Проводки по списанию ГСМ

Кравченко Е., эксперт журнала

Журнал «Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение» № 2/2019

2018 год, а за ним и 2019-й оказались щедры на изменения в бухгалтерском учете учреждений госсектора – это и стандарты учета, и новый порядок применения КОСГУ, скорректированные учет и отчетность. Поток новаций лишил бухгалтеров уверенности в правильности своих действий и заставил искать подводные камни даже там, где, казалось бы, все давно изучено. Есть ли изменения в учете ГСМ в 2019 году, расскажем в статье.

Варианты оплаты ГСМ.

Их всего два: за наличный расчет либо безналичным образом. Причем под наличными расчетами мы будем понимать не только расчеты «наличкой» – купюрами или монетами, но и зарплатной картой сотрудника, которому выдали деньги под отчет. Закупка ГСМ подобным образом технически неудобна и несет в себе риск нарушения ограничений при закупке у единственного поставщика, поэтому к этому способу оплаты учреждения прибегают крайне редко (в случае внеплановых закупок).

Безналичный способ оплаты в соответствии с условиями заключенного договора (контракта) на поставку ГСМ гораздо более популярен, и далее мы будем рассматривать вопросы приобретения ГСМ путем заключения договора (контракта).

Особенности заключения контракта в свете последних изменений законодательства.

Крайне редко учреждение при заключении контракта точно знает, какое количество топлива будет потреблено, обычно при закупке можно спланировать лишь сумму, направленную на эти цели, а потребляемый объем складывается уже по факту. С другой стороны, учреждению нет смысла покупать бензин в большем количестве, чем это необходимо, поэтому указать твердую цену контракта также не всегда возможно ввиду высокой волатильности цен на топливо. В то же время Закон № 44-ФЗ требует, чтобы при заключении контракта в нем отражалась твердая цена, действующая в течение всего срока исполнения контракта (ч. 2 ст. 34).

Исключения из этого правила предусмотрены Постановлением Правительства РФ № 19, редакция которого от 31.03.2018 была дополнена возможностью не указывать твердую цену контракта при закупках моторного топлива, включая автомобильный и авиационный бензин. В этом случае в документации о закупке приводят формулу цены и максимальное значение цены контракта.

Закупка бензина для автотранспорта подпадает под действие еще одного подзаконного акта, а именно Распоряжения Правительства РФ от 21.03.2016 № 471-р «О перечне товаров, работ, услуг, в случае осуществления закупок которых заказчик обязан проводить аукцион в электронной форме (электронный аукцион)». Как ясно из названия данного документа, заказчик-учреждение, закупая топливо, обязан проводить закупку в форме электронного аукциона, и в этом случае в документации о закупке можно не указывать твердую цену контракта.

Кроме электронного аукциона, бензин еще можно закупать способами, объявленными в ч. 2 ст. 59 Закона № 44-ФЗ:

• запрос котировок (в том числе электронный);

• запрос предложений (в том числе электронный);

• закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

Документация о закупке составляется и в случае проведения закупки путем запроса предложений, что также позволит обойтись указанием максимальной цены контракта и формулы цены. А при закупке путем запроса котировок или у единственного поставщика контракт на закупку должен содержать условие о том, что цена контракта является твердой и определяется на весь срок исполнения контракта.

Несколько слов скажем о предстоящих изменениях в закупках у единственного поставщика. С 1 марта 2019 года федеральные органы исполнительной власти и их подведомственные федеральные казенные учреждения должны осуществлять закупки для обеспечения государственных и муниципальных нужд в соответствии с п. 4, 5 и 28 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ с использованием единого агрегатора торговли «Березка» (см. Распоряжение Правительства РФ от 28.04.2018 № 824-р «О создании единого агрегатора торговли»). Пока данное требование при закупках малого объема распространяется на федеральные органы власти и подведомственные им казенные учреждения, на уровне регионов и муниципальных образований подобный порядок регулируется решениями органов власти соответствующего уровня, но нельзя исключить возможность распространения со временем этого требования на всех участников, осуществляющих закупки по нормам Закона № 44-ФЗ.

Возвращаясь к расчету максимальной цены контракта и ее формулы, отметим, что он должен производиться одним из методов, определенных ст. 22 Закона № 44-ФЗ и Методическими рекомендациями Приказа Минэкономразвития РФ № 567. При закупке топлива наиболее обоснованно применение метода сопоставимых рыночных цен.

Формула расчета цены закупки законодательно не установлена (см. Письмо Минфина РФ от 11.05.2018 № 24-03-08/31865), заказчик обязан самостоятельно установить подлежащую использованию формулу цены. Полагаем, в проект контракта целесообразно включить условие, что цена литра топлива не должна превышать его цену, определенную в ходе аукциона. То есть в контракте будут обозначены три ценовых составляющих:

• максимальная цена контракта;

• формула цены контракта;

• предельная (максимальная) цена единицы поставки (литра бензина).

Получение бензина и расчеты с поставщиком.

Непосредственно получение топлива производится по топливным картам – этот способ реализации уже прочно закрепился в применении. Возможные варианты заправки по картам уточняются в контракте на поставку (например, карта может иметь месячный или суточный лимит, установленный в денежном или бензиновом объеме). Карта дает возможность заправиться как на АЗС поставщика по контракту, так и на заправках его партнеров. Перечень доступных заправок, их расположение и иная необходимая информация указываются в приложениях к контракту.

Сама карта передается в учреждение согласно условиям контракта, но продолжает являться собственностью компании, выпустившей ее. Карты передаются в учреждение в течение срока, указанного в контракте; их количество, стоимость замены, порядок возврата также определяются условиями контракта. Передача оформляется актом приема-передачи с обязательным указанием номеров карт.

Так как транспортная карта является собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг (об отгруженных объемах топлива), она не признается самостоятельным объектом бухгалтерского учета, учитываемым на балансовых счетах учреждения (Письмо Минфина РФ от 02.10.2018 № 02-07-10/70752). Для целей оперативного (забалансового) учета карт законодатель рекомендует использовать забалансовый счет, открываемый по аналогии со счетом 03 «Бланки строгой отчетности». Применяемый забалансовый счет закрепляется в учетной политике учреждения. Карты принимаются к учету в условной цене (один рубль за карту), поскольку, как правило, цена контракта не включает в себя стоимость изготовленных в рамках контракта топливных карт. Однако, если топливная карта была утеряна, за новую карту учреждение будет вынуждено заплатить.

Хранение указанных транспортных карт организуется учреждением самостоятельно без проставления записи «Фондовый».

Для примера рассмотрим особенности отражения бюджетным учреждением операций по движению топливных карт.

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Получены топливные карты в количестве, указанном в контракте (20 шт.)
Карты выданы водителям
Карты закреплены за каждым водителем (операция производится по каждой карте)
Карта утеряна водителем
Отражены расходы на изготовление новой топливной карты	0 109 00 226	0 302 26 730*
Произведена оплата изготовления топливной карты	0 302 26 830*	0 201 11 610
Принята к учету полученная от поставщика топливная карта
Карта выдана водителю
Карта закреплена за водителем
Карты собраны у водителей для передачи поставщику по завершении срока действия контракта (операция производится по каждой карте)
Карты возвращены поставщику

*Детализация КОСГУ (увеличение-уменьшение кредиторской задолженности) указывается в соответствии с Порядком применения классификации операций сектора государственного управления, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н).

Порядок расчетов за полученный бензин указывается в контракте. Чаще всего оплата производится в конце месяца на основании товарных документов, выставленных поставщиком (товарной накладной, счета-фактуры, счета на оплату, а также реестра операций, произведенных по топливным картам, – количество и стоимость полученного бензина по каждой карте в течение расчетного месяца). Как правило, топливные карты не являются именными, и бензин отпускается любому лицу, предъявившему карту и набравшему верный ПИН-код карты на оборудовании АЗС, после чего обязательства поставщика по поставке товара (бензина) считаются надлежаще исполненными. В свою очередь, у заказчика появляются обязательства по приемке – подписание товарной накладной на товары и их оплату.

Контрактом может быть предусмотрена и авансовая система оплаты, однако размер аванса по закупке ГСМ не может превышать 30 % цены контракта (п. 18 Постановления Правительства РФ № 1496). Нужно ли при оплате аванса указывать конкретные суммы, предназначенные для зачисления на ту или иную карту? На наш взгляд, это излишне: оборудование, имеющееся в распоряжении сети заправочных станций, позволяет осуществлять контроль за расходованием средств по карте без участия заказчика, поэтому в назначении платежа аванса достаточно отразить реквизиты контракта.

Отгрузка топлива по карте подтверждается чеком – на нем указываются дата и время операции, номер карты, номер терминала, количество и ассортимент приобретенного топлива, справочная информация о цене и стоимости топлива. Чек заправки ГСМ является документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни – переход права собственности на нефтепродукты (факт отгрузки ГСМ) при осуществлении факта поставки, основанием принятия к учету материальных запасов – ГСМ. Но его применение необходимо утвердить учетной политикой учреждения, и для этого чек должен соответствовать требованиям к первичному учетному документу, установленным Законом о бухучете.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата его составления;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, совершивших сделку, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Требования к форме и составу реквизитов чека могут быть пре­дусмотрены условиями контракта.

Тогда сводный документ поставщика – товарная накладная – уже не порождает бухгалтерские записи принятия к учету материальных запасов, а служит элементом контроля полноты отражения в учете поступивших материальных запасов (см. Письмо Минфина РФ от 29.08.2018 № 02-06-05/61767).

Бухгалтерские записи принятия к учету топлива на основании чеков АЗС будут следующими:

	Дебет	Кредит
Перечислен аванс по контракту на поставку ГСМ	0 206 34 560	0 201 11 610 0 304 05 343*
Принят к учету отпущенный в течение месяца бензин на основании авансовых отчетов, составленных водителями	0 105 33 343*	0 208 34 660
Отражена кредиторская задолженность перед поставщиком на основании авансовых отчетов водителей	0 208 34 560	0 302 34 730
Произведен зачет аванса	0 302 34 830	0 206 34 660
Оплачен бензин, отпущенный за месяц, с учетом ранее уплаченного аванса	0 302 34 830	0 201 11 610 0 304 05 343*

*Детализация КОСГУ предусмотрена Порядком 209н.

Расходование ГСМ.

Как и ранее, отражение в учете расходования ГСМ должно подтверждаться путевым листом, соответствием расхода бензина установленным нормам.

Путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Порядок его заполнения утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152).

Отметим, что Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н не содержит положений, утверждающих обязательное применение путевого листа и его форму, однако сам Приказ № 152 такое требование содержит: обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (ч. 2 разд. I Приказа № 152). Следовательно, учреждению необходимо указать на применение документа – путевого листа в своей учетной политике в редакции, предусмотренной Приказом № 152.

С конца 2017 года путевой лист дополнен информацией о дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а бухгалтерскую службу интересуют в первую очередь показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо). Кроме того, путевой лист может быть дополнен такой информацией о движении горючего, как:

• остаток при выезде;

• остаток при возвращении;

• выдано по заправочному листу;

• расход по норме;

• расход фактический.

Для целей исчисления налога на прибыль расходы ГСМ не нормируются, нормы расхода применяются для целей бухгалтерского учета затрат на топливо в организациях автомобильного транспорта в соответствии с Инструкцией по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утвержденной Приказом Минтранса РФ от 24.06.2003 № 153. Сами же нормы установлены Распоряжением Минтранса РФ № АМ-23-р. Практика проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждений государственного сектора заставляет применять указанные нормы для целей бухгалтерского учета в том числе государственными (муниципальными) учреждениями.

С 20 сентября 2018 года Распоряжение Минтранса РФ № АМ-23-р позволяет определять базовую норму расхода топлива для легковых автомобилей не только по таблицам Минтранса, но и по данным завода-изготовителя, которые он получил в соответствии с международными требованиями WLTP или по правилам приложения 6 к Правилу ООН № 101 (в этом случае нужно добавлять поправочный коэффициент KHs).

Учреждение рассчитывает норму расхода ГСМ, исходя из условий эксплуатации транспорта, с учетом поправочных коэффициентов и надбавок, предусмотренных рекомендациями из Распоряжения Минтранса РФ № АМ-23-р, и утверждает ее приказом или распоряжением руководителя. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены лично под подпись.

Если фактический расход топлива превысил расход топлива, рассчитанный по норме Минтранса, то списание указанного превышения (перерасхода) производится по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях, в определенной местности (см. Письмо Минфина РФ от 08.07.2011 № 02-06-10/3056). В этом случае учреждение путем контрольных замеров, проведенных комиссией учреждения или специализированной организацией, может установить нормы расхода, превышающие нормы расхода топлива из Распоряжения № АМ-23-р. Нормы, установленные расчетным путем, утверждаются распоряжением руководителя учреждения. Если же и расчетные нормы были превышены, то списание ГСМ сверх установленных в учреждении норм должно осуществляться по аналогичным правилам – при наличии объективных причин и по решению руководителя учреждения.

Вопросам заполнения путевых листов и установления норм расхода ГСМ в учреждении посвящено немало специализированных материалов, повторять которые нецелесообразно. Мы лишь хотели напомнить порядок документального оформления списания ГСМ и обратить внимание на последние законодательные изменения и уточнения в данной части. Подытоживая, можем утверждать, что значительные изменения отсутствуют.

В бухгалтерском учете списание ГСМ оформляется актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). При этом в учетной политике необходимо закрепить способ списания ГСМ: по фактической стоимости единицы запасов или по средней фактической стоимости. Полагаем, средняя стоимость предпочтительнее, поскольку позволяет не учитывать изменения цен.

Списание топлива по нормам, утвержденным в учреждении, отразится проводкой:

Дебет счета 0 109 00 272, 0 401 20 272

Кредит счета 0 105 33 443

* * *

Бухгалтерский учет движения ГСМ в 2019 году не изменился, операции поступления и списания топлива отражаются по правилам, установленным законодателем инструкциями по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета. Изменения коснулись смежных операций – процедур заключения контрактов на поставку, а также правил заполнения документов-оснований для списания ГСМ.

Время чтения: 5 минут

Предприятию не всегда выгодно содержать свой автопарк. Его наличие вызывает необходимость решать большое количество вопросов, связанных с документальным оформлением, а также с материальными затратами. По этой причине аренда автомобилей – оптимальное решение транспортной проблемы фирмы. Но и здесь свои сложности. Важное значение имеет статус собственника автотранспорта – компания, ИП или физическое лицо. Ну и, конечно, вопрос, как происходит списание ГСМ на арендованный автомобиль, тоже требует определённых знаний.

Что такое аренда автотранспорта

Вопрос аренды авто регулируется ст. 606 Гражданского кодекса РФ. В частности, в ней говорится, что арендодатель за плату обязуется предоставить арендатору во временное пользование своё имущество. То, что таковым может быть транспортное средство (ТС), указано в п.1 ст. 607 ГК РФ. При этом доходы, полученные нанимателем от аренды автомобиля являются его собственностью.

В ст.608 ГК РФ оговаривается, что право сдавать машину внаём имеет её официальный владелец либо уполномоченное им лицо. Из ст. 609 ГК РФ следует, что при аренде ТС предприятием договор необходимо заключать в письменной форме. При этом конкретный срок действия арендного соглашения может не указываться. Тогда каждый участник сделки имеет право разорвать договор. Для этого необходимо за 1 месяц уведомить о своём намерении другую сторону.

У кого может арендовать автомобиль юрлицо

Брать в аренду ТС юридическое лицо может у предприятий с различной формой собственности и у физлиц. В первом случае взаиморасчёты производятся в рамках заключённого между фирмами договора аренды автотранспорта. Соответственно, вопросы, как учитываются затраты на аренду ТС при расчёте фискальных сборов, а также то, как списываются ГСМ, в бухгалтериях предприятий обычно не возникают.

Что же касается аренды машин у физических лиц, то здесь имеются 2 варианта, позволяющие определить сторону, ответственную за оплату установленных сборов, и, следовательно, вид и размер ставок налогообложения. Рассмотрим их кратко:

• Заключён договор аренды ТС между физлицом, не имеющим статуса ИП, и предприятием. Тогда в качестве налогового агента выступает учреждение, взявшее внаём машину у физического лица.
• Договор аренды ТС оформлен между учреждением-арендатором и арендодателем, являющимся сотрудником организации и использующим ТС в служебных целях. В таком случае компенсация предусматривает погашение стоимости ремонта, техобслуживания, износа, горюче-смазочных материалов.

Читайте об аренде авто юридическими лицами у физических.

Учет расхода ГСМ арендованным автотранспортом

Горюче-смазочные материалы включают:

• сжатый природный газ, сжиженный нефтяной газ, дизельное топливо, бензин;
• смазочные материалы – трансмиссионные, моторные, специальные масла, а также пластичные смазки;
• жидкости специального предназначения – охлаждающие и тормозные.

Статья 636 ГК РФ возлагает обязанность по оплате ГСМ на арендатора.

При этом учет расхода бензина арендованного автомобиля осуществляется так:

1. Подотчётное лицо (обычно это водитель) предоставляет в бухгалтерию в установленные сроки авансовый отчёт.
2. К этому документу должны быть приложены чеки контрольно-кассовых аппаратов АЗС на приобретённое за наличные денежные средства высокооктановое или дизельное топливо.

В отечественном законодательстве можно найти ещё один ответ на вопрос, как учитывать ГСМ, – на основании путевых листов. Впрочем, существует другой, не противоречащий закону вариант. Речь о нём пойдёт ниже.

Пройдите социологический опрос!

Порядок списания ГСМ на арендованную машину

Типовой договор аренды предусматривает, что все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, принимает на себя арендатор, в том числе покупку ГСМ. В частности, списание дизтоплива за месяц при его приобретении водителем за наличные проводится бухгалтерией следующим образом:

• дебет 71 счёта «Расчёты с подотчётными лицами»;
• кредит 50 счёта «Касса» – водитель получил деньги;
• дебет счёта № 10-3-3 «Топливо находится в баках»;
• кредит 71 счёта «Топливо оприходовано»;
• дебет 20 счёта «Основное производство»;
• кредит счёта № 10-3-3 «Деньги зачислены».

Вопрос, как списывать бензин, решается в том же порядке.

Нередко бывает, что для повседневной деятельности компании своего парка автотранспорта хватает, но приходится нанимать автотехнику для отдельных нужд. Договором это оформляется не всегда, просто арендуется ТС, заправляется топливом (или выдаются наличные на его покупку), а после того, как задача будет выполнена, у хозяина автотранспорта остаётся путевой лист. Вместе с тем по ст.252 НК РФ требуется, чтобы отчет об аренде автотранспорта содержал данные о расходах на горючее и затратах по найму автомобиля. Кроме того, следует знать, что даже разовая сделка должна заключаться в письменной форме. В противном случае, если в себестоимость продукции будут включены понесённые расходы, налоговики выскажут претензии.

Нормативы расходования автомобильного топлива

Нормативные данные позволяют:

• списывать дизельное или высокооктановое топливо со счетов учреждений в соответствии с законодательством;
• вести учёт затрат на горючее;
• контролировать перерасход топлива.

В отношении компании, не предоставляющей автотранспортные услуги, но использующей арендованное или состоящее на балансе ТС, ограничительные нормативы в этом плане не предусмотрены.

Для плательщиков налога на прибыль действует правило: списывать затраты на ГСМ допускается, исходя из их фактического расхода.

Однако тот, кто платит за бензин свои, а не бюджетные средства, в конце концов приходит к выводу, что такие нормативы нужны прежде всего для компании. Тогда руководитель будет знать объём реальных затрат топлива на деловые поездки. Да и экономически обосновать расходы на топливо при проверке будет проще с помощью нормативов. Для конкретики рассмотрим вопрос, как установить эти показатели для легковых автомобилей. Процедура расчета ограничительных нормативов включает следующие этапы:

1. Определение базовой нормы. Делается это такими способами:
   • по нормативам Минтранса. Это метод используется чаще всего;
   • учитывается расход топлива, указанный заводом-изготовителем в техдокументации на ТС;
   • самостоятельное проведение контрольных замеров.
2. Установка коэффициентов/надбавок. К наиболее востребованным относятся такие коэффициенты:
   • «Городской”. Например, если в населённом пункте проживает более 5 млн человек, применяется коэффициент, достигающий 35%;
   • «Возрастной”. На автомобиль с пробегом более 100 тыс. км или старше 5 лет разрешается применять коэффициент, равный 5%;
   • «Зимний”. Устанавливается в зависимости от климатических особенностей региона и колеблется в пределах 5–20%.
3. Подсчёт итоговой (рабочей) нормы. Для этого используется такая формула:

РН= БН×(1+ СКН), где

РН – искомый параметр – рабочая норма;

БН – базовая норма;

СКН – сумма коэффициентов/надбавок (в долях).

Необходимо знать, что при определении базовой нормы путем самостоятельных замерхов применять повышающий коэффициент «Возрастной” нецелесообразно. Это же касается и показателя «Зимний», если замеры проводились в холодную пору года.

Можно ли списать ГСМ на арендованное авто без путевого листа

Списывается ли ГСМ на арендованную машину? Да, в том числе при аренде автомобиля без экипажа. Но только при наличии приказа руководителя предприятия об утверждении норм расхода топлива (см. предыдущий раздел статьи). Осуществляется списание обычно ежемесячно ответственным лицом – например, материальным бухгалтером.

Как компенсируются расходы на топливо, связанные с использованием личного автомобиля сотрудника

В ст. 188 Трудового кодекса сказано, что работнику использовавшему «личное имущество с согласия работодателя и в его же интересах, выплачивается компенсация за материалы, связанные с эксплуатацией этого имущества. Размер подлежащих возмещению расходов определяется трудовым договором, выраженным в письменной форме». Таким образом, возможна компенсация бензина сотрудникам без аренды транспортного средства – если условия для выплаты возмещения детализированы в трудовом соглашении.

Как рассчитывается списание ГСМ на арендованный автомобиль

Приведём пример со следующими условиями:

• автомобиль ГАЗ-24-10;
• норма потребления топлива -13 л/100 км;
• регион эксплуатации находится на высоте 300-800 метров. Поправочный коэффициент – 5%;
• пробег – 287 км.

Сначала вычисляем рабочую норму:

РН = 13× (1+.0,05) = 13,65л/100 км

Затем умножаем РН на пробег (ПР). В итоге получаем:

С = РН×ПР= 13,65×287 /100= 39,7 л

То есть на таких условиях списанию (буква С в формуле) подлежит 39,7 литров бензина.

В настоящее время часто применяется практика учёта ГСМ на арендованное ТС по путевым листам. Обойтись без них при списании можно, если на предприятии действует приказ о нормах расхода топлива. Брать за основу допускается как базовые значения этого показателя для конкретной марки ТС, установленные Минтрансом, так и данные, рассчитанные специалистами организации по общепринятой методике. Работнику фирмы, который при выполнении своих должностных обязанностей использует личный автотранспорт, затраты на горюче-смазочные материалы компенсируются при условии, что это требование зафиксировано в трудовом соглашении.

Любое предприятие, имеющее в своем распоряжении автотранспорт и использующее его в производственных целях, должно позаботиться о надежном механизме учета ГСМ (горюче-смазочные материалы). В статье мы на примерах разберемся в специфике отражения операции с горюче-смазочные материалами и рассмотрим основные бухгалтерские проводки.

Общие положения

ГСМ в учете отражают на счете 10. В зависимости от местонахождения горюче-смазочных материалов используют такие группы аналитического учета:

• ГСМ на складе;
• оплаченные талоны;
• топливо в баках.

Приобретение ГСМ по талонам

ООО «Автолюбитель» в марте 2020 приобрело талон на бензин стоимостью 1020 руб., НДС 156 руб. Талон был выдан водителю Кондратьеву А.К., который приобрел по талону 60 л бензина (17 руб./литр), НДС 9,15 руб. По итогам марта 2020 бензин в количестве 60 л был израсходован.

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
60	51	Перечислены средства в счет оплаты талона на бензин	1020 руб.	Платежное поручение
10 Талоны полученные	60	Оприходование талона на бензин (60 л)	864 руб.	Расходная накладная
19	60	Отражение НДС по приобретенному талону	156 руб.	Расходная накладная
10 Талоны выданные	10 Талоны полученные	Талон выдан водителю Кондратьеву А.К.	864 руб.	Книга учета движения талонов
10 Бензин в бензобаках	10 Талоны выданные	Бензин, заправленный в банк, оприходован в учете	864 руб.	Чек АЗС, отрывной купон к талону
68 НДС	19	НДС к вычету	156 руб.	Счет-фактура

Использование и списание ГСМ

В декабре 2015 ООО «Юпитер» был приобретен бензин в количестве 115 литров по цене 41 руб./л без НДС. На начало месяца в учете ООО «Юпитер» числилось 35 литров бензина той же марки по средней себестоимости 43 руб./л. Для заправки автомобиля было выдано 45 л бензина.

Средняя себестоимость списания за декабрь 2015 — 42 руб. (115 л * 41 руб. + 35 л * 43 руб.) / (115 л + 35 л).

Списание ГСМ на ООО «Юпитер» осуществляется по установленным нормам. Норма расхода для данного автомобиля составляет 8 км., поправочный коэффициент — 10%. Согласно путевому листу, в декабре 2015 было пройдено 110 км.

Расход бензина в декабре — 9,68 л (0,01 * 110 * 8 * (1 + 0,01 * 10).

Сумма к списанию 407 руб. (9,68 л * 42 руб.)

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
10	60	Оприходован приобретенный бензин 115 л (41 руб. * 115 л)	4715 руб.	Расходная накладная
19	60	Отражен НДС по приобретенному бензину (4715 руб. * 18% / 100 %)	849 руб.	Счет-фактура
26	10	Списание ГСМ за декабрь 2015	407 руб.	Путевой лист

Недостача ГСМ

По итогам проведения инвентаризации на ООО «Гарант 1» была выявлена недостача ГСМ. Учетная стоимость ГСМ составила 1030 руб., рыночная стоимость — 1075 руб. Лицо, виновное в недостаче, было установлено — водитель Кондратьев А.К., который признал свою вину и дал согласие на погашение суммы недостачи за счет собственных средств. 01 сентября 2015 Кондратьев внес в кассу 750 руб. в счет погашения долга.

В учете ООО «Гарант 1» данные операции были отражены таким образом:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
94	10	Отражение стоимости недостачи ГСМ, выявленной при инвентаризации	1030 руб.	Инвентаризационная ведомость
73	94	Отнесение стоимости недостачи на виновное лицо Кондратьева А.К. (балансовая стоимость)	1030 руб.	Акт установления виновного лица
73	98	Отражение разницы между балансовой и рыночной стоимости ГСМ (1075 руб. — 1030 руб.)	45 руб.	Сличительная ведомость
50	73	Кондратьев А.К. погасил недостачу ГСМ через кассу	750 руб.	Приходный кассовый ордер
98	91/1	Включение в состав доходов разницы между рыночной и балансовой стоимостью недостающих ГСМ (45 руб. * (750 руб. / 1075 руб.)	31 руб.	Сличительная ведомость

Перерасход ГСМ

По итогам октября 2015 на ООО «Заря 1» был установлен перерасход потребления топлива на служебном автомобиле сверх установленных норм. Комиссией было установлено, что ГСМ были израсходованы сверх нормы по вине водителя Кондратенко П.К., в связи с чем было принято решение о взыскании суммы перерасхода в размере 2143 руб., НДС 327 руб. с виновного лица. Кондратенко внес сумму перерасхода в кассу.

В учете ООО «Заря 1» были отражены такие проводки:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
68 НДС	19/3	Восстановление вычета НДС	327 руб.	Акт комиссии
94	10/3	Отражение стоимости ГСМ, которые были израсходованы сверх нормы	1816 руб.	Акт комиссии
94	19/3	Отражение НДС от стоимости ГСМ, которые были израсходованы сверх нормы	327 руб.	Акт комиссии
73/2	94	Отнесение стоимости ГСМ на расчеты с водителем	2143 руб.	Акт комиссии
50	73/2	Стоимость ГСМ, израсходованных сверх нормы, внесена водителем Кондратенко П.К. в кассу	2143 руб.	Приходный кассовый ордер

Если вы используете любую программу КАМИН для расчёта заработной платы на платформе 1С:Предприятие 8, получите эту программу бесплатно.

Программа «1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0» предназначена для автоматизации учёта транспортных средств, горюче-смазочных материалов (ГСМ), шин, запчастей и аккумуляторных батарей (АКБ) в государственных, муниципальных и хозрасчётных организациях.

Программа работает на платформе «1С:Предприятие 8.3» в режиме управляемого приложения. Вы можете установить «1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0» на компьютер или сервер локальной сети, при необходимости организовав доступ пользователей через Интернет. Возможен учёт по нескольким организациям в одной базе данных.

Возможности программы

Для удобства все документы, справочники и отчёты сгруппированы в разделы по объектам учёта: ГСМ и запчасти, шины, АКБ. Вы можете скачать и установить программу и использовать ее в ознакомительном режиме 30 дней бесплатно. После покупки программы вы сможете продолжать в ней работу без потери внесенных данных.

Программа позволяет:

• вести учёт работы водителей и транспортных средств;
• задавать нормативы потребления ГСМ транспортными средствами в зависимости от сезона и типов трасс;
• вести учёт пробега автотранспортных средств;
• осуществлять ввод, выписку и обработку путевых листов;
• автоматически рассчитывать нормативный и фиксировать фактический расход топлива;
  • расчёт расхода топлива на каждую тонну груза на 100 км пробега
  • расчёт расхода смазочных материалов на 100 л израсходованного топлива
  • расчёт расхода ГСМ при оказании транспортных услуг
• вести учёт движения и контроль остатков ГСМ:
  • приобретение топлива за наличный и безналичный расчёт;
  • перемещение ГСМ между транспортными средствами;
  • списание ГСМ;
• вести учёт шин, запчастей, аккумуляторных батарей:
  • контролировать срок эксплуатации и износ;
  • фиксировать установку и снятие;
• вести учёт работы оборудования специальных автомобилей;
• вести учёт автотранспортных услуг:
  • устанавливать тарифы на услуги для каждого транспортного средства
  • рассчитывать стоимость выполненных работ
  • формировать «Справку для расчётов за выполненные работы (услуги)» (форму ЭСМ-7)
• вести учёт полисов ОСАГО, КАСКО
• формировать декларацию по транспортному налогу.

Интеграция с системой спутникового мониторинга транспорта TrackGPS

GPS / ГЛОНАСС мониторинг транспорта активно используется для решения бизнес-задач в транспортных компаниях, диспетчерских службах, на дорожной и строительной технике, в предприятиях широкого профиля.

В программе «1С-КАМИН:Учёт ГСМ и запчастей 2.0» реализована загрузка сведений о заправках и путевых листах для спутниковой системы мониторинга транспорта TrackGPS. Система TrackGPS позволяет отслеживать местоположения корпоративного транспорта и контролировать расход топлива, повышает эффективность работы служб логистики, диспетчеризации и контроля транспорта.

Учёт транспортных средств

Программа подходит для любых организаций, использующих транспортные средства: легковые и грузовые автомобили, автобусы, такси, специальные автомобили (строительные, пожарные, автокраны, тракторы).

В справочник «Транспортные средства» заносятся сведения об автомобиле (в том числе, марка/модель, тип транспортного средства, идентификационный номер, водитель/ механик, нормы и коэффициенты расхода ГСМ), а также регистрационные сведения, необходимые для заполнения декларации по транспортному налогу.

Учёт ГСМ

В программе можно рассчитывать расход топлива в зависимости от времени года, типа трассы и других параметров, указанных пользователем. Для этого в соответствующих справочниках вводятся нормы и коэффициенты расхода.

При расчёте с поставщиком горюче-смазочных материалов возможны два варианта оплаты: наличные денежные средства и безналичный расчёт (перевод денежных средств со счёта, талоны, топливные карты). Для каждого из этих вариантов предусмотрен отдельный документ.

Списание ГСМ производится одним из двух документов. Если топливо израсходовано транспортным средством во время служебных поездок, то списание горюче-смазочных материалов производится документом «Путевой лист». Для списания материалов по любым другим причинам (например, неисправность автомобиля, недостача) используется документ «Списание ГСМ».

В конфигурации имеется документ «Перемещение ГСМ», при помощи которого отражается факт передачи материалов от одного транспортного средства другому.

Путевой лист

Это основной первичный документ конфигурации, в котором учитываются:

• маршрут движения транспортного средства;
• пробег транспортного средства, расход топлива;
• расход смазочных материалов;
• работа водителя.

Из программы можно распечатать следующие формы путевых листов:

Можно также подключить свои печатные формы через механизм «Дополнительные отчёты и обработки».

В программе можно сформировать «Журнал учёта путевых листов» по выбранному водителю за указанный период.

Специальные автомобили

Документ «Путевой лист» позволяет вести учёт работы специального оборудования. В табличной части документа фиксируется тип работы (например, на объекте, на учениях), время работы специального оборудования, время работы специального оборудования при простое.

Учёт шин, запчастей и АКБ

В программе есть возможность вести учёт шин, запчастей, аккумуляторных батарей (АКБ) и контролировать срок их эксплуатации. В карточке указывается срок эксплуатации и ресурс в километрах. Факт установки и снятия шин, запчастей и АКБ фиксируется специальными документами. Для оценки текущего состояния данных объектов используются соответствующие отчёты.

Транспортная декларация

В программе можно заполнить налоговую декларацию по всем транспортным средствам, сформировать и распечатать унифицированную форму и выгрузить данные для отправки в налоговые органы.

Сравнение с предыдущей версией

	КАМИН:Учёт ГСМ для государственных учреждений. Версия 1.0	1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0
Где может использоваться	Только для государственных и муниципальных учреждений	Для любых организаций
Поставка	Как дополнение к конфигурации «1С:Бухгалтерия государствен-ного учреждения 8»	Как отдельная конфигурация
В программе ведётся учёт	ГСМ, водителей, ТС, работы специального оборудования	ГСМ, водителей, ТС, работы специального оборудования, а также учёт шин, запчастей, аккумуляторных батарей
Декларация по транспортному налогу	Формируется в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»	Формируется в самой программе по учёту ГСМ
Вид приложения	Обычное приложение	Управляемое приложение, с которым можно работать через Интернет

Сравнение функционала учета ГСМ и запчастей в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0» можно узнать по запросу.

Варианты поставки и стоимость программ

Предусмотрены электронный и коробочный варианты поставки. Комплектация электронной версии продукта (все компоненты в электронном виде):

• дистрибутив программы,
• лицензионный договор,
• руководство пользователя.

Комплектация коробочной версии продукта:

• коробка для ПП КАМИН:8,
• диск с дистрибутивом программы,
• лицензионный договор,
• книга «Руководство пользователя».

Заказать «1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей»

Задать вопрос и получить ответ

Путевой лист – это бланк отчетности, который организация обязана использовать для контроля работы водителей, учета и подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы (далее ГСМ) для включения их при расчете налога на прибыль и УСН с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов». Показания такого листа можно использовать как обоснование для исчисления зарплаты водителям.

Организация может применять как типовую форму путевого листа по виду автомобиля и организационно-правовой формы предприятия, так и разработать собственный бланк, главным условием разработки которого является отражение набора всех обязательных реквизитов, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. Бланк листка должен быть закреплен в учетной политике фирмы и храниться не менее пяти лет.

Такой лист оформляется от одного дня или на период не более одного календарного месяца с обязательной регистрацией методом сплошной нумерации в журнале по учету путевых листов. Заполнение бланка осуществляется непосредственно водителем с обязательными отметками механика – о пред- и послерейсовом осмотре с фиксацией показаний спидометра, медика – о проведении осмотра.

Важно! В случае длительной командировки водителя на служебном автотранспорте все контрольные проверки проводятся перед выездом, проставляются разовые отметки, которые имеют силу на протяжении всей поездки вне зависимости от длительности командировки.

Бухгалтерской службой организации, как правило, производится контроль заполнения бланка, расчет ГСМ по нормам расхода, исходя из указанного километража в документе, отражение в 1С поступления и списания ГСМ, а также, при необходимости, расчет заработной платы водителя по путевому листу.

Важно! Нормы расхода топлива устанавливаются внутри фирмы на базе расчета предельного размера, исходя из марки, технических характеристик и года выпуска автомобиля, а также примененных надбавок с учетом времени года, работы авто в городах с определенной плотностью, обкатки нового транспорта, закрепленных приказом руководителя.

Типовым функционалом не предусмотрена возможность оформления путевых листов в 1С. Программа позволяет внести доработки функционала в виде внешних документов и обработок программистами, однако, компания должна самостоятельно оценить целесообразность и экономический эффект от того, что будут автоматизированы заполнение и учет путевых листов и ГМС в 1С.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по отражению операций учета ГСМ в бухгалтерской программе 1С Бухгалтерия, разработанной на платформе 1С:Предприятие 8.3. В таблице рассмотрен документооборот в зависимости от варианта приобретения организацией ГСМ:

Операция учета	Подотчет сотрудника	Приобретение талонов на ГСМ	Поступление ГСМ с распределением по топливным картам
Принятие к учету ГСМ	Выдача денежных средств подотчет Оформление авансового отчета	Поступление талонов на ГСМ Передача талонов сотруднику в подотчет Оформление авансового отчета	Покупка топливных карт Передача топливной карты сотруднику Поступление ГСМ от поставщика на общий склад Перемещение ГСМ на автотранспорт
Списание ГСМ на расходы	Требование-накладная

Разберем таблицу детально.

Подотчет сотруднику

1. Сотруднику перечислены денежные средства в подотчет на приобретение ГСМ.

Рис.1 Перечисление денежных средств

Документом сформированы следующие проводки:

Рис.2 Формирование проводок

2. Сотрудник представил авансовый отчет в бухгалтерию.

Рис.3 Создание авансового отчетаРис.4 Авансовый отчет

Документом сформированы следующие движения:

Рис.5 Движение документа

На складе организации отражено поступление ГСМ.

Рис.6 Поступление ГСМ

Приобретение талонов на ГСМ

1. Организация приобрела талоны на ГСМ.

Рис.7 Приобретение талонов на ГСМ Рис.8 Сумма талонов

Документом сформированы следующие проводки:

Рис.9 Сформированная проводка

2. Кассир выдал талоны сотруднику для осуществления заправки автомобиля.

Рис.10 Выдача подотчетному лицу

Документом сформированы движения:

Рис.11 Сформированные движения

3. Сотрудник представил авансовый отчет в бухгалтерию.

Рис.12 Авансовый отчет в бухгалтерию Рис.13 Сдача отчета сотрудником

Документом сформированы движения:

Рис.14 Движения после сдачи отчета

На складе организации отражено поступление ГСМ.

Рис.15 Поступление ГСМ на склад

Поступление ГСМ с распределением по топливным картам

Когда организация заключила договор с АЗС на приобретение топливных карт и распределение ГСМ сотрудникам по установленным организацией лимитам, используем 3-й вариант документооборота в 1С.

1. Отражение в учете приобретения топливных карт.

Рис.16 Приобретение топливных карт

В учете сформированы движения:

Рис.17 Движения в учете

2. Топливные карты передали сотрудникам для использования.

Рис.18 Передача сотрудникам топливных карт

В учете сформированы движения (топливная карта привязана к сотруднику).

Рис.19 Привязка топливной карты к сотруднику

Не запрещено отражать приобретение топливных карт через поступление услуг с использованием ручного учета карт на забалансовом счете 006 по субконто «Бланк строгой отчетности» и «Склад». Если в качестве склада отражать автомобиль, то топливная карта во втором варианте учета будет привязана к транспорту.

3. Получен документ на общий объем приобретенного ГСМ от поставщика.

Рис.20 Документ на общий объем ГСМ

В учете сформированы движения:

Рис.21 Движения по поступлениям ГСМ

4. Созданы перемещения ГСМ с общего склада на автомобиль (склад) на основании путевых листов сотрудников.

Рис.22 Перемещения ГСМ с общего склада на автомобиль

В учете сформированы движения:

Рис.23 Документ по перемещению ГСМ

На складе отражено движение ГСМ.

Рис.24 Движение ГСМ

Списание ГСМ со склада на расходы производится бухгалтерской службой идентично для всех способов поступления ГСМ на основании путевых листов и норм расхода ГСМ, установленными приказом организации.

Для примера проанализируем движение горючего в путевых листах.

Показатель	Тойота Ленд Крузер А111ОР	ФИАТ ДУКАТО Х412РВ
Выдано топлива, л
Остаток топлива при выезде, л
Остаток топлива при возвращении, л
Расход ГСМ по норме, л/100км	18,40	15,9
Расход ГСМ фактический, л/100км	19,44	15,0
Экономия ГСМ, л		0,9
Перерасход ГСМ, л	1,04
Пройдено, км		533,5

Бесплатная
консультация
эксперта Наталья Севорина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Для отражения списания ГСМ используется документ «Требование-накладная»

• Если фактический расход равен или менее установленной нормы:

Рис.25 Создание Требование-накладная

• Движения в учете:

Рис.26 Движения в учете

• Если фактический расход ГСМ больше установленной нормы (рассчитывается количество топлива по норме для списания на расходы):

Рис.27 Расчет количества топлива Рис.28 Путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия Расчет количества топлива для списания

• ГСМ по путевому листу сверх норм списывается на непринимаемые расходы текущего периода:

Рис.29 Списание ГСМ по путевому листу Рис.30 Непринимаемые расходы текущего периода

Предоставление путевых листов производится в соответствии с установленным внутри фирмы графиком документооборота (раз в день, раз в неделю, раз в месяц). Списание ГСМ на расходы, как правило, производится один раз в месяц.