Учет печатей и штампов в организации

Учет печатей и штампов в организации

Инструкция по использованию печатей и штампов на Предприятии.

Поэтому согласно Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденным приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 25.09.2009г. № 128, руководителю важно знать, что:

1) обязательному учету подлежат печати и штампы с полным наименованием организаций хранятся в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах;

2) учет печатей и штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов для организаций ведется в регистрационных учетных формах.

3) наличие печатей и штампов ежегодно проверяет комиссия, назначенная приказом руководителя предприятия. Как правило, это происходит в ходе обязательной ежегодной инвентаризации.

В целях установления единого порядка учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов на Предприятии, юрист подготавливает Инструкцию, которая утверждается руководителем. Ниже прилагаем образец Инструкции.

 

Утверждена приказом

Директора _______

от __.__.____ г. №_______

ИНСТРУКЦИЯ

«О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования, уничтожения печатей и штампов в ________(наименование предприятия)_________________»

 

1. Цель.

Настоящая Инструкция «О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения печатей и штампов в _____________________________ (далее — Инструкция) является внутренним документом _______________ (далее — Предприятие) разработанным в целях исполнения требований действующего законодательства, защиты деловой репутации и коммерческих интересов Предприятия.

 

2. Термины, применяемые в Инструкции.

Печать Предприятия – круглая печать установленного образца оттиск которой, в соответствии с законодательством Республики Казахстан и Уставом Предприятия заверяет подлинность подписи руководителя Предприятия, главного бухгалтера или лица действующего по доверенности на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах Предприятия, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Штамп Предприятия – штамп любой формы, как правило, содержащий название Предприятия в полном или сокращенном виде, не подпадающий под определение Печати Предприятия и служащий для подтверждения полномочий лиц и подлинности документов определенных руководителем Предприятия.

Штамп вспомогательный – любые штампы, как правило, не содержащие название Предприятия в полном или сокращенном виде, в том числе и наборные, формально заменяющие рукописные записи и, служащие для упрощения нанесения определенного текста, в целях ускорения процесса делопроизводства.

Оттиск — изображение клише печати или штампа на бумаге.

Клише — элемент печати (штампа), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа).

 

3. Общие положения.

3.1.

Журнал учета печатей и штампов организации

Решения об изготовлении, использовании и уничтожении Печати Предприятия и Штампов Предприятия принимает руководитель Предприятия на основании требований действующего законодательства и Устава Предприятия.

3.2. Общая организация изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения Печати и Штампов Предприятия возлагается на ответственное лицо, которое назначается приказом руководителя.

3.3. Ответственное лицо за использование и хранение Печати и Штампов Предприятия, обязано контролировать и обеспечивать соответствие условий их хранения и использования.

 

4. Изготовление Печати и Штампов Предприятия.

4.1. Ответственное лицо организует разработку дизайна Клише Печати Предприятия и подбор фирмы изготовителя. Дизайн Клише, фирма изготовитель и степень защиты Печати Предприятия согласовываются с руководителем Предприятия.

4.2. Не допускается использование на Клише Штампов Предприятия элементов полностью идентичных элементам Печати Предприятия. Допускается наличие совпадающих элементов выполненных в другом дизайнерском и защитном исполнении.

4.3. Количество Штампов Предприятия, образцы их Оттисков, определяются Ответственным лицом по заявкам начальников заинтересованных Управлений Предприятия. Образцы Оттисков фирма изготовитель согласовываются с Заказчиком, после чего они представляются на утверждение руководителю Предприятия.

4.4. Клише Штампов Предприятия должны содержать краткую надпись, указывающую на сферу применения штампа (Например: «Для пропусков», «Для документов», «Для счетов-фактур» и т.п.).

4.5. При изготовлении нескольких штампов с одинаковым назначением, они должны иметь на своих Клише порядковые, неповторяющиеся номера (Например: «Для документов 1», «Для документов 2» и т.д.).

 

5. Учет, выдача, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов.

5.1. Учет Печати и Штампов Предприятия ведется в Отделе документационного обеспечения офиса в Журнале «Учета поступления, выдачи в пользование, сдачи и уничтожения печатей и штампов» ответственным лицом.

5.2. Журнал «Учета поступления, выдачи в пользование, сдачи и уничтожения печатей и штампов», прошнуровывается, и его листы пронумеровываются в соответствии с требованиями руководящих документов по ведению делопроизводства на Предприятии.

5.3. Выдача Печати и Штампов Предприятия производится под роспись на основании письменных приказов руководителя Предприятия.

5.4. Об утрате Печати и Штампа Предприятия немедленно сообщается руководителю. Об утрате Печати и Штампа Предприятия подготавливается приказ о назначении комиссии для проведения разбирательства по факту утраты Печати или Штампа Предприятия. В состав комиссии в обязательном порядке должны включаться должностные лица Отдела собственной безопасности и Отдела по юридическим вопросам. Комиссия проводит разбирательство по факту утраты, а также осуществляет подготовку и организацию реализации мер по минимизации ущерба деловой репутации и экономическим интересам Предприятия.

5.5. Печать и Штампы Предприятия, в случае их износа или повреждения, уничтожаются комиссией, назначенной руководителем Предприятия. О факте уничтожения Печати и Штампов Предприятия, комиссией составляется акт, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем Предприятия.

Поделиться в соц сетях

Списание печатей и штампов

Для руководителей предприятий и организаций, применяющих в своей работе печати, важно знать не только о том, как изготовить печать и что для этого нужно, но  и как уничтожить печать.

Причины, когда печать необходимо уничтожить

  1. Если изменены данные, которые фигурируют в печати.
  2. Когда предприятие находится в стадии ликвидации.
  3. Если печать пришла в негодность и ее нужно поменять на новую с более четким оттиском.

Сначала производится списание печатей и штампов, а затем уже изготавливаются новые. При замене печати необходимо:

  • Уничтожить старую печать;
  • Зафиксировать документально факт уничтожения старой печати;
  • Оформить введение новой печати.

Каким способом будет уничтожаться печать, выбирает руководитель организации, если у него на этот счет имеются полномочия.

Основные варианты уничтожения печатей

  1. Своими силами, т.е. силами самой организации.
  2. Посторонними силами, т.е. силами специальной мастерской (той же, которая занимается изготовлением печатей) или соответствующим органом, занимающимся учетом печатей.

Уничтожение печати собственными силами

В этом случае уничтожением печати занимается комиссия, которую специально для этих целей назначает руководитель организации. Созданная комиссия занимается уничтожением печати и составляет акт на списание печатей и штампов, который утверждает руководитель организации.

Что должно быть зафиксировано в акте на списание:

  • место и время уничтожения;
  • состав комиссии;
  • причины, по которым производится списание печатей и штампов;
  • наименование печати и оттиски;
  • способ уничтожения. Обычно каучуковые изделия  и фотополимерные изделия разрезаются на кусочки или сжигаются.

    Бухгалтерский учет, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов

    Металлические печати и штампы опиливаются двумя линиями, расположенными крест — накрест.

  • заключение комиссии о том, что печать или штамп приведены в состояние, когда восстановление для использования в будущем уже невозможно.
  • подписи членов комиссии.

Уничтожение печати сторонней организацией.

В этом случае старые печати и штампы следует сдать в специальный орган, который занимается учетом печатей или в организацию, которая является изготовителем печати. Собственник получает акт на списание печатей и штампов, на обороте которого проставлен оттиск тех печатей и штампов, которые были уничтожены. Акты об уничтожении печатей и штампов хранятся вместе с журналом учета выдачи печатей и штампов.

1. Общие положения

1.1. Положение о порядке использования печатей, фирменных бланков, штампов (далее — Положение) разработано в соответствии с законодательством РФ.

1.2. Требования, предусмотренные настоящим Порядком, являются обязательными для всех работников Организации.

1.3. Порядок устанавливает общие требования по учету, выдаче, использованию и хранению печатей, штампов и фирменных бланков Организации.

2. Порядок учета, выдачи и хранения бланков, печатей и штампов

Как оприходовать печать

Организация ведет учет хранения, выдачи и уничтожения печатей, фирменных бланков и штампов самостоятельно с соблюдением настоящего Положения.

2.2. Руководитель Организации приказом назначает лицо, ответственное за учет выдачи, хранения и использования печатей, фирменных бланков и штампов Организации.

2.3. Учет всех изготовленных печатей и штампов Организации ведется в Журнале учета печатей и штампов с обязательным проставлением в нем их оттиска.

Все листы Журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Журнал вместе с печатями и штампами хранится в несгораемом шкафу или сейфе у ответственного лица.

2.4. Выдача печатей (штампов) должностным лицам производится под расписку в Журнале учета печатей и штампов.

2.5. При получении ответственным лицом все фирменные бланки подлежат нумерации.

Учет фирменных бланков ведется в Журнале учета фирменных бланков.

2.6. Выдача фирменных бланков должностным лицам (исполнителям) производится под расписку в Журнале учета фирменных бланков с обязательным указанием номера выданного бланка.

В случае порчи исполнителем фирменный бланк подлежит возврату ответственному лицу. Раз в ответственное лицо осуществляет уничтожение испорченных бланков с составлением соответствующего акта.

2.7. Временная передача фирменных бланков, печатей и штампов от одного ответственного лица другому (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск) осуществляется по акту.

2.8. При увольнении ответственного лица числящиеся за ним фирменные бланки, печати и штампы передаются другому назначенному руководителем Организации работнику по акту приема-передачи с обязательным проставлением оттисков всех передаваемых печатей и штампов.

2.9. Проверка наличия, порядка хранения бланков, печатей и штампов проводится не реже одного раза в .

3. Порядок использования бланков, печатей и штампов

3.1. В Организации используются следующие виды печатей: .

3.2. В Организации используются следующие виды штампов: .

3.3. Применение других печатей и штампов, не указанных в данном Положении, не допускается.

3.4. Печати и штампы должны использоваться таким образом, чтобы на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения, насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными.

3.5. Фирменные бланки Организации могут быть использованы для составления следующих документов: .

3.6. Фирменные бланки Организации должны использоваться исполнителями строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

4. Ответственность

4.1. Использование печатей с нарушением требований законодательства или настоящего Положения влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством РФ.

4.2. За нарушение правил хранения печатей, фирменных бланков или штампов, а также их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.

Учет печатей: от приобретения до списания

В любой организации есть хотя бы одна основная печать. Но нередко приходится заказывать и дополнительные. А как правильно вести учет печатей и расходов на их изготовление? Подскажем в статье.

Наши советы помогут и при смене старой печати на новую. Скажем, у компании изменились реквизиты или логотип. Кстати, тут не забудьте оформить приказ руководителя о смене оттиска и отнести его копию в банк, ИФНС и фонды. Вот его образец.

Если же вы обмениваетесь документами в электронном виде, о том, как учесть траты на приобретение цифровой подписи, читайте совет.

Совет
Стоимость услуг по выдаче сертификата усиленной квалифицированной подписи — его вы покупаете в удостоверяющем центре — включите в состав управленческих расходов. Они, в свою очередь, формируют расходы по обычным видам деятельности согласно пункту 7 ПБУ 10/99.

Учет печатей и штампов в автономном учреждении

То есть стоимость оформления виртуальной подписи вы отразите по дебету счета 26 или 44. Причем без НДС. Заметьте: относить данную сумму на счет 97 »Расходы будущих периодов», чтобы списывать потом постепенно, не нужно. Даже несмотря на то, что пользоваться электронной подписью вы будете в течение нескольких периодов.

В. Смирнова, руководитель департамента аудита АКГ »МЭФ-Аудит»

Входной НДС вы сможете принять к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры. С налоговым учетом расходов также проблем не возникнет при условии, что вы их подтвердите документами. Отразите стоимость сертификата в составе прочих расходов текущего периода — опять же в полном размере (подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Как учитывать новые печати

Итак, допустим, вы только что получили изготовленные печати. Давайте разберемся, как вести учет печатей, на каком бухгалтерском счете их отразить и как поступить с расходами в налоговом учете.

В бухучете стоимость печати спишите в расходы как МПЗ. Каждая печать обойдется вашей компании явно не дороже 40 000 руб. И хотя срок ее использования будет наверняка больше года, такое имущество вы можете отнести к материально-производственным запасам. Такой подход соответствует требованиям пункта 5 ПБУ 6/01.

Так что стоимость приобретенной печати без НДС запишите сначала в дебет счета 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности». И в тот же день спишите истраченную сумму в расходы по обычным видам деятельности. Для бухгалтерской записи используйте счет 26, если ваша компания оказывает услуги или производит товары. Торговые организации собирают расходы на счете 44. Эту операцию вы оформите либо актом на отпуск материалов, либо можете использовать требование-накладную.

Чтобы контролировать сохранность печати, учитывайте ее на забалансовом счете. Например, подойдет счет 013 »Активы стоимостью не более 40 000 руб., со сроком полезного использования свыше 12 месяцев». На нем ведется учет печатей до момента их списания.

Пример
Для бухгалтерии торговой компании ООО »Капель» приобрели новую печать, так как прежняя пришла в негодность. Стоимость составила 3540 руб., в том числе НДС — 540 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на расчетный счет изготовителя 5 марта 2013 года.

В тот же день печать доставили в офис ООО »Капель» вместе с товарной накладной и счетом-фактурой. Документы составлены также 5 марта. Именно на эту дату бухгалтер ООО »Капель» сделал в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 3540 руб. — перечислены средства за печать для организации;

ДЕБЕТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60
— 3000 руб. — стоимость печати принята к бухучету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 540 руб. — отражен входной НДС по приобретенным ценностям;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 540 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности»
— 3000 руб. — стоимость печати списана в расходы по обычным видам деятельности;

ДЕБЕТ 013 »Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев»
— 3000 руб. — стоимость печати принята к забалансовому учету.

В налоговом учете также покажите материальные расходы. Стоимость печати без НДС вы сможете полностью включить в состав материальных расходов. Причем в тот самый момент, когда вы оформите отпуск печати актом или требованием-накладной. Другими словами, в налоговом учете вы покажете расход в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Соответственно учет печатей в бухгалтерском и налоговом учете различаться не будет.

Подтвердить расходы на изготовление печати помогут полученные от продавца акт выполненных работ или товарная накладная. А если печать получал представитель вашей компании по доверенности и он же расписался в подтверждающем бланке, приложите к первичке еще и ее.

Как списать печать

Рано или поздно печать попросту приходит в негодность. Или, как мы уже говорили, вы вынуждены заменить ее на другую, с новыми реквизитами. В таком случае уничтожить старый штамп можно самостоятельно. Достаточно составить акт об уничтожении печати и приказ руководителя в свободной форме.

Когда же речь идет об уничтожении печати, сведения о которой вы внесли в специальный госреестр (так обычно делают, чтобы защитить оттиск от подделок), то проще воспользоваться услугами специализированной организации. Ей вы заплатите небольшую сумму и госпошлину.

В бухгалтерском учете затраты на уничтожение печати отразите как управленческие расходы.

Если печать вы уничтожаете своими силами, то в учете вам достаточно сделать всего одну запись. А именно по кредиту забалансового счета, на котором ведется учет печатей.

Вы решили воспользоваться услугами специалистов? Тогда потраченные на это суммы в бухучете отразите в составе управленческих расходов. Для этого сделайте запись:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60
— отражена стоимость услуг сторонней организации по уничтожению печати в бухучете.

При расчете налога на прибыль вы отразите расходы, если обратились к услугам специализированной организации. Потраченные суммы отнесите в полном объеме к косвенным расходам. То есть признайте в том же квартале (или месяце, если сдаете отчетность по налогу на прибыль ежемесячно), когда получили от исполнителя акт. Это позволяет сделать пункт 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

Сслыка на оригинал статьи: http://www.glavbukh.ru/art/21311-uchet-pechatey-ot-priobreteniya-do-spisaniya#ixzz3E6qX9BAH

Использование печатей является необходимостью для большинства предприятий и учреждений при осуществлении различных видов деятельности. Это распространяется и на бюджетные предприятия, которые в своей деятельности опираются на статью 9.2 Закона, касающегося деятельности различных организаций, носящих некоммерческий характер. По условиям статей вышеуказанного Закона бюджетные организации предоставляют определенные услуги или выполняют работы для населения в различных сферах деятельности (научная, образовательная, медицинская, культурная или социальная). Подтверждение подлинности выданных при оказании услуг документов и осуществляется при помощи печатей, которые обязаны иметь все необходимые атрибуты для четкой самоидентификации учреждения.

Использование печатей является необходимостью для большинства предприятий и учреждений при осуществлении различных видов деятельности. Это распространяется и на бюджетные предприятия, которые в своей деятельности опираются на статью 9.2 Закона, касающегося деятельности различных организаций, носящих некоммерческий характер. По условиям статей вышеуказанного Закона бюджетные организации предоставляют определенные услуги или выполняют работы для населения в различных сферах деятельности (научная, образовательная, медицинская, культурная или социальная). Подтверждение подлинности выданных при оказании услуг документов и осуществляется при помощи печатей, которые обязаны иметь все необходимые атрибуты для четкой самоидентификации учреждения.

Постоянно на таких предприятиях возникает вопрос о сохранности и способах учета печатей для предотвращения их похищения и использования  в не совсем законных целях. В виду того, что функции современных печатей заключаются в подтверждении подлинности подписей на предоставляемых документах, от сохранности печати и соблюдения правил ее эксплуатации будет зависеть эффективность и правомочность исходящей документации.

В целях приведения в порядок условий сохранения печатей или штампов, в бюджетных организациях разрабатывается специальная инструкция, которая и регламентирует все вопросы, связанные с хранением и учетом печатно-штамповых изделий на предприятии.          В инструкции должны содержаться следующие основные пункты, которые регламентируют различные действия сотрудников при использовании печатей от их производства до завершения эксплуатации печати и ее уничтожения:

  •        Список всех используемых в учреждении печатей и штампов.
  •        Список людей, допущенных к использованию печатей и отвечающих за их хранение.

    Как нужно вести учет печатей и штампов компании

  •        Разграничение документации, которая заверяется печатью в зависимости от вида используемой печати (основная, гербовая, отдела кадров, филиалов). Например, гербовая печать должна быть использована при оформлении счета в банке, формировании штатного расписания. Перечень таких документов закрепляется приказом.
  •        Заводится специальный журнал для управления процессом использования печатей.
  •        Определяется порядок контроля и ответственность лиц, нарушивших инструкцию.
  •        Определяется порядок и состав комиссии для уничтожения пришедших в негодность или утративших актуальность печатей. 

Вернуться к списку

Печати организации: виды, хранение, учет

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *