Счет фактура

Счет фактура

Главная — Статьи

Как проверить правильность оформления счета-фактуры

Зоны ответственности

Казалось бы, небольшие неточности в реквизитах документа не меняют сути хозяйственной операции, но на практике налоговые инспекторы при принятии "входного" НДС к вычету пристальное внимание уделяют именно правильности оформления счетов-фактур. Напомним, согласно определению, данному в Налоговом кодексе, эти документы служат основанием для принятия покупателем к вычету предъявленных продавцом сумм налога. Налоговым кодексом также установлены определенные требования, при соблюдении которых сумма налога, указанная в счете-фактуре, может быть принята к вычету. Таким образом, любая организация при получении и отражении в учете счетов-фактур вынуждена организовать проверку соответствия данного документа требованиям налогового законодательства. С чего же следует начать проверку и чья это зона ответственности?

Документооборот компаний существенно разнится в зависимости от вида их деятельности и от других факторов. Если работу с поставщиками в организации осуществляют менеджеры, имеет смысл оставить данную функцию за ними. Если же прием документов осуществляется офис-менеджером или секретарем, то при возложении на них функции проверки документов особое внимание необходимо уделить объяснению основ бухгалтерского учета (например, проверка реквизитов платежного поручения на аванс потребует от секретаря знания бухгалтерской программы). Но чаще всего проверка правильности входящих первичных документов находится в зоне ответственности бухгалтеров.

В любом случае придется подготовить инструкцию для сотрудников, которые обязаны проверять счета-фактуры на соответствие установленным требованиям. Рассмотрим основные этапы, которые целесообразно в ней отразить.

Обязательные реквизиты

На первом этапе осуществляется проверка наличия всех обязательных реквизитов счета-фактуры. Согласно п. 5 ст. 169 НК РФ в нем должны быть указаны:

1) порядковый номер и дата выписки;

2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

4) номер платежно-расчетного документа в случае предоплаты или частичной предоплаты;

5) наименование товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

6) количество (объем) товаров (работ, услуг);

7) цена за единицу измерения;

8) стоимость товаров (работ, услуг) без налога;

9) сумма акциза по подакцизным товарам;

10) налоговая ставка;

11) сумма налога;

12) стоимость товаров (работ, услуг) с учетом суммы налога;

13) страна происхождения товара (если страной происхождения товаров не является РФ);

14) номер таможенной декларации (если страной происхождения товаров не является РФ).

Подписи и печати

На втором этапе следует провести проверку наличия подписей уполномоченных лиц.

Согласно п.

Счет фактура

6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (другим распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. После подписания счета-фактуры непосредственно руководителем и главным бухгалтером организации указываются их фамилии и инициалы. Если счет-фактуру подписывают уполномоченные лица, то необходимо указать их должность, фамилию и инициалы, а также номер и дату составления доверенности, выданной на осуществление данных полномочий. В случае если в организации отсутствует должность главного бухгалтера, обязанности по ведению бухгалтерского учета и, соответственно, подписанию счета-фактуры возлагают на руководителя. Во избежание споров с налоговыми органами необходимо запросить копию документа, подтверждающего ведение бухгалтерского учета, подписанную руководителем организации-поставщика лично. Не допускается предлог "за" ("за руководителя"), а также проставление косой черты перед должностью, факсимильное воспроизводство подписи.

Примечание. Счет-фактуру нельзя подписать за кого-то; запрещается проставление косой черты перед указанием должности и факсимильное воспроизводство подписи.

Достоверность сведений

Если все обязательные реквизиты в счете-фактуре стоят, все подписи и расшифровки присутствуют, необходимо уделить пристальное внимание правильности указанных данных; это осуществляется на третьем этапе.

Неотъемлемыми элементами счета-фактуры являются ее дата и номер. Организация вправе внедрить собственную систему нумерации счетов-фактур, так как правила нумерации нигде законодательно не закреплены.

Наименование продавца и покупателя, а также адрес указываются в соответствии с учредительными документами. Даже если счет-фактуру выставляет обособленное подразделение, указывается адрес головной организации. Вписывают идентификационные данные — указывается ИНН компании и КПП; при выставлении счета-фактуры обособленным подразделением указывается КПП подразделения.

Кроме того, на третьем этапе проводится сверка наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Здесь необходимо отметить, что при выполнении работ или оказании услуг соответствующие строки счета-фактуры заполнять не нужно, в них ставятся прочерки. Однако заполнение данных строк при выполнении работ, оказании услуг не является нарушением, как и любое указание дополнительных сведений в счете-фактуре (Письмо Минфина России от 24 апреля 2006 г. N 03-04-09/07).

Несколько слов о номере и дате платежно-расчетного поручения. Если компания перечислила аванс, то в счете-фактуре обязательно должны быть указаны реквизиты платежного документа; при отсутствии данной информации принять НДС по такому счету-фактуре к вычету невозможно (Письма Минфина России от 27 июля 2006 г. N 03-04-09/14 и от 24 апреля 2006 г. N 03-04-09/07). В этой же строке должны быть указаны реквизиты кассового чека (при оплате за наличный расчет).

С 2010 г.

вступили в силу следующие изменения положений ст. 169 НК РФ. Ошибки в счете-фактуре, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не основание для отказа в принятии к вычету сумм налога. Не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом, и невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных п. п. 5 и 6 настоящей статьи. Таким образом, наличие ошибок в каком-либо реквизите счета-фактуры при правильном указании, например, ИНН, не повод для отказа в вычете.

Правила исправлений

Отдельно необходимо сказать о правилах исправления ошибок в счете-фактуре. Неправильно оформленный счет-фактура подлежит исправлению. Покупатель корректировать счет-фактуру не имеет права, это обязанность продавца. Продавцу надлежит перечеркнуть неверный текст (или показатель) одной линией и над линией написать нужную информацию. Исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения изменений. Подпись лиц, уполномоченных на то приказом или доверенностью руководителя, на исправленных счетах-фактурах законодательством не предусмотрена. Неправильно оформленный счет-фактура, выявленный в следующем налоговом периоде, подлежит исправлению в общеустановленном порядке. Замена на новый счет-фактуру (с тем же номером и датой) не допускается. Исправления, подтвержденные надписью "Исправлено" или "Исправленному верить", допускаются. Правомерно внесение в счет-фактуру дополнений от руки. Дописывание от руки недостающих данных в счет-фактуру не является исправлением. Следовательно, ставить печать, подпись и дату в данном случае продавцу не нужно. Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут приниматься к учету и регистрироваться в книге покупок, то есть комбинированный способ заполнения счетов-фактур допускается. Исправления ошибок в счете-фактуре и дополнения, вписанные от руки, в обязательном порядке должны быть внесены в экземпляры и покупателя, и продавца. В противном случае налоговые органы при встречной проверке могут выявить факт исправления счета-фактуры, допустим, только в экземпляре покупателя, а следовательно, у них, безусловно, возникнет повод уличить организацию в фальсификации документов.

Данные о предмете сделки

На следующем, четвертом, этапе необходимо провести сверку наименования товаров (работ, услуг) и единиц измерения (при возможности их указания). Согласно Письму Минфина России от 14 декабря 2007 г. N 03-01-15/16-453 графа "Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) имущественных прав" заполняется по "особым" правилам, а именно в ней необходимо дать полное описание работ, аналогичное предусмотренному в договоре. Сделать ссылку на договор недостаточно, необходимо кратко описать вид работ (услуг). При определении единиц измерения следует руководствоваться Общероссийским классификатором единиц измерения, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 366. Единица измерения может не указываться для работ, услуг, имущественных прав.

Страна происхождения и номер ГТД указываются только в случае, если страной происхождения товаров не является Российская Федерация.

Последние расчеты

Для того чтобы убедиться в отсутствии арифметических ошибок в счете-фактуре, на пятом этапе достаточно проделать следующие вычисления: рассчитать сумму НДС исходя из налоговой ставки и итоговой стоимости (например, если ставка 18%, то надо будет разделить итоговую сумму на 118 и умножить на 18), а также рассчитать итоговую сумму счета-фактуры, сложив сумму без НДС с суммой НДС.

Если счет-фактура прошел все этапы предложенного теста, то на заключительном, шестом, этапе бухгалтер компании может смело принимать к вычету всю указанную в нем сумму НДС.

В заключение еще раз хочется обратить внимание читателей на изменения, внесенные в ст. 169 Налогового кодекса, вступившие в силу с 2010 г. Возможно, благодаря им ситуация с проверкой правильности реквизитов счета-фактуры упростится. Следовательно, каждая компания сумеет сократить трудозатраты на проверку документов в пользу выполнения прочих многочисленных бухгалтерских обязанностей, что будет как нельзя кстати ввиду регулярного внесения изменений в действующие нормы налогового законодательства.

Вычет НДС, Счет-фактура

Когда счет-фактура не нужен

Счет-фактура — документ, конечно, важный. Важный для покупателя, потому что он по полученному счету-фактуре имеет право на вычет НДС. Важный для продавца, так как отсутствие вторых экземпляров выписанных счетов-фактур может привести к штрафу.

Однако составлять счет-фактуру нужно не всегда. В некоторых случаях вы имеете право облегчить себе жизнь.

Составлять счет-фактуру надо…

Счет-фактура — документ, который подтверждает правильность исчисления НДС. Обязанность составлять счета-фактуры возникает, в частности, при совершении операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от уплаты НДС) в соответствии со ст.149 Налогового кодекса (п.3 ст.169 НК РФ).

От исполнения обязанностей налогоплательщиков могут быть освобождены фирмы и предприниматели, у которых за три предшествующих последовательных календарных месяца выручка от реализации не превысила одного миллиона рублей. Тем не менее освобождение от уплаты НДС по этой статье Налогового кодекса еще не значит, что фирма перестает быть налогоплательщиком по этому налогу. А значит, фирма должна выставлять счета-фактуры. Если фирма освобождена от уплаты НДС или речь идет об операциях, не подлежащих налогообложению, в счетах-фактурах делается надпись или ставится штамп "Без налога (НДС)" (п.5 ст.168 НК РФ).

Впрочем, для покупателя такой счет-фактура бесполезен — ведь ставить в зачет все равно нечего. А вот для фирмы-продавца отсутствие этого документа может обернуться штрафом.

… и не надо

Есть такие случаи, когда Налоговый кодекс разрешает не выставлять счета-фактуры.

Зачем нужен счет-фактура

В первую очередь это:

  • фирмы и предприниматели, перешедшие на уплату единого сельхозналога, а также перешедшие на упрощенную систему налогообложения;
  • фирмы и предприниматели, переведенные на уплату единого налога на вмененный доход.

Дело в том, что такие фирмы и предприниматели не являются налогоплательщиками НДС. Исключение составляют только операции по ввозу товаров в Россию. В этом случае заплатить НДС придется.

Внимание: возможность невыставления "спецрежимниками" счетов-фактур напрямую не отражена в Налоговом кодексе. Однако в п.1.2 методички по НДС, утвержденной Приказом МНС России от 20 декабря 2000 г. N БГ-3-03/447, сказано, что фирмы и предприниматели по тем видам деятельности, по которым они не платят НДС, не должны выписывать покупателям счета-фактуры.

Если же "спецрежимник" оформит для своего покупателя счет-фактуру с выделенным НДС, то сумму налога, указанную в этом счете-фактуре, ему придется перечислить в бюджет (п.5 ст.173 НК РФ). При этом уменьшить величину НДС на сумму налоговых вычетов не получится.

Кроме того, в п.4 ст.169 Налогового кодекса перечислены операции, по которым счета-фактуры выписывать не надо. Так, счета-фактуры не составляются:

  • по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг);
  • банками, страховщиками, а также негосударственными пенсионными фондами по операциям, не облагаемым НДС (освобождаемым от налогообложения) в соответствии со ст.149 Налогового кодекса.

Д.Федоров

Главный бухгалтер

ООО "Спецконтракт"

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *