Специалист в сфере закупок стандарт
Содержание
В 2020 году по-прежнему обязательным остается требование государства нанимать на работу и доверять задачи по организации закупочной деятельности только тем специалистам, знания и опыт которых соответствуют требованиям профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок». Данный документ закрепляет принцип профессионализма заказчика.
От завхоза до руководителя
Распространяется на:
- руководителей федеральных, региональных и муниципальных сфер управления;
- руководителей бюджетных, автономных учреждений, государственных, муниципальных унитарных предприятий и иных юридических лиц;
- управляющих финансово-экономической и административной деятельностью;
- руководителей и специалистов бухгалтерии, служащих по бухгалтерским операциям и учету.
Применим к таким должностям, как:
- юристы;
- финансисты и экономисты;
- специалисты и сотрудники, связанные с закупочной деятельностью;
- специалисты органов государственной власти.
Описывает четыре обобщенные трудовые функции:
- обеспечение закупок;
- осуществление закупок;
- экспертиза результатов закупок, приемка контракта;
- мониторинг, аудит и контроль в сфере закупок.
Подробнее о специалистах по закупкам, о должностях, требованиях к ним в соответствии с Профстандартом рассказала эксперт Татьяна Руцинская на вебинаре Контур.Школы «Профессионализм заказчика по 44-ФЗ, 223-ФЗ в сфере закупок. Профстандарты-2020».
Должности и функции
Все трудовые функции для специалистов в сфере закупок Профстандарт делит на четыре уровня квалификации. Каждый из них описывает свои должности, требования к образованию специалиста и к его профессиональным навыкам.
Уровень квалификации 5
Должность: специалист по закупкам, работник контрактной службы, контрактный управляющий.
Образование: допустимо наличие среднего профессионального образования, строгих требований к наличию высшего образования нет.
Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.
Опыт работы: строгого требования к наличию опыта работы в данной сфере нет.
Трудовые функции:
- предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы и услуги;
- подготовка закупочной документации;
- обработка результатов закупки и заключение контракта.
Обучение по 44-ФЗ, 223-ФЗ Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе
Уровень квалификации 6
Должность: старший специалист в сфере закупок, консультант по закупкам, работник контрактной службы, контрактный управляющий.
Образование: обязательно наличие высшего образования не ниже бакалавриата.
Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.
Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее трех лет.
Трудовые функции:
- составление планов и обоснование закупок;
- осуществление процедур закупок.
Уровень квалификации 7
Должность: ведущий специалист, работник контрактной службы, заместитель руководителя подразделения, руководитель подразделения, руководитель контрактной службы, контрактный управляющий.
Образование: обязательно наличие высшего образования не ниже магистратуры либо наличие высшего профильного образования.
Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.
Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее четырех лет.
Трудовые функции:
- проверка соблюдений условий контракта;
- проверка качества представленных товаров, работ, услуг.
Уровень квалификации 8
Должность: руководитель организации, заместитель руководителя организации, советники.
Образование: обязательно наличие высшего образования не ниже магистратуры либо наличие высшего профильного образования.
Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.
Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее пяти лет, а также не менее двух лет на руководящих должностях.
Трудовые функции:
- мониторинг в сфере закупок;
- аудит и контроль в сфере закупок.
Обратите внимание на то, что все трудовые функции, которые выполняет специалист по закупкам, обязательно должны отражаться в должностной инструкции и других внутренних документах организации!
I. Общие положения
1. Начальник Отдела закупок относится к категории Руководителей.
2. На должность Начальника Отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности в области закупок не менее 3 лет.
3. Назначение на должность Начальника Отдела закупок и освобождение от нее производится приказом Генерального директора Предприятия по представлению Коммерческого директора.
4. Начальник Отдела закупок должен знать:
4.1. Основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность Компаний по оптовой и розничной торговле продуктами питания.
4.2. Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере.
4.3. Требования Компании к качеству товаров.
4.4. Оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента Компании, в том числе, цены основных производителей, Поставщиков, а также Компаний-конкурентов.
4.5. Методы и порядок закупок продуктов питания.
4.6. Порядок заключения договоров с Поставщиками и контроля за их выполнением.
4.7. Порядок расчетов по договорам.
4.8. Организацию работы складского хозяйства Предприятия, методы планирования, контроля и управления складским запасом.
4.9. Базу данных «ХХХ», а также иные программные средства, используемые Компанией для обеспечения торгового процесса.
5. Начальник Отдела закупок подчиняется Коммерческому директору или лицу, его замещающему, выполняет поручения Генерального директора.
6. Начальник Отдела закупок является членом расширенного состава Совета Директоров Компании, по поручению Совета Директоров готовит материалы для обсуждения вопросов повестки дня Совета.
7. На время отсутствия Начальника Отдела закупок (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет назначенный Коммерческим директором Менеджер по закупкам, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Задачи должности
1. Организует и лично руководит закупками товара по всему торговому ассортименту Предприятия.
2. Формирует ассортимент, определяет объемы закупки и участвует в ценообразовании.
3. Обеспечивает максимальную конкурентоспособность цен и условий на закупаемую продукцию.
4. Обеспечивает выполнение целевых показателей по марже, при сохранении конкурентоспособности выходных цен Предприятия.
III. Должностные обязанности
Начальник Отдела закупок:
1. Руководит работой Отдела закупок, распределяет среди менеджеров Отдела ответственность за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.
2. Определяет порядок и процедуру закупки продуктов питания, критерии и нормы проведения сделок по закупке, определяет и согласовывает порядок расчетов с Поставщиками.
3. Контролирует состояние складских запасов по всем ассортиментным группам.
4. Проводит оптимизацию закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов.
5. Проводит регулярный анализ статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определяет прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, обеспечивает корректировку закупочной политики по результатам такого анализа.
6. Принимает решения о необходимых Компании изменениях условий работы с конкретными Поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее), а также решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении, в случае необходимости согласует свои решения с Коммерческим директором.
7. Изучает маркетинговую информацию, коммерческие предложения и рекламные материалы с целью выявления устойчивого спроса на новые группы продуктов и/или изменения спроса на продукты из существующего ассортимента Компании «ХХХ».
8. Рассматривает и, исходя из экономических интересов Предприятия, утверждает предложения менеджеров Отдела по закупке закрепленных за ними товарных позиций.
9. Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и Поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации Компании «ХХХ» с другими Предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.
10. Следит за предоставлением Предприятию наиболее выгодных и благоприятных условий по оплате.
11. Совместно с Финансовой службой организует взаиморасчеты с Поставщиками, следит за состоянием кредиторской задолженности Предприятия, возникшей в связи с закупками товара.
12. Разрабатывает совместно с Финансовой службой еженедельный график выплат Поставщикам Предприятия.
13. Организует претензионную работу с Производителями и Поставщиками при нарушении ими договорных обязательств, контролирует проведение расчетов по этим претензиям, согласовывает с ними изменения условий заключенных договоров.
14. Постоянно готовит альтернативные варианты менее затратных и более прибыльных закупок.
15. Совместно с Финансовой службой ведет учет затрат Компании «ХХХ» на закупку продуктов питания, регулирует затраты в пределах выделенного лимита (бюджета закупки).
16. Ставит бонусные цели и осуществляет расчет бонусной части вознаграждения сотрудникам Отдела в соответствии с установленным на Предприятии порядком.
17. Организует текущее взаимодействие своего Отдела с другими отделами, входящими в Коммерческую службу, а также с отделами, входящими в Службы Генерального, Финансового и Исполнительного директоров.
18. Формирует сметы затрат Отдела, гарантирует правильность содержащихся в них данных, а также контроль за их исполнением.
19. Осуществляет подготовку всех установленных для Отдела форм отчетности, контролирует правильность содержащихся в них сведений, подтверждает (визирует) их достоверность.
20. Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем Отделе (базы данных, договора, доверенности и т.д.).
21. Обеспечивает своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками Отдела издаваемых на Предприятии распоряжений, приказов, инструкций и т.д.
22. Поддерживает хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива.
23. Разрабатывает предложения по совершенствованию организационной и кадровой структуры Отдела, мероприятия по профессиональному развитию сотрудников, повышению их мотивации.
24. Проводит работу по предупреждению хищений сотрудниками Отдела.
25. Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками Отдела.
26. Выполняет служебные поручения своего непосредственного Руководителя и прямых начальников.
IV. Права
Начальник Отдела закупок вправе:
1. Действовать от имени Предприятия, представлять интересы Предприятия во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок.
2. Знакомиться с проектами решений Руководства Предприятия, касающимися закупок и сбыта продукции.
3. Вносить на рассмотрение Руководства Предприятия предложения по улучшению деятельности Отдела закупок.
4. Осуществлять взаимодействие с Руководителями всех структурных подразделений Предприятия.
5. Запрашивать лично или по поручению Руководства Предприятия от Руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
7. Вносить на рассмотрение Коммерческого директора представления о назначении, перемещении и увольнении работников Отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
V. Ответственность
Начальник Отдела закупок несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За ошибки, допущенные в процессе организации закупок, приведшие к низкой продаваемости товара — в пределах переменной части заработной платы.
VI. Критерии оценки деятельности Начальника Отдела закупок
Критериями оценки деятельности Начальника Отдела закупок являются:
Соблюдение бюджета закупок.
Выполнение планов Предприятия по марже.
Выполнение плана по экономии затрат на закупку и хранение товара.
Оптимизация ассортимента (соотношение ходовых и неходовых позиций).
Постановка эффективной закупочной политики Предприятия.
Организация бесперебойной работы Отдела закупок.
Экономия внутриотдельских расходов.
Отсутствие негативных оценок со стороны Руководства Компании и Руководства Коммерческой службы.
Отсутствие обоснованных претензий к Отделу закупок со стороны других структурных подразделений Предприятия.
VII. Заключительные положения
1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность Начальника Отдела закупок могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций Коммерческой службы.
3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом Генерального директора Предприятия.
Работа любого производственного предприятия во многом зависит от слаженной и быстрой работы снабженца. Его роль достаточно велика для производства. Специалистам в сфере обеспечения посвящен День снабженца.
История
Праздновать День снабженца предложила компания «Симплекс», которая специализируется на полимерном сырье. Сообщество снабженцев в России поддержало идею празднования. Этот день не признан официально, но отмечается ежегодно всеми снабженцами страны. Менеджеры по снабжению должны быть коммуникабельными и внимательными. Для слаженной работы они должны быть немного и юристами, ведь через них проходит много договоров, смет и других документов, в которых нужно разбираться.
Профессия требует быть и немного бухгалтером, владеть навыками работы с компьютером. От работы снабженца зависит вся работа предприятия, особенно крупного. Снабженцы отвечают за своевременную доставку необходимого материала, за его качество и приемлемую цену. Для того, чтобы работа шла качественно, необходимо уметь общаться с людьми, договариваться и идти на компромиссы. Специалисты, отвечающие за снабжение, в итоге, в своей профессии комбинируют несколько профессий в одну. Символом профессии добытчика стала эмблема золотой рыбки. Ведь она у всех ассоциируется с исполнением желаний. Так и снабженцы в своем деле должны работать так, как золотая рыбка: достать где угодно то, что необходимо.
Традиции
В свой день все снабженцы поздравляют друг друга, желают бесперебойности в работе, безукоризненно овладеть умением всегда достать все, что нужно и по низкой цене. В компаниях руководство собирает снабженцев для вручения благодарностей и премий за труды. Оговариваются в этот день новые проекты, достижения и перспективы профессионального плана.
Обязательность применения профстандартов продиктована изменениями в Трудовом кодексе произошедшими в мае 2015 года. Начиная в 1 июля 2016 года обязательность применения профстандартов установлена в ТК РФ и других федеральных законах и нормативных актах (ст. 195.3 ТК РФ.).
Теперь для определения требований к квалификации работника, с учетом особенностей выполняемых ими трудовых функций, работодатель обязан руководствоваться профстандартами.
Кроме того, с 1 июля 2016 года вступила в силу норма, согласно которой Правительство РФ имеет право с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений устанавливать особенности применения профстандартов в части требований, обязательных для применения государственными внебюджетными фондами РФ, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более 50% акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности (ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 02.05.2015 № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации».)
1 июля 2016 года вступила в силу статья 195.3 Трудового кодекса Российской Федерации. Данная норма закрепляет обязательность применения работодателями профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок» / Эксперт в сфере закупок» в организациях, осуществляющих закупки по нормам Федерального закона N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Профессиональные стандарты устанавливают, в том числе, требования к образованию и опыту работников, выполняющих трудовые функции по осуществлению, контролю и управлению закупками для государственных и муниципальных нужд.
Неприменение требований профессионального стандарта влечет ответственность, предусмотренную частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которой накладывается штраф на должностное лицо в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо – от 30 000 до 50 000 рублей.
Согласно статье 196 Трудового кодекса РФ работодатель обязан проводить дополнительное профессиональное обучение работников, если это является условием выполнения работниками определенных видов деятельности. Если работник не соответствует профстандарту по образованию, работодатель должен направить его на соответствующее обучение, курсы повышения квалификации или профессиональную переподготовку. Неисполнение требований по квалификации сотрудников также влечет ответственность, предусмотренную статьей 5.27 КоАП РФ.
Данные профстандарты затрагивают как 44-ФЗ, так и 223-ФЗ, однако не все трудовые функции относятся одновременно к заказчикам, работающим и по тому, и по другому закону. Например, нормами 44-ФЗ предусмотрено обоснование закупок, тогда как 223-ФЗ таких требование не содержит, однако не возбраняется прописать возможность данной процедуры в положении о закупке. Также, контроль в сфере закупок находится в ведении государственных и муниципальных органов, а не заказчиков.
Знание профстандарта и понимание обязательности – это ещё не всё. Ещё важно знать о том, какое образование должен иметь сотрудник, который занимается или будет заниматься госзакупками, а также его круг обязанностей, согласно вступившим профстандартам.
Это мы рассмотрим в нашей следующей статье.