Приказ о командировании за границу образец РБ

Материал подготовила Ирина Демидик, помощник адвоката адвокатского бюро «РЕВЕРА»

Скачать образцы документов:

• образец задания на служебную командировку;
• образец приказа нанимателя о направлении в командировку;
• образец отчета о служебной командировке.

Нормативное регулирование

Помимо ТК данные отношения регулируются:

• Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, далее – Инструкция № 115);
• постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»;
• постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18 «Об установлении форм расчета денежных средств на служебную командировку за границу и отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании».

Далее будет рассмотрен пошаговый порядок направления работника в командировку за границу.

Шаг 1. Оформление задания на служебную командировку

Важно!
Скачать образец задания на служебную командировку (.doc).

Справочно
Работник выбывает в командировку в выходной день (воскресенье). Можно ли в этот день привлекать работника к работе? Читайте в статье.

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем. В задании должны содержаться сведения о(об):

• государстве, в которое направляется работник;
• цели командировки;
• времени нахождения за границей;
• плане встреч и переговоров;
• перечне вопросов, подлежащих решению или изучению;
• предмете договора (контракта), условиях поставки, форме и виде платежа (в случае отправления работника для заключения договора (контракта);
• форме письменного отчета по выполнению задания на командировку;
• иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Шаг 2. Получение согласия работника

Согласие работника оформляется при командировании более чем на 30 календарных дней. Во избежание трудовых споров лучше оформить согласие в письменной форме: проставить специальную запись под текстом приказа (распоряжения) с подписью работника или составить отдельный письменный документ о направлении в командировку с местом для проставления отметки о согласии или несогласии на предложение нанимателя.

Шаг 3. Оформление приказа о направлении в командировку

Важно!
Скачать образец приказа нанимателя о направлении в командировку (.doc).

Приказ является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам.

Шаг 4. Оформление командировочного удостоверения

При направлении в командировку за границу командировочное удостоверение может не оформляться – факт пребывания в командировке будет подтверждаться приказом о командировании и другими документами (например, проездными документами, счетом за проживание).

Шаг 5. Выдача аванса командируемому работнику

Аванс выдается в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда сотрудника в командировку на возмещение расходов:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;
• по найму жилья;
• по проживанию вне места жительства (суточные) – норма установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7;
• иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя.

Кроме того, в случае предоставления оригиналов документов работнику возмещаются следующие расходы (п. 30 Инструкции № 115):

• по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек;
• по получению служебного паспорта, виз;
• по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
• по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.

Справочно
Расходы, связанные с получением служебного паспорта и виз, нанимателем не возмещаются.

Шаг 6. Ознакомление работника

Работника следует ознакомить (форму ознакомления устанавливает наниматель):

• с расчетом на выданный аванс;
• c порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса;
• c ответственностью за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.

Справочно
Форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18.

Шаг 7. Предоставление работником отчетов

Важно!
Скачать образец отчета о служебной командировке (.doc)

По окончании командировки работник составляет два отчета: об итогах командировки и о расходовании полученного аванса.

Письменный отчет об итогах командировки составляется работником в течение 10 дней со дня прибытия. Основой для составления отчета служит задание на командирование. Обычно в отчете указываются следующие сведения:

• ФИО;
• должность работника;
• страна (место) пребывания;
• количество дней пребывания;
• основание командирования;
• конкретные сведения о проделанной в командировке работе;
• выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей и др.

Форма отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также о рациональном и обоснованном их расходовании установлена приложением 2 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18.

Справочно
Практика привлечения к ответственности по ст. 9.19 КоАП.

Нарушение уполномоченным должностным лицом установленных правил оформления командировки может повлечь привлечение его к дисциплинарной ответственности, а если нарушение также причинит вред работнику – ответственность по ч. 1 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин, а на юридическое лицо – до 100 базовых величин).

• Поставить закладку
• Посмотреть закладки

И. Чарлина, сертифицированный бухгалтер-практик (САР), DipIFR

КАКИЕ НОРМЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ?

ТОО оказывает услуги — учебный центр на английском языке. Были командировки сотрудников-нерезидентов, резидентов на Филиппины по городам Казахстана. Каковы размеры суточных на Филиппины, размеры квартирных при отсутствии подтверждающих документов, размеры представительских расходов? Были затраты на обед с партнерами, проезд по городу на такси. По Казахстану: каков размер квартирных при отсутствии подтверждающих документов, размер представительских расходов? Были затраты на обед с партнерами, проезд по городу на такси.

Положения Налогового кодекса. Согласно статье 101 Налогового кодекса к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

1) фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

2) фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;

3) суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

Время нахождения в командировке определяется на основании:

— приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

— количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика;

4) расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования), на основании документов, подтверждающих расходы на оформление въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования).

Обратите внимание, что в соответствии с подпунктом 4 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса не рассматриваются в качестве дохода физического лица компенсации при служебных командировках, в том числе в целях обучения, повышения квалификации или переподготовки работника в соответствии с законодательством РК, если иное не установлено указанной статьей:

— установленные в подпунктах 1, 2 и 4 статьи 101 Налогового кодекса;

— по командировке в пределах РК — суточные не более 6-кратного размера МРП, установленного Законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке — в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке;

— по командировке за РК — суточные не более 8-кратного размера МРП, установленного Законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке — в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке.

Комментарии.

Суточные в пределах и за пределами РК.

Размер суточных может быть любого размера, установленного по решению работодателя, но при этом суточные не более 6-кратного размера МРП, в пределах РК и не более 8-кратного размера МРП за пределами РК будут относиться на вычеты через расходы по командировке, а сверх этих сумм будет признаваться доходом сотрудника и облагаться всеми налогами по заработной плате.

Расходы на проживание, без подтверждающих документов.

Если компания возмещает сотруднику расходы на проживание без подтверждающих документов, то сумма возмещения будет являться доходом сотрудника и облагаться всеми налогами по заработной плате. Размер квартирных при отсутствии подтверждающих документов должен быть оговорен в учетной политике, если компенсируются сотрудникам данные затраты.

Проезд по городу на такси.

Проезд по городу на такси как в пределах РК, так и за пределами РК не относится к командировочным расходам, сотрудник оплачивает данные расходы из своих суточных, которые он получает на данную командировку.

Представительские расходы. Согласно пункту 1 статьи 102 Налогового кодекса к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию лиц, в том числе физических лиц, не состоящих в штате налогоплательщика, производимые при проведении следующих представительских мероприятий, независимо от места их проведения:

1) по установлению или поддержанию взаимного сотрудничества;

2) по организации и (или) проведению заседаний совета директоров, иного органа управления налогоплательщика, кроме исполнительных органов.

К представительским расходам, в том числе относятся расходы на:

1) транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях, за исключением расходов, относимых в соответствии с подпунктом 1 статьи 101 Налогового кодекса, к компенсациям при служебных командировках;

2) питание таких лиц в ходе проведения представительских мероприятий;

3) оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;

4) аренду и (или) оформление помещения для проведения представительских мероприятий.

При этом согласно пункту 2 статьи 102 Налогового кодекса не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы на проживание приглашенных лиц, оформление виз для таких лиц, организацию досуга, развлечений, отдыха, а также расходы, не относимые в соответствии с настоящим пунктом к расходам на транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях.

К расходам на транспортное обеспечение не относятся расходы на проезд железнодорожным, морским и воздушным транспортом участников представительского мероприятия.

Далее согласно пункту 3 статьи 102 Налогового кодекса основаниями для осуществления вычета представительских расходов являются:

1) письменный приказ или письменное распоряжение налогоплательщика о проведении представительского мероприятия с указанием цели его проведения и лиц, ответственных за его проведение;

2) утвержденная налогоплательщиком смета расходов такого мероприятия;

3) отчет ответственных лиц о проведенном представительском мероприятии с указанием даты и места проведения, результатов проведенного мероприятия, состава участников, программы мероприятий, фактически произведенных расходах;

4) первичные и иные документы, подтверждающие основания и осуществление представительских расходов.

Представительские расходы согласно пункту 4 статьи 102 Налогового кодекса относятся на вычеты в размере, не превышающем 1% от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению, указанным в пункте 3 статьи 163 Налогового кодекса, за налоговый период.

Выводы. Таким образом, представительские расходы учитываются на основании документов, описанных в пункте 3 статьи 102 Налогового кодекса, и относятся на вычет в размере, не превышающем 1% от суммы расходов налогоплательщика по доходам работников.