Надписи для папок с документами шаблоны
Работа с программой Microsoft Word
Microsoft Office
Шаблоны можно рассматривать как обычные документы Word, в которых кроме текста и списка стилен хранится информация о конфигурации панелей инструментов, макросы и параметры, определяющие вид документа и поведение программы. Шаблоны очень удобны, когда ряд документов требуется оформить в одинаковом стиле. Однажды настроив шаблон, вы создаете на его основе несколько файлов, которые наследуют имеющиеся в шаблоне текст и объекты, стили и оформление, макросы и параметры интерфейса Word. Вспомните, что на предыдущих занятиях мы уже пользовались стандартными шаблонами Office, теперь давайте создадим свой собственный шаблон.
1. Откройте документ, созданный на первом занятии. Удалите из него весь текст, таблицу Excel и рисунок кактуса. На странице останется только надпись Геркулес и горизонтальная линия.
2. Выберите команду Файл > Сохранить как. Откроется окно диалога Сохранение документа, показанное на рис. 5.1.
3. В раскрывающемся списке Тип файла выберите пункт Шаблон документа.
4. В левой панели окна сохранения файла щелкните на кнопке Мои документы .
5. В панели инструментов щелкните на кнопке Создать папку.
6. В открывшемся окне диалога введите текст Шаблоны.
7. Щелкните на кнопке ОК.
8. В поле Имя файла введите Here.
9. Щелкните на кнопке Сохранить.
Рис. 5.1. Сохранение шаблона Word
10. Выберите команду Файл > Закрыть, чтобы закрыть окно шаблона. Теперь у вас есть шаблон с заголовком Геркулес, сохраненный в специальной папке.
11. Чтобы указать программе Word, где следует искать шаблоны пользователя, выберите команду Сервис > Параметры.
Рис. 5.2. Пути к служебным файлам
12. Щелкните в открывшемся окне диалога на вкладке Расположение. На этой вкладке, показанной на рис. 5.2, хранится информация об именах, некоторых специальных папок, в том числе и имя папки шаблонов польаователя.
13. Щелкните на строчке Шаблоны пользователя.
14. Затем щелкните на кнопке Изменить. Откроется окно диалога, которое очень похоже на окно сохранения файлов, но предназначено для выбора папки.
15. Щелкните в левой панели этого окна на кнопке Мои документы, затем в основной области окна диалога дважды щелкните на недавно созданной папке Шаблоны.
16. Щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь на вкладку Расположение, но теперь в строке Шаблоны пользователя указана правильная папка.
17. Снова щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно параметров.
18. Теперь попробуйте создать на базе построенного шаблона новый документ. Выберите команду Файл > Создать. В правой стороне экрана появляется окно Создание документа области задач. В разделе Создание с помощью шаблона перечислены недавно используемые шаблоны и ряд стандартных шаблонов. Щелкните на значке Общие шаблоны. Значок шаблона Here появился в окне диалога Шаблоны, как показано на рис. 5.3. Сюда кроме стандартных шаблонов выводятся значки всех файлов с расширением .dot, записанных в папку с шаблонами пользователя.
Рис. 5.3. Выбор шаблона документа Word
19. С помощью переключателя Создать выберите тип создаваемого файла. Положение Документ соответствует созданию обычного текстового документа, а Шаблон позволяет создать новый шаблон.
20. Дважды щелкните на значке Here. Откроется новый документ, в котором сразу появится большая надпись Геркулес, как показано на рис. 5.4. Теперь, пользуясь новым шаблоном, вы можете быстро добавлять такие надписи в начало каждого документа гипотетической компании Геркулес, и все они будут точными копиями заголовка, хранящегося в шаблоне.
Рис. 5.4. Документ, построенный на базе шаблона пользователя
Следует заметить, что так называемый «Обычный документ», который создается щелчком на кнопке Создать панели инструментов или выбором значка Новый документ в разделе Создание документа окна области задач, на самом деле тоже построен на основе шаблона. Этот шаблон записан в файле Normal.dot, который хранится в папке C:\Microsoft Office\Templates . Шаблон NormaLdot играет важную роль. Он определяет исходную конфигурацию Word, т. е. вид и поведение программы при ее запуске.
Примечание Если вы обнаружили, что Word выглядит как-то странно или работает неверно, попробуйте закрыть программу и удалить файл Normal.dot. При следующем запуске Word этот шаблон будет сгенерирован заново в соответствии со стандартной конфигурацией, заложенной в Word разработчиками программы.
Одной из наиболее привлекательных особенностей программы The Bat! является поддержка использования нескольких типов шаблонов. Среди них – шаблон нового письма, ответа, пересылки, подтверждения о прочтении, сохранении в файл. Шаблоны позволяют значительно упростить создание писем.
Шаблоны, принадлежащие почтовому ящику, используются при создании писем по умолчанию. Для создания шаблона для почтового ящика необходимо открыть окно свойств почтового ящика («Ящик» – «Свойства почтового ящика»). В разделе «Шаблоны» этого окна вы увидите подразделы для создания шаблона каждого типа.
Обратите внимание, что при создании шаблона можно указать используемую по умолчанию таблицу кодировки, а также задать подтверждение о прочтении и о получении нового письма.
Текст шаблона состоит из изменяемых элементов и неизменяемого текста. Неизменяемый текст нужно просто набрать в теле шаблона, и он в таком же виде будет отображен в письме, созданном на его основе. Для вставки изменяемых элементов, воспользуйтесь контекстным меню. Первые пять пунктов контекстного меню позволяют вставить в шаблоны значения макросов, вместо которых будут подставляться нужные значения. Для вставки макроса вам необходимо выбрать в контекстном меню тип макроса, а далее – его имя. Макросы представляют собой специальные переменные, вместо которых в письмо будут подставляться их конкретные значения. Например, можно использовать макрос для вставки имени адресата и даты исходного письма, в подпись можно вставить название организации. В TheBat! доступно очень много макросов. Подробнее о них можно прочесть в файле помощи.
В The Bat! можно определить четыре основных уровня использования шаблонов: это шаблоны почтового ящика, шаблоны папки, адресной книги и быстрые шаблоны. Первые три уровня шаблонов действуют внутри указанной области. То есть шаблоны, созданные для почтового ящика будут использоваться по умолчанию для всех писем, которые создаются и отправляются с этого почтового ящика. Эти шаблоны подставляются в том случае, если не определены шаблоны более высокого приоритета, например, шаблоны адресной книги конкретного получателя сообщения или шаблоны папки. Внести изменение в шаблон почтового ящика можно в окне «Свойства почтового ящика».
Шаблоны папок позволяют создать набор шаблонов, который будет использоваться для всех сообщений, создаваемых из конкретной открытой папки или для всех сообщений, которые попадут в папку в результате применения фильтра. Шаблоны папок имеют более высокий приоритет, нежели шаблоны для почтового ящика.
Если вы создаете новое письмо, отвечаете на пришедшее письмо или переадресуете его, выбрав активной определенную папку (в том числе и вложенную), в этом случае будут использованы шаблоны папки, а не шаблоны почтового ящика. Шаблоны папок удобно применять, например, к папкам, куда фильтруются сообщения от конкретных людей. Для редактирования таких шаблонов нужно открыть окно свойств папки, и внести необходимые изменения на соответствующих вкладках этого окна.
Использование шаблонов папок накладывает некоторые ограничения, о которых стоит упомянуть. Все они проистекают из того факта, что для использования шаблона папки, эта папка должна быть открыта на момент использования. Если же для конкретного адресата у вас определен шаблон и вы хотите создать новое письмо через меню, то шаблон не будет использован, если не выбрана (открыта) нужная папка.
Третий уровень шаблонов – это шаблоны адресной книги, где также можно создать шаблоны для нового письма, ответа и для переадресованных сообщений. Эти шаблоны распространяются на конкретную группу адресатов или даже на конкретного адресата в группе. Например, можно задать один шаблон для бизнес-партнеров, объединенных в определенную группу в адресной книге, а другой – для близких друзей. The Bat! позволяет даже создать шаблон для конкретного адресата. Для создания и изменения шаблонов адресной книги необходимо отобразить окно свойств элемента адресной книги (для создания шаблона для конкретного адресата) или конкретной группы (для создания шаблона для группы адресов).
Для ввода текста шаблона в адресной книге нужно отметить переключатель в окне опции «Использовать указанный шаблон для…». Отмена переключателя делает шаблон неактивным.
Шаблоны адресной книги могут срабатывать не только при формировании письма через адресную книгу. Если вы просто введете адрес, для которого существует шаблон или же он отнесен к группе, для которой был создан шаблон, в этом случае письмо будет создано с использованием этого шаблона. И шаблон появится в теле письма, как только вы начнете создавать его.
Шаблоны адресной книги имеют более высокий приоритет, чем шаблоны папок и почтовых ящиков. Шаблоны адресной книги, которые определены для конкретной группы будут использоваться при отправке сообщений всем членам этой группы адресной книги, а также при отправке сообщения каждому адресату этой группы.
Шаблон индивидуального адресата преобладает над шаблоном группы, к которой отнесен адресат. Если этот конкретный член группы имеет собственный, определенный для него шаблон, то будет использован именно индивидуальный, а не групповой шаблон.
Подготовила Надежда Баловсяк .
