Журнал выдачи расчетных листков

Журнал выдачи расчетных листков — это сводный регистр, в котором работодатели могут вести учет выданных расчетных листков и собирать подписи работников, подтверждающие факт получения «расчеток». Расскажем, какую информацию должен содержать этот документ и сколько времени его надо хранить.

Согласно статье 136 ТК РФ, работодатели должны передавать сведения о заработной плате работникам в письменной форме — выдавать работникам расчетные листки. Статья ТК регламентирует и их содержание.

Расчетные листки

Документ является уведомлением о заработной плате, в котором, согласно Трудовому кодексу, должны содержаться следующие сведения:

• сумма составных частей заработной платы за конкретный период;
• сумма других начислений, полагающихся работнику, например, вследствие задержки зарплаты, оплаты отпуска или выплат при увольнении;
• размер и основания, произведенных удержаний;
• итоговая денежная сумма, подлежащая выплате.

Несмотря на то что законодательство четко регулирует содержание уведомления о зарплате, согласно статье 136 ТК РФ, форма этого документа разрабатывается и утверждается каждым работодателем самостоятельно. Существует форма «расчетки», выработанная специалистами на практике.

Уклонение от выдачи «расчеток» может повлечь наложение штрафа на работодателя и бухгалтера. Такие меры предусмотрены в статье 5.27 КоАП РФ. Например, если «расчетку» не вручили работнику или в ней не указали все необходимые сведения, организации грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Руководителю и бухгалтеру грозит предупреждение или штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Такой же штраф предусмотрен для предпринимателей. Если подобное нарушение повторится, то сумма взыскания будет варьироваться в пределах от 10 000 до 70 000 рублей, вплоть до дисквалификации руководителя на срок от одного года до трех лет.

Журнал регистрации выдачи расчетных листков: образец

В связи с тем, что невыдача «расчеток» жестко карается законом, руководители и бухгалтеры стараются обезопасить себя от возможных правовых последствий: они ведут журналы учета выдачи расчетных листов, предназначенные для фиксации факта передачи этого документа работнику.

Законодательство не обязывает выдавать уведомления о зарплате под роспись сотрудника, соответственно, унифицированной формы журнала не существует. Но есть рекомендации практиков: журнал вести и включить в него сведения, упорядоченные в виде таблицы:

• порядковый номер сотрудника;
• ФИО;
• дата выдачи «расчетки»;
• должность сотрудника;
• подпись.

В шапке журнала должно быть указано наименование организации или предпринимателя и период, за который выдаются документы. Внизу учетный регистр заверяется подписью сотрудника, ответственного за их выдачу.

Рекомендуем готовый журнал учета выдачи расчетных листков (образец) скачать, добавить свои реквизиты и пользоваться им работе.

Некоторые работодатели принимают за основу журнала форму расчетно-платежной ведомости Т-49 (ОКУД 0301009), в которую вносят недостающие столбцы — дату выдачи «расчетки» и подпись. Иногда для подтверждения факта получения листка работодатели используют бланки с отрывным корешком. На нем сотрудники указывают дату получения и ставят подпись. Затем эти корешки подшивают и хранят на предприятии.

Выдача и хранение «расчеток»

Для оптимизации выдачи этого документа на многих предприятиях практикуется подготовка специального приказа. Там может быть пункт о том, что сотрудник должен самостоятельно явиться в указанное место (например, в бухгалтерию), и срок для получения. С этим приказом необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников. Такая мера поможет работодателю обезопасить себя от возможных претензий со стороны трудовой инспекции.

Расчетные листки, согласно пункту 412 статьи 4.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558, должны храниться пять лет при условии проведения ревизии или 75 лет при отсутствии лицевых счетов. Следовательно, журнал учета также следует хранить в соответствии с этими требованиями.

Обязанность составления расчетных листков

Сегодня изучаем статью 136 Трудового Кодекса РФ. Согласно данной статье работодатель при выплате заработной платы обязан извещать работника в письменной форме о данных начисленной заработной платы и иных суммах, а также об удержаниях и сумме, подлежащей к получению работником.

Такие данные отражаются в форме расчетного листка, который работодателю необходимо утвердить Приказом.

Когда выдается расчетный листок и чем подтвердить выдачу

Расчетный листок выдается работнику не позднее дня выплаты заработной платы. Сам расчетный листок не требует ни подписи, ни печати, ни со стороны работника, ни со стороны работодателя, т.е. это просто форма информирования. В связи с чем возникает вопрос, а был ли выдан расчетный листок?

Для избежания недоразумений о выдаче расчетного листка, работодателю желательно разработать и утвердить форму журнала учета выдачи расчетных листков, назначить ответственного за ведение журнала и при каждой выплате заработной платы собирать подписи с сотрудников в получении расчетного листка.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, можно сделать вывод, что расчетный листок необходимо готовить также два раза в месяц.

При увольнении сотрудника выдаем расчетный листок в его последний рабочий день.

Ответственность работодателя

Ответственность предусмотрена статьей 5.27 КоАП РФ статьей 1 – нарушение трудового законодательства. Предусмотрено наложение штрафа на юридическое лицо в размере от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, на должностное лицо и ИП штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. рублей.

Образцы необходимых документов

1. Приказ об утверждении формы расчетного листка
2. Форма расчетного листка
3. Журнал учета выдачи расчетных листков

В нашей статье мы кратко постарались охватить основные вопросы по подготовке расчетных листков. Также, используя образцы документов, вы сможете сами готовить необходимые данные для сотрудника.

Если Вы хотели бы узнать стоимость бухгалтерского обслуживания или только кадрового учета, звоните по телефонам указанным на сайте.

Балескова Наталия