Услуги без акта

Что относится к отчетным документам

Каждый работник, отправленный в командировку на несколько дней, имеет право претендовать на возмещение своих затрат на жилье (ст. 168 ТК РФ). Отчетные документы для командировочных официально подтверждают приезд и отъезд работника в место пребывания во время поездки. Если работник остановился в гостинице, то он может предоставить в бухгалтерию для возмещения:

• счет;
• различные чеки;
• отдельные квитанции.

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно будут такими:

• арендный договор на срок пребывания;
• акт оказания услуг.

Если работник будет проживать в служебной квартире, то оплату за нее производит непосредственно работодатель в безналичной форме.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации, как и в коммерческом учреждении, осуществляется на основании предоставленных командировочным сотрудником бланков строгой отчетности. Всю документацию впоследствии будет проверять налоговая, а значит, все расходные регистры должны быть официальными, с живыми подписями и печатями и корректно заполненными. Сотруднику бюджетного учреждения также важно помнить про лимит суммы, свыше которой он не может заплатить в сутки за жилье. Такой лимит устанавливается непосредственно руководством бюджетной организации и закрепляется в коллективном договоре и положении о командировках.

Какие документы должны дать в гостинице и когда

Оплата гостиницы в командировке может производиться работником за счет своих средств, которые ему потом возместят на рабочем месте, либо за счет предварительно выделенных денег на командировочные расходы (ПП РФ № 749 от 13.10.2008). Согласно ПП РФ № 1085 от 09.10.2015, все гостиничные услуги в обязательном порядке подтверждаются чеком или иным бланком строгой отчетности, следовательно, отель обязан предоставить счет или иной регистр, демонстрирующий факт проживания работника в командировке.

Таким образом, при выписке, то есть по завершении пребывания в отеле, сотрудник должен получить отчетную документацию, отражающую факт его проживания в установленный период времени. Если принимающая сторона осуществляет контрольно-кассовый расчет, то она предоставляет счет за гостиничные услуги. При этом в чек могут быть включены и дополнительные услуги (пп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Не оплачиваются различные сервисы в номер, услуги баров, ресторанов и оздоровительных комплексов, мини-бар, если только иные условия не предусмотрены по предварительной договоренности с работодателем.

Если отель не использует ККТ, он может предложить командировочному самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (ваучеры, квитанции, гостиничные чеки), подтверждающие фактические расходы работника (Письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015).

Когда надо отчитаться работодателю

Оплата проживания в гостинице в командировке регулируется не только действующим законодательством, но и внутренними нормативами. Руководитель должен закрепить порядок направления в командировку, сдачи отчетности и возмещения расходов за поездку в коллективном договоре, положении о командировках и иными правовыми актами.

Служащий формирует и предоставляет работодателю авансовый отчет в течение трех дней по возвращении из командировки. В составе авансового отчета должен быть и счет (чек) от отеля. Бухгалтер примет бланк только в том случае, если он будет корректно заполнен. По общему правилу, в такие отчетные бланки должны быть включены следующие сведения:

• наименование регистра;
• серия документа;
• шестизначный номер;
• название гостиничной организации;
• регистрационные реквизиты — ИНН, КПП и проч.;
• адрес;
• печать.

ВАЖНО! Отчетный бланк должен быть изготовлен в типографии или распечатан через специализированные сервисы или автоматизированные системы с учетом всех законодательных требований (ПП РФ № 359 от 06.05.2008).

Не допускается предоставление отчета, распечатанного из обычного документа без специальной верификации автоматизированных систем.

Что делать, если нет отчетных документов

Если по каким-то причинам работник не предоставил отчетные документы, то предприятие может сделать запрос в отель. Принимающая сторона, в свою очередь, должна выслать справку, в которой подтвердит, что сотрудник, находясь в командировке, проживал у них в определенный период времени. Такая документация хоть и вызывает зачастую вопросы у налоговой инспекции, все-таки является косвенным подтверждением расходов и может выступать основанием для взаиморасчетов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Отношения между субъектами экономической деятельности основываются на нормах гражданского законодательства. Если мы обратимся к Гражданскому кодексу РФ, то увидим, что возмездное оказание услуг регламентируется главой 39 ГК РФ.

Правила этой главы применимы к многочисленным видам договоров возмездного оказания услуг: информационных, консультационных, аудиторских, бухгалтерских, туристических, услуг связи, обучения и т.д.

Так вот, в этой главе Гражданского кодекса акт об оказании услуг даже не упоминается. Нет и указания на способ приемки и передачи услуг.

Гражданское законодательство России не содержит требования о составлении акта об оказании услуг.

Законодательство о бухгалтерском учете вообще не привязывает оформление хозяйственных операций к конкретным первичным учетным документам.

Сказано лишь, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, а вот каким именно — в законе не расшифровывается, так как документальное подтверждение исполнения обязательств по договору определяется сторонами договора.

А у каждой из сторон договора — локальным положением об учетной политике, в приложении об утвержденных формах первичных учетных документов.

Таким образом, ни гражданское законодательство, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требования о составлении акта об оказании услуг.

Налоговый же кодекс требует оформлять акт, только если речь идет об услугах производственного характера, расходы на которые учтены заказчиком, применяющим метод начисления, по подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Таким образом, акт об оказании услуг обязателен в следующих случаях:
• если в налоговом учете заказчика затраты на соответствующие услуги отражены как материальные расходы на основании подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ (независимо от условий договора);
• если договор об оказании услуг между заказчиком и исполнителем прямо предусматривает составление акта (независимо от того, по какой статье затрат отражены соответствующие расходы в налоговом учете заказчика).

Если ни одно из этих условий не выполняется, оформлять акт об оказании услуг необязательно.

Но для чего же стороны составляют акт оказания услуг?

Ответ на этот вопрос кажется очевидным: с целью зафиксировать тот факт, что обязательства по договору выполнены стороной исполнителя услуг.

Однако если при заказе работ все более или менее ясно – результат имеет вещественную форму, то при оказании услуг исполнитель не передает заказчику никакого материального результата. Соответственно, и заказчику принимать нечего, а значит, составление акта в том виде, в котором он оформляется при выполнении работ, теряет всякий смысл.

Согласитесь, сложно сказать, что, к примеру, лицо, принявшее участие в семинаре по налогообложению, не воспользовалось оказанной услугой. Ведь услуга-то как раз и заключается в участии в семинаре, а значит, после его окончания в любом случае она будет считаться оказанной. Следовательно, совершенно неважно, составлен или нет акт об оказании услуг.

Выходит, что для документального подтверждения расходов на услуги акт не нужен, поскольку акт не свидетельствует как таковой о факте оказания услуги.

А значит, в большинстве случаев подтвердить свои затраты организация может и без акта. Например, действительность расходов на уже упоминавшийся семинар вполне докажут договор, счет, платежные документы, счета-фактуры, приказ о направлении сотрудника на семинар.

То есть для целей бухгалтерского и налогового учета факт оказания услуги можно подтвердить иными первичными документами вместо акта.

Чтобы избавиться от необходимости составления акта и при этом обезопасить себя от претензий контролеров, стороны могут прописать в договоре следующее условие:

Если заказчик по факту оказания услуг, указанных в договоре, не предъявляет претензий к исполнителю, услуга считается оказанной.

Отчет – сообщение физического или юридического лица о своих действиях, выполнении задания, проделанной работе. Чаще всего отчеты составляются о следующих действиях: о расходовании денежных средств, о выполнении работ, об оказании услуг.

Виды договоров, к которым составляются отчеты

Отчеты могут составляться в рамках заключения следующих договоров:

• возмездного оказания услуг;
• агентского;
• дилерского;
• поручения;
• комиссии.

Отчет по договору используется исполнителем для уведомления заказчика о проделанной работе, но не заменяет акт сдачи-приемки результата.

Как составить отчет по договору

Отчет составляет та сторона, которая уполномочена выполнять определенные поручения, работы/услуги, то есть исполнителем, агентом, продавцом и т.п. Документ не имеет унифицированной формы.

В отчете должны быть указаны следующие данные:

• реквизиты заключенного договора (наименование, номер и дата заключения);
• сведения о сторонах договора (ФИО для физических лиц и название для юридических);
• дата и место составления;
• сведения о расходах, понесенных в ходе выполнения обязательств.

Документ обязательно должен быть подписан стороной, его составившей.

К отчету по договору в обязательном порядке прилагаются документы, которые подтверждают расходы исполнителя. К таким документам относятся: квитанции, платежные поручения.

С этим шаблоном часто используют:

• Договор о разделении долей
• Приложение: смета
• Образцы приложений к договору
• Графики для договорной работы
• Образец графика платежей по аренде квартиры

Популярные документы и процедуры:

• Предварительный договор купли продажи
• Договор поручительства
• Договор розничной купли продажи
• Договор о полной материальной ответственности
• Ликвидация ИП

Плата подлежит перерасчету, если услуги не оказываются или оказываются ненадлежащего качества.

Нормы Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме и Правил изменения размера платы за содержание жилого помещения в случае оказания услуг и выполнения работ по управлению, содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме ненадлежащего качества и (или) с перерывами, превышающими установленную продолжительность, утвержденных постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491, в части определения порядка составления акта, отражающего факт оказания услуг ненадлежащего качества, носят отсылочный характер.

Таким образом, фактически, нам надлежит руководствоваться гл. 10 Правил предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 06.05.2011 № 354 (далее – Правила).

Глава 10 Правил регламентирует порядок установления факта предоставления коммунальных услуг с перерывами, превышающими установленную продолжительность.

Так, при обнаружении факта предоставления коммунальных услуг ненадлежащего качества или с перерывами, превышающими установленную продолжительность вы должны уведомить об этом аварийно-диспетчерскую службу управляющей организации в письменной или устной форме, в том числе с использованием средств связи.

В случае если сотруднику аварийно-диспетчерской службы исполнителя не известны причины нарушения качества коммунальной услуги, он обязан согласовать с вами дату и время проведения проверки факта нарушения качества коммунальной услуги, но не позднее двух часов с момента получения сообщения, если с вами не согласовано иное время. Время составление акта может быть перенесено при действии обстоятельств непреодолимой силы. При этом с потребителем должно быть согласовано иное время проведения проверки качества услуги.

Важно, что законодателем, принимая во внимание возможное уклонение исполнителя услуг от составления акта, предусмотрена возможность фиксации факта нарушения без участия исполнителя, после истечения установленного законом срока ожидания.

Так, согласно п. 110(1) Правил в случае непроведения исполнителем проверки в срок, установленный в п. 108 Правил, а также в случае невозможности уведомить его о факте нарушения качества предоставляемых услуг в связи с ненадлежащей организацией работы круглосуточной аварийной службы, потребитель вправе составить акт проверки качества предоставляемых коммунальных услуг в отсутствие исполнителя.

В таком случае указанный акт подписывается не менее чем двумя потребителями и председателем совета многоквартирного дома, в котором не созданы товарищество или кооператив, председателем товарищества или кооператива, если управление многоквартирным домом осуществляется товариществом или кооперативом.

Акты являются основанием для перерасчета размера платы за содержание и ремонт жилого помещения, а также подтверждают неисполнение договора управления при его расторжении по инициативе собственников. Срок предъявления акта для перерасчета платы составляет шесть месяцев.

Акт направляется в адрес управляющей организации с заявлением о перерасчете.

При наличии неисполненного обязательства управляющей организации о перерасчете платы за некачественно оказанные или неоказанные услуги предъявляется иск о перерасчете начисленной платы.

Именно таков порядок на сегодняшний день, если иное не установлено договором управления.

Норма ст. 328 ГК РФ действует в данной ситуации в полном объеме. Фактически она дублируется ч. 8.2 ст. 162 ЖК РФ, предусматривающей право собственников расторгнуть договор управления при его неисполнении управляющей организацией в любой момент, но на основании решения общего собрания собственников. Нужно не забывать, что контрагентами в данных договорных отношениях являются управляющая организация, с одной стороны, и собственники, обладающие не менее чем 50% голосов от общего количества, с другой.

Поэтому ничто не препятствует стороне отказаться от исполнения договора.

Наличие актов будет подтверждать наличие оснований для реализации права собственников на расторжение договора в одностороннем порядке.