Расходы по корпоративной карте

Расходы по корпоративной карте

В последнее время много вопросов от клиентов поступает по поводу оплаты корпоративными картами: что можно покупать, как провести в бухгалтерии.

Давайте разберемся.

Вариант первый: карта привязана к специальному карточному счету, т.е. у Вас в банке есть расчетный счет и карточный. Вы принимаете деньги от покупателей на расчетный и потом делаете перевод на карточный. И уже оттуда оплачиваете какие-то расходы компании.

  1. Если карта именная (на ней указано имя генерального директора или иного распорядителя):

Дт 55.4 Кр 51 – перечисление денежных средств с р/с на карточный (на основании выписки по р/с)

Дт 71 Кр 55.4 – оплата товаров, услуг (на основании выписки по карточному счету)

Дт 10(41,26,44) Кр 71 – учтены расходы, оплаченные подотчетным лицом (которое указано на карте), проводка формируется на основании предоставленного авансового отчета

  1. Если карта неименная (на ней не указано никакого имени):

Можно издать приказ, по которому распорядителем средств является то лицо, которое пользуется картой. Обычно это бывает генеральный директор или лицо, занимающееся закупками.

Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны

Тогда мы имеем опять конкретное подотчетное лицо, проводки не меняются.

Если такого приказа нет. То можно делать проводки, минуя 71 счет.

Вариант второй: карта привязана напрямую к расчетному счету организации. В этом случае, счет 55.4 не используется.

  1. Если карта именная:

Дт 71 Кр 51 – оплата товаров, услуг (на основании выписки по карточному счету)

Дт 10(41,26,44) Кр 71 – учтены расходы, оплаченные подотчетным лицом (если карта именная или за ней закреплен приказом распорядитель)

  1. Если карта неименная, и у нее нет распорядителя, например, это карта Индивидуального предпринимателя или ГД компании, где он и ГД, и учредитель, и единственный сотрудник.

Возможно провести проводки:

Дт 60 Кр 51 – Списание средств на оплату товаров или услуг поставщику (на основании выписки)

Дт 10(41,26,44) Кр 60 – поступление товаров или услуг от поставщика (на основании документов, которые предоставил поставщик)

Следующий вопрос: что можно купить по корпоративной карте?

Во-первых, все, что связано ведением вашей деятельности: материалы, оргтехника, канцтовары, услуги сторонних специалистов и т.п. Все это может быть учтено в расходах вашей организации и уменьшить налогооблагаемую базу.

Во-вторых, можно купить что-то в офис, не связанное ведением деятельности, например, оплатить услуги массажиста, который приходит в офис раз в неделю и делает всем сотрудникам массаж. При этом такие расходы будут считаться осуществленными за счет чистой прибыли (т.е. не будут уменьшать налогооблагаемую базу).

В-третьих, можно купить что-то для себя лично, например, продукты, памперсы для своих детей и т.п. В этом случае, это будет считаться растратой распорядителя карты и будет компенсирована за счет заработной платы.

И еще немного полезных сведений:

– снятие наличных является выдачей подотчет распорядителю (возможно иному лицу);

– заработную плату перечислять с нее можно;

– иным физлицам деньги перечислять можно, не забывайте, что вы являетесь налоговым агентом и обязаны уплатить подоходный налог за этих лиц;

– принимать оплату с карты на карту можно.

Надеемся, что статья была полезна для Вас.

Если у Вас остались вопросы – свяжитесь с нами!

Доброго времени суток! Сегодня я хочу написать статью о корпоративной карте для ООО.

Довольно часто бывают случаи когда, для организации необходимо приобрести какие-либо товары (канцелярские, хозтовары и т.д.) необходимые для деятельности ООО.

У организации существует несколько способов оплаты данных товаров или услуг:

  1. Оплата с расчетного счета ООО;
  2. Выдача денег под отчет из кассы организации;
  3. Чековая книжка;
  4. Корпоративная карта ООО.

Рассмотрим перечисленные варианты оплаты товаров или услуг которые оказываются для организации:

Оплата с расчетного счета ООО

Для этого Вам выставляют счет, который Вы оплачиваете с расчетного счета ООО. В общем-то это обычная практика в бизнесе.

Минусом в данном случае является то, что Вы не получите нужный Вам товар или услугу до момента зачисления денег. На это может потребоваться 1-2 дня.

А ведь бывает так, что товар нужен уже здесь и сейчас.

Выдача денег под отчет из кассы ООО

Первое о чем надо сказать, чтобы была касса ООО – ее необходимо оборудовать соответствующим образом, выделив отдельное помещение. Это конечно минус.

Помимо этого, даже если у Вас есть оборудованная касса, то есть еще один минус – это бумажная волокита с получением и сдачей подотчетных денег.

7 правил для корпоративной карты

Так что, конечно можно оплачивать товары и услуги таким способом, но есть варианты и попроще.

Чековая книжка для ООО

В случае если у Вас нет кассы и все деньги на расчетном счету и необходима наличка для оплаты товаров и услуг Вы можете завести чековую книжку и снимать по ней деньги.

Это считаю полным анахронизмом и прошлым веком. Так, что отметаем этот вариант сразу.

Корпоративная карта для ООО

Вот это именно то что нужно каждому владельцу ООО.

Корпоративная карта представляет из себя обычную пластиковую карту с помощью, которой можно оплачивать все хозяйственные нужды организации.

Стоит отметить сразу, что у корпоративной карты свой собственный счет к которому она привязана.

Для того чтобы пользоваться корпоративной картой её необходимо заказать в банке где открыт расчетный счет Вашей организации.

После получения корпоративной карты организации на ее счету денег не будет.

Для зачисления денег необходимо с расчетного счета ООО, сделать перевод на данную корпоративную карту. Я его делаю удаленно через систему ibank.

Хотя можно сделать и простым платежным поручением, подготовив платежное поручение и сдав его в банк.

Так же Вы должны знать, что у каждой пластиковой карты есть свой месячный лимит.

Я вот на днях заказал золотую корпоративную карту VISA, цена этой пластиковой карты 1500 за год. Лимит 1500 000 руб. в месяц.

Так же у меня есть карта MasterCard (2шт.) – у них лимит 600 000 в месяц на каждую.

Так что, перед тем как заключать договор на корпоративную карту для своей организации уточните:

  • Стоимость пользования картой;
  • Месячный лимит расхода денег с карты.

Для приобретения корпоративной пластиковой карты для своего ООО есть еще один неоспоримый плюс – это оплата товаров и услуг в интернете.

Я это к чему говорю, тут не то что покупать товары, а оплачивать услуги систем, через которые электронно сдается отчетность в налоговую, ПФР, ФСС.  Таких систем довольно много, мой бухгалтер пользуется системой Палитра (у них как раз проблема, что они принимают платежи только с корпоративных карт, причина этого мне не известна).

Корпоративная карта ООО выдается для приобретения товаров или услуг для организации ВАЖНО и Вы не можете приобретать себе товары и услуги, которые не касаются работы ООО.

Допускается оплата по пластиковой корпоративной карте расходов директора на мобильную связь и бензин для автомобиля, так как это так же задействовано в работе организации.

Подводя итог статьи, сразу рекомендую, если у Вас ООО получить корпоративную карту. Работать будет значительно проще и бухгалтеру будет так же проще списывать деньги.

Обязательно берите чеки с терминала после оплаты – они потребуются бухгалтеру для отчетности, или Вам в случае если Вы являетесь директором и бухгалтером в одном лице.

Процедура государственной регистрации общества с ограниченной ответственностью теперь стала еще проще, подготовьте документы на регистрацию ООО совершенно бесплатно не выходя из дома через проверенный мной онлайн сервис: "Регистрация ООО бесплатно за 15 минут". Все документы соответствуют действующему законодательству РФ.

Совет: В настоящее время многие предприниматели для расчета налогов, взносов и сдачи отчетности онлайн используют данную "Интернет-бухгалтерию". Сервис помог мне сэкономить на услугах бухгалтера и избавил от походов в налоговую. Мне также удалось достать подарочный промокод для подписчиков моего сайта, по которому Вы сможете получить 3 месяца сервиса бесплатно, чтобы по достоинству оценить его. Для этого просто введите промокод 74436115 на странице активации подарка.

На этом все! Если есть вопросы, то задаем в комментарии или в мою группу социальной сети ВК "Секреты бизнеса для новичка".

Всем удачного бизнеса! Пока!

Главная — Статьи

Расчеты с использованием корпоративной карты

Виды корпоративных карт

Корпоративная карта, как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.

Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы денежных средств. Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из подотчетных лиц. Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Как получить карту

Чтобы оформить корпоративную карту, фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:

  • список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
  • копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
  • договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.

Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.

Порядок использования корпоративных карт

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст.

Корпоративная карта: как операции по ней отражаются в бухучете

8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:

  • перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
  • лимиты расчетов по корпоративным картам;
  • срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
  • порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания – оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Какие расходы можно производить по карте

Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:

  • получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
  • производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
  • получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
  • оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.

У бухгалтера компании часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?

Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами.

Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты услуг.

Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.

При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138И).

Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой услуги за рубежом в иностранной валюте.

Отчет о расходовании денег по корпоративной карте

В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.

Примечание. Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход

Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).

Надо ли соблюдать лимит расчетов

Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.

Использование корпоративной банковской карты – это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.

Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица фирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.

Штраф за нарушение лимита расчетов для компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Бухучет операций с корпоративными картами

Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.

Примечание. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.

Пример 1. Фирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.

Расходы составили:

  • 16 000 руб. – на проезд;
  • 30 000 руб. – на проживание;
  • 6300 руб. – суточные;
  • 3500 руб. – представительские расходы.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
КРЕДИТ 51

  • 45 000 руб. – зачислены средства на карту;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»

  • 45 000 руб. – списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

  • 52 300 руб. – отражены командировочные расходы;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

  • 3500 руб. – списаны представительские расходы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

  • 10 800 руб. – произведен окончательный расчет с сотрудником.

С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.

Пример 2. Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.

На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 36 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 40 руб/USD. Расходы:

  • 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) – затраты на проживание;
  • 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) – суточные.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях»
КРЕДИТ 51

  • 36 900 руб. – перечислены денежные средства на покупку валюты;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
КРЕДИТ 57

  • 36 000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) – зачислена валюта;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 57

  • 900 руб. (36 900 – 36 000) – отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»

  • 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) – сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»

  • 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) – списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

  • 36 700 руб. (36 700 + 700) – отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.

Примечание. За день проезда по России суточные положены по нормам, установленным для командировок в РФ (700 руб.).

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Обратите внимание! Расходы по карте должны быть документально подтверждены. Иначе проверяющие сочтут средства, истраченные работниками фирмы, их налогооблагаемым доходом.

Ноябрь 2014 г.

Если для физических лиц (то есть, отдельных людей) хранить и пользоваться только наличными деньгами – это вполне приемлемый вариант, то для лиц юридических (индивидуальных предпринимателей, предприятий и фирм) такой способ обращения с деньгами очень затруднителен, практически неосуществим.

Сегодня все банки предоставляют юридическим лицам возможность открыть специальный банковский счет, называемый корпоративным, который открывает им доступ к различным банковским услугам.

Корпоративный банковский счет – это, по-сути, счет для расчетно-кассового обслуживания организаций, предприятий и индивидуальных предпринимателей. С его помощью можно оплачивать выставленные счета и контролировать различные денежные начисления.

Расчеты с использованием корпоративной карты

Открытие корпоративного счета предоставляет юридическому лицу возможность банковского финансирования и использования других инвестиционно-банковских услуг.

Кроме того, корпоративный счет значительно упрощает расчеты с другими юридическими лицами, счета которых открыты не обязательно в этом же банке. Для использования этой возможности корпоративного счета достаточно воспользоваться услугой межбанковского платежа.

При открытии корпоративного счета юридические лица, при желании, могут оформить и корпоративную пластиковую карту. С её помощью сотрудники компании могут оплачивать самые различные связанные с работой расходы – командировочные, представительские или, например, хозяйственные. Обычно корпоративные пластиковые карты именные, но использовать содержащиеся на них средства в личных целях запрещено.

Во многих банках существует возможность управления корпоративным счетом дистанционно из любой точки планеты (например, онлайн-управление). Остатки средств на таком счете можно держать на депозите и получать доход от начисления на них процентов.

Открытие корпоративного счета – процедура, не отличающаяся особой сложностью, но, все-таки, для начала необходимо ознакомиться с перечнем документов, которые требует банк для её осуществления, собрать их и, затем, явиться с ними представителю компании в банк лично.

Так как корпоративный банковский счет позволяет более быстро производить все корпоративные финансовые операции (внутренние платежи, расчетные операции с компаньонами и так далее), то можно сказать, что его открытие делает более эффективной всю коммерческую деятельность юридического лица.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *