Расходы на мобильную связь

Различные варианты корпоративной связи, и как это влияет на эффективность работы персонала.

Современный рынок предлагает потребителю большое количество всевозможных электронных устройств, спектр возможностей которых может быть как широким, так и узкоспециализированным, что сказывается на ценовой политике продаж этих гаджетов. Помимо функционала эти устройства могут отличаться мобильностью, такие модели пользуются большим спросом чем стационарные. Тем не менее, современные мобильные телефоны лидируют на рынке гаджетов, поскольку они могут заменить любой из них.

Действительно, мобильные операторы предлагают своим клиентам не только мобильную связь, о и интернет, ММS, SMS, push-to-talk и прочие опции, которые позволяют пользоваться всеми возможностями по передаче и получению данных самого различного формата. Согласно статистическим исследованиям сотовой связью пользуются практически все жители России, но это не означает, что у сотовых операторов не увеличивается количество клиентов. Дело в том, что иметь несколько сим-карт разных провайдеров становится нормой, все больше человек покупают второй телефон, чтобы иметь возможность недорого общаться с различными абонентами.

Еще один сектор прироста новых пользователей мобильной связи ― это компании, которые предпочитают выбрать и подключить безлимитные тарифы (http://www.corporacia.ru) Билайн, Теле2, МТС или Мегафон и держать своих сотрудников постоянно на связи. Действительно, можно обязать сотрудника день и ночь быть доступным по рабочему телефону. Профессии бывают разные, а потому в случае аврала специалист может понадобиться в любое время суток. При этом работник не может сослаться на то, что телефон отключили на неуплату, аппарат сломался и так далее. На корпоративном плане всегда будут деньги, более того, звонки внутри сети корпоративного заказчика чаще всего бесплатные, что напрямую экономит средства на разговоры между подчиненными. Вообще безлимитный корпоратив подразумевает бесконечное количество минут разговоров внутри сети, а потому корпоративные абоненты могут не считать время разговоров, обсуждая как рабочие вопросы, так и личные дела. Эта обычная практика в компаниях, если это не мешает рабочему процессу, то руководство закрывает на это глаза.

Что касается разговоров с абонентами других операторов, то оплаченные минуты совсем не бесконечны. Скорее, наоборот, в корпоративную безлимитку (http://www.corporacia.ru/bezlimitnie_tarify) может входить заранее оговоренное число минут такого общения, а за превышение лимита компании придется доплатить.

Как не переплачивать за корпоративную связь?

Это первый и не единственный подводный камень безлимитного тарифа от Билайн, МТС, Мегафон или Теле2. Не стоит на слово верить рекламе, гораздо логичнее внимательно изучить весь пакет услуг, который и составляет тариф ― сделать это можно на сайте Корпорация Связи или самого мобильного оператора. При превышении установленного лимита на звонки по определенным направлениям, будь то определенные регионы или другие провайдеры, компании будет выставлен счет, который будет превышать планируемые траты на связь. Если такие траты оправданы, то для определенной категории сотрудников можно повысить величину оплаченных минут на другие сети, а для всех остальных оставить на прежнем уровне, исключив возможность превышать лимит ― для корпоративных тарифов от Билайн, МТС, Мегафон подобная дифференциация является нормой хотя бы потому, что провайдер всегда готов предоставить массовому заказчику эту возможность.

Безлимитный корпоратив для крупных компаний ― это стабильный крупный доход для любого мобильного оператора, а потому такие заказчики получают значительные скидки, индивидуальные условия тарифного плана, различные бонусы, подарки, опции, недоступные для физических лиц, возможность купить красивые номера Билайн (http://www.corporacia.ru/krasivie_nomera-beeline), МТС, Мегафон по минимальной цене и т.д. Тем не менее, такие бонусы отнюдь не являются бескорыстным подарком со стороны провайдера связи, поскольку пользователь тарифа оплачивает приличный пакет услуг, а если добавить к этому большое количество абонентов, которое закупается для крупной компании, то для провайдера предоставление нескольких опций не представляет проблемы. Обслуживание связи крупного корпоративного клиента ― это приличная гарантированная прибыль. Отсюда следует простой вывод, что чем крупнее компания-заказчик, тем на большие уступки готов пойти провайдер.

Наличие у сотрудников корпоративного безлимита является важным элементов формирования корпоративного духа. Вслед за Европой российские компании начинают вести работу над созданием сплоченной команды, которая нацелена на получение общего результата ― в качестве инструментов для создания такого сообщества единомышленников выступают корпоративные праздники и бесплатна телефонная связь. Нет сомнений, что наличие такой связи вызывает чувство причастности к группе, чего и следовало добиться. Помимо этого дифференциация наборов доступных опций у различных категорий работников позволяет повысить статус конкретного сотрудника, предоставив ему возможность пользоваться в рамках корпоративной связи роумингом, интернетом и прочими услугами.

Если по условиям безлимитного тарифа компания оплачивает только фиксированное количество минут разговора, а остальные расходы работник должен оплачивать самостоятельно, то это значительно снижает как популярность подобного тарифа среди сотрудников, так и вызывает нежелание пользоваться мобильным телефоном для решения рабочих вопросов по истечению бесплатных минут. Такое ограниченное использование корпоративного безлимита значительно ограничивает его преимущества, но позволяет руководству найти работника даже в нерабочее время. Как правило, это вызывает недовольство и негативное отношение коллектива к такому решению вопроса. Если настроение в коллективе является важным фактором для достижения плановых результатов развития бизнеса, то стоит потратить больше денег на мобильную связь для персонала, но получить от них в итоге полноценную отдачу в работе.

(с) www.corporacia.ru

Налог на прибыль. Затраты на сотовую связь (09.06.2004)

Главная > Консультации > Бухучет и налоги > Налогообложение > Налог на прибыль. Затраты на сотовую связь (09.06.2004)

 Актуально на 09.06.2004

Затраты на сотовую связь

В АС-АУДИТ обратился представитель компании, которая приобретает для своих сотрудников сотовые телефоны и оплачивает их разговоры в служебных целях с вопросом: Как учитывать расходы на сотовую связь в целях налогообложения прибыли?

Ответ.
В соответствии с п.п.25 п.1 ст.264 НК РФ расходы на мобильную (сотовую) связь учитываются при налогообложении прибыли. Здесь возникает важный вопрос: когда учитывать расходы, если оператор связи выставляет счет одним периодом, а услуги оказаны за другой? В Письме Минфина РФ от 12 февраля 2004 г. N 04-02-05/1/12 указывается, что дата признания расходов на оплату телефонной связи будет определяться в соответствии с порядком оплаты услуг, предусмотренным в договоре оказания услуг телефонной связи. Если, исходя из условий договора оказания услуг телефонной связи, обязанность оплатить оказанные услуги возникает в момент выставления счета, то датой признания расходов будет являться дата выставления счета.

Таким образом, при применении метода начисления расходы на оплату услуг телефонной связи будут относиться к тому налоговому (отчетному) периоду, в котором возникла обязанность оплатить оказанные оператором связи услуги, в порядке, предусмотренном договором оказания услуг телефонной связи.

Преимущества и недостатки корпоративного тарифа

Иной порядок признания расходов для целей налогообложения определен при использовании налогоплательщиком кассового метода. При кассовом методе затраты признаются расходами для целей налогообложения после их фактической оплаты.

В НК не предусмотрено какое-либо нормирование данных расходов. Однако здесь возникает вопрос с экономической оправданностью затрат. Поскольку фактический размер затрат на связь может сильно варьироваться за один и тот же период времени, то с целью обоснования расходов целесообразно выполнить следующие требования:

1. sim-карта должна быть зарегистрирована на организацию;

2. телефон должен учитываться на балансе;

3. должны быть распечатки по всем разговорам (детализация счета).
Также будет нелишним утвердить приказом руководителя лимит разговоров на конкретный период, например, на месяц. Рассчитать его можно по средней арифметической. При этом для междугородной связи, естественно, лимит необходимо устанавливать отдельно.

Утверждено
Приказом N ___ от «___»________ ____ г.

____________________________
(подпись, должность, Ф.И.О.)
М.П.
«___»________ ____ г.

Положение об использовании корпоративной сотовой связи

1. Общие положения

1.1. Положение об использовании корпоративной сотовой связи работниками ____ «______________» (далее — Работодатель и Положение) определяет порядок использования и предоставления работникам права пользования номерами и всеми услугами корпоративной сотовой связи.

1.2. Право пользования номерами корпоративной сотовой связи предоставляется работникам за счет Работодателя в целях более эффективного использования имеющихся ресурсов для оперативного решения вопросов производственной деятельности.

1.3. Аппараты сотовой связи приобретаются работниками самостоятельно за счет ____________________________________________. (личных средств/средств Работодателя)

1.4. Настоящее Положение обязательно для работников, использующих номера корпоративной сотовой связи. Каждый такой работник подлежит ознакомлению с Положением под роспись в журнале учета пользователей сотовой связи.

Как правильно организовать мобильную связь для сотрудников

Локальные нормативные акты Работодателя и условия трудовых договоров с работниками, регламентирующие предоставление права пользования корпоративной сотовой связью, в обязательном порядке согласовываются с бухгалтерией и юридическим отделом.

2. Основные понятия и сокращения

В настоящем Положении применяются следующие основные понятия и сокращения:

номер корпоративной сотовой связи — телефонная карта (SIM-карта) с закрепленным за ней абонентским номером, пользование которой осуществляется в рамках корпоративной сети Работодателя;

пользователь корпоративной сотовой связи — штатный работник или привлекаемый по договору сотрудник Работодателя, которому предоставлено право пользования номером корпоративной сотовой связи;

координатор — заместитель директора по общим вопросам (или иное лицо, уполномоченное директором, координирующее предоставление корпоративной сотовой связи пользователям Работодателя);

лимит — денежное ограничение на расходы сотовой связи за определенный период времени — один месяц (квартал, год);

структурные подразделения — подразделения Работодателя, имеющие свою лицевую карточку и оплачивающие с нее услуги сотовой связи за работников соответствующих подразделений.

3. Пользователи сотовой связи Работодателя

3.1. Пользователями корпоративной сотовой связи Работодателя являются лица, занимающие должности:

— директора;

— заместителей директора;

— главного инженера;

— главного бухгалтера;

— руководителя структурного подразделения;

— юриста, кассира;

— специалиста отдела связи и Интернета;

— водителей автотранспортной службы;

— _______________________________________________________________. (иные специалисты, в зависимости от отрасли и специфики работы)

Указанный список не является исчерпывающим и может быть дополнен распоряжением Работодателя.

3.2. Перечень и диапазон лимитов каждой категории пользователей утверждаются приказами Работодателя.

4. Выделение номера корпоративной сотовой связи

4.1. Работникам, указанным в п. 3.1 Положения, номер корпоративной сотовой связи выделяется или возвращается ими на основании служебной записки непосредственного руководителя работника.

4.2. Служебная записка должна содержать: Ф.И.О. работника, должность и обоснование размера лимита в пределах утвержденного диапазона.

4.3. Служебные записки о выделении номера корпоративной сотовой связи (Приложение N 1) представляются координатору.

5. Порядок получения номера корпоративной сотовой связи и его использования

5.1. Получение номера корпоративной сотовой связи осуществляется по распоряжению координатора у начальника отдела связи и Интернета (кладовщика и т.д.).

5.2. При получении номера сотовой связи работник обязан оформить заявление (Приложение N 2) об ознакомлении с установленным ему лимитом и обязательстве возмещения суммы, превышающей установленный лимит, в кассу Работодателя.

5.3. Лимит пользования корпоративной сотовой связью устанавливается на квартал (полугодие, год) приказом директора. Неиспользованный в течение месяца (квартала, года) остаток лимита аннулируется.

5.4. При превышении пользователями корпоративной сотовой связи установленного лимита разница возмещается из личных средств пользователя. Возмещение перерасходованных средств за использование сотовой связи осуществляется пользователем в кассу Работодателя на основании данных отдела связи и Интернета.

5.5. С момента выделения и до прекращения использования номера пользователь корпоративной сотовой связи обязан находиться на связи в рабочее время или во время выполнения задания Работодателя.

6. Учет расходования средств и информирование пользователей

6.1. Учет расходования средств за использование сотовой связи ведет отдел связи и Интернета.

6.2. Каждый пользователь сотовой связи в конце текущего месяца самостоятельно осведомляется об использовании лимита. Отдел связи и Интернета ежемесячно сообщает индивидуальные данные о превышении лимитов пользования сотовой связи пользователям посредством рассылки информационных уведомлений. Неполучение данных уведомлений пользователями корпоративной сотовой связи не освобождает их от возмещения перерасхода.

6.3. В случае возникновения у пользователей вопросов, связанных с размером сумм расходования средств за использование корпоративной сотовой связи, они в течение __ календарных дней с даты проведения рассылки имеют право письменно (в виде служебной записки) обратиться к координатору за получением разъяснений. Отсутствие обращения свидетельствует о согласии пользователя с размером расходов за использование сотовой связи.

6.4. По согласованию с Работодателем пользователь либо руководитель структурного подразделения имеет право обратиться к координатору за детализацией разговоров за предыдущий месяц. Срок предоставления детализации — __ рабочих дней со дня обращения.

6.5. Сумма перерасхода лимита подлежит внесению пользователем в кассу Работодателя или перечислению на счет, указанный бухгалтерией, в течение ___ дней с момента окончания месяца.

6.6. Невнесение средств в оплату перерасхода лимита является основанием для невыделения лимита на следующий период и для их взыскания с работника.

7. Возврат номеров корпоративной сотовой связи

7.1. В случае увольнения пользователя корпоративной сотовой связи, его перевода на должность, не включенную в утвержденный перечень пользователей, исключения из списка пользователей он обязан в течение __ часов сдать выделенный ему корпоративный номер сотовой связи. По истечении указанного срока номер сотовой связи Работодателя блокируется.

7.2. Возврат номера сотовой связи осуществляется координатору.

8. Другие операции с номерами сотовой связи

8.1. В случае если работник, увольняясь от Работодателя или лишившись права использования корпоративного номера сотовой связи, желает оставить в личное пользование выделенный ему номер сотовой связи, возможен по заявлению работника перевод номера сотовой связи из корпоративного тарифа на частное физическое лицо.

8.2. Организационные вопросы реализации переоформления номера сотовой связи из корпоративного тарифа на частное физическое лицо, указанное в п. 8.1, решает координатор.

Приложение:

1. Форма служебной записки о выделении корпоративного номера сотовой связи.

2. Форма заявления об ознакомлении работника с установленным ему лимитом и о его обязательстве возместить сумму, превышающую установленный лимит.

Комментарии:

В настоящее время уже сложно себе представить, как можно прожить без сотовой связи. И совершенно очевидно, что невозможность дозвониться, например, менеджеру по продажам обернется, скорее всего, потерей заказа. Ведь наверняка найдутся конкуренты, которые и днем и ночью будут на связи. Все это ведет к тому, что расходы на сотовую связь имеют место практически во всех компаниях. В свою очередь, и Налоговый кодекс не содержит норм для признания таких затрат в составе налоговых расходов. Между тем это еще не означает, что все мобильные расходы можно списать без риска возникновения претензий со стороны налоговых органов. Да и в интересах организации предотвратить в этой части злоупотребления со стороны «мобильных» работников.

К прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся, в частности, расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Никаких норм для учета данных расходов Налоговый кодекс (далее — Кодекс) не устанавливает. Между тем по общему правилу для целей налогообложения прибыли признаются только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК). Соответственно, нельзя сказать, что при расчете налога на прибыль величина мобильных расходов может быть запредельной.

«Мобильные» сотрудники

В первую очередь необходимо уделить особое внимание документальному подтверждению расходов на мобильные переговоры и их связь с деятельностью, приносящей доход. Вне зависимости от того, каким образом компания организует «мобильность» своих сотрудников — компенсирует им по факту уже произведенные расходы или же выделяет средства авансом (как вариант, работникам могут выдаваться корпоративные мобильники), на первом этапе необходимо очертить круг работников, которым по долгу службы, то есть для производственной необходимости, нужно находиться на связи. С этой целью издается приказ руководителя, которым утверждается перечень должностей работников, использующих сотовую связь в служебных целях. Также этот момент должен быть оговорен в должностной инструкции «избранных» работников. Отдельно могут быть утверждены правила использования мобильной связи, в которых регламентированы такие вопросы, как время звонков (например, необходимость быть на связи сотрудника при его нахождении в отпуске), так и порядок представления подтверждающих документов (например, детализацию звонков за истекший месяц).

Лимитные и безлимитные тарифы

Однако это только первый этап. На втором этапе, как правило, определяются лимиты «сотовых» расходов применительно к каждому сотруднику. Это нужно в том числе для того, чтобы работники контролировали продолжительность своих разговоров и не висели часами на телефоне без необходимости.
Стоит отметить, что подобного рода нормирование в принципе не является обязательным. Есть примеры судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков, которые учитывали расходы на связь по безлимитному тарифу (см., напр., Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 27 октября 2009 г.

N А32-246/2008-12/27). Однако представляется, что для целей снижения налоговых рисков подобные нормы все же стоит установить. Как альтернативу можно, конечно, привести расчеты, подтверждающие, что оплата безлимитной связи в итоге обходится дешевле, чем оплата мобильных переговоров по обычным тарифам.
Обратите внимание! В том случае, если компания возмещает сотруднику его мобильные расходы, то в пакет подтверждающих документов также следует включить следующие документы (см., напр., Письмо Минфина от 13 октября 2010 г. N 03-03-06/2/178):
— копию договора работника с оператором связи. Этот документ подтвердит, что оплачиваемый телефон принадлежит работнику;
— детализированные счета операторов связи. Данное требование чиновников является спорным. С одной стороны, детализация позволяет отсекать расходы на личные переговоры сотрудников от служебных. Однако имейте в виду, что эта детализация непременно заинтересует налоговиков во время проведения контрольных мероприятий. Поэтому ее мало просто включить в состав подтверждающих документов — во избежание сюрпризов детализацию следует… детально изучить. В то же время, с другой стороны, по большому счету сама по себе детализация еще ни о чем не говорит: звонок может быть сделан контрагенту, но… разговаривал с ним сотрудник, к примеру, о погоде, рыбалке и т.п.

Сверхлимитные расходы

При установлении лимитов на расходы по оплате мобильной связи стоит быть готовым к тому, что сотрудник за эти самые лимиты выйдет. А ведь эти лимиты необходимо применять и в налоговых целях.
Однако тот факт, что имеет место перерасход, еще не означает, что «излишки» не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. В таких ситуациях дальнейшее развитие событий зависит от того, по какой причине лимит был превышен. Вариантов здесь может быть два:
«лишние» расходы связаны с производственной необходимостью. При таких обстоятельствах для учета соответствующих сумм в расходах, равно как и для компенсации их работнику, необходимо получить от работника объяснительную. И к ней, соответственно, неплохо будет приложить отчет о детализации звонков и т.п. И, кстати говоря, если из месяца в месяц компания будет сталкиваться с такой проблемой, то имеет смысл и вовсе пересмотреть размеры установленных лимитов;
сверхлимитные расходы не связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей, то есть он звонил по своим каким-то личным делам. В таком случае «излишки» могут быть включены в состав прочих расходов по налогу на прибыль только при условии, что сотрудник их возместил. Соответственно, сама сумма возмещения при этом учитывается в доходах.
Учтите, что просто по собственной инициативе работодатель не может удержать из зарплаты работника «излишек»: ст. 137 Трудового кодекса, в которой приведен перечень оснований для удержания из зарплаты, такой случай не охватывает. То есть от сотрудника под роспись следует получить добро на удержание из его зарплаты личных расходов. Есть и другой вариант (на случай несогласия): с соблюдением установленной на то процедуры привлечь работника к материальной ответственности, поскольку он нанес работодателю материальный ущерб (гл. 39 ТК).

НДФЛ и страховые взносы — ничего личного

В части обложения НДФЛ и начисления взносов во внебюджетные фонды все достаточно определенно. Так, документально подтвержденная сумма компенсации расходов сотрудника на сотовую связь, которые он понес при выполнении своих трудовых обязанностей, не облагается ни НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), ни страховыми взносами (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).
Соответственно, в том случае, если компания простит работнику расходы на его личные разговоры, то есть по факту организация их за него оплатит, то у сотрудника «нарисуется» натуральный доход, облагаемый НДФЛ, и объект обложения страховыми взносами (ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

А в бухучете

Расходы организации, связанные с оплатой услуг связи, обусловленных производственной деятельностью, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв.

Особенности учета расходов на корпоративную сотовую связь, ограниченную внутренним лимитом компании

Приказом Минфина от 6 мая 1999 г. N 33н). И таковые принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, равной величине оплаты или величине кредиторской задолженности (п. 6 ПБУ 10/99). При этом в силу п. 18 ПБУ 10/99 они признаются в том отчетном периоде, в котором были произведены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 18 ПБУ 10/99).
Если договор с сотовым оператором заключает сам работодатель, то в бухучете делаются следующие «мобильные» проводки:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 60
— отражена стоимость услуг оператора мобильной связи в части, не превышающей установленный лимит;
Дебет 73 Кредит 60
— отражена стоимость услуг оператора сотовой связи в части, превышающей лимит расходов, установленный для конкретного работника;
Дебет 50 (70) Кредит 73
— работник возместил сверхлимитные мобильные расходы;
Дебет 91-2 Кредит 73
— сумма перерасхода учтена в составе прочих расходов в случае, если сотрудник не возместил «излишек».
Расходы на сотовую связь в случае, когда компания компенсирует работникам мобильные расходы, а не работает с оператором сотовых услуг напрямую, в бухучете отражаются следующими проводками:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 73
— приняты к учету расходы в виде компенсации стоимости понесенных сотовых расходов сотрудников, имеющих производственный характер;
Дебет 73 Кредит 50 (51)
— выплачена сотруднику компенсация мобильных расходов.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

«Мобильная» бухгалтерия, или как обосновать расходы на сотовую связь

После поправок, внесенных в Федеральный закон от 7 июля 2003 г. N 126-ФЗ «О связи», все исходящие звонки с городского телефона на мобильный стали платными. И у многих бухгалтеров наверняка возникал вопрос: нужно ли теперь обосновывать производственный характер звонков на сотовый? Ведь налоговики тщательно проверяют, чтобы все расходы на связь были подтверждены документами. Это касается всех затрат на мобильную связь. Есть и свежее разъяснение чиновников на этот счет — Письмо Минфина России N 03-03-04/3/15.

В нашем материале мы уделим большое внимание тому, какие подтверждающие документы надо оформить, чтобы обосновать звонки со стационарных и мобильных телефонов, а также рассмотрим различные варианты учета расходов на мобильную связь.

Аппарат и sim-карта принадлежат фирме

Довольно распространенная ситуация — фирма покупает сотовые телефоны, подключает их и выдает сотрудникам.

Сразу скажем, что в организации нужно установить перечень должностей работников, которые в силу исполняемых обязанностей пользуются сотовой связью. Такой список должен утвердить руководитель организации. Помимо этого в должностных инструкциях лучше прописать, что при выполнении работы сотруднику нужен сотовый телефон. Такие документы подтвердят проверяющим обоснованность расходов на мобильную связь.

Расходы на связь по служебному телефону работодатель может возмещать по факту или компенсировать заранее установленную сумму.

Расходы возмещаются полностью

Налог на прибыль. Затраты на мобильную связь можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Конечно, если они экономически обоснованны и документально подтверждены.

Сотрудники Минфина России считают, что для того, чтобы отнести стоимость звонков на расходы, помимо распорядительных документов и договора с сотовым оператором нужны еще детализированные счета операторов связи (Письмо от 27 июля 2006 г. N 03-03-04/3/15). Руководствуясь позицией чиновников, налоговики часто запрашивают такие отчеты при проверках. Бумаги позволяют ревизорам отследить, что выданные под отчет деньги потрачены именно на оплату разговоров и что звонки носят служебный характер.

На наш взгляд, представлять детализированные отчеты совсем не обязательно. Ведь ст. 252 Налогового кодекса РФ позволяет подтверждать расходы любыми документами. А в Постановлении ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. N КА-А41/4511-06 судьи сделали вывод о том, что Налоговый кодекс РФ не обязывает подтверждать производственный характер каждого телефонного звонка. Поэтому фирма может подтвердить, что расходы на связь обоснованны, представив приказы, договор с оператором и первичные документы, подтверждающие, что деньги потрачены на оплату «мобильных» разговоров.

А если налоговики сомневаются в том, что разговоры носили производственный характер, они обязаны сами доказать, что налогоплательщик не прав. Например, инспекторы могут запросить детализированные отчеты у операторов связи.

Однако если хотите полностью себя оградить от налоговых рисков и судебных споров и полностью же учесть расходы на связь при налогообложении прибыли, то собирайте эти детализированные отчеты сами.

Проверяя отчеты, налоговики делают выборку по наиболее крупным суммам и по «нетипичным» звонкам. То есть по тем, которые совершаются в выходные дни, в ночное время или, к примеру, за границу. Каждый такой звонок должен быть оправдан. Например, у сотрудников, которым приходится звонить поздно вечером или по выходным, в должностных инструкциях должно быть прописано, что рабочий день у них не нормирован.

И даже если сотрудник разговаривал по мобильному телефону будучи в отпуске, работодатель может доказать, что расходы все равно будут экономически обоснованными. Подтверждение тому — Постановление ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. N КА-А41/4511-06. Судьи сделали вывод о том, что совершение звонка в период отпуска не означает непроизводственного характера данного звонка.

Однако не всегда фирма может подтвердить производственный характер «спорных» разговоров. К примеру, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 29 августа 2005 г. N А29-9518/2004а судьи посчитали, что международные переговоры необоснованны, так как организация не представила подтверждающие документы.

НДФЛ. Теперь разберемся, нужно ли платить НДФЛ с суммы, которая возмещается работнику. НДФЛ облагается доход сотрудника. А в соответствии со ст. 41 Налогового кодекса РФ доход — это экономическая выгода в денежной или натуральной форме. Когда фирма компенсирует стоимость служебных разговоров, то никакой выгоды работники не получают. Поэтому суммы возмещения не облагаются НДФЛ.

И хотя налоговики нередко пытаются доначислить с суммы возмещения НДФЛ, арбитражная практика складывается в пользу налогоплательщика. Пример — Постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 июня 2006 г. N А26-1334/2005-211.

ЕСН. Так же обстоит дело и с ЕСН. Налоговой базы для начисления просто нет. Ведь п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ установлено, что единым социальным налогом облагаются выплаты в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам.

Компенсация мобильной связи сотрудникам

А согласно п. 1 ст. 237 Кодекса при определении налоговой базы учитываются любые выплаты (кроме перечисленных в ст. 238), предназначенные для работника. Однако когда организация оплачивает сотруднику мобильную связь, которой он пользуется при выполнении служебных обязанностей, нельзя говорить о том, что ему выплачивается доход по трудовому договору. Поэтому и ЕСН с этой суммы платить не надо.

Судьи поддерживают такую точку зрения (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 27 февраля 2006 г. N КА-А41/14217-05).

Расходы компенсируются в пределах лимита

Расходы на сотовую связь могут возмещаться работникам в пределах лимита. Лимит нужно установить в приказе руководителя. Там же бухгалтер должен привести перечень должностей работников, которые пользуются сотовой связью. Напомним, что пункт о том, что при выполнении работы сотруднику нужен сотовый телефон, лучше внести в должностные инструкции.

Сумму расходов на связь в пределах лимита можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов. А потребуют ли налоговики детализированные отчеты? Не исключено. И чтобы не спорить с инспекторами, бухгалтер может их приложить.

Однако, на наш взгляд, детализация разговоров и в этом случае совсем не обязательна. Ведь фирма приказом установила предельный размер расходов и вправе учесть сумму при расчете налога на прибыль. А тот факт, что фирма действительно израсходовала деньги на связь, можно подтвердить договором с сотовой компанией и платежными документами.

Начислять НДФЛ и ЕСН с суммы, которую возмещает фирма сотруднику, не нужно.

Если сотрудник превысил лимит, то он должен компенсировать расходы. Сумма возмещения учитывается у фирмы в доходах. И одновременно бухгалтер должен включить компенсацию в состав прочих расходов (пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). На это обратили внимание сотрудники Минфина России в Письме N 03-03-04/3/15.

Телефон и sim-карта принадлежат сотруднику

Иногда сотрудник использует в работе свой личный телефон. При этом возможны две ситуации: сотрудник пользуется телефоном для работы постоянно и время от времени.

Сотрудник пользуется личным телефоном в служебных целях постоянно. Если фирма возмещает стоимость разговоров с личного телефона постоянно, то условие о том, что сотовый телефон работника используется в производственной деятельности, нужно прописать в трудовом договоре.

Примечание. Основные условия трудового договора прописаны в ст. 57 Трудового кодекса РФ.

Из ст. 188 Трудового кодекса РФ следует, что компания должна выплачивать сотруднику компенсацию за использование телефона, а также компенсировать расходы по оплате разговоров, сделанных в служебных целях.

Мы рекомендуем определить единую сумму компенсации. Сделать это можно исходя из предположительной суммы износа телефона и средних расходов сотрудника на служебные разговоры. Размер компенсации можно прописать в отдельном соглашении либо внести изменения в трудовой договор.

В налоговом учете компенсацию работнику за использование его имущества в деятельности организации следует включить в расходы по оплате труда (пп. 25 ст. 255 Налогового кодекса РФ). Эта выплата будет учитываться при расчете налога на прибыль.

А вот НДФЛ и ЕСН с суммы компенсации платить не нужно. Ведь она не является выплатой в пользу работника, а лишь компенсирует его служебные расходы.

Сотрудник пользуется личным телефоном в служебных целях время от времени. Бывает, что стоимость разговоров с личных телефонов работнику возмещают не постоянно, а от случая к случаю. Например, только во время нахождения работника в командировке. В этом случае для того, чтобы компенсировать работнику расходы, нужно оформить распоряжение руководителя, в котором будут указаны фамилии работников, которым возмещается стоимость служебных переговоров с личных телефонов. Работник должен написать заявление с просьбой оплатить телефонные переговоры.

Расходы на связь учитываются при расчете налога на прибыль на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Сумма компенсации не облагается НДФЛ и ЕСН.

Телефон принадлежит сотруднику, а sim-карта — работодателю

Нередко бывает ситуация, когда фирма подключается к оператору, при этом сотовых телефонов у организации нет, а сотрудники ставят рабочие sim-карты в свои аппараты.

Существенный риск такого варианта — налоговики могут не признать расходы на связь экономически обоснованными. Главный довод инспекторов состоит в том, что раз нет телефонов на балансе, то не может быть и никаких затрат. Налоговики не правы. В ст. 252 Налогового кодекса РФ есть два условия для признания затрат: они должны быть экономически оправданны и документально подтверждены. А ставить обоснованность расходов в зависимость от того, что на балансе нет телефонов, нельзя. Такой же позиции придерживаются и судьи в Постановлениях ФАС Дальневосточного округа от 22 февраля 2006 г. N Ф03-А24/06-2/56, ФАС Волго-Вятского округа от 2 февраля 2006 г. N А38-4091-12/222-2005. Однако если вы не хотите спорить с проверяющими, то можно пойти другим путем. А именно заключить договор аренды телефона.

По условиям договора сотрудник (арендодатель) предоставляет организации (арендатору) в аренду мобильный телефон за определенную плату. Таким образом, расходы фирмы будут состоять из арендной платы и из стоимости услуг связи. Арендную плату можно рассчитать исходя из предполагаемой суммы месячной амортизации аппарата. Ее фирма без проблем сможет учесть в составе прочих расходов на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Однако не забудьте, что с суммы арендной платы нужно уплатить НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса РФ). А вот начислять ЕСН и пенсионные взносы с арендной платы фирме не нужно. Это следует из п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ.

А для того чтобы бухгалтер смог учесть расходы на связь при расчете налога на прибыль, руководитель должен утвердить приказ. В нем нужно определить перечень работников, которым фирма возмещает стоимость разговоров. Подтвердят расходы документы об оплате услуг связи. А чтобы избежать споров с налоговиками, можно попросить у операторов детализированные отчеты.

С суммы расходов на мобильную связь, которую работодатель компенсирует сотруднику, ЕСН и НДФЛ платить не нужно.

Как обосновать расходы на приобретение аксессуаров

Естественно, к мобильному телефону требуется дополнительное оборудование. Например, водителю или экспедитору необходимо зарядное устройство для машины и беспроводное устройство связи (hands-free). Может ли организация списать расходы на их приобретение для целей налога на прибыль, будет зависеть от того, кому принадлежит телефон.

Телефон принадлежит фирме. Если телефон находится в собственности фирмы, то сотрудник, использующий аппарат, должен написать служебную записку. В документе нужно обосновать необходимость приобретения дополнительных аксессуаров. При наличии такой записки в налоговом учете сумму расходов на приобретение аксессуаров можно включить в состав прочих расходов.

Телефон принадлежит сотруднику. Если аппарат является собственностью сотрудника и фирма компенсирует стоимость разговоров, то расходы на дополнительные аксессуары не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Ведь они будут необоснованны.

А вот если с сотрудником заключен договор аренды телефонного аппарата, то на расходы можно уменьшить налогооблагаемую базу. Для этого в договоре нужно прописать отдельным пунктом, что возмещать затраты на покупку необходимых аксессуаров обязан работодатель.

Звонки со стационарного телефона на мобильный

Теперь все исходящие звонки с городского телефона на мобильный платные. Значит ли это, что бухгалтерам нужно будет обосновывать производственный характер каждого сделанного вызова со стационарного телефона на мобильный?

Мы считаем, что нет. Ведь звонки делаются в рабочее время, поэтому их «служебную необходимость» подтверждать не обязательно. Суды принимают такую же сторону. Так, например, в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 16 марта 2005 г. N Ф04-1184/2005(9166-А46-35) сделан вывод о том, что с обычных телефонов можно вести переговоры как связанные с деятельностью организации, так и не связанные с ней. Поэтому расходы можно учесть в полном объеме.

Однако некоторые бухгалтеры подстраховываются и обосновывают звонки на мобильный следующим образом.

Издают приказ или распоряжение руководителя, в котором прописывают номера мобильных телефонов клиентов (образец на с. 58). По мере работы список телефонов может изменяться и дополняться. С приказом должны быть ознакомлены все работники.

Образец

——————————————————————¬
¦ Приказ N 12 от 31 августа 2006 г. ¦
¦ ¦
¦ В соответствии со ст. ст. 252, 264 Налогового кодекса РФ, а¦
¦также на основании Федерального закона N 126-ФЗ «О связ軦
¦ ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ 1. Утвердить действующий перечень мобильных телефонных¦
¦номеров, используемых в производственных целях (приложение N 1¦
¦к данному приказу). ¦
¦ 2. Довести данный приказ до всех сотрудников. ¦
¦ 3. Звонки на номера, не включенные в перечень,¦
¦осуществляются только с разрешения руководителя организации. ¦
¦ ¦
¦ Директор Васильев/Васильев И.Д. ¦
¦ ¦
¦ Иванов ¦
¦ С приказом ознакомлены: ——/Иванов А.А. ¦
¦ Петров и т.д. ¦
¦ ————/Петров Б.А. ¦
¦ ¦
¦ Приложение N 1 к приказу N 12 от 31 августа 2006 г. ¦
¦ ООО «Звездочка» — тел. 8-906-123-45-67; ¦
¦ ЗАО «Крокус+» — тел. 8-918-111-11-00 и т.д. ¦
¦ ¦
¦ Директор Васильев/Васильев И.Д. ¦
L——————————————————————

Кроме того, бухгалтеры договариваются с операторами связи о предоставлении детализированных отчетов по сделанным звонкам, чтобы отделить личные переговоры от служебных. Расходы на разговоры по тем номерам, которые указаны в приказе, можно без проблем учесть при расчете налога на прибыль.

О.В.Чугина

Главный бухгалтер

ООО «Истела Роса»