Приобретение трудовых книжек

В каком месте можно купить трудовую книжку и нужно ли это делать самому работнику?

По закону, если работник устраивается на работу не впервые, работодатель просит у него документ. Сотрудник обязан предоставить сведения о своих прошлых работах. В книжке должна быть описана трудовая история человека, его победы и неудачи, то есть увольнения по статьям и так далее. Если он не может предоставить ему деловые бумаги, значит, обязан купить новый трудовой дневник. В каком месте можно приобрести трудовую книжку трудоустраиваемому специалисту?

Как купить трудовую книжку?

Может быть прямо у кадрового работника или посетить специальный магазин? Вообще свидетельства такого плана продаются в газетных ларьках, книжных магазинах. Стоимость небольшая, так же при необходимости можно приобрести и вкладыш. Но обычно вкладыши обязан предоставлять руководитель в том случае, если трудовая не имеет более страниц для заполнения.

В каких случаях представляет работодатель?

Если гражданин устраивается впервые и естественно не имеет трудового документа, в этом случае, где именно можно купить трудовую книжку? В таком случае именно руководство обязано предоставить бумаги. В ТК РФ статья 65 об этом подробно сказано:

Работник должен предоставить паспорт или другое свидетельство доказывающее личность человека;

Пенсионное свидетельство;

Военный билет, если сотрудник мужчина;

Диплом, доказывающий квалификацию сотрудника.

Как видите, трудовая книжка не указана, так как человек в первый раз трудоустраивается, работодатель ему ее предоставляет. Так что задумываться гражданину, устраивающемуся на предприятие в первый раз, где именно можно приобрести трудовую книжку не нужно. Приходите на предприятие без нее.

Нарушение закона

Если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку человеку, впервые трудоустраиваемому на предприятие, то он нарушает ТК. Некоторые руководители вообще отказывают заключать трудовой договор по причине отсутствия 

деловых бумаг. И что делать сотруднику? Где же тогда ему купить трудовую книжку? Идти в магазин или киоск, а может сразу в прокуратуру, пусть компания ответит за свои слова и действия. Между прочим, по закону могут приостановить деятельность компании на 90 дней, либо оштрафовать. На каждом предприятии должны иметься новые трудовые книжки и вкладыши к ним. Так что если вы первый раз устраиваетесь на работу, не бойтесь сказать руководству, что это именно его обязанность предоставление книжек. Впоследствии из зарплаты работника вычтут сумму за получения документа или он может заплатить в день оформления на работу.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

Покупаем бланки трудовых книжек

В статье рассматриваются порядок приобретения трудовых книжек работодателем, порядок учета чистых бланков и выдачи их работникам.

Общие правила работы с трудовыми книжками

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатели (в том числе и индивидуальные предприниматели) обязаны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае если работа в этой организации является для сотрудника основной. Другие положения закона (например, ст. ст. 65, 84.1 ТК РФ) вменяют в обязанность работодателю при заключении трудового договора с работником впервые оформить ему трудовую книжку, а при прекращении трудового договора — выдать документ работнику. Кроме того, ч. 5 ст. 65 ТК РФ дает возможность гражданину обрести утраченный документ, сделав заявление о выдаче новой трудовой книжки по новому месту работы.

Как видно, работодатель всегда должен иметь определенный запас чистых бланков для оформления трудовой книжки впервые поступающим на работу; лицам, утратившим документ; лицам, запрашивающим выдачу дубликата или вкладыша. Этому обязывает и п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативно-правовыми актами трудового законодательства. Важнейшими среди них являются:

• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225 и Правила ведения трудовых книжек);
• Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).

И если первый документ Правительства РФ дает общие правила работы с трудовыми книжками, то Минтруд России детализирует эти правила, снабжая их примерами.

Поскольку трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчетности, то и закупать бланки необходимо лишь у уполномоченных производителем трудовых книжек организаций. Их перечень можно найти на сайте производителя — www.goznak.ru. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением «Гознак».

Приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должно отражаться на балансе организации на специальном счете.

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным поставщиком. Этого требует п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках». Именно по этой причине неправомерно поступают те работники кадровых служб, которые рекомендуют работнику приобрести чистый бланк самостоятельно и принести его для дальнейшего заполнения. Эту позицию разделяют и суды (см., например, Определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).

Покупка чистого бланка трудовой книжки или бланка вкладыша самим работником противоречит законодательству, что влечет невозможность его отражения в данных бухгалтерского учета, а значит, и в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Форма такой книги утверждена Постановлением N 69.

Работник кадровой службы должен знать, что согласно п. 41 Правил ведения трудовых книжек этот журнал учета ведет не отдел кадров, а бухгалтерия. В связи с этим во избежание споров рекомендуем назначить ответственное лицо приказом, а также распределить полномочия по работе с трудовой книжкой сотрудников службы персонала и бухгалтерии.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью «Радуга» (ООО «Радуга»)

23 января 2013 г. N 13 Москва

Приказ об упорядочении работы с трудовыми книжками

С целью соблюдения законодательства о порядке обращения с трудовыми книжками

Приказываю:

1. Назначить бухгалтера Копылову А.И. ответственной за ведение учета чистых бланков трудовой книжки и вкладыша в нее по установленным правилам, за своевременное отражение закупок партий трудовой книжки и (или) вкладышей в нее в данных бухгалтерского и налогового учета.
2. Назначить начальника службы персонала Зорину М.Т. ответственной за координацию действий по своевременной закупке чистых бланков трудовой книжки.
3. Назначить менеджера по персоналу Назарову М.Н. ответственной с правом подписи за ведение и учет трудовых книжек работников, правильное внесение в них записей, своевременную выдачу документа работникам при увольнении.

Генеральный директор
ООО «Радуга» М.С. Бурмистров

Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет заниматься трудовыми книжками в период отсутствия ответственного (служебная командировка, отпуск, болезнь, другое отсутствие на работе).

Трудовая книжка защищена от подделок

Произведенные ФГУП «Гознак» бланки трудовых книжек образца 2004 г. распространяются через предприятия, которые смогут обеспечить условия, соответствующие требованиям изготовителя к заказчикам защищенной полиграфической продукции. Эти требования предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. «Гознак» заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей к ним.

При изготовлении новых бланков трудовой книжки используются современные полиграфические технологии, специальное оборудование, а также усилена защищенность от подделок. Разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». В печати применены сложные графические сетки, ирисовая печать.

Новая серая трудовая книжка теперь сшита защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов. В новой трудовой книжке 44 страницы, ее размер совпадает с размером паспорта. Как и прежде, она состоит из двух частей — собственно трудовой книжки и вкладыша в нее. Обложка стала серой (прежде она была зеленой), и на ней появился отпечатанный фольгой герб России. Вкладыши нового образца имеют 36 листов и исполнены так же, как и трудовая книжка. У вкладыша — бумажная обложка серого цвета. Графы трудовой книжки изготовлены в соответствии с новой утвержденной формой.

Почему бухгалтеры не любят трудовые книжки

Если при проверке трудовая инспекция обнаружит отсутствие трудовой книжки на какого-либо постоянного работника, организацию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.

Где и как можно купить трудовую книжку

Наказание по этой статье закона может грозить и в случае отсутствия приходно-расходной книги (для чистых бланков) или книги учета движения трудовых книжек (для действующих книжек), а также ошибки в их оформлении.

Логика законодателя такова, что поскольку учетом чистых бланков занимается бухгалтерия, а кадровик подает заявку на выдачу бланка бухгалтеру, ответственному за учет чистых бланков документа, то храниться купленные чистые бланки должны в бухгалтерской службе.

Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее — это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Записи в книгу вносят сразу после получения бланков от распространителя с указанием серии и номера каждого бланка. Надо также не забыть перечислить товаросопроводительные документы (накладные и пр.), а также стоимость покупки партии чистых бланков.

Ввиду того что в бухгалтерском учете нет однозначного ответа на вопрос, как правильно учитывать купленные бланки <1>, то надо признать, что бухгалтеры очень неохотно берутся за ведение книги учета бланков или стремятся упростить учетную форму. Но надо знать, что неправомерно вести учет как чистых, так и заполненных бланков трудовой книжки в «самодельном» варианте, не по установленным формам.

<1> Подробнее см. .

И бухгалтерскому работнику, и кадровому надо иметь в виду, что названные выше журналы учета тоже имеют длительные сроки хранения. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним хранится 75 лет, книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним хранится 5 лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Обе книги учета — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Таковы требования закона (п. 41 Правил ведения трудовых книжек).

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка. Необходимо помнить, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.

Как заказать бланки

Как мы уже знаем, работники отдела кадров должны все время иметь четкое представление о том, какое количество чистых бланков им нужно ежемесячно. Таким образом, заключая договор с распространителем трудовых книжек, надо не забыть просчитать, сколько может понадобиться в ближайшее время чистых бланков вкладышей.

Вшивать вместо бланка вкладыша в трудовую книжку бланк самой трудовой книжки недопустимо. Размер платы за приобретение чистых бланков определяют расходами на приобретение бланков. И эти расходы в конечном итоге возмещает работник, как бы «выкупая» бланк для себя. Вот почему недопустимо продавать работнику чистый бланк по цене выше той, за которую он был приобретен.

Но есть случаи, когда чистые бланки трудовых книжек предоставляют сотрудникам бесплатно, например если трудовые книжки массово повреждены в результате чрезвычайного происшествия: пожар, наводнение, беспорядки и др. (п. 34 Правил ведения трудовых книжек). Или другой случай: бланк испорчен не по вине работника (например, сотрудником кадровой службы при заполнении). Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них не должны заполняться в дальнейшем: они списываются по акту.

Примерная форма

Утверждаю
Руководитель предприятия
(учреждения, организации)
«__» ____________ 20__ г.
М.П.
Акт
«__» __________ 20__ г. Город _________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать должность, фамилию, имя и отчество)
Составлен настоящий акт в том, что за период с «__» ___________ 20__ г.
по «__» __________ 20__ г.
___________________________________________________________________________
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
испорчено _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать подробную причину порчи)
«___» штук ________________________________________________________________
(указать прописью)
бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) _____________________________
(перечислить серию и
___________________________________________________________________________
номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней))
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
на ________________________________ языке, которые «__» __________ 20__ г.
(название языка)
уничтожены путем сожжения.
Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или
вкладышей к ним) с подотчета ______________________________________________
(полное наименование предприятия,
___________________________________________________________________________
учреждения или организации)
Подписи

Итак, трудовые книжки должны иметь легальное происхождение. Закупкой чистых бланков не обязательно должен заниматься работник службы персонала: закон таких условий не оговаривает.

Потому закупкой может заниматься то же лицо, которое, скажем, обеспечивает организацию канцелярскими принадлежностями.

Чтобы забрать трудовые книжки у поставщика, уполномоченное лицо должно предъявить доверенность. Очень важно создать и оформить такой документ правильно, в противном случае передача не будет произведена. И такая доверенность оформляется не на фирменном бланке предприятия, а по установленной форме.

Когда передача товара состоялась и произведены взаиморасчеты, бланки помещаются в сейф. После чего сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в компании (а это, как правило, кадровик), по заявке получает необходимое количество бланков.

Примерный образец

23.02.2012 Бухгалтеру ООО «Радуга»
А.И. Копыловой

ЗАЯВКА на выдачу бланков трудовых книжек

Прошу выдать бланк трудовой книжки для сотрудника Михайлова В.В. по причине утери им трудовой книжки после увольнения с предыдущего места работы.

Менеджер по персоналу М.Н. Назарова

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме.

Примерный образец

ОТЧЕТ об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них за январь 2013 г.

1. Количество бланков трудовых книжек и вкладышей на начало месяца — 0.
2. Количество полученных бланков:

• трудовые книжки — 4 (четыре) с серийными номерами: ТК-IV N N с… по…;
• вкладыши в трудовые книжки — 0.

1. Количество использованных бланков трудовых книжек — 2 (два):

• ТК-IV N… выдана Данилину А.Н. — стоимость подлежит удержанию;
• ТК-IV N… испорчен при заполнении (акт об уничтожении от 11.01.2013 N 1).

1. Количество бланков трудовых книжек на конец месяца — 2 шт. (ТК-IV N…).

Менеджер по персоналу М.Н. Назарова

Библиографический список

1. Сафарова Е., Цивилева Е. Трудовая книжка: покупаем, оформляем, учитываем // Бухгалтерия и кадры. 2008. N 2.
2. Будакова Н.И. Отражаем в учете приобретение и выдачу трудовых книжек // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2008. N 7.
3. Кошелькова О.Е. Трудовая книжка и вкладыш в нее: учитываем и списываем // Отдел кадров коммерческой организации. 2011. N 7.
4. Беляев А. Учет трудовых книжек, военных билетов и иных удостоверений личности // Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение. 2009. N 4.

С.Борисова

Менеджер по персоналу

ООО «Элана-Логистик»

Вкладыш в трудовую книжку — кто должен покупатьего? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

За чей счет приобретается бланк?

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

Скачать форму вкладыша

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком.

Как приобрести трудовую книжку

Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

За чей счет приобретается бланк?

Скачать форму трудовой книжки

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает…

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

1. Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает. Скачать форму дубликата
2. Если в результате чрезвычайной ситуации произошла массовая утрата трудовых книжек (п. 34 Правил). Поскольку вкладыш вшивается в книжку и отдельно от нее не заполняется (п. 38 Правил), при утрате книжек, разумеется, утрачиваются и вкладыши. В этой ситуации работнику выдается дубликат документа, а расходы за такую выдачу ложатся на работодателя.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша, так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.