Представительские расходы проводки

Главная — Статьи

Представительские расходы: бухгалтерский учет и налогообложение

В нормативных актах по бухучету нет определения «представительские расходы». Расшифровка в свое время была дана в письме Минфина России от 06.10.1992 N 94: это затраты организации, связанные с ее коммерческой деятельностью, по приему и обслуживанию:

• представителей других организаций (в т.ч. иностранных), прибывших для переговоров для установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседания совета (правления) организации и ревизионной комиссии.

В этом же документе уточнялся их перечень. В него включались затраты, связанные:

• с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников);
• транспортным обеспечением представителей (участников) мероприятия;
• буфетным обслуживанием во время переговоров;
• оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;
• осуществлением культурной программы, в том числе посещением культурно-зрелищных мероприятий.

Это определение использовалось во всех последующих документах, уточняющих размер представительских расходов, учитываемых в себестоимости продукции (работ, услуг) для целей налогообложения (вплоть до Приказа Минфина России от 15.03.2000 N 26н).

Бухгалтерский учет представительских расходов

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н) представительские расходы, связанные с приемом партнеров по бизнесу, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности.

Представительские расходы предлагается отражать на счете 44 «Расходы на продажу» (см. Инструкцию по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Он корреспондирует со счетами учета производимых расходов:

• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», —

и, например:

Дебет 44 Кредит 71 (76, 60)

• учтены представительские расходыы на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение мероприятия (по счету обслуживающей официальное мероприятие организации).

Для проведения представительских мероприятий приобретаются a href=»http://www.mosbuhuslugi.ru/material/uchet-syrye-materialy-mpz»>материально-производственные запасы? Тогда первоначально их отражаем (в зависимости от принятого в учетной политике способа учета) по дебету счетов 10 «Материалы» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». Впоследствии, по мере использования МПЗ для указанных целей, их стоимость переносится на счет 44.

Накапливаемая по дебету счета 44 сумма произведенных организацией расходов, связанных с продажей продукции (товаров, работ и услуг), списываются полностью или частично в дебет счета 90 «Продажи».

Коммерческие расходы, учитываемые на счете 44, могут (п. 9 ПБУ 10/99):

• включаться в себестоимость продукции, работ, услуг (списываться со счета 44 в дебет счета 20);
• относиться в качестве условно-постоянных напрямую в себестоимость продаж того отчетного периода, в котором они возникли (списываться со счета 44 в дебет счета 90, субсчет 2):

Дебет 20 (90-2) Кредит 44

• представительские расходы учтены в себестоимости товаров, работ, услуг (в себестоимости продаж).

Порядок учета определяется учетной политикой организации.

В первом случае расходы формируют показатель по строке 2120 отчета о финансовых результатах (приложение 1 к Приказу Минфина России от 02.07.2010 N 66н), а во втором — показываются по строке 2210.

Представительские расходы — расходы целевые, их предельную величину на год желательно утверждать сметой на отчетный год. В смете надо определить предполагаемую годовую сумму с разбивкой по конкретным статьям расходов и предельными их суммами.

Совместно со сметой целесообразно выпустить и организационно-распорядительные документы, определяющие:

• круг лиц (в том числе и ответственных), имеющих право участвовать в переговорах, а также получать под отчет средства на представительские расходы;
• порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
• порядок расходования средств на представительские расходы;
• документальное оформление представительских расходов;
• порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы.

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной жизни, должны оформляться первичными учетными документами (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон о бухучете). Действующие нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организация вправе самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

Для подтверждения факта осуществления представительских расходов можно использовать следующие документы:

• программу деловой встречи;
• смету расходов по проведению деловой встречи;
• акт об отнесении затрат к представительским.

В программе и акте необходимо указать дату и место проведения деловой встречи (приема), приглашенных лиц и участников со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величину.

Программа деловой встречи и смета расходов послужат бухгалтерии документами, на основании которых будут расходоваться средства на проведение приема (заседания) в наличной и (или) безналичной форме.

В акте об отнесении затрат к представительским необходимо указать сумму понесенных расходов со ссылкой на документы, подтверждающие произведенные расходы.

Что именно относится к представительским расходам?

При оплате представительских расходов наличными средствами через подотчетных лиц необходимо наличие оформленных авансовых отчетов с приложенными первичными оправдательными документами. Ими служат: чеки ККМ и товарные чеки с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счета из ресторанов, квитанции к ПКО, накладные, счета-фактуры, торгово-закупочные акты и т.п.

Эти документы подготавливаются лицом, ответственным за проведение представительских мероприятий. При этом не следует забывать о требованиях, предъявляемых к первичным учетным документам, установленных все той же статьей 9 Закона о бухучете, — о форме первичных учетных документов и обязательных их реквизитах (п. 2, 4 ст. 9).

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

• утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение деловой встречи;
• утверждения отчета о проведении официального приема или иного аналогичного мероприятия;
• подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением официального мероприятия.

Учет при налогообложении

При исчислении налога на прибыль организаций представительские расходы согласно подпункту 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией. При этом пунктом 2 указанной статьи 264 НК РФ дается определение представительских расходов для целей налогообложения и их состав.

В налоговом учете в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением:

• заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) организации;
• переговоров с представителями других экономических субъектов (таковыми могут быть как уже работающие с организацией контрагенты, так и потенциальные).

Законодатель упоминает лишь о переговорах с представителями других организаций. Однако финансисты считают возможным относить к представительским расходам и затраты, связанные с проведением переговоров с физическими лицами — как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (письма Минфина России от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859, от 03.06.2013 N 03-03-06/2/20149).

Место проведения мероприятий значения не имеет. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, могут признаваться представительскими вне зависимости от того, является налогоплательщик принимающей стороной или нет (постановление ФАС Центрального округа от 27.08.2009 N А48-2871/08-18).

Под официальным приемом в целях главы 25 НК РФ понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для указанных представителей либо участников, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

Об официальном характере приема могут свидетельствовать следующие документы:

• приказ руководителя о проведении представительского мероприятия;
• план представительского мероприятия, утвержденный руководством;
• смета расходов на его проведение.

В случае если официальный прием предполагается провести в ходе командировки, то об этом должно быть сказано в служебном задании (ином распорядительном документе о направлении сотрудника в командировку).

В расходы по обслуживанию входят:

• транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Перечень представительских расходов, по мнению налоговиков, является закрытым и расширенному толкованию не подлежит (письмо ФНС России от 18.04.2007 N 04-1-02/306@). Судьи в этом вопросе с налоговиками солидарны (см., например, постановление ФАС Московского округа от 23.05.2011 N КА-А40/4584-11).

Конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован (письмо Минфина России от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004). В то же время представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ (обоснованность, документальная подтвержденность, направленность на получение дохода).

Солидарны с финансистами и судьи: налоговое законодательство подробно не детализирует перечень затрат, которые относятся к представительским расходам, а также не определяет перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов (постановление ФАС Центрального округа от 27.08.2009 N А48-2871/08-18).

Часто налоговики изымают из представительских расходов затраты на приобретение алкогольных напитков, считая их необоснованными. Однако судьи не столь категоричны, указывая, в частности, что статья 264 НК РФ не содержит перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов (постановления ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 N А55-14189/2012, ФАС Уральского округа от 10.11.2010 N Ф09-7088/10-С2).

Возможность учета для целей налогообложения расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков, при проведении официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров Минфин России подтвердил в письме от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176.

Уже было сказано о возможности включения в представительские расходы затрат на транспортное обеспечение доставки представителей других экономических субъектов, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия. А ведь такие лица могут проживать в других городах России, а нередко — и вне территории РФ. Так вот, стоимость авиационных и железнодорожных билетов, оплата проезда любым другим транспортом иностранных представителей (кроме транспортного обеспечения доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия), а также визовая поддержка для работников иностранной организации по пути следования из другого государства до границ РФ и непосредственно по территории РФ, по мнению московских налоговиков, не учитываются для целей налогообложения и, в частности, не относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271).

Расходы на оформление билетов и виз участников официальных мероприятий не могут быть отнесены к представительским, так как в перечне представительских расходов, указанном в пункте 2 статьи 264 НК РФ, они не значатся (постановление ФАС Московского округа от 23.05.2011 N КА-А40/4584-11). Но судьи все же поддержали налогоплательщика, поскольку такие расходы квалифицированы были им как иные расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Представительское мероприятие может проходить несколько дней, и тогда принимающая сторона может оплачивать проживание приглашенных лиц. Расходы на проживание лиц, участвующих в официальном мероприятии, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как такие расходы не предусмотрены положениями пункта 2 статьи 264 НК РФ (см. письма Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235).

Однако судьи нередко в этом вопросе поддерживают налогоплательщиков. Так, судьи ФАС Западно-Сибирского округа посчитали правомерным вывод арбитражного суда первой инстанции о том, что понятие «обслуживание» в смысле пункта 2 статьи 264 НК РФ имеет широкий спектр. Сюда в соответствии с положениями статьи 11 НК РФ можно отнести и обеспечение жильем как условие нормального существования человека, прибывшего из другого населенного пункта. Кассационная жалоба налоговиков судьями при этом была оставлена без удовлетворения (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27, определением ВАС РФ от 21.06.2007 N 7176/07 в передаче в Президиум ВАС РФ дела для пересмотра в порядке надзора отказано).

Отнесение налогоплательщиком к представительским расходам затрат на проживание лиц, участвующих в официальном мероприятии, не противоречит нормам подпункта 22 пункта 1 и пункта 2 статьи 264 НК РФ (постановление ФАС Московского округа от 26.04.2010 N КА-А40/3669-10).

Судьи посчитали правомерными действия налогоплательщика, который на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ учел их при определении размера базы по налогу на прибыль в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией (постановление ФАС Московского округа от 23.05.2011 N КА-А40/4584-11).

Часто на официальном приеме принимаемым лицам вручаются различные сувениры, дипломы. Не находя в перечне пункта 2 статьи 264 НК РФ затрат на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала, финансисты посчитали невозможным их учет в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176).

А вот судьи ФАС Московского округа поддержали налогоплательщика, включившего в представительские расходы сумму затрат, связанных с арендой зала и оборудования при проведении встречи с дилерами. Организация, проводя встречу с дилерами, преследовала цель получить доход, что подтверждалось тем, что со всеми участниками дилерской встречи налогоплательщик состоял в договорных отношениях, причем количество заключенных договоров изменилось в большую сторону. Расходы по аренде зала и оборудования для проведения представительского мероприятия судьи посчитали документально подтвержденными, экономически обоснованными и направленными на получение дохода (постановление ФАС Московского округа от 29.12.2010 N КА-А40/14430-10).

Налоговики, изучая документы по представительским расходам, обращают внимание на результат переговоров. Если положительного результата не оказывается, то к включению таких расходов при исчислении налога на прибыль относятся отрицательно.

Признание представительских расходов обоснованными не может быть поставлено в зависимость от наличия конкретных результатов переговоров, подписания по итогам проведения встреч договоров (постановление ФАС Центрального округа от 27.08.2009 N А48-2871/08-18).

Июль 2017 г.

По мнению контролирующих органов, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:– цели и результаты проведенных мероприятий;– дата и место проведения;– состав участников (принимающей и приглашенной сторон);– сумма затрат и т. п. Кроме того, расходы должны быть подтверждены первичными документами, подтверждающими приобретение товаров для представительских целей или оплату услуг сторонних организаций. . . Отражение в учете представительских расходов ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1 – выданы денежные средства на оплату представительских расходов. ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – списана сумма представительских расходов. Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ).

Учет представительских расходов — проводки

Представительские расходы, связанные с Основными Средствами Основные Средства — Новое Если представительские расходы на переговоры с подрядными организациями непосредственно связаны со строительством ОС, то их включение в первоначальную стоимость объекта правомерно. И при этом не должны применяться положения о нормировании представительских расходов. Ведь нормируется сумма затрат, признаваемых в составе прочих расходов.

Инфо

А в данном случае представительские расходы не являются отдельными. Они формируют первоначальную стоимость ОС и будут списаны через механизм амортизации. Пример 2 Торговая фирма ведет строительство офисного помещения с привлечением подрядчиков.

В апреле 2017 г. проведены официальные переговоры с представителями подрядной организации в ресторане.

Представительские расходы — это какие расходы?

Для этого из кассы под отчет выданы денежные средства в размере 25 000 руб.

Представительские расходы: особенности бухгалтерского и налогового учета

Представительские Расходы в Командировках Командировочные Расходы Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает командированный сотрудник. Он должен составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат:

• счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе,
• акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков,
• проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д.

С компенсации представительских расходов, произведенных сотрудником во время командировки, не нужно платить: – НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);– взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;– взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Учет представительских расходов

Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб. В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма «Гермес»» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг.

На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса». На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.

Представительские расходы

То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов. Пример расчета представительских расходов В мае 2013 года организация встречала своих партнеров, были запланированы следующие мероприятия по этому поводу: официальный обед в ресторане, культурное мероприятие — посещение сауны.

В связи с этим организация имела следующие расходы:

• доставка партнеров в ресторан и обратно — 4000 руб.;
• обед в ресторане — 20000 руб.;
• доставка партнеров в сауну и обратно — 4000 руб.;
• услуги сауны — 30000 руб.

Согласно НК РФ расходы на посещение сауны мы не можем признать в качестве представительских расходов, также как и доставку партнеров в сауну и обратно. Общая сумма представительских расходов составила 24000 руб.

Налоговый учет представительских расходов

Внимание

Отражение представительских расходов в проводках В бухгалтерском учете расходы на представительские встречи относят к расходам по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат, которые были понесены предприятием за отчетный период. Рассмотрим примеры отражения в учете расходов на проведение представительских мероприятий. Представительские расходы во время командировки Сотрудник ООО «Магнит» Свиридов К.Л.

был направлен в командировку в г.Саратов для проведения переговоров с представителями ООО «Металлист». Цель проведения переговоров — совместный выпуск и продвижение продукции. Согласно приказу руководителя, Свиридов оплачивает расходы на проведение деловой встречи.
Расходы на проведение мероприятия (обед в ресторане) составили 7450 руб., НДС 1136 руб.

Представительские расходы в бухучете — основные проводки

В этом случае организация вправе списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде (в пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года)). Поэтому при возникновении сверхнормативных расходов в бухучете отразите вычитаемую временную разницу и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02). При его отражении сделайте проводку: Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – отражен отложенный налоговый актив с суммы сверхнормативных представительских расходов, признанных в бухгалтерском и не признанных в налоговом учете.

• транспортное обеспечение гостей;
• затраты на обеды, завтраки и ужины для партнеров и представителей фирмы;
• услуги сторонних переводчиков;
• буфетное сопровождение мероприятия.

Также к представительским расходам относятся затраты на проведение заседания совета директоров фирмы. В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием партнеров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фиксируются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками: Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги; Дт 19 Кт 60 — выделен НДС. Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть выданы организаторам — сотрудникам фирмы.

Подотчетное лицо представило счет и кассовый чек на сумму 23 600 руб., остаток возвращен. В мае 2017 г. произведены затраты: — подрядчик разработал проектную документацию, стороны подписали акт на сумму 236 000 руб. (в т. ч. НДС — 36 000 руб.);- подрядчик выполнил строительные работы, стороны подписали акт на сумму 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС — 180 000 руб.). Проводки за Апрель 2017 г.: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50– 25 000 руб. — выданы денежные средства под отчет; ДЕБЕТ 08-3 КРЕДИТ 71– 23 600 руб. — представительские расходы, связанные со строительством ОС, отражены в составе вложений во внеоборотные активы; ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71– 1400 руб. — отражен возврат выданной под отчет суммы. Проводки в Мае 2017 г.: ДЕБЕТ 08-3 КРЕДИТ 60– 200 000 руб. — отражены проектные работы; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60– 36 000 руб. — выделен НДС; ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19– 36 000 руб.

Представительские расходы сверх норм проводки

Важно

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 1800 руб. – учтена сумма НДС по представительским расходам на основании счета-фактуры. Расходы организации на оплату труда работников в I квартале составили 180 000 руб. Сумма представительских расходов, которая уменьшает налогооблагаемую прибыль, составляет: 180 000 руб.

× 4% = 7200 руб. Сумма НДС, которая относится к представительским расходам в пределах норм и может быть принята к вычету, составит: 7200 руб. × 18% : 118% = 1098,3 руб. Оставшийся входной НДС в сумме 701,7 руб. (1800 − 1098,3) к вычету не принимают. Эту сумму надо списать в дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы, не учитываемые» без уменьшения налогооблагаемой прибыли. ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19 – 1098,3 руб. – принят к вычету НДС в пределах норм; ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 19 – 701,7 руб. – учтена сумма НДС сверх норм.

Расходы наужин с партнером относятся к представительским расходам. Закон говорит, что можно пригласить текущего или потенциального партнера на завтрак, обед или ужин, чтобы поговорить о сотрудничестве.

Скриншот из статьи 264 Налогового кодекса на сайте consultant.ru

Не все расходы на ужины с партнерами считаются представительскими. Для этого у ужинов должны быть такие признаки:

• приезжают представители других компаний или совета директоров. Можно пригласить клиента, поставщика или участника совета директоров. Насчет клиентов-физлиц четкого мнения нет: в одном письме Минфин говорил, что их можно относить к представительским, в другом — что нельзя.

Мы считаем, что расходы на мероприятия с клиентами-физлицами рискованно относить к представительским расходам. Налоговая может их оспорить. Это относится к расходам на прием сотрудников компании из других городов и филиалов. Нельзя за деньги компании купить коньяк и хамон в офис для сотрудников и сказать, что иногда приезжают клиенты и тоже будут это есть и пить;

Письмо Минфина об ужине с партнерами № 03-03-06/1/675от 01.11.2010 на сайте «Клерка»

• нужен для новых деловых связей или поддержки старых. Встреча должна быть официально запланирована и подтверждена документами: приказом, сметой, отчетом о результатах, первичными документами;
• не относится к расходам на развлечения и отдых, профилактику и лечение заболеваний. Нельзя оплатить партнеру поездку на минеральные воды или в казино в Лас-Вегасе.

В представительские расходы можно включить:

• стоимость завтрака, обеда или ужина, напитков, обслуживания;
• доставку к месту мероприятия;
• услуги переводчиков.

Закон не запрещает проводить ужины с партнерами где захочется: в офисе, ресторане или загородном доме.

По закону представительские расходы можно учитывать при расчете налога на прибыль. Правда, берут их не целиком, а по нормативу 4% от расходов на зарплату.

Компания за год платит сотрудникам 2,4 млн рублей. Значит может учесть столько представительских расходов: 2,4 млн рублей * 4% = 96 000 рублей.

Расходы на упрощенке в статье 346.16 Налогового кодекса на сайте Консультанта

Представительские расходы нельзя принять к расходам по упрощенке «доходы минус расходы». Их нет в перечне Налогового кодекса.

Чтобы учитывать представительские расходы при расчете налогов, их нужно подтвердить.

Как подтвердить

Нельзя просто взять, потратить деньги компании, а потом учесть эти расходы при расчете налогов. Сначала расходы надо доказать. Для этого составляют документы:

• приказ руководителя о расходах и целях этих расходов. Формулировка примерно такая: «Чтобы подписать договор, приказываю провести мероприятие в таком ресторане. Бюджет мероприятия — такой.

  Представительские расходы: бухгалтерский учет и налогообложение

  Со стороны компании будут Коновалов и Мирошниченко. Во вложении — утвержденная смета от ресторана на мероприятие»;

• смету представительских расходов. Например, можно взять смету из ресторана;
• первичные документы. Подойдет договор с рестораном или кейтеринговой компанией, товарные и кассовые чеки;
• отчет о представительских расходах.

В отчете надо указать:

• цель мероприятия и результаты. Нужно указать, если после переговоров в ресторане подписали контракт или договорились о большой поставке;
• дату и место мероприятия;
• программу мероприятия. Например, ужин будет проходить в таком ресторане, время примерно такое;
• состав участников со стороны партнера, перечисляют по именам;
• состав принимающей стороны;
• расходы.

Налоговая любит оспаривать представительские расходы в суде и требовать доплаты налогов. Тут правило такое: компания должна не просто прогулять деньги, а получить результат для работы, например заключить договор. Тогда суды чаще всего встают на сторону компании.

Налоговая подала на компанию в суд и заявила, что она необоснованно приняла к расходам 13 463 рубля на алкогольные напитки и цветы. У налоговой были и другие претензии, но нам тут важны только расходы.

Суд с налоговой не согласился. Цветы и алкоголь были нужны для переговоров, чтобы договориться о поставке сырья. Без этого у компании закончилось бы сырье и деятельность остановилась. Переговоры всё спасли.

Судебное дело.

А алкоголь можно?

Письмо Минфина об ужине с партнерами № 03-03-06/1/675 от 01.11.2010 на сайте «Клерка»

Минфин в письме сказал, что алкоголь можно включать в представительские расходы, если это предусмотрено обычаями делового оборота:

Скриншот сайта zakonbase.ru

Суть такая: если принято на переговорах с этими партнерами выпивать, то надо покупать спиртное. А что ни сделаешь ради успешного бизнеса.

Налоговая не всегда соглашается, что спиртные напитки были необходимы для переговоров, приходится это доказывать в суде.