Такси в командировке

Такси в командировке

Нередко командированные сотрудники если и не едут на такси к месту командировки и обратно, то используют его, чтобы доехать до вокзала или же перемещаться в месте командирования. Надо сказать, что прошли те времена, когда контролирующие органы категорически отказывали компаниям в учете таких расходов для целей налогообложения прибыли. Однако теперь может возникнуть проблема в документальном подтверждении названных затрат. В этой части чиновники оказались менее "прогрессивными".

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК). Положения ст.

Такси во время рабочей и служебной поездки

168 Трудового кодекса (далее — ТК) обязывают работодателя возмещать командированному сотруднику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения затрат, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Еще один важный документ, который имеет прямое отношение к командировкам — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749 (далее — Положение N 749).

"Квалификация" расходов на проезд

В ст. 168 ТК говорится о необходимости возмещать сотруднику расходы на проезд до места командирования и обратно. В то же время в ряде случаев работники и в месте командировки вынуждены пользоваться услугами общественного транспорта или же такси. То есть по факту расходы на проезд командированного работника следует разбить на два вида.
Так, к первому виду относятся расходы на проезд именно до места командирования и обратно к месту работы. И в состав названных затрат входит не только, собственно, стоимость билета на поезд или самолет, но и расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Сюда же включаются расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12 Положения N 749). А если речь идет о загранкомандировке, то появляются еще и дополнительные командировочные расходы (п. 23 Положения N 749):
1) на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
2) обязательные консульские и аэродромные сборы;
3) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
4) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
5) иные обязательные платежи и сборы.
Второй вид проездных расходов — это расходы на проезд, которые понес работник уже в месте командирования. И этот вид затрат относится к иным командировочным расходам.

Общие и "иные" требования к расходам на проезд

Здесь стоит отметить, что для целей налогообложения прибыли признаются только расходы, которые отвечают критериям, установленным ст. 252 Налогового кодекса. Речь идет об их экономической обоснованности и документальном подтверждении. При этом в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса расходы организации на командировки, в частности и на проезд, относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. А на основании пп. 5 п. 7 ст. 272 Кодекса датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета. То есть расходы на командировки учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета и иных документов, свидетельствующих о фактически осуществленных затратах и подтверждающих фактический срок пребывания работника в служебной командировке.
Что касается возмещения "иных" командировочных расходов, то в соответствии с п. 24 Положения N 749 таковое осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 того же Положения. А в нем сказано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК. Соответственно, это означает, что, во-первых, они определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. А во-вторых, эти "иные расходы" должны быть произведены работником с разрешения или ведома работодателя.

До чего прогресс дошел…

На практике как раз с документальным подтверждением "иных" расходов на проезд работников в командировке у организаций могут возникнуть проблемы. Дело в том, что в настоящее время большинство компаний, в том числе оказывающих услуги по перевозке пассажиров, переходит на электронный документооборот. В нашу жизнь уже прочно вошли электронные билеты не только в театр, но и на поезд, самолет и т.д. При этом с документальным подтверждением расходов на проезд в случае, если приобретен электронный ж/д- или авиабилет, проблем уже как таковых нет. К примеру, еще в Письме Минфина от 25 августа 2014 г. N 03-03-07/42273 указывалось, что для возможности признания в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение "виртуального" железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. При этом, по мнению чиновников, никаких дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, в данном случае не требуется (см. также Письма Минфина от 14 апреля 2014 г. N 03-03-07/16777, от 29 августа 2013 г. N 03-03-07/35554 и т.д.). Проблем нет и в случае, если в бездокументарной форме приобретен авиабилет. При таких обстоятельствах в целях документального подтверждения расходов на приобретение авиабилета достаточно сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета и посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (см., например, Письмо Минфина от 19 июня 2015 г. N 03-03-07/35548).

…и не дошел

Все это, конечно, хорошо, но… В командировке сотрудники перемещаются отнюдь не на самолетах и поездах. И если у сотрудника на руках остается билет, чек или бланк БСО, то вопрос с документальным подтверждением соответствующих затрат, можно сказать, закрыт. Другое дело, можно ли для целей налогообложения прибыли учесть расходы на проезд, если тот факт, что услуги по перевозке были фактически оказаны, подтверждаются электронными квитанциями, которые по "электронке" прислал перевозчик? По большому счету это, очевидно, упростило бы жизнь, в том числе и самому командированному работнику, которому не пришлось бы в этом случае беречь как зеницу ока полученные им билетики.
В то же время, судя по Письму Минфина от 10 июня 2016 г. N 03-03-06/1/34183, права признать расходы на проезд автомобильным транспортом на основании таких электронных квитанций у организаций нет. Чиновники рассмотрели ситуацию, когда сотрудники в командировке пользовались услугами такси, но квитанцию об оплате они получали по электронной почте. Эта квитанция содержит данные о перевозчике, стоимость такси, пункты маршрута, длительность и расстояние маршрута, имя и фамилию пассажира — командированного сотрудника, данные о платеже (последние четыре цифры номера банковской карты). Единственный ее минус: эта квитанция не содержит таких реквизитов, как подпись (электронная подпись) уполномоченного лица организации-перевозчика, а также номер и серию документа.
В Минфине считают, что на основании названной квитанции расходы на проезд на такси не могут быть признаны для целей налогообложения прибыли. При этом чиновники копнули достаточно глубоко. Они сослались на Постановление Правительства от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники". Пунктом 5.1 данного Порядка установлено, что документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Постановлением Правительства от 14 февраля 2009 г. N 112 "Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом". А уже в п. 111 этих Правил сказано, что в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в Приложении N 5 Правил. К таким обязательным реквизитам отнесены:
а) наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
б) наименование фрахтовщика;
в) дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
г) стоимость пользования легковым такси;
д) фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси. Однако сокращать их нельзя. Более того, в соответствии с Правилами серия и номер квитанции печатаются типографским способом. То есть в данном случае никаких "электронных" альтернатив не предусмотрено. Соответственно, признать расходы на такси можно лишь в том случае, если имеется либо кассовый чек, отпечатанный на ККТ, либо квитанция в форме БСО, в которой указаны все перечисленные обязательные реквизиты. В Минфине подчеркивают, что водитель легкового такси обязан выдать пассажиру эти документы, а за отказ предусмотрена ответственность по ст. 14.5 КоАП.
Таким образом, на сегодняшний день при отсутствии "бумажного" подтверждения затрат на проезд на такси налоговики, скорее всего, эти затраты исключат из состава учитываемых при расчете налога на прибыль. Электронные квитанции чиновники не признают оформленными ни в соответствии с законодательством, ни в соответствии с обычаями делового оборота. Думается, что в недалекой перспективе ситуация может быть исправлена благодаря Закону от 3 июля 2016 г. N 290-ФЗ, который устанавливает этапы перехода на применение ККТ, передающей информацию о наличных расчетах в налоговые органы. Помимо всего прочего, данный Закон вводит в обязанность пользователей ККТ формирование в момент расчета кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме.

Командировочные расходы: оплата проезда

Командировочные расходы: оплата проезда

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В частности, работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Какие документы служат подтверждением расходов на проезд различными видами транспорта? Что представляет собой электронный проездной документ? Каковы особенности его применения? Требуется ли в обязательном порядке перевод электронного документа на русский язык? При каких условиях расходы на такси могут быть признаны в целях бюджетного учета? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749). Согласно этому документу в командировки могут направляться работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (п. 3 Положения N 749).

Цель командировки работника определяется руководителем командирующего учреждения и указывается в служебном задании (ф. 0301025), которое утверждается работодателем. Она может быть указана и в приказе о направлении работника в командировку (ф. 0301022) наряду с такими реквизитами, как фамилия, инициалы и должность командируемого, время и место командировки. Приказ оформляется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им на это лицом.

Факт отправления работника в командировку необходимо отразить в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующего учреждения. Его форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

На основании решения работодателя командируемому работнику оформляется командировочное удостоверение (ф. 0301024), которое в дальнейшем подтверждает срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения N 749). Данный документ оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

К сведению. Формы служебного задания, приказа о направлении в командировку, командировочного удостоверения утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Работнику, направленному в командировку, также выдается денежный аванс на оплату расходов по выполнению служебного задания, возникающих в период его прохождения, в том числе на оплату проезда (п. 10 Положения N 749).

По завершении командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):

— авансовый отчет об израсходованных суммах (ф. 0302001) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

— отчет о выполненной работе в командировке (ф. 0301025), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Таким образом, оплата расходов на проезд командируемому работнику осуществляется в размере фактически произведенных расходов на основании подтверждающих документов. Далее рассмотрим, какие виды подтверждающих документов могут быть представлены работником в зависимости от используемого им транспортного средства, а также какие требования предъявляются к заполнению этих документов, при несоблюдении которых расходы на проезд не принимаются к оплате или не учитываются при исчислении налога на прибыль.

Отметим, что хотя большинство нижеприведенных Писем Минфина и налоговых органов разъясняют лишь порядок учета расходов на проезд в целях обложения налогом на прибыль, по мнению автора, данными разъяснениями можно руководствоваться и в целях признания таких расходов в бюджетном учете.

Проезд транспортом общего пользования

К такому транспорту относятся самолеты, поезда, автобусы, маршрутные такси, речной транспорт, а также иные виды транспорта, проезд на которых удостоверяется проездными билетами (п. п. 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса, ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ <1>, ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта <2>, п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта). Именно проездные билеты в данном случае являются документами, подтверждающими расходы на проезд.

Федеральный закон от 10.01.2003 N 18-ФЗ “Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации“.

Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“.

Зачастую в стоимость проезда включается не только плата за проезд, но и дополнительные услуги:

— сервисные сборы;

— плата за пользование постельными принадлежностями;

— страховые взносы по обязательному страхованию пассажиров.

Сервисные сборы и плата за пользование постельными принадлежностями формируют стоимость услуги по проезду по железной дороге, поэтому работодатель вправе полностью признать такие расходы в качестве командировочных (Письма Минфина России от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93, от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823).

Страховые взносы по обязательному страхованию пассажиров уплачиваются в соответствии с Указом Президента РФ от 07.07.1992 N 750 “Об обязательном личном страховании пассажиров“. Согласно ему на территории РФ действует обязательное страхование пассажиров от несчастных случаев на время их поездки. Установлено, что страховой взнос включается в стоимость проездного документа и взимается при его продаже. Таким образом, сумма страхового взноса по обязательному страхованию пассажиров, включаемая в стоимость проездного документа, учитывается при исчислении налога на прибыль в составе расходов на командировку работника (Письмо Минфина России от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138).

В последнее время большое распространение получил такой способ приобретения проездных документов, как электронный. Он очень удобен. Пассажир может совершить покупку самостоятельно (через Интернет), оплатив расходы платежной картой, либо за наличный расчет через агентство по продаже электронных билетов. Однако при всем удобстве и быстроте данного процесса стоит учитывать, что сделка по приобретению электронных билетов оформляется в бездокументарной форме. Возникает вопрос: что же в этой ситуации является подтверждением факта произведенной перевозки и ее оплаты?

Для ответа на поставленный вопрос обратимся к письмам Минфина.

Электронный авиабилет. Специалисты финансового ведомства в Письмах от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 05.02.2010 N 03-03-05/18, от 05.06.2009 N 02-06-10/2282 заявляют, что при приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, — электронной маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) для поездок на территории РФ и за рубеж подтверждающими документами являются:

а) в части произведенных расходов по оплате:

— чек контрольно-кассовой техники;

— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

— подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

— другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

б) в части факта произведенной перевозки: распечатка электронного документа — электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Причем в соответствии с п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 “Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации“ электронная маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Электронный железнодорожный билет. Пунктом 2 Приказа Минтранса России от 23.07.2007 N 102 “Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте“ установлено, что электронный билет должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности (БСО) проездном билете или дополнительно к оформленному не на БСО проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством ККТ (чек).

Таким образом, при приобретении электронного железнодорожного билета для поездок на территории РФ и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве БСО пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки (Письмо Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384).

Вместе с тем финансисты отмечают, что расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть признаны в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если такие расходы имеют косвенное подтверждение, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника командировку (фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

Перевод содержания электронных билетов на русский язык. На сегодняшний день остро встает еще один вопрос, касающийся документального подтверждения расходов по приобретению электронных документов. Связано это с необходимостью перевода на русский язык содержания электронных билетов, заполненных на иностранном языке.

Минфин считает, что в случае выписки авиабилетов и других перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для подтверждения произведенных расходов. Те реквизиты, которые не имеют существенного значения для признания расходов (например, условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа, другая информация), перевода не требуют (Письма от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170). Перевода не потребуется и в том случае, если пассажир представил архивную справку от авиаперевозчика, оформленную на русском языке, в которой содержатся подробные данные (фамилия, имя, отчество пассажира, направление, N рейса, дата вылета, стоимость билета), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость.

Однако ФНС России в Письме от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@ придерживается другого мнения: в общем случае авиабилет в целях определения величины налоговой базы по налогу на прибыль дополнительного перевода не требует. Свою позицию специалисты налоговой службы объясняют следующим.

Электронный авиабилет имеет унифицированную международную форму. При этом большинство реквизитов такой формы (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) заполняются согласно Единому международному кодификатору. Фамилия, имя пассажира записываются в билет в соответствии с порядком оформления загранпаспортов граждан РФ: набором букв с использованием латиницы способом транслитерации (замещения) букв кириллицы на соответствующие буквы или сочетания букв латиницы. Среди наименований реквизитов электронного билета также присутствуют наименования на английском языке. При этом они совпадают с наименованием аналогичных реквизитов, указанных в форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15 (далее — Приказ Минтранса России N 15), значение которых установлено данным Приказом. Сопоставление названий реквизитов на иностранном языке и их русскоязычных значений приведено в Письме N ШС-37-3/656@.

ФНС обращает внимание на то, что в случае, когда в электронном авиабилете реквизиты, фактически обозначенные на иностранном языке, не совпадают с их значениями на русском языке, согласно Приказу Минтранса России N 15, билет подлежит переводу на русский язык.

К сведению. Кодификаторы даты отправления рейса, наименование аэропортов/пунктов отправления и назначения, валют, государств и форм оплаты приведены в Приложениях к Письму N ШС-37-3/656@, а также размещены на главной странице официального сайта Минтранса (www.mintrans.ru) в рубрике “Авиация“ (Документы. Минтранс.

Разрешили учитывать расходы командированных на оплату такси

Авиация).

Служит ли подтверждением расходов на проезд ксерокопия проездного билета?

По этому поводу разъяснения дают специалисты Минфина России в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18: под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу выступает подлинник проездного документа.

Однако принимая во внимание то, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, Минфин считает, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Мнение о том, что в случае отсутствия оригиналов документов расходы можно подтвердить их заверенными копиями, подтверждают также специалисты налоговых служб (Письмо УФНС России по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).

Напомним, что копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации.

Таким образом, из вышеперечисленного можно сделать вывод: в случаях, когда оригинал проездного билета представить невозможно, подтверждением расходов на проезд может служить копия проездного документа, позволяющая идентифицировать физическое лицо, оплатившее указанные расходы, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Проезд на такси

До сих пор вопрос о том, могут ли быть признаны в расходах произведенные командируемым работником затраты на такси, остается очень сложным и неоднозначным.

Напомним, что в соответствии с п. 12 Инструкции о служебных командировках, утвержденной Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62, командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на любом транспорте, за исключением проезда на такси. Ссылаясь на указанную норму законодательства, специалисты финансового ведомства не разрешали учитывать при исчислении налога на прибыль расходы на такси, произведенные командируемым работником (Письма от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138, от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15).

Однако после того как было введено Положение N 749, согласно которому исключение, касающееся признания расходов на такси, было убрано, мнение финансистов поменялось.

В более поздних Письмах Минфин разрешает налогоплательщикам уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму расходов на такси, но только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (Письма от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

Аналогичного мнения придерживаются налоговые органы (Письма УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978, от 19.12.2007 N 28-11/121388): документальным подтверждением расходов на оплату услуг такси является кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.

Что касается экономической обоснованности и целесообразности осуществления расходов на такси, то их подтвердить и доказать очень сложно. Стоит отметить, обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (Письма N N 03-03-06/2/162, 03-03-06/1/505). Поэтому прежде чем оплатить такие расходы, нужно запастись неоспоримыми доказательствами экономической целесообразности их осуществления. В случае периодического осуществления расходов на такси командируемыми работниками необходимо предусмотреть возможность их возмещения в локальных нормативных актах или в учетной политике. При представлении работником по возвращении из командировки документов, подтверждающих расходы на такси, следует потребовать от него дополнительно служебную пояснительную записку с разъяснениями о производственной необходимости этих расходов, которую впоследствии нужно заверить руководителем учреждения. Зачастую в записках указывают такую информацию:

— в связи с очень поздним отправлением поезда и невозможностью воспользоваться общественным транспортом (в позднее время общественный транспорт не ходит) пришлось воспользоваться услугами такси;

— в связи с задержкой прибытия самолета и, как следствие, опозданием на деловую встречу пришлось воспользоваться услугами такси.

Проезд на личном или служебном автомобиле

Возможность использования личного автомобиля работником, направляемым в командировку, должна быть закреплена в локальных нормативных актах учреждения, так же как и его право на возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля в период прохождения командировки. Такими расходами являются расходы на приобретение ГСМ, оплату услуг автостоянки и автомойки, оплату работ по непредвиденному ремонту автомобиля.

Подтверждающими документами по осуществлению указанных видов расходов могут служить чеки с АЗС, квитанции по оплате услуг, договоры на оказание услуг и акты выполненных работ.

Стоит отметить, что при оплате расходов по ГСМ необходимо учитывать Распоряжение Минтранса России N АМ-23-р <3>, определяющее нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р “О введении в действие Методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“.

Если же работник отправился в командировку на служебном автомобиле, то помимо кассовых чеков или квитанций, подтверждающих оплату расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ему нужно представить в учреждение путевой лист, выписанный на весь срок командировки. Формы путевых листов, применяемых бюджетными учреждениями, приведены в Приложении 2 “Унифицированные формы первичных учетных документов“ к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Проезд, осуществляемый с привлечением

транспортных организаций

Нередки случаи, когда в командировку направляются сразу несколько работников от организации, в данной ситуации ей выгоднее воспользоваться услугами транспортной организации по перевозке пассажиров, чем оплачивать каждому работнику расходы по проезду. Оплата таких услуг производится на основании счетов, счетов-фактур, актов оказанных услуг, предоставленных от транспортной организации.

Отметим, что в целях исчисления налога на прибыль расходы по оплате этих услуг не могут быть отнесены к расходам на командировки в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, однако учреждение вправе учесть их на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 27.04.2007 по делу N А05-11584/2006-31).

Л.Ларцева

Эксперт журнала

“Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение“

id="poryadok-vozmeshheniya-rashodov-na-taksi-v-komandirovke" >Порядок возмещения расходов на такси в командировке

В процессе командировок предприятие обязано возместить работникам понесенные фактически затраты. Это суточные, расходы на проезд, проживание и прочие сопутствующие нужды (стат. 168 ТК). Точный регламент возмещения таких издержек устанавливается организацией в ЛНА или колл договорах с персоналом.

Оплата такси в командировке выполняется при использовании соответствующих услуг для проезда командированного лица к месту проживания, аэропорту, вокзалу и т.д. Следовательно, если предприятие предусмотрело в ЛНА, что такие расходы подлежат возмещению, работник должен предоставить подтверждающие проезд документы. Это БСО или кассовый чек. В таких формах должны содержаться обязательные реквизиты (в соответствии с Приложением № 5 к Постановлению Правительства РФ № 112 от 14.02.09 г.).

Обратите внимание! Не может рассматриваться в качестве подтверждения услуг такси по оплате транспортных расходов в командировке электронная квитанция (Письмо Минфина № 03-03-06/1/34183 от 10.06.16 г.).

Учет расходов на такси

В налоговом учете проезд на такси командированных лиц организация вправе учесть в составе прочих расходов по подп. 12 п. 1 стат.

Такси в командировке – необходимость или излишество?

264 НК. Разумеется, при условии, что в наличии имеются подтверждающие документы, то есть кассовый чек или БСО. Дополнительно, для обоснования целесообразности понесенных расходов, рекомендуется получить от сотрудника объяснения, почему пришлось воспользоваться именно этим видом транспорта. К примеру, причиной может быть территориальная удаленность аэропорта или проживание сотрудника вдалеке от остановок общественного транспорта и т.д.

В бухучете оплата такси относится к обычным расходам по п. 5, 7 ПБУ 10/99. Операция выполняется на момент утверждения авансового отчета. Проводки задействуют счета затрат по дебету и сч. 71 по кредиту:

  • Д 44 (20, 26) К 71 – учтены расходы на такси во время командировки.
  • Д 71 К 50 – издержки возмещены сотруднику.

Если осуществлялась аренда автомобиля в командировке и договор заключен напрямую с предприятием, необходимо отразить операции через сч. 60:

  • Д 44 (20, 26) К 60 – отражены в учете затраты по аренде авто.
  • Д 60 К 51 – оплачены по безналу услуги.

Обратите внимание! Ни взносами на страхование, ни подоходным налогам затраты сотрудника на такси в период командировки облагать не требуется.

Командировка на личном транспорте – какие документы нужны

Порой в служебную поездку работник отправляется на личном автомобиле. Как в таком случае подтвердить даты командировки и возникающие расходы? В соответствии с п. 7 Постановления № 749 от 13.10.08 г. начало и окончание поездки можно подтвердить с помощью служебной записки. Документ оформляется уже по возвращению из командировки.

Использование личного автомобиля также можно подтвердить чеками, квитанциями, счетами, путевыми листами на потребленное топливо. Если в командировку отправлено на одном транспорте несколько работников, составить записку необходимо каждому из них. Также в обязательном порядке по приезду оформляется авансовый отчет, к которому и прикладываются все первичные документы на проезд.

Как оплачивается однодневная командировка

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Главная » Кадровику » Оплата такси в командировке в 2018 году

Оплата такси в командировке в 2018 году

Вернуться назад на Командировка 2018

Когда сотрудник отправляется в рабочую командировку по делам компании, без сомнения, билеты туда и обратно, проживание и питание оплачиваются организацией.

К тому же, работнику авансом выдают командировочные перед поездкой. В общем и целом, сотрудник во время поездки не должен нести никакие расходы, кроме использования такси.

Находясь в другом городе, человек не может пользоваться личным автомобилем, если у него таковой и имеется, а передвигаться общественным транспортом занятому человеку, вечно куда-то спешащему, неудобно.

Вдобавок, опрятный внешний вид представителя компании важный показатель в ходе деловых переговоров.

Услуги такси во время служебного путешествия облегчат передвижения сотрудника и позволят ему в короткий срок выполнить свои обязанности.

Ниже будет подробно рассказано, как произвести оплату такси в командировке правильно в 2018 году, чтобы потом вернуть потраченные средства обратно в свою бюджет.

Согласно положениям Трудового Кодекса РФ, нанятые машины в период служебных отъездов специалистов должна оплачивать их организация (актуальная информация на 2018 год), иной вариант законом не предусмотрен.

Все расходы, которые приходятся на долю сотрудника во время командировки, должны быть компенсированы руководством компании.

Поездка же была инициирована по служебной необходимостью.

Тем не менее, следует проверить, чтобы расходы данного типа были оговорены (с письменным закреплением) с бухгалтерией или отражены во внутреннем акте компании.

Только тогда работник в нашей стране имеет право требовать возмещение издержек.

Следует запомнить, что от перевозчика надо получить один из следующих двух подтверждающих документов:

• квитанция на бланке строгой отчетности;

• контрольно-кассовый чек;

• квиток в форме БСО.

Чтобы подтвердить перед организацией свои денежные траты на такси в командировке, работник предоставляет к авансовому отчету оригинал квитанции на бланке строго отчетности. Заменой ей может служить оригинал, не фото, контрольно-кассового чека, который в конце поездки Вам выдаст водитель.

Это является доказательством, которое компания примет без вопросов.

Следует сразу сообщить диспетчеру при вызове машины о том, что Вам необходимы эти документы.

Другие чеки (по образцу компании-перевозчика) и расписки, полученные от водителей, а также фото, а не оригиналы вышеуказанных подтверждающих документов, бухгалтерия рассматривать не будет, и расходы на такси будут уже из Вашего кошелька.

В современном мире гаджетов такую обыденную вещь, как электронный чек, который диспетчер перевозчика вышлет Вам на электронную почту, нельзя будет предъявить для компенсации по месту работ.

Пять причин, почему не подойдет электронный чек:

1. В нем уполномоченное лицо не может поставить подпись.

2. Это копия, пусть и цифровая, а не оригинал.

3. На чеке не ставится номер как на квитанции.

4. На чеке нет серии документа.

5. Министерство Финансов РФ опубликовало письмо, где четко прописано, что электронный чек не является подтверждением расходов специалиста на такси.

Человек, в первый раз столкнувшийся с процессом подтверждения своих расходов, должен сначала разобраться, какие поля должны быть в обязательном порядке в ней заполнены.

Желательно, уметь ее определять по виду, потому что в суматохе аэропорта с чемоданами ориентироваться будет тяжело, а разбираться с водителем некогда.

Любую квитанцию надо проверить на наличие следующих пяти пунктов:

1. Реквизиты квитанции: серия и номер.

2. Наименование перевозчика — полное, с буквами типа ОАО и кавычками.

3. Сумма поездки – она должна точно совпадать с той, что Вы отдадите водителю в такси.

Особенности оплаты такси в командировке в 2018 году

4. Дата выдачи квитанции – актуальная дата, естественно, в период служебной командировки.

5. Подпись с фамилией лица, который ее выдал.

Оплата услуг такси заносится бухгалтерией в статью расходов компании.

Ее стоит проводить официально, так как на эту разницу впоследствии уменьшится база налога на прибыль организации.

В заключение еще раз повторим: чтобы компенсировать расходы на перевозчиков во время служебной командировки, следует предоставить контрольно-кассовый чек или квитанцию строгой отчетности на место работы.

Помимо этого, в определенных случаях придется аргументировать, что проезд на такси были необходимым для выполнения задач, поставленных перед сотрудником руководством, а не прихотью.

Хотя последнее скорее исключение, чем правило.


Учет расходов на такси в 2018

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *