Смета мероприятия

Смета мероприятия

Содержание

«Российские аптеки», 2010, N 1-2

С целью продвижения своей продукции на российский рынок и формирования мнения о фирме в целом, многие фармацевтические компании проводят конференции, пресс-показы, презентации, бесплатные семинары и т.п. Организация может организовать такие мероприятия самостоятельно или заказать проведение PR-мероприятий специализированным организациям — рекламным агентствам или фирмам, которые занимаются связями с общественностью. Особенности налогового учета расходов на проведение PR-мероприятий зависит от их трактовки и документального оформления.

При соответствующем документальном оформлении такие расходы, как аренда зала и оборудования для презентаций, освещение рекламного мероприятия в прессе, будут приняты в целях налогообложения прибыли в качестве расходов на рекламу или прочие расходы. Что касается расходов по оплате проезда участников PR-мероприятий (не являющихся сотрудниками организации) к месту проведения мероприятия, а также расходов по их проживанию и питанию, то принятие их в целях налогообложения прибыли может быть проблематичным. Чтобы уменьшить риски организации при налоговой проверке в конференц-пакете, могут быть отдельно отражены расходы, которые однозначно принимаются в целях налогообложения прибыли.

Однако возможны различные варианты списания «проблемных» расходов, которые могут быть разными в каждом конкретном случае в зависимости от состава участников, длительности мероприятия, места его проведения и стоимости.

Теоретически такие расходы могут быть списаны как:

— расходы на рекламу;

— расходы на проведение выставки;

— спонсорство;

— расходы на продвижение товара на рынок (расходы на маркетинг);

— расходы на командировки;

— представительские расходы;

— прочие расходы.

РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ

При использовании первого способа списания расходов может быть использована позиция, изложенная в письме Минфина России от 03.10.2006 N 03-03-04/1/678, в котором сотрудники финансового ведомства рекомендуют учитывать затраты на проведение пресс-конференций и иных PR-мероприятий в составе нормируемых рекламных расходов.

Чиновники отметили, что пресс-конференция, пресс-показ и другие PR-акции подходят под понятие «реклама», которое дано в ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 N 38-ФЗ «О рекламе». То есть информация адресована неопределенному кругу лиц и направлена на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и содействует его продвижению на рынке.

Конечно, на презентацию и другие подобные мероприятия приглашаются определенные лица. Однако на PR-акции могут быть приглашены журналисты. И впоследствии в прессе могут публиковаться материалы, посвященные событию, а также информация об организаторе мероприятия, о его продукции. Получается, что конечным потребителем все равно является неопределенный круг лиц.

А в случаях, когда на мероприятии фармацевтической компании может присутствовать, в принципе, любой желающий, связанные с ним расходы однозначно можно провести как рекламные. Ведь подобные PR-акции адресованы неопределенному кругу лиц и направлены на привлечение внимания к товарам или услугам компании, формирование или поддержание интереса к ним. А значит, отвечают понятию рекламы, которое дано в ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 N 38-ФЗ.

В п. 4 ст. 264 НК РФ перечислены рекламные расходы, которые не нужно нормировать. Среди них расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации. Статьями 14-16 Федерального закона N 38-ФЗ установлены требования к рекламе, размещаемой в средствах массовой информации. И в соответствии с ними проведение пресс-конференции, пресс-показа или семинара не является рекламой в СМИ. Именно поэтому финансисты считают, что расходы на проведение мероприятия можно учесть при расчете налога на прибыль только в пределах 1% от выручки за отчетный (налоговый) период.

Для подтверждения расходов должны быть оформлены следующие документы:

— маркетинговая политика, план рекламной кампании, иной подобный документ — для подтверждения рекламного характера мероприятия;

— информация о семинаре, размещенная в печати или Интернете для подтверждения того, что он организован для неопределенного круга лиц;

— приказ руководителя о проведении семинара либо об участии в выставке (организации выставки) с указанием цели мероприятия, например демонстрация перечня предлагаемых услуг, товаров и возможностей компании;

— программа мероприятия;

— смета;

— документы на покупку товаров и услуг.

По нашему мнению, при наличии указанных документов расходы на проведение мероприятия можно учесть при расчете налога на прибыль в пределах 1% от выручки за отчетный (налоговый) период. При этом могут быть учтены и расходы на организацию фуршета. Аналогичное мнение высказано в письме УФНС по Москве от 23.01.2009 N 19-12/004970.

Однако следует иметь в виду, что налоговики часто придерживаются и иного мнения.

Например, в ответе на частный запрос от 19.05.2006 советника налоговой службы РФ III ранга К.В.Новоселова, размещенном в системе «Консультант+», высказано мнение, что произведенные организацией расходы на проведение бесплатного семинара, в частности на аренду помещения, рекламные буклеты, призы, учитываются в пределах 1% от выручки за отчетный (налоговый) период. При этом расходы на проведение фуршета или организацию иных видов питания участников семинара рекламными не признаются.

РАСХОДЫ НА ПРОВЕДЕНИЕ ВЫСТАВКИ

Вышеизложенными рекомендациями Минфина России удобно пользоваться в тех случаях, когда расходы на подготовку PR-мероприятия не превышают норматив.

Если же расходы велики, то проводимую PR-акцию можно «на бумаге» представить как выставку или экспозицию. Расходы на участие в подобных мероприятиях также являются рекламными, но их можно учесть при расчете налога на прибыль в полной сумме (п. 4 ст. 264 НК РФ).

При этом в рамках выставки может быть организована пресс-конференция, пресс-показ и другие мероприятия. Эти затраты будут относиться к рекламным, которые можно учесть при расчете налога на прибыль в полной сумме.

В этом случае необходимо обязательно оформить все внутренние документы на проведение выставки. В приказе руководителя нужно обязательно указать цель выставки. Это может быть, например, демонстрация достижений компании или выставка образцов продукции. А уже в рамках выставки может проходить и пресс-конференция, и семинар. Программа мероприятия должна быть оформлена внутренними документами организации.

Обратите внимание, что выставка подразумевает присутствие на ней всех желающих. Поэтому лучше довести информацию о ее проведении до широкого круга лиц. Это можно сделать, например, дав объявление о планируемой выставке в средствах массовой информации.

СПОНСОРСТВО

Договор об организации PR-акции со специализированными организациями — рекламными агентствами или фирмами, которые занимаются связями с общественностью, может быть заключен в форме спонсорства.

В условиях насыщения рынка разнообразными лекарственными средствами информация об их производителях часто распространяется за счет того, что фармацевтические фирмы выступают спонсорами различных мероприятий (конференций, симпозиумов, семинаров). Это не только вызывает интерес к их продукции у потенциальных потребителей, но и способствует созданию благоприятного имиджа.

Спонсор — лицо, финансирующее какое-либо мероприятие. Спонсорство не следует путать с благотворительностью. Лицо, занимающееся благотворительной деятельностью, оказывает ее безвозмездно. А спонсорская деятельность не является безвозмездной. Согласно пп. 9 ст. 3 Федерального закона N 38-ФЗ «О рекламе» спонсорская реклама — распространяемая на условии обязательного упоминания в ней об определенном лице как о спонсоре.

В рассматриваемом случае предприятие может спонсировать деятельность третьей фирмы по организации семинара для определенных компаний.

Такой третьей фирмой может быть специализированная организация, предлагающая разнообразный сервис, прямо или косвенно связанный с организацией деловых поездок.

В разделе IV «Отдельные виды обязательств» ч. 2 Гражданского кодекса РФ не говорится об обязанности заключить спонсорский договор. Но согласно п. 2 ст. 421 ГК РФ стороны могут заключить договор как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами. На практике, как правило, спонсорские сделки оформляют договорами. Обращаем ваше внимание на точность формулировки в таком договоре, если прямо не будет указано, что взнос является спонсорским, то он может рассматриваться как безвозмездная передача средств.

Спонсорский взнос имеет целевой характер, поэтому договор о спонсорстве должен предусматривать встречные обязательства обеих сторон. Так, спонсор обязуется профинансировать запланированное мероприятие путем передачи денежных средств к определенной дате спонсируемому клиенту.

Спонсируемый клиент, в свою очередь, обязуется:

— в ходе проведения запланированного мероприятия в порядке, установленном договором, распространить среди участников информацию о спонсоре, его товарах, услугах, которая сформирует или поддержит к ним интерес, а также будет способствовать их реализации;

— провести мероприятие в определенном месте, в оговоренные сроки и пригласить от имени спонсора определенный круг лиц.

Таким образом, спонсируемый распространяет информацию о спонсоре, а спонсорский вклад, вносимый по спонсорскому договору, является платой за эту услугу. В свою очередь, распространение информации о спонсоре есть не что иное, как реклама.

Сказанное подтверждается арбитражной практикой. Так, по мнению президиума Высшего арбитражного суда РФ, информация о спонсоре либо его товарах, соответствующая условиям спонсорского договора, является рекламой. Данное мнение выражено в п. 21 приложения к Информационному письму Президиума ВАС РФ от 25.12.1998 N 37 «Обзор практики рассмотрения споров, связанных с применением законодательства о рекламе».

В связи с тем, что в соответствии с пп. 1 ст. 3 Федерального закона N 38-ФЗ «О рекламе» реклама — информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке, а конференции организуются для определенного круга лиц, может возникнуть вопрос о правомерности отнесения таких расходов к рекламным. Чтобы доказать, что в конечном итоге информация, полученная участниками конференции, направлена на неопределенный круг лиц, участникам конференции может быть предложен на подпись такой документ, как «Отзыв участника конференции», в котором изложено, что данное конкретное лицо приняло участие в семинаре, восприняло информацию о продукции спонсора мероприятия и будет иметь в виду эту информацию в своей практической деятельности, тем самым способствуя распространению информации о продукции предприятия среди неопределенного круга лиц.

В целях исчисления налога на прибыль спонсор учитывает спонсорские взносы в качестве рекламных расходов. Они включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Расходы на спонсорство можно учесть в целях налогообложения прибыли только в том случае, если они удовлетворяют критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ. А именно: эти расходы должны быть экономически обоснованы, направлены на получение прибыли и подтверждены соответствующими первичными документами.

Для подтверждения расходов на спонсорство необходимо оформить следующие документы:

— приказ руководителя о проведении мероприятия;

— программа мероприятия;

— спонсорский договор;

— акт приемки-передачи оказанных рекламных услуг;

— материальное подтверждение факта распространения информации о спонсоре (экземпляры печатных изданий, листовки, содержащие сведения о спонсоре и его продукции, справки о количестве розданных рекламных материалов, тексты рекламных объявлений, тексты лекций, прослушанных участниками семинаров и т.п.);

— отчет ответственного лица о проведенном мероприятии;

— приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

— командировочные удостоверения (копии загранпаспортов сотрудников с отметками о пересечении границы);

— служебные задания для направления в командировку и отчеты об их выполнении;

— авансовые отчеты сотрудников предприятия, принимавших участие в конференции;

— платежные поручения, квитанции к приходно-кассовым ордерам и чеки ККТ на оплату спонсорского взноса;

— счета гостиницы;

— билеты командированных сотрудников на перелет (туда и обратно);

— и т.п.

Спонсорский вклад является оплатой рекламных услуг, которые будут оказаны в ходе соответствующего мероприятия. Как правило, спонсор перечисляет взнос авансом перед началом конференции.

Порядок учета расходов на рекламу в целях налогообложения определен в п. 4 ст. 264 НК РФ. В налоговом учете без ограничений признаются следующие рекламные расходы:

— на рекламные мероприятия через СМИ (в т.ч. объявления в печати, передачи по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;

— на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и щитов;

— на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, выполняемых и оказываемых организацией, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

Остальные рекламные расходы для целей налогообложения учитываются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав). Это определено в абзаце 5 п. 4 ст. 264 НК РФ.

Таким образом, расходы на проведение мероприятия в налоговом учете спонсора подлежат нормированию. Их можно признать в размере, не превышающем 1% выручки от реализации. Недостатком трактовки расходов на PR-мероприятия в качестве спонсорских является вероятность возникновения разногласий с налоговыми органами по поводу принятия этих расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль.

Продолжение следует.

Руководитель отдела аудита

юридической компании «Юнико-94»

И.Л.МИЛУШИНА

Подписано в печать

Составлением бюджета, как правило, занимается сотрудник HR-службы, иногда вместе с бухгалтером.

Экономить на корпоративных мероприятиях, отменяя их или сводя к посиделкам в офисе, не стоит — так снижается лояльность сотрудников и их вовлеченность в рабочий процесс.

В статье мы расскажем, как оптимизировать расходы на праздники и что обязательно нужно учесть при составлении бюджета.

Ниже будет несколько олдскульных скриншотов и возможность скачать пример сметы.

Этапы составления бюджета

Алгоритм составления бюджета состоит из 5 шагов. Работайте над сметой поэтапно — и вы ничего не упустите.

1. Ориентируемся на цель и формат мероприятия

Вы проводите внутренний праздник только для сотрудников или внешний для клиентов и партнеров? Банкет с богатым столом или тематическую вечеринку?

Исходя из формата мероприятия, вы сможете составить примерный список того, на что нужно будет потратить деньги.

2. Определить число приглашенных

Праздник для всех сотрудников или только одного отдела? Сотрудники будут одни или с членами семьи/супругами? Сколько партнеров, клиентов, представителей СМИ будет на мероприятии?

От числа сотрудников будет зависеть сумма потраченных средств.

3. Определиться с границами бюджета

Желательно заранее знать, сколько денег компания может выделить на организацию праздника.

Иногда бюджет на корпоративные мероприятия закладывается раз в год. Тогда стоимость праздника рассчитывается заранее с учетом числа и масштаба ежегодных мероприятий. В этом случае у вас будет конкретная сумма, на которую вы сможете ориентироваться еще при определении цели и формата мероприятия.

Бывает так, что в компании нет выделенного бюджета. И он формируется непосредственно под мероприятие за несколько месяцев до его проведения. Тогда стоит уточнить верхний предел суммы, за который выходить не стоит. Также заранее стоит узнать, есть ли у компании возможность найти резервные средства в случае превышения лимита.

Выражение лица, когда хочешь и можешь потратить кучу денег

4. Составить смету расходов

В смете должны быть отражены основные и дополнительные расходы. Обязательно учитывайте каждый пункт, на который могут быть потрачены средства.

Сначала подберите несколько площадок, подходящих для проведения праздника, выясните стоимость аренды, меню, обслуживания. После этого найдите ведущего и артистов, выберите, что конкретно будет входить в вашу праздничную программу и узнайте, сколько это стоит. В конце посчитайте транспортные расходы, оплату услуг персонала, оформление и другие мелкие, но важные детали будущего праздника.

5. Согласовать бюджет у руководства

Согласование бюджета у руководителя — финальный этап перед подготовкой к празднику. Затем смета направляется в бухгалтерию для того, чтобы компания могла выделить нужную сумму и зафиксировать ее в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Основные статьи расходов

Независимо от формата праздника, в число основных расходов входит площадка для проведения мероприятия, праздничная программа, услуги персонала, еда и напитки, фото и видеосъемка, сувенирная продукция, транспортные расходы.

Рассмотрим основные статьи затрат подробнее.

Площадка и её оформление

Аренда площадки — весомая часть затрат на корпоративный праздник. Вам нужно будет арендовать зал нужной площади или найти место на свежем воздухе с учетом количества сотрудников, формата мероприятия и других факторов.

Отдельная статья бюджета — оформление площадки. Иногда достаточно стандартного праздничного украшения зала флористическими композициями или баннерами. Для тематических вечеринок могут быть нужны сложные и дорогие декорации.

Статьи расходов вносятся по приоритетности

Узнать стоимость аренды легко у представителей площадки. Начать поиск лучше за 1 месяц до нужной даты, а если мероприятие проводится в период праздников, то за 3-4 месяца.

Меню и кейтеринг

Бюджет на меню зависит от того, что вы организуете: фуршет, банкет или кофе-брейк. Даже на тимбилдинге или корпоративных играх нужно подумать о том, чем сотрудники смогут перекусить в перерыве.

При составлении бюджета не нужно знать точное праздничное меню, достаточно сообщить представителям заведения число человек и примерные пожелания. Вам озвучат несколько вариантов меню и их среднюю стоимость за одного приглашенного. Цена обслуживания банкета или фуршета составляет примерно 10% от общей цены заказа.

В случае, если на выбранной площадке не предусмотрено приготовление и подача еды — нужно заказывать кейтеринг. Кейтеринговые компании также предлагают на выбор несколько вариантов меню с разным средним чеком. Стоимость кейтерингового обслуживания вырастет, если нужно организовать выезд персонала за город.

Оборудование

Для проведения мероприятия вам понадобится звуковое и осветительное оборудование. Поэтому в расходы надо включить оплату его аренды и транспортировки. Иногда нужно отдельно оплачивать аренду оборудования, которое есть на площадке — уточните, входит ли возможность его использования в стоимость помещения или нет.

Активности

Организация специальных стоек, интерактивных элементов, квестов — отдельная строка расходов. Нужно детально расписать, чем будут заняты ваши сотрудники и указать стоимость каждого развлекательного элемента.

Например, аренда звукового оборудования обойдется в сумму от 20 000 ₽. А оснащение фотозоны с костюмерной и услугами профессионального фотографа будет стоить в районе 150 000 ₽. Если вы захотите устроить мастер-класс, то цена будет определяться с учетом количества приглашенных сотрудников, используемого реквизита и других факторов.

Праздничная программа

На организацию праздничной программы может уйти значительная часть корпоративных средств. Важную роль в проведении праздников играет ведущий.

Гонорар хорошего ведущего без медийной известности начинается от 50 000 ₽. Вне праздничного периода услуги могут обойтись дешевле. Если вы хотите пригласить в качестве ведущего известную личность, готовьтесь к расходам от 500 000 ₽ за вечер.

Стоимость выступлений артистов также зависит от их популярности. Гонорар известных артистов и певцов начинается от 12 000 € за 45 минут выступления. Различные небольшие шоу-программы, например выступление иллюзионистов, обойдутся в сумму от 40 000 ₽.

Расходы на персонал

Обязательно заказывают фото- и видеосъемку мероприятия — работа фотографа стоит от 30 000 ₽ за несколько часов съемки.

В расходы может быть включена работа диджея, актеров-аниматоров, развлекающих гостей в промежутках между конкурсами или шоу, аренда костюмов, питание персонала и прочее.

Расходы удобно сгруппированы по категориям

Транспортные расходы

Платить за транспорт придется на выездных мероприятиях. Вам нужно будет доставить на место и обратно собственных сотрудников, а также оплатить доставку оборудования, выезд артистов и обслуживающего персонала.

На мероприятии с алкоголем стоит предусмотреть расходы на такси — может случиться так, что некоторые сотрудники не смогут добраться до дома самостоятельно.

При приглашении сотрудников из других регионов нужно будет оплатить не только их дорожные расходы, но и затраты на проживание, а также командировочные.

Подарки

В некоторых компаниях сотрудникам принято дарить подарки на Новый год и другие крупные праздники. Бюджет на такие сувениры стоит выделить в отдельную строку. Также могут понадобиться деньги на покупку призов, если мероприятие будет проходить в формате конкурса или лотереи.

Дополнительные расходы

К дополнительным расходам можно отнести затраты на PR-кампанию, если праздник подразумевает приглашение партнеров и клиентов, или нужна будет дополнительная реклама мероприятия.

Также могут потребоваться услуги охранной компании, если праздник пройдет на площадке, где нет собственной охраны. Иногда нужны пригласительные или лотерейные билеты, печать буклетов и прочее.

Своими руками или через event-агентство

Организовать масштабное мероприятие сложно — вам придется взаимодействовать с несколькими подрядчиками, и если хоть кто-то из них не выполнит обязательства, то праздник окажется под угрозой. В event-агентствах есть свои базы надежных подрядчиков, а вам придется общаться только с представителем агентства. Кроме этого, вам предложат несколько вариантов программы с учетом суммы, которую компания готова выделить на корпоративное мероприятие.

В комплекс услуг, которые оказывают event-агентства, обычно входит организация праздничной программы, оформление, техническое обеспечение мероприятия, кейтеринг и ряд других услуг. Агентское вознаграждение в среднем составляет 10% от общего праздничного бюджета.

Агентское вознаграждение и итоговая сумма

Подготовить корпоратив самостоятельно не всегда дешевле, чем с помощью event-агентства, зато всегда сложнее. Когда праздник организуют собственные сотрудники фирмы, часто получается так, что они отвлекаются от своих повседневных обязанностей, что сказывается на качестве их работы. А непрофессиональная организация и сбои в программе могут привести к непредвиденным расходам. Кроме этого, представители агентства в курсе всех «подводных камней», которые могут ждать вас при общении с подрядчиками. Например, скрытых наценок или навязанных, ненужных в вашем случае, услуг.

На чем можно сэкономить

Прежде чем искать, на чем сэкономить, важно определиться с приоритетными расходами и теми, которые можно сократить. Для этого вспоминаем цель корпоратива.

Например, если нужно максимально громкое мероприятие, которое привлечет внимание прессы и впечатлит партнеров — не стоит экономить на шоу-программе и оформлении зала. Для небольшого праздника внутри компании можно сэкономить на элементах зрелищности, уделив внимание пользе мероприятия для сотрудников и фирмы.

Корпоративное мероприятие без цели — деньги на ветер

Основные статьи расходов, на которых можно сэкономить:

  1. Экономьте на основных статьях бюджета — аренда, еда и напитки, праздничная программа. Именно на них уходит до 90% выделенных средств. То есть, приглашая плохого фотографа вместо хорошего или не печатая праздничные приглашения — вы сэкономите очень мало, а вот впечатление от праздника может испортиться. Лучше вложитесь в детали, а сохранить деньги компании попробуйте, оптимизировав значительные расходы.
  2. Проведение корпоративного мероприятия в непраздничные дни либо не в самые востребованные даты. Например, новогодний корпоратив можно провести в начале декабря или уже в январе. Ведь в пик сезона стоимость аренды увеличивается в 1,5-2 раза. Цены на услуги артистов и ведущих в пятницу и выходные выше, чем в другие дни недели — иногда на 40-50%. У проведения корпоративных мероприятий не в самые «горячие» даты есть еще один плюс — у вас будет больший выбор площадок и артистов, меньше шансов, что нужное вам место или выбранный ведущий окажутся заняты.
  3. Формат подачи еды — фуршет всегда дешевле, чем банкет, экономия может достигать 30%. Хороший вариант: фуршет с рассадкой, когда гости сидят, но еда подается небольшими порциями на фуршетной линии. Также в ресторанах обычно дешевле заплатить пробковый сбор и принести алкоголь с собой, чем заказывать его в заведении.
  4. Безалкогольные праздники — фестивали, квесты, спартакиады без алкоголя и большого количества еды могут обойтись дешевле, чем стандартный банкет, а пользы компании от них больше, так как они сильнее вовлекают сотрудников.
  5. «Чужими руками» — посещение сотрудниками уже организованного мероприятия. Например, совместный поход в театр, где компания может выкупить целый зал, а потом устроить небольшой фуршет в буфете. Альтернативные варианты: цирк или развлекательные центры с боулингом или караоке.
  6. Скидки от подрядчиков — подрядчики и агентства иногда делают скидки по просьбе клиента при заказе большого количества услуг или значительной сумме чека.

Основные ошибки при составлении бюджета

Самая частая ошибка — не учитывать в бюджете незначительные расходы, из-за чего затраты могут выйти за пределы установленной нормы. Кроме этого, часто забывают заложить 2-3% суммы на непредвиденные расходы. Это обязательно нужно сделать, так как предугадать все форс-мажоры невозможно. Например, количество гостей может неожиданно увеличиться, если кто-то из сотрудников выйдет из декретного отпуска.

Сверяйте полученные суммы с общим годовым бюджетом на корпоративные мероприятия, если он есть у компании. Лучше заранее отказаться от услуг дорогого поставщика и найти ему замену, чем увидеть, что сумма расходов превышает смету в тот момент, когда уже пора запускать подготовку к мероприятию.

Очень важно соблюсти баланс в формировании расходов. Например, потратить весь бюджет на звезд эстрады и заказать мало еды — плохая идея. Точно также плохо закупить дорогие деликатесы, но абсолютно не вложиться в развлекательную программу. Смета должна быть составлена так, чтобы гостям было интересно, они ушли не голодными и хорошо провели время.

Как защитить бюджет у начальника

Перед тем как начать подготовку к празднику, нужно чтобы бюджет одобрило руководство. Для этого стоит подготовить два-три варианта расчетов:

  • минимальный — программа мероприятия в самом бюджетном варианте, с наиболее низкими ценами и урезанным форматом развлечений;
  • оптимальный — расходы, которые позволят организовать мероприятие достаточного качества;
  • максимальный — в него добавьте то, что позволит сделать праздник наиболее зрелищным и запоминающимся.

Грозный начальник (на самом деле добрый)

Если у вашего руководства будет выбор, то утверждение бюджета пройдет быстрее и проще. Руководитель увидит, что вы предусмотрели несколько вариантов и сам решит, что компании важнее — сэкономить деньги или провести мероприятие максимально громко. Прикрепите к бюджету проведенные расчеты, сметы, запрошенные у подрядчиков и другие обоснования указанных сумм.

Выводы

Итак, чтобы правильно составить бюджет корпоративного мероприятия, вам нужно:

  1. Понять, сколько сотрудников будет участвовать в празднике, и какую примерно сумму может выделить компания на организацию мероприятия.
  2. Уточнить цену услуг у предполагаемых подрядчиков: площадок, которые вы предполагаете арендовать; компаний по организации шоу-программ и прочее.
  3. Запросить прайс-листы у event-агентств с указанием примерного бюджета компании. Возможно, организация через провайдера обойдется вам в ту же стоимость, что и праздник своими силами.
  4. Составить подробную смету с указанием всех расходов и их обоснованием.
  5. Убедиться, что вы учли все статьи расходов, сэкономили везде, где это возможно, не допустили ошибок в расчетах.
  6. Защитить бюджет у руководства, бухгалтера или финансового директора.

Что дальше

Цель поставлена, бюджет согласован. Дальше вас ждет подготовка к празднику. Если вы обратитесь в event-агентство, вам обязательно нужно будет заполнить бриф. У многих компаний есть собственный шаблон брифа, также его можно запросить у представителей агентства.

В следующей статье мы рассказали, .

Из этой статьи вы узнаете:

о новом подходе к налогу на прибыль относительно праздничных корпоративных мероприятий в 2015 году;

о документальном оформлении праздника и учете расходов на его проведение.

Что можно сделать на практике:

позаботиться о наличии первичных документов, подтверждающих расходы на проведение корпоратива;

постараться оформить праздник в качестве мероприятия, связанного с хоздеятельностью предприятия (если хочется сэкономить на НДС).

Документальное оформление

Приведем примерный перечень необходимых документов:

  • распорядительный документ (приказ о проведении праздника или презентации). Этим документом назначается ответственный за проведение мероприятия (ему поручают составить программу праздника), а также даются ука-зания финансовой службе. Как правило, в при-казе приводится список лиц (предприятий-партнеров), приглашенных на корпоратив;
  • смета расходов, разработанная на основе программы праздника. В нее могут быть включены, например, стоимость подарков работникам по списку, стоимость выступления артистов, услуг заведения ресторанного хозяйства, расходы на украшение офиса, расходы на транспортное обслуживание участников корпоратива, стоимость образцов продукции для презентации, расходы на изготовление рекламных буклетов и пр. Понятно, что в зависимости от запланированных мероприятий содержание сметы будет меняться;
  • договоры с субъектами хозяйствования, задействованными в проведении праздничных мероприятий – договор аренды помещения (если корпоратив будет проходить в кафе или ресторане, то договор аренды с предприятиями ресторанного хозяйства заключать не нужно), договор ресторанного обслуживания, договор на организацию культурной программы, договор транспортного обслуживания и пр.;
  • первичные документы, подтверждающие соответствующие расходы (накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг)). В случае если расходы были понесены в наличной форме, необходимы авансовые отчеты об использовании средств, выданных под отчет. К отчету прилагаются чеки, квитанции, другие расчет-ные документы, подтверждающие расходы;
  • отчет о фактических расходах на корпора-тив, подписанный руководителем предприятия.

Бухгалтерский учет праздничных расходов

Конец декабря – время, когда предприятие подводит итоги своей деятельности за уходящий год. Поэтому накануне Нового года принято устраивать корпоративные праздники (так называемые корпоративы), на которые приглашаются сотрудники (а возможно, и партнеры по бизнесу). Деловые отчеты разбавляются номерами культурной программы и награждением сотрудников по итогам года.

Праздник – это всегда расходы. Их состав и объем зависит от финансовых возможностей предприятия и желания руководства. Одни предприятия могут обойтись украшением офиса, фуршетом и концертом, который организован силами сотрудников. Другие «гуляют» с размахом: ресторан с праздничным меню, концерт приглашенных артистов и прочие удовольствия.

Но при любом варианте корпоратива бухгалтер понимает, что каждая расходуемая копейка должна быть подтверждена документом и найти свое место в учете. А чтобы затраты попали в расходы, уменьшили бухгалтерский финрезультат и соответственно объект налогообложения, необходимо придать корпоративу соответствующий статус (см. ниже).

По документам корпоратив может быть представлен:

  • как рекламное мероприятие (например, как презентация продукции предприятия). Для определения рекламного характера мероприятия можно руководствоваться ст. 1 Закона от 03.07.96 г. № 270/96-ВР;
  • маркетинговое мероприятие (например, как оп-рос потребителей товара, приглашенных в качестве гостей на корпоратив). Основанием для признания мероприятия маркетинговым может послужить определение маркетинговых исследований, приведенное в разд. II Методических рекомендаций, утвержденных приказом Госкомитета по вопросам науки, инноваций и ин-форматизации от 13.09.10 г. № 18;
  • годовое отчетное собрание коллектива (на повестке дня в т. ч. – доклад топ-менеджеров компании);
  • мероприятие представительского характера (примерный перечень представительских расходов приведен в п. 2 Норм, утвержденных приказом Минфина от 14.09.10 г. № 1026);
  • народное гулянье за счет предприятия.

Затраты на корпоратив следует отражать в составе:

  • административных расходов (счет 92) – если это собрание коллектива, представительское мероприятие;
  • расходов на сбыт (счет 93) – если это мероприятие рекламного или маркетингового характера;
  • прочих операционных расходов (счет 94) – в других случаях.

Новогодний налог на прибыль-2015

Заметим, что в 2015 году предприятия могут особо не волноваться по поводу связи праздничных расходов с хоздеятельностью. Ведь никаких ограничений из-за «нехозяйственности» затрат в Налоговом кодексе (далее – НК) на сегодня нет. Единственное исключение – расходы на амортизацию непроизводственных основных средств (далее – ОС) (пп. 138.3.2 НК).

Налогоплательщики, у которых годовой доход за последний отчетный период:

  • не превышает 20 млн грн. – определяют объект обложения налогом на прибыль как бухгалтерский финрезультат, уменьшенный на налоговые убытки прошлых лет (пп. 134.1.1 НК);
  • превышает 20 млн грн. – должны корректировать финрезультат на разницы, установленные НК. При этом в НК нет разниц, которые формировались бы по признаку нехозяйственности (за исключением амортизации, начисляемой на стоимость непроизводственных ОС, о чем мы уже сказали выше).

Отметим, что амортизационная разница не привязана к конкретному мероприятию, она рассчитывается за весь отчетный период. Поэтому если, к примеру, корпоратив проводится на турбазе, которая числится как непроизводственный объект ОС, то сумма амортизации этого объекта за от-четный период в виде разницы увеличит финрезультат. Зато все расходы, связанные с украшением и эксплуатаций такой турбазы во время проведения праздника, попадут в бухгалтерские расходы, и при этом предприятие не будет корректировать финрезультат для определения объекта обложения налогом на прибыль.

НДС

В отличие от налога на прибыль, НДС в 2015 году по-прежнему требует связи хозоперации с налогооблагаемой деятельностью предприятия.

Поэтому, если развлекательные мероприятия праздника будут грамотно переплетены с деловыми, то можно рассчитывать на отсутствие обязанности начисления НДС. Например, можно придать празднику рекламный характер. В таком случае придется, например, пригласить действующих и потенциальных партнеров по бизнесу и устроить небольшую презентацию.

Если корпоратив все-таки будет больше похож на праздник, чем на деловое мероприятие, в этом случае предприятию придется начислить налоговые обязательства по НДС (пп. «г» п. 198.5 НК). Базой для начисления НДС будет стоимость товаров (услуг), приобретенных для праздника, по которым был признан налоговый кредит (п. 189.1 НК). При этом нужно будет не позднее 31.12.15 г. выписать налоговую накладную с типом причины «13» и зарегистрировать ее в Едином ре-естре налоговых накладных в общеустановлен-ном порядке.

Отметим, что даже в таком случае предприятие одновременно «выиграет» в налоге на прибыль – ведь сумма дополнительно начисленных налоговых обязательств по НДС попадет в расходы в бухгалтерском учете, а значит, будет участвовать в определении объекта обложения налогом на прибыль. При этом разницы в виде НДС-обязательств нормами НК не предусмотрены.

НДФЛ и военный сбор

Расходы на проведение праздничных мероприятий, независимо от цели их проведения, не являются объектом обложения НДФЛ и военным сбором в том случае, если на основании первичных документов невозможно персонифицировать бесплатное получение дополнительных благ приглашенными участниками. То есть начислять и удерживать НДФЛ и военный сбор из неперсони-фицированных доходов приглашенных не нужно.

Пример

Предприятие, которое является плательщиком налога на прибыль и НДС, накануне Нового года проводит корпоратив в ресторане. При этом документальное оформление мероприятия не позволяет связать его с хоздеятельностью.

Бухучет операций показан в таблице. Для целей налогового учета расходы признаются так же, как и в бухучете. Для определения объекта обложения налогом на прибыль разницы НК не предусмот­рены.

  • Смета Расходов На Рекламу Пример
  • Расчет Себестоимости Продукции Например

Смета расходов для оплаты фотоуслуг и агентства по наружной рекламе. Наименование статьи расходов и единиц измерения. Организация рекламной деятельности торгового предприятия и повышение её эффективности на пример. Курсовая работа >> Экономика. Организации рекламной работы в розничном торговом предприятии 5 1.1. Для лучшего понимания приведем пример. Расчет сметы затрат. (расходы на рекламу.

Курсовая работа 3.2 Составление сметы расходов на рекламу Смета — это план финансирования определенных рекламных мероприятий. На этом этапе подсчитывают возможные расходы на отдельные рекламные мероприятия, определяют общую ориентировочную стоимость рекламной кампании.

Для обозначения УЗО квартиры, контакторов, выключателей и прочих дополнительных элементов, Вам также нужно ознакомиться с ГОСТ 2.709, который предоставляется как в ПДФ, так и обычным текстом. Цифра в такой схеме отвечает за определение количества фаз, а перечеркнутая косыми отрезками линия – это определение фазы. В этом документе указываются общепринятые варианты черчения подобных элементов. Помимо отображения отдельных проводов, также важно изобразить на чертеже дополнительные детали электрической схемы. Рассмотрим пример однолинейной схемы квартиры (также можно использовать для электроснабжения дома): Фото — пример однолинейной схемы Для защиты групповых линий от перегрузки и общей цепи помещения от электрического замыкания, используются автоматические выключатели. Однолинейные схемы электроснабжения частного дома.

Затем полученную сумму сравнивают с реально выделенной, т.е. Согласовывают потребности в рекламе с реальными возможностями.

Если выделенных средств оказывается недостаточно, то проводят корректировку сметы и плана мероприятий. Можно, например, уменьшить периодичность размещения рекламы, площадь публикации, время трансляции, изменить издание и т.д. Делись добром;).

При учете расходов на рекламу нужно иметь в виду следующее. Далеко не все, что мы привыкли считать рекламой в обывательском смысле, является таковой с юридической точки зрения.

Предметом нашего обсуждения будет коммерческая и социальная реклама. Законом ‘ (Федеральный закон от № 38-ФЗ (далее — Закон № 38-ФЗ)) определено, что рекламой является ‘информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке’. Здесь же расшифровано понятие ‘социальная реклама’: ‘информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на достижение благотворительных и иных общественно полезных целей, а также обеспечение интересов государства’. Таким образом, одним из признаков рекламы является факт распространения информации, то есть создание таких условий, когда информация является доступной для восприятия потребителем. При этом для признания той или иной информации рекламой необходимо соблюдение условия о ее предназначении для неопределенного круга лиц. Под неопределенным кругом лиц, по мнению Федеральной антимонопольной службы (; ), понимаются те лица, которые не могут быть заранее определены в качестве получателя рекламной информации и конкретной стороны правоотношения, возникающего по поводу реализации объекта рекламирования, и о которых заранее неизвестно, откликнутся ли они на рекламное послание по поводу объекта рекламирования (например, приобретут ли рекламируемый товар).

Такой признак рекламной информации, как предназначенность ее для неопределенного круга лиц, означает отсутствие в рекламе указания о неком лице или лицах, для которых реклама создана и на восприятие которых реклама направлена. Например, в месте проведения спортивных соревнований по хоккею размещены рекламные баннеры. Драйвер для принтера м1132. В такой ситуации условие о направленности информации на неопределенный круг лиц соблюдается, так как, по сути, баннеры может увидеть любой человек, как посетивший соревнования лично, так и посмотревший трансляцию матча по телевизору.

Другой пример: на проведении закрытого мероприятия партнерам компании раздается фирменная сувенирная продукция — ручки. Несмотря на то что доступ на встречу ограничен, в данном случае также можно говорить о соблюдении рассматриваемого условия. Лицо, получившее сувенир, впоследствии может использовать его при подписании документов в своем офисе, при работе со своими клиентами, то есть после проведения мероприятия ручку сможет увидеть любой человек.

Физические лица, получившие смс-сообщения от банка, также составляют неопределенный круг, поскольку заранее неизвестно, ознакомятся ли они с смс-сообщением об услугах и вступят ли в конкретные правоотношения по поводу открытия вклада. Основное различие коммерческой и социальной рекламы заключается в целях и задачах рекламных сообщений, а также аудитории, которой они адресованы. Так, если коммерческая реклама направлена на стимулирование сбыта продукции и повышение интереса к реализуемым товарам или услугам, то основная цель социальной рекламы — привлечение внимания к тому или иному явлению общественной жизни. Отметим, что социальная реклама актуальна не только для некоммерческих организаций, она находит широкое применение в предпринимательской деятельности.

Многие компании используют этот вид рекламы для улучшения своего имиджа, узнаваемости торговой марки, повышения репутации. Яркий пример: трансляция в теле- или радиоэфире роликов о вреде курения и алкоголя улучшает имидж теле- или радиокомпании. Расходы на рекламу в налоговом учете В целях налогообложения прибыли признаются как расходы на коммерческую рекламу , так и расходы на социальную рекламу.

Расходы на рекламу являются прочими и обычно отражаются в учете на дату подписания акта сдачи-приемки оказанных контрагентом услуг. Непризнание тех или иных расходов на рекламу совершенно не означает, что компания не может учесть такие расходы при расчете налога на прибыль по другим основаниям. Напомним, что перечень затрат, принимаемых в расходы, является открытым.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Поэтому если те или иные затраты являются для организации экономически оправданными, то компания имеет полное право учесть их в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании.

Здесь же отметим, что, даже если прямая связь между понесенными затратами и получением дохода не очевидна, все равно при решении вопроса об оправданности расходов нельзя исходить только из того, привели они к фактическому получению доходов или не привели, главное — именно направленность на получение доходов. Например, информация с поздравлением, размещенная в газете, не соответствует понятию рекламы. Однако объявление с такой информацией способствует повышению лояльности и интереса существующих и потенциальных клиентов организации. Наличие данного объявления привлекает интерес читателей к компании, его разместившей (что это за компания, какую продукцию она производит и т.д.). Соответственно, расходы на размещение объявления экономически оправданы и непосредственно связаны с получением дохода. Документальное подтверждение расходов на рекламу Одним из основных требований для признания расходов в налоговом учете является требование об их документальном подтверждении.

Данное требование распространяется на любые затраты, в том числе и на расходы на рекламу. В силу пункта 1 статьи 252 Кодекса под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Таковыми являются первичные учетные документы (,;, ).

Налоговое законодательство не содержит требований к составу документов, которыми должны подтверждаться расходы налогоплательщика (, ). По смыслу налогоплательщик вправе подтверждать расходы любыми документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Например, документальным подтверждением расходов на рекламу могут служить:. план проведения рекламной кампании на год;. смета расходов на проведение рекламных акций;. отчет о проведении рекламной кампании;.

эфирные справки при размещении рекламы на телевидении или радио и т.д. Исковое заявление о понуждении к заключению договора аренды земельного участка. (, ) Помимо этого в качестве подтверждения расходов на рекламу могут быть использованы документы на приобретение и списание материальных ценностей и их оплату (ТОРГ-12, акты на списание материалов, платежные поручения и т.п.).

‘Рекламный’ НДС в нормировании не нуждается Компания, приобретающая услуги на рекламу, обычно в составе рекламных расходов уплачивает и НДС. Может ли она принять к вычету сумму этого налога? Да, может, но только при соблюдении всех условий, необходимых для получения вычета. Первое условие заключается в том, что реклама, на которую тратится компания, должна быть связана с деятельностью, облагаемой НДС. Так что если реклама коммерческая, то есть направлена на рекламирование своей продукции, облагаемой НДС, то с вычетом проблем быть не должно.

В отношении социальной рекламы воспользоваться вычетом НДС не получится. И прежде всего не потому, что она направлена не на продвижение своей продукции, а потому, что услуги по такой рекламе изначально относятся к операциям, не облагаемым НДС. То есть в стоимости такой рекламы сумма НДС не содержится. Ну и, конечно, для получения вычета НДС необходимо наличие правильно оформленного счета-фактуры и принятие рекламных услуг к учету.

Не стоит забывать, что некоторые рекламные расходы могут быть нормируемыми в целях налогообложения прибыли. Означает ли это, что и вычет НДС в отношении нормируемых рекламных расходов должен быть заявлен в пределах нормативов? С 2015 года вычет НДС по рекламным расходам не нормируется. Из исключен второй абзац, согласно которому НДС по нормируемым расходам, учитываемым при расчете налога на прибыль, подлежит вычету в пределах нормативов. Несмотря на то что этот абзац фигурировал в пункте, касающемся командировочных и представительских расходов, чиновники распространяли его действие на любые нормируемые расходы. В частности, на некоторые виды рекламных расходов. Значит, считали они, вычет НДС по нормируемым рекламным расходам также нужно заявлять в пределах нормативов.

Смета Расходов На Рекламу Пример

Данный вопрос долгое время являлся предметов споров. Но сейчас оснований для споров нет, поскольку соответствующий абзац исключен. Поэтому компания может применить вычет НДС полностью даже в отношении нормируемых рекламных расходов. Альбина Островская, ведущий налоговый консультант консалтинговой группы ‘Такс Оптима’ Екатерина Лазукова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер Источник. © ООО ‘НПП ‘ГАРАНТ-СЕРВИС’, 2018. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания ‘Гарант’ и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Расчет Себестоимости Продукции Например

Реклама на портале. Если вы заметили опечатку в тексте, выделите ее и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *