Электронный идентификатор

Отметка о поступлении документа в организацию (29)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27)

Отметка об исполнителœе (27)

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ и владеет информацией для разъяснения и уточнения затронутых в доку­менте вопросов.

Отметка об исполнителœе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телœефона. Отметку об исполнителœе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, к примеру:

В.Я. Петров

т. 65-04-20

Для более эффективного общения можно указать имя, отчество полностью. Лучше, в случае если эта отметка будет распо­ложена на лицевой стороне первого листа документа. К примеру: Петров Василий Яковлевич

Этот реквизит проставляется внизу первой страницы на исполненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего хранения и исполь­зования в информационно-справочных целях.

Данный реквизит включает в себя слово ʼʼВ делоʼʼ и номер дела, в котором будет храниться доку­мент с указанием года; краткие сведения об исполнении документа͵ если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

К примеру:

В дело №12-25 за 2008 год

Отправлен факс от 06.04.2003

Личная подпись Т.В. Николаева

10. 04. 2009

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителœем документа или руководителœем структурного подразделœения, в котором исполнен документ.

Примечание: краткие сведения о выполненном поручении необходимы работнику при последующем обращении к документу: запись напомнит ему о проделанной ранее работе.

Входящая регистрация обеспечивает учет поступивших в организацию документов.

Идентификатор электронной копии документа (30)

По возможности ставится на первом листе входящих доку­ментов от руки или с помощью штампа и сопровождается соответствующей записью в журнале регистрации. Данный реквизит вклю­чает в себя: дату поступ­ления документа͵ его входящий регистрационный номер.

Напри­мер: 27.06.2003 Вх. № 14 (при крайне важно сти часы и минуты).

Примечание: Процедуру регистрации входящей корреспонденции мы рассмотрим в лекции ʼʼОрганизация работы с документамиʼʼ

Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, к примеру:

С:\Мои документы\RASP.ЗИА4. DOC, где С – диск, Мои документы – наименование папки, RASP – вид документа͵ ЗРТ4 – группа заочного отделœения, DOC — формат.

Не стоит проставлять данный реквизит на отправляемых документах, т.к. эта информация интересна только для его составителœей.

Идентификатор электронной копии документа.

Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы, содержит наименование файла на машинном носителе, при необходимости дату и другие поисковые данные:

С:\Приказы\Иванов 23.07.2009 16 стр

Расстояние между отдельными реквизитами 2 – 4 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку продлевают до границы правого поля, точку в конце заголовка не ставят.

При печати документов рекомендуется соблюдать отступ в печатных знаках от левой границы текстового поля:

0 – для реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 – для начала абзаца в тексте;

32 – для реквизита «Адресат»;

40- для реквизита «Гриф утверждения документа»;

16, 24, 56 – для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

Если в тексте документа имеются примечания или ссылка на документ послужившим основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда.

ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА

Первый ряд – начиная от левой границы, второй не должен заходить за правую границу .

Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.

Если документ имеет более одного листа, то начиная со второго, листы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера листов проставляются в центре верхнего поля.

Использовать реквизиты при оформлении документов следует избирательно, исходя из целесообразности и вида документа.

Лекция 5. Документооборот. Классификация служебных документов. Порядок составления документов. Язык и стиль деловой документации.