Трудовой договор с начальником отдела кадров
Главная → Статьи → Заключение трудовых договоров с работниками по доверенности
Можно ли делегировать по доверенности полномочия по заключению трудовых договоров с работниками организации, подписанию приказов и иной документации по личному составу (справок, уведомлений работникам), полномочия по заключению гражданско-правовых договоров с исполнителями, а также гражданско-правовых договоров с клиентами и поставщиками лицу, не являющемуся работником данной организации? Достаточно ли в этом случае оформления доверенности в простой (не нотариальной) письменной форме за подписью генерального директора и печати организации? Может ли доверенное лицо осуществлять эти полномочия на безвозмездной основе?
1. Права и обязанности работодателей – юридических лиц в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (часть шестая ст. 20 ТК РФ).
Таким образом, руководитель организации вправе уполномочивать иных лиц осуществлять отдельные права и обязанности работодателя, в том числе наделять их правом подписания трудовых договоров с работниками, приказов и иных кадровых документов. Отметим, что в силу прямого указания части первой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. Запрета на передачу соответствующих полномочий лицу, не состоящему с организацией в трудовых отношениях, законом не установлено.
2. Трудовым законодательством не предусмотрен порядок передачи таких полномочий, как и форма документа, которым орган управления юридического лица может уполномочить определенных сотрудников либо третьих лиц на подписание трудовых договоров и кадровых документов.
На практике такие полномочия могут оформляться путем заключения договора (например, доверительного управления), издания локального нормативного акта (положения, регламента), организационно-распорядительного акта индивидуального применения (распоряжения, приказа, указания), а также путем выдачи доверенности (смотрите, например, ответ специалистов Роструда на вопрос: Работник уволился по собственному желанию. Через некоторое время подал в суд иск о восстановлении на работе, поясняя, что написал заявление под давлением начальника отдела. Правомерны ли требования работника, ведь начальник отдела не является работодателем, по своим должностным обязанностям не может принимать решения об увольнении? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ”, март 2016 г.); апелляционное определение СК по гражданским делам Оренбургского областного суда от 18.03.2015 по делу N 33-1556/2015).
Отметим, что возможность уполномочивания третьих лиц (не являющихся работниками организации) доверенностью, выданной единоличным исполнительным органом, является дискуссионной, поскольку доверенность является институтом гражданского права, а оно не регулирует трудовые отношения. Поэтому работодателю целесообразно оформлять передачу полномочий не только доверенностью, но еще и внутренним документом организации путем указания соответствующих полномочий в локальном акте, приказе, регламенте, распоряжении и т.п. (смотрите, например, ответ специалистов Роструда на вопрос: Может ли директор предприятия передать свои полномочия по подписанию соглашений к трудовым договорам работников, а также кадровых приказов начальнику отдела кадров? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ”, октябрь 2016 г.); определение СК по гражданским делам Верховного Суда РФ от 18.04.2008 N 45-Г08-9, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 12.05.2014 по делу N 33-965/2014).
В то же время мы полагаем, что ситуация, когда полномочия представителя работодателя переданы исключительно доверенностью, не противоречит закону. Существуют и разъяснения компетентных органов, и судебная практика, поддерживающие данную позицию (ответ специалистов Роструда на вопрос: Может ли единоличный исполнительный орган (генеральный директор) по доверенности, оформленной в простой письменной форме, передать свои полномочия по подписанию кадровых документов (приказов о предоставлении отпуска, приеме, увольнении) штатному сотруднику – заместителю генерального директора? Должно ли это прописываться в Уставе юридического лица? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ”, сентябрь 2015 г.); апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 01.03.2016 по делу N 33-4451/2016; апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 14.04.2014 по делу N 33-1199-2014). Исходя из такой точки зрения, заключение трудового договора (равно как и подписание кадровых документов) от имени работодателя третьим лицом, не являющимся работником организации, уполномоченным на это доверенностью, является правомерным действием.
Таким образом, по нашему мнению, указанные в тексте вопроса полномочия могут быть переданы руководителем другому лицу, не являющемуся работником организации, в том числе и путем выдачи доверенности, оформленной в соответствии с гражданским законодательством (статьи 185, 185.1 ГК РФ). При этом законодательство не запрещает объединять в рамках одной сделки (доверенности) несколько поручений или ряд полномочий, равно как и не ограничивает доверителей в праве выдавать доверенности лицам, не состоящим с ними в трудовых отношениях. Поэтому все перечисленные полномочия могут быть указаны в одной доверенности, выданной лицу, не являющемуся работником организации.
3. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Наличия оттиска печати на такой доверенности не требуется (это требование исключено с 1 сентября 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ). Нотариальное же удостоверение доверенности требуется только в случаях, предусмотренных законом, а также когда она выдается на совершение сделок, требующих нотариальной формы (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ, смотрите подробнее в Энциклопедии решений. Нотариальное удостоверение доверенности). Поэтому сами по себе приведенные в вопросе обстоятельства не свидетельствуют о необходимости соблюдения нотариальной формы доверенности.
4. Сам по себе факт выдачи доверенности не свидетельствует о возникновении какого-либо обязательства между представителем и представляемым (в силу пп. 3 п. 1 и п. 2 ст. 188 ГК РФ представитель может в любое время отказаться от полномочия, предоставленного ему в силу доверенности, что прекратит ее действие). Однако правоотношения между этими лицами могут основываться на различных видах обязательств – к примеру, на обязательстве из договора поручения, факт заключения которого принципиально может быть подтвержден и в отсутствие соответствующего документа («договора”), подписанного сторонами (ст.ст. 162, 434, 438 ГК РФ). Учитывая же презумпцию возмездности договора (п. 3 ст. 423, ст. 972 ГК РФ), на безвозмездный характер поручения должно быть прямо указано в доверенности либо договоре, во исполнение которого доверенность выдана. Само по себе законодательству это не противоречит (разумеется, в отсутствие оснований для квалификации отношений представителя и представляемого в качестве трудовых).
Ответ подготовил: Габбасов Руслан, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ответ прошел контроль качества
Ответственность за нарушение законодательства об организации делопроизводства, надзор и контроль
Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами (ст. 33 Закона об архивном деле и делопроизводстве) .
Ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства нашла прямое отражение в Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях :
— за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений, — штраф от 10 до 30 базовых величин (ст. 23.37);
— за выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством, — до 20 базовых величин (ст. 22.11);
— за незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу — до 20 базовых величин (ст. 22.10).
Государственный надзор (контроль) за соблюдением требований законодательства по архивному делу и делопроизводству осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее — Госархивнадзор).
В задачи государственной инспекции входит:
— осуществление государственного контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;
— установление причин, порождающих нарушения требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, содействие в их устранении;
— предупреждение нарушений законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.
Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь действует в составе Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.
В состав Госархивнадзора входят: главный государственный инспектор, который возглавляет Госархивнадзор, его заместитель, государственный инспектор (состоят в штате Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь), а также государственные инспекторы архивов и делопроизводства областей и г. Минска, которые состоят в штатах отделов по архивам и делопроизводству областных и Минского городского исполнительных комитетов. Государственные инспекторы архивов и делопроизводства областей и г. Минска подчиняются главному государственному инспектору архивов и делопроизводства Республики Беларусь.
Все должностные лица Госархивнадзора назначаются на должность и освобождаются от должности директором Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Все сотрудники Госархивнадзора выполняют свои обязанности в соответствии с должностными инструкциями, утверждаемыми директором Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, имеют удостоверения установленной формы.
Наиболее квалифицированные сотрудники государственных архивов, территориальных (городских и районных) архивов местных исполнительных и распорядительных органов составляют штат общественных инспекторов.
Общественные инспекторы утверждаются Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь по представлению руководителей отделов по архивам и делопроизводству областных и Минского городского исполнительных комитетов. Внештатным инспекторам архивов и делопроизводства выдаются удостоверения установленной Департаментом по архивам и делопроизводству формы.
Контроль (надзор) за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства осуществляется путем проведения проверок в организациях, их обособленных подразделениях, имеющих номер плательщика, представительствах иностранных организаций, у индивидуальных предпринимателей, а также лиц, осуществляющих частную нотариальную, ремесленную деятельность, деятельность в сфере агроэкотуризма, в рамках компетенции контролирующих (надзорных) органов, определенной законодательными актами.
Таким образом, Госархивнадзор имеет право осуществлять проверки состояния архивов и делопроизводства всех организаций республики независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности.
Государственные и общественные инспекторы осуществляют проверки в соответствии с перечнем вопросов, подлежащих инспектированию. По результатам проверки представитель архивной инспекции составляет акт.
Если во время проверки выявлены нарушения, которые не содержат признаков административного правонарушения, составляется предписание. Это своего рода предупредительная мера, целью которой является устранение обнаруженных недостатков. На основании предписания руководитель проверяемой организации обязан принять меры по устранению выявленных недочетов в сроки, указанные в предписании. Невыполнение предписания влечет за собой наложение штрафа в размере до 20 базовых величин по ст. 22.11 КоАП .
В случае утраты или незаконного уничтожения документов с нарушением установленных сроков и порядка выделения к уничтожению документов, а также причинение документам непоправимых повреждений сотрудники Госархивнадзора имеют право привлекать виновных к административной ответственности. Сотрудники Госархивнадзора составляют протокол, в котором излагаются санкции, применяемые к нарушителю.
За утрату или незаконное уничтожение документов предусматривается наложение штрафа по ст. 23.37 КоАП . Протокол направляется в отдел по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. На основании протокола государственным инспектором выносится постановление об административном правонарушении.
Копия постановления в течение 3 дней вручается или высылается лицу, в отношении которого оно вынесено. Штраф должен быть уплачен в течение 15 дней со дня получения постановления о наложении штрафа. Сумма штрафа взыскивается в бесспорном порядке с расчетного счета организации в банке или из заработной платы виновного физического лица.
Таким образом, в Республике Беларусь предусмотрена административная и дисциплинарная ответственность за нарушение законодательства об организации делопроизводства. Государственный надзор (контроль) за соблюдением требований законодательства по архивному делу и делопроизводству осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь. Организации обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами в соответствии с разработанными Государственной архивной службой нормативно-методическими документами, регламентирующими ведение, делопроизводство и работу архивов.
