Способы выявления ошибок при подготовке бухгалтерской отчетности

02.08.2020

Ошибкой в бухгалтерской отчетности признается неверная денежная оценка статей отчетности, неправильное формирование итоговых показателей или неправильная их группировка в отчетных формах.

Процедура выявления ошибок, как правило, подразумевает их локализацию и идентификацию. Локализация заключается в установлении временного интервала возникновения ошибки и перечня ее возможных документальных носителей. Идентификация предполагает определение точного места нахождения и конкретного ошибочного значения показателя.

Исходя из последовательности учетного процесса условно разделим его на 2 стадии:

С начала отчетного периода до момента окончания формирования бухгалтерской отчетности;

С момента формирования бухгалтерской отчетности до момента ее представления.

На первой стадии – до и в процессе составления отчетности – поиск ошибок осуществляется посредством внутреннего контроля и самоконтроля.

Под системой внутреннего контроля понимают совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности.

Самоконтроль заключается в выполнении контрольных мероприятий силами бухгалтерской службы организации.

Основные способы выявления ошибок с помощью системы внутреннего контроля.

Инвентаризация – периодическая проверка наличия, состояния и оценки находящегося в организации имущества, ее обязательств, а также реальности данных бухгалтерского учета на определенную дату. Инвентаризация проводится силами инвентаризационной комиссии, формируемой приказом руководителя организации.

По результатам инвентаризации каждой балансовой статьи определяют фактические данные об остатках всех видов имущества и о размерах задолженности перед каждым кредитором.

На основе полученных значений при необходимости корректируются сальдо соответствующих счетов бухгалтерского учета с помощью проводок, отражающих выявленный излишек или недостачу. Тем самым устраняются ошибки, допущенные в учете, но при этом происходит только их идентификация.

2. Горизонтальный и вертикальный анализ показателей бухгалтерской отчетности заключается в построении специальных аналитических отчетов и последующей обработке содержащейся в них информации. При проведении горизонтального анализа исследуется изменение показателей во времени с помощью рядов динамики.

Вертикальный анализ – это представление бухгалтерской отчетности в виде относительных величин, которые характеризуют структуру итоговых показателей. Расчету подлежат удельные веса каждой статьи в совокупном значении по отчетной форме в целом или по отдельной ее части. С помощью вертикального анализа производится оценка существенности отдельных показателей при формировании общего итога отчета. Также выявляются нетипичные для организации или незапланированные изменения тех или иных статей, что говорит о возможном наличии ошибок.

3. Тестирование бухгалтерских записей находит широкое применение в условиях компьютерной обработки данных и базируется на очевидном факте наличия взаимосвязи между данными бухгалтерского учета и отчетными показателями. Тестирование включает формирование выборки хозяйственных операций, внесение данных в компьютерную систему или ручную их обработку по принятым в организации алгоритмам и сравнение полученных итоговых показателей с заранее определенными результатами.

Наиболее распространенные способы самоконтроля при составлении отчетов: арифметико-логический контроль «входящей» информации и проверку взаимной увязки показателей различных форм бухгалтерской отчетности.

Арифметико-логический контроль состоит в проверке правильности: выполненных вычислений и подсчетов, группировки и разности показателей, порядка оформления отчетных форм. Данный вид контроля включает выполнение проверки тождественности показателей, содержащихся:

В регистрах синтетического и аналитического учета;

В главной книге и регистрах синтетического учета;

В формах бухгалтерской отчетности и Главной книге.

Широкое практическое применение для целей арифметико-логического контроля находит пробный баланс – свод остатков по счетам Главной книги, составляемый до закрытия результатных счетов бухгалтерского учета. В пробном балансе сальдо каждого счета записывается в соответствующую дебетовую или кредитовую графу, по которым определяются итоги.

Лицам, ответственным за составление отчетов, следует проверять равенство каждого обобщающего показателя сумме частных, а также контролировать единство значений показателя, приводимого в нескольких формах, путем сопоставления.

Арифметические ошибки, описки и пропуски объединены в одну группу потому, что их наличие приводит к неравенству итоговых показателей отчетности либо к очевидному логическому несоответствию величины ошибочного показателя реально возможному значению. Эти ошибки легко можно исправить в процессе подготовки отчетов.

Ошибки автоматизированной обработки информации связаны с широким применением средств вычислительной техники, оснащенных специальными компьютерными программами для обработки учетных данных. Ошибки этой группы могут возникать как при вводе, так и непосредственно при использовании определенного программного обеспечения – обработке, хранении и передаче данных.

Ошибки в документировании хозяйственных операций заключаются:

В полном или частичном отсутствии регистрации отдельных фактов хозяйственной жизни вследствие небрежности работников бухгалтерской службы или недостатка информации об этих фактах;

В отражении в учете операций, не имевших места в действительности, при наличии фальсифицированных первичных документов, подтверждающих совершение этих операций.

Ошибки в периодизации возникают вследствие нарушения принципа временной определенности фактов хозяйственной жизни, то есть в случае, когда факт отражается в учете не в том отчетном периоде, к которому его нужно было отнести. При наличии ошибок в периодизации, как правило, не фальсифицируются данные бухгалтерского учета и отчетности. Для обнаружения этих ошибок следует использовать методы динамического анализа отдельных показателей и статей бухгалтерской отчетности.

Ошибки в корреспонденции состоят в отражении фактов хозяйственной жизни не на тех счетах бухгалтерского учета, которые предусмотрены Планом счетов.

Ошибки в оценке обусловлены как неверным выбором способа оценки, так и неправильным определением цен, начислением амортизации, резервов.

Ошибки в представлении означают неправильное «расположение» информации в бухгалтерской отчетности вследствие нарушения требований нормативных актов. К ошибкам этой группы можно отнести: неправильную группировку балансовых статей, погашение активных сумм пассивными и наоборот путем неправильного зачета требований и обязательств.

Искаженная бухгалтерская отчетность в той или иной степени может нанести вред пользователям, поскольку риск неверных решений, принятых на основе такой отчетности, существенно возрастает.

Для исправления допущенных ошибок в записях по счетам применяются следующие способы:

Корректурный способприменяется тогда, когда ошибка обнаружена до выведения итога в регистре и подсчета оборота за данный месяц. В этом случае ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было ее прочитать, правильная сумма надписывается сверху. Затем делают надпись «Исправлено» и ставят дату, фамилию и подпись лица, осуществившего исправление. Необходимо дать также краткую, но понятную всем ссылку на документ или другое основание для исправления.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются вообще, и, следовательно, ошибочный документ перечеркивается или уничтожается, и выписывается новый документ.

Способ дополнительной записиприменяется тогда, когда корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана на меньшую сумму, чем следовало. Для исправления ошибки делается дополнительная запись той же корреспонденцией счетов.

Способом «красное сторно»пользуются для исправления ошибок, допущенных в корреспонденции счетов. При этом способе неправильная запись повторяется красными чернилами. Вместо красных чернил можно применять обычные чернила, но в этом случае исключаемая сумма берется в рамку. При подсчете оборотов по счетам запись отрицательными числами вычитается и таким образом ошибка исправляется. Способ «красного сторно» используется и в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана правильно, но сумма завышена. Сторнировочные записи применяются для корректировки неправильно указанной корреспонденции счетов.

На практике иногда учетные работники вместо сторнировочных записей используют обратные записи, при которых неправильно указанные в корреспонденции счета меняются местами. Этим самым производится корректировка оборотов. Обратные записи приводят к завышению реальных оборотов, поэтому они не рекомендуются к использованию в учетной работе.

После подсчета итогов в регистре, но до внесения их в главную книгу исправление производится в предусмотренных для этого после итогов свободных строках или графах на основании специально составленной справки.

После перенесения итогов в главную книгу никакие исправления в учетных регистрах не допускаются.

Хранение учетных регистров

После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. В соответствии с Положением о документах и записях в учете бухгалтерский архив организуется в специальном помещении или в закрытых шкафах. Документы, содержащие записи по однородным операциям за месяц, подшиваются вместе с накопительными или группировочными ведомостями и хранятся в текущем архивеорганизации в папках или переплетенном виде. На папках или книгах записывают название организации, год и месяц составления документов, наименование или номер бухгалтерского регистра к которому они относятся, а также количество листов в папке или книге.

В текущем архиве хранятся документы за текущий год, поскольку они нужны для различного рода справок. В начале года документы за прошлый год передаются в постоянный архиворганизации. Время хранения документов определено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения. Так, годовые бухгалтерские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников — 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты — 3 года и т.д.

Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, главная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений, оборудования).

Изъятие документов в организациях может производиться только на основании постановлений соответствующих органов и судов. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Обеспечение сохранности документов и отчетности, а также документооборота возложено на руководителя организации.

Корректурный способ

Cтраница 1

Корректурный способ — суть этого способа заключается в том, что ошибочно внесенная информация в регистрах бухгалтерского учета или в документах исправляется путем зачеркивания неправильного текста или суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Над исправленными данными ( или рядом) записывается правильный текст или сумма. Слово корректура от латинского correctio означает поправка и применяется в тех случаях, когда ошибка носит частный характер, т.е. сделана в одном документе или регистре и обнаружена до того, как закончены записи и подсчет оборотов на счетах за данный месяц.

Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах — подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово исправлено, правильный текст или сумму и дату исправления.

Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах ( кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них.

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией, так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах — подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах — подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней исправлено и правильный текст или сумму.

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учтенных записей.

Корректурный способ предполагает зачеркивание тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и надписи правильных сумм и текста. Одновременно делается оговорка о сделанном исправлении.

Корректурный способ состоит в зачеркивании неправильной цифры.

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или когда она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учтенных записей.

Корректурный способ заключается в зачеркивании ( одной чертой) неправильной записи или суммы и написании ( рядом, выше) правильных данных. Этот способ применим тогда, когда ошибка обнаружена быстро и до подведения итогов по учетным регистрам.

Корректурный способ применяется при обнаружении ошибки, не требующей изменения корреспонденции счетов, например в случае, когда в учетный регистр записана неправильная сумма, или сумма записана в ненадлежащую графу учетного регистра, или ошибка допущена в тексте учетного регистра и др. Подобные ошибки исправляются путем зачеркивания тонкой чертой неправильной суммы пли текста так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и надписи правильной суммы или текста.

Корректурный способ необходим в тех случаях, когда ошибка обнаружена до выведения итога в регистре и подсчета оборотов за данный месяц. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать, а правильная сумма надписывается сверху. Исправление оговаривается и заверяется подписью.

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумму зачеркивают и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах — подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах — — подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней Исправлено и правильный текст или сумму.

Корректурный способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре.

При ведении документов и регистров как в цифровой, так и в текстовой их части помарки, подчистки не допускаются.

При храпении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их зашита от несанкционированного исправления.

Ошибкой согласно правилам ПБУ 22/2010 является неверное отражение или неотражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности. Для выбора порядка исправления ошибок организация должна подразделить их на существенные и несущественные. Согласно ПБУ 22/2010 ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и из характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности.

Ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка.

Ошибка отчетного года, выявленная после окончания этого года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность).

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, но до даты представления такой отчетности акционерам акционерного общества, участникам общества с ограниченной ответственностью, органу государственной власти, органу местного самоуправления или иному органу, уполномоченному осуществлять права собственника, и т.п., исправляется аналогично исправлению ошибки отчетного года, выявленной до даты подписания годовой отчетности. Если указанная бухгалтерская отчетность была представлена каким-либо иным пользователям, то она подлежит замене на отчетность, в которой выявленная существенная ошибка исправлена (пересмотренная бухгалтерская отчетность).

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после представления бухгалтерской отчетности за этот год акционерам акционерного общества, участникам общества с ограниченной ответственностью, органу государственной власти, органу местного самоуправления или иному органу, уполномоченному осуществлять права собственника, и т.п., но до даты утверждения такой отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке, исправляется аналогично исправлению ошибки отчетного года, выявленной до даты подписания годовой отчетности. При этом в пересмотренной бухгалтерской отчетности раскрывается информация о том, что данная бухгалтерская отчетность заменяет первоначально представленную бухгалтерскую отчетность, а также об основаниях составления пересмотренной бухгалтерской отчетности.

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется:

1) записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде. При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка);
2) путем пересчета сравнительных показателей бухгалтерской отчетности за отчетные периоды, отраженные в бухгалтерской отчетности организации за текущий отчетный год, за исключением случаев, когда невозможно установить связь этой ошибки с конкретным периодом либо невозможно определить влияние этой ошибки накопительным итогом в отношении всех предшествующих отчетных периодов.

Для непосредственного исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется три основных способа.

1. Корректурный способ заключается в зачеркивании ошибочного текста или суммы и написании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы было можно прочесть зачеркнутое. Зачеркивается полностью вся сумма, даже если ошибка есть лишь в одной цифре. Исправление должно быть оговорено и подтверждено: в документе подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах — подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях напротив строки исправленной записи. Оговорка типовая — «Исправленному верить». Корректурным способом пользуются для исправления ошибок в результате неверного подсчета итогов, а также в случаях записи не в тот учетный регистр, который указан в проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы учета до проставления итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы до представления баланса. После перенесения итогов в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В данном случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, данные которой заносятся в Главную книгу отдельной строкой. Эти справки хранятся при соответствующих регистрах.
2. Способ дополнительной проводки применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, т.е. в случаях, когда:
- • корреспонденция счетов указана верно, но в меньшей сумме;
- • фактическая себестоимость продукции выше нормативной (плановой).

При использовании этого способа составляются проводки на недостающую сумму.

Пример.

На основании выписки с расчетного счета в кассу поступило 1000 руб. Составлена бухгалтерская проводка:

Дебет счета 50″Касса» Кредит счета 51 «Расчетные счета» — 100 руб. — отражено поступление в кассу с расчетного счета.

Значит, необходимо составление дополнительной проводки:

Дебет счета 50″Касса» Кредит счета 51 «Расчетные счета» — 900 руб. — дополнительно отражено поступление в кассу с расчетного счета.

3. Способ «кроеное сторно» (или отрицательная запись) применяется для исправления ошибочных записей, если они произведены на большую сумму или если составлена неверная проводка. Исправление заключается в том, что неверная запись или проводка переписывается красным цветом (или переписывается с выделением — обвести), далее составляется запись обычным цветом. При подсчете итогов красная сумма вычитается.

Пример.

Рассмотрим тот же случай, но при варианте составления проводки:

Дебет счета 51 «Расчетные счета» Кредит счета 50 «Касса» — 10 000 руб. — отражено поступление на расчетный счет (напомним, что реально поступила сумма 1000 руб.).

Исправление заключается в написании красными чернилами проводки:

Дебет счета 51 «Расчетные счета» Кредит счета 50 «Касса» — 10 000 руб.

Далее записывается правильная проводка:

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 51 «Расчетные счета» — 1000 руб.