Приказ на представительские расходы

Приказ на представительские расходы

Содержание

Как составляется приказ о представительских расходах

11 октября 2017    Приказы

Представительские расходы — это траты подотчетного лица в интересах компании, перечисленные в п.2 ст.264 НК РФ.

Приказ на представительские расходы

Для их произведения необходимо оформить приказ, где будет указана сумма к расходованию, а также сведения о направлении представительских трат. Образец приказа можно скачать ниже.

К числу представительских расходов можно отнести затраты подотчетного лица на проведения различных мероприятий, встреч партнеров, деловых бесед, организация проживания гостей компании, их питания (например, завтраки, обеды с представителями контрагентов), траты на перевозку гостей фирмы до места их проживания, затраты на услуги переводчика для иностранных гостей.

Денежные средства для произведения подобных мероприятий выдаются в подотчет представителю компании на основании его заявления, обосновывающего траты. После согласования заявления с руководителем и подтверждения отсутствия долгов по ранее выданным авансовым суммам подотчетное лицо может получить денежные средства на представительские расходы.

Компания может установить нормы подобных трат на год вперед, ограничив размеры расходов нормами по различным видам представительских затрат. Приказ может быть издан в отношении конкретного мероприятия, которое нужно организовать компании, например, приказ об организации переговоров.

Как оформить приказ о представительских расходов

Если распоряжение составляется в целом по предприятию на год с целью установления норм представительских затрат, то отдается распоряжение установить данные нормы в определенном размере — далее приводится перечень расходов с указанием расходов в рублях на одного человека в сутки.

В таком приказе назначается ответственное за исполнение и контроль лицо. Такое документ составляется в начале года, на который составляется смета.

Скачать образец приказа о представительских расходов на 2018 год — ссылка.

Если распоряжение издается в отношении конкретного мероприятия — переговоры, встреча, деловой обед и пр., то указывается соответствующий заголовок, кратко описывающий суть содержимого.

Далее вносится обоснования для издания приказа, например, «с целью проведения переговоров с ООО «___».

После пишется слово «приказываю», далее приводится список распоряжений:

  1. Провести указанное мероприятие — указываются сведения о событии, которое нужно организовать, дате и месте его проведения, а также перечень лиц, которые должны данное мероприятие подготовить, именно этим лицам выдаются на руки средства на представительские расходы, связанные с указанным событием;
  2. Сведения о программе проведения мероприятия, которым нужно руководствоваться назначенным лицам;
  3. Производить представительские траты с учетом составленной для данного мероприятия сметы;
  4. Подготовить документацию ответственными лицами о проведенном мероприятии и потраченных средствах — обычно отводится срок не более трех дней на подготовку отчетов, акта списания денег и прочие бумаги;
  5. Оформить списание представительских расходов на основании документов, представленных ответственными лицами, в бухгалтерском учете, данное распоряжение обычно отдается главному бухгалтеру;
  6. Назначить лицо, ответственное за контроль исполнения приказа.

Такой распорядительный бланк утверждается руководителем, после чего с ним знакомятся все проименованные в нем ответственные лица под роспись.

Образец приказа о проведении переговоров — скачать.

Пример сметы представительских расходов

Общество сограниченной ответственностью «Компания» «Утверждаю»

ИНН 7701029814, КПП 770101001 Генеральный директор ООО «Компания»

127253, г.

Представительские расходы

Москва, ул. Псковская, д. 18 Иванов И.И.

г. Москва «11» января 2011 года

СМЕТА

представительских расходов на 1 квартал 2011 года

Смета составлена на основе анализа цен на услуги, которыми пользуется ООО «Компания» при проведении официальных мероприятий, переговоров и встреч с контрагентами. При этом максимальная сумма каждой услуги рассчитывалась исходя из средней цены такой услуги на рынке на 30.12.10 и возможного ее отклонения в пределах рыночной стоимости – 20 процентов. Анализ цен, которые участвовали в расчете их средней величины, приведен в исследовании от 28.12.10 №12/05.

Наименование расхода

Максимальная сумма расхода, тыс. руб.

Основание для учета расходов в налоговом учете

В расчете на каждого приглашенного

Проведение официального приема: завтрак, обед, ужин или иное аналогичное мероприятие, в том числе проводимое в баре или ресторане

Письмо Минфина России от 16.08.06 № 03-03-04/4/136

Стоимость алкогольных напитков

Письмо Минфина России от 25.03.10 № 03-03-06/1/176, постановления ФАС Центрального округа от 27.08.09 № А48-2871/08-1, Северо-Кавказского округа от 30.10.08 № Ф08-6557/2008

Услуги переводчика

Письмо Минфина России от 16.08.06 № 03-03-04/4/136

В целом на одно мероприятие

Буфетное обслуживание во время переговоров

Письмо Минфина России от 16.08.06 № 03-03-04/4/136

Доставка участников встречи к месту проведения и обратно

Расходы на сувенирную продукцию с символикой организации, которая вручается участникам

Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.08 № 20-12/041966.2, постановление ФАС Московского округа от 05.10.10 № КА-А41/11224-10

Расходы на покупку букетов и цветочных композиций

Постановление ФАС Московского округа от 03.09.10 № КА-А40/10128-10

Представительские расходы, величина которых превышает предельные суммы или размер которых невозможно определить заранее, утверждаются генеральным директором ООО «Компания». В этом случае в отчете проведения мероприятия делается отметка, что расходы осуществлены по приказу руководства.

Составил: начальник экономического отдела Петров Петров П.П.

Согласовано: главный бухгалтер Сидорова Сидорова С.С.

Похожие документы:

  1. Значение доходов и расходов в современной рыночной экономике огромно (1)

    Реферат

    Значение доходов и расходов в современной рыночной экономике огромно. Как экономическая категория разница между доходами и расходами характеризует результат предпринимательс­кой деятельности предприятия.

  2. Практическое пособие по налогу на прибыль часть I. Общие положения глава налогоплательщики налога на прибыль. Объект налогообложения

    Документ

    2) иностранные организации, которые осуществляют деятельность в РФ через постоянное представительство и (или) получают доходы от источников в РФ (п. 1 ст.

  3. Кожинов в. Я. Основы бухгалтерского учета

    Контрольные вопросы

    Бухгалтерский учет на коммерческом предприятии и роль главного бухгалтера Контрольные вопросы по теме Глава 3. Основные положения бухгалтерского учета 3.

  4. С. И. Груздь Заместитель председателя

    Документ

    Проверки практической деятельности системы ВДПО показывают определенные недостатки в учете и документальном оформлении доходов и расходов ВДПО на общественно-полезную и социально значимую деятельность Общества.

  5. Аудит (1)

    Курсовая

    Аудиторский контроль широко применяется в мировой практике. В его основе лежит взаимная заинтересованность государства, администрации предприятий и их владельцев в достоверности учета и отчетности.

Другие похожие документы..

Представительские расходы: оформляем документы

Приказ о проведении официального мероприятия Смета на представительские расходы Отчет о проведении официальной встречи Представительские расходы на командировку К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

  • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Акт на списание представительских расходов образец

Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа.

Составляем приказ о представительских расходах — образец

Что к ним относится? Как они нормируются? Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2018 году и приведем образец проводок. Подписывайтесь на бухгалтерский канал в Яндекс-Дзен!

  • 1 Мероприятия
  • 2 Общепринятые разрешенные затраты
  • 3 Стоп-затраты
  • 4 Документальное оформление 2018
  • 5 Представительские расходы на командировку
  • 6 Проводки

Мероприятия К представительским расходам относятся затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или участников совета директоров, владельцев бизнеса.
При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2018 году при этом продолжает оставаться необходимостью.

Как проходит списание представительских расходов?

Отметим, что первичка, как правило, дополняет все-таки отчет, а не акт по ПР. Однако во многих фирмах первый документ включает в себе элементы второго или соответствует его структуре, но именуется при этом отчетом о ПР. Где можно скачать образец заполнения акта на списание представительских расходов? Ознакомиться с образцом заполнения соответствующего акта вы можете на нашем портале, скачать документ — по ссылке ниже.

Онлайн журнал для бухгалтера

В избранноеОтправить на почту Списание представительских расходов возможно в соответствии с требованиями НК РФ при условии документального подтверждения факта их совершения, а также удостоверения их экономической обоснованности. Каким образом осуществляется списание данных расходов с учетом соответствующих законодательных требований? Как списать представительские расходы: основные правовые принципы Списание представительских расходов: основные документы Как составить акт на представительские расходы (образец структуры документа) Где можно скачать образец заполнения акта на списание представительских расходов? Итоги Как списать представительские расходы: основные правовые принципы Представительские расходы (ПР) в качестве обособленной категории затрат рассматриваются только в налоговом учете.

K-yuristu.ru — каталог юристов, нотарусов, адвокатов

Внимание

Не стоит забывать, что указанные выше расходы могут быть признаны представительскими только в том случае, если общение носило официальный характер — расходы, понесенные в рамках неформальной встречи партнеров к таковым отнесены не будут. Оформление представительских расходов Определенного перечня документов, которые необходимо представлять в качестве доказательств того, что расходы являются представительскими, НК не содержит, но очевидно, что они должны подтверждать как сам факт расходов, так и их непосредственную связь с мероприятием, для организации которого они были понесены. Так какие же документы нужны и как же правильно оформить представительские расходы? Начало оформления необходимых документов должно предшествовать мероприятию, для которого выделяются денежные средства.

Представительские расходы: оформляем документы

Инфо

Главная → Бухгалтерские консультации → Налог на прибыль Обновление: 15 ноября 2017 г. Одним из документов, необходимых для принятия представительских расходов для целей расчета налогооблагаемой прибыли является акт на списание представительских расходов. Образец акта можно будет скачать по ссылке ниже. Понятие представительских расходов В последнее время все чаще хозяйствующие субъекты проводят встречи для определения направлений сотрудничества, оптимизации совместной работы или просто заключения сделок на взаимовыгодных условиях.

При этом принимающая сторона несет расходы на проведение таких встреч и расходы иногда не маленькие. Поэтому вопрос учета таких расходов, называемых представительскими, становится все актуальнее.

Представительские расходы — шаблон (приказ, программа, смета, отчет)

Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута. Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

  1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
  2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы.

Их можно использовать на любом предприятии РФ.

Акт о списании представительских расходов образец

Важно

При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании.

В отчете прописывают следующие пункты:

  1. Место и дата проведения мероприятия.
  2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами.

Акт представительские расходы образец

В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.

  • Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
  • Услуги и затраты на буфет.
  • Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.
  • Стоп-затраты При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:
  1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
  2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
  3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Документальное оформление 2018 Конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен.

Акт об осуществлении представительских расходов образец

В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

  1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
  2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Общепринятые разрешенные затраты Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

  1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы).

Представительские расходы. Оформляем бумаги

“Бухгалтерия и кадры“, 2008, N 5


ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ. ОФОРМЛЯЕМ БУМАГИ

Практически каждая сделка заключается в результате предварительных переговоров. Чтобы произвести благоприятное впечатление на партнеров в ходе деловой встречи, компания должна организовать ее на высоком уровне. А это значит — потратиться на еду, напитки, транспортное обслуживание и т.п.

Организуя встречи или переговоры, предприятие несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы. В Налоговом кодексе РФ содержится перечень затрат, которые относят к представительским. Это расходы на:

— проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для людей, участвующих в переговорах;

— транспортное обеспечение доставки этих людей к месту мероприятия и обратно;

— буфетное обслуживание во время переговоров;

— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы.

По мнению чиновников, этот перечень является закрытым, и иные виды затрат представительскими не считаются.

Представительские расходы в налоговом учете — это нормируемые затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). Их включают в состав налоговых расходов фирмы в размере, не превышающем 4 процентов от расходов на оплату труда за данный отчетный (налоговый) период.

Какие бумаги оформить…

Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115). По мнению чиновников, такими документами могут быть:

— приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

— смета представительских расходов;

— первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.;

— акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат);

— отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).

Причем если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:

— цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

— дату и место проведения;

— программу мероприятий;

— состав приглашенной делегации;

— состав принимающей стороны;

— величину расходов на представительские цели.

Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.

И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.

Наша справка. По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными. Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки. Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.

…и как это сделать

Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности.

Подготовку соответствующих документов условно можно разбить на три этапа. Это оформление:

— общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;

— документов, связанных с конкретным мероприятием;

— документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.


Этап первый: смета и приказ

Главный документ, оформляемый на первом этапе, — это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью“, ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ “Об акционерных обществах“).

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказы, регламентирующие:

— перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет на представительские цели;

— порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

— порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании. Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями).

Как составляется приказ о представительских расходах

Образец приказа приведен на с. 44.

ООО “Энергостроймонтаж“

Приказ N 3

О представительских расходах ООО “Энергостроймонтаж“
на 2008 год

7 января 2008 г. г. Москва

Приказываю:

1. Установить на 2008 г. следующие нормы представительских расходов:

Вид представительских расходов Расходы на одного
человека в день, руб.

Проведение официального приема (завтрак, обед,

ужин или другое аналогичное мероприятие) до 1500
Транспортное обслуживание до 800
Буфетное обслуживание во время переговоров
(включая напитки) до 600
Оплата услуг переводчиков (при приеме
иностранных делегаций):

— для руководителя делегации;

— для членов делегации (из расчета 1 переводчик
на 5 человек) до 500
до 400

2. Назначить ответственным за представительские расходы, правильное и своевременное оформление оправдательных документов коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить представление отчета о каждом проведенном представительском мероприятии не позднее трех дней после его завершения.

Директор ООО “Энергостроймонтаж“ Инокентьева Т.Г. Инокентьева

Этап второй, организационно-подготовительный

На втором этапе оформляются документы, связанные с подготовкой того или иного конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя организации:

— о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);

— о направлении приглашений на встречу.

Этот документ обязательно должен отражать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей. Образец такого приказа приведен на с. 45.

ООО “Энергостроймонтаж“

Приказ N 43

Об организации встречи с представителями компании “Кабельные сети“

12 июня 2008 г. г. Москва

В целях расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж приказываю:

1. Организовать в период с 19 по 20 июня 2008 г. в помещении ООО “Энергостроймонтаж“ переговоры с представителями ООО “Кабельные сети“ по вопросу увеличения объема закупок в рамках заключенного контракта от 05.04.2008 N 15/834. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметров, производимого ООО “Кабельные сети“.

2. Ответственным за организацию и проведение встречи назначить коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку сметы представительских расходов на данное мероприятие с учетом участия в переговорах трех представителей с каждой стороны.

4. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку приглашений и информирование представителей компании “Кабельные сети“ о месте и времени встречи.

Директор ООО “Энергостроймонтаж“ Инокентьева Т.Г. Инокентьева

Также необходимо составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов на проведение данного мероприятия. Она составляется на основании применяемых в организации норм расхода средств на представительские цели. После утверждения такой сметы подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдаются деньги под отчет, а в случае необходимости оплачиваются соответствующие счета по безналичному расчету.

Этап третий: отчет

Третий, и последний, этап предусматривает оформление документов работником, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия и акт о понесенных расходах с оправдательными документами. Если товары (услуги) на представительские цели приобрел подотчетник, оправдательными будут документы, выданные этому человеку соответствующими организациями (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг), счета-фактуры и т.п.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

Продукция собственного производства и покупные товары должны передаваться на представительские цели на основании соответствующих первичных документов с указанием видов и стоимости имущества (например, товарно-транспортной накладной, требования-накладной и т.п.). Если же фирма заключила договор со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания), документальным подтверждением представительских расходов будут служить этот самый договор, а также счет-заказ и акт выполненных работ (оказанных услуг). Само собой разумеется, что для вычета “входного“ НДС понадобится счет-фактура, а также бумаги, свидетельствующие об оплате услуг. Обратите внимание и на такой важный нюанс.

Очень много вопросов вызывает порядок признания расходов на приобретение алкогольной продукции для официального приема.

Причем она может закупаться как в розничной сети, так и при буфетном обслуживании.

Сразу скажем, что формальных оснований для того, чтобы исключить такие расходы из состава представительских, нет. Согласен с этим и Минфин России (см. Письмо от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136). Дело в том, что п. 2 ст. 264 НК РФ не содержит каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях. В частности, это распространяется и на спиртные напитки. Конечно, все сказанное справедливо только при соблюдении всех необходимых требований, а также при надлежащем документальном оформлении подобных затрат. Образец отчета о проведенном мероприятии приведен на с. 46.

ООО “Энергостроймонтаж“

“Утверждаю“
директор ООО “Энергостроймонтаж“
Т.Г. Инокентьева
23 июня 2008 г.

Отчет
о проведенных деловых переговорах

1. Настоящим подтверждаю, что в период с 19 по 20 июня 2008 г. в помещении ООО “Энергостроймонтаж“ состоялись переговоры с представителями ООО “Кабельные сети“.

2. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметров, производимого ООО “Кабельные сети“.

3. В переговорах приняли участие:

Со стороны ООО “Энергостроймонтаж“:

Т.Г. Инокентьева, О.В. Григоренко, Е.Н. Воскресенский.

Со стороны ООО “Кабельные сети“:

А.В. Алексеев, О.О. Мирошниченко, Г.П. Петросян.

4. В соответствии с программой встречи были проведены следующие мероприятия.

19 июня 2008 г.

9.00 — 12.00 Переговоры
12.00 — 13.00 Официальный обед
14.00 — 17.00 Осмотр складских и торговых помещений ООО
“Энергостроймонтаж“, ознакомление участников
переговоров со схемой и процессом продаж

20 июня 2008 г.

9.00 — 12.00 Переговоры
14.00 — 17.00 Официальный обед и заключительный прием по поводу
состоявшихся переговоров

Коммерческий директор
ООО “Энергостроймонтаж“ Воскресенский Е.Н. Воскресенский

Наша справка. Бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“). Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц.

Э.Азимова
Аудитор

Подписано в печать
28.04.2008

Документальное оформление представительских расходов

Для развития бизнеса, для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими партнерами и клиентами и заключения новых и новых договоров компания должна проводить разного рода мероприятия. Зачастую они затрагивают большинство сотрудников. Обычно руководитель поручает организацию встреч и банкетов секретариату, но такое счастье иногда выпадает и на долю отдела кадров.

Отчет по представительским расходам

Это значит, что кадровику нужно будет составить план мероприятия и смету расходов. Если руководитель одобрит задуманное, то можно начинать подготовку к проведению встречи. Но самое главное испытание будет ждать кадрового работника не во время мероприятия, а уже после того, как «отшумит веселье».

Дело в том, что на организатора ложится бремя по сбору и подготовке документов по корпоративному мероприятию. От того, насколько грамотно он с этим справится, будет зависеть возможность учесть расходы. Напомним, что затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.

Существует одна насущная проблема, связанная с представительскими расходами. Чтобы списать их, расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально, иначе государственные ревизоры при первой же проверке могут придраться.

Однако на настоящий момент законодательно не утвержден конкретный перечень документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок их документального оформления и контроля. Автор расскажет, как документально оформить представительские расходы и каковы особенности их учета.

Разумные принципы

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому оформлению документов на представительские расходы кадровый работник должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.).

Поскольку конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты, не существует, компания может самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

С одной стороны, это действительно преимущество. Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая «произвольность» дает простор для придирок со стороны государственных контролеров. Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия?

Внутренняя документация

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

  1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.
  2. Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны.
  3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.
  4. Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.
  5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.
  6. Сметой представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.
  7. Актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.
  8. Отчетом об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием того, что, кому и в каком количестве вручено.
  9. Меню, утвержденным директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.
  10. Авансовым отчетом с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.

Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Напомним эти реквизиты:

  • название документа;
  • дата составления;
  • наименование организации, которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:

  • дату деловой встречи или приема;
  • место проведения этого мероприятия;
  • программу мероприятий;
  • состав участников со стороны организации и представителей другой организации;
  • цель проведения мероприятия;
  • сумму предполагаемых расходов.

По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией — партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера. Поэтому кадровый работник должен тщательно подготовить документы в соответствии с вышеуказанными требованиями, чтобы у бухгалтера, который затем будет заниматься их учетом, не возникло проблем с отнесением затрат на представительские расходы.

Справка. Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствие с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Фрагмент документа. Пункт 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Например, цели проведения официального приема могут быть следующие:

  1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.
  2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.
  3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.
  4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т.д.).

Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи, рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.

Нужно, чтобы кадровый работник, занимающийся организацией мероприятия, договорился с приглашенными контрагентами о фигурировании формулировки «проведение переговоров» и в первичных документах по представительским расходам, которые от них получит компания-организатор.

Чтобы бухгалтер впоследствии мог включить представительские расходы в состав затрат по обычным видам деятельности, кадровый работник должен позаботиться, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:

  • заключенными договорами;
  • подписанными контрактами, протоколами о намерениях;
  • деловой перепиской.

Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.

Нередко у бухгалтеров возникает вопрос, в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?

Мнение налоговиков по этому вопросу следующее. Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.

На наш взгляд, такая позиция не является верной.

В соответствии с п. 42 ст. 270 НК РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.

Это значит, что кадровый работник должен составить смету по представительским расходам так, чтобы плановые расходы имели большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее оговоренных представительских расходов.

Первичные документы

После проведения представительских мероприятий кадровый работник — организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема.

  1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).

Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета.

Эти продукты списываются на основании:

  • товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12;
  • накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.

Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г.

N 132.

Списание других материальных ценностей, например, сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы N М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а.

  1. Транспортное обеспечение участников приема.

Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:

  • двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;
  • счет на оплату транспортных услуг;
  • счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг;
  • путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.

Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:

  • путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;
  • авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.
  1. Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.

В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д.

Расходы на буфетное обслуживание оформляются:

  • счетами;
  • договорами на оказание услуг;
  • заказ-счетами типовой унифицированной формы N ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы N ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.

  1. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.

  1. Посещение культурно-зрелищных мероприятий.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.

Пример 1.

Утверждаю
Генеральный директор
ООО «Оранта-М»
Петров
——— П.П. Петров
(подпись)
11.01.2007
——————
(дата утверждения)

Акт о списании представительских расходов на официальный прием представителей ЗАО «Фаст Винд» 05.01.2007

Вид расходов Дата
возникновения
Сумма,
включая
НДС, руб.
Основание
Стоимость
официального
ужина в
ресторане
05.01.2005 23 600 Заказ-счет N 28
от 05.01.2007 от ООО
«Японская Липа»
Буфетное
обслуживание
05.01.2005 1 180 Чек ККМ ООО «Ашан» N 2146
от 05.01.2007
Транспортные
расходы
05.01.2005 590 Договор на оказание
транспортных услуг N 894
от 30.12.2004, счет N 12
от 05.01.2005 от ООО
«Извозчик» с приложением
путевых листов
Итого: 25 370

Ответственный Федосов
за проведение мероприятия ————- Ф.Ф. Федосов
(подпись)
Иванов
Директор кадровой службы ————- И.И. Иванов
(подпись)
Козырев
Главный бухгалтер ————- К.К. Козырев
(подпись)

Можно ли учесть чаевые

Возникает еще одна интересная проблема при проведении мероприятия вне стен организации — учет чаевых. Ни для кого не секрет, что помимо обеда или ужина в ресторане принимающей стороне в соответствии с общепринятыми нормами этикета приходится давать чаевые официанту. Конечно, никаких оправдательных документов в этом случае сотрудник представить не может, ведь сумма чаевых не включается в счет и не является оплатой услуг ресторана.

Если речь идет о работнике, который представляет интересы компании во время деловой встречи, то организация может компенсировать его расходы на чаевые официанту на основании его заявления и распоряжения руководителя организации.

Возникает вопрос, как учитывать подобные расходы? Так как сумма возмещения включается в налогооблагаемый доход сотрудника, то целесообразно сумму чаевых увеличить на величину НДФЛ, которая будет удержана с работника. Для этого сумму чаевых необходимо разделить на 87 процентов. В этом случае работник ничего не потеряет.

Если же речь идет об уплате чаевых из корпоративного кармана, то, поскольку их сумма не подтверждается документально, учесть в составе представительских расходов эти затраты нельзя.

Пример 2. Сотрудник ЗАО «Роза» проводит встречу с деловыми партнерами. Официальный прием был организован в ресторане. После делового ужина сотрудник дал официанту чаевые в размере 500 руб.

На основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя ЗАО «Роза» организация компенсировала ему расходы на чаевые с учетом НДФЛ в размере:

500 руб. : 87% = 500 : 0,87 = 574,71 руб.

Компания относит эти расходы на прочие расходы.

* * *

Итак, существует масса насущных проблем, связанных с представительскими расходами и их отражением в документации компании. Но за основу вы можете взять приведенный выше порядок. Если же ревизоры придут с проверкой, то этот порядок можно объяснить, ссылаясь на внутренние документы компании — устав, положение о работе в компании и т.д. Очень важно не забыть: любой порядок документирования представительских расходов лучше «закрепить» на бумаге. Тогда организация и проведение корпоративных мероприятий не будут головной болью ни для вас, ни для вашего бухгалтера.

К.А.Либерман

Юрист,

HR-консультант

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *