Сколько хранить документы

Сколько хранить документы

Сроки хранения документов бухгалтерского учета закреплены в законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Однако, некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся. Разберемся, зачем вообще хранить бланки, отчеты и регистры, а также что делать, если сроки хранения по закону и по перечню не соответствуют.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

Следовательно, при отсутствии любого бухдокумента подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении будет проблематично. То есть при любой проверке контролирующий орган в первую очередь запрашивает первичку и прочую бухдокументацию, чтобы сверить данные учета с фактическими данными.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная, то совокупная сумма штрафа может исчисляться десятками тысяч рублей.

Бухгалтерские документы: сроки и порядок хранения

Подробнее о штрафах читайте ниже.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Так, например, рассматриваемый вид документации по закону № 402-ФЗ нужно хранить пять лет, а в вышеуказанном перечне сроки хранения бухгалтерских документов в организации распределены по видам и значимости. Как быть в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, то хранить этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ. Или, наоборот, в законе 402-ФЗ указано 5 лет, а в перечне — 10. Тогда храните регистр не менее 10 лет. То есть обеспечьте сохранность бухдокументации на больший срок, который указан в одном из двух нормативных актов.

Соблюдайте аналогичный порядок хранения бухгалтерских документов для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности бухдокументации:

  1. Назначьте ответственного за сохранность регистров и первичных бланков. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись.
  2. Закрепите в учетной политике, сколько лет хранятся бухгалтерские документы, в разрезе бланков. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
  3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ.
  4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или иное ответственное лицо.
  5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), должна быть подписана, прошита и пронумерована в установленном порядке.

Пример, как в учреждении утвердить сроки хранения бухгалтерских документов в организации, таблица:

Ответственность и наказания

За нарушение установленных правил могут наказать. Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС, прочее), то налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по 120 статье НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20 % от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

  • 5000-10 000 рублей — за первый проступок;
  • 10 000-20 000 рублей — за второй и последующие.

А также за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы, согласно п. 1 ст. 325 УК РФ.

"Главбух", N 8, 2004

УТРАЧЕНЫ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ.

ЧТО ГРОЗИТ ФИРМЕ И БУХГАЛТЕРУ?

В жизни бухгалтера может всякое случиться. Вот, например, пришло время сдавать бухгалтерскую отчетность, а необходимых документов нет. Точнее, они утрачены. Так, бумаги могут сгореть при пожаре или их могут украсть.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

От подобной ситуации никто не застрахован. В этой статье мы расскажем о том, как можно выйти из нее с минимальными потерями.

Какая ответственность предусмотрена за утрату документов?

Итак, одной из обязанностей организации является обеспечение сохранности в течение четырех лет данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные (удержанные) налоги. Эта обязанность закреплена в пп.8 п.1 ст.23 Налогового кодекса РФ. А в ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлен еще более длительный срок хранения документов — пять лет.

Ответственность организации

Начнем с того, что закон предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о ст.120 "Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения" Налогового кодекса РФ. Таковым нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

Руководствуясь этой статьей, налоговики требуют от организаций заплатить штраф. Его размер составляет 5000 руб. Так сказано в п.1 ст.120 Налогового кодекса РФ.

А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Об этом говорится в п.3 ст.120 Налогового кодекса РФ.

Как показывает практика, налоговики могут оштрафовать фирму и по ст.122 Налогового кодекса РФ. Такое решение отражено в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу N А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1. Согласно ст.122 неуплата или неполная уплата сумм налога влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от неуплаченных сумм налога.

Тут вполне закономерно возникает вопрос: могут ли налоговики определить сумму неуплаченного налога без бухгалтерских документов? Да, такое право им предоставлено пп.7 п.1 ст.31 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, налоговики могут оштрафовать фирму и по ст.126 Налогового кодекса РФ по 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Ответственность бухгалтера

За утрату бухгалтерских документов может быть наказана не только организация, но и ее должностные лица — директор и главный бухгалтер. При этом ответственность может быть административной или уголовной.

За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность по ст.15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания установлен штраф в размере от 20 до 30 МРОТ. Получается, что бухгалтера могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 руб. Причем оштрафовать руководителя и главного бухгалтера может только суд.

Теперь посмотрим, а может ли утрата бухгалтерских документов повлечь уголовное наказание. В ст.199 Уголовного кодекса РФ предусмотрена ответственность за уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации. Эта статья применяется к тем, кто не представит налоговую декларацию или другие обязательные документы, и это приведет к неуплате налога в крупном размере. При этом крупным размером признается недоимка за три года, если она составляет более 500 000 руб. и превышает 10 процентов подлежащих уплате налогов либо превышает 1 500 000 руб.

Естественно, возникает вопрос: можно ли наказать бухгалтера, если он не сдал эти бумаги потому, что они были утрачены? Ответ на него можно найти в Постановлении Конституционного суда РФ от 27 мая 2003 г. N 9-П. В нем сказано, что ответственность по ст.199 Уголовного кодекса РФ наступает лишь в том случае, если деяние было совершено умышленно и было направлено непосредственно на избежание уплаты законно установленного налога в нарушение закрепленных в налоговом законодательстве правил. Другими словами, бухгалтер будет нести уголовную ответственность, если будет доказано, что он специально уничтожил финансовые бумаги с целью уклониться от уплаты налогов.

Когда можно избежать наказания?

Когда чиновники хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым фирма не представила запрашиваемые бумаги. Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать предприятие в случаях, когда бухгалтерские документы были утрачены не по его вине.

При этом обязанность по доказыванию вины предприятия лежит на налоговых органах (п.6 ст.108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц организации в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит.

Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств. Чтобы оштрафовать фирму, налоговики должны будут доказать, что организация не приняла соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс, который к тому же проверяющим нужно тщательным образом документировать.

Налоговики не смогут доказать вину, если организация предъявит в суде принятое на предприятии положение о документообороте, архивном деле. Кроме того, организация может подтвердить, что она предпринимала необходимые меры по сохранности документов. Например, что помещения были оборудованы пожарной сигнализацией, в них проводился ремонт, установлены металлические решетки на окнах.

Еще одним доказательством по принятию мер для сохранности документов послужит страховой полис, если до наступления чрезвычайного происшествия фирма успела застраховать свое имущество, где хранились документы. А теперь рассмотрим конкретные ситуации, когда предприятиям удавалось избежать взыскания штрафа за утрату документов.

1. Бухгалтерские документы утрачены в результате стихийного бедствия. Судебной практике известны случаи, когда рассматривалось дело о документах, сгоревших во время пожара. Возьмем, к примеру, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 января 2003 г. по делу N А05-7969/02-430/11. Суд признал, что в подобной ситуации вина фирмы отсутствует (п.1 ст.111 Налогового кодекса РФ), и отказал инспекции во взыскании штрафа.

К аналогичному выводу судьи пришли при рассмотрении дела, связанного с утратой документов во время весеннего паводка (см. Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2003 г. по делу N А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).

Однако справедливости ради стоит сказать, что не все суды признают факт утраты документов во время пожара обстоятельством, исключающим вину организации в совершении налогового правонарушения. Проиллюстрируем это на следующем примере из судебной практики — Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу N А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1.

Пример. Налоговая инспекция провела выездную проверку ООО "СВ Стройсервис". При этом у фирмы отсутствовали бухгалтерские документы, утраченные в результате пожара. В связи с невозможностью достоверно определить результат финансово-хозяйственной деятельности организации налоговики определили суммы налогов расчетным путем.

Судьи решили, что факт утраты документов во время пожара не является обстоятельством, исключающим вину предприятия в совершении налогового правонарушения, предусмотренного ч.1 ст.122 Налогового кодекса РФ.

При этом ООО "СВ Стройсервис" не представило суду доказательств того, что были приняты меры к восстановлению утраченных бухгалтерских документов. Поэтому фирма проиграла дело, и суд взыскал с нее штраф.

Обратите внимание: в приведенном примере суд взыскал штраф по ст.122, а не по ст.120 Налогового кодекса РФ. А ст.122 предусматривает ответственность за неуплату сумм налога. Другими словами, фирма была оштрафована не за отсутствие бухгалтерских документов, а за долги перед казной. Причем организация не принимала никаких мер к восстановлению сгоревших бумаг.

2. Документы утрачены по вине третьих лиц. Так, инспекция не может оштрафовать фирму в случае, если документы были похищены. При этом важно представить в суд доказательства, подтверждающие факт кражи документов. Так, организация подтвердила то обстоятельство, что документы были похищены, справкой заместителя начальника милиции общественной безопасности Советского РОВД г. Орла. Подобный случай отражен в Постановлении ФАС Центрального округа от 16 октября 2002 г. по делу N А48-1456/02-18.

3. Бумаги утрачены по вине налоговых органов. Судебная практика говорит о том, что фирма не несет ответственности, если первичные бухгалтерские документы были утрачены по вине налоговиков. Подтверждение тому Постановление ФАС Московского округа от 14 марта 2003 г. по делу N КА-А40/1064-03-П.

Что делать при утрате бухгалтерских документов

На с. 67 представлена таблица, где мы перечислили оправдательные документы, которые помогут избежать наказания в случае утраты бухгалтерских бумаг.

—————————————————————————T———————————————————————————————————————¬ | Причина утраты | Оправдательные документы, которые надо| | документов |собрать, чтобы избежать ответственности| +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Пожар |Справка органа противопожарной службы | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Затопление |Справка ЖЭК, обслуживающей вашу | | |организацию | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Стихийное бедствие |Справка территориального управления | | |Министерства по чрезвычайным ситуациям,| | |публикация в средстве массовой | | |информации (например, газете) | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Кража |Справка местного органа внутренних дел | | |МВД России, приговор суда по уголовным | | |делам | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Документы утрачены по |Протокол о выемке документов, опись | |вине налогового органа |документов | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Документы утрачены по |Перечень документов, акт передачи | |вине третьих лиц |документов | |(например, переданы | | |аудиторам на проверку) | | L————————————————————————+————————————————————————————————————————

Кроме того, при утрате бухгалтерских бумаг нужно обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105. Там прописано, как действовать предприятию в такой ситуации.

Так, согласно п.6.8 этого Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом соответствующую комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, — главного энергетика, главного инженера, начальника службы безопасности и т.п.

Комиссия в некоторых случаях должна привлечь представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимых экспертов — аудиторов и оценщиков.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В акте необходимо подробнейшим образом описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т.п.), и получить от них письменные объяснения. Нелишне будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Алгоритм действий при утрате документов определили и налоговики (см., например, Письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. N 26-12/43411). В нем сказано, что помимо создания комиссии необходимо в соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных — у контрагентов.

Советуем восстанавливать в первую очередь те документы, которые могут потребоваться для исчисления налогов. Как мы уже увидели, отсутствие таких бумаг чревато для организации неблагоприятными последствиями в виде доначисленных к уплате сумм налога и штрафов по ст.122 Налогового кодекса РФ.

Но даже если документы пропали после того, как организация отчиталась в инспекции и уплатила налоги, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. Дело в том, что налоговики вправе проверять три календарных года деятельности фирмы, предшествующих году проверки (ст.87 Налогового кодекса РФ). И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с пп.7 п.1 ст.31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).

А.С.Елин

Исполнительный директор

аудиторской фирмы "Академия аудита"

О.А.Мясников

Эксперт

журнала "Главбух"

Подписано в печать

14.04.2004

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

(C) Fin-Buh.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.

Налоги и Право

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *