Разъездной характер работы и командировка
Содержание
22-07-2015
Чем отличаются командировки от разъездного характера работ?
Разъездной характер работы или командировка?
В силу той же ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками НЕ ПРИЗНАЮТСЯ. Об этом неоднократно напоминали представители Минздравсоцразвития.
Важный момент: в командировку может быть отправлен любой работник предприятия, а вот перечень ‘разъездных’ работ, профессий, должностей должен быть заранее установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Другой важный момент: порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя, в то время как порядок и размеры возмещения ‘разъездных’ расходов допустимо также определять в трудовом договоре.
Раз разъездной характер работы-это не командировка, поэтому выплачивают таким работникам не суточные, а надбавки за разъедной характер работы.
Официальная позиция по поводу налогообложения надбавок за подвижной или разъездной характер работ, не в пользу налогоплательщиков. Фискальные органы считают, что надбавки к заработной плате работников за подвижной характер работы, установленные коллективным или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций в смысле ст. 164 ТК РФ, а повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. При этом ни Трудовой кодекс, ни иные нормативные правовые акты Российской Федерации не рассматривают оплату труда в части превышения тарифных ставок (окладов) в качестве компенсационной выплаты. Соответственно, п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ на такие доплаты не распространяются, и они подлежат страховыми взносами иНДФЛ в общеустановленном порядке (Письмо Минфина России от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).
« Назад
28.12.2016 18:53
Авторская колонка Елены Кожемякиной, управляющего партнера юридической фирмы BLS.
Некоторые сотрудники периодически отправляются по заданию в другой город или регион. Но где они находятся в это время: в командировке или служебной поездке? Практика показывает, что путаница в определениях действительно существует.
Командировка и служебная поездка: разграничение понятий
Согласно закону, командировкой считается направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Со служебными поездками сложнее. Причина трудностей в том, что они в ТК РФ не регламентированы. Ст. 166 ТК РФ лишь объясняет, что такие поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, командировками не являются.
На практике служебная поездка означает, что исполнение трудовых обязанностей связано с регулярными выездами в определенных границах. В первую очередь они относятся к тем, кто много трудится «в поле». Это, например, курьеры, страховые агенты, медицинские представители, супервайзеры. Но они зачастую хотят считать свои передвижения командировками. А вот законодательные пробелы и отсутствие нужных документов могут создать работодателям совсем ненужные риски.
Во-первых, это управленческий риск. Разъездные сотрудники периодически просят признать служебные поездки командировками, компенсировав расходы в соответствии с законом. Очевидно, что управлять сотрудниками, если поездки не регламентированы, намного сложнее. Во-вторых, это судебный риск. Не добившись цели, работник может обратиться в суд с требованием возместить расходы. Наконец, сложности с возмещением из Фонда социального страхования РФ. Если в корпоративных документах не прописаны возможные несчастные случаи во время служебных поездок, будет сложно доказать связь происшествия с производством и получить положенные выплаты из ФСС для пострадавших работников.
Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома. Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот. Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.
Оформление документов
Прежде всего, проверьте внутренние нормативные акты, в которых описан порядок организаций поездок. Мы рекомендуем оформить «Положение о разъездном характере работы» и прописать в нем:
- Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы. Наличие списка – обязательное требование, в соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ.
- Порядок планирования и согласования поездок с руководителем.
Понятие разъездного характера работы и его оформление
Еженедельные или ежемесячные планы работы сотрудника позволят контролировать поездки и привлекать к ответственности за несогласованные передвижения.
- Предпочтительные и альтернативные виды транспорта. В зависимости от расстояния или транспортной доступности можно указать различные варианты (корпоративный, общественный), чтобы избежать необоснованных расходов и снизить риск аварий.
- Особенности взаимодействия и способы связи работника с руководителем во время поездки для контроля или учета рабочего времени (если отсутствует геолокация).
- Срок и порядок предоставления отчета о служебной поездке.
Также мы рекомендуем детализировать в Положении некоторые особенности поездок:
- Разъездной характер работы и работа в пути – разные понятия. Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.
- Расстояние, не входящее в рабочее время, например, «170 км является временем до работы в пути». Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.
- Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
- Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
- Суточные при поездках на несколько дней.
В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние. Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г. Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.
Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством. Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС. Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации. Поэтому наличие всех документов, полностью и правильно заполненных, – это защита и вас, и ваших сотрудников.
В завершении обратим внимание на одну деталь. Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:
- предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
- проводить специальную оценку условий труда;
- решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными – нет.
Поэтому мы рекомендуем вам заключать с региональными разъездными представителями договоры о дистанционном труде, что существенно облегчит вам текущую работу.
Так или иначе деловой визит в другой город или регион – важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском. Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.
Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены
Комментарии
Комментариев пока нет
Во многих организациях есть сотрудники, чья работа связана с разъездами. Монтажникам или водителям, работающим на междугородних рейсах, обычно устанавливают разъездной характер работы. А если работник должен выезжать на другие объекты не каждый день, а время от времени, как поступить с ним? Тоже оформить разъездной характер работы или в те дни, когда ему нужно покинуть свое обычное рабочее место в офисе, отправлять его в однодневные командировки? Давайте разбираться.
Различия между разъездным характером работыи однодневными командировками
Главное отличие разъездного характера работы от однодневных командировок — это частота и регулярность поездок у «разъездных» работников <1>.
Определение разъездного характера работы
Перечень должностей и профессий с разъездным характером работы устанавливает сам работодатель <2>. В него включаются должности работников, которые действительно много времени проводят в разъездах. Например, если ваш страховой агент занимается в основном бумажной работой в офисе и почти не бывает на осмотрах объектов, то разъездной его работа не является. То есть «разъездником» может стать далеко не каждый. А вот в однодневную командировку вы можете отправить практически любого (за исключением узкого круга лиц, например беременных женщин, несовершеннолетних и т.д. <3>).
В части документального оформления также есть различия. Кроме составления упомянутого выше перечня, условие о разъездном характере работы должно быть прописано в трудовых договорах с «разъездными» сотрудниками <4>. Один раз оформили эти документы — и можно жить спокойно. А в случае с командировками каждый раз нужно будет издавать отдельный приказ о направлении в командировку.
Но и при разъездном характере работы, и при однодневных командировках организация должна возместить своему работнику <5>:
— расходы на проезд;
— расходы по найму жилого помещения, если работник не может каждый день возвращаться домой (в статье мы это рассматривать не будем);
— суточные или полевое довольствие;
— другие расходы, если они были согласованы с работодателем.
Отдельно стоит остановиться на суточных. По своей сути они являются компенсационной выплатой, которая возмещает работнику расходы, связанные с выполнением им трудовых обязанностей во время служебной поездки/разъездов. В случае с однодневными командировками все однозначно: суточные работнику выплачиваться не должны, поскольку он имеет возможность каждый день возвращаться домой <6>. А нужно ли платить суточные, если работнику установлен разъездной характер работы?
Из авторитетных источников
Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
«Этот вопрос решается в локальном нормативном акте организации. Как правило, работникам, которым установлен разъездной характер работы, имеющим возможность ежедневно возвращаться с объекта домой, суточные не выплачиваются. Но в некоторых случаях выплата суточных может быть предусмотрена, например когда время, затрачиваемое на проезд до объекта выполнения работ, составляет несколько часов. Вообще говоря, существует различная практика: организация может установить сотрудникам надбавки за специфику работы, либо выплачивать определенные суммы на питание, либо выплачивать суточные в процентах от суточных при обычных командировках. В последнем случае суточные выплачиваются за нерабочее время, которое работник тратит при совершении поездок. То есть организация сама выбирает наиболее подходящий ей вариант с учетом особенностей налогообложения».
Таким образом, выплата суточных работникам с разъездным характером работы должна быть обоснованна.
Порядок и размеры возмещения расходов и при разъездной работе, и в случае с командировками должны быть установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организации (далее — ЛНА) <7>. А теперь надо оценить последствия этих расходов для компании с точки зрения налогов и взносов.
———————————
<1> Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ.
<2> Статья 168.1 ТК РФ.
<3> Статьи 259, 268 ТК РФ.
<4> Статья 57 ТК РФ.
<5> Статьи 168.1, 168 ТК РФ; п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).
<6> Пункт 11 Положения.
<7> Статьи 168, 168.1 ТК РФ.
Учет расходов на проезд
Сравнить 2 варианта удобнее всего в виде таблицы.
|
Налог/взносы |
Расходы при разъездном характере работы |
Расходы при однодневной командировке |
|
Учет в расходах для целей налогообложения прибыли |
Учитываются в прочих расходах как компенсация затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей <8>. Сумма, признаваемая в расходах, должна быть подтверждена документально (маршрутными листами, разъездными ведомостями и т.д.) |
Учитываются в прочих расходах как расходы на командировки <9>. Сумма, признаваемая в расходах, обосновывается подтверждающими документами (билетами, посадочными талонами и т.д.) |
|
Учет в расходах при «доходно-расходной» УСНО |
Не учитываются. В закрытом списке расходов упрощенцев такие затраты не поименованы <10> |
Учитываются как расходы на командировки <11> |
|
Начисление НДФЛ и взносов |
При наличии подтверждающих проездных документов не облагаются НДФЛ и страховыми взносами <12> |
|
То есть для целей налогообложения прибыли, а также начисления НДФЛ и взносов в учете расходов на проезд в рассмотренных случаях большой разницы нет. А вот для упрощенцев вариант с однодневными командировками явно выгоднее.
———————————
<8> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093.
<9> Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 26.05.2014 N 03-03-06/1/24916.
<10> Письма Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174; ФНС России от 14.03.2011 N КЕ-4-3/3943.
<11> Подпункт 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
<12> Пункт 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093; пп. «и» п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее — Закон N 212-ФЗ); Письмо Минтруда России от 30.09.2014 N 17-4/В-462.
Учет суточных
Как мы уже говорили, при однодневной командировке суточные выплачиваться в принципе не должны. Исключение из правила — однодневные командировки за рубеж. По ним суточные выплачиваются в размере 50% от определенной в ЛНА суммы суточных для заграничных командировок <13>. Поэтому если при однодневной командировке по России будут выплачены суточные (то есть работник получит выплату, которая в ваших внутренних документах поименована именно таким образом), то в расходах их признать не получится <14>. Но вместо них вы можете выплатить работникам компенсации в связи с однодневной командировкой, если предусмотрите это в своем ЛНА.
|
Налог/взносы |
При разъездном характере работы суточные |
При однодневной командировке компенсации |
|
Учет в расходах для целей налогообложения прибыли |
Включаются в расходы в размере, установленном в трудовом/коллективном договоре, соглашении или ЛНА <15>. Как известно, по суточным при обычных командировках работник отчитываться не обязан <16>. А по своей сути суточные при разъездном характере работы очень схожи с командировочными суточными. Из чего можно сделать вывод, что и «разъездные» работники отчитываться о том, на что были потрачены суточные, не должны |
Включаются в прочие расходы <17> |
|
Учет в расходах при «доходно-расходной» УСНО |
Не учитываются. В закрытом списке расходов упрощенцев нет компенсаций затрат работников, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей <18> (о невозможности учета компенсаций при однодневной командировке см. ниже) |
|
|
Начисление НДФЛ и взносов |
Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, причем сумма суточных может быть больше необлагаемых нормативов, установленных для суточных при командировках (больше 700 руб. при поездках по России и более 2500 руб. при поездках за рубеж) <19> |
Компенсация не облагается НДФЛ в пределах нормативов, установленных для обычных суточных <20>. Она не подлежит обложению взносами, если потраченные суммы подтверждены документально (подойдут квитанции, чеки и т.д.) <21>. Доказать правомерность неначисления взносов с компенсации, выплаченной по установленным в организации нормам (без подтверждающих документов), можно в суде <22> |
Совет
Не указывайте в документах, что компенсируете работникам с разъездным характером работы отдельно расходы на питание. Поскольку такой самостоятельный вид расходов в ТК не поименован. Возмещение затрат на питание контролирующие органы признают:
— расходами в пользу работника, которые нельзя учесть для целей налогообложения прибыли <23>;
— доходом работника, с которого необходимо исчислить НДФЛ и начислить взносы <24>.
Завершая разговор об учете суточных, остановимся на вопросе о том, почему упрощенцы не могут учесть в своих расходах компенсации, выплаченные взамен суточных при однодневных командировках.
Из авторитетных источников
Горбунова Виктория Владимировна, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса
«Компенсации, выплаченные вместо суточных работникам, направленным в однодневную командировку, упрощенцы признать в расходах не вправе. Для целей налогообложения прибыли такие компенсации действительно могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством <25>. Но переносить нормы, регулирующие учет расходов для целей налогообложения прибыли, на учет расходов при УСНО нельзя. В закрытом списке расходов упрощенцев прочих расходов нет, поэтому они могут учесть у себя только те расходы, которые прямо поименованы в перечне».
Как видим, при правильном оформлении документов в отношении суточных (компенсации вместо суточных) для целей налогового учета особой разницы нет: при применении общего режима указанные суммы можно включить в расходы компании и не включать в доходы работников. У упрощенцев же расходов для целей УСНО, увы, не прибавится.
———————————
<13> Пункты 11, 20 Положения.
<14> Постановление АС УО от 30.01.2015 N Ф09-9855/14.
<15> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87.
<16> Письмо Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741.
<17> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 27.05.2013 N 03-03-06/1/18953.
<18> Письма Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174; ФНС России от 14.03.2011 N КЕ-4-3/3943; пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
<19> Пункт 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 05.07.2013 N 03-04-06/25956; пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ; Письмо Минтруда России от 23.01.2015 N 17-3/В-26; Постановление АС ПО от 04.09.2014 N А65-28256/2013.
<20> Статья 168 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 26.05.2014 N 03-03-06/1/24916.
<21> Письмо ПФР N НП-30-26/9660, ФСС РФ N 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014.
<22> Определение ВС РФ от 16.02.2015 N 310-КГ14-8362; Постановления АС ЦО от 31.10.2014 N А48-770/2014; АС УО от 14.11.2014 N Ф09-7951/14.
<23> Пункт 29 ст. 270 НК РФ; Письмо ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 (п. 2).
<24> Письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 (п. 3); Минтруда России от 11.03.2014 N 17-3/В-100.
<25> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Так что же выбрать?
Если вы применяете общий режим налогообложения, то разница между разъездным характером работы и однодневными командировками чувствуется только по суточным. И то только в части подтверждения и обоснованности расходов. С этой точки зрения установление работникам разъездного характера работы выглядит как более надежный вариант. Но нужно учитывать, что выплата суточных «разъездным» работникам должна быть обоснованна. Например, если ваш работник проводит в пути 2 — 3 часа утром, чтобы добраться до объекта, и столько же времени вечером, чтобы вернуться, а еще ведь надо и поработать на месте. И все это за одни сутки.
Таким образом, во внутреннем документе организации должно быть указано, при каких обстоятельствах «разъездному» работнику положены суточные (например, в зависимости от расстояния до объекта или времени, затрачиваемого на дорогу). И так как суточные выплачиваются за нерабочее время, затраченное на поездку, то логично, что они должны быть меньше обычных командировочных суточных, которые платятся за целый день.
Поэтому, делая выбор между установлением работнику разъездного характера работы и оформлением однодневных командировок, ориентируйтесь в первую очередь на характер самих поездок — частоту, расстояние и тому подобное, а не на налоговые последствия. Если вы применяете общий режим налогообложения, то при грамотном подходе налогов вы не переплатите в любом из рассмотренных случаев. А вот упрощенцам, пожалуй, больше понравится вариант с однодневными командировками: тогда хотя бы с учетом расходов на проезд проблем не должно быть.
* * *
Кстати, если вы выплачиваете «разъездным» работникам надбавку к зарплате, то ее можно учесть в расходах по налогу на прибыль (налогу при «доходно-расходной» УСНО) как расходы на оплату труда, но с нее надо будет удержать НДФЛ и начислить страховые взносы <26>. Надбавка за разъездной характер работы устанавливается на усмотрение работодателя, не является компенсационной выплатой и не отменяет возмещения работнику остальных разъездных расходов, о которых мы говорили выше.
———————————
<26> Статья 129 ТК РФ; п. 1 ст. 210, ст. 255, пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ.
