Система сэд

Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системах электронного документооборота как о «светлом будущем». Но жизнь оказалась стремительнее наших представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет. В данной статье сделан краткий обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России, и введены базовые понятия, позволяющие приблизиться к решению по выбору системы документооборота, наилучшим образом подходящей именно для вашей организации. Сразу оговоримся: статья не претендует на полноту изложения возможностей программных продуктов (при необходимости с ними можно ознакомиться, обратившись за материалами к поставщикам) — внимание сфокусировано на их концептуальных особенностях, позволяющих осуществить правильный выбор продукта (системы).

В обзор включены 12 различных систем, представленных на российском рынке. Для того, чтобы их описание не казалось разрозненным набором фактов, в начале статьи приведены примененные принципы классификации систем — без такой «шкалы» изучение предмета этой статьи, сложного и многогранного, было бы невозможно. Для описания контекста, в котором используются эти системы, обозначена причина появления электронного документооборота, приведены некоторые базовые понятия, указаны основные задачи, решаемые системами. В качестве «ключа» к осуществлению выбора приведены основные факторы, влияющие на решение о выборе системы, упомянуты основные проблемы внедрения.

Почему данная статья появилась в разделе статей «Все о сканерах»? Как вы сможете убедиться в ходе прочтения данной статьи, любая система документооборота лишена смысла без блока ввода данных. Т.к. именно данные — это та сущность, которая вводится в систему, обрабатывается, преобразуется на каждом этапе системы и, в конечном счете, приводит к образованию новых формализованных данных, которые, в свою очередь, определяют дальнейшее поведение системы.

Способов ввода данных в Систему электронного документооборота может быть несколько: это могу быть данные из других систем, прикладных приложений, электронной почты и т.п., но прежде всего — это данные с бумажных носителей, которые вводятся в СЭД посредством сканирования оригинала документа и последующей его обработки. По-этому документные сканеры и специализированное программное обеспечение для сканирования — в комплексе являются неотъемлемой, а зачастую — первичной частью систем электронного документооборота.

Общая логическая схема устройства системы электронного документооборота

См. представленную выше схему. В конкретных реализациях некоторые компоненты могут отсутствовать или, наоборот, присутствовать в нескольких экземплярах.

• Зачем нужны системы электронного документооборота
• Какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?
• Эффективность = Результат/Затраты
• Базовые понятия и терминология
• Основные задачи, решаемые системами документооборота
• Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы
• Проблемы внедрения системы документооборота
• Общая классификация систем документооборота
• Обзор некоторых систем документооборота, представленных в России
• Внешний электронный документооборот

Зачем нужны системы электронного документооборота

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления («начальник сказал — сделали»), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, «бизнес-процессов»), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.
Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.
Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути — вопрос только в том, какую систему выбрать.

Итак, какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?

В первую очередь руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота. На этапе принятия решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота от представителя заказчика порой приходится слышать примерно такие рассуждения: «А зачем вообще надо внедрять системы электронного документооборота?»; «Какой экономический эффект даст внедрение СЭД?»; «Сотни лет люди работают с бумагой. Почему бы и нам не работать также?»; «Внедрение информационных систем вообще и электронного документооборота в частности требует серьNзных капиталовложений. Лучше мы потратим эти деньги на модернизацию основных производственных фондов»… Иногда похожие рассуждения преподносятся в несколько провокационной форме: «Мол, я догадываюсь, что внедрение системы электронного документоотборота — это модно, перспективно, современно и даже выгодно. Но вы убедите меня в этом!».
Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется та самая эффективность. Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.

Эффективность = Результат/Затраты

Как видно из данного определения, повышать эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Рассмотрим, в первую очередь, факторы, способствующие снижению затрат:
Фактор 1 — Сокращение затрат на бумажные документы
Фактор 2 — Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников
Фактор 3 — Ускорение информационных потоков
Фактор 4 — Изменение корпоративной культуры
Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ в российских бюрократических организациях, знает, что на это может уйти и 60 и 70% рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.

Базовые понятия и терминология

Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.
Обычно путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно услышать фразу: «Это не система документооборота, а система делопроизводства» или наоборот. Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально предназначены для поддержки именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила — задача нетривиальная.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

• Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM — Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
• Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
• Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости — потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
• Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
• Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
• Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Проблемы внедрения системы документооборота

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
• Фактор директора «советского типа» — нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
• Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы, их детальный анализ может стать предметом отдельной статьи.

Общая классификация систем документооборота

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы — ЭА). Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие — за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.
• Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow — «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.
• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.
• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM — Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Внешний электронный документооборот

Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организаций, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Однако отсутствие единого стандарта электронного обмена корреспонденцией являлось серьезным препятствием для практической реализации этой возможности. Особенно серьезно эта проблема встает при реализации федеральной целевой программы «Электронная Россия», одной из задач которой является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями.

В середине марта 2002 года компания АйТи первой среди компаний-производителей систем электронного документооборота объявила о завершении разработки решения, которое позволит объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота, построенные на различных платформах и использующие различные форматы данных.

К созданию этого решения специалистов компании подтолкнуло стремление организовать взаимодействие своего продукта — широко используемой системы «БОСС-Референт», построенной на платформе Lotus Domino/Notes, с другими системами электронного документооборота. С этой целью в системе «БОСС-Референт» реализован XML-шлюз, разработанный с учетом рекомендаций действующих ГОСТов и инструкций в области документационного обеспечения управления.

Резюме

Выбор системы документооборота — это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный выше обзор поможет вам выработать первоначальную гипотезу о том, какие системы могут вам подойти.

Внедрение ЭДО дает возможность:

• контролировать сроки действия договоров;
• ускорить согласование документов;
• создать единую базу данных;
• отказаться от бумажных носителей.

Выбрать систему автоматизации…
Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

• повысить производительность бизнес-процессов;
• оптимизировать расходы;
• повысить прибыль.

Критерии удачного выбора консалтинговой компании: репутация, опыт, надежность.
Как выбрать консалтинговое агентство?
Внедрение электронного документооборота — непростая и ответственная задача.
Где можно заказать внедрение ЭДО?
Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.
Узнать больше…

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

• однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
• параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
• непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
• единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
• результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
• эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

• производственный ЭДО;
• управленческий ЭДО;
• архивное дело;
• кадровый ЭДО;
• бухгалтерский ЭДО;
• складской ЭДО;
• технологический ЭДО;
• секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

• создание электронной версии документа;
• создание атрибутной карточки документа;
• формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
• поиск карточек документов;
• формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
• сохранение документов в различных форматах;
• создание маршрутов документа и управление его движением;
• ведение журналов, классификаторов и справочников;
• регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
• рассылка напоминаний и уведомлений;
• согласование документов;
• формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

• сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
• ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
• экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

• рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
• снижение рисков потери документов;
• увеличение скорости согласования и утверждения документов;
• повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

1. Хранение и поиск документов.
2. Поддержка делопроизводства.
3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
2. Соответствие стандарту отрасли организации.
3. Соответствие целям и задачам компании.
4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

• провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
• оценить стоимость владения той или иной программой;
• изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
• ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
• изучить демонстрационные видеоматериалы;
• установить демо-версию программы;
• изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

• Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
• Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
• Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
• Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

1. Разработка технического задания.
2. Выбор IT-решения.
3. Описание бизнес-процессов.
4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
5. Внедрение электронного документооборота.
6. Тестирование программы.
7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

• консервативность сотрудников;
• недостаточная компьютерная грамотность работников;
• отсутствие регламентов на основные процессы;
• слабое техническое оснащение;
• отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Электронный документооборот в рамках внедрения комплексной системы автоматизации бизнеса

Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»:

«Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное. На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов. Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно. Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. КСК групп предлагает своим клиентам уникальную разработку — комплексную систему «Первая Форма». Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность. Следует отметить, что «Первая Форма» имеет закрепленную стоимость и не потребует от заказчика дополнительных затрат в процессе эксплуатации. Мы также гарантируем высококачественную техническую поддержку и обучение персонала».

P.S. КСК групп работает на рынке бизнес-консалтинга более 20-ти лет. Компания оказывает услуги по аудиту, строительному, управленческому и юридическому консалтингу, комплексной автоматизации бизнес-процессов и оценке активов.

Хотите разобраться в теме электронного документооборота? Специально для вас мы собрали всю основную информацию в одном месте. Время на изучение — 1-1,5 часа.

• Если у вас есть больше времени, то можете скачать архив материалов — «Основы электронного документооборота» (время на изучение — 20 часов). Но сначала зарегистрируйтесь на сайте.

• Если вы преподаёте в вузе, предлагаем вам набор лекционных материалов, практических и лабораторных заданий. Подробности — на странице «Преподавателю».

• О новых технологиях и тенденциях в автоматизации компаний — раздел «Цифровая трансформация».

ECM — это просто или сложно?

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что внедрение электронного документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в автоматизации формируется далеко не мгновенно. И только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу о том, что предприятию нужна специальная информационная система для управления контентом (ECM-система). Именно тогда появляется необходимость управлять информацией на всех стадиях её существования, пока она не устаревает.

Увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения непросто. Для этого необходимо не только «вырасти» самой компании, но ещё и понять, каким образом вообще устроена ECM-система:
• Какие этапы работы с информацией охватываются её инфраструктурой?
• Что возможно делать с информацией на каждом из этапов?
• Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией?
• Как обширная теория воплощается на практике?

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Существует множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохранённый на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Он сопровождается карточкой с атрибутами — подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение документа, его регистрация, рассмотрение и исполнение документа, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) — система управления электронными документами.

ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Это определение несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила хранения и т.д.

Более точные и «научные» определения этих и других терминов можно найти в Глоссарии. Рекомендуем также ознакомиться с материалами рубрики Основы электронного документооборота.

Нужна ли вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

• можете ли быстро найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
• получится точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
• вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
• вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
• вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, который отправили на согласование?

Если на 3 или более вопросов вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьёз задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов. Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.

Выше исполнительская дисциплина. По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. С полным контролем всех этапов работ ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников. Система сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот. И как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.

Обеспечивается конфиденциальность информации. Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.

Выполняются требования стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) есть прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между сотрудниками.

Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

• обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
• сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;
• предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.

Легко внедрять инновации и обучать новичков. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Внедрение ECM-системы налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Больше конкурентных преимуществ. ECM-система напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

Технологии ECM

К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

• захват (Capture),
• управление (Manage),
• хранение (Store),
• защита (Preserve),
• доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе «Цифровая трансформация».

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По мнению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

• управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов иccт.д.;
• совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
• сканирование документов и управление образами бумажных документов;
• управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
• workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
• управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

По количеству реализуемых функций СЭД делятся на:

• системы делопроизводства;
• электронные архивы;
• workflow-системы;
• комплексные или ECM-системы.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела «Функционал СЭД и ECM»:

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте. Документ заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в электронном виде:

Лучшие практики организации бизнес-процессов в ECM-системе

В СЭД/ECM вы можете вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Исполнение тех или иных поручений осуществляется в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач, в рамках типовых бизнес-процессов или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM-система часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

Как подружить ERP и ECM-системы

ERP (Enterprise Resource Planning) — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) с помощью информационной системы.

И ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией. Однако её характер совершенно разный. Основу данных ERP составляет хорошо структурированная информация. Документ такой системы представляет собой чётко заданную форму (описывающую один из ресурсов — финансы, материальные ценности, производственные мощности), где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM нет разницы текстовый это документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначать права или осуществлять поиск нужного документа.

Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

Рекомендуем

Узнайте больше про электронный архив документов

Чего не стоит ждать от ECM-системы

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках каждой системы.

СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной.

Кадровое делопроизводство. Несмотря на то, что оно напрямую связано с документами, задача этого направления — не сам документооборот, а учёт и управление кадрами.

Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д., для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

Учёт финансовых документов.Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов — это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д.

Совместное использование ECM и ERP-систем полезно на следующих уровнях:

• хранение образов документов в ECM, учёт которых ведётся в ERP;
• хранение отчётов ERP в ECM, в том числе подписанных электронной подписью;
• согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .

Специально для бухгалтеров мы подготовили сборник статей:

• Глава 1. «Бухгалтер и электронный документ»
• Глава 2. «Бухгалтеру об электронной подписи»
• Глава 3. «Электронные документы — факты, законы и важные нюансы»
• Глава 4. «Электронная налоговая отчетность: особенности взаимодействия с ФНС»
• Глава 5. «Хранение электронных документов: где и как»

Анализ и моделирование бизнес-процессов.

Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (Business Process Management). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре.

Имеющиеся на рынке СЭД часто выходят за рамки своих возможностей и сближаются с классом BPM-систем. Тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее — от оценки любого проекта компании.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
• настройка и адаптация ECM-системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

Организовать внедрение предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ скорее всего затянутся. Во втором случае придётся платить сторонней организации, но сроки и результат проекта будут гарантированными.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
• выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям:

• нарушаются сроки и бюджет проекта;
• достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
• полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

• детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
• четкие директивы и личный пример руководства;
• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
• поэтапность внедрения.

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления электронным контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается. Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:

• выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
• создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ.

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается судами и третьими сторонами.

Если вы хотите узнать всё об использовании электронной подписи, обратитесь к разделу Просто об ЭП/ЭЦП.

Напутствие

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что представляет собой электронный документооборот и нужно ли внедрять ECM-систему в вашей организации. Также вы можете узнать о новых технологиях и тенденциях в автоматизации компаний.

Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на ECM-Journal всегда помогут вам в этом.

ГОСТ Р 7.0.95-2015

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики

ОКС 01.140.30

Дата введения 2016-07-01

Предисловие

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным бюджетным учреждением «Российская государственная библиотека», Федеральным государственным бюджетным учреждением «Российская национальная библиотека», Федеральным государственным бюджетным учреждением «Президентская библиотека им.Б.Н.Ельцина», Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук»

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 9 декабря 2015 г. N 2127-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.
Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает основные виды электронных документов, соответствующие условиям работы библиотек, необходимый набор характеристик, технико-технологические параметры, метаданные электронных документов, их выходные сведения; приводит необходимые термины и их определения.
Настоящий стандарт не распространяется на электронные документы и формы документов сферы управления и делопроизводства, документы, требующие электронную подпись, компьютерные программы, документы и данные, предназначенные исключительно для компьютерной обработки; финансовые документы и документы ограниченного распространения.
Стандарт предназначен для организаций, осуществляющих библиотечно-информационную деятельность, органов научно-технической информации, организаций, официально выпускающих в публичное обращение электронные документы с целью их массового использования.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 7.1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.60 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения
ГОСТ 7.69 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения
ГОСТ 7.70 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описания баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик
ГОСТ 7.73 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Поиск и распространение информации. Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.83 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения
ГОСТ Р 52292 Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
ГОСТ Р ИСО 23081-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов и классификаторов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

3.1 архивирование электронного документа: Сохранение электронного документа или его копии в обособленном физическом или логическом пространстве для надежного долговременного хранения и последующего использования, при соблюдении условий защиты информация от утраты, внесения изменений и деградации.

3.2 версия электронного документа: Формально идентифицированное качественное состояние содержания электронного документа на определенной стадии (этапе) его разработки, содержащее дополненные или обновленные материалы.

3.3 визуализация: Отображение информации в доступной для восприятия человеком форме.

3.4 выходные сведения электронного документа: Совокупность данных, всесторонне характеризующих электронный документ и предназначенных для его однозначной идентификации, библиографической обработки, статистического учета и информирования потребителей.
Примечание — Выходные сведения электронного документа составляют часть его метаданных.

3.5 доступ к электронному документу: Обращение к электронному документу, размещенному на устройстве, отличном от устройства пользователя.

3.6 идентификатор электронного документа: Признак электронного документа, который однозначно определяет документ.
Примечание — Идентификатор может быть любого типа (по усмотрению правообладателя электронного документа; оператора хранилища электронных документов и т.д.). Идентификатором могут выступать цифровые, буквенные или составные признаки, например, на основе зарегистрированных идентификаторов или кодов ISBN, ISSN, ISMN, DOI.

3.7 идентификация электронного документа: Анализ электронного документа по уникальному признаку с целью опознания документа, отнесения к конкретному классу/виду, типу.

3.8 информационная единица: Файл или набор файлов, рассматриваемый как единое целое для представления содержания.

3.9 конвертирование: Преобразование данных из одного формата в другой, обычно с сохранением основного логически-структурного содержания информации.

3.10 контекст электронного документа: Сведения об обстоятельствах создания, контроля, использования, хранения и управления электронным документом, а также сведения о его взаимосвязях с другими подобными документами.

3.11 копирование электронного документа: Процесс повторения электронного документа способом, отличным от способа его создания без каких-либо потерь структуры или содержания.

3.12 метаданные: Структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа.

3.13 неопубликованный электронный документ: Электронный документ, не прошедший редакционно-издательскую подготовку и не рассчитанный на широкое распространение.

3.14 обнародованный электронный документ: Электронный документ, правомерно введенный в гражданский оборот и публично предоставленный для всеобщего сведения в доступ путем размещения на любом носителе информации или через информационно-телекоммуникационные сети.
Примечания

1 Обнародованный документ, не прошедший редакционной обработки и не имеющий в своих метаданных сведений об издателе, не имеет статуса опубликованного документа.

2 Документы, неправомерно представленные для всеобщего сведения, не подлежат использованию в сфере информации, библиотечного и издательского дела и в настоящем стандарте не рассматриваются.

3.15 опубликованный электронный документ: Электронный документ, прошедший редакционно-издательскую обработку, имеющий выходные данные и предназначенный для публичного доступа на любом носителе информации или через информационно-телекоммуникационные сети.
Примечания

1 Обнародованный документ, не прошедший редакционной обработки и не имеющий в своих метаданных сведений об издателе, не имеет статуса опубликованного документа.

2 Опубликованный электронный документ, предназначенный для распространения в неизменном виде, является электронным изданием.

3.16 открытый формат: Свободная от лицензионных ограничений при использовании общедоступная спецификация (стандарт) хранения цифровых данных, позволяющая переносить их с одной программной платформы на другую без искажения формы, структуры, содержания.
Примечания

1 Открытый формат не тождественен свободной лицензии на использование.

2 Открытость заключается в доступности спецификаций и соответствии открытого формата электронного документа, понятие свободы относится к передаче прав и является одной из моделей лицензирования.

3.17 оцифровка (оцифровывание): Технология создания копии аналогового документа в цифровой форме.

3.18 размер электронного документа (файла): Автоматически определяемое компьютером количество информации в файле (или файлах, образующих электронный документ) в стандартных единицах.
Примечания

1 Стандартными единицами измерения размера электронных объектов являются производные от понятия «байт», например, килобайт, мегабайт, гигабайт.

2 Фактический объем дискового пространства, занимаемого файлом, зависит от конкретной файловой системы.

3.19 редакция электронного документа: Исправленный вариант существующего электронного документа или одной из его версий (локализация; изменение формы/оформления; непринципиальные изменения содержания, не ведущие к качественному преобразованию, например, исправление ошибок, перестановка абзацев и т.д.).
Примечание — Редакция электронного документа может не иметь обязательного формального идентификатора.

3.20 реквизит электронного документа: Обязательный элемент метаданных электронного документа, который содержит конкретную характеристику документа, имеет имя и значение.

3.21 содержание (контент) электронного документа: Информация (сведения), содержащаяся в документе и отражающая его смысл, независимо от формы представления этой информации.

3.22 сохранение электронного документа: Комплекс мер, предпринимаемых для сохранения внешнего вида, функциональности и содержания электронного документа.

3.23 схема метаданных: Унифицированные набор и структура представления элементов метаданных, предназначенный для формального описания электронных документов.

3.24 формат данных: Конкретная форма представления данных, в которой установлены ограничения типа данных.
Примечание — Формат файла является частной формой формата данных.

3.25 формат электронного документа (файла): Определенная спецификация, описывающая структуру файла, в соответствии с которой осуществляется его интерпретация, передача по сети в виде потока данных и хранение.

3.26 целостность электронного документа: Характеристика (состояние) электронного документа, предусматривающая полноту и неизменность его содержания и оформления, а также гарантирующая контроль и фиксирование по установленным правилам всех вносимых в документ изменений, дополнений и удалений.

3.27

электронный документ: Документ в цифровой форме, для использования которого необходимы средства вычислительной техники или иные специализированные устройства для воспроизведения текста, звука, изображения:

3.28 электронный носитель информации/электронный носитель данных: Материальный объект, используемый для записи, хранения и воспроизведения цифровой информации.

4 Структура и свойства электронных документов

4.1 Под электронным (информационным) ресурсом понимаются электронные данные (информация в виде чисел, букв, символов, изображений, звуков или их комбинаций) и поддерживающие их программно-технологические средства.

4.2 Под электронным объектом понимается файл (совокупность файлов), формируемый в компьютерной программе пользователя или в автоматизированной системе и содержащий в зафиксированном виде данные, предназначенные для восприятия с помощью средств вычислительной техники.

4.3 Электронный документ обладает признаками по форме представления:
— внутреннее представление;
— внешнее представление.
Примечания

1 Внутренним представлением является кодированная запись информации, создаваемая и воспринимаемая программно-технологическими средствами.

2 Внешним представлением является воспроизведение электронного документа в пригодной для восприятия человеком форме.

4.4 Состав электронного документа:
— содержательная часть (контент);
— реквизитная часть (метаданные).
Примечания

1 Содержательная часть может состоять (раздельно или в любом сочетании) из текстовой, изобразительной, аудио, мультимедийной информации.

2 Реквизитная часть состоит из структурированного по назначению набора реквизитов, каждый из которых имеет уникальные характеристики (например, имя, размер).

3 Взаимодействие частей электронного документа обеспечивается соответствующими программно-технологическими средствами.

4.5 Структура электронного документа:
— физическая или техническая структура;
— логическая структура (отношения между элементами, составляющими документ).

4.6 Под жизненным циклом электронного документа понимается последовательность событий, которая сопровождает создание и использование электронного документа.

5 Виды электронных документов

Электронные документы классифицируются следующим образом:

5.1 По природе основной информации:
— на текстовый электронный документ — электронный документ, основу содержания которого составляет текстовая информация;
— на изобразительный электронный документ — электронный документ, основу которого составляют целостные (графические) образы объектов, представленные в форме, не предусматривающей посимвольной обработки;
— на электронный аудиодокумент — электронный документ, содержание которого составляет информация в форме, предназначенной для прослушивания;
— на мультимедийный электронный документ — электронный документ, в котором элементы различной природы основной информации воспроизводятся взаимосвязано при помощи соответствующих программно-технологических средств.
Примечания

1 К изобразительным документам относятся графические электронные документы, содержание которых составляет визуальное представление объектов, например, в виде растровой или векторной графики.

2 К изобразительным документам относятся электронные документы, содержание которых составляет информация в форме последовательных связанных элементов, представление которого воспринимается в движении.

3 Текстовые электронные документы могут содержать отдельные элементы графических образов объектов. Такие документы составляют отдельный подкласс текстовых документов, для представления которых требуются средства компьютерной графики.

4 Изобразительные электронные документы могут также содержать текстовую информацию.

5.2 По составу элементов:
— на однородный электронный документ, состоящий из объектов одной знаковой природы и одинаковых динамических характеристик;
— на разнородный (смешанный) электронный документ, имеющий в своем составе объекты различной знаковой природы и разных динамических характеристик.

5.3 По динамическим характеристикам:
— на статичный электронный документ — электронный документ, внешнее представление которого неизменно во времени (неподвижно);
— на динамичный электронный документ — электронный документ, содержащий информацию в форме последовательных связанных элементов, и представление которого изменяется во времени (воспринимается в движении).

Примечание — Если документ имеет смешанный состав по динамическим характеристикам, его относят к динамичным электронным документам.

5.4 По количеству элементов:
— на простой электронный документ, реализованный в виде одного файла;
— на составной электронный документ, реализованный в виде набора файлов, состоящих из нескольких информационных единиц.
Примечание — Набор файлов может состоять из однородных или разнородных информационных единиц, связанных или не связанных друг с другом прямыми ссылками.

5.5 По структуре контента:
— на линейный электронный документ с последовательной линейной связью информационных единиц (например, электронная книга);
— на гиперссылочный электронный документ с пространственной нелинейной системой ссылочных отношений.

5.6 По происхождению контента:
— на самостоятельный электронный документ (документ, созданный изначально в цифровой форме);
— на копию аналогового документа (ранее не представленного в электронной форме);
— на редакцию электронного документа;
— на версию электронного документа.

5.7 По соотношению с исходным источником:
— на самостоятельный электронный документ, созданный впервые в электронной форме;
— на копию электронного документа, под которой понимается результат процесса повторения электронного документа способом, отличным от способа его создания.
Примечания

1 При создании копии возможно изменение формы, оформления, формата и т.п., но не его содержания.

2 Копирование производится как с аналогового (цифровая копия аналогового документа), так и с электронного документа — с оригинала, версии, редакции, другой копии.
— на компиляцию электронного документа (составление контента электронного документа на основе использования/заимствования данных из уже существующих электронных документов);
— на конвертированный электронный документ (перевод электронного документа из одного формата в другой);
— на трансформированный электронный документ (документ, переведенный из одной знаковой системы в другую).

Примечание — К наиболее распространенным способам трансформации относят автоматическое распознавание текста, речи; автоматический перевод текста; автоматический синтез речи.

6 Технологические характеристики электронного документа

6.1 Технологические характеристики электронного документа образованы типом данных, материальной формой носителя, средой бытования, программно-аппаратной средой, форматами хранения и представления.

6.2 В число типов данных, образующих электронный документ, входят: цифра, знак, буква; специальные элементы оформления (например, списки, таблицы); различные типы изображений (статичное или динамичное), аудиоданные, видеоданные.

6.3 Среда бытования электронного документа определяется технологией его распространения, режимом доступа и характером взаимодействия с пользователем.

6.3.1 Электронные документы по технологии распространения:
— локальный электронный документ, предназначенный для использования в режиме локального доступа и распространяемый в виде идентичных экземпляров (тиража) на съемных машиночитаемых носителях и/или файлов для использования на специализированных устройствах для воспроизведения текста, звука, изображения;
— электронный документ сетевого распространения, удаленный доступ к которому осуществляется с другого компьютера, или иного специализированного устройства через информационно-телекоммуникационные сети;
— электронный документ комплексного распространения, часть элементов которого предназначена для локального использования, другая часть элементов предназначена для распространения через информационно-телекоммуникационные сети.

6.3.2 Электронные документы по режиму доступа:
— открытый доступ;
— ограниченный доступ.

6.3.3 Электронные документы по характеру взаимодействия с пользователем:
— детерминированный электронный документ, способ взаимодействия с которым определен производителем и не может быть изменен пользователем.
— интерактивный (недетерминированный) электронный документ, способ взаимодействия с которым прямо или косвенно устанавливается пользователем в соответствии с его интересами, целями, уровнем подготовки и т.п. на основе информации и с помощью алгоритмов, определенных производителем.

6.4 Технологическое обеспечение электронного документа включает информационно-технологическую конструкцию, условия воспроизведения, платформу и способ его установки.

6.4.1 Информационно-технологическая конструкция — по ГОСТ Р 7.0.83.

6.4.2 По условиям воспроизведения выделяют:
— платформозависимые электронные документы, доступные для просмотра на одной аппаратной платформе и/или операционной системе;
— платформонезависимые (кроссплатформенные) электронные документы, доступные для просмотра более чем на одной аппаратной платформе и/или операционной системе.

6.4.3 По способу установки:
— документ, воспроизводимый без установки на жесткий диск компьютера — автоматическое воспроизведение документа или воспроизведение документа при выборе файла или ссылки;
— документ, воспроизводимый с установкой на жесткий диск компьютера — выполнение действий по установке программно-технологического средства для последующего воспроизведения.

7 Идентификация электронного документа

7.1 Типы метаданных:
— описательные метаданные (данные для поиска и идентификации содержания электронного документа);
— структурные метаданные (данные о том, каким образом расположены и соединены элементы содержания);
— административные метаданные (данные для управления и обеспечения сохранности электронного документа, включая технические и правовые аспекты);
— идентификационные метаданные (данные, которые однозначно определяют объект).

7.2 Типы реквизитов электронного документа:
— справочные реквизиты электронного документа включают реквизиты, интерпретация которых не зависит от конкретной реализации электронного документа;
— сервисные реквизиты электронного документа, под которыми понимают реквизиты, интерпретация которого обусловлена конкретной реализацией электронного документа в конкретной среде его существования.
Примечание — К сервисным реквизитам относят «имя файла», «дата создания файла», «размер файла».

7.3 Реквизиты электронного документа состоят из двух частей:
— переменная часть реквизитов документа, которая соответствует его жизненному циклу (шрифт, разрешение, степень сжатия);
— постоянная часть реквизитов документа, которая отражает сущность документа и его индивидуальные особенности (содержание, дата создания и т.д.).

7.4 Выходные сведения электронного документа содержат следующие элементы:
— титульные данные;
— сведения об авторе(ах) и других физических и юридических лицах, участвовавших в создании электронного документа;
— заглавие к тексту или общее заглавие;
Примечание — При отсутствии заглавия к тексту или общего заглавия в электронном документе библиографирующее учреждение может само дать общее заглавие, либо использовать первые строки произведения, первые кадры фильма, первые фразы аудиодокумента.
— форму содержания электронного документа, которая определяется по природе основной информации (например, текст, звукозапись, аудиовизуальное изображение);
— указание сайта организации или персонального сайта, на котором размещен электронный документ;
— дату, место и время создания электронного документа;
— вид электронного документа (например, электронное издание, электронное письмо, реклама, сообщение в социальных сетях);
— идентификационный номер, который используется для регистрации электронного документа;
— соотношение с исходным источником (оригинальность);
— область физической характеристики, в которой указываются формат, размер, программно-аппаратная среда электронного документа, дата обновления и др.;
— область местонахождения, в которой указываются идентификатор коммуникационного устройства в сети (например, IP-адрес), адрес сайта в сети интернет (URL), место хранения физического носителя и т.п.;
— минимальные системные требования;
— библиотечную спецификацию, которая содержит срок хранения, учетный номер документа в библиотечном фонде;
— знак информационной продукции.

7.5 Выходные сведения для электронного издания — по ГОСТ Р 7.0.83.

7.6 Порядок составления библиографической записи электронного документа — по ГОСТ 7.1.

7.7 Блоки универсального набора метаданных:
— данные об электронном документе как интеллектуальном объекте (сведения о создателе, заглавии/названии, ответственности, содержании и языковой принадлежности);
— сведения об электронном документе как о физическом объекте (формат, размер, компоненты, адресная информация);
— характеристики жизненного цикла электронного документа (даты и иные параметры времени);
— данные о связи конкретного электронного документа с другими электронными документами (сведения о версии, взаимном цитировании, отношениях «род-вид» и «часть-целое»);
— сведения о доступе к электронному документу (условия, права и правила использования).

7.8 Способы связи между метаданными и электронным документом:
— метаданные содержат в записи, которая хранится отдельно от описываемого электронного документа;
— метаданные хранят непосредственно в электронном документе и извлекают из него по мере необходимости.

Электронный текст документа
подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2018

Правовое регулирование отношений в области использования электронных документов осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», другими Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также не противоречащими им соглашениями сторон.

Федеральные законы и нормативные правовые акты регулируют отношения, связанные с формированием и использованием электронных документов, определяют основные требования, предъявляемые к электронным документам в электронном документообороте. Действие Российского законодательства об электронном документе распространяется на отношения, возникающие в связи с использованием электронных документов физическими и юридическими лицами, государственными органами и органами местного самоуправления.

В целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления, экономики и бизнеса, а значит, поддержки электронного документооборота, принят и осуществляется ряд правительственных программ и решений. На протяжении нескольких последних лет в стране выполняется Федеральная целевая государственная программа «Информационное общество» (2011-2020 годы)». Таким образом, государство намерено поддерживать создание и развитие государственных и межведомственных информационно-управляющих систем и межведомственного взаимодействия. Это важно не только для государственного управления, но и для всего общества в целом. Опираясь на единые правила, гражданам и бизнесу будет легче взаимодействовать друг с другом и государством, особенно в сфере исполнения государственных услуг, налоговой, финансовой, экономической и социальной сферах.

Назовем основные действующие документы федерального значения, содержащие определенные нормы применения электронных документов:

· Гражданский кодекс Российской Федерации;

· Федеральный закон от 27.07.2010-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

· Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Федеральный закон об информации);

· Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

· Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;

· Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

· Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Федеральный закон об электронной подписи);

· Федеральный закон от 27.12.02 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании»;

· Федеральный закон от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

· Постановление Госкомстата России от05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Одним из основных нормативных документов, регламентирующих вопросы электронного документооборота в России, является Федеральный закон от 10.01.02 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В этом Федеральном законе провозглашаются общие положения «правил игры» на электронных рынках в части вопросов признания электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Президент РФ подписал Федеральный закон от 29 июля 2010 г. №227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Документ устанавливает единую терминологию в отношении электронного документооборота как в сфере связи и телекоммуникаций, так и в сфере государственных услуг. В частности, теперь в российском законодательстве дано определение термина «электронный документ». Это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Ранее в связи со вступлением в силу в течение первой половины 2010 года Федеральных законов от 9 февраля 2009 г. №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и от 22 декабря 2008 г. №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» госорганы и органы местного самоуправления стали обязаны обеспечивать доступ к информации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета. Основные принципы взаимодействия граждан и организаций с госорганами через Интернет закреплены в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 №478.

Законодательство об ЭЦП является правовой основой использования, эксплуатации и развития Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», что закреплено в ст. 3 Федерального закона от 10.01.03 г. №20-ФЗ. В частности, в ст. 12 данного Закона предусмотрено, что электронные документы, подготовленные с использованием ГАС «Выборы», приобретают юридическую силу после его подписания ЭЦП соответствующих должностных лиц. Протокол, сводная таблица о голосовании и иные сводные документы, подготовленные в электронном виде, приобретают юридическую силу только после обязательной проверки с помощью открытых ключей ЭЦП подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ.

Электронный документооборот используется и в органах судебной власти. Причем действующее законодательство предусматривает не только решение глобальных проблем информатизации судебных органов, но и внедрение систем электронного документооборота на уровне обычных районных судов.

Электронный документооборот «проникает» и в сферу налоговых отношений. Вступили в силу поправки в Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ), касающиеся соответствующих форм отчетности в электронной форме. Изменения предусматривают то, что налоговая декларация может быть направлена налогоплательщиком в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае налоговый орган обязан передать налогоплательщику квитанцию о приемке в электронном виде. Причем днем представления декларации по телекоммуникационным каналам связи считается день представления отчетности в электронном виде. В частности, в документе раскрываются такие вопросы, как: требования к программно-аппаратным средствам представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи; процедура сопровождения налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде; требования к специализированным операторам связи; правила использования средств ЭЦП и средств шифрования; порядок электронного документооборота при представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде.

В частности, налогоплательщик обязан придерживаться следующих требований к обороту сведений в интерактивном режиме с налоговыми органами:

после подготовки информации, содержащей данные налоговой декларации, налогоплательщик подписывает ее ЭЦП уполномоченного лица налогоплательщика и отправляет в зашифрованном виде в налоговый орган по месту учета;

в течение суток в адрес налогоплательщика налоговый орган высылает квитанцию о приеме декларации в электронном виде. После проверки подлинности ЭЦП уполномоченного лица налоговым органом налогоплательщик сохраняет документ в своем архиве.

В заключение следует остановиться на вопросах, связанных с дальнейшим развитием электронного документооборота на корпоративном уровне.

Федеральный закон от 27.12.02 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании» позволяет организациям легитимизировать методологию и технологию электронного документооборота, которые они фактически используют. Это осуществляется посредством утверждения стандартов организаций. Стандарты организаций в соответствии со ст. 17 Закона №184-ФЗ могут разрабатываться и утверждаться организациями самостоятельно исходя из необходимости их применения в целях совершенствования производства и повышения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг. Стандарты организаций могут утверждаться и в целях распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок.