Учет фонда в библиотеке

В бюджетном учреждении библиотечный фонд учитывается частично поштучно, частично групповым учетом (при этом ведется несколько инвентарных карточек). В 2017 году была проведена инвентаризация библиотечного фонда. Обнаружены излишки. Кроме того, в общем количестве есть книги неоцененные и бесценные (дореволюционные издания, не имеющие цену). На сегодняшний момент книги оценены, бесценные экземпляры переданы в фонды. Амортизация начислена в размере 100%. Как привести ведение библиотечного фонда на единую инвентарную карточку группового учета?

25 мая 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Ведение библиотечного фонда на одной или нескольких инвентарных карточках определяется положениями учетной политики учреждения. При определенных условиях библиотечные фонды могут быть объединены в один инвентарный объект. Данное решение принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и оформляется соответствующим актом.
Исправление ошибок по неотраженным своевременно результатам инвентаризации, проведенной в 2017 году, может быть осуществлено в 2018 году на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) с применением счета 0 401 10 189 в части неучтенных объектов и неоцененных изданий. Исправительные записи в отношении бесценных экземпляров, переданных в фонды, делать не требуется.

Обоснование вывода:
В соответствии с требованиями нормативно-правовых документов в бюджетном учреждении должен быть организован параллельный учет библиотечного фонда.
1. Бухгалтерией учреждения ведется бухгалтерский учет в соответствии с положениями Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 257н (далее — СГС «Основные средства»);
2. Сотрудниками библиотеки ведется «внутрибиблиотечный» учет всех документов, входящих в состав библиотечного фонда. Учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде в соответствии с требованиями Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 N 1077 (далее — Порядок N 1077), и Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.20-2000 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечная статистика».
В соответствии с п. 54 Инструкции N 157н для учета объектов библиотечных фондов предназначена Инвентарная карточка группового учета основных средств. Форма и Методические указания по заполнению инвентарной карточки группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее — Методические указания).
Согласно Методическим указаниям для объектов библиотечных фондов открывается одна Инвентарная карточка (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой. Следовательно, заполнение графы, указывающей количество, не обязательно.
Несмотря на то что из прямого прочтения положений Инструкции N 157н, Методических указаний N 52н следует, что в отношении библиотечного фонда открывается одна инвентарная карточка, специалисты финансового ведомства неоднократно указывали на возможность ведения двух и более инвентарных карточек в отношении объектов библиотечного фонда (смотрите, например, материал «Новая методология бухгалтерского учета. Утверждаем рабочий план счетов (С.В. Сивец, «Бюджетный учет», N 3, март 2011 г.)», п. 3.3 письма Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505). Данные разъяснения основаны на недействующих в настоящее время нормах, однако и в момент написания разъяснений, и в настоящее время нормы Инструкции N 157н, Методических указаний в части порядка ведения инвентарных карточек для библиотечного фонда идентичны утратившим силу.
Кроме того, пунктом 10 СГС «Основные средства» определено, что объекты основных средств, в том числе библиотечные фонды, объединяются в один инвентарный объект*(1), признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств согласно учетной политике субъекта учета с учетом положений Инструкции N 157н. При этом срок их полезного использования должен быть одинаковым, а стоимость — не являться существенной*(2) (п. 17 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы…», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 256н).
Критерий существенности в целях объединения основных средств в один инвентарный объект (комплекс объектов основных средств) определяется субъектом учета в рамках его учетной политики. Например, в рамках учетной политики может быть определено, что критерием отнесения стоимости объектов основных средств к несущественной стоимости являются критерии, установленные СГС «Основные средства» для начисления 100% амортизации при вводе в эксплуатацию (раздел 4 Методических рекомендаций по применению СГС «Основные средства», доведенных письмом Минфина России от 15.12.2017 N 02-07-07/84237, далее — Методические рекомендации).
Таким образом, можно прийти к выводу о том, что ведение библиотечного фонда на одной или нескольких инвентарных карточках определяется положениями учетной политики учреждения. При определенных условиях библиотечные фонды могут быть объединены в один инвентарный объект. Данное решение принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов (далее — Комиссия) и оформляется соответствующим актом.
Кроме того, учитывая изложенное и приведенные разъяснения Минфина России, вполне реальной является ситуация, когда отдельная инвентарная карточка открыта на отдельную книгу, если ее стоимость, к примеру, свыше границы 100% начисления амортизации за отсутствием книг такой же стоимости.
Объединение нескольких основных средств в один инвентарный объект может быть отражено в порядке разукомплектации (п. 12 Инструкции N 174н) при согласовании таких записей в соответствии с п. 4 Инструкции N 174н.
Результаты проведенной в 2017 году инвентаризации подлежали отражению в 2017 году и, соответственно, в отчетности за 2017 год. В 2018 году отражение такой информации может быть осуществлено в порядке п. 18 Инструкции N 157н, как исправление ошибки — дополнительной бухгалтерской записью. Бухгалтерские записи отражаются в учете на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833), содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен, и период, в котором были выявлены ошибки.
Выявленные неучтенные экземпляры (излишки) отражаются бухгалтерской записью в порядке п. 9 Инструкции N 174н с использованием счета 0 401 10 189*(3).
Аналогичными записями при их согласовании в порядке п. 4 Инструкции N 174н могут быть отражены в бухгалтерском учете бюджетного учреждения операции по увеличению стоимости библиотечного фонда вследствие оценки отдельных экземпляров, которые ранее учитывались без денежной оценки. Отметим, что применение в таком случае счета 0 401 10 189 объясняется тем, что рассматриваемый случай увеличения стоимости в п. 19 СГС «Основные средства», п. 27 Инструкции N 157н не поименован, соответственно, и прямо предусмотренных для его отражения бухгалтерских записей Инструкция N 174н не содержит.
Обратите внимание: ведение бухгалтерского учета объектов основных средств с 1 января 2018 года осуществляется с учетом следующих особенностей группировки объектов. А именно, для учета библиотечного фонда, за исключением периодических изданий, предназначен счет 0 101 08 000 «Прочие основные средства» (раздел 3 Методических рекомендаций). Соответствующие изменения планируется внести в Инструкцию N 157н, Инструкцию N 174н*(4).
Формирование с учетом положений СГС «Основные средства» входящего остатка на 1 января 2018 года осуществляется операциями в межотчетный период через счет 0 401 30 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов» на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833). Указанная информация отражается бюджетными учреждениями в Сведениях об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф. 0503773). Примеры бухгалтерских записей (для казенных учреждений) по формированию остатков в отношении объектов библиотечного фонда приведены в разделе «Первое применение СГС «Основные средства» Методических рекомендаций.
На основании изложенного, с учетом положений действующих стандартов, изменений, вносимых в Инструкции NN 157н, 174н, в зависимости от принятого в учреждении решения о способе ведения учета библиотечного фонда, закрепленного в учетной политике учреждения, в рассматриваемой ситуации операции по объединению объектов библиотечных фондов в один инвентарный объект могут быть отражены следующими записями на основании акта Комиссии:
1. Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 101 Х8 310,
Дебет 0 104 Х8 410 Кредит 0 401 10 172
— отражено «списание» библиотечных фондов, учитываемых на разных карточках или изданий, учитываемых поштучно в сумме балансовой стоимости и 100% начисленной амортизации;
2. Дебет 0 101 Х8 310 Кредит 0 401 10 172,
Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 104 Х8 410
— отражено создание библиотечного фонда в результате объединения нескольких библиотечных фондов в сумме их балансовых стоимостей и сумме их амортизаций.
На основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) в учете отражается исправление ошибок по результатам проведенной в 2017 году инвентаризации, результаты которой в части выявленных излишков и неоцененных экземпляров своевременно отражены не были:
Дебет 0 101 Х8 310 Кредит 0 401 10 189.
Исходя из того, что учет в Инвентарной карточке (ф. 0504032) ведется только в денежном выражении общей суммой без обязательного указания количества, исправительные записи в отношении бесценных экземпляров, переданных в фонды, делать не требуется.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

23 апреля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Одной из главных задач библиотек образовательных учреждений является формирование библиотечных фондов в соответствии с профилем учреждения, организация и ведение справочно-библиографических баз данных для обеспечения учебного процесса. Образовательные программы периодически изменяются, и некоторые учебники, учебные пособия устаревают, теряют свою актуальность. Поэтому библиотекам образовательных учреждений наряду с пополнением своих библиотечных фондов новыми учебными изданиями приходится также списывать литературу.

Рассмотрим порядок выбытия учебной литературы из библиотечного фонда образовательного учреждения.

Организация учета библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений

Общие правила учета библиотечного фонда для государственных и муниципальных библиотек независимо от их статуса, структуры фонда, организационно-технологических особенностей утверждены Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 «Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда» (далее — Приказ N 590).

Но в библиотеках учреждений образования учет библиотечного фонда имеет ряд особенностей, которые отражены в Приказе Минобразования России от 24.08.2000 N 2488 «Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» (далее — Приказ N 2488) и заключаются в следующем:

• библиотеки образовательных учреждений входят в общую структуру образовательного учреждения и не являются самостоятельными юридическими лицами;
• библиотеки приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, учет которых осуществляется безынвентарным методом, при котором предусматривается суммарная запись многоэкземплярных документов по названиям. Многоэкземплярными документами считаются документы, приобретенные в количестве свыше 10 экземпляров.

Кроме того, Приказ N 2488 содержит Методические рекомендации по применению Приказа N 590 библиотеками образовательных учреждений.

Причины выбытия литературы из библиотечного фонда

Следует указать, вследствие чего учебная литература подлежит списанию из библиотечного фонда. Одной из причин является исключение из фонда библиотек образовательных учреждений литературы, устаревшей по содержанию, причем списание должно производиться не реже одного раза в два года. Ранее рекомендуемые сроки использования учебников и учебных пособий в пределах четырех лет считаются ориентировочными (п. 9.8 Приказа N 2488).

Также подлежит списанию литература, выбывшая в результате пропажи из фондов открытого доступа, утери читателями, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача).

В соответствии с п. 5.1.2 Приказа N 590 библиотекам разрешено распоряжаться списанными из фонда документами, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Таким образом, списанные книги можно реализовать как макулатуру. Порядок сдачи макулатуры должен быть предусмотрен положением или уставом библиотеки (п. 9.10 Приказа N 590).

Обязанность согласования списания учебной литературы с вышестоящей организацией

Согласно ст. 298 ГК РФ бюджетные учреждения не вправе распоряжаться имуществом, закрепленным за ним собственником, без его согласия.

Учредителями государственного образовательного учреждения являются органы государственной власти, органы местного самоуправления (п. 1 ст. 11 Закона от 10.07.1992 N 3266-1 «Об образовании» (далее — Закон об образовании)).

Имущество, закрепленное за образовательным учреждением учредителем, находится в оперативном управлении этого учреждения (п. 2 ст. 39 Закона об образовании). Так как учредитель является собственником этого имущества, порядок и условия списания государственного или муниципального имущества установлены законодательством РФ, субъектов РФ и правовыми актами органов местного самоуправления, принятыми в пределах своих полномочий (п. 4 ст. 39 Закона об образовании).

Таким образом, рекомендуем согласовывать списание учебной литературы с учредителем учреждения, органами государственной власти, уполномоченными регулировать имущественные отношения между образовательными учреждениями и их учредителями.

Списание библиотечного фонда в бухгалтерском учете

Далее рассмотрим, как отражается выбытие библиотечного фонда по причине морального и физического износа и вследствие недостачи.

Списание по причине морального и физического износа

Бухучет списания библиотечного фонда в государственных образовательных учреждениях ведется в соответствии с Инструкцией N 25н <1>. Выбытие литературы из библиотечного фонда, согласно п. 21 названной Инструкции, осуществляется на основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением ее списков. В библиотеках образовательных учреждений акты на списание утверждаются ректором, проректором, директором учебного заведения (п. 9.8 Приказа N 2488). При этом в Акте указывается одна из перечисленных выше причин списания.

<1> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Согласно п. 22 Инструкции N 25н учет библиотечных фондов осуществляется на счете 101 07 000 «Библиотечный фонд», так как их относят к объектам основных средств. Учет ведется в рублях и копейках. В соответствии с п. 43 Инструкции N 25н библиотечные фонды не являются амортизируемым имуществом.

Рассмотрим на примере бухгалтерский учет операций по выбытию библиотечных фондов.

Пример 1. Школьная библиотека на основании утвержденного директором школы Акта о списании материальных запасов списала учебники на сумму 16 590 руб. Из них:

• 12 000 руб. — по причине морального износа содержания;
• 4590 руб. — по причине физического износа.

Оприходована макулатура, полученная от списания учебников, по рыночной цене — 8000 руб.

В бухгалтерском учете операции по списанию учебников отразятся следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списаны учебники из-за физического и морального износа	1 401 01 172	1 101 07 410	16 590
Оприходована макулатура, полученная от списания учебников	1 105 06 340	1 401 01 172	8 000

Списание по причине недостач

Причиной списания документов из библиотечного фонда может быть выявленная недостача при проведении инвентаризации.

Выявленные в ходе инвентаризации недостачи материальных ценностей отражаются проводкой (п. 159 Инструкции N 25н):

Дебет счета 209 01 560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам»

Кредит счета 401 01 172 «Доходы от реализации активов».

Так как материально ответственными лицами за сохранность библиотечных фондов являются определенные сотрудники библиотеки, в соответствии со ст. 243 ТК РФ на них возложена обязанность по возмещению причиненного ущерба в полном размере.

Поступление средств в возмещение недостач отражается проводкой:

Дебет счета 201 04 510 «Поступления в кассу»

Кредит счета 209 01 660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств».

Затем эти денежные средства подлежат перечислению в бюджет:

Дебет счета 210 02 410 «Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации основных средств»

Кредит счета 201 04 610 «Выбытия из кассы».

В случае если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы ущерба, она списывается с баланса следующей проводкой:

Дебет счета 401 01 172 «Доходы от реализации активов»

Кредит счета 209 01 660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств».

Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи (п. 9.8 Приказа N 2488).

Если книги утеряны по вине читателей, то в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ «О библиотечном деле» они должны компенсировать причиненный библиотеке ущерб в размере, установленном правилами пользования библиотекой. При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (п. 159 Инструкции N 25н).

В случае если по какой-либо причине невозможно взыскать задолженность с читателя, в качестве основания списания такой задолженности принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате книг, направленные в адрес читателя заказные письма или открытки с уведомлением (п. 9.6 Приказа N 590).

Учет учебной литературы, утерянной читателями

Когда читатели заменяют утерянные книги равноценными изданиями, то такая литература фиксируется в Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных. На основании записей в этой Тетради составляются акты на поступление и выбытие библиотечного фонда <2>. Затем указанные акты регистрируются в Книге суммарного учета библиотечного фонда. В первой части Книги записываются акты о поступлении книг, во второй — о выбытии.

<2> Приложение 8 к Приказу N 2488.

Сведения о списанной литературе также отражаются во второй части Книги суммарного учета с указанием причины выбытия (п. 9.1 Приказа N 590).

К сведению: для библиотек образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы Книги суммарного учета библиотечного фонда дифференцированно:

• для библиотек высших учебных заведений (Приложение 1 к Приказу N 2488);
• для библиотек средних специальных учебных заведений (Приложение 2 к Приказу N 2488);
• для библиотек общеобразовательных учреждений (Приложение 3 к Приказу N 2488).

Книги, в которых фиксируется литература, утерянная читателями и принятая взамен, следует хранить 3 года, акты на списание книг и периодических изданий, учетные карточки, книжные формуляры списанных изданий — 10 лет (п. 11 Приказа N 2488).

Отражение в учете операций по сдаче макулатуры

Плательщиками налога на прибыль признаются российские организации, в том числе и бюджетные. Налогом облагаются доходы, полученные ими от иных источников финансирования, то есть от реализации товаров, работ, услуг юридическим и физическим лицам, за исключением доходов, не подлежащих налогообложению согласно ст. 251 НК РФ. В целях налогообложения бюджетные организации обязаны вести раздельный учет доходов и расходов, полученных в рамках целевого финансирования и за счет коммерческой деятельности. Таким образом, полученные средства от реализации макулатуры учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Для образовательных учреждений, в том числе дополнительного образования, освобождение от уплаты НДС предусмотрено пп. 4, 5, 10, 14 п. 2 ст. 149 НК РФ. В них не содержится льгота по НДС в отношении реализации макулатуры. Таким образом, если учреждение не получило освобождение от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, то доходы от продажи макулатуры облагаются НДС.

Пример 2. Дополним условия примера 1. Макулатура реализована на сумму 9000 руб., в том числе НДС — 1372 руб. 88 коп.

В бухгалтерском учете операции отразятся следующим образом:

И.В. Эйдемиллер, научный сотрудник Российской национальной библиотеки (г. С. — Петербург)
Учет фонда – это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранность.
Учет раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления, местонахождение каждого документа. Существо учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.
Учет фонда отражает поступление в фонд, выбытие из него, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей для государственных и муниципальных библиотек Российской Федерации закреплены в «Инструкции об учете библиотечного фонда».
Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
Система учета включает:
внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда;
государственный статистический учет библиотечного фонда по форме «6-НК»;
особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников; архивных документов, находящихся в фонде библиотек).
Объектами учета библиотечного фонда являются документы – независимо от их вида и материальной основы.
В соответствии с ГОСТ 7.20-80 «Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации» и изменениями к нему (1984 г.), величина и движение фонда измеряются в основных и дополнительных единицах.
Основными единицами учета фонда для всех видов изданий (кроме газет) и неопубликованных материалов являются:
1. Название – каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;
2. Экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
Дополнительными единицами учета фонда являются:
1. Годовой комплект – совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;
2. Метрополка – международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями и другими документами;
3. Переплетная единица (подшивка) – совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.
Для отдельных видов документов устанавливаются специальные единицы учета. Например, основными единицами учета для неопубликованных документов являются экземпляр и название. Основными единицами учета журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд, независимо от изменения заглавия журнала и полноты комплекта. Для газет – это годовой комплект и название газеты. Основными единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название. Экземпляром для компакт-дисков считается диск; для кинофильмов – бобина; для видеофильмов – кассета, для микроформ и микрофиш – название; для микрофильмов – рулон. Единицами учета электронных изданий являются дискета, компакт-диск (CD) и название.
Различают два вида учета: суммарный и индивидуальный.
Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т.п.).
В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.
Индивидуальный (или дифференцированный) учет – это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (журнал, листы) в традиционном или машиночитаемом виде. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковую юридическую силу. Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда»:
Часть 1. «Поступление в фонд»;
Часть 2. «Выбытие из фонда»;
Часть 3. «Итоги движения фонда».
Форма «Книги суммарного учета библиотечного фонда» согласована с формами статистической отчетности и Дневником библиотеки, в котором ежедневно учитывают выдачу документов из фонда.
Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и другим параметрам), стоимость приобретенных документов.
В «Книге учета библиотечного фонда ЦБС» указываются сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в другие.
Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.
К документам постоянного хранения с присвоением инвентарного номера относятся обязательные экземпляры отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями получателей ОЭ, а также документы, принимаемые на депозитарное хранение.
К документам длительного хранения с присвоением инвентарного номера относятся документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.
Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем они исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.
Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета» с указанием одной из причин исключения: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача). Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении, отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета.
«Итоги» движения фонда в обязательном порядке подводятся за год. В зависимости от принятого в данной библиотеке порядка итоги могут подводиться за квартал, полугодие.
При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа).
Форма индивидуального учета выбирается библиотекой самостоятельно в зависимости от типа, статуса, особенностей фондов.
Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Проверка фонда – это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде. Проверка осуществляется путем сличения записей в учетной документации с фондом.
В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обязательная проверка библиотечного фонда производится:
• при смене материально ответственного лица;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи документов;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
• при реорганизации и ликвидации библиотеки.
Результаты проверки фиксируются в акте и рассматриваются комиссией по сохранности.
Проверка фондов осуществляется в следующие сроки:
• наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, – ежегодно;
• редчайшие фонды – один раз в 3 года;
• ценные фонды – один раз в 5 лет;
• фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;
• фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;
• фонды библиотек от 200 до 1 млн. учетных единиц – один раз в 10 лет;
• фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.
За учетом следует обработка документов – комплекс операций по подготовке документов к хранению и использованию.
Учтенный и обработанный фонд нуждается в размещении. Размещение фонда – это пространственное расположение частей библиотечного фонда в фондохранилище и по структурным подразделениям библиотеки в целях удобного обслуживания абонентов и хранения.
В рамках отдельно взятой библиотеки размещение фонда подразумевает физическое объединение учтенных и обработанных документов в систематизированную коллекцию и ее расположение в здании (помещении) библиотеки.
Один из простых и рациональных способов – разделение фонда на относительно автономные составные части (подфонды). Это дает возможность библиотеке обеспечить более качественное, гибкое и быстрое обслуживание абонентов (так как документы выдаются из меньших по объему фондов), учитывать, обрабатывать, расставлять и хранить фонд, исходя из его особенностей, а также более глубоко изучать и знать фонд сотрудникам библиотеки – хранителям и работникам фондов.
Первым уровнем деления фонда является принадлежность к структурному подразделению библиотеки (например, фонд абонемента, читального зала, отдела искусств, медиатеки и т. д.). Следующий признак структуризации фонда – вид документа (подфонд журналов, нот, игр и т. д.). Другими признаками выделения подфондов могут быть язык, время издания, жанр и др.
Очень важным признаком деления фонда является степень его использования. Наиболее часто спрашиваемые издания приближают к кафедре выдачи, менее спрашиваемые переводят на другой уровень хранения, редко или совсем не спрашиваемые издания передают в депозитарии, предлагают другим библиотекам или вообще исключают из фондов, если документы перестают отвечать предъявляемым к ним требованиям (например, устарели по содержанию).
Практически весь фонд общедоступных библиотек обычно располагается на открытом доступе, где расстановка документов осуществляется по систематическо-алфавитному признаку. В последнее время в фонде открытого доступа общедоступных библиотек принято проводить так называемое «зонирование». Обычно выделяют ближнюю зону, где располагают документы повседневного тематического спроса («библиоэкспресс»), среднюю зону («библиоконстанта»), где документы располагаются в обычном порядке по системе знаний, и дальнюю зону, куда попадают документы редкого или единичного спроса («библиоретро»).
Расстановка документов непосредственно на библиотечных полках – завершающий этап размещения фондов. Под расстановкой библиотечного фонда понимают:
• порядок расположения документов на полках фондохранилища, определяемый методикой обслуживания абонентов, типом, составом и величиной фонда.
• библиотечную операцию, заключающуюся в размещении документов на полках фондохранилища в соответствии с шифрами их хранения.
Различают две основные группы видов расстановок библиотечного фонда: расстановки содержательного типа и расстановки формального типа. К расстановкам содержательного типа относятся систематическая, тематическая и предметная расстановки. К расстановкам формального типа – расстановки, основанные на формальных признаках – алфавитная, географическая, хронологическая, языковая, форматная, нумерационная За исключением алфавитной и нумерационной ни одна из перечисленных расстановок сама по себе недостаточна для рационального размещения фонда на полках. Как правило, виды расстановок применяются в различных сочетаниях. Например, алфавитно-хронологическая, форматно-инвентарная, систематически-алфавитная и т. д.
В расстановочном шифре первый признак всегда является основным, второй и последующие – вспомогательными.
Наиболее распространенным видом расстановки, используемой в общедоступной библиотеке, является систематически-алфавитная расстановка. При систематической расстановке документы расставляются по отраслям знаний, а внутри – по алфавиту авторов или заглавий. Систематический порядок устанавливается в соответствии с таблицами библиотечной классификации, применяемой в данной библиотеке. Чтобы точно установить место документов в алфавитном ряду, пользуются таблицей авторских знаков. Авторский знак представляет собой условное обозначение начального сочетания букв фамилии автора или заглавия документа, состоящее из первой буквы заголовка библиографической записи и двузначного или трехзначного порядкового номера, определяемого по таблице авторских знаков. Таблица авторских знаков – это перечень наиболее распространенных в данном языке начальных буквосочетаний, пронумерованных от 11 до 99 (двузначная таблица) или от 111 до 999 (трехзначная таблица). Например, авторский знак фамилии Пушкин – П 91.
Тематическую расстановку применяют, когда необходимо собрать документы различных отраслей знаний и разных видов в рамках определенной темы. В общедоступных библиотеках для организации фонда открытого доступа используются различные тематические комплексы. Наиболее распространены:

• страноведческий комплекс, собирающий литературу по экономике, политике, истории, географии, флоре и фауне, культуре и искусству определенной страны;
• комплекс «Дом. Быт. Семья. Досуг», собирающий литературу по семейному воспитанию, домоводству, рукоделию, семейному досугу, оздоровлению, различным любительским занятиям.
Тематическая расстановка как основная широко используется в детских библиотеках, особенно для младшего возраста, где преобладает именно тематический спрос, например, «Сказки», «Путешествия» и т.д.
При предметной расстановке фонда документы группируются по рассматриваемым в них предметам (объектам, аспектам, событиям, явлениям, и т.д.). Такая расстановка фонда удобна при кратковременном увеличении запросов на документы по тому или иному актуальному вопросу.
Формальные расстановки (форматная, хронологическая) применяются главным образом в общедоступных библиотеках для расстановки журналов, газет, кинофотофонодокументов.
При хронологической расстановке документы упорядочиваются по времени их выхода в свет. Обычно хронологическая расстановка сочетается с алфавитной, нумерационной или форматной расстановками.
Например, шифром издания при хронологически-нумерационной расстановке будет год издания документа и порядковый номер его поступления: 1989-4351.
При географической расстановке документы группируются по алфавиту стран, городов, областей, в которых они изданы, либо мест, которым посвящено содержание документа. В общедоступных библиотеках она применяется для организации фонда художественной литературы зарубежных стран, народов России и СНГ.
При языковой расстановке документы подразделяют по языкам, на которых они вышли в свет, а в пределах каждой языковой группы их расставляют в систематическом, алфавитном или ином порядке.
Другие виды формальных расстановок (форматная, нумерационная, крепостная) используются для расстановки фондов в крупных фондохранилищах и для организации фондов специальных библиотек (напр., фондов научно-технической документации).

Транскрипт

1 ВОЛГОГРАДСКАЯ ОБЛАСТНАЯ УНИВЕРСАЛЬНАЯ НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА ИМ. М. ГОРЬКОГО ОТДЕЛ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ И МЕТОДИЧЕСКОЙ РАБОТЫ Серия «Библиотечные фонды: проблемы, решения» Выпуск 1 ПЕРЕОЦЕНКА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА НА г. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ Волгоград 2006

3 Переоценка изменение стоимости основных средств, позволяющее первоначальную стоимость продукции предшествующих лет привести к восстановительной стоимости, то есть сопоставимым ценам, отражающим современные условия воспроизводства основных средств. Инфляционные процессы, происходящие в экономике нашей страны, породили необходимость постоянной коррекции стоимости всего движимого и недвижимого имущества государства и наиболее ценной его части основных средств. К основным средствам относится и библиотечный фонд. В условиях формирования рыночных отношений хозяйствования в России первая переоценка основных средств была осуществлена в 1992 г. Следует подчеркнуть, что переоценка является функцией бухгалтерского учета, осуществляемой бухгалтерами, то есть специалистами-профессионалами. Задача библиотечных работников связана с организацией и ведением библиотечного учета, но это не исключает овладения ими навыками и методами переоценки и в необходимых случаях применения их на практике. Последняя переоценка библиотечных фондов ЦБС проводилась в 2003 г. по состоянию их стоимости на г. В соответствии с Приказом Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации, Федеральной службы государственной статистики от г. 306/120н/139 «О проведении переоценки основных средств и нематериальных активов бюджетных учреждений» (Российская газета ноября. С. 17) Госкомстатом России разработаны коэффициенты изменения стоимости библиотечного фонда на г. (Российская газета ноября. С ). Отделом научно-исследовательской и методической работы ВОУНБ им. М. Горького разработаны сводные таблицы коэффициентов для переоценки книжных фондов и других видов изданий на г. при списании их из библиотечного фонда библиотек и расчете с пользователями за утерянные или испорченные документы. 3

4 При переоценке библиотечного фонда на 1 января 2007 г. необходимо учитывать следующее: 1. Переоценка основных средств производится в целях периодического пересчета их стоимости из смешанных цен различных лет, по которым они учтены в бухгалтерском учете, в единые цены, существующие на дату, по состоянию на которую проводится переоценка. 2. Переоценка проводится в первом полугодии 2007 г. по состоянию на 1 января 2007 г. Стоимость должна быть выражена в ценах на 1 января 2007 г. 3. Стоимость библиотечного фонда, отраженная в книге суммарного учета библиотеки, перед новой переоценкой должна соответствовать данным бухгалтерского учета. Это достигается планомерной сверкой (квартальной, полугодовой, ежегодной) документов учета библиотеки и бухгалтерии. 4. Исходными данными для переоценки фонда является балансовая стоимость, отраженная в бухгалтерском учете на г., и индексы (коэффициенты) пересчета балансовой стоимости для определения восстановительной стоимости. 5. При расчете восстановительной стоимости библиотечных фондов исходными данными являются не год издания книги (или другого издания), а дата фиксации данного издания в учетных документах (инвентарной книге, книге суммарного учета). 6. Библиотечные фонды исключены из перечня основных фондов, по которым осуществляются амортизационные начисления, переоценка осуществляется только по коэффициентам переоценки (без амортизации). Однако при подведении стоимости библиотечного фонда за каждый год следует снимать стоимость списанных изданий. 7. Восстановительная стоимость изданий, поступивших в фонд до 1 января 1998 г., уменьшается в 1000 раз (Постановление Правительства Российской Федерации 1182 от 18 сентября 1997 г.). 8. Переоценка документных фондов никоим образом не должна сопровождаться их переинвентаризацией (в библиотечном понимании этого термина). То есть не следует составлять заново инвентари, учетные каталоги и т. п. Не следует также в имеющихся инвентарях, учетных каталогах и т. п. подписывать новые цены. Не следует также проставлять измененные цены на документах, уже хранящихся в фонде или находящихся в обработке. 9. Применяя коэффициенты переоценки библиотечного фонда в цены на г., определите балансовую стоимость библиотечного фонда каждого структурного подразделения. Затем определите балансовую стоимость библиотечного фонда МБС и сравните ее с данными бухгалтерского учета, которые должны совпадать. Определяя балансовую стоимость, используйте «Методические рекомендации по определению балансовой стоимости ЦБС» (Волгоград, с.). 4

5 10. Результаты переоценки оформляются актом комиссии, который является основанием для внесения изменений в данные бухгалтерского учета и в книгу суммарного учета библиотечного фонда. Произведем на примере переоценку книжного фонда на г. Вариант 1 (простой). Книжный фонд был пересчитан по состоянию на г. Предположим, стоимость фонда равна рублей. Балансовая стоимость книжного фонда увеличивается на коэффициент 1,48. Получается руб. Далее переоцениваются поступления по годам (стоимость условная): Годы Стоимость поступлений Коэффициенты , , , Восстановительная стоимость , Итого: 4850 (руб.) Стоимость выбывших книг в период с 2003 г. по 2006 г. (включительно) должна быть списана по бухгалтерскому учету библиотеки на уменьшение фонда основных средств. Книжные издания удалены из фонда по коэффициентам, действующим до г., и какому-либо пересчету не подлежат. Восстановительную стоимость приобретают издания, имеющиеся в фонде. Таким образом, восстановительная стоимость книжного фонда на 1 января 2007 г. составляет: = (руб.). Если в фонде имеются другие виды изданий (аудиовизуальные, электронные документы), расчет производится таким же образом, только с применением других коэффициентов (Сводная таблица 2). Вариант 2 (сложный). Библиотечный фонд не переоценивался вообще, или имеются сомнения относительно достоверности переоценки стоимости фонда. Следует, пользуясь предложенной методикой, начать переоценку с самого первого правительственного постановления (Приложение 1). Используйте для этого, разработанные отделом научно-исследовательской и методической работы ВОУНБ им. М. Горького, где даны повышающие коэффициенты (Приложение 2), и «Методические рекомендации по определению балансовой стоимости ЦБС» (1996). Следует помнить, что документы, исключаемые как непрофильные, излишне дублетные и малоиспользуемые, которые могут быть переданы безвозмездно (или в порядке книгообмена) в другие библиотеки и организации (школам, детским домам, больницам и т. п.), переоцениваются по аналогичной методике. При этом общая сумма, полученная в результате переоценки по акту, списывается по бухгалтерскому учету библиотеки на уменьшение фонда основных средств. 5

6 При переоценке документов, списываемых из библиотечного фонда, необходимо учитывать следующее: 1. Списываемые издания группируются по периодам поступления (регистрации) по единому коэффициенту. Под коэффициентом переоценки понимается произведение коэффициентов, применяемых к документам этой группы или отдельному документу. 2. Для оперативной работы по организации списания заведующему отделом комплектования и обработки литературы ЦБ рекомендуется создать свою таблицу с привязкой инвентарных номеров (по дате поступления) к полученному произведению коэффициентов (Сводная таблица 1). 3. При расчете с пользователями за утерянные (испорченные) документы, кроме коэффициентов, указанных в Сводных таблицах 1, 2, применяются и повышающие коэффициенты в зависимости от представляемой для библиотеки ценности книг и других видов изданий, но не ниже рыночной стоимости на день переоценки. 4. В Сводной таблице 1 (графы 3, 4), в Сводной таблице 2 (графы 2, 3) показано из каких переоценочных коэффициентов складывается коэффициент переоценки библиотечного фонда в цены на г. 5. С г. для переоценки документов, списываемых из библиотечных фондов библиотек и при расчете с пользователями за утерянные (испорченные) издания, следует применять коэффициенты, указанные в Сводных таблицах 1, 2 в графах «Коэффициенты переоценки в цены на г.» по периодам их приобретения. Например: 1. Инвентарная стоимость книги, приобретенной в 2002 г., 80 руб. Ее стоимость после переоценки на г. составит: 80 руб. х 1,61 = 128 руб. 80 коп. 2. Инвентарная стоимость книги, приобретенной в 2005 г., 150 руб. Ее стоимость после переоценки на г. составит: 150 руб. х 1,15 = 172 руб. 50 коп. 6

9 Основные документы по переоценке библиотечного фонда Приложение 1 1. Постановления Правительства Российской Федерации: от 14 августа 1992 г. 595 «О переоценке основных фондов (средств) в Российской Федерации» // Российская газета сентября; от 25 ноября 1993 г «О переоценке основных фондов (средств) предприятий и организаций» // Российская газета декабря; от 19 августа 1994 г. 967 «Об использовании механизма ускоренной амортизации и переоценке основных фондов» // Собрание законодательства РФ, 18, ст. 2093; от 25 ноября 1995 г «О переоценке основных фондов» // Российская газета декабря; от 7 ноября 1996 г «О переоценке основных фондов» // Российская газета декабря; от 18 сентября 1997 г «О проведении мероприятий в связи с изменением нарицательной стоимости российских денежных знаков и масштаба цен» // Российская газета сентября; от 24 июня 1998 г. 627 «Об уточнении порядка расчета амортизационных отчислений и переоценки основных фондов» // Российская газета июля. 2. Распоряжение правительства Российской Федерации от 15 ноября 2002 г р «О переоценке основных фондов» // Российская газета ноября. 3. Приказы: Приказ Министерства экономического развития и торговли РФ, Министерства финансов РФ, Министерства имущественных отношений РФ, Государственного комитета РФ по статистике от 25 января 2003 г. 25/6н/14/7 «Об утверждении порядка проведения переоценки основных средств и нематериальных активов бюджетных учреждений // Российская газета февраля. Приказ Министерства экономического развития и торговли, Министерства финансов, Федеральной службы государственной статистики от 2 октября 2006 г. 306/120н/139 «О проведении переоценки основных средств и нематериальных активов бюджетных учреждений» // Российская газета ноября. 9

10 Приложение 2 Методические рекомендации отдела научно-исследовательской и методической работы ВОУНБ им. М. Горького, где даны повышающие коэффициенты переоценки библиотечных фондов 1. Методика переоценки изданий, имеющихся в фондах библиотеки. Волгоград, с. 2. Методика переоценки изданий, имеющихся в фондах библиотеки. 2-е изд., перераб. и доп. Волгоград, с. 3. Методика переоценки изданий, имеющихся в фондах библиотеки. 3-е изд., испр. и доп. Волгоград, с. 4. Методика переоценки библиотечных фондов. 4-е изд., испр. и доп. Волгоград, с. 5. Дополнения к «Методике переоценки библиотечных фондов». 4-е изд. Волгоград, с. 6. Переоценка библиотечных фондов : по переоценке библиотечного фонда на г. Волгоград, с. 7. Переоценка библиотечного фонда ЦБС в цены на г. :. Волгоград, с. 10

Библиотечные фонды есть во многих государственных и муниципальных образовательных учреждениях. Бухгалтерский учет таких фондов относительно прост. Однако и при отражении операций с данным объектом учета следует быть внимательным.

Нормативно-правовая основа

Учет библиотечных фондов осуществляется не только по правилам бухгалтерского учета: операции с книгами — это целая наука!

Нормативно-правовая основа учета библиотечных фондов осуществляется на основе следующих документов:

• Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 (далее — Инструкция N 590);
• Методических рекомендаций по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений (утв. Приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488; далее — Методические рекомендации, Инструкция N 2488);
• Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению (утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н; далее — Инструкция N 157н).

Кроме того, государственным (муниципальным) учреждениям разных типов следует учитывать особенности бухгалтерского учета, установленные:

• Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению»;
• Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция N 174н);
• Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция N 183н).

Организация библиотечного учета

Согласно п. 1.3 Инструкции N 590 библиотечный фонд — это упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.

Учет библиотечного фонда — это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по правилам, установленным законодательством. На его основе формируется отчетность библиотеки, в том числе для государственного статистического учета, планирование деятельности, обеспечение сохранности фонда, контроль за наличием и движением документов.

Основной особенностью организации библиотечной работы в образовательных учреждениях является то, что для обеспечения учебного процесса ими приобретаются учебные издания одного вида (названия) в больших количествах экземпляров.

Согласно положениям п. 8 Инструкции N 2488 учет многоэкземплярных документов (учебников, учебных пособий, справочников, словарей и других изданий), предназначенных для использования обучающимися в учебном процессе, осуществляется безынвентарным способом. При таком методе учета предусматривается суммарная запись документов по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки.

Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше десяти единиц. Если количество поступивших экземпляров менее десяти, то они записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записям в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

При безынвентарном методе учета оформляются учетная карточка документа (издания) и регистрационная книга учетных карточек (Приложения N N 4, 5 к Инструкции N 2488).

Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше десяти экземпляров. Она содержит следующие сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров — поступивших, выбывших, состоящих на учете, — и отражает движение каждого отдельного названия документа (издания), прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия независимо от цены. Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга.

В регистрационной книге заполняются все графы, как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется.

Порядок учета поступлений документов в библиотечный фонд определен положениями разд. 6 Инструкции N 590.

Прежде всего, при поступлении документов в библиотечный фонд осуществляется их разделение на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Документам для постоянного и длительного хранения присваиваются инвентарные номера и осуществляется их маркирование. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, долговечность маркировочного знака, эстетика, сохранность текста или другой знаковой информации. Документы, являющиеся приложением к основному носителю, также маркируются с указанием тех же реквизитов, что и на основном документе.

Документы для временного хранения (содержащие информацию краткосрочного значения) исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени. Их учет в библиотеке осуществляется без присвоения инвентарных номеров.

Обратите внимание! Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

Индивидуальный учет

Согласно указаниям п. 8.1 Инструкции N 590 индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации без присвоения инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточки на определенный вид издания (в том числе электронного). Они должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в Книге суммарного учета библиотечного фонда, инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цену, отметку о проверке, номер акта выбытия. Если у документа имеются приложения, то это указывается в примечании.

Там же указываются отличительные черты особо ценных и редких изданий, определяющие их ценность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.п.).

Суммарный учет

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, накладная, реестр, счет-фактура, акт). Если такой документ отсутствует, то составляется акт приема.

Формой суммарного учета является книга, в трех частях которой (поступление, выбытие, итоги) фиксируется движение фонда.

Сведения о документах отражаются в следующих показателях: дата и номер записи, источник поступления, реквизиты сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языку коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Бухгалтерский учет

В настоящее время бухгалтерский учет библиотечного фонда государственного (муниципального) учреждения осуществляется согласно Инструкции N 157н и положениям соответствующей инструкции для каждого типа учреждения (казенных — Инструкции N 162н, бюджетных — Инструкции N 174н, автономных — Инструкции N 183н).

Объектом библиотечного фонда, подлежащего бухгалтерскому учету, может являться как отдельная книга, так и издания, состоящие из нескольких томов, являющихся логическим продолжением друг друга.

Положениями Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-94 (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359) определено, что фонды библиотек соответствуют коду ОКОФ 19 0001000 и входят в седьмую группу — имущество со сроком полезного использования свыше 15 лет до 20 лет включительно. К данной группе относятся книги и брошюры, издания периодические, издания продолжающиеся, издания нотные, издания картографические, издания листовые текстовые, виды специальной научно-технической литературы и документации, материалы неопубликованные, рукописи, рукописи и издания редкие и уникальные, киноматериалы и документы в форме видеозаписи, фотодокументы, фонодокументы (звукозаписи), кинофотофонодокументы редкие и уникальные.

Примечание. Учреждение вправе самостоятельно установить срок полезного использования библиотечного фонда, например 15 лет. Именно исходя из этого срока рекомендуется начислять амортизацию на объекты библиотечного фонда с 2009 г. в соответствии с п. 2.4 Методических указаний, приведенных в Письме Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505.

В соответствии с положениями п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования и учитываются на счете 0 10107 000 «Библиотечный фонд». При этом в рабочем плане счетов учреждения, являющемся составной частью его учетной политики, могут содержаться следующие счета аналитического учета:

Номер счета	Название счета
0 10127 000	Библиотечный фонд — особо ценное движимое имущество учреждения
0 10127 310	Увеличение стоимости библиотечного фонда — особо ценного движимого имущества
0 10127 410	Уменьшение стоимости библиотечного фонда — особо ценного движимого имущества
0 10137 000	Библиотечный фонд — иное движимое имущество учреждения
0 10137 310	Увеличение стоимости библиотечного фонда — иного движимого имущества
0 10137 410	Уменьшение стоимости библиотечного фонда — иного движимого имущества
0 10147 000	Библиотечный фонд — предметы лизинга
0 10147 310	Увеличение стоимости библиотечного фонда — предметов лизинга
0 10147 410	Уменьшение стоимости библиотечного фонда — предметов лизинга

В то же время объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости уникальный инвентарный порядковый номер не присваивается (п. 46 Инструкции N 157н).

Для их учета открывается Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032), которая регистрируется в Описи инвентарных карточек по учету основных средств (п. 54 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! Книжная (иная печатная) продукция, не предназначенная для библиотечного фонда, учитывается в составе прочих материальных запасов (п. 99 Инструкции N 157н).

Периодические издания, приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, подлежат учету на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) — один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. п. 377, 378 Инструкции N 157н).

Согласно п. 92 Инструкции N 157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию. На объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется линейным способом из расчета 1/12 годовой суммы амортизации с учетом срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

Принятие к учету

Расходы на приобретение объектов библиотечного фонда относятся на статью 310 «Увеличение стоимости основных средств», а расходы по подписке на периодические издания — на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Объекты библиотечного фонда принимаются к учету по их первоначальной стоимости, то есть в сумме фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 47 Инструкции N 157н).

Первоначальной стоимостью библиотечных фондов, полученных по договору дарения, признаются их рыночная стоимость на дату принятия к бюджетному учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования (п. 25 Инструкции N 157н).

В целях принятия к бухгалтерскому учету объекта библиотечного фонда его текущая рыночная стоимость определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества, а также может определяться комиссией по поступлению и выбытию объектов, созданной в учреждении на постоянной основе.

При определении текущей рыночной стоимости объекта библиотечного фонда могут быть использованы:

• данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей;
• сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в средствах массовой информации и специальной литературе;
• экспертные заключения (в том числе экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов библиотечных фондов.

Поступление и внутреннее перемещение библиотечного фонда оформляются следующими первичными документами:

• Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. 0306031);
• Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);
• Требованием-накладной (ф. 0315006).

Бухгалтерские записи операций по поступлению (принятию) библиотечного фонда:

• формирование первоначальной стоимости объектов библиотечного фонда на основании Актов выполненных работ (при приобретении и последующем учете в составе ОС):

Дебет 0 106XX 310 «Увеличение вложений в нефинансовые активы»

Кредит 0 30231 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»;

• принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении, отражается на основании первичных учетных документов — Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031):

Дебет 0 101X7 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда»

Кредит 0 106XX 410 «Уменьшение вложений в нефинансовые активы»;

• принятие к бухгалтерскому учету объектов основных средств в результате перевода готовой продукции в целях ее использования для нужд учреждения отражается по фактической себестоимости готовой продукции на основании первичного учетного документа — Требования-накладной (ф. 0315006):

Дебет 0 101X7 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда»

Кредит 0 105XX 440 «Уменьшение вложений в материальные запасы»;

• принятие к учету неучтенных объектов библиотечного фонда, выявленных в результате инвентаризации, отражается по рыночной стоимости на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Принятие к учету изданий, полученных учреждением в виде пожертвования, отражается на основании документов, подтверждающих безвозмездность передачи благотворителем имущества и факт получения объектов библиотечного фонда бюджетным учреждением.

Издания, поступающие от неизвестного лица или без сопроводительных документов, рассматриваются как пожертвования, при этом Акт подписывается в одностороннем порядке:

Дебет 0 101X7 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда»

Кредит 0 40110 180 «Прочие доходы»;

• принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств, поступивших в порядке возмещения в натуральной форме ущерба, причиненного виновным лицом, отражается на основании подписанного бюджетным учреждением и виновным лицом Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031):

Дебет 0 101X7 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда»

Кредит 0 40110 172 «Доходы от операций с активами».

Операции при внутриведомственных расчетах по передаче объекта библиотечного фонда:

• принятие к учету объекта библиотечного фонда на основании поступившего извещения (ф. 0504805):

Дебет 0 101X7 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда»

Кредит 0 30404 310 «Внутриведомственные расчеты по приобретению нефинансовых активов»;

• принятие к учету амортизации объекта библиотечного фонда:

Дебет 0 30404 310 «Внутриведомственные расчеты по приобретению нефинансовых активов»

Кредит 0 104X7 410 «Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда».

Если материальные ценности (например, учебники) поступили в рамках централизованного снабжения без Извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика, то они учитываются на забалансовом счете 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению» (п. 375 Инструкции N 157н);

• внутреннее перемещение объекта основных средств между материально ответственными лицами учреждения отражается на основании первичного учетного документа — Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032):

Дебет 0 101X7 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда»

Кредит 0 101X7 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда»;

• начисление амортизации на объекты библиотечного фонда:

Дебет 0 40120 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов»,

Дебет 0 10960 271 «Амортизация основных средств и нематериальных активов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»

Кредит 0 104X7 410 «Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда».

В ряде случаев пополнение библиотечного фонда может происходить за счет пожертвований. Основанием для отражения таких операций в бухгалтерском учете может служить Акт о пожертвовании, который составляется в произвольной форме.

Пример 1. В библиотеку государственного бюджетного учреждения «Университет» в августе 2012 г. обратилось ООО «Издательский центр» с просьбой принять в качестве пожертвования коллекцию произведений А.С. Пушкина. Книги были приняты на основании Акта о пожертвовании, который затем был утвержден руководителем учреждения, и были отражены в бухгалтерском учете соответствующие хозяйственные операции.

Акт о пожертвовании был составлен следующим образом:

Утверждаю
Руководитель учреждения
Курочкин /А.А. Курочкин/
(подпись) (расшифровка подписи)

Акт N 2 о пожертвовании

06.08.2012 г. Санкт-Петербург

ООО «Издательский центр», именуемое в дальнейшем «Жертвователь», в лице генерального директора А.Ю. Петрова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Университет в лице директора библиотеки П.П. Смирновой, действующей на основании доверенности от 5 мая 2012 г. N 142, с другой стороны, составили настоящий Акт о нижеследующем:

1. Жертвователь передал Университету, а Университет принял у Жертвователя безвозмездно в качестве пожертвования следующее имущество: коллекцию произведений Пушкина, состоящую из 12 книг на общую сумму 5000 (Пять тысяч) руб.
2. Указанное в п. 1 Акта имущество (книги) передается Жертвователем с целью его использования Университетом в соответствии с уставной деятельностью в качестве пополнения библиотечного фонда.
3. Университет распоряжается переданным имуществом по своему усмотрению исходя из целей и задач учреждения обслуживания пользователей, в том числе оставляет за собой право вывода пожертвованных документов из фонда в случае возникновения причин для списания без согласования с Жертвователем.
4. Правоотношения Жертвователя и Университета во всем, что не предусмотрено настоящим Актом, регулируются действующим федеральным законодательством о благотворительности.
5. Адреса и реквизиты сторон.

Жертвователь Университет
Передал ООО «Издательский центр» Принял директор библиотеки Университета
Директор Петров /А.Ю. Петров/ Директор Смирнова /П.П. Смирнова/
(должность) (подпись) (расшифровка (должность) (подпись) (расшифровка
подписи) подписи)

В бухгалтерском учете оприходование коллекции Пушкина, состоящей из 12 книг, было отражено следующим образом: