Сопроводительное письмо в гит, образец

• В чем заключается необходимость декларации по спецоценке?
• Как часто сдавать?
• Каковы последствия, если не подать?
• Куда подавать декларацию?
• Кто имеет право подавать декларацию по СОУТ?
• Что писать в документе?
• Особенности заполнения
• Нужно ли подавать уточненную декларацию?
• Образец чистого бланка декларации по специальной оценке условий труда
• Образец заполненого бланка декларации по специальной оценке условий труда
• Образец сопроводительного письма в ГИТ

Каждая организация или индивидуальный предприниматель, нанявший сотрудников посредством оформления трудового договора, имеют обязательство по регулярной сдаче отчетности по спецоценке. В результате организации СОУТ составляется декларация, которую нужно передать в территориальную инспекцию по труду. Порядок и особенности этого процесса будут раскрыты в этой статье.Законным основанием проведения процедуры является ФЗ №426 от 28декабря 2013 года. В Приказе Минтруда России №80н от 7 февраля 2014 года подробно закреплены стандартная форма декларации и особенности её содержания. Последние законодательные правки в порядок оформления и подачи декларации по СОУТ были внесены в 2016 году на основании Приказа Минтруда №642н.

В чем заключается необходимость декларации по спецоценке?

Необходимость составления декларации по специальной оценке условий труда, главным образом, исходит из интересов самой организации. В случае создания приемлемых трудовых условий для сотрудников работодатель имеет право выплачивать страховые взносы по сокращенной ставке. Однако это касается лишь должностей без опасных и вредных условий труда. А для специфичных видов работ с высоким уровнем травматизма и угрозы здоровью (к примеру, работники шахт, предприятий сфер металлургической промышленности)законодатель дополнительно установил тарифную сетку страховых взносов до 8процентов.

Приказ Минтруда №33н подробно регламентирует методику подсчета классов условий труда.

Через улучшение условий на рабочем месте и повышение охраны труда сотрудников организация может рассчитывать на понижение класса вредности. Внеплановая СОУТ будет выступать в качестве правовой основы снижения процента тарифов по страховым взносам. Законодательство допускает смену третьего класса (вредные условия) на первый или второй (допустимые и оптимальные условия), однако понизить четвертый класс невозможно.

Для надлежащего мониторинга выполнения требований по охране труда организациями-работодателями и ИП Рострудом ведется реестр деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда. Поступившие сведения по декларированию заносятся в реестр в течение 15 дней. На веб-сайте Роструда любой желающий может ознакомиться с этой информацией.

Как часто сдавать?

Для подачи декларации приказом Минтруда №80н определяется срок протяженностью в 30 рабочих дней, который начинается с момента утверждения отчета. Во избежание штрафных санкций рекомендуется строго соблюдать эти временные рамки. Территориальной инспекцией по труду отправленные данные по итогам СОУТ рассматриваются в период 10 рабочих дней, затем принимается решение о приеме документов или об отказе в их приеме. Если форма и содержание декларации не соответствует требованиям законодательства, то её возвращают для доработки.

Правильно составленная декларация по спецоценке имеет юридическую силу в течение 5 лет. Если на указанных рабочих местах не произойдёт несчастный случай или сотрудник не получит профессиональное заболевание,срок действия декларации автоматически продлится на 5 лет. Проводить спецоценку в данной ситуации не требуется. Но даже единичный факт несчастного случая на рабочем месте является основанием для аннулирования декларации и назначения внеплановой СОУТ на этом рабочем месте.

Каковы последствия, если не подать?

Пропуск сроков заполнения и подачи документации по спецоценке является правонарушением. За первый случай работодателю придется выплатить административный штраф по статье 5.27.1 КоАП суммой до 80 тысяч рублей. При повторном нарушении, сумма взыскания может доходить до 200 тысяч рублей. Более того, предприятию может грозить наказание в виде приостановления деятельности сроком до 3 месяцев.

Куда подавать декларацию?

Декларация подается в территориальную инспекцию по труду по месту нахождения организации. Работодатель может передать отчетную документацию тремя способами:

• Лично, посетив административное здание территориальной инспекции по труду;

• Посредством почты с уведомлением о вручении и описью вложения;

• Через интернет на сайте Федеральной службы по труду и занятости в форме электронного документа, подтвержденного электронно-цифровой подписью руководителя организации.

Кто имеет право подавать декларацию по СОУТ?

Сдача декларации входит в функциональные обязанности работодателя.Посредством доверенности он также может уполномочить другое лицо правом сдачи отчетной документации.

Что писать в документе?

Требования к содержанию документов по спецоценке условий труда прописаны и закреплены в Приказе Минтруда №80н и Письме Минтруда №15-1/В-724 Так, обязательными реквизитами декларации считаются:

• полное/сокращенное название организации, а в случае подачи документации индивидуальным предпринимателем, его Ф.И.О.;
• сведения о руководителе организации;
• адрес организации, закрепленный в уставе;
• коды ОГРН, ИНН и т.п.;
• общее количество сотрудников с индивидуальными номерами рабочих мест;
• перечень декларируемых рабочих мест;
• реквизиты экспертного заключения.

В отношении некоторых категорий рабочих мест декларация не подается.Таковыми являются:

• работа, предусматривающая получение страховой пенсии по старости досрочно;
• работа, предусматривающая компенсационные выплаты и гарантии за опасные и вредные трудовые условия;
• работа, где результатами проведенной аттестации установлены опасные/вредные трудовые условия.

Особенности заполнения

Наряду с декларацией следует оформить сопроводительное письмо. Оно необходимо для уведомления трудовой инспекции о содержании высылаемого документа. Сопроводительное письмо оформляют на фирменном бланке.Обязательным считается наличие печати и подписи директора юридического лица.

Нужно ли подавать уточненную декларацию?

Уточненная декларация была необходима в 2016 году, когда с введением нового порядка проведения спецоценки, оформление декларации должно было учитывать рабочие места по первому и второму классу. Поэтому предприятия и индивидуальные предприниматели, ранее предоставившие в Роструд свои декларации, должны были предоставить дополнительные сведения о рабочих позициях с оптимальными и допустимыми условиями, оформив всё это в уточненной декларации. Последний срок для подачи уточненной декларации был 16 июня 2016 года. В новой редакции соответствующей статьи ФЗ о СОУТ закрепляется, что информация о работе с оптимальными и допустимыми условиями, должны предусматриваться в тексте декларации о спецоценке. На сегодняшний день подавать уточнённую декларацию нет необходимости.

Образец чистого бланка декларации по специальной оценке условий труда

Скачать

Образец заполненого бланка декларации по специальной оценке условий труда

Скачать

Образец сопроводительного письма в ГИТ

Скачать

Специальная оценка условий труда (СОУТ) в организации состоит из нескольких важных стадий. Одной из окончательных выступает согласование материалов такой проверки с государственными органами надзора в области труда.

Зачем нужно писать сопровождение

Законодательство об охране труда и в частности о проведении оценки условий труда предусматривает стадию согласования отчета. Эта стадия осуществляется специальной организацией в отношении сотрудников компании и государственной инспекцией по труду (ГИТ), которая выполняет надзор в сфере охраны труда.

Типовое письмо согласование в государственную инспекцию

Такая обязанность возникает во всех случаях и касается всех работодателей, проводящих процедуру оценки. Обязанность подать сопроводительное письмо в трудовую инспекцию по результатам СОУТ обусловлена необходимостью проверки соответствия результатов оценки действующему законодательству об охране труда.

Оценка проводится за счет собственных средств компании и в отношении персонала. В таком случае не исключены нарушения в сфере регулирования охраны труда в части занижения уровня опасности и игнорирования факторов угрозы для здоровья гражданина. Именно поэтому согласование с государственной инспекцией является одной из важнейших стадий, которая также призвана защитить права работника.

На основании данного документа и декларации СОУТ в целом государственная инспекция делает вывод о законности проведения оценки, а также о соответствии выводов, сделанных по поводу каждого рабочего места, условиям труда.

Важно! В случае нарушения сроков или полного непредставления сопроводительного письма к декларации в отношении руководства организации будут применены меры наказания.

Общая процедура СОУТ и в частности этап согласования

Существуют ли требования к сопроводиловке

Федеральным законодательством также установлены специальные требования к такому документу. Приказом министерства труда устанавливаются нормативы составления и пример заполнения документа.

Помимо наличия определенной информации, письмо в обязательном порядке должно направляться в течение 30 дней после завершения проверки и не позже. В случае нарушения установленного срока в отношении должностных лиц инспекцией будут наложены меры административного характера.

Для отправки законодательством предусмотрено несколько способов:

• Почтовое отправление специальным заказным письмом с описью вложения. Такой способ менее всего популярен, так как доставка происходит в течение длительного времени. Учитывая обратный ответ от государственный инспекция труда, который выдается в течение 30 дней, срок утверждения результатов может затянуться. При этом нередки случаи потери пакетов документации на почте.
• Отправка материалов в электронной форме. Такой способ пока еще набирает популярность. Он позволяет в кратчайшие сроки доставить на рассмотрение инспекции весь необходимый пакет. Однако для его применения руководству потребуется оформить квалифицированную защищенную электронную подпись, так как без ее наличия документы не будут приняты в государственном органе.
• Нарочный способ доставки считается самым надежным. Для этого необходимо направить пакет документов в приемное время лично или с помощью курьера в государственную инспекцию труда, находящуюся по месту регистрации компании, где получить отметку о принятии документации.

Важно! Кроме того, сопроводительное письмо в обязательном порядке должно содержать «живые» подписи руководителей и ответственных лиц, а также всю информацию, перечень которой содержится в письме минтруда. В противном случае государственный орган не примет пакет документов и отправит его на доработку без продления сроков повторной подачи.

Заседание государственной инспекции труда по согласованию заключения о соут

Какие документы подаются вместе декларацией по СОУТ в ГИТ

Помимо сопроводительного письма, составленного по правилам делопроизводства и с учетом требований федерального законодательства, в ГИТ подается непосредственно сама декларация о проведении проверки. К пакету документов прилагается также заключение созданной на предприятии комиссии и протокол ее заседания на предмет соответствия проводимой оценки нормам охраны труда. Также в ГИТ подаются сведения о самой организации и специализированной компании, которая проводила оценку условий труда. При этом во многом такая информация дублируется в самой декларации по оценке.

Пакет документов подается в полном составе, исключается возможность его передачи по частям, так как в инспекции данному обращению присваивается свой идентификационный номер.

Непосредственное осуществление оценки на предприятии

Как написать сопроводительное письмо для декларации соответствия условий труда

Составлением такого документа по обыкновению занимается ответственный специалист по охране труда. Это может сделать также руководитель такого подразделения или сам глава организации. Такой акт помимо определенной формы, которая установлена в федеральном законодательстве, должен содержать всю полноту информации об организации. Обязательно должен быть указан предмет направления: проведение оценки труда.

Организация должна соблюдать сроки направления в течение 30 дней с момента окончания оценки и вынесения общего решения специалистами.

Обратите внимание! Для соблюдения срока необходимо своевременно направить такой акт одним из способов и обозначить дату его издания и порядковый внутренний номер организации.

Особенности составления сопроводительного письма в ГИТ по результатам СОУТ

К особенностям составления данного локального акта относится официальный стиль оформления. Не допускаются вольные обращения к главе государственного органа, незаконные требования о сокращении сроков рассмотрения обращения.

Также не допускаются оскорбления в адрес государственных служащих и вольная интерпретация законодательных норм. На бланк документа должна быть нанесена «живая» печать предприятия, а руководитель не должен использовать при подписи факсимиле. В некоторых случаях при наличии наносится и герб (эмблема) компании. Все эти отметки подтверждают подлинность документа.

Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ: образец

В соответствии с информационными письмами Минтруда установлен образец для написания сопроводительного письма в гос органы для направления декларации.

Полностью согласованная государственными органами типовая декларация

В нем должны быть указаны в обязательном порядке:

• Наименование организации, ее юридический и фактический адрес нахождения, а также почтовые и электронные контакты для связи.
• Инициалы ответственного руководителя штатного подразделения или главы организации, который направляет такой документ.
• Установленная форма обращения и адрес государственной инспекции труда по месту нахождения;
• Обращение в установленной письмом Минтруда форме, в котором говорится о направлении декларации о проведении и окончании оценки и приводится просьба о рассмотрении результатов в соответствии с законодательством.
• Приложения с перечислением всех прилагаемых документов и актов о проведении оценки, при этом вся перечисленная документация должна предоставляться не копиями, а в оригиналах.

Обратите внимание! Такой акт должен изготавливаться в обязательном соответствии с ГОСТ по делопроизводству и содержать печать организации.

В итоге сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец которого описан в этой статье, выступает как обязательная часть мероприятий по охране труда. Несоблюдение сроков и формы его составления повлечет за собой наложение мер ответственности на должностных лиц компании.

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма	Краткое описание	Пример
Вступление		О направлении ответа на претензию
Заголовок	Тема, определяющая его цель	Сопроводительное письмо передаваемых документов
Обращение	Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества	Уважаемый Иван Иванович!
Цель послания	Краткая формулировка	В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная часть	Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.	По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
Заключение	Перечень приложений. Вежливая подпись	Приложения: Договор поставки, количество листов. Товарная накладная, количество листов. Заказ-наряд, количество листов. Фото установленного баннера, количество листов. Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировки	Следует писать
«Надеемся на скорую встречу»	«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»	«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»	«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»	«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»	«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.