Факсимиле
Содержание
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий»1.
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Гражданско-правовые сделки
Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон2.
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.
Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств3.
Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным4.
Документы бухгалтерского и налогового учета
Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.
Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя5. Согласно законодательству о бухгалтерском учете6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.
Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия7. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.
Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется9.
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи10. Однако действие закона об электронной подписи11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле12.
Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет
Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности)13. Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету14.
Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен15.
Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.
В наше время разнообразие штемпельно-граверная продукция (круглые печати, все возможные штампы, датеры, нумераторы, пломбиры, пломбираторы и т.д.) занимает все большую роль в организации делопроизводства. Одним из не заменимых помощников является факсимильный штамп, который с каждым днем набирает популярность.
Итак, факсимиле (от лат. fac simile — букв. «делай подобное») — воспроизведение любого графического оригинала — рукописи, рисунка, чертежа, гравюры, подписи, монограммы, — передающее его вполне точно, со всеми подробностями.
До XIX века факсимиле, как правило, делалось посредством прорисовки оригинала через прозрачную бумагу и затем гравирования на металле или дереве и литографирования, в новейшее же время изготовление подобных снимков очень облегчилось благодаря изобретению и усовершенствованию светописи — фотографии, фототипии, фотогравюры, фотоцинкотипии и фотолитографии, дающих возможность получать безусловно верные факсимиле чисто механическим путем.
Мы попытаемся разобраться, что такое факсимиле.
Факсимиле, или как его еще называют, факсимильная подпись
– это точная копия подписи, сделанная в виде штампа, и предназначенная для облегчения работы с документами. Практически факсимиле – это маленький помощник для большого бизнеса. Нам часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда необходимо проставлять свою подпись на большом количестве документов, а времени катастрофически не хватает; срочно требуется подпись начальника, а он в нужный момент отсутствует или занят.
Для решения проблем такого рода мы рекомендуем простой выход: изготовить у нас факсимиле подписи (начальника), а затем внутренним приказом определить круг доверенных лиц, имеющих право пользоваться им.
При
изготовлении факсимиле (подписи)
специалисты компании Marcone используют новейшую технологию флеш, изобретенную в Японии. Флеш технология позволяет добиться наилучших результатов – оттиск Вашего факсимильного штампа практически не отличается от оригинала подписи гелиевой ручкой.
Что же говорит законодательство о применении факсимильных штампов.
Приведем выдержку из ст. 207 Гражданского кодекса Украины о письменной форме сделки. «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи, либо иного аналога собственноручной подписи, допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Следовательно, поскольку ни одного закона относительно возможности применения факсимиле еще нет, то можно будет свободно пользоваться лишь вышеназванными нормативно правовыми актами относительно применения факсимиле, хотя формально они и противоречили Гражданскому кодексу до 2004 г. Кроме того, в соглашениях можно предусматривать свободное его применении в хозяйственной деятельности (см. лист Госпредпринимательства Украины от 19.03.2004 г. №1699 «Относительно использования факсимильной подписи»). Проблема и с первичными документами. На запрос относительно применения факсимильной подписи руководителя на доверенности Министерство финансов Украины в письме от 03.08.2009 г. №31-34000-20-16/20991 сообщает о том, что Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» применения факсимиле для подписи первичных документов не предусмотрено.
Использование факсимиле на практике украинского законодательства.
В нормативно-правовых актах Украины используется термин «факсимиле”, «факсимильная подпись”, однако что именно подразумевается под данными терминами, законодатель не установил.
Согласно ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины, использование при совершении сделок факсимиле воссоздания подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-числовой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.
Применение факсимиле допускается:
Первичные документы. Согласно п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. N 88, документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или иным способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, которое осуществило хозяйственную операцию.
Так, п. 2.1 вышеуказанного Положения предусматривает, что «первичные документы — это письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение.
Хозяйственные операции — это факты предпринимательской и другой деятельности, что влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов”.
Чеки. Согласно п. 2.2. Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением НБУ от 29.12.00 г. N 520, чек заполняется как от руки, так и с помощью технических средств. Использование факсимиле позволяется при подписании чеков, которые предназначены для выплаты пенсий (переводы пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в других случаях, которые предусмотрены законодательством страны чекодателя.
Аккредитив. Пунктом «в” ст. 20 Унифицированных правил и обычаев для документальных аккредитивов (редакция 1993 г., публикация Международной Торговой Палаты N 500), предусматривает, что «если только в аккредитиве не предусмотрено иное, банки будут принимать также как оригиналы документы, которые изготовлены с помощью:
(I) репрографичных, автоматизированных или компьютерных систем;
(II) копировальной бумаги, если на них есть отметка, что они являются оригиналами и при необходимости имеющаяся подпись.
Документ может быть подписан путем непосредственной подписи, факсимиле подписи, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения”.
Не допускается применение факсимиле:
Действующим законодательством предусмотрено, в каких случаях применение факсимиле, факсимильной подписи не допускается, а именно:
Расчетный чек. В соответствие с разделом 3 п. 7 Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением НБУ от 14.08.03 г. N 337, денежные чеки действительны на протяжении 10 календарных дней со дня их выписки, не учитывая день выписки. Дата на чеке отмечается так дата и год цифрами, месяц словом. Денежный чек должен содержать отпечаток печати и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) клиента согласно с карточкой образцов подписей.
Согласно п. 2.8. Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением НБУ от 21.01.04 г. N 22 (далее — Постановление N 22), во время подписания расчетного документа не позволяется использование факсимиле, а также исправления и заполнение расчетного документа в несколько приемов.
Пунктом 7.20 Постановления N 22 предусмотрено, что «банк-эмитент может отказаться от оплаты чека, если:
чек или реестр чеков заполнено с нарушением требований этой главы или есть исправление, вместо подписи стоит факсимиле”.
Платежные поручения. В соответствии с п. 1.6 Положения об оформлении и предоставлении клиентам платежных поручений в иностранной валюте или банковских металлов, заявлений о купле или продаже иностранной валюты, или банковских металлов к уполномоченным банкам и другим финансовым учреждениям и порядок их исполнения, утвержденного постановлением НБУ от 05.03.03 г. N 82, платежные поручения в иностранной валюте или банковских металлах, заявления о купле или продаже иностранной валюты или банковских металлов выписываются не менее чем в двух экземплярах с использованием технических средств или заполняются от руки ручкой с черными или синими чернилами и обязательно должны быть засвидетельствованы подписями ответственных лиц и отпечатком печати клиента (кроме физических лиц, которые ее не имеют) на первом экземпляре. Во время подписания не позволяется использовать факсимиле, а также делать какие-либо исправления.
В соответствии с п. 2.2 Положения о порядке осуществления безналичных расчетов в национальной денежной единице Украины в особый период, утвержденного НБУ от 23.12.03 г. N 577, в случае расчетов платежными поручениями плательщик выписывает платежное поручение не менее чем в трех экземплярах с использованием технических средств или заполняет собственноручно шариковой ручкой. Первый экземпляр платежного поручения удостоверяется подписями ответственных лиц и отпечатком печати клиента (кроме физических лиц, которые ее не имеют). Не позволяется использовать факсимиле вместо подписей, а также делать на документах какие-нибудь исправления.
Пункт 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, утвержденных приказом МВД от 11.01.99 г. N 17, все другие штампы и изделия: пломбираторы, факсимиле, штемпели, бракеровочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, штампы бирок на продукцию с указанием грузоотправителя, штампы для входной и исходной почты, инвентарные штампы для библиотек и тому подобное изготовляются штемпелъно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно за ходатайствами, подписанными руководителями предприятий, учреждений и организаций, для которых предназначаются эти изделия.
Таким образом, за исключением вышеизложенных случаев, факсимильная подпись должностных лиц может применяться на любых документах (договорах, актах приема-передачи, счетах и т.д.) в случае, когда между сторонами (контрагентами) имеется письменное соглашение (договор) о согласии на использование факсимильной подписи этих лиц при осуществлении совместной хозяйственной деятельности. Также в договоре должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей. Кроме того, факсимильная подпись, должностных лиц по желанию может применяться в хозяйственной деятельности внутри самого предприятия на любых документах (на приказах, распоряжениях, договорах и т.д.). Однако по нашему мнению, это должно быть оформлено соответствующим образом либо приказом руководителя о применении на предприятии факсимиле (с указанием на каких именно документах) либо инструкцией, утвержденной руководством и т.д.
Для заказа факсимиле Вам достаточно выслать нам на marcone@ua.fm скан. копию подписи! Стоимость зависит от размера оттиска, варианта оснастки и технологии изготовления.
Если у Вас еще остались вопросы мы всегда рады помочь. Звоните нам (056) 716 88 92, 050 716 06 02.
- Добавить в избранноеДобавить к сравнению
Факсимильный штамп (подпись)
Факсимильный штамп – это точная копия подписи, … ₴ 200.00 В корзину
-
Факсимильная подпись — это точная копия оригинала. Другими словами, это штамп, который в некоторых случаях можно ставить на бумаги. Однако использовать факсимиле допустимо не на всех документах.
В российском законодательстве нет точного юридического термина, однако данный штамп на практике широко используется многими юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Факсимиле — это печать, на которой в зеркальном виде отображена чья-то подпись.
Ее наличие очень помогает, когда необходимо подписать большой объем документов, но нет желания тратить на это время. Ведь поставить штамп гораздо быстрее. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.
Использование факсимильной подписи вместо оригинальной должно быть закреплено в договоре о взаимосотрудничестве. Однако даже в случае договоренности существует ряд документов, которые не обретут юридическую силу при подписании факсимиле.
К ним можно отнести: доверенности, платежные документы, первичную документацию, товарную накладную и счет-фактуру, а также документы, которые направляются в госорганы. Также важно отметить, что на основании факсимильных счет-фактур не получится принять НДС к вычету.
Если, несмотря на вышеперечисленные ограничения, вы считаете, что вам необходим штамп, то мы настоятельно советуем проконсультироваться с профессионалом. Он сориентирует, в каких случаех лучше применять факсимиле.
Нет времени читать статью?
Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании! По этой услуге подключено 211 компаний Начать подбор в несколько кликов >На каких документах можно ставить факсимиле
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Факсимиле на первичных документах
В этом случае применяется главное правило: штамп нельзя использовать на любых документах, передаваемых в государственные структуры. Например, факсимильную подпись нельзя ставить на всех бумагах, которыми может заинтересоваться налоговая инспекция при проверке.
Если первичная налоговая документация или кассовые документы будут оформлены штампом, то налоговая может выдвинуть обоснованные претензии налогоплательщику.
Таким образом, на первичных бухгалтерских документах и любых отчетностях в бюджет проставление штампа недопустимо. Все первичные бумаги должны быть заверены ответственными лицами собственноручно.
Факсимиле на доверенности
В вашей торговой компании большой штат торговых представителей или экспедиторов, которые обязаны ежедневно забирать у клиентов деньги по доверенности? Как же много сил уходит у ответственного лица, чтобы подписать каждую доверенность на сбор денежных средств. Было бы здорово решить эту проблему штампом.
К сожалению, не получится. В законе указано, что ставить факсимильную подпись на доверенностях нельзя ни при каких условиях, даже если выдается копия документа. Эта законодательная норма отражена в Письме МНС РФ № 18-0-09/
Факсимиле и счет на оплату
Вам может показаться, что, раз в договоре с контрагентом вы указали условия применения штампа, то при выставлении счета на оплату будет достаточно просто поставить штамп. Это не так. Российское законодательство запрещает использовать факсимильную подпись даже в этом случае.
Платежная документация в обязательном порядке подписывается оригиналом. В противном случае организации могут выставить немаленький штраф. Поэтому на документах финансового характера должен стоять только оригинальный автограф ответственного лица.
Факсимиле и счета-фактуры
Похожий запрет применяется к счетам-фактурам и прочей бухгалтерской документации — например, к кассовым документам. Разрешается использовать факсимильную подпись, если документы предполагаются для вторичного использования или являются приложениями с основному. Но в этом случае между контрагентами должно быть заключено соглашение о замене оригинала штампом-оттиском.
Как отличить факсимиле от оригинала
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
- Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
- У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
- Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.
Все эти способы подойдут для штатных ситуаций, когда вам важно знать, честен ли контрагент по делопроизводству с вами.
Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.
Судебная практика относительно факсимиле
Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.
Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?
Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.
В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.
Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.
Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.
Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.
Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.
Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.
Елена УВАРОВА, юрист Издательского дома «Фактор»
Вы и подпись мою за меня ставить будете? — Ага!
Начнем с того, что несмотря на достаточно широкое использование терминов «факсимиле» и «факсимильная подпись», их определения в отечественном законодательстве нет. Впрочем, отсутствие официального определения можно оправдать общеизвестностью значения термина «факсимиле»*. В качестве ориентира, как правило, используют определения «факсимиле», приведенные в словарях. Например, в толковом словаре С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой факсимиле определено как «точное воспроизведение рукописи документа, подписи, изображения; клише, воспроизводящее такую подпись, изображение».
* Субъекты хозяйственных отношений в случае спора о значении данного термина, например, могут сослаться на ч. 3 ст. 213 ГКУ, согласно которой при толковании содержания сделки во внимание принимаются одинаковое для всего ее содержания значение слов и понятий, а также общепринятое в соответствующей сфере отношений значение терминов.
В свою очередь, подпись в общепринятом значении определяется как уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приемов, служащая для идентификации человека. Такое понимание практически совпадает с приведенной в п. 5.23 ГСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов»характеристикой подписи как реквизита документа. В соответствии с ней подпись состоит из названия должности лица, которое подписывает документ (полной, если документ напечатан не на бланке, сокращенной — на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала(-ов) и фамилии.
Из общепринятого понимания термина «факсимиле» исходят и суды. В частности, в одном из судебных решений указывается, что «по своему определению «факсимиле» — это точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу» (определение Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу № 22-а-845 другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Например, письма Минюста от 10.01.2005 г. № 19-45-1590 и Минфина от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819 содержат ссылки одновременно и на ст. 207 ГКУ, и на п. 2.5 Положения № 88, проводя таким образом между ними некую параллель. Этот же аргумент в последующем использовал Нацбанк в письме от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507 для обоснования вывода о том, что применение факсимиле не допускается, если прямого указания об обратном не содержит специальный нормативный акт.
На наш взгляд, госорганы, применяя ко всем первичным документам предписания ГКУ, касающиеся сделок, неоправданно расширяют понятие сделки. Напомним, согласно ч. 1 ст. 202 ГКУсделкой является действие лица, направленное на получение, изменение либо прекращение гражданских прав и обязанностей. Таким образом, под сделкой можно понимать только то действие, в том числе оформленное документально, которое отражает некое волеизъявление субъекта. Если же документ только фиксирует состоявшийся факт (например, акт приемки-передачи, товарная накладная), он не охватывается определением сделки.
Кроме того, следует учитывать, что в специальном нормативном акте может содержаться прямой запрет на применение факсимиле. В этом случае дискуссии по поводу правомерности факсимиле на первичном документе быть не может (в табл. 1) приведены примеры установления таких прямых запретов на использование факсимиле).
Безусловно, прямое указание на возможность использования факсимиле при оформлении первичных документов также позволит избежать споров (см. табл. 1). Например, согласно абзацу второму п. 2.2 Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. № 520, использование факсимиле разрешается при подписывании чеков, предназначенных для выплаты пенсий (перечисления пенсий иностранных государств резидентам Украины) либо в других случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя.
Таблица 1
Использование факсимиле в документах
Документ
Текст нормы, регламентирующей использование факсимиле
Нормативный акт
Запрет на использование факсимиле
Денежный чек
Денежный чек должен содержать оттиск печати и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) клиента согласно карточке образцов подписей. Использование факсимиле не допускается (п. 7).
Глава 1 раздела III «Кассовые операции банков с клиентами» Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. № 337
Расчетные документы при безналичных расчетах в национальной валюте
При подписывании расчетного документа не разрешается использование факсимиле, а также исправление и заполнение расчетного документа в несколько приемов (п. 2.8). Чек заполняется чекодателем собственноручно либо с использованием технических средств. Не разрешается внесение в чек исправлений и использование вместо подписи факсимиле (абзацы второй и третий п. 7.6). Банк-эмитент может отказаться от оплаты чека, если чек либо реестр чеков заполнены с нарушением требований этой главы либо есть исправления, вместо подписи стоит факсимиле (п. 7.20).
Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22
Платежные поручения в иностранной валюте либо банковских металлах
При подписывании платежных поручений в иностранной валюте либо банковских металлах, заявлений о покупке либо продаже иностранной валюты либо банковских металлов не разрешается использовать факсимиле (п. 1.6)
Положение об оформлении и исполнении документов на перечисление, зачисление, покупку и продажу иностранной валюты либо банковских металлов, утвержденное постановлением правления НБУ от 05.03.2003 г. № 82 (утратило силу)
Плательщик для осуществления операции по перечислению средств в иностранной валюте либо банковских металлов со счета подает в уполномоченный банк платежное поручение в иностранной валюте либо банковских металлах в произвольной форме, которое обязательно должно содержать такие реквизиты: <…> оттиск печати и подписи ответственных лиц плательщика, которые заявлены им в карточке с образцами подписей и оттиска печати (физическое лицо, у которого ее нет, проставляет только свою подпись) (п. 2.1)
Положение о порядке исполнения банками документов на перечисление, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах и изменениях в некоторые нормативно-правовые акты Национального банка Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. № 216
Вексель
Вексель подписывается: от имени юридических лиц — собственноручно руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Подписи скрепляются печатью; от имени физических лиц — собственноручно указанным физическим лицом либо уполномоченным им лицом, с указанием индивидуального идентификационного номера из Государственного реестра физических лиц — плательщиков налогов и других обязательных платежей, и паспортных данных векселедателя-трассанта. Подпись скрепляется печатью (в случае ее наличия) (абзац третий ч. 3 ст. 5)
Закон Украины «Об обращении векселей» от 05.04.2001 г. № 2374-III
Прямое разрешение на использование факсимиле
Чеки, предназначенные для выплаты пенсий
Использование факсимиле разрешается при подписывании чеков, предназначенных для выплаты пенсий (перечисления пенсий иностранных государств резидентам Украины) либо в других случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя (абзац второй п. 2.2)
Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. № 520
Договор, доверенность на совершение определенных действий от имени лица, выдавшего доверенность
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического либо другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей (ч. 3 ст. 207)
Гражданский кодекс Украины
Но есть и более спорные ситуации. Из приведенных выше положений Закона обухучете и Положения № 88 видно, что они различают понятия «личная подпись» и «подпись с применением факсимиле». Поэтому можно сделать следующий вывод: если законодательный акт, предусматривающий специальные требования к оформлению того или иного первичного документа, в качестве реквизита называет личную подпись, использование факсимиле в этом случае может быть расценено как неправильное оформление первичного документа. В качестве примера можно привести п. 1.11 Инструкции о порядке осуществления контроля за экспортными, импортными операциями (название с изменениями, внесенными постановлением Правления НБУ от 22.08.2008 г. № 255), утвержденной постановлением Правления НБУ от 24.03.99 г. № 136. В соответствии с ним копии документов, которые подаются резидентом в банк, удостоверяются собственноручно подписью резидента (уполномоченного лица) и оттиском его печати (при наличии). В этом случае использование факсимиле неуместно, хотя не исключено, что суды будут более либеральны в своих суждениях и укажут на «одинаковую юридическую силу личной подписи и подписи с применением факсимиле».
В целом суды достаточно лояльно относятся к возможности использования факсимильной подписи. Приведем примеры из судебной практики. Так, в определении от 17.05.2007 г. ВАСУ признал возможность использования факсимиле при оформлении актов приема-передачи как первичных документов.
Достаточно последовательно судебные органы признают возможность проставления факсимиле и на налоговых накладных (оснований считать, что в вопросе оформления первичных документов они будут высказывать другое мнение, нет). Напомним, согласно п. 18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165, все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца. Поскольку в приведенном пункте нет оговорки о возможности либо невозможности применения факсимиле, Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. № 1699 сделал вывод, что все составленные экземпляры налоговой накладной должны быть подписаны собственноручно уполномоченным плательщиком налога осуществлять продажу товаров (работ, услуг) лицом без использования аналогов воспроизведения собственной подписи (факсимильнойподписи).
Высший административный суд, напротив, в такой формулировке не видит указания на исключительную обязательность собственноручной подписи налогоплательщика и исходит из того, что проставление факсимиле вместо личной подписи при наличии всех обязательных реквизитов не является основанием для непринятия налоговой накладной (определения ВАСУ от 29.05.2008 г. № К-13190/06, от 06.02.2007 г. № К-9000/06). В одном из дел ВАСУ исходил из того, что Закон о бухучете не содержит каких-либо оговорок в отношении способа выполнения подписи должностным лицом предприятия, учреждения, организации, и если такой оговорки нет и в специальном акте, не имеет значения, каким образом поставлена подпись — нанесением рукописного текста или нанесением оттиска подписи с помощью факсимиле (определение ВАСУ от 06.09.2006 г., постановление ВХСУ от 01.07.2004 г. № 5/1961-3/213). В то же время мы рекомендуем, учитывая настойчивость налоговых органов в этом вопросе, все же не поддаваться соблазну и отдавать предпочтение «живой» подписи на налоговой накладной.
Кроме того, следует принять во внимание не раз высказываемое государственными органами мнение о распространении положений ГКУ в части применения факсимиле при оформлении сделок на правила оформления первичных документов, а также тот факт, что определенные первичные документы могут охватываться понятием сделки. В связи с этим субъектам хозяйствования перед проставлением факсимиле на первичных документах целесообразно оформить соглашение о его применении, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Сделать это можно как путем подписания отдельного документа либо включения дополнительного раздела в договор, так и путем обмена письмами.
Таким образом, на наш взгляд, факсимильное воспроизведение подписи может использоваться в тех случаях, если действующее законодательство, в частности специальный нормативный акт, устанавливающий требования к оформлению того или иного первичного документа, не содержит прямого запрета на такое использование. Этот вывод, например, можно распространить на накладные и счета-фактуры, к оформлению которых дополнительные по сравнению с Законом о бухучете и Положением № 88 требования не предъявляются. Однако, чтобы избежать споров как со своими контрагентами, так и с проверяющими, в таких случаях есть смысл отдельно оговорить возможность проставления факсимиле на определенных документах.
Таблица 2
Проставление факсимиле при отсутствии специальной оговорки о возможности/невозможности его использования
Документ
Правила оформления
Нормативный акт
Можно ли проставлять факсимиле?
Акт приема-передачи, расходная накладная, счет-фактура
Оформляется в соответствии с общими требованиями: «документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа либо другим механическим или электронным способом удостоверения» (п. 2.5)
Положение № 88
Суды признают возможность использования факсимиле в таких документах. Целесообразным является заключение соглашения с контрагентом о применении факсимиле, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога собственноручных подписей и образец оттиска факсимиле
Доверенность на получение ТМЦ
Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия либо их заместителями и лицами, которые на это уполномочены руководителем предприятия (п. 5)
Инструкция № 99
Проставление факсимильного воспроизведения подписи является допустимым, если предприятие обменялось со своим контрагентом соглашением о возможности такого применения факсимиле
Кассовые ордера
Прием наличных средств в кассы проводится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером либо лицом, уполномоченным руководителем предприятия (п. 3.3). Выдача наличных средств из кассы проводится по расходным кассовым ордерам либо расходным ведомостям. Документы на выдачу наличных средств должны подписывать руководитель и главный бухгалтер либо работник предприятия, который уполномочен на это руководителем (п. 3.4). При получении кассовых ордеров либо расходных ведомостей кассир обязан проверить наличие и достоверность на документах соответствующих подписей, а на расходной ведомости — разрешительной надписи руководителя предприятия либо уполномоченных им лиц (п. 3.12)
Положение № 637
Из письма Нацбанка от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507 следует, что он против проставления факсимиле на кассовых ордерах
Налоговые накладные
Все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца(п. 18)
Порядок № 165
Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. № 1699 высказался против использования факсимильной подписи на налоговых накладных. В то же время суды не признают недействительными налоговые накладные, на которых проставлено факсимиле. На наш взгляд, при оформлении налоговой накладной целесообразным является проставление собственноручной подписи уполномоченными лицами
Порядок использования и изготовления факсимиле
Несмотря на то что законодательство таких требований не содержит, руководителю предприятия не лишним будет издать приказ о порядке использования факсимильной подписи. В приказе, в частности, следует указать:
1) какие должностные лица могут подписывать документы с использованием факсимиле;
2) перечень документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью;
3) способы хранения факсимиле и доступа к нему;
4) лиц, ответственных за хранение факсимиле;
5) образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей должностных лиц.
Кроме того, в приказе целесообразно указать, что использовать факсимиле может только то должностное лицо, чья подпись таким образом воспроизводится. Дело в том, что субъекты хозяйствования часто допускают ошибку и оговаривают в приказах о порядке использования факсимиле возможность проставления с его помощью подписи отсутствующего должностного лица (например, наделяя таким полномочием бухгалтера предприятия в случае отсутствия руководителя). Такие действия являются грубым нарушением и требований документооборота в целом, и требований к оформлению первичных документов. Цель использования факсимиле — заменить рукописный текст, позволяющий идентифицировать определенное должностное лицо, на его аналог, который воспроизводится с помощью технических средств. Однако при этом не исчезает требование о том, что подписать документ — то ли собственноручно, то ли с использованием такого аналога — должно конкретное должностное лицо, поскольку именно на него возложена данная обязанность и именно оно несет ответственность за достоверность подписываемого документа*. Проблема подписания документов в случае отсутствия того или иного должностного лица должна решаться другим образом: путем наделения соответствующими полномочиями других должностных лиц (либо путем включения соответствующих положений в учредительные документы хозяйственного общества, либо путем издания приказа его руководителем // более подробно см. об этом в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 83, с. 55).
* Безусловно, это не исключает того, что функцию механического нанесения оттиска подписи с помощью факсимиле на документ может выполнять и другое лицо, но волеизъявление по-прежнему должно исходить от должностного лица, к полномочиям которого отнесено подписание документа. Учитывая эти нюансы, лучше их не оговаривать в приказе о порядке использования факсимиле на предприятии.
Напоследок несколько слов о порядке изготовления факсимиле. Согласно абз. второму п. 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденных приказом МВД Украины от 11.01.99 г. № 17, факсимиле изготавливаются штемпельно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел (получение которого является обязательным при изготовлении круглых печатей), но обязательно по ходатайству юридических лиц, независимо от организационно-правовых форм и формы собственности, и физических лиц, для которых предназначаются изготавливаемые факсимиле.
Обращение к требованиям законодательства показывает, что при оформлении первичных документов не следует злоупотреблять факсимильным воспроизведением подписи. Если уж такая необходимость возникает, то надо как минимум убедиться, что нет прямого законодательного запрета на такое использование. Но даже в условиях его отсутствия необходимо быть готовыми к тому, что контролирующие органы с подозрением относятся к любому документу, на котором нет «живой» подписи должностного лица, кроме, конечно, поздравительных открыток.
