Распорядок дня секретаря по часам

Распорядок рабочего дня секретаря-референта

Рабочий день секретаря-референта нельзя разложить по минутам, он не программируется, поскольку целиком зависит от ритма работы руководителя. Даже запланированные ранее дела нередко приходится откладывать из-за внезапно нахлынувших новых проблем. Кроме того, нередко складывается впечатление, что рабочий день у секретаря ненормированный из-за бесконечного наплыва дел. Однако решить много проблем и организовать минутку для отдыха поможет элементарное планирование. Пусть не всегда удастся следовать запланированному, но это организует.

Итак, основными условиями успешной деятельности секретаря-референта являются:

– планирование предстоящих дел;

– установление оптимального ритма труда;

– постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

Планирование

Планировать можно один рабочий день, а можно сразу неделю. Планирование работы на месяц, квартал или год составить сложно, поскольку это слишком большой промежуток времени, а работа секретаря зависит от распорядка дня руководителя. Однако планировать заранее известные мероприятия не только можно, но и нужно даже за год.

Планирование личной работы охватывает распределение предстоящих дел в течение рабочего дня, недели, месяца. Для этого следует составлять план предстоящих работ с последующим уточнением заданий. Конкретная структура такого плана может быть самой различной, но суть его для всех форм общая: вместо того чтобы выполнять свои функции по памяти, следует заранее фиксировать все нужные дела в календаре или блокноте и распределить время так, чтобы успеть выполнить все запланированное. Перед тем, как начинать планирование работы, следует узнать планы руководителя и запланированные им мероприятия, ведь в первую очередь работа секретаря-референта заключается в помощи своему начальнику. После этого можно планировать свою собственную работу. Сначала необходимо выделить самые срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро. Если есть какая-то важная информация для руководителя, то сообщить ее нужно тоже с утра, в это же время следует напомнить обо всех мероприятиях, запланированных на день. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную – к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

Лучше всего вести эти записи в специальных блокнотах-еженедельниках. В них для каждого дня недели имеется часовая сетка, и предстоящие дела можно сразу записывать на определенный час. Можно делать это в любой записной книжке. На каждый день недели целесообразно отводить специальную страницу или несколько страниц, в которые заранее заносятся предстоящие дела, перечисляются виды и объемы работ. По мере приближения конкретного дня недели все это уточняется с учетом других дел.

При планировании дел на неделю и месяц можно составить экран работы – большой лист бумаги, расчерченный в виде таблицы по дням, куда вносятся все предстоящие дела. Значимым для планирования дел является использование цвета в качестве носителя информации: целесообразно использовать цветовой «семафор» при раскладке документов в папки различных цветов.

Однако в практике работы секретарей-референтов и их руководителей бывает очень много дел, по которым сразу невозможно, установить сроки исполнения. Часто приходится переносить дела с одного срока на другой. Имеются такие работы, которые требуют к себе внимания в течение долгого времени. Для планирования таких работ удобнее пользоваться картотечной системой.

Организация работы коллектива начинается с организации рабочего времени руководителя.

По нашему опыту очень хорошие результаты дает такая схема организации рабочего дня.

Утро

Утро руководителя начинается за 15 минут до начала рабочего дня компании. Он заходит в программу и открывает свои задачи на сегодня.

Сначала надо спланировать свой рабочий день. Руководитель просматривает задачи на сегодня, обязательно добавляет те задачи, которые отсутствуют в расписании — например, позвонить клиентам, провести встречу и так далее. Когда готов полный список задач, можно переходить к следующему пункту.

Оценка работы. Важно не только, чтобы ваш список дел содержал все задачи, но и то, чтобы его было реально выполнить за сегодня. Поэтому необходимо критично просмотреть список на предмет его выполнимости.

Если вы понимаете, что все задачи за сегодня вы физически выполнить не сможете, то лишние задачи вы переставляете на другой день или же (что правильнее) — передаете их на выполнение другим сотрудникам.

А для оставшихся задач вы выставляете порядок их выполнения. Задачи, которые требуют минимум времени — сначала, большие — позже.

Планирование работы компании. После того, как вы спланировали свой день, необходимо спланировать работу остальных. Перейдите в планировщик сотрудников и ознакомьтесь с задачами людей.

Точно так же оцените возможность выполнения всех задач за сегодня, при необходимости передайте задачи от более загруженных сотрудников свободным. И обязательно выставьте порядок выполнения.

Вся эта работа выполняется в PlannerLite примерно за 15 минут. После окончания планирования вы можете приступать к работе над своими задачами.

Важно выполнить этот этап до начала рабочего дня:

• Пока не началось бизнес-время — вас никто не будет отвлекать и даст возможность спокойно подумать над графиком работы.
• Сотрудник, придя на работу, может приступать к выполнению задач немедленно, без дополнительного инструктажа. И начнет выполнять задачи согласно их важности и приоритету.

Обратите внимание! Как правило, основные бизнес-коммуникации с клиентами происходят в первой половине дня. Если ваш сотрудник много общается с клиентами, то на это время ему стоит ставить небольшие и короткие задачи, чтобы звонки и письма не мешали ему продуктивно работать. А объемную работу лучше поручать на вторую половину дня.

День

На протяжении рабочего дня как минимум один раз надо отвлечься от своих задач и проверить, как сотрудники работают. Возможно есть затруднения, которые надо помочь решить, возможно изменились приоритеты в работе.

Оптимальное время для выполнения этой задачи — начало обеденного перерыва. Руководитель просматривает выполненные задачи, корректирует порядок выполнения и ответственных на оставшиеся.

Кроме оптимизации работы очень важно, чтобы сотрудники понимали, что руководитель постоянно следит за ходом работ и принимает участие в решении проблем.

Конец рабочего дня

За 30 минут до конца рабочего дня необходимо начать подведение итогов и планирование дня следующего. Просмотрите выполненные задачи за сегодня для каждого сотрудника.

Если план работ выполнен не полностью — разберитесь индивидуально с каждым в причинах и найдите решения, чтобы ситуация не повторилась снова.

После этого добавьте в список задач все, что необходимо будет выполнить завтра. Задачи, которые не были выполнены сегодня перенесутся на следующий день автоматически.

Точно так же, как вы планировали свой день утром, спланируйте свою работу и работу сотрудников на завтрашний день. Тогда утром вам останется лишь подкорректировать планы.

Время

Такой распорядок дня руководителя требует в день не более часа на управление, освобождая большую часть дня для решения других задач.

Повышается эффективность работы сотрудников, так как они с первой минуты видят весь объем работы на день и лучше управляют своими временем.

Все вместе повышает качество работы коллектива и снижает уровень стресса.

Рабочие дни секретаря редко бывают похожи по содержанию друг на друга: в один день проводится совещание, в другой идет прием посетителей и т. д. Примерную схему рабочего дня можно представить следующим образом:

Начало рабочего дня.

1. Прийти на работу за 15 мин до прихода руко­водителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в поря­док, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календарях.
2. Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела.
3. Получить в экспедиции корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и за­регистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По осталь­ным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю кор­респонденцию, предварительно не проработав ее. Ре­комендуется для облегчения ознакомления руководи­теля с корреспонденцией выделять основную мысль документа путем подчеркивания. Кроме того, секре­тарь должен подобрать документы, относящиеся к во­просам, содержащимся в корреспонденции, чтобы ру­ководитель мог глубже изучить проблему и принять нужное решение.
4. Доложить руководителю о корреспонденции.
5. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на сле­дующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометы в своих за­писях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркнуть. Нужно уточнить соответствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последо­вательность мероприятий должна быть одинаковой. Разница будет в мероприятиях секретаря по выпол­нению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись: «в 15.00 быть на совещании в головном офисе», то у секретаря она будет выглядеть так: «14.30 — напомнить о совещании в головном офисе в 15.00, позвонить в транспортный отдел либо водителю, чтобы подали машину к подъезду не позднее 14.40».
6. Передать по телефону или лично указания ру­ководителя соответствующим исполнителям, напом­нить исполнителям об истекающих сроках исполне­ния документов.
7. Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руко­водитель и секретарь устанавливают постоянное вре­мя для этой работы в первой половине дня, продол­жительность около получаса.
8. Работа с посетителями, телефоном (в течение всего дня).
9. Подшивка документов в дела.
10. Выполнение машинописных работ.
11. Организация копирования и размножения до­кументов в соответствии с указаниями руководителя.

Во второй половине дня.

1. Продолжение работы с телефоном и посетите­лями.
2. Повторно получить и обработать корреспон­денцию из экспедиции. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.
3. Наметить мероприятия на следующий день.
4. Доложить руководителю о поступившей кор­респонденции и исполненных документах, взять у ру­ководителя отработанные им документы.
5. Обработать и отправить исходящую коррес­понденцию через экспедицию.

В конце рабочего дня.

1. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости под­готовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).
2. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необхо­димой информацией.
3. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с докумен­тами, выключить из сети технические средства.

От того, насколько рационально будет спланиро­вано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководи­теля.

Хороший секретарь считает непреложной обязан­ностью проявлять тактичное внимание к руководите­лю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопони­мание достигнуто, руководитель может передать сек­ретарю право решения некоторых вопросов.

Одна из главных задач секретаря-референта — умение быть чутким посредником между руководителем и сотруд­никами. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум уси­лий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и ха­рактер руководителя, секретарь может в случае не­обходимости оказать помощь сотрудникам в органи­зации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу и т. п. Нужно помнить о том, что секретарь обязан быть лояльным к недостаткам ру­ководителя и по возможности компенсировать их своей работой. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подраз­делений своего учреждения, а также вышестоящих и подведомственных организаций. Это поможет более оперативному решению различных повседневных во­просов: необходимость получения срочной информа­ции, оказания помощи в решении текущих вопросов и т. п. Недопустимы фамильярные отношения с со­трудниками, проявления высокомерия, бюрократизма и равнодушия. В некоторых случаях секретарю при­ходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указа­ния, контролировать их выполнение. В практике се­кретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь мно­гое зависит от профессионализма и гибкости поведе­ния секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.

2018. Календарь в системе Flowlu синхронизировали с Google Calendar

Разработчики Flowlu расширили функционал календарей и добавили двустороннюю синхронизацию с Google Календарем. События, созданные во Flowlu по сделкам, проектам, клиентам вы сможете просматривать в Google Календаре. И через него же добавлять новые события во Flowlu. Синхронизация автоматическая. Все созданные мероприятия в календаре Flowlu тут же появляются в Google, и наоборот. Во Flowlu также появилась возможность создавать совместные события. Все участники могут мгновенно принять приглашение или отклонить, даже если они не в офисе. Любой пользователь системы может делиться своими календарями с коллегами, чтобы все были в курсе занятости друг друга и могли планировать совместные мероприятия.
2017. Google Calendar доступен на iPad

Многие бизнесмены и руководители пользуются Google Calendar и у многих из них есть iPad. Поэтому долгожданное появление приложения Google Calendar для iPad станет для многих хорошей новостью. Приложение позволит работать с календарем в отсутствии интернета, что важно для тех, кто часто ездит на деловые встречи. Кроме того, в новом приложении доступны умные функции, которые раньше работали только на Android. Во-первых, это Find Time — функция, предлагающая оптимальные варианты время-место при организации встречи нескольких сотрудников. Во-вторых, Goals — возможность поставить себе цели и получать напоминания для их достижения.
2015. В Google Calendar появился список to-do напоминаний

Многие деловые люди используют Google Calendar для получения напоминаний (например, о днях рожденья клиентов, о важных встречах и звонках). Однако, после того, как напоминание получено и просмотрено, вы можете через какое-то время о нем забыть. Чтобы этого не происходило, в Google Calendar к обычным событиям добавили ремайндеры (to-do напоминания). Таким образом, получилась комбинация календаря и to-do списка. Ремайндеры остаются в списке, пока вы их не удалите, таким образом, вы не забудете сделать важные дела. Ремайндеры можно добавлять не только из календаря, но и их почты Inbox, блокнота Keep или через голосовой ассистент Google Now. На данный момент новая функция доступна в мобильной версии Google Calendar (для iOS и Android). Скоро она появится и в веб-версии.
2015. Вышел Google Calendar для iPhone

До сих пор пользователи Google Calendar могли лишь синхронизировать свои календари со встроенным календарным приложением iPhone. Теперь Гугл выпустил собственное приложение Google Calendar для iPhone. Кроме обычных функций по просмотру и организации мероприятий и встреч, оно умеет автоматически распознавать и добавлять в календарь даты мероприятий из писем в Gmail, выдавать подсказки для авто-ввода текста при добавлении мероприятий и отображать календарь в формате расписания. Такие же фичи были добавлены в Google Calendar для Android пару месяцев назад.
2013. Agenda — онлайн планировщик бизнес-поездок

Мы всегда советуем бизнесменам и менеджерам меньше ездить и больше пользоваться онлайн сервисами и видеосвязью для общения и совместной работы с удаленными партнерами. Но, надо признать, иногда путешествия все равно необходимы. И в этом деле онлайн-сервисы тоже могут помочь. На западе одним из самых популярных онлайн-приложений для бизнеса уже долгое время является TripIt — сервис планирования путешествий. Теперь и у нас появился подобный сервис — Agenda. В нем вы можете полностью спланировать и оплатить путешествие: заказать билеты (выбрав оптимальный вид транспорта), забронировать отель, оформить страховку и аренду авто. Цены — примерно такие же, как любом другом сервисе бронирования, но зато все собрано в одном месте и в удобном интерфейсе аля Google Calendar. Единственный большой минус (по сравнению с TripIt) — это отсутствие мобильного приложения.
2007. Шпаргалка по онлайновым календарям
Вести электронный календарь — это удобно и особенно актуально в наш век, когда все просто не умещается в голове, а электронных помощников так много, что есть проблемы с синхронизацией вводимых дел. Предлагаем вам очередную подборку от Mashable! в нашей интерпретации с добавлением отечественного ОДНОГО стартапа (больше не нашли), который для «забугорья» просто не заметен.Русское
2007. Scrybe — крутой календарь и планировщик
Несколько месяцев назад мне на глаза попалась довольно интересная статья, автор которой рассуждал о перспективах Web20-стартапов. Ссылку к сожалению дать не могу, но основной посыл заключался в том, что начинающим компаниям нужно с большой осторожностью выбирать нишу. Руководствоваться при этом стоит простым правилом — брать те куски рынка, которые вряд ли заинтересуют крупных игроков. В качестве аргумента приводилась судьба интересного онлайнового календаря Kiko, который был продан с молотка на eBuy, после того, как «раскрутился” Google Calendar.Сложно сказать, боятся ли создатели Scrybe конкуренции со стороны Google (а также 30 Boxes и др.), но пока все для них складывается успешно. Разработанный ими онлайновый календарь обладает не только интересными фичами, но и сумел заинтересовать инвесторов. Чем же хорош Scrybe?О Scrybe впервые пользователи узнали в конце 2006 года, однако до сих пор сервис находится в стадии закрытого бета-тестирования. Причем презентация была довольно своеобразной — видео просто выложили на YouTube.Прежде всего, среди многочисленных конкурентов Scrybe выделяет наличие сразу двух режимов работы — как онлайнового, так и оффлайнового. Причем второй является практически полнофункциональным — пользователь может просматривать запланированные события, редактировать их, добавлять новые. А затем, когда появится соединение с Сетью, данные будут синхронизированы. Другие онлайновые календари либо лишены подобной возможности, либо требуют установки стороннего софта (как, например, Calgoo для Google Calendar).Вторая особенность Scrybe заключается в том, что это не просто календарь. В распоряжении пользователя имеется еще и записная книжка и ToDo-список, что делает сервис более привлекательным.Я не знаю, какие использованы технологии при создании сервиса, но работать очень удобно. Поначалу сложилось впечатление, будто весь календарь на Flash, однако присутствует контекстное меню (и оно разное, в зависимости от того, куда щелкает пользователь правой кнопкой мыши).Интерфейс Scrybe очень удобен. Вначале, когда залогинишься, перед тобой представлены месяцы. Щелкаешь по какому-нибудь из них, как автоматически включается зум (увеличение). Дальше щёлкнешь по ячейке с определенным днем, как снова заработает зум — день автоматически будет разделен на часы.Все вносимые события можно перетаскивать по календарю просто «схватив” мышкой. Скажем вы написали длинное задание на 9 утра, но выяснилось, что его выполнение переносится на 9 вечера. Не надо заново вносить данные — оттащите событие на нужное время.Если ваши партнёры живут в разных часовых поясах, можно воспользоваться специальным инструментом. Реализация достаточно необычная для веб-приложений — на карте мира пользователю предлагается перетаскивать вертикальную линию с часами, а сервис отобразит, какие города находятся в этом поясе и какая разница во времени.Scrybe позволяет пользователям заводить сколь угодно календарей, кроме того, можно изменять их вид (меняя раскраску). Но пожалуй одна из самых классных возможностей Scrybe — это распечатка календаря. Здесь предусмотрено несколько вариантов: в Pocket-формате (карманный), в виде буклета и в классическом виде. Разработчиками предусмотрено даже несколько настроек режима печати — например, можно указать нужно ли распечатывать в виде списка. Помочь при подготовке печатной копии должен предварительный просмотр.Резюмирую. Очень интересная разработка, и я не удивлен, что создатели получили инвестиции от Adobe и LMKR. Порадовали отличный интерфейс и возможность работы в оффлайне. Очень надеюсь, что разработчики решат проблемы с кириллицей и тогда его можно смело будет рекомендовать русскоязычным пользователям. Ну а пока ждем выхода из беты. Владимир Яшников
2006. Scrybe – оригинальный web-органайзер
В предыдущем посте я сказал, что Гугль не оставляет конкурентам много шансов в в освоенных им сервисах. Но вот сегодня наткнулся на новый органайзер Scrybe , основой которого является календарь. Так вот, оказалось, лучше бывает. Инновационное web-приложение Scrybe, по мнению его разработчиков, по удобству и функциональности вполне способно конкурировать с самыми популярными электронными органайзерами и средствами календарного планирования.
2006. CalendarHub — еще один онлайн календарь
После выхода приложений Гугла обычно конкурирующие альтернативные сервисы уже не вызывают большого интереса. Видимо, сервис для ведения календарей CalendarHub — тоже не исключение. При схожей с Google Calendar функциональности, он явно проигрывает в дизайне и удобстве использования. Кроме того, пока он работает довольно медленно, что может быть самым слабым местом сервиса. Единственная фича, которой нет в Гугле — возможность публикации календаря на своем сайте.