Срок хранения

Сроки хранения документов по номенклатуре дел — это периоды от их создания до утилизации, утвержденные нормативными актами. Варьируются от 3 до 75 лет, а некоторые виды документации хранятся бессрочно.

Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела. При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2020 год с новыми сроками хранения.

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Это определено как систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием периода их содержания.

Законодательное регулирование

Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. «Основные правила работы архивов организаций» (одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
3. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (в том числе подробную таблицу со списком дел и сроками содержания).

Правила формирования номенклатуры

Номенклатура дел (НД) утверждается еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия; с ней согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Чаще всего номенклатура дел отдела кадров на 2020 год (с новыми сроками хранения) ведется специалистом кадрового отдела.

Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На обложке дела следует указывать следующую информацию:

• наименование организации и структурного подразделения;
• номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
• заголовок;
• срок хранения.

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных бланков, которые изданы в одном календарном годовом периоде. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Период содержания номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Периоды содержания документации по НД

Федеральным законом от 18.06.2017 № 127-ФЗ в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации. Как изменился срок хранения документов в организации в 2020 году, таблица представлена ниже.

Было	Стало
Статья 22 ФЗ № 125-ФЗ.	Статья 22.1 ФЗ 3 125-ФЗ.
Срок хранения документов по личному составу — 75 лет.	1. Документы по личному составу, завершенные до 01.01.2003, — 75 л. 2. Документы по личному составу, завершенные после 01.01.2003, — 50 л. (За исключением той документации, для которой в перечне (приказ № 558) установлен иной период содержания.)

Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет сохранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.

Сроки хранения кадровых документов в организации в 2020 году, таблица:

Период	Наименование
1 г.	журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табели); данные лиц, не принятых на работу; графики отпусков.
3 г.	учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника; записи о трудовой дисциплине.
5 л.	акты, предписания, отчеты по технике безопасности; выписки по улучшению условий и охраны труда; документы по технике безопасности и ее соблюдению; документация о командировках.
50 л. (до востребования)	личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.).
75 л.	характеристики и личные карточки сотрудников; трудовые договоры.
Постоянно	коллективные договоры; личные дела руководителей.

Административная ответственность

За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения, наказание: предупреждение, штраф или дисквалификация. Этот вопрос регламентируют статьи 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.

В соответствии с положениями п. 1 ст. 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» бухгалтерская документация включает в себя в т.ч. первичные документы.

Т.е. счет на оплату является первичным документом-основанием для совершения платежа.

Согласно положениям ст. 11 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК.

Т.е. каждая организация и ИП обязаны обеспечить хранение первичных документов в течение срока, установленного законодательством РК.

Исходя из положений п. 283 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденного Приказ и. о. Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263, срок хранения первичных документов и приложений к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, составляет 5 (пять) лет.

Т.е. счета на оплату должны храниться в Вашей Компании в течение 5 (пяти) лет.

В соответствии с положениями пп. 2) п. 1 и п. 2 ст. 238 Административного кодекса РК:

Неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение физическими и должностными лицами обязанностей, предусмотренных законодательством РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, совершенное в виде составления искаженной финансовой отчетности, сокрытия данных, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, а равно уничтожения бухгалтерской документации, если эти действия не содержат признаков уголовно наказуемого деяния влечет штраф в размере 50 МРП.

Вышеуказанное деяние, совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, влечет штраф в размере 200 МРП.

Также согласно положениям пп. 3) п. 1) и п. 2 ст. 239 Административного кодекса РК нарушение законодательства РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности юридическим лицом, совершенное в виде составления искаженной финансовой отчетности, сокрытия данных, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, а равно уничтожения бухгалтерской документации влечет штраф:

— на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации — в размере 100 МРП,

— на субъектов среднего предпринимательства — в размере 200 МРП,

— на субъектов крупного предпринимательства — в размере 500 МРП.

Вышеуказанное деяние, совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, влечет штраф:

— на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации — в размере 200 МРП,

— на субъектов среднего предпринимательства — в размере 400 МРП,

— на субъектов крупного предпринимательства — в размере 1 000 МРП.

Т.е., исходя из буквального толкования вышеуказанных норм, уничтожение первичных документов может повлечь штраф как на физическое лицо-работника (должностное лицо Вашего ТОО), так и на само ТОО штраф согласно вышеуказанным положениям ст. 238 и 239 Административного кодекса РК.

Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

• хранения;
• комплектования;
• учета;
• использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

• для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц — от 5000 до 10000 руб.

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.

Следите за изменениями бесплатно

Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

Нормативная база

Продолжительность нахождения в архиве документации по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

Сроки хранения документов устанавливают:

1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
2. Закон «Об архивном деле в РФ» №125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
3. Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информационный характер).

Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.

ВАЖНО! 18.02.2020 приказ Минкультуры №558 от 25.08.2010 утратил силу. Взамен появился перечень сроков хранения документов в организации на 2020 год, утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019. Новый документ изменил сроки для различных документов, а по некоторым позициям позволил компаниям не хранить бумаги. Учитывайте эти изменения в ЛНА.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
   • наименование организации (в полном виде);
   • наименование структурного подразделения (в полном виде);
   • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
   • заголовок дела;
   • срок хранения документов по номенклатуре, к примеру срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
2. В дело подшиваются:
   • только оформленные и исполненные документы;
   • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
   • изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу, например на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.

Сроки хранения

В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2020 года.

Продолжительность нахождения в архиве компании (лет)	Наименование документов
	Данные лиц, не принятых на работу
	Графики отпусков
	Записи о трудовой дисциплине
	Акты, предписания, отчеты по технике безопасности
	Выписки по улучшению условий и охраны труда
	Документы по технике безопасности и ее соблюдению
	Документы о командировках
50, если не были востребованы	Личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)
	Характеристики и личные карточки сотрудников
	Трудовые договоры, ЭПК*
	Учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника
	Личные дела руководителей, ЭПК
Постоянно	коллективные договоры; данные к ним, ДМН*.
* ЭПК — документы, которые после истечения установленного для них срока отбирают для постоянного хранения. ДМН — до минования надобности, но не менее года.

Таблица с приведением примерного перечня кадровых документов:

Таблица сроков хранения документов в организации в 2020 году
Постоянное
Положение о защите персональных данных	П. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ
Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)	ст. 21 ТК РФ
Положение об аттестации
Положение о системе обучения	ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ
Приказы по основной деятельности
Длительное
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания	Ст. 68, 72.1, 77, ч. 1 ст. 80, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
Личные карточки работников (Т-2)	Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении
Табели учета рабочего времени	Ч. 3 ст. 91 ТК РФ	5; при вредных и опасных условиях труда — 75.
Трудовые договоры, соглашения к ним	Ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ
Ограниченное
Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий
Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков	Ст. 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ
Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда	Ст. 135, 144, 147 ТК РФ
Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок
Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или за свой счет и др.)	Ст. 6 перечня Росархива от 06.10.2000
Приказы о командировании, о дежурствах
Приказы о дисциплинарных взысканиях
Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы
Журналы учета рабочего времени
Графики предоставления отпусков	ст. 123 ТК РФ
Правила внутреннего трудового распорядка	Ч. 4 ст. 189 ТК РФ
Перечень профессий с вредными условиями труда	ст. 221 ТК РФ	ДЗН (до замены новыми)
Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива №2 от 19.01.1995 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении времени в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т. е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего.

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, если не соблюдать перечень сроков хранения бухгалтерских документов в организации или кадровой документации: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения, разработанные Минкультуры 2007 года. Несмотря на то что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — в некоторых случаях 300 000 руб.

Сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.

Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году

Документ	Сколько хранить
Бухгалтерские документы
Документы по покупкам и реализации (договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)	5 лет
Путевой лист
Документы по банку (выписки, платежные поручения, чековая книжка)	5 лет
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)
Инвентарная карточка ОС	5 лет после выбытия ОС
Учетная политика	5 лет
Бухгалтерская справка
Приказы по основной деятельности	До закрытия компании
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)	5 лет
Бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО	До закрытия компании
Аудиторское заключение	До закрытия компании
Документы по налогам
Регистры налогового учета	5 лет
Налоговая отчетность (налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте
Счет-фактура	4 года
Книги покупок и продаж с доп листами	4 года
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН	До закрытия компании
Акт сверки с ИФНС
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу	в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков
Документы по страховым взносам
Платежки на перечисление взносов	6 лет
Расчет 4-ФСС	Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании
Сведения СЗВ-М	6 лет
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)	До закрытия компании
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)	Хранить вместе с отчетом
Кадровые документы
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)	До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)
Личная карточка и копии документов работника*	— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; — 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.
Трудовой договор и дополнения к нему
Приказы по кадрам
Табель учета рабочего времени
Больничный лист и расчет по нему	5 лет
График отпусков работников	1 год после использования
Штатное расписание	До закрытия компании

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.