Срок хранения документов по заработной плате

Срок хранения документов по заработной плате


Главная » Бухгалтеру » Хранение и оформление платёжной ведомости

Хранение и оформление платёжной ведомости

Вернуться назад на Платежная ведомость

Выдача заработной платы, больничных выплат, премий, отпускных и прочих денежных сумм, что были насчитаны служащему или работнику за месяц, отображается в бухгалтерской документации с помощью платежных и расчетно-платежных ведомостей.

Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму платежной ведомости Т-53. Согласно этой форме выплаты могут проводиться нескольким сотрудникам (отделу, цеху, филиалу) по одной ведомости.

Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части. Первая – титульная часть — должна включать определенные реквизиты, перечень которых регламентирован Госкомстатом РФ постановлением №1. Вторая часть – табличная. В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты. Общепринятая форма таблицы – это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма (после всех необходимых взысканий), пустая графа для подписи получателя зарплаты.

Сроки хранения документов

В этой же заранее пустой графе в случае неполучения заработной платы или других выплат сотрудником в установленный для выдачи денежных сумм срок, бухгалтер делает отметку «депонировано». Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк.

Это поможет исключить внесение недостоверных данных. Третья часть представляет собой прописанную после заполнения табличной части общую суму подлежащих к выплате денежных средств и депонированную сумму. Также она должна содержать должность и подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего выдачу денег по ведомости, и бухгалтера, который проверил данную платежную ведомость.

Но не следует путать такие понятия, как платежная ведомость и расчетно-платежная. Бланк расчетно-платежной ведомости имеет другую структуру. Он предназначен для проведения подробных начислений по всем категориям выплат работникам и служащим, что предусмотрены на предприятии, и отображает все вычеты, что были сделаны из общей начисленной суммы, таким образом, получая так называемую «чистую» зарплату. В то время как в платежной ведомости видны данные только о заработной плате, подлежащей для выдачи на руки. Эта сумма берется из заранее рассчитанной расчетно-платежной ведомости.

Распечатывается платежная ведомость в одном экземпляре. Готовая (со всеми данными) платежная ведомость регистрируется в специальном журнале, который заводится на предприятии каждый год. Срок хранения журнала составляет 5 лет. После регистрации документ подкалывается к составленному к этой ведомости расходному кассовому ордеру. Причем дата и номер кассового ордера должны быть указаны в заключающей части платежной ведомости.

Вся ответственность за правильное заполнение и внесение достоверных данных в платежную ведомость ложится на кассира, а верификацию и хранение производит главный бухгалтер.

Основным недостатком платежных и расчетно-платежных ведомостей является открытость. Получая свою заработную плату, сотрудник может с легкостью видеть и подлежащие к выдаче суммы своих коллег, что нарушает принцип конфиденциальности получения заработный платы на предприятии.

С вводом в работу бухгалтерии новых технологий, в том числе программного обеспечения, все чаще ведение бухгалтерского учета производится автоматически с помощью специализированных программ, что значительно упрощает формирование платежных ведомостей. На предприятиях и в организациях, которые перевели своих сотрудников на получение заработной платы через расчетные банковские карты, расчетно-кассовая деятельности и вовсе не осуществляется. То есть платежная ведомость просто становиться неактуальной и ее не формируют.


— период, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Каждому документу свой срок хранения

Один год должны храниться месячные отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статической отчетности. Три года должны храниться квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности. В течение 5 лет хранят первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.); полугодовые отчеты организаций. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Десять лет хранят годовые отчеты организаций, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 минус Влет, где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Глава II. Основные требования к ведению бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация и регистрация

  • Оценка:
  • Архивное дело в РФ регулируется федеральными законами, перечнями архивных документов, нормативно — правовыми актами. Обязанность хранения и ответственность за сохранность документов возлагается на учреждения или физическое лицо, в ведении которых находятся те или иные документы.

    Сроки хранения архивных документов

    Приказом Минкультуры РФ № 558 от25.08.10 г. утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости.

    Они могут иметь различные сроки хранения:

    • хранение до 10 лет;
    • хранение свыше десяти лет;
    • хранение (определенное время) после замены новыми нормативными актами и т.д.;
    • хранение до востребования;
    • хранение постоянно.

    Начало исчисления срока обычно начинается с начала следующего календарного года после окончания делопроизводства документа. Для ряда документов установлено иное исчисление сроков.

    Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов. Табель (график) учета рабочего времени хранят 5 лет. Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве.

    Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию. Данное право необходимо подтверждать справкой о наличие льготного стажа, которая выдается на основании документов первичного учета

    Сроки хранения кадровых документов

    В существующем Перечне (раздел 8 «Кадровое обеспечение») обозначен срок хранения документов личного состава. Такие документы как графики отпусков и проведения аттестации хранятся один год.

    3 года хранится переписка, связанная с переводом работника в другую организацию. Такой же срок хранения резюме и других документов соискателей вакансий не принятых в последствие на работу. Данные сроки хранения кадровых документов распространяются на переписки по ведению воинского учета и спискам военнообязанных.

    Пять лет хранятся некоторые документы, не включенные в личные дела, такие как служебные записки, докладные, справки, выписки из приказов и др. Командировочные удостоверения имеют тот же срок хранения, за исключением удостоверений работников Заполярья и других северных районов.

    На них распространяется срок в 75 лет. Такой подход обусловлен досрочным назначением пенсии.

    Основная часть кадровых документов хранится 75 лет:

    • списки личного состава;
    • личные карточки сотрудников;
    • служебные контракты, трудовые договоры;
    • журналы и книги учета;
    • личные дела госслужащих, работников, муниципальных служащих.

    Имеют постоянные сроки хранения кадровых документов представления, характеристики к награждению, журналы учета наград. Постоянно хранятся документы, связанные с проверкой работы с кадрами, локально-нормативные акты по месту разработки, личные дела руководящих сотрудников, некоторые документы, связанные со службой гражданских и муниципальных служащих.

    Невостребованные подлинники трудовых книжек, удостоверений, свидетельств, наград хранятся до востребования.

    Сроки хранения документов по заработной плате

    По истечении 75 лет уничтожаются.

    Возникающие проблемы со сроками хранения документов

    Определяя срок хранения, нужно руководствоваться не только утвержденными перечнями, но и другими юридическими документами. В ходе проверки, например, налоговые органы, могут запросить документы, которые уже уничтожены.

    Их отсутствие повлечет наложение штрафов и пени, так как работодатель не сможет без них подтвердить правомерность некоторых финансовых операций.

    При возникновении сложных ситуаций со сроками хранения документов можно обратиться за консультацией к специалистам.

    Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

    8732 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *