Приказы при открытии ООО

Приказы при открытии ООО

Приказ — это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:

1. По организационным вопросам:

  • создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
  • образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
  • утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
  • координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
  • утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).

Приказ по основной деятельности: образец оформления

По основной производственной деятельности:

  • обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
  • обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
  • формирование и осуществление научно-технической политики;
  • обеспечение выпуска качественной продукции;
  • подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
  • решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.

3. По личному составу (кадрам) организации:

  • обеспечение отбора и приема на работу персонала;
  • создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
  • оформление перевода на другую работу;
  • оформление командированных работников;
  • оформление поощрений работников и наложения взысканий;
  • оформление высвобождения (увольнения) работников;
  • решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку.

Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.

Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

Виды приказов:

Все остальные варианты приказов на сайте.

Содержание и пример приказа по основной деятельности: оформление и хранение

Приказы при открытии ООО

Первым делом, для того, чтобы открыть общество с ограниченной ответственностью, необходимо принять решение о создании. Порядок принятия и форма такого решения будут зависеть от того, кем является учредитель (юридическим или физическим лицом), а так же их количество. Так, если ООО открывается одним учредителем, то он единолично принимает решение о создании, в котором указывается намерение об открытии ООО, а так же первые из приказов: приказ о назначении руководителя фирмы и приказ об изготовлении печати ООО.

После того, как руководитель общества с ограниченной ответственностью назначен, он принимает ряд приказов. Например, если руководитель хочет вести бухгалтерию самостоятельно, то он нанимает на работу главного бухгалтера и издает соответствующий приказ, либо издает приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя фирмы.

Все приказы, связанные с деятельностью общества с ограниченной ответственностью можно разделить на несколько видов:

  • Приказы, связанные с основной деятельностью общества;
  • Приказы о приеме на работу;
  • Приказы о премировании работников;
  • Приказы о командировках;
  • Приказы о предоставлении отпусков;
  • Приказы о взысканиях и др.

Ведение кадрового документооборота — процедура очень ответственная и требующая ответственного подхода к ее осуществлению. Для любого юридического лица очень важно правильно организовать документооборот. Успех бизнеса – планы на долгие годы вперед, а планы – это, прежде всего, порядок в документации. В РФ предусмотрены требования к документообороту по кадровому чету. Юристы отмечают, что грамотно оформленная кадровая документация – залог эффективной деятельности сотрудников во благо предприятия.

Многие руководители относятся к приказам достаточно формально. Но юристы отмечают, что это несколько неправильный подход, так как при первой же проверке ООО государственными органами, может быть обнаружено множество нарушений, и как следствие привлечение юридического лица к ответственности вплоть до приостановления деятельности ООО.

Юристы компании «Ордин и К» помогут Вам оформить все приказы, которые должны быть в организации на момент открытия ООО. Специалисты фирмы предлагают Вам:

  • Юридические консультации;
  • Оформление документов;
  • Ведение кадрового делопроизводства;
  • Представительство в органах государственной власти и судах;
  • Разрешение споров любой сложности;

За получением помощи в оформлении кадровой и иной документации Вы можете обратиться в офисы ООО «Ордин и К» в Вологде и Великом Устюге.

Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов

25.05.2005

Ключевым аспектом организации управления компании является создание структуры компании, элементы которой функционируют и развиваются как единое целое. При распределении задач и функций, прав и обязанностей работников происходит движение информации и принимаются управленческие решения.

Деятельность компании регламентируется различными документами. Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой фирма осуществляет свою деятельность.

Классификатор приказов вам поможет

Взаимодействие участников/акционеров компании осуществляется на основании учредительных документов. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.

Внутренние (локальные) документы компании – это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации.

Основные внутренние документы.

По мере развития компании неизбежно возникает потребность в создании внутренних документов, перечень которых определяет сама организация.

Внутренними (локальными) документами компании являются: приказы, распоряжения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.

При всем многообразии внутренних документов можно выделить несколько основных групп:

  • Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
  • Организационные документы (структура компании, штатное расписание, должностные инструкции, положения, инструкции, регламенты и т.п.);
  • Информационные документы (акты, письма, докладные и служебные записки, протоколы производственных совещаний, телефонограммы и т.д.)

Распорядительные документы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем компании для решения каких-либо задач.

Приказы делятся на два вида:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу.

К приказам по основной деятельности относятся приказы, касающиеся производственного процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции, ценообразования и т.п.

К приказам по личному составу относятся приказы, о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании работников; о введении внеурочной работы и т.п.

Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы компании (положения, инструкции, регламенты и т.п.).

Распоряжение – это документ, издаваемый руководителем организации по оперативным административно-хозяйственным вопросам.

Решение – это документ, отражающий решения производственных совещаний.

Распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «название вида документа» и в тексте употребляются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕШИЛ».

Организационные документы.

 

Должностная инструкция — это документ, определяющий права и обязанности работника компании.

Должностная инструкция включает в себя:

  • общие положения (наименование должности работника, наименование структурного подразделения, схема подчиненности работника);
  • должностные обязанности работника;
  • права;
  • ответственность.

Должностная инструкция не включает в себя порядок действия работника, а определяет конкретные виды работ, выполняемые работником.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор (контракт) с работником. Можно не создавать должностную инструкцию, а необходимые положения включить в трудовой контракт. Но это может быть неудобно, т.к. в случае расширения обязанностей работника легче внести изменения в должностную инструкцию, чем в трудовой договор.

Работник должен знать свои обязанности, поэтому необходимо их правильно и четко прописывать в должностной инструкции, иначе впоследствии это может привести к неэффективной работе, при которой компания несет убытки, и юридически взыскать с работника такие убытки невозможно.

Положение (порядок), инструкция и регламент – это документы, регламентирующие порядок и правила действия работника в той или иной ситуации. Данные документы не распространяются на частные случаи, возникающие в процессе хозяйственной деятельности компании. В них содержится описание стандартного порядка действий, а также может быть определен порядок действий работника в случае возникновения нестандартной ситуации.

Эти документы могут распространяться как на всех работников компании, так и на ограниченный круг лиц, определенный в документе.

Положения, инструкции и регламенты могут включать в себя и дополнительные документы, которые раскрывают отдельные положения таких документов. Это происходит, когда положение содержит общий порядок действий по проекту, а по отдельным направлениям проекта необходимо создать дополнительный документ (инструкцию, положение, регламент и т.п.).

Рассмотрим это на примере «Положения о коммерческой тайне»:

Информационные документы.

 

Информационными документами являются документы, используемые компанией для внешней переписки (письма, телефонограммы и т.п.), для внутренней переписки (служебные и докладные записки и т.п.) и документы, свидетельствующие о каком-либо факте, событии (акты, объяснительные и т.п.).

Служебная записка – это документ, используемый для оформления просьб и предложений, направленных руководителям отделов и (или) руководителю компании.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю компании и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Структура внутренних документов и цель их создания.

 

Количество и многообразие внутренних документов в компании зависит от сложности структуры самой компании.

Когда в фирме существуют структурные подразделения, возникает потребность в регламентации взаимодействия работников как внутри структурного подразделения, так и между структурными подразделениями.

Взаимодействие работников внутри структурного подразделения должно регламентироваться Положением об отделе.

Положение об отделе включает в себя:

  • общие положения (состав структурного подразделения, наименование должности руководителя структурного подразделения, должностная подчиненность);
  • основные направления деятельности структурного подразделения;
  • круг вопросов по взаимодействию со структурными подразделениями компании (наименование структурных подразделений, круг вопросов взаимодействия);
  • ответственность.

Мы рассмотрели, какие документы необходимы работнику для уяснения своих должностных обязанностей (должностная инструкция) и какой внутренний документ объединяет работников в структурное подразделение (Положение об отделе). А теперь рассмотрим взаимодействие структурных подразделений внутри компании.

Работа всех структурных подразделений направлена на достижения единой цели фирмы – процветание бизнеса. В процессе деятельности компании структурные подразделения неразрывно связаны между собой, но при этом каждое из них выполняет свою конкретную работу.

Процесс взаимодействия структурных подразделений в отдельных ситуациях, возникающих в ходе деятельности организации, регламентируется организационными документами компании.

Например: Рассмотрим взаимодействие структурных подразделений производственной компании с момента поступления заказа на изготовление товара до передачи товара Клиенту.

В данном случае будут задействованы: коммерческий отдел, отдел производства, транспортный отдел, склад, бухгалтерия. Условия договора включают в себя изготовление обществом товара и его доставка Клиенту.

Схема взаимодействия выглядит следующим образом:

Такая схема взаимодействия структурных подразделений может быть описана в Регламенте по работе с Клиентами. При этом необходимо учитывать, что в случае возникновения любых нестандартных ситуаций, руководитель компании должен незамедлительно быть поставлен в известность.

Если структурные подразделения не взаимодействуют друг с другом, это приводит к потере клиентской базы и как следствие к нерентабельной деятельности компании.

Часто возникают ситуации, когда Клиент не платит за выполненную работу (оказанные услуги). В этом случае у компании возникает дебиторская задолженность, которая остается отраженной в балансе «мертвым грузом».

Во избежание подобных ситуаций необходимо издать «Регламент по взысканию дебиторской задолженности», который будет содержать в себе порядок действий работника, ведущего Клиента от начала до конца проекта по вопросам:

  • направления претензии к Клиенту,
  • доведения информации до сведения руководства;
  • порядка ведения переписки с Клиентом;
  • ответственности.

Вы видите, какое разнообразие документов, регламентирующих различные ситуации, существует в компании. Теперь возникает необходимость в построении порядка прохождения таких документов внутри организации, для этого используется Инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству – это документ, регламентирующий правила, прием и процесс создания документов, а также порядок работы с ними.

Инструкция по делопроизводству должна включать в себя следующие положения:

  • перечень внутренних документов, действующих в компании;
  • порядок создания внутренних документов;
  • перечень организационных документов компании;
  • порядок заполнения типовых форм документов;
  • порядок создания документа в обществе;
  • ответственные лица;
  • порядок оформления и регистрации исходящей корреспонденции;
  • порядок регистрации входящей корреспонденции;
  • порядок заключения договоров с клиентами;
  • документооборот внутри общества (порядок прохождения служебных, докладных и объяснительных записок);
  • ответственность;
  • предоставление документов на подпись руководителю и т.д.

Инструкция по делопроизводству это основной документ в компании и, в зависимости от количества действующих документов, этот документ может состоять из нескольких частей.

Например: Одной из частей Инструкции по делопроизводству может быть Порядок согласования договоров.

Порядок подписания договора на изготовление товара по заказу Клиента

Номер действия
по порядку
Наименование действия Ответственные лица
1 Составление договора Менеджер коммерческого отдела
2 Регистрация договора Делопроизводитель (секретарь, зав.канцелярией)
3 Согласование договора Коммерческий директор
Директор по производству
Главный бухгалтер
4 Подписание договора Руководитель компании

В процессе деятельности фирмы создается большое количество документов. При этом одни документы используются длительное время, другие быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив компании, а ведение архивного дела регламентируется Инструкцией по организации архивного дела.

Инструкция по организации архивного дела регламентирует:

  • порядок передачи документов в архив;
  • сроки хранения документов;
  • порядок утверждения номенклатуры дел;
  • порядок использования архивных документов;
  • положения об экспертной комиссии.

В любой фирме неизбежно возникают ситуации, когда работники увольняются и устраиваются в конкурирующие организации. Запретить такую «перебежку» в соответствии с законодательством Российской Федерации невозможно, но предотвратить утечку информации необходимо. В компании должно действовать Положение о коммерческой тайне, которое включает в себя:

  • основной вид деятельности компании;
  • информацию, составляющую коммерческую тайну компании;
  • наименование структурных подразделений и должностей, которые имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну;
  • период неразглашения информации, относящейся к коммерческой тайне, после расторжения трудового договора;
  • ответственность за разглашение информации;
  • условия и порядок, при которых информация подлежит разглашению.

К сведениям, составляющим коммерческую тайну, могут относиться сведения о Клиентах, клиентской базе, рецептуре, ноу-хау и др. Работник должен быть ознакомлен со списком сведений, имеющих отношение к коммерческой тайне и с ответственностью, которая на него возлагается за разглашение такой информации.

Если в процессе работы работнику передаются документы, относящиеся к коммерческой тайне, такая передача осуществляется только под роспись работника.

При приеме работника на работу с работником подписывается Соглашение о неразглашении коммерческой тайны, где определяется срок ее неразглашения и ответственность работника. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны является неотъемлемой частью трудового договора (контракта).

Из вышесказанного вытекает, что в организации должен быть установлен Порядок работы с документами, относящимися к коммерческой тайне.

* * *

На начальной стадии развития компании руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста фирмы, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов.

Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядок ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией.

Юристы консалтинговой компании «Защита Бизнеса»
Левачева Е.К., Трофимова Н.В.

 

Перепечатка материалов возможна только с разрешения авторов info@BSNdefence.ru

— Все новости —

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *