Заявление на выдачу трудовой книжки

Что говорит закон

Статья 62 ТК РФ предписывает выдать трудовую книжку по заявлению работающего сотрудника для решения вопросов, связанных с обязательным социальным страхованием (пенсия). Закон не регламентирует, что в этом случае работник пишет какую-то бумагу, но для работодателя важно удостоверить факт выдачи документа (исполнение обязанности). Для этих целей работодателю необходима от работника расписка о взятии трудовой книжки на время ее предоставления в ПФР.

В каких случаях возможна выдача

По правилам, бумаги, касающиеся работы, выдаются сотруднику на руки только в следующих случаях:

• при расторжении договора, в последний день работы (п. 41 постановления правительства РФ № 225);
• для предоставления в государственные организации с целью оформления социальных выплат (ст. 62 ТК РФ);
• при переходе на формирование данных о стаже и рабочей деятельности в электронном формате.

При выдаче оригинала обязательно необходимо взять с работника подтверждение получения бланка на руки. В законе не сказано, как оформлять такое свидетельство, унифицированной формы нет, и потому его составляют в любой форме. Основное правило — в нем четко указано, что человек забрал оригинал из отдела кадров работодателя для определенных целей. Это освобождает организацию от ответственности за хранение в тот период, когда документ о стаже человека находится у него на руках. Во всех остальных случаях работодатель при необходимости выдает работнику заверенную копию (ст. 62 ТК РФ и п. 7 правил).

Правила составления

Если выдается трудовая книжка на руки работнику под расписку, рекомендуется придерживаться следующих правил. Прежде всего необходимо сделать копии каждой страницы документа. Также следует получить от сотрудника подтверждение, что работодатель исполнил свою обязанность и выдал испрашиваемые бумаги ему на руки по его заявлению.

Чтобы удостоверение о получении было полным, работник должен написать в нем следующую информацию:

• дата составления;
• текст, в котором обязательно указаны реквизиты запрашиваемого к выдаче документа;
• причина, по которой сотрудник просит предоставить ему бланк;
• срок, в течение которого обязуется его вернуть (три дня);
• подпись получателя и расшифровка подписи.

Расписка о получении трудовой книжки для оформления пенсии

Книжка выдается на определенный срок, который оговаривается с сотрудником отдела кадров. По окончании работы с документом его необходимо вернуть в отдел кадров предприятия в течение трех дней. После этого расписка гасится и передается на хранение, дополнительно составляется подтверждение возврата оригинала в организацию.

Расписка в получении близкими родственниками

Она необходима, если сотрудник умер. Бланк выдают родственникам умершего на основании заявления, к которому прикладывают копии справок, подтверждающих родственные связи с умершим сотрудником. При подтверждении получения бланка обязательно указывают данные родственника, которому он выдан на руки.

Как подтвердить выдачу после перехода на формирование трудовых в электронном формате

До 31.12.2020 работники обязаны в письменном виде сообщить, сохраняют ли они бумажные книжки или переводят их в электронный формат. Если человек согласен на работу по новым правилам, работодатель прекращает хранить его бумаги и передает их владельцу. Подтверждением получения документа о стаже в таком случае выступает заявление сотрудника о согласии перевести данные в электронный формат.

Ранее оригинальный вариант рабочего удостоверения выдавался работнику только после оформления процедуры увольнения. При других обстоятельствах осуществлялась выдача выписки из трудовой книжки, которая заверена работодателем.

После изменений в ТК РФ любой трудящийся располагает возможностью получить оригинал рабочего удостоверения в определенных случаях, которые отмечены в законе. Для этого следует написать заявление, порядок и условия подачи которого закреплены законодательством.

Согласно статье 62 , работник может обратиться к руководителю с просьбой предоставления оригинального документа. Работник имеет правовую возможность получить оригинал в определенных ситуациях, которые регулируются правовыми актами РФ. В данной статье также указано обязательство сотрудника по возвращению оригинального документа не позднее 3 дней.
Отказ нанимателя в предоставлении нарушает положения ТК РФ, каждый работодатель обязан предоставить все документы безвозмездно, перед этим заверив их.

Как написать заявление о выдаче трудовой книжки на руки?

Оформление обращения на получение документации производится в свободном формате. В законодательстве РФ нет установленного образца, поэтому каждый работодатель имеет правовую возможность самостоятельно разработать форму документа.
В нем необходимо указать:

• Обстоятельства, связанные с выдачей книги;
• Подписи и фактические даты.

Очень важно указать цель для предоставления трудовой книжки.
После оформления бланка, он предоставляется на рассмотрение. При положительном решении, трудовая книжка передается работнику, который обязан расписаться за нее в журнале учета. В случае отсутствия журнала необходимо написать расписку.

Общий порядок и условия получения документации на определенный период могут быть установлены во внутренних нормативных актах организации.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки — образец

В ТК РФ отсутствует стандартный образец заявления о предоставлении копии рабочего удостоверения, поэтому сотрудник может составить его в произвольной форме. В данном документе о получении копии требуется указать такие сведения, как:

• Реквизиты и наименование организации;
• Персональные данные работника;
• Просьба о предоставлении копии;
• Дата и подпись.

Также можно указать обстоятельства, которые стали причиной получения копии. Бланк на копию нужно составлять в двух экземплярах.

Заявление на выдачу трудовой книжки на руки для оформления пенсии

Основное условие для выдачи оригинального документа о рабочей деятельности — предоставление соответствующего акта в Пенсионный Фонд РФ. Причиной предоставления является достижение возраста и стажа для выхода на пенсию. Выдача удостоверения возможна только в том случае, если работник решил остаться на работе после оформления статуса пенсионера.

Пенсионный Фонд РФ принимает только оригинальные документы. Составить обращение на получение оригинала свидетельства можно в произвольном формате или по унифицированной форме, которая разработана в организации. В нем в обязательном порядке требуется отразить ключевые моменты, которые представлены выше.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки умершего работника

В случае смерти сотрудника компании, рабочее удостоверение можно предоставить близкому родственнику умершего. Для этого необходимо составить заявление от лица родственника и предоставить доказательства родства с умершим.
Чтобы подтвердить родство, нужно прикрепить к обращению такие документы, как:

• Документ о рождении умершего;
• Справка о браке с умершим;
• Удостоверение личности или справку об усыновлении.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки при увольнении

Процедура увольнения работника включает в себя предоставление книги труда в день окончания профессиональной деятельности на конкретном предприятии. Работник обязан письменно подтвердить уход, причиной которого может быть собственное желание или другие обстоятельства, которые закреплены в ТК РФ.

После этого, работодатель подписывает заявление и издает приказ. Далее делается соответствующая запись в книгу труда и оригинал выдается сотруднику. Если по какой — либо причине руководитель не выдает надлежащую документацию в обозначенный срок, тогда подчиненный должен оформить письменное обращение. В его содержании следует отметить личные данные участников процесса, просьбу сотрудника, поставить дату и подпись.

Образец заявление на выдачу трудовой книжки по почте

Очень часто работодатели сталкиваются с тем, что работник не может забрать книгу труда по некоторым обстоятельствам. Основные причины отправки документа по почте:

• Несогласие трудящегося с увольнением, отказ от того, чтобы ее забрать;
• Отсутствие уволенного гражданина на службе.

На основании ТК РФ, работодатель имеет правовую возможность отправить данный документ по почте. Книгу труда необходимо отправить по почте в день увольнения, так как нельзя хранить и задерживать передачу документации по закону.
Чтобы получить трудовую книжку по почте, нужно заранее оформить обращение на имя нанимателя в свободном формате.

Заявление на выдачу трудовой книжки в связи с утерей образец

Случаются ситуации, когда гражданин может потерять документы, также в пропаже рабочего удостоверения подчиненного может быть виноват работодатель. От этого зависит процедура восстановления информации.

В том случае, когда свидетельство о профессиональной деятельности утеряно сотрудником, он должен обратиться во все организации, в которых работал, чтобы восстановить все данные. Если книга труда утеряна работодателем, то информация восстанавливается представителями организации.

Заявление о выдаче новой трудовой книжки предоставляется на рассмотрение нанимателю. Оформление соответствующего обращения не отличается значительным образом от стандартного акта.

Исковое заявление о выдаче трудовой книжки

Во время рабочей деятельности хранение книги труда производится в организации, после того, как сотрудник решает покинуть должность, данный документ должен быть предоставлен в заключительный день профессиональной деятельности. Книга труда выдается только после оформления всей необходимой документации.

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает периоды профессиональной деятельности работника, его стаж, сведения об его наградах и заслугах.

В законодательстве РФ предусмотрены нормы, которые определяют форму документа, правила заполнения всех его граф, ведение и хранение.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Основная информация

Трудовая является официальным документом строгой отчетности. Как важный элемент она должна храниться у работающего на протяжении всей жизни.

В настоящее время в нашей стране действуют трудовые документы двух образцов: советского и нового. Оба образца имеют одинаковое юридическое значение. Новый бланк книжки и вкладыша к ней предусмотрен, заполняется и хранится на основании Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г.

Основными реквизитами документа являются:

• данные о работнике, которые включают: ФИО, дату рождения, сведения об образовании и профессии;
• данные обо всех периодах работы сотрудника, включая переводы;
• сведения о награждениях, поощрениях;
• данные об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях.

Данные о взысканиях, кроме увольнения, в книжку не заносятся.

В период, когда гражданин РФ работает в компании, этот документ хранится в отделе кадров или бухгалтерии данной организации. При увольнении он выдается лицу на руки. Согласно кадровому законодательству, на предприятии ведется учет трудовых и вкладышей к ним.

Порядок ведения данного документа подробно разобран на следующем видео:

В каких случаях может потребоваться выдача?

Трудовые книжки являются серьезным официальным документом, за который в период трудоустройства гражданина полную ответственность несет уполномоченное лицо кадрового отдела или бухгалтерии. На основании Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года №225, документ отдается на руки рабочему только в случае его увольнения.

Изменения в трудовом законодательстве в редакции ФЗ от 21.04.2014 года №216-ФЗ предоставили право сотруднику требовать выдачу трудовой для оформления пенсии или для подтверждения своего стажа работы в других инстанциях. С 01.01.2015 года при наличии уважительных причин работник может обратиться с письменным заявлением о выдаче оригинала книжки до увольнения.

Выдается документ как после увольнения, так и по требованию под подпись в журнале движения трудовых.

Как уже говорилось, самой распространенной причиной, по которой возможна временная выдача книжки, является оформление пенсии лицом, которое продолжает работать. Как единственный документ, который подтверждает профессиональный стаж, трудовая является основанием для оформления любого вида пенсии или страхования.

Как правильно составить заявление?

Главным основанием выдачи оригинала документа является заявление работника. Только на основании этого обращения руководством или уполномоченным лицом может приниматься решение о выдаче. Нормами не предусмотрена определенная форма заявки. Ее можно написать в произвольной форме, но как официальный документ заявление должно содержать обязательные реквизиты.

Ими являются:

• адресат документа (руководитель предприятия, должностное лицо, уполномоченное принимать кадровые решения);
• должность и основные данные заявителя (ФИО);
• название документа;
• дата написания;
• подпись заявителя.

В идеальном варианте в нем необходимо указать причину, по которой работнику понадобилась трудовая.

Законодательством не предусмотрено обязательное указание цели , но для объективности рассмотрения заявки руководителю или уполномоченному лицу нужно знать причину требования книжки. Поэтому кадровикам или работникам бухгалтерии лучше попросить заявителя указать цель, для которой ему необходим документ.

Специалисты советуют после получения оригинала трудовой под подписью заявителя прописать дату ее получения.

Все заявления на выдачу работающему лицу книжки должны быть подшиты в отдельную папку.

Предоставление дубликата

В кадровой практике встречаются случаи, когда работник обращается с просьбой о выдаче дубликата трудовой. Причин, которые способствуют данному требованию, может быть две:

• Утеря документа.
• Серьезное повреждение, когда документ приходит в негодность.

В первом случае дубликат выдается руководством последнего места работы заявителя. Процедура выдачи такая:

1. Работник, потерявший или повредивший документ, должен обратиться сразу же после фарс-мажорной ситуации к администрации соответствующего предприятия или организации.
2. Заявление на выдачу новой трудовой рассматривается до 15 календарных дней.
3. Книжка выдается под подпись заявителя с пометкой «дубликат» вместе с вкладышем.

Выдача дубликата усложняется тем, что документ можно восстановить только на основании существующих приказов, зарплатных ведомостей и других официальных бумаг. Часто для восстановления необходимо обращаться в госархив за нужными справками и выписками.

Среди списка доказательств самими распространёнными являются:

• Приказы и постановления о работе заявителя, включая переводы и перемещения.
• Справки из госархивов в тех случаях, когда предприятие или учреждение уже не существует.
• Договоры.
• Справки о продолжительности профессиональной деятельности.
• Ведомости о выдаче зарплаты или лицевые счета сотрудника, на которые начислялась оплата труда.
• Решения суда по спорным вопросам, которые касаются стажа.

В том случае, если потеря или повреждение трудовой произошло по вине работника, то все документы он должен восстанавливать самостоятельно, а если по вине сотрудников компании – все заботы о восстановлении и сборе информации возлагаются на руководство.

До 2017 года оригинал трудовой книжки предоставлялся работнику только в день его увольнения. В остальных случаях сотрудник мог получить только выписку из данного документа, заверенную работодателем.

В настоящее время внесены изменения в ТК РФ, которые предусматривают возможность предоставления оригинала в исключительных случаях по письменному заявлению работника.

Что говорит закон?

Порядок выдачи трудовой книжки и иных документов работника регулируется ТК РФ.

В ст. 62 данного кодифицированного акта определено, что сотрудники могут обращаться к работодателю с заявлением об их предоставлении. Работник может получить оригинал, копию того или иного документа, в том числе трудовой книжки, в зависимости от своих целей.

В ст. 62 ТК РФ также определена обязанность работника вернуть оригинал в течение 3х рабочих дней.

На работодателе лежит ответственность по надлежащему заверению копий документов.

Работнику не может быть отказано в выдаче трудовой книжки, так как это будет противоречить положениям ТК РФ.

Кроме того, все документы, в том числе и их копии, передаются сотрудникам на безвозмездной основе.

В каких случаях требуется такой документ?

Оригинал трудовой книжки необходим работнику для оформления пенсии.

В ТК РФ законодатель предусмотрел ограниченные сроки пользования ею. У работника есть 3 рабочих дня, чтобы воспользоваться трудовой книжкой. Затем ее необходимо вернуть работодателю. Основания для продления данного периода не установлены.

В большинстве случаев работнику нужен не оригинал, а выписка из трудовой книжки. Чтобы получить ее необходимо также оформить заявление.

Выписка должны быть заверена в соответствии с требованиями законодательства.

Она может понадобиться в следующих случаях:

• оформление кредита;
• оформление загранпаспорта;
• поступление на заочную форму обучения;
• получение субсидий.

Получение на руки

Выдача оригинала трудовой книжки на руки производится в двух случаях:

• передача документа для предоставления в ПФР по заявлению сотрудника.

Факт получения книжки может удостоверяться в специальном журнале.

Для работодателя не предусмотрена обязанность ведения такового, но при его наличии можно разрешить многие споры.

В журнале необходимо отражать следующие данные:

• ФИО и должность работника (можно указать его табельный номер);
• дату и время выдачи трудовой книжки;
• роспись сотрудника.

Следует помнить, что сотрудник обязан вернуть трудовую книжку по истечении 3 рабочих дней с момента ее получения.

Вместо журнала, можно брать с работников расписку о получении документа.

Утеря

При утере трудовой книжки ее необходимо восстанавливать.

Если сотрудник потерял документ в тот момент, когда он был выдан ему работодателем, ответственность за данное действие лежит на сотруднике.

Такой работник должен написать заявление на восстановление трудовой книжки и передать его работодателю. Последний в течение 15 дней готовит дубликат.

В связи с тем, что ответственность за утрату лежит на самом работнике, работодатель не обязан принимать меры к внесению всех записей. Он делает только свою отметку.

Недостающую информацию будет восстанавливать сам сотрудник.

Как составить заявление на выдачу трудовой книжки?

Заявление на выдачу трудовой книжки оформляется в свободном виде. На законодательном уровне не утверждена единая форма.

Сам работодатель может разработать типовой бланк, который будет применяться в рамках его компании.

В заявлении должна быть отражена следующая информация:

• данные о работнике (ФИО и должность);
• цель выдачи книжки;
• подпись и дата.

Общие правила

Заявление должно быть оформлено в письменном виде.

Свою просьбу работник адресует руководителю организации. В самом тексте обязательно отражается причина выдачи трудовой книжки, например, «для предоставления в ПФР для оформления пенсии по старости».

Заявление на выдачу трудовой книжки обязательно подписывается заявителем, делается расшифровка и проставляется текущая дата.

Оно рассматривает компетентным работником, который отвечает за сохранность трудовых книжек.

Документ выдается сотруднику под роспись в специальном журнале или же с него берется расписка.

Общие правила выдачи трудовых книжек на короткий период могут быть утверждены в рамках предприятия локальным нормативным актом.

Получение для ПФР

Оригинал трудовой книжки необходимо получить для предоставления в ПФР.

Это требуется, если сотрудник продолжает свою трудовую деятельность после достижения пенсионного возраста.

В ПФР предоставляются исключительно оригиналы трудовой книжки наряду с прочей документацией.

Итак, как написать заявление на выдачу трудовой книжки? Необходимо уточнить разработан ли типовой бланк в конкретной компании.

Образец может выглядеть следующим образом:

Пример составления заявления

Выдача новой (дубликата) взамен утраченной

Утрата трудовой книжки может произойти по вине работника или работодателя. От этого будет зависеть порядок восстановления информации.

Если книжка была утрачена самим работником, то именно ему предстоит обращаться ко всем работодателям для внесения необходимых данных. Когда книжка потеряна компаний, в которой в настоящей момент трудится сотрудник, она занимается восстановлением всех сведений.

Если документ был утрачен работником, он обязан передать заявлением с просьбой создать .

Работодатель рассматривает данное обращение и в течение 15 дней должен завести новую трудовую книжку и сделать в ней запись о трудовой деятельности соответствующего сотрудника.

Образец заявления выглядит следующим образом:

Нюансы

Рассмотрим особенности оформления заявления на выдачу трудовой книжки для разных категорий работников.

Для иностранного гражданина

Законодатель не предусмотрел каких-либо специфических правил по выдаче трудовых книжек для иностранных граждан.

Они в общем порядке оформляют заявление. Иностранные граждане могут получить оригинал трудовой книжки или выписку из нее на безвозмездной основе.

Для родственников умершего сотрудника

Трудовая книжка может быть предоставлена родственникам умершего сотрудника по их заявлению.

Документ передается после того, как заявитель подтвердил наличие родственных связей с сотрудником.

В качестве доказательства таковых могут быть переданы следующие акты:

• свидетельство о рождении;
• свидетельство о заключении брака;
• паспорт;
• свидетельство об усыновлении.

Форма заявления не утверждена законом. Бланк может быть разработан на конкретном предприятии.

Факт выдачи трудовой книжки удостоверяется получателя:

Пример расписки о получении трудовой книжки работника

Выдача доверенному лицу

В ТК РФ нет понятия «доверенность». Не закреплена в данном кодифицированном акте и процедура выдачи документа представителю.

Получить трудовую книжку за работника третье лицо может после его увольнения.

С момента отношения между работником и работодателем прекращаются.

Должна быть заверена нотариусом. После ее передачи представитель должен написать расписку.

В заключение хотелось бы отметить, что трудовая книжка – важный правовой документ. Она хранится у работодателя и передается работнику только в исключительных случаях.

Трудовая книжка является основным документом, содержащим информацию о трудовой деятельности работника и его стаже. Посредством заявления о выдаче трудовой книжки реализуется право работника получить этот документ для личных целей.

Файлы в .DOC:Бланк заявления о выдаче трудовой книжкиОбразец заявления о выдаче трудовой книжки

Законодательная основа

Трудовые книжки в настоящее время существуют только на бумажных носителях, однако в 2020 году в рамках исполнения национального проекта «Цифровая экономика» в России начинает хождение и электронная версия документа.

Обязанность работодателя вести трудовую книжку регламентирована частью 1 статьи 66 ТК РФ. В соответствии с ней, если работник проработал в организации или у работодателя — ИП более 5 дней, запись об этом обязана иметься в трудовой книжке.

За сохранность трудовых книжек в течение всего времени, пока сотрудник работает в организации (на предприятии, у ИП) отвечает работодатель в лице назначенного соответствующим распорядительным документом работника, чаще специалиста кадровой службы.

Форма трудовых книжек также установлена законом, а именно Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Когда выдается

Под выдачей трудовой книжки может пониматься:

1. ее оформление для работника, не имевшего ранее трудовую книжку, то есть для работника, впервые устраивающегося на работу;
2. выдача оригинала/копии уже работающему в организации сотруднику;
3. выдача при увольнении.

При устройстве на работу

Устраиваясь на работу, будущий сотрудник предоставляет организации/работодателю-ИП трудовую книжку для внесения туда сведений о своей работе. Но если у работника нет книжки, работодатель обязан ее оформить.

Статья 65 ТК РФ оговаривает обязанность работодателя не только оформить трудовую книжку работнику, который до этого нигде не работал, но и выдать новую в случае, если старая книжка потерялась или повреждена так, что не подлежит восстановлению.

Чтобы получить трудовую книжку, работнику потребуется составить заявление на имя работодателя, в котором необходимо написать примерно следующее: «В связи с трудоустройством (в связи с утерей, повреждением трудовой книжки) прошу оформить мне трудовую книжку».

В этом случае, однако, на руки работнику трудовая книжка не выдается. Он ставит в документе свою подпись и возвращает его сотруднику отдела кадров.

При прекращении трудовых отношений

Согласно статье 84.1 ТК РФ при расторжении трудового договора с организацией или работодателем — ИП работнику на руки должна быть выдана его трудовая книжка. Она выдается в день прекращения трудового договора или направляется почтой в случае, когда у работника нет возможности получить книжку самому и при условии письменно выраженного согласия.

Отметим, что в случае увольнения никакого заявления от работника на получение трудовой книжки не требуется. Получив документ, работник просто ставит подпись в журнале учета/выдачи трудовых книжек.

В процессе осуществления трудовой деятельности

Поскольку ответственность за сохранность трудовой книжки работника лежит на работодателе, ему не выгодно выдавать на руки работнику ее оригинал. Законодательством предусмотрен один случай, когда работнику выдается именно оригинал книжки — статья 62 ТК РФ определяет, что в целях обязательного пенсионного страхования (для обращения в Пенсионный фонд) работник может по письменному заявлению получить на руки оригинал.

В иных случаях работодателем, также по письменному заявлению работника, может быть предоставлена надлежащим образом заверенная копия трудовой книжки.

Копия или оригинал документа выдаются работодателем в течение 3 дней после получения заявления. Выдача трудовой книжки по истечении этого срока является нарушением закона.

На случай, если работнику все же выдан оригинал трудовой книжки, трудовое законодательства, защищая интересы работодателя, обязует работника вернуть трудовую книжку не позже чем через три дня после того, как Пенсионный фонд вернул ее самому работнику.

Факт выдачи оригинала книжки работнику в обязательном порядке фиксируется в Журнале учета и движения трудовых книжек или посредством расписки, в которой работника указывает дату получения трудовой книжки. Таким образом, если книжка будет утеряна в этот период, работодатель не будет нести за это ответственность.

Отметим, что помимо указанного выше основания для выдачи оригинала трудовой книжки у работодателя нет, следовательно, и права требовать ее оригинал у работника тоже нет.

Составление заявления

Установленной законом формы заявления о выдаче трудовой книжки не существует. Каждая организация, как правило, уже имеет разработанные и утвержденные бланки таких заявлений, и при обращении работника за копией книжки ему предложат это заявление заполнить. На нашем сайте имеется типовой образец заявления, который вы также можете использовать, внеся в него свои данные.

В общем виде заявление выглядит так:

1. «Шапка», располагающаяся в правом верхнем углу, которая включает в себя: название организации (ФИО работодателя — ИП), ФИО, должность лица, на имя которого составляется заявление, ФИО, должность, структурное подразделение, в котором работает автор заявления.
2. Название документа, расположенное ниже по центру.
3. Текст документа, начинающийся со слов: «Прошу выдать мне копию/оригинал моей трудовой книжки» с указанием обоснования.
4. Дата и подпись, расшифровка подписи.

Заявление хранится в отделе кадров до момента возврата книжки работником.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «_____________»

(приказ № __ от _____2020)

_____________ /_________

МП

ПОЛОЖЕНИЕоб электронных трудовых книжках

г. Ульяновск _________2020

Общие положения

1.2. Настоящее положение разработано в целях:

-упорядочения фиксации и передачи в подразделение Пенсионного Фонда РФ информации о приеме, переводе и увольнении Работников для формирования электронных трудовых книжек;

-обеспечения требований Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», Трудового кодекса Российской Федерации и Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

-установления прав и обязанностей Общества в части фиксации и передачи в подразделение Пенсионного Фонда РФ информации о приеме, переводе и увольнении Работников Общества;

-установления механизмов ответственности работников Общества за непредставление или несвоевременное представление в подразделение Пенсионного Фонда РФ информации о приеме, переводе и увольнении Работников Общества.

1.3. Настоящее положение вступает в силу в момент его утверждения приказом Генерального директора ООО «_____________» и действует бессрочно до замены новым локальным правовым актом аналогичного назначения.

1.4. Изменения и дополнения в настоящее положение вносятся в соответствии с отдельными приказами Генерального директора Общества.

1.5. Все работники Общества должны быть ознакомлены с настоящим положением под личную роспись в листе ознакомления.

Переход на электронные трудовые книжки

2.1. Переход к электронному формату сведений о трудовой деятельности для работников Общества, принятых на работу до 31.12.2020 года, является добровольным и осуществляется только с их письменного согласия, поданного работнику Общества, ответственного за ведение кадрового учета.

2.2. Для работников, впервые принятых на работу с 01.01.2021 года, ведение электронных трудовых книжек по умолчанию признается в Обществе обязательным, при этом для таких работников трудовые книжки на бумажном носителе не заводятся.

2.3. Работники Общества предоставляют в срок до 31 декабря 2020 года включительно лицу, ответственному за ведение кадрового учета, письменное заявление по установленной в Приложениях № 1 и № 2 к настоящему положению форме, о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

2.4. При получении от работников Общества заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде, лицо, ответственное за ведение кадрового учета, вносит запись в трудовую книжку о подаче работником такого заявления (по образцу в Приложении № 3 к настоящему положению) и до конца рабочего дня выдает трудовую книжку на бумажном носителе работнику с соблюдением порядка передачи трудовой книжки, предусмотренного трудовым законодательством.

После выдачи работнику трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

2.5. При получении от работников Общества заявления о сохранении трудовой книжки на бумажном носителе, лицо, ответственное за ведение кадрового учета, наряду с электронной книжкой, продолжает вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

2.6. Работникам Общества, не подавшим заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде и заявление о сохранении трудовой книжки на бумажном носителе до конца 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель обязан вести трудовую книжку как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

2.7. Информация о поданном работником заявлении включается лицом, ответственным за ведение кадрового учета, в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

2.8. Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

2.9. Работники, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее письменное заявление.

К таким лицам, в частности, относятся:

-работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

-работники, имеющие стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Перечень сведений, вносимых в электронную трудовую книжку

3.1. Электронная трудовая книжка включает следующий перечень сведений:

 информация о работнике;

 даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

 место работы;

 вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение);

 должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;

 вид поручаемой работы;

 основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);

 причины прекращения трудового договора.

Обязанности работодателя

4.1. Работодатель ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, а с 01.01.2021 года – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения работника, обязан представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, предусмотренные разделом 3 настоящего Положения, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки.

4.2. Обязанность по направлению сведений, перечисленных в пункте 4.1 настоящего Положения, возлагается приказом Генерального директора Общества на лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо лицо, его временно замещающее.

Передача сведений реализуется в рамках существующего формата взаимодействия работодателя с территориальным подразделением пенсионного фонда.

4.3. Работодатель обязан не позднее 30.06.2020 года включительно ознакомить каждого работника под личную роспись с настоящим положением, разъяснив работникам изменения в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

4.4. В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

4.5. Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

-в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

-при увольнении в день прекращения трудового договора.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Ответственность работодателя

5.1. Работодатель несет предусмотренную законодательством ответственность:

-за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

-за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

-за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.

Приложение № 1

Генеральному директору

ООО «_____________»

(ФИО директора)

от __________________________________

(должность, ФИО работника)

проживающего (ей) ___________________

тел.:_ _______________________________

паспорт: серия________№ _____________

дата выдачи_________________________

кем выдан __________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

о ведении электронной трудовой книжки

Прошу в дальнейшем, с момента подачи настоящего заявления, осуществлять ведение моей трудовой книжки в электронном виде.

«____» _______202___ года ________________ ________________

(подпись) Ф.И.О.

Заявление от _______________________________

получено «____»_____________________2020 г.

(подпись, должность, расшифровка подписи лица, ответственного за ведение кадрового учета)

РАСПИСКА

Трудовую книжку на бумажном носителе получил (а), претензий по оформлению записей в трудовую книжку к работодателю не имею.

«____» _______202___ года ________________ ________________

(подпись работника) Ф.И.О.

Приложение № 2

Генеральному директору

ООО «_____________»

(ФИО директора)

от __________________________________

(должность, ФИО работника)

проживающего (ей) ___________________

тел.:_ _______________________________

паспорт: серия________№ _____________

дата выдачи_________________________

кем выдан __________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

о сохранении трудовой книжки на бумажном носителе

Прошу продолжать осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе.

«____» _______202___ года ________________ ________________

(подпись) Ф.И.О.

Заявление от _______________________________

получено «____»_____________________2020 г.

(подпись, должность, расшифровка подписи лица, ответственного за ведение кадрового учета)

Согласно законодательству, при оформлении на основное место работы трудовая книжка передается работодателю. С этого момента ответственность за ее ведение и хранение ложится на кадровика, на которого приказом возложены указанные обязанности. Порядок закреплен ТК РФ и подробно изложен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Трудкнижки являются бланками строгой отчетности и должны храниться в организациях в специальных металлических шкафах (сейфах) либо отдельных запираемых комнатах, исключающих доступ к ним третьих лиц. Выдача их на руки строго ограничена. Трудовая под расписку, согласно нормативным актам, выдается только по двум причинам:

1. При увольнении сотрудника — в последний рабочий день (п. 41 Постановления);
2. В целях обязательного социального страхования (обеспечения), например, при оформлении пенсии, социальных льгот и т. д., — по личному заявлению работника в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

В остальных случаях ТК РФ предписывает выдавать выписки или заверенные копии трудкнижки.

Но на практике оригиналы документов, подтверждающих стаж, требуют и банки от клиентов, которые планируют взять кредит, и государственные структуры, такие как ФМС, при оформлении загранпаспортов или оформлении визы в другую страну. Такое требование противозаконно, но спорить с данными организациями нецелесообразно, так как затянете вопрос очень надолго.

Как оформляется

Порядок оформления увольнения закреплен в ст. 84.1 ТК РФ. Для завершения рабочих отношений работнику в день увольнения необходимо подойти в отдел кадров для ознакомления с приказом и получения трудовой книжки. Также свою личную подпись сотруднику необходимо проставить в личной карточке Т2 и в журнале учета движения этих бланков. Обязательно указывать дату. Соблюдение данной процедуры соответствует требованиям нормативных актов, подтверждает факт выдачи трудовой книжки и снимает с работодателя ответственность за ее хранение. Среди бумаг, которые просит «на прощание» подписать работодатель, встречается и расписка о получении документов при увольнении, образец приводим в статье и рассказываем, обязательно ли составлять подобный документ.

Иногда сотрудники по разным причинам отказываются ставить подпись. В таких случаях составляется акт, который необходимо приложить к журналу учета движения ТК.

Если работник не явился в день увольнения в отдел кадров, ТК РФ предписывает направить ему письменное уведомление с просьбой явиться в организацию для получения трудовой книжки либо дать согласие на отправление ее по почте. Данная мера снимает с работодателя ответственность за несвоевременную выдачу документации и освобождает от последствий в случае споров.

Некоторые работодатели, помимо перечисленных мер, требуют, чтобы была оформлена расписка от работника при увольнении. Данная мера не обязательна и является вариантом подстраховки при расставании, например, с конфликтным человеком. Если сотрудник отказывает работодателю в данной просьбе, то своим поведением требований законодательства он не нарушает, поэтому акт составлять не нужно.

Образец расписки о получении документов при увольнении

Зачем получать подтверждение, что работник получил документы

Если же у вас возникла необходимость забрать бумаги. подтверждающие стаж, на время: для предъявления в ПФР, оформления социальной льготы или по другим уважительным причинам, то вы должны знать, что выдается трудовая книжка на руки работнику под расписку по личному заявлению. В случае положительного решения кадровый работник составляет акт приема-передачи, а подчиненный собственноручно пишет расписку.

Данная мера является обязательной, так как оформленная расписка на получение трудовой книжки в случае судебных разбирательств или утери послужит подтверждением факта выдачи ее на руки владельцу. Кроме того, к ней рекомендуется приложить заверенную копию всей книжки, чтобы в случае ее утраты у работодателя была возможность подсчитать стаж работника для оформления дубликата.

Работнику необходимо помнить, что, согласно ч. 3 ст. 62 ТК РФ, он обязан вернуть документ строгой отчетности работодателю не позднее трех рабочих дней, со дня получения его из органа, осуществляющего социальное страхование (обеспечение). Это означает, что не стоит затягивать с возвратом, и как только надобность в нем по месту требования заканчивается, сразу же предоставить его назад в кадровое подразделение.

Правила и требования к составлению

Расписка о получении трудовой книжки на руки пишется от руки (в случае разногласий сторон проводят экспертизу почерка) в свободной форме на обычном листе бумаги, но разрешено использовать и фирменный бланк организации.

Образец расписки в получении трудовой книжки пишите без исправлений и ошибок. Если же они есть, лучше, если вы составите новую бумагу. Юланк с исправлениями не примут в качестве доказательства в судебном органе.

Образец расписки в получении трудовой книжки

Чтобы расписка в получении трудовой книжки на руки была оформлена правильно, в ней рекомендуется указать следующие сведения:

• название организации;
• дату составления документа;
• Ф.И.О., дату рождения, паспортные данные, адрес регистрации и(или) проживания;
• номер трудовой книжки и вкладыша к ней (при наличии), причину получения;
• далее перечислить все остальные получаемые бумаги и справки (в случае увольнения работника);
• заверить все записи личной подписью работника.

Если документы получает иное лицо (по нотариально заверенной доверенности), то этот момент необходимо отразить, указав Ф.И.О. доверенного лица, номер доверенности и т. д. Расписка в получении трудовой книжки умершего работника берется с родственника, предъявившего документы, подтверждающие родство.

Может ли работодатель не выдать документы

В случае расторжения рабочих отношений работодатель обязан выдать подчиненному все полагающиеся документы в день увольнения (ч. 4-6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Постановления). В противном случае организация должна возместить работнику средний заработок за все дни задержки. Для этого необходимо издать новый приказ об увольнении и в трудовой книжке произвести другую запись с указанием той даты, когда была произведена фактическая выдача официальных бумаг.

В других случаях, кроме вышеуказанного и приведенных в ст. 62 ТК РФ, работодатель в выдаче бумаг вправе отказать.