Залежалый товар на складе

М. Морозов, Р. Попов

Массовый рынок ТНП является рынком потребителя, и часто конкурентоспособность определяется возможностью установить меньшие цены на свою продукцию, что обеспечивается более низкими издержками. Не секрет, что основная часть издержек производственной компании (а часто и компании-продавца) формируется в сфере управления цепью поставок, таким образом, ценовая война может сводиться к конкуренции вашей цепи поставок и цепей конкурентов.

Кризис наложил дополнительные ограничения на характер конкурентной борьбы, обостряя наиболее критичные ее моменты. В данной статье нам хотелось бы рассмотреть один из основных элементов управления цепью поставок – управление запасами, предложив несколько простых практических советов по их сокращению. Безусловно, при налаженной практике управления товарными запасами вы можете освободить средства компании и внести ощутимый вклад в повышение платежеспособности и устойчивости бизнеса, что в новых экономических условиях является весьма актуальной задачей.

Основная цель предлагаемых нами мероприятий сводится не только к непосредственному уменьшению запасов, но к уменьшению их при одновременном сохранении уровня обеспечения продукцией, чтобы не допустить роста упущенных прибылей. При этом мы особое внимание обратим на те их составляющие элементы, которые можно внедрить просто и быстро, получив прибыль и/ или результат в краткосрочном или среднесрочном периодах.

1. Улучшайте коммуникации в структуре цепей поставок. Оперативное взаимодействие отделов и вовлеченных в процесс лиц снижает уровень потенциальной не­определенности и как следствие способствует снижению страховых запасов, призванных обеспечить покрытие этой неопределенности. Часто бывает так, что представители различных отделов, которые имеют влияние на формирование запасов, например страховых, покрывают одни и те же риски полностью или частично. Это означает, что в итоге на уровне компании в целом вы просто планируете излишек. Довольно часто такая ситуация встречается в случаях, когда персоналии, определяющие итоговый запас, работают в разных отделах и департаментах. Используйте модели Sales & Operational Planning или любые другие ее варианты, связав логистику/ производство, маркетинг, финансы и продажи в единый процесс переговоров. Коммуникация – это то, что в любой компании всегда можно улучшить.

2. Сокращайте сроки заказа, производства и доставки продукции от поставщиков. Эти сроки, или так называемый совокупный период неопределенности, оказывают непосредственное влияние на цикл пополнения запасов и как следствие на их рост. По результатам многих исследований время простоя в период неопределенности может составлять до 95% общего времени, что оплачивается из вашего же кармана.

Исследуйте и измерьте все составляющие периода неопределенности на каждом этапе: время на подготовку заказа поставщику, время на подготовку производственного плана, время производства и доставки необходимых компонентов от субподрядчиков, сроки хранения и отгрузки до момента окончательной постановки на учет на вашем складе. Сгруппируйте поставщиков по длительности периода неопределенности. Обсуждайте все составляющие этого времени с поставщиками, сравнивайте поставщиков, ведите переговоры о сокращении сроков, добивайтесь минимизации простоев.

На базе данных измерений выстройте различные страховые запасы для различных поставщиков (или групп поставщиков) и продуктов, ими производимых. В тех случаях, когда вы имеете меньший период неопределенности, нет смысла хранить такой же запас.

Если сроки доставки компонентов формируют значительную долю этого периода, договоритесь с их поставщиком о хранении части компонентов, чтобы иметь возможность всегда быстро пополнить запас, значительно сократив его в виде продукции у вас на складе. Даже если значительного сокращения запаса готовой продукции нет, так как вы не хотите терять уровень сервиса (здесь и далее под ним понимается уровень наполнения заказа клиента), то всегда получите дополнительную прибыль за счет его увеличения.

3. Вводите стандарты прогнозирования, классификацию. Переносите фокус на артикулы, которые приносят до 80% прибыли. Ваша основная задача – при условии ограниченности ресурсов, в том числе персонала, сфокусироваться именно на них, максимально автоматизируя прогнозирование остальных. Как правило, самые прибыльные продукты еще и наиболее массовые с точки зрения объемов продаж, а точность прогноза по большим объемам выше. Это, в свою очередь, способствует сокращению страхового запаса. Классификация может быть и не такой простой – используйте матрицу ABC- и одновременно XYZ-анализа или даже внедряйте третье измерение в процесс, например, группируйте товары по прибыльности, объему/ размеру, сроку доставки или производства. Старайтесь так же стандартизировать компоненты, что обеспечит взаимозаменяемость и укрупнит объемы на артикул.

4. Сокращайте объемы излишней продукции и продукции, выходящей из обращения. Эти меры не приведут к снижению уровня обеспечения продукцией, а значит, и не вызовут недовольства ваших клиентов. Рассмотрите такие возможности, как маркетинговые скидки, возврат поставщику, продажу другим компаниям, пожертвования. Создайте процесс по выводу продукции из оборота ввиду окончания ее срока годности, минимизируйте дополнительные расходы вашего бизнеса на него, в том числе связанные и с хранением на ваших складах. На практике мы сталкивались с тем, что продажа товара может быть менее выгодной, нежели его уничтожение, особенно если период реализации и стоимость хранения достаточно высоки, а уровень прибыли с реализации минимален.

Конечно, идеальная система – это система, которая не формирует таких запасов. Однако, к сожалению, на практике это неосуществимо в силу огромного количества причин. Одной из основных среди них является точность прогнозирования, которая никогда не будет давать вам 100%-ный результат и зависит от специфики бизнеса и самого товара (или отрасли).

5. Повышайте качество работы поставщиков, развивайте их. Общайтесь, общайтесь и еще раз общайтесь с вашими поставщиками! Консультируйте их, помогайте им добиваться нужных стандартов, обсуждайте с ними важнейшие показатели качества их работы, объясняйте им их выгоду. Кропотливо и планомерно стройте добрые и долгосрочные партнерские отношения.

При этом как стратегические партнеры вы можете делиться друг с другом своими ноу-хау, что в конечном итоге позволит создать более конкурентную совместную цепь поставок. Например, ваш поставщик, как и представитель другого отдела в компании, планирует свои риски и на их основании принимает решения. Конечно, все риски поставщика, включая его расходы на неэффективные запасы, заложены в вашей цене покупки. Общаясь и совместно обсуждая данные риски, вы можете получить для себя не только снижение неопределенности и соответственно ваших запасов, но и, возможно, дополнительные бенефиции по цене.

6. Критически оценивайте стоимость, объемы минимального заказа производства и скидки с объемов. Рассмотрите различные сценарии и обсуждайте их с поставщиками. Сравните объемы минимальных партий, оптимальных партий и стоимости единицы продукции в каждом случае с вашими рисками и стоимости по управлению дополнительными запасами. Вполне вероятно, расчеты приведут к выводу, что снижение объема партии и увеличение частоты отгрузок будут способствовать сокращению запасов и расходов, связанных с хранением продукции, в том числе и у вашего поставщика.

7. Оптимизируйте уровни страховых запасов. Откажитесь от метода усредненного страхового покрытия, который ведет к затовариванию по одним артикулам и нехватке запасов по другим. Страховой запас должен быть привязан к фактическим колебаниям спроса, ошибке прогноза, периоду неопределенности, среднему спросу, а также к уровню обеспечения продукции, который вы желаете постоянно поддерживать. Не ограничивайтесь простой АВС-классификацией, вводите новые измерения, идите дальше, вплоть до определения оптимального уровня страхового запаса для отдельно взятого артикула. Помните, что основная задача процесса управления товарными запасами – это нахождение оптимального соотношения между сервисом и оборачиваемостью.

Такая система и управление запасами на основе 2-3-4-5-мерной классификации, возможно, и не сократит ваши запасы в целом, но определенно сфокусирует их на тех участках, на которых они для вас наиболее выгодны и оптимальны. При этом стоит обратить внимание на сложность и стоимость управления новой системой: возможно, вам достаточно лишь иметь ABC-классификацию.

8. Боритесь за своевременность поставок. Рост запасов напрямую связан с неблагоприятными ожиданиями задержек поставок.

В любой расчетной системе вы закладываете поступление товара в определенный период. Для многих видов бизнеса несоответствие срока доставки, который вы определили в системе, и реального срока доставки может привести к дополнительным рискам при управлении запасами и продажах. Меньший срок по сравнению с реальным может привести к краткосрочному хранению дополнительной партии товара, когда вы еще не успели продать имеющийся товар. Больший срок может повлечь те же самые риски, только на среднесрочном, а то и долгосрочном уровне в зависимости от вашей цепи поставок, ее гибкости, включая периоды производства и заказа продукции.

Отслеживать этот параметр вам помогут следующие меры.

• Измеряйте своевременность поставок. Существует множество методов измерения. Не так важно то, какими из них вы пользуетесь, – важен факт и последовательность.

• Общайтесь с поставщиками. Убедитесь, что они понимают, как вы измеряете своевременность поставки и как определяете момент своевременности поступления товара.

• Ставьте цели. Вместе с поставщиком поставьте достижимые цели, касающиеся своевременности поставок. Введите показатели, демонстрирующие динамику и прогресс. Скажем, такие: сегодняшняя периодичность поставок, сегодняшний средний уровень запасов, пересмотренная периодичность поставок, новый средний уровень запасов. Применение АВС-классификации станет более чем разумным дополнением к анализу.

• Вознаграждайте поставщиков. Отмечайте поставщиков, которые достигли ожидаемых показателей своевременности поставок.

9. Разработайте программу хранения ваших запасов у поставщиков. Работайте в тесном взаимодействии с ключевыми поставщиками над совместной программой управления товарными запасами и их хранения. Цель – уменьшить уровень запасов, а не просто хранить их на складах поставщика. Вот некоторые программы, применяющиеся в бизнесе.

• Управление запасами силами продавца. Поставщик осуществляет функцию контроля и управления запасами.

• Доставка напрямую к точке продаж. Поставщик контролирует фактический спрос и определяет момент и объем пополнения запаса.

• Консигнационный запас. Поставщик владеет товаром, но товар находится в вашем распоряжении. Оплата поставщику производится по факту реализации его продукции.

•Хранение у поставщика. Поставщик хранит страховой запас у себя и осуществляет поставку именно в нужный момент.

10. Вознаграждайте за сокращение товарных запасов. Сокращение запасов напрямую связано с финансовым успехом компаниии. Подчеркивайте важность и необходимость этого процесса следующими путями.

• Вовлекайте все стороны. Разъясняйте, какую роль оказывают уровни товарных запасов на финансовую состоятельность и платежеспособность вашей компании. Сформируйте команду, которая сфокусирует усилия на сокращении запасов, привлеките в нее также поставщиков, инженеров, специалистов по производству, финансистов, маркетологов – всех, кто может помочь.

• Рассматривайте сокращение запасов как сокращение затрат. Сокращение запасов, ускорение их оборачиваемости имеет непосредственное отношение к увеличению платежеспособности компании и перераспределению денежных потоков в вашу пользу.

• Создайте систему KPI (Key Performance Indicators). Для всех сотрудников и отделов, вовлеченных в управление запасами, привяжите часть или всю бонусную систему к показателям запаса.

И это только часть возможных действий. Конечно, максимальной эффективности достигнет только тот процесс, который охватит и оптимизирует всю цепь поставок от начала до конца, включая цепи поставок стратегических поставщиков, а также дистрибьюторские компании. Как мы уже говорили, огромное значение будет иметь наличие инструментов, которые позволяют достичь ваших целей посредством управления запасами и расходами, с ними связанными, с одной стороны, и уровнем сервиса, с другой стороны. Одним из таких инструментов может являться система, которая позволяет управлять оптимальным (или заданным) соотношением потери сервиса, с одной стороны, и инвестициями в запасы и стоимостью их обработки и хранения, с другой. Такая оптимизация потребует внедрения сложнейшего проекта по управлению запасами и оптимизации товаропотока и хранения, который вполне может занять несколько лет и потребует серьезного привлечения ресурсов. Итоговая система управления запасами должна содержать в себе именно элемент управления, во-первых, уровнем сервиса, а во-вторых, уровнем запаса. Причем именно в рамках единой системы, когда вы имеете возможность установить новую цель (таргет) для уровня сервиса, например, его увеличение, понимая, какой будет плата с точки зрения инвестиций в запасы и стоимости их обработки и хранения. Конечно, соотношение запас/ сервис может быть неоптимальным в зависимости от непосредственных текущих стратегических задач бизнеса, которые могут диктовать, например, обязательное наличие высокого сервиса вследствие борьбы за рынок.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята.
Продолжить

Инструмент, который дает эффект — уценка

Это мероприятие строго задокументировано правилами, которые закреплены в бухучете. Если соблюдать нормативы и корректно проводить ее, то часто удается избавиться от большинства нереализованных продуктов.

Сначала определяется объем того, что вообще допускается снижать в стоимости. В этих целях формируется комиссия, которая проводит инвентаризацию и собирает перечни подходящих наименований. Если неликвидные остатки с дефектами, то прописываются конкретные факты для каждого изделия. Это не скрывается, а записывается на ценник, чтобы покупатель мог ознакомиться с каждым словом и определить для себя, подходит ли ему этот товар.

Параллельно с этим процессом может проходить списание того, что продавать нельзя – просроченные позиции, устаревшие, не выполняющие своих задач, вредные для людей и окружающей природы.

Оба вида работ проводятся с составлением специальной ведомости, которую должен подписать директор.

После этого определяют подходящие цены для каждой вещи. Чтобы сформировать релевантный ценник, учитывают балансовую стоимость, текущую рыночную, срок годности, если он есть, его свойства и ценность для клиентов, а также другие факторы.

Позже создают особый отдел, где хранят всю уцененную партию, вместе с накладными и новым прайсом.

Как корректно составить документы о продаже

Даже если приобретать обычный ликвидный продукт, то есть определенные риски. А при проведении купли-продажи с участием лежалого товара опасность значительно вырастает для обеих сторон.

Чтобы застраховаться от досадных сюрпризов, необходимо правильно составить документацию.

Одна из частых ошибок – неполное описание продукции. Важно, чтобы были оговорены и прописаны все его характеристики, нюансы, дефекты и параметры, из-за которых это ТМЦ стало неликвидным.

Но даже тогда у приобретателя останется право вернуть производителю все приобретенное, если оно его не устроит. Такое право для него прописывается в любом договоре со всеми вытекающими последствиями.

Если товар относится к опасным или вредным материалам, то на его утилизацию потребуются дополнительные средства и особенные мероприятия. Это также стоит включить в документ, а также прописать, кто будет заниматься уничтожением.

Как возвращать продающей стороне

Право на это есть также у первого реализующего обладателя продукции. В зависимости от того, что указано в условиях договора, он может избавиться от залежалых остатков и вернуть вложенные финансы.

Подобный подход к решению проблемы довольно распространен, поскольку у крупных компаний часто много каналов сбыта. Они легко находят точки, в которых дефектные материалы быстро удастся реализовать с наименьшими затруднениями.

Но чтобы мотивировать поставщика сотрудничать таким образом, даже большим ритейлерам следует уступать и оставаться без части средств. То есть возврат обычно производится не по ценам закупки, а ниже их. Процент скидки, которую придется сделать, закрепляется в документации. Еще один мотивирующий повод – желание сохранить партнера. Поэтому никого не удивляют эти операции по обратной отправке, хотя иногда это кажется странным.

Что происходит на отечественном рынке

Конечно, в России есть свои особенности реализации этого вида продукции. Некоторые клиенты даже не понимают, что это такое – неликвидные материалы. Многие воспринимают их только как дефектные или сломанные.

Есть даже необычная практика использовать эти товары в расчетах за проблемные долги. Такая договоренность появляется уже после заключения основной сделки, в качестве второй стороны здесь нередко оказываются кредиторы.

Если фирма успела собрать непредвиденные задолженности, а на конкретную дату не готова рассчитываться или гарантировать выплату в дальнейшем, то получателя можно уговорить на получение своих финансов таким образом.

Но стоит отметить, что из-за пересчета с учетом скидки и в рамках счета на оплату подобная ситуация нередко оказывается не в пользу задолжавшего.

Можно ли продать все оптом

Здесь все зависит от оснований, по которым образовался неликвид. Иногда можно сбыть партнерам, а в отдельных удобных случаях – даже конкурентам.

Формат объемных закупок по уменьшенным ценам оказывается более привлекательным для компаний, чем много сделок с маленькими партиями. Это выгодно со всех сторон – материально, логистически, даже со стороны оптимизации использования помещений.

После покупки фирма может изменить условия продажи, регион, другие параметры, после которых товар станет снова ликвидным. Такое сотрудничество удобно для обеих сторон – продавец сможет избавиться от лежалой продукции, которая ему не интересна. Покупатель – выгодно приобретет и сделает больше процент на реализации.

Как еще можно сбыть

Опытные компании обычно применяют сразу несколько способов продать изделия, которые не интересны клиентам:

• скидка с громкой рекламой – часто люди берут больше, когда им постоянно повторяют, что это дешевле стандартной цены;
• разбавляют с ходовыми продуктами – когда делают комплект из популярной вещи и такой, что не торопятся приобретать;
• подарок – маскируют в набор, повышая общую стоимость, официально неходовая часть идет бесплатно.

Любой из этих простых способов действует и при правильной организации позволяет фирме получить пусть и не полную, но прибыль.

Когда и почему списывается неликвид

Нередки ситуации, когда задержавшаяся на складе партия уже не годится для дальнейшей продажи, даже со скидкой. В этом случае остается только один вариант – снять его с остатков и ликвидировать. Можно просто вывезти на свалку, но перед этим необходимо выполнить два важных формальных действия.

Следует сделать все так, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с налоговым учетом. Поэтому факт списания придется документально оформить и обосновать.

Кроме того, руководству компании придется решить, можно ли отнести эти расходы в состав общих, чтобы уменьшить размер налога на прибыль.

Второе действие состоит в самой утилизации. Если организация по договору должна самостоятельно уничтожить партию, то все связанные с этим расходы она берет на себя. Но обычно это касается только тех видов, для которых требуются особенные условия – бытовая химия, опасные отходы и вредное производство.

Как не допустить, чтобы ситуация повторялась

Для профилактики разработали два основных метода, которые помогают предотвратить зависания товара у фирмы.

В первую очередь это тщательная проверка всего, что поступает на склад. Рекомендуется осматривать изделия до покупки и после нее, проверять годность и исправность. Обычно для этого есть выделенный товаровед.

Также проводится регулярная проверка продуктов, которые хранятся у компании. Для этого организуются инвентаризации, все пересчитывается, сравнивается с виртуальными данными.

Особенное внимание стоит уделить всем позициям, спрос на которые сезонный. Важно не потерять их и не испортить в процессе хранения.

Чтобы не копить его в хранилище, можно выставлять на полки и разбавлять ходовыми товарами. Это привлекает дополнительное внимание к витрине и напоминает клиенту о том, что у него, возможно, есть потребность в этой вещи. Также можно активировать снижение цены на него и предлагать в качестве комплекта.

Еще один способ не допускать в дальнейшем появления неликвидов – жесткое соблюдение ротации. Сотрудники должны следить за годностью, своевременно проводить скидки и акции на приобретение продукции, действовать в рамках инструкций.

Чтобы облегчить им контроль за находящимися на складах объемами, рекомендуется обеспечить их ТСД, а предприятие – специальными торговыми программами, которые будут помогать с учетом всего ассортимента, их сроков годности и расположения в рамках складских помещений. Подобное ПО помогут установить сотрудники нашей компании «Клеверенс». Они разберутся, как лучше оптимизировать бизнес-процессы, и подберут такие программы и оборудование, которые справятся с задачами и минимизируют издержки на просрочку и порчу изделий. Варианты ПО, которые помогут бороться с неликвидом — «Склад 15» и «Магазин 15».

Что значит неликвидный товар и какие у него плюсы

Редко бывает, когда одна и та же позиция удерживает внимание аудитории слишком долго и стабильно. Обычно ситуация динамична и если на один продукт спрос растет, то на другой падает. Поэтому у крупных ритейлеров задержка партии на какое-то время может стать преимуществом. Иногда он оказывается даже монополистом по реализации этого вида.

Кроме того, проблемы со сбытом неудачной продукции становятся проверкой для небольших организаций. Они заставляют сотрудников относиться внимательнее к закупке и процессу предложения ассортимента клиентам, учат быть серьезнее и ответственнее, заставляют корректно проводить закупку и контролировать уровень запасов.

Мы рассмотрели, что это такое – неликвидность товара, откуда она берется и какие проблемы из-за нее возникают. Изучили, что необходимо делать, когда продукт не продается, из-за чего это происходит и как бороться с застоем. Важно правильно просчитывать время, которое может партия находиться на складе, и уметь вовремя принять меры, чтобы продукцию можно было не списать, а выгодно предложить другой компании.

Количество показов: 3483