Задолженность сотрудника перед организацией

Бухгалтерам компаний порой приходится сталкиваться с ситуациями, когда сотрудник увольняется, но остается должен компании определенную денежную сумму. В этих случаях прежде всего интересует вопрос: как поступить с образовавшейся задолженностью уволившегося работника? Ответы на этот вопрос содержатся в нашей статье.

Все ситуации с долгами работников компаний можно разделить на 2 группы. Первая. Работник находится в процессе увольнения, но уже ясно, что суммы окончательного расчета не хватит, чтобы компенсировать его задолженности перед компанией. Вторая. Работник уже уволился, и ему больше не причитаются к выплате денежные средства, но его долг перед компанией остается не погашенным. Разберем обе эти ситуации. Рассмотрим также порядок списания и отражения в бухгалтерском и налоговом учете сумм различных задолженностей уволенных работников.

Основные виды долгов уволенных

Причины возникновения задолженностей сотрудников перед работодателем различны. Но главная заключается в том, что работник имеет право в любое время расторгнуть трудовой договор с компанией по собственной инициативе. Работнику при этом достаточно предупредить работодателя в письменной форме за 2 недели до дня своего увольнения. В последний день работы руководитель обязан выдать такому сотруднику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет1.
При этом у сотрудника могут существовать задолженности перед компанией. Но работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки и суммы окончательного расчета.
Существуют различные виды задолженностей уволенных работников перед компаниями. На практике чаще всего встречаются следующие виды долгов уволенных работников:

• дебиторская задолженность по зарплате, образовавшаяся из-за выданного сотруднику денежного аванса, полностью им не отработанного;
• задолженность уволившегося работника по выданным ему подотчетным суммам;
• задолженность сотрудника по своевременно не погашенному займу;
• задолженность уволившегося работника за неотработанные дни отпуска.

Способы возврата долга

Как ликвидировать задолженность сотрудника перед компанией? Есть несколько основных способов избавления от такой задолженности:

• удержание суммы долга из суммы окончательного расчета увольняющегося;
• добровольное возвращение работником задолженности работодателю;
• взыскание задолженности уволенного работника в судебном порядке;
• прощение долга.

Эти способы могут применяться как по отдельности, так и комбинированно. Удержать долг увольняющегося сотрудника можно из суммы окончательного расчета. Это возможно в том случае, если сумма окончательного расчета больше суммы образовавшейся задолженности. Нужно иметь в виду, что в большинстве ситуаций, кроме случаев полной материальной ответственности, работника можно в бесспорном порядке привлечь лишь к ограниченной матответственности, то есть он несет такую ответственность в пределах своего среднего месячного заработка2. Но если сотрудник увольняется, то с него нельзя удержать более 20 процентов суммы, причитающейся ему при увольнении, так как окончательный расчет — это разовая выплата3. Следует также учитывать, что трудовым законодательством строго определены случаи, в которых работодатель может удерживать задолженности работника перед фирмой из зарплаты увольняющегося сотрудника4. Кроме того, такие удержания можно произвести, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний5. При этом следует получить письменное согласие работника на такие удержания6.

Пример
Менеджер отдела снабжения компании Николаев Н.К. увольняется. Он должен фирме подотчетную сумму в размере 12 000 руб. Работодатель пропустил месячный срок на удержание из зарплаты этой своевременно не возвращенной суммы. При увольнении работник дал письменное согласие на удержание из суммы его окончательного расчета своей задолженности. Он также согласен внести в кассу компании деньги наличными, если удержанной суммы не хватит. Сотрудник имеет статус резидента РФ по уплате НДФЛ. Права на вычеты по НДФЛ у него нет. На день увольнения бухгалтер компании начислил ему в качестве окончательного расчета сумму в размере 37 000 руб. Кассир выдал окончательный расчет.
Сумма удержания в счет погашения долга составила:
(37 000 руб. – 37 000 руб. x 13%) x 20% = 6438 руб.
Сумма к выплате:
37 000 руб. – 37 000 руб. x 13% – 6438 руб = 25 752 руб.
Сумма, которую работник должен внести для погашения долга: 12 000 – 6438 = 5562 руб.
Бухгалтер компании сделал следующие записи:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
– 12 000 руб. — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
– 12 000 руб. — отражена сумма, подлежащая взысканию с подотчетного лица;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
– 37 000 руб. — начислена сумма окончательного расчета;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 4810 руб. — удержан НДФЛ с суммы окончательного расчета;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
– 6438 руб. — удержана сумма задолженности по подотчетным суммам;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 25 752 руб. — выдана на руки сумма окончательного расчета после удержания НДФЛ и части задолженности по подотчетным суммам;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
– 5562 руб. — получена в кассу компании денежная сумма, добровольно внесенная Николаевым Н.К.

Взыскание по суду

Как поступить в том случае, если работодатель, например, имея право на удержание сумм за неотработанный отпуск, не может его произвести в связи с отсутствием выплат, а сотрудник не желает вносить излишне полученные отпускные в кассу компании? Есть 2 возможности: простить долг либо взыскать его в судебном порядке7. Но согласно пункту 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках если работодатель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог его произвести, то дальнейшее взыскание (через суд) не производится8. Хотя в настоящее время на регистрации в Минюсте России находится приказ Минздравсоцразвития России, которым данная норма Правил признается утратившей силу. Если приказ будет зарегистрирован, то работодатель сможет после увольнения сотрудника взыскивать через суд суммы задолженности.
Пока же в случае отказа работника от добровольного погашения суммы долга по неотработанному отпуску взыскать ее в судебном порядке весьма проблематично, но возможно. В судебной практике существуют решения о взыскании с уволенных задолженности за неотработанные отпускные9.
Однако судебная тяжба с уволившимся сотрудником может длиться долго. Что делать бухгалтеру? В этом случае следует скорректировать в налоговом учете расходы по налогу на прибыль на суммы излишне выплаченных отпускных или авансов10. Необходимо будет произвести перерасчет налоговой базы по налогу на прибыль и самой суммы налога на прибыль и сдать в ИФНС уточненные декларации11. При этом уменьшать сами начисления страховых взносов, взносов по «травматизму», а также суммы НДФЛ не следует, так как деньги были реально получены работником и не возвращены, сдавать «уточненки» по этим взносам не нужно.

Пример
При увольнении секретаря полиграфической компании выяснилось, что у него образовалась задолженность за неотработанные дни отпуска текущего года. Ему были излишне начислены отпускные на сумму 20 000 руб. Он должен был вернуть в кассу компании наличными деньгами сумму в размере 17 400 руб. ((20 000 руб. – (20 000 руб. x 13%)) — начисленные отпускные за минусом НДФЛ. Работник отказался возвращать в кассу компании эти деньги. Компания обратилась в суд с иском к работнику о возврате излишне выплаченных отпускных. Фирма применяет общую систему налогообложения. Она платит взносы по «травматизму» по тарифу 0,2%, страховые взносы в ПФР — по ставке 20%, ФСС России — 2,9% и ФОМС — 3,1%. Сотрудник родился в 1957 г. Права на вычеты НДФЛ у него нет.
На дату увольнения сотрудника бухгалтер сделал следующие записи в учете:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
– 20 000 руб. (сторно) — уменьшена сумма излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
– 20 000 руб. — отражена сумма излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1
– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) (сторно) — уменьшена сумма взносов по «травматизму» с суммы излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) — начислены взносы на страхование по «травматизму»;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1
– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — уменьшены взносы в ФСС России с суммы излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) — начислены взносы в ФСС России;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-2
– 4000 руб. (20 000 x 20%) (сторно) — уменьшены взносы в ПФР с суммы излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2
– 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) — начислены взносы в ПФР;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-3
– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — уменьшены взносы в фонды ОМС с суммы излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3
– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) — начислены взносы в фонды ОМС.
Далее. Нужно сделать следующие записи на дату обращения в суд:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 70
– 17 400 руб. — отражена сумма претензии на дату получения денежных средств от бывшего работника;
ДЕБЕТ 50, 51 КРЕДИТ 73-2
– 17 400 руб. — получены денежные средства от бывшего работника в удовлетворение претензии;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 2600 руб. (20 000 руб. x 13%) (сторно) — уменьшена сумма ранее начисленного налога на доходы физлиц;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
– 20 000 руб. (сторно) — сторнирована сумма излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%)
(сторно) — сторнированы взносы на страхование по «травматизму»;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — сторнированы взносы в ФСС России;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2 субсчет
– 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) (сторно) — сторнированы взносы в ПФР;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3
– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — сторнированы взносы в фонды ОМС.
Если суд не удовлетворит иск компании к работнику, все ранее произведенные расходы будут считаться произведенными за счет расходов, не учитываемых для целей налогообложения.
В бухгалтерском учете тогда следует сделать запись:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
– 17 400 руб. — отражен отказ по исковой сумме.

В рассмотренной ситуации следует учитывать важный момент. Если компания не сможет вернуть по суду излишние выплаченные суммы и не уменьшит в налоговом учете расходы на сумму начисленных неотработанных отпускных, то по истечении срока исковой давности эти расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности не могут повторно учитываться как внереализационные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль12.

Списание долга

Предположим, сотрудник уволился и не вернул неотработанный аванс по зарплате или задолженность за неотработанные дни отпуска, но бухгалтер в налоговом учете своевременно уменьшил расходы по налогу на прибыль на сумму излишне начисленных отпускных и сдал в ИФНС уточненные декларации по налогу на прибыль. В суд работодатель не обращался, и срок исковой давности давно истек. Что делать бухгалтеру с такой задолженностью?
В налоговом и бухгалтерском учете дебиторская задолженность по зарплате подлежит списанию по истечении срока исковой давности в составе внереализационных и прочих расходов соответственно. Пунктом 12 Положения по бухучету 10/99 «Расходы организации» (ПБУ 10/99) установлено, что к прочим расходам организации относятся суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания. Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, включается в состав прочих расходов13. Общий срок исковой давности устанавливается в 3 года14.
В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности по заработной плате с истекшим сроком исковой давности надо отразить записью:
ДЕБЕТ 91-2 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 70
– списана сумма дебиторской задолженности.
В налоговом учете к внереализационным расходам относятся убытки, полученные компанией в отчетном (налоговом) периоде, в виде суммы безнадежных долгов. И если истек срок исковой давности, то такие долги перед компанией признаются безнадежными15. Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, признается для целей налогообложения прибыли безнадежной и подлежит включению в состав внереализационных расходов16. И для целей налогообложения не имеет значения, принимала компания действия по взысканию такой задолженности или нет17.
При выплате аванса в середине месяца у компании не возникает необходимость исчисления, удержания и перечисления в бюджет НДФЛ. Такая обязанность появляется один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход18. Поэтому при увольнении сотрудника, получившего неотработанный аванс, удержать НДФЛ с такого аванса удается не всегда. Кроме того, раз сотрудник не отработал аванс, то и доход у него не возник, но деньги он получил. Часто не удается удержать НДФЛ и с невозвращенных подотчетных сумм уволившихся работников. Когда в таких случаях у уволившегося сотрудника возникает доход и как поступить с НДФЛ? Что делать, если компания решила простить и списать долг уволенного работника?
Здесь нужно учитывать, что моментом признания расходов от списания безнадежной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности будет являться дата истечения срока исковой давности19. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования, приказа руководителя организации20.
Поэтому в момент признания суммы невозвращенной задолженности по подотчетным суммам или невозвращенной задолженности по зарплате (неотработанному авансу) уволенного работника прочим расходом компании (в бухгалтерском учете) и внереализационным расходом (в налоговом учете) у уволенного работника возникает доход, который подлежит обложению НДФЛ21. И фирма обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли такие доходы у уволенного работника, письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и о сумме задолженности бывшего сотрудника22.
Если говорить об излишне полученных работником отпускных, то при списании такого долга по истечении срока исковой давности не нужно сообщать о неудержанном НДФЛ. Поскольку при выплате отпускных налог удерживается работодателем в общем порядке.

Авторы статьи:
Ю.В. Ирлица,
эксперт журнала

Экспертиза статьи:
С.В. Мягкова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ,
профессиональный бухгалтер-эксперт

«Российский налоговый курьер», 2010, N 10
СОТРУДНИК УВОЛЕН — ЗАДОЛЖЕННОСТЬ ОСТАЛАСЬ
Типичная ситуация — после увольнения сотрудника у организации осталась не погашенная им задолженность по подотчетным суммам или выданному авансу по заработной плате либо сотрудник уволился, а начисленные выплаты при увольнении не получил. Как и когда можно списать такую дебиторскую или кредиторскую задолженность и каковы налоговые последствия для организации при этом, читайте в статье.
Нередко организации выдают сотрудникам суммы под отчет (на хозяйственные нужды, командировку), займы, выплачивают аванс по заработной плате или предоставляют оплачиваемый отпуск за еще не отработанное время. А затем кто-то из этих сотрудников увольняется, не вернув указанные средства, либо перестает выходить на работу, и найти его не представляется возможным. В результате у организации возникает дебиторская задолженность.
Если бывший сотрудник отказывается вернуть долг добровольно, организация вправе обратиться в суд с иском о взыскании задолженности. Но в большинстве подобных случаев организация списывает такую задолженность как безнадежную по истечении срока исковой давности, который в общем случае составляет три года (ст. 196 ГК РФ).
———————————
Другие основания для признания долга перед налогоплательщиком безнадежным приведены в п. 2 ст. 266 НК РФ.
Можно списать задолженность работника и раньше, до того момента, как она будет признана безнадежной, но это будет означать, что организация простила долг работнику.
Рассмотрим, каковы налоговые последствия для организации при списании долга бывшего работника и зависят ли они от основания списания.
Организация простила долг
Если организация не намерена обращаться в суд для взыскания долга с работника либо ждать истечения срока исковой давности, то образовавшуюся дебиторскую задолженность она списывает путем прощения долга, то есть освобождает должника от лежащих на нем обязанностей (ст. 415 ГК РФ).
Обратите внимание: Гражданский кодекс не содержит требований к форме прощения долга. Как показывает практика, прощение долга можно оформить как заключением соответствующего соглашения (договора), тогда это будет двухсторонняя сделка, так и направлением должнику уведомления о прощении долга (односторонняя сделка). Но в любом случае в соглашении (договоре) или в уведомлении, направляемом должнику, следует четко указать, какой долг прощается, из какого обязательства он возник, а также отразить сумму прощаемого долга.
При исчислении налога на прибыль организация может учесть лишь убытки от списания задолженности, нереальной к взысканию. Об этом говорится в пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ. Затраты (убыток), возникающие при прощении уволившемуся работнику долга, который не признан безнадежным, в состав расходов не включаются.
Заем, предоставленный организацией работнику и впоследствии прощенный, невозвращенные суммы денежных средств, выданных под отчет, неотработанный аванс по заработной плате или суммы переплаченных отпускных после прощения долга бывшему работнику не учитываются в целях налогообложения прибыли. Ведь они не соответствуют обязательным требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (не являются экономически оправданными).
В то же время сумма прощенного долга по выданному, но не отработанному авансу (договору займа) и по денежным средствам, выданным под отчет, признается доходом бывшего работника, включается в его совокупный годовой доход и облагается НДФЛ по ставке 13% (ст. 210 и п. 1 ст. 224 НК РФ). При этом датой получения данным налогоплательщиком дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств является дата, с которой взыскание стало невозможным, или дата принятия организацией соответствующего решения о прощении долга.
Примечание. Прощение долга бывшему сотруднику производится на основании соответствующего распоряжения (приказа) руководителя. Если сотрудник уволился и найти его не представляется возможным, организация вправе отправить по известному ей адресу должнику заказное письмо с уведомлением о вручении, в котором сообщается о прощении долга, и долг будет считаться прощенным.
Организация, простившая долг, признается налоговым агентом (ст. 226 НК РФ) и обязана с дохода, полученного налогоплательщиком, исчислить, удержать сумму налога на доходы физических лиц и перечислить ее в бюджет. Но поскольку работник уволен и возможности удержать НДФЛ у организации нет, она обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610. При этом в п. 3 Приказа ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц» налоговым агентам рекомендовано использовать справку по форме 2-НДФЛ.
Обратите внимание: с невозвращенной суммы отпускных НДФЛ уже был удержан при фактической выплате дохода.
Примечание. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).
Пример 1. А.С. Мельников работает в ООО «Интерьер» полгода — с 1 октября 2009 г. (оклад — 80 000 руб. в месяц). С 1 апреля сотруднику предоставлен очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (к дате начала отпуска А.С. Мельников согласно фактически отработанному времени имел право на 14 календарных дней оплачиваемого отдыха). Данному сотруднику была начислена оплата за отпуск — 75 675,6 руб., а 26 марта 2010 г. отпускные были выплачены в размере 65 837,6 руб. (за вычетом удержанного НДФЛ — 9838 руб.). В соответствии с установленными в организации днями выдачи заработной платы (5-е число месяца — зарплата за предыдущий месяц, 19-е число месяца — аванс за текущий месяц) 5 мая сотруднику выплачена заработная плата за апрель (за минусом НДФЛ) за 2 рабочих дня — 6327,73 руб. . Удержанная сумма НДФЛ в этот же день перечислена в бюджет.
Приказом по организации установлено, что А.С. Мельникову могут выдаваться под отчет денежные средства на хозяйственные расходы не более чем на пять рабочих дней. По окончании этого срока (или после исполнения поручения) в течение трех рабочих дней сотрудник должен представить авансовый отчет и (или) вернуть остаток неиспользованных денежных средств.
А.С. Мельникову 30 апреля выдано под отчет 9000 руб. для приобретения средств бытовой химии. С 11 по 14 мая А.С. Мельников должен отчитаться по выданному авансу.
В соответствии с предписанием военного комиссариата с 12 мая А.С. Мельников направляется для прохождения альтернативной гражданской службы, поэтому он подал работодателю заявление об увольнении (п. 1 ст. 83 ТК РФ) и 11 мая был уволен.
Сотруднику начислена заработная плата за 5 рабочих дней, отработанных в мае, — 21 052,63 руб. (80 000 руб. : 19 дн. x 5 дн.), с этой суммы организация удержала НДФЛ в размере 2737 руб. (21 052,63 руб. x 13%). Причем на основании ст. 137 ТК РФ за неотработанные дни отпуска работодатель не вправе производить удержания из начисленной заработной платы за май, поскольку работник увольняется в соответствии с п. 1 ст. 83 ТК РФ.
С целью погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного для покупки средств бытовой химии, ООО «Интерьер» удержало из заработной платы А.С. Мельникова за май 3663 руб., что не превышает 20% от причитающейся работнику заработной платы — 3663,13 руб. . Оставшуюся часть суммы — 5337 руб. (9000 руб. — 3663 руб.) бывший сотрудник вернуть отказался.
Итак, у А.С. Мельникова осталась задолженность перед организацией по оплаченному авансом отпуску за неотработанное время — 14 календарных дней в размере 32 918,8 руб. (65 837,6 руб. : 28 дн. x 14 дн.), а также по части денежных средств, выданных под отчет, — 5337 руб.
Приказом руководителя от 14 мая ООО «Интерьер» полностью простило долг бывшему сотруднику.
При исчислении налога на прибыль организация не учитывает прощенную работнику задолженность в сумме отпускных за неотработанную часть отпуска (37 837,8 руб.) и невозвращенные подотчетные денежные средства (5337 руб.), поскольку эти затраты не отвечают требованиям ст. 252 НК РФ.
НДФЛ. Сумма задолженности по невозвращенным подотчетным средствам является доходом бывшего работника на дату принятия решения ООО «Интерьер» о прощении долга, то есть 14 мая. Организация признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет налог с дохода данного налогоплательщика.
НДФЛ с дохода, полученного бывшим работником, в размере невозвращенных подотчетных средств (5337 руб.) у налогоплательщика удержать невозможно, поскольку на 14 мая сотрудник уволен и организация не начисляет ему выплат в денежной форме. ООО «Интерьер» письменно сообщило налогоплательщику и в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог в размере 694 руб. (5337 руб. x 13%) и сумме дохода налогоплательщика — 5337 руб.
Списание задолженности как нереальной к взысканию
Как уже отмечалось, гл. 25 Налогового кодекса предусмотрены основания для признания дебиторской задолженности безнадежной. Для признания задолженности нереальной к взысканию достаточно наличия хотя бы одного из оснований, перечисленных в п. 2 ст. 266 НК РФ:
— истечение установленного срока исковой давности;
— невозможность исполнения обязательства в соответствии с гражданским законодательством;
— невозможность исполнения обязательства на основании акта государственного органа;
— ликвидация организации-должника.
Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Если задолженность не взыскана по истечении данного срока, она признается безнадежной (нереальной к взысканию) и подлежит списанию.
Согласно пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ включить сумму дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода (во внереализационные расходы) можно на основании документов, подтверждающих истечение срока:
— распоряжения руководителя;
— приказа об увольнении работника;
— копии письма, направленного уволенному сотруднику, о добровольном погашении задолженности с приложением почтовой квитанции и описи вложения;
— платежных документов, подтверждающих дату произведенной выплаты сотруднику;
— инвентаризационной ведомости (при проведении инвентаризации задолженности).
Обратите внимание: факт истечения срока исковой давности является достаточным для признания задолженности безнадежной и отнесения ее к внереализационным расходам. Проведения других мероприятий по признанию дебиторской задолженности безнадежной от организации не требуется (Письма Минфина России от 13.01.2009 N 03-03-06/1/3, от 21.02.2008 N 03-03-06/1/124 и от 30.09.2005 N 03-03-04/2/68).
С какого момента исчислять срок исковой давности
В соответствии с п. 2 ст. 200 ГК РФ течение срока исковой давности по обязательствам с определенным сроком исполнения начинается по окончании этого срока. Следовательно, срок исковой давности исчисляется с даты, следующей за датой, когда работник обязан был вернуть долг.
Так, по средствам, выданным под отчет, в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки.
———————————
Документ утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.
Следовательно, отчет об израсходованных суммах должен быть представлен и остаток неиспользованного аванса возвращен работником в течение трех дней после приезда из командировки. Если этого не произошло, начиная с четвертого дня исчисляется трехлетний срок исковой давности.
Напомним, что срок, на который выдаются денежные средства в иных случаях, утверждается приказом руководителя организации. Именно не позднее трех рабочих дней по истечении установленного в приказе срока работник должен произвести окончательный расчет с организацией, и, как уже отмечалось, с четвертого дня начинается течение срока исковой давности. Если такого приказа нет, срок, на который выдаются суммы под отчет, считается неустановленным и расчеты должны производиться в пределах одного рабочего дня, то есть в день выдачи аванса работник обязан отчитаться (Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704). При этом срок исковой давности (три года) исчисляется начиная с четвертого дня, который отсчитывается со дня выдачи денежных средств.
Отношения с сотрудником организации по заключенному договору займа регулируются гражданским законодательством. Так, согласно ст. 810 Гражданского кодекса заемщик обязан возвратить заимодавцу полученную сумму займа в срок и в порядке, которые предусмотрены договором займа. Если в установленный договором срок сумма займа не возвращена, со следующего дня исчисляется срок исковой давности.
Допустим, срок возврата договором не установлен или определен моментом востребования, тогда сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем требования об этом, если иное не предусмотрено договором.
Таким образом, срок исковой давности (три года) для признания задолженности безнадежной к взысканию по договору займа, заключенному без указания в нем срока возврата или со сроком, определенным моментом востребования, начинает течь по истечении 30 дней после предъявления заимодавцем требования о возврате суммы займа.
Налог на прибыль
При соответствии расходов по займу требованиям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса по истечении срока исковой давности организация в целях исчисления налога на прибыль сумму невозвращенных работником заемных средств признает безнадежным долгом, сумма которого учитывается в составе внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Датой списания таких расходов будет являться последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.
Налог на доходы физических лиц
Если долг бывшего работника признается безнадежным, то нужно ли удерживать НДФЛ? В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ в налоговой базе учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло. По невозвращенным подотчетным средствам и займу по истечении срока исковой давности бывший работник получает доход. Моментом получения дохода считается дата, с которой взыскание соответствующих сумм стало невозможным (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610). Доход облагается НДФЛ по ставке 13%. При этом на основании ст. 226 НК РФ организация является налоговым агентом