Сколько хранить документы после закрытия ИП
Содержание
- Какая документация хранится после ликвидации ИП?
- Сроки хранения документов ИП после закрытия
- Документы и сроки их хранения для ИП
- Можно ли выбрать место хранения документов ИП
- О длительности хранения документов
- Что будет, если фирма не станет хранить документы
- Что делать при потере или порче документов
- Что делать при утрате документов с не истекшим сроком давности, а также с теми бумагами, которые не фиксировались для оформления
- Документы для трудовой инспекции
- Документы для налоговой инспекции
- Документы для ФСС
- Документы для Росалькогольрегулирования
- Штрафы за отсутствующие документы
- Хранение документов после закрытия ИП
Чтобы ответить на вопрос, сколько хранятся документы после закрытия ИП, первоначально следует разобраться с факторами, влияющими на сроки хранения, и видом документации, оставшейся после ликвидации.
Согласно нормам российского законодательства, далеко не все бумаги, накопившиеся у лица за время предпринимательской деятельности, необходимо сохранить на определённый период.
Какая документация хранится после ликвидации ИП?
В процессе осуществления коммерческой деятельности ИП накапливается довольно много документов разного характера – справки, расчёты, чеки, отчётность и прочие бумаги с входящей и исходящей информацией.
При этом некоторая деловая документация подлежит длительному хранению, согласно 17 статье ФЗ № 125 от 2004 года 22 октября (конкретные сроки указываются в российском законодательстве). При функционировании ИП старые бумаги со временем заменяются новыми, однако что делать, если ИП официально закрыто?
Независимо от режима налогообложения, даже если предприниматель работает один (то есть без найма сотрудников), физическое лицо ежедневно имеет дело с большим количеством документации. После закрытия ИП документы, указанные ниже, подлежат сохранению:
- административно-хозяйственные;
- трудовые;
- бухгалтерские;
- кадровые;
- распорядительные;
- и т. д.
Обязанность по сохранению некоторых из этих бумаг закреплена не только за юридическими лицами, но и за физическими. К основным таким документам относятся:
- книга учёта расходов и доходов (иначе КУДИР), которая необходима к заполнению при использовании упрощённой системы налогообложения (на ЕНВД, к примеру, обычно её вести не нужно);
- кассовая книга и кассовые документы;
- документальное подтверждение и сопровождение каждой операции и сделки, осуществляемой предпринимателем;
- кадровые документы (учётные карточки, заявления сотрудников, приказы и т. д.);
- документы по контрольно-кассовой технике (паспорт кассового аппарата, договор на обслуживание, журнал кассира и т. д.);
- налоговый учёт (акты сверок с ФНС, счёт-фактура, налоговые декларации и т. д.).
Большинство из описанных выше бумаг относятся к первичной документации. Первичными называют документы, подтверждающие совершение какой-либо операции (к примеру, продажу товара, выплату заработной платы работнику, оказание клиентам услуг и т. д.). К основной первичной документации ИП относятся:
Интересная статья: Закрытие ООО с двумя учредителями.
Зачем нужно хранить документы после ликвидации ИП?
Несмотря на закрытие ИП принадлежащая ему документация подлежит хранению, согласно нормам закона. Это требуется для фактического подтверждения операций любого характера во время деятельности предпринимателя. Даже если расчёт налоговых взносов не зависит от имеющихся у физического лица расходов, документы должны содержаться в архиве в указанные сроки.
Эти бумаги в дальнейшем могут понадобиться при осуществлении проверки налогового органа. Согласно 93 статье НК РФ, налогоплательщик, он же бывший предприниматель, обязан предоставить сотруднику ФНС при проверке весь список документации, которая будет затребована в процессе.
В соответствии с 8 пунктом первой части 23 статьи НК РФ, данная документация должна храниться в течение минимального периода – 4 лет с момента закрытия ИП. Отсутствие этих бумаг или не поддержание их в должном состоянии может стать причиной возникновения спорной ситуации и назначения штрафов, которые установлены КоАП РФ и 120 статьёй НК РФ.
Следует также заметить, инспектор вправе запросить архивные документы без проведения проверки при наличии обоснованной необходимости у налогового органа в получении информации о конкретной сделке.
Закрытие ИП пошаговая инструкция.
Если вы хотите знать как снять деньги со счета ИП, читайте эту статью.
Как проходит процедура регистрации ИП в Росстат https://urmozg.ru/biznes/registraciya-ip-v-rosstat/.
Сроки хранения документов ИП после закрытия
Ниже представлены минимальные сроки для хранения отдельной документации ИП после окончания ликвидационной процедуры:
- первичные документы и бухгалтерские бумаги, требующиеся для определения и оплаты налогов, хранятся не менее 4 лет с момента потери физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя или прекращения им коммерческой деятельности;
- книга учёта и бумаги, подтверждающие получение доходов и ведение расходов, не должны уничтожаться в течение 4 лет;
- прочая бухгалтерская (иначе финансовая) отчётность – не меньше 5 лет;
- отчётность по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет;
- документация, являющаяся доказательством исчисления и оплаты требующихся страховых взносов в ФСС, ФФОМС и ПФР, хранится не меньше 6 лет.
Первые две категории документов подлежат обеспечению сохранности на основании 8 пункта 1 части 23 статьи НК РФ и 48 пункта Приказа Минфина РФ и МНС № 86н/БГ-3-04/430 от 2002 года 13 августа. Последняя категория регламентируется 6 пунктом 2 части 28 статьи ФЗ № 212 от 2009 года 24 июля.
Полезное видео
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про хранение документов ИП.
Из статьи вы узнаете:
- Обязательно ли хранить документы;
- Сроки хранения документов;
- Требования к месту и условиям хранения документов.
Опытные предприниматели знают, что даже сам факт отправки документа в архив требует документирования и отчетности. Физическим лицам в своей деятельности необходимо следовать законным предписаниям, согласно которым хранение документов индивидуальных предпринимателей возможно на протяжении установленных сроков.
Документы и сроки их хранения для ИП
Обязательному архивированию подлежат следующие документы по срокам хранения:
- 4 года – текущая бухгалтерская отчетность (учет доходов и расходов, налоговые исчисления и выплаты);
- 5 лет – первичная бухгалтерская документация по сотрудникам;
- 6 лет – отчетность по страховым взносам, пенсионным выплатам и по медицинскому страхованию;
- 75 лет – данные по кадровому составу (личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении сотрудников).
Сроки хранения документов после закрытия ИП такие же, как у действующего ИП.
Можно ли выбрать место хранения документов ИП
Вопрос, где хранить архивную документацию, каждый предприниматель решает индивидуально. Под архив можно выделить часть помещения в офисе. Многим удобно использовать для хранения документов отдельное помещение, но не чердачное и не подвальное.
Есть фирмы, которые предлагают услуги по архивированию для крупных компаний. Закон 125-ФЗ определяет условия хранения документации. Место, где расположен архив не должно подвергаться внешним воздействиям. К архиву не должно быть свободного доступа, все содержимое хранилища должно быть четко систематизировано.
О длительности хранения документов
Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.
У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.
Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.
Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.
Что будет, если фирма не станет хранить документы
Физические лица, которые отказываются хранить документы, или неправильно это делают, совершают административное нарушение, и им грозит штраф (от ст. 13.20 КоАП РФ до ст.5,27. КоАП РФ).
В зависимости от вида документа срок его хранения варьируется от 5 лет до 75 лет.
Короткий срок хранения документов длится не больше 10 лет. Это основная масса документации ИП. Она накапливается за это время в больших объемах, поэтому без специальной подготовки документов к архивированию не обойтись.
При проверке факта хранения всех бумаг контролирующий орган учитывает и место, и условия хранения папок и файлов.
Что делать при потере или порче документов
По-разному складываются рабочие ситуации на фирме, поэтому не исключено, что будут потери каких-то документов. В таком случае составляется акт об утере или порче файлов/папок, который тоже должен храниться отдельно. Потеря и порча документов может случиться по независящим причинам, например, из-за пожара или затопления помещения.
Обычно, руководство фирмы хранит отдельно электронные копии файлов и данных на случай непредвиденных ситуаций.
Любую информацию, из-за потери бумаг или в связи с окончанием срока хранения данных, можно восполнить за счет других документов. Например, при потере лицевых счетов, которые хранятся 75 лет, можно использовать расчетно-платежные ведомости с 5-летним сроком хранения. Приказы на сотрудников заменят копии этих документов.
При порче документов пишется справка с перечнем и обозначением вида утерянного документа, периодом его составления, причиной утраты в соответствии со сроком хранения документов ИП.
Что делать при утрате документов с не истекшим сроком давности, а также с теми бумагами, которые не фиксировались для оформления
Здесь многое зависит от цели восстановления документа. Например, это может быть связано с проверкой профессиональной деятельности ИП. В таком случае на восстановление документа будет потрачено время, силы и средства. Нужно будет собирать подписи и т. д.
Можно сделать идентичные документы, но для этого сначала делается аудит компании, чтобы выяснить текущее состояние дел. По его результатам составляется акт, а в нем фиксируются все упущения. Такая схема поможет определить уровень, на котором находится фирма по ведению документации.
Аудит также поможет определить, на восстановление каких документов придется потратить силы, а какие документы можно не учитывать. В приоритете первичные документы, которые имеют длительный срок хранения.
Многие документы ИП подлежат длительному хранению — как налоговые, по которым Вы считали налоги и отчитывались по ним, так и кадровые, документы по страховым взносам — их перечень будет приведен ниже в статье.
За любой непредоставленный документ проверяющая организация может выписать штраф, начислить недоимку или насчитать пеню. Сроки хранения документов предусмотрены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Документы для трудовой инспекции
Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.
Документы, которые могут быть затребованы | Срок хранения | С какой даты считать срок |
---|---|---|
Трудовые договоры, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировках | Зависит от того, когда составили документ: 75 лет, если до 2003 года и 50 лет — если позже 2003 года | С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ. |
Штатное расписание | Постоянно | С даты составления документа. |
Журналы учета рабочего времени | 5 лет | С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал. |
График отпусков | 1 год | С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график. |
Документы для налоговой инспекции
Во время камеральных проверок ФНС может изучить налоговые декларации, документы по вычетам НДС, льготы.
Также налоговая может запросить любые документы, связанные с деятельностью ИП — регистры по расчету налогов, «первичку», книги учета КУДИР по УСН или патенту, договоры с контрагентами.
ФНС также может запросить индивидуальные карточки по расчету страховых взносов.
Документы, которые могут быть затребованы | Срок хранения | С какой даты считать срок |
---|---|---|
Декларации, налоговые регистры, например, по расчету ЕНВД, УСН 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, «первичка», акты сверки с ИФНС | 5 лет | Срок по регистрам, «первичке» и актам считайте с даты, когда закончился период, по которому ИП составил документ. Например, регистр по расчету ЕНВД за IV квартал 2017 года храните до конца 2022 года — срок начинается с 1 января 2018 года. |
4 года | Сроки по декларациям определяйте с 1 января года, следующего за тем, в котором сдавали отчетность (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Например, декларацию по УСН за 2016 год ИП сдал 21 апреля 2017 года. Считайте срок с 1 января 2018 года по 31 декабря 2020 года. | |
Книги учета по УСН и патенту | 4 года или 11 лет | Т.к. книга нужна для составления и обоснования декларации то её следует хранить 4 года. Налогоплательщики могут перенести убытки прошлых лет или подать уточненку за любой период, поэтому желательно её хранить 11 лет. |
Индивидуальные карточки по расчету взносов | 6 лет | С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил карточку. |
Отчеты по страховым взносам | Постоянно, если отчет за год, и 5 лет — по квартальным формам | С 1 января года, следующего за тем, в котором составили отчет. Например, бухгалтер ИП заполнит ЕРСВ за 9 месяцев 2017 года 10 октября. Срок считайте с 1 января 2018 года. Он закончится 31 декабря 2022 года. |
Документы, подтверждающие покупку и создание амортизируемого имущества (договоры, акты приема-передачи) | 5 лет | С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП самортизировал основное средство полностью. Например, ИП в июле 2017 года построил здание. Срок службы — 12 лет. ИП закончит амортизировать здание в июле 2028 года. Тогда срок хранения документов начнет течь с 1 января 2029 года и закончится 31 декабря 2033 года. |
Договоры и соглашения по сделкам | 5 лет | С даты, когда договор или соглашение прекратили действовать. |
Документы для ФСС
Фонд вправе изучить отчетность по взносам на травматизм, больничные, приказы на «детские» отпуска, иные документы на пособия.
Годовые расчетные ведомости 4-ФСС по отчислению страховых взносов в ФСС РФ хранятся постоянно. Квартальные – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно. С нарастающим итогом за IV квартал – постоянно).
Документы для Росалькогольрегулирования
Росалькогольрегулирование могут затребовать товаросопроводительные документы на алкоголь, если ИП торгует пивом. На их основании заносятся записи в ЕГАИС.
5 лет (Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558)
Штрафы за отсутствующие документы
Кто требует | Размер штрафа |
---|---|
ИФНС | От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ |
ФСС | От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
Трудинспекция | От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
Росалькогольрегулирование | От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |
Хранение документов после закрытия ИП
Если ИП закрывается, то ему необходимо сдать документы, сроки хранения по которым еще не прошли, в архив.
Кадровые документы сдаются в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — в частную архивную компанию.
Сроков передачи документов в архив нет.
ФНС вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.