Возврат подотчетных сумм

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

№ 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?

В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Пример расчета срока, в течение которого сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды

8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы?

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

Дебет 50 Кредит 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).

Чек ККТ

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?

Ответ: нет, не нужно.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм

11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.

14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб. (2000 руб. – 1500 руб.).

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

11 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

14 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1500 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 50 Кредит 71
– 500 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

Налоги

На расчет налогов возврат сотрудниками неизрасходованных подотчетных сумм не повлияет. Это связано с тем, что подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят:

• при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке) налогооблагаемые доходы они не увеличивают;

• при ЕНВД на расчет единого налога не влияют.

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Однако в этом случае заказчик возвращает аванс за вычетом стоимости выполненных работ на основании счет-фактуры на аванс. Отличие понятий аванс, задаток и предоплата Все взаимоотношения между заказчиком и исполнителем определяются гражданским кодексом. Четко определенное описание задатка содержится в ст. 380 ГК РФ. В ней говорится, что соглашение о выдаче задатка обязательно нужно оформлять в письменном виде, указывается точный его размер. Задаток считается своего рода обеспечением гарантий договора. Таким образом, если договор услуг расторгает заказчик, задаток остается у исполнителя. А вот исполнитель при расторжении выплачивает сумму в двойном размере. Внести задаток в виде ценных бумаг нельзя. С авансом, как мы уже сказали выше, дело обстоит сложнее. Законодатель не раскрывает это понятие, поэтому случается, что аванс и задаток часто путают.

Возврат денежных средств за неиспользованные услуги по акции

Он не обязывает к заключению договора, может быть возвращен в любой срок действия контракта. Гражданский кодекс не дает четкой дефиниции понятия аванс. Более ранним законодательством термин устанавливался в качестве частичной предварительной оплаты.
Его не выплачивают в виде полной оплаты по договору или иному соглашению. В каких случаях возможен возврат аванса при расторжении договора? Какие могут быть основания? Возврат суммы задатка или аванса возможен, если имеются следующие основания:

• сторона, получившая аванс, не исполнила свои обязательства;
• работа исполнителем выполнена некачественно;
• исполнитель задержал начало работы и срывает сроки поставок.

Напоминаем, что заказчик имеет право в любой период действия договора выразить отказ от услуг исполнителя.

Возврат денежных средств за неоказанные услуги: порядок и сроки возврата

С этого момента взысканием занимается сотрудник ФССП. Важный момент Следует отметить, что, если вина исполнителя будет доказана, то он должен будет вернуть 100% от полученной ранее суммы.

Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником на расчетный счет

Если же услуга не была оказана из-за действий заказчика, из общего размера выплаты удерживаются расходы фирмы.

Внимание

Кроме того, в зависимости от обстоятельств, заказчику и вовсе может быть отказано в возврате. Другие выплаты Кроме возврата денежных средств за неоказанную услугу, заявитель вправе потребовать дополнительные компенсации. Так, закон допускает предъявление требований о возмещении морального вреда, причиненного исполнителем.

Стоит сказать, что в этом случае нужно будет доказать, что бездействие поставщика услуг привели к нравственным и физическим страданиям заявителя. Целесообразно иметь подтверждающие документы (справки от врачей и пр.).

Как сделать возврат денежных средств за неиспользованную услугу?

Правовые взаимоотношения, связанные с неисполнением условий договора, часто сопровождаются спорными вопросами. Например, при возврате денежных сумм, поступивших на счет поставщика услуг в виде аванса. Для урегулирования сложных споров необходимо владеть правовыми аспектами этого вопроса.

Поэтому сделаем попытку разобраться, в каких случаях возврат аванса при расторжении договора правомерен, в какие сроки он осуществляется и возможно ли расторжение в одностороннем порядке. Что такое аванс? Во исполнение достигнутых при составлении контракта договоренностей часто одна сторона выплачивает денежные средства за товар или услугу. Выплата может называться задатком, предоплатой или авансом.
Заявить о возврате авансовых средств плательщик вправе в том случае, если товары или услуги еще не предоставлены получателю, или произведено частичное выполнение взятых по договору обязательств.

порядок  возврата неиспользованных  денежных средств

ГК РФ, а также определить порядок передачи заказчику оставшейся части неотработанного аванса или возмещения исполнителю неоплаченных затрат.Сроки возврата денежных средств при расторжении договора Если положения заключенного между сторонами договора определяют порядок и сроки возврата денежных средств, полученных в качестве аванса, то при осуществлении взаиморасчетов заказчик и исполнитель должны руководствоваться именно ими. Если договор не содержит подобных указаний, при определении крайней даты возврата денег необходимо соблюдать требования действующего гражданского законодательства. Согласно п. 2 ст.

Важно

Это значит, что в случае неисполнения заказчиком своих обязательств сумма задатка ему не возвращается. Если же инициатором расторжения является исполнитель, задаток придется вернуть, при этом по общему правилу сумма возвращаемого задатка удваивается. Больший размер возвращаемого задатка может быть предусмотрен положениями заключенного соглашения.

Соглашение об установлении размера задатка и порядка его передачи от одной стороны к другой должно быть заключено в письменном виде. Законодатель устанавливает ограничение на способ обеспечения задатка: выплата может быть осуществлена только в денежном выражении, т. е. передать исполнителю ценные бумаги и вещи нельзя. Прямого определения понятия аванса действующий ГК РФ не содержит, поэтому на практике используется общее ненормативное определение, характеризующее его как предоплату услуг, предоставляемых заказчику исполнителем.
В заявлении Абоненту необходимо нас уведомить о действительной причине, по которой он решил прекратить действие Договора. При этом служба технической поддержки примет разумные меры по решению и урегулированию ситуации, с тем чтобы удовлетворить Ваши требования и пожелания. Подпись владельца услуг на заявлении должна быть заверена нотариально (данное требование необязательно в случае, если заявление направляется в офис ООО «АВАКС Телеком» Абонентом лично при условии наличия паспорта).

Обращаем Ваше внимание на то, что в случае расхождения сведения в учетной системе Провайдера и, указанных Абонентом в заявлении, действия по возврату денежных средств ООО «АВАКС Телеком» приостанавливаются до разрешения данной коллизии.

Выплата осуществляется полностью, и это правило работает «по умолчанию» за редким исключением. К таким исключениям принадлежат ситуации, когда ранее было предусмотрено оформление предварительного договора купли – продажи или иного документа, удостоверяющего и фиксирующего условия сделки еще до её совершения. Так, к примеру, делают в случае совершения крупной покупки. Как, например, аванс при покупке квартиры. Если был оформлен договор, в котором были четко прописаны обстоятельства, при которых возможно удержание предоплаты, то их нарушение ведет к тому, что предоплата может быть удержана целиком или полностью.

Во втором, наиболее распространенном случае, в котором обычно не возвращают предоплату или её часть, когда заказ товаров произведен через магазин. В этом случае предоплата представляет собой компенсацию убытков, которые может понести продавец. При этом условия, при которых предоплата не возвращается, обычно прописаны в правилах работы торговой организации, о чем покупателя должны предупредить обязательно.

Ну, и последний наиболее встречающийся случай, когда предоплату не вернут точно, – заказ услуг. Если исполнитель закупил материалы и инструмент для выполнения вашего заказа, то деньги вам вернут вряд ли. Но при этом нужно помнить очень важную вещь: удержать предоплату могут только в том случае, если об этом вас предупредили заранее.

Такой случай считается подходящим для расторжения договора одной из сторон. Часто проблема появляется до начала работ, это позволяет выплатить аванс в полном объеме, и действие договора прекращается. Однако, заключая договор, стороны могут сделать оговорку, что при расторжении договорных обязательств уплаченный аванс не подлежит возврату не при каких условиях.

Это, конечно, представляет выгоду только для исполнителя и отчасти развязывает руки недобросовестным гражданам. А вот заказчик вполне может потерять свои средства, выплаченные в виде аванса. В этом случае даже суд будет на стороне исполнителя.

Инфо

Третьим лицам возврат оформляется в случае, если такой пункт обозначен в договоре. Сроки Исполнитель при одностороннем расторжении договора возвращает сумму аванса в день, когда договор прекратил фактическое действие. Если дело рассматривалось в суде, то в день принятия решения.

Задаток и аванс — в чем разница? Основания для расторжения договора Расторжение договора и возврат денежных средств при условии невыполнения исполнителем своих обязательств Возврат предоплаты после расторжения договора при условии выполнения стороной части своих обязательств Возврат аванса в судебном порядке Особенности процедуры возврата аванса Соглашение о расторжении договора и возврате аванса Сроки возврата денежных средств при расторжении договора Можно ли считать полученный аванс неосновательным обогащением заказчика? Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал Задаток и аванс — в чем разница? Рассматривая вопрос о возврате аванса заказчику, стоит разграничить понятия задатка и аванса. Согласно ч. 1 ст. 380 ГК РФ, задаток представляет собой денежное обеспечение гарантии исполнения договорных взаимоотношений.

Как сделать возврат денег с карты подотчетника

Нюансы выдачи и возврата подотчетных сумм

В жизни каждой организации или предприятия без расчетов наличными денежными средствами просто невозможно обойтись. Поэтому в практической деятельности бухгалтер постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Остановимся на общих и конкретных вопросах, связанных с данной операцией.

Правовые основания для выдачи денежных средств в подотчет

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

• выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
• лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Подотчетное лицо не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику;
• выдача вновь наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Исходя из норм, изложенных в вышеприведенном документе, на каждом предприятии и организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

• перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
• срок, на который выдаются подотчетные суммы;
• порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Внимание! В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму. Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничения предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У) в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

Выдача кассиром денежных средств в подотчет осуществляется по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу (платежной ведомости) на основании предъявленных документов, удостоверяющих личность получателя. Следует заметить, что, если выдача денежных средств из кассы не подтверждена распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе она не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира (п. 27 Порядка ведения кассовых операций).

Основание для списания с подотчетного лица выданных денежных сумм

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

• даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в эти дни, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм;
• в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с имеющимися данными (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации);
• товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование («хозяйственные товары», «канцелярские товары»), количество и стоимость. Если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям (п. 166 Инструкции N 148н <1>). После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

<1> Утверждена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Если денежных средств было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Если остаток неизрасходованных денежных средств не вернули в кассу

Ситуация, когда работнику выдали в подотчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу, встречается на практике довольно часто, именно поэтому читателям будет небезынтересно узнать мнение Роструда, изложенное в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ, где был рассмотрен аналогичный случай.

Как уже было отмечено выше, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Если данные требования законодательства не выполнены, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету. Об этом говорит Роструд в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ.

Однако на практике не все так просто, как кажется на первый взгляд. Существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Во-вторых, общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы.

В-третьих, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Внимание! Доказать, что работник не против удержания суммы из заработной платы, возможно только при наличии его письменного заявления об этом (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Таким образом, если вышеуказанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.

Отражаем в бюджетном учете операции по выдаче и возврату подотчетных сумм

В соответствии с п. 166 Инструкции N 148н авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов (п. 167 Инструкции N 148н).

Выдача подотчетных сумм отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 201 04 610 «Выбытия из кассы».

Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 105 00 000 «Материальные запасы», 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы», 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам», 401 01 200 «Расходы учреждения».

Возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 201 04 510 «Поступления в кассу» (п. 168 Инструкции N 148н).

С.Р.Гулиева

Эксперт журнала

«Оплата труда в бюджетном учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение»