота.

Достижение цели требует выполнения комплекса задач:

  • изучить правовую базу использования электронных технологий в документационном обеспечении управления, ее современное состояние и перспективные тенденции развития;

  • рассмотреть возможности электронного документооборота, сравнив функциональные свойства электронного и бумажного документов;

  • изучить организационно-методическое обеспечение внедрения систем электронного документооборота.

— рассмотреть применение систем электронного документооборота (СЭД) на практике.

Публикаций по различным аспектам проблемы «информационные технологии в делопроизводстве» в настоящее время существует очень много. Однако большинство из них носят узко прикладной характер, мало переводов западных изданий на эту тему. В определенной степени задачу информационной поддержки автоматизации документационного обеспечения управления решает периодика, материалы научных конференций. Литературу по теме целесообразно разделить на три группы:

1.Общие работы;

2.Специальные публикации;

3.Статьи.

К первой группе публикаций относятся работы, в которых использование новых информационно-документационных технологий рассматривается в качестве отдельного аспекта более широкой проблематики. Вопросы автоматизации документооборота затрагиваются в ряде учебных пособий по документационному обеспечению управления.

Полноценное решение проблемы электронного документооборота невозможно без исследования его правового обеспечения. Область информации и документации в последние годы стало самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась новая отрасль -информационное право.

Ко второй группе относятся работы, посвященные вопросам организации электронного документооборота.

К третьей группе относятся статьи в периодических изданиях, посвященные различным аспектам электронного документооборота: его нормативно-правовому и организационному обеспечению, проблеме выбора программных средств, их классификации и др. В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Компьютерра».

Также в настоящей работе был использован широкий комплекс источников. Это различные по целевому назначению и юридическому статусу документы, регламентирующие различные аспекты электронного документооборота. В целях анализа их можно разделить на две категории: законодательные акты и нормативные и методические документы.

ГЛАВА 1. ПРАВОВОЕ И ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1. Правовая база электронного документооборота

Правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.

Правовые аспекты, регламентирующие использование электронных технологий в документообороте, относятся к особой, интенсивно развивающейся отрасли современного права, так называемому информационному законодательству. Его структуру можно представить следующим образом:

Таблица 11

Конституция Российской Федерации (конституционно-правовые нормы)

Отрасли законодательства, акты которых целиком посвящены вопросам информационного законодательства:

Законодательство об интеллектуальной собственности;

Законодательство о средствах массовой информации;

Законодательство о формировании информационных ресурсов и предоставлении информации из них пользователям;

Законодательство о реализации права на поиск, получение, передачу и использование информации;

Законодательство о создании и применении информационных систем, их сетей, иных
информационных технологий и средств их обеспечения.

Отрасли законодательства, акты которых включают отдельные информационно-правовые нормы:

Гражданское законодательство (в части учета особенностей информации как объекта
правового регулирования);
Конституционное и административное законодательство (в части определения компетенции органов государственной власти по формированию и использованию государственных информационных ресурсов);

Уголовное законодательство и законодательство об административных правонарушениях (в части ответственности за правонарушения в информационной сфере);

Законодательство о труде (в части новых норм и видов трудовой деятельности в информационных сетях);

Законодательство о предприятиях и предпринимательской деятельности и о
добросовестной конкуренции (в связи с появлением новых возможностей при работе в
сетях).

В соответствии с целью и задачами курсовой работы мы проанализируем законодательные акты, регламентирующие использование систем электронного документооборота, порядок защиты электронных документов, наделение их юридической значимостью.

Конституция РФ2 — важнейший законодательный акт Российской Федерации — является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. По нашему мнению, это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота. При использовании информационно-документационных технологий необходимо учитывать ряд норм и положений Основного закона РФ. В частности, согласно ст.71 Конституции, информация и связь находятся в ведении Российской Федерации. Гарантируется свобода массовой информации. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст.29). Однако сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом (ст.24).

Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященным отдельным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности3. Так, статья 160 Гражданского кодекса предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.

Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или их сетей4. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность5.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях6, Уголовно-процессуальный кодекс7, Арбитражный процессуальный кодекс8 и Гражданский процессуальный кодекс9 содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.

Отраслевые кодексы также содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах. Так, Налоговый кодекс закрепляет правило, согласно которому налоговая декларация в случаях, установленных настоящим Кодексом, может представляться на дискете или ином носителе, допускающем компьютерную обработку. Порядок представления налоговой декларации в электронном виде определяется Министерством финансов Российской Федерации10. Кодекс также закрепляет право вести регистры налогового учета в электронном виде и (или) любых машинных носителях11. Таможенный кодекс разрешает, например, представлять таможенную декларацию в форме электронного документа12.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»4 является основным, фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права, который регулирует отношения возникающие при: «осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *