Недостача денег в кассе

В данной статье мы поговорим про инвентаризацию и про те нюансы, которые позволяют сотрудникам уходить от ответственности за те злоупотребления, которые они могли произвести с вашими товарами.

На первый взгляд, инвентаризация является наиболее подходящим решением проблемы, способным дать быстрое представление о состоянии товароучета в магазине или на складе. Однако, такое суждение неверно, ведь сотрудники постараются сделать так, чтобы ответственность их не постигла или постигла в неполной мере.

Таким образом, перспектива ухода от ответственности предполагает два пути: либо полное скрытие недостачи, либо уплата суммы, меньшей по сравнению с суммой всей недостачи. Первый вариант зависит полностью от персонала, а второй вариант определяется в основном политикой компании, а именно тем способом взыскания недостачи, который в компании принят и прописан в договоре материальной ответственности. Рассмотрим оба этих пути подробнее.

Как скрыть недостачу?

И тут находится два решения: фальсификация результатов переучета и саботаж переучета. Фальсификация приводит к тому, что недостачу вы не увидите, а саботаж приводит к тому, что в результатах учета не видно вообще ничего.

Фальсификация результатов переучета: предпосылки и способы борьбы

Итак, как же сотрудники могут фальсифицировать результаты переучета в магазине? В первую очередь, можно испортить учетные остатки, то есть реальные остатки останутся прежними, а искажение их в системе учета приведет к тому, что недостача будет невидна либо неотделима от общего беспорядка в остатках. В данном случае, сотрудники, например, искажают задним числом товародвижения или сформировать подложные движения товаров в базе данных. Таким, образом, остатки в учетной системе будут заведомо некорректны и комиссия будет сбита с толку. Бороться с этим можно двумя этапами: первый – это подготовка базы к переучету (выходить на переучет с «кривой» базой нельзя, она должна подготавливаться, должен быть закрыт период за несколько дней до инвентаризации и восстановлена последовательность), а второй этап наступает, когда результаты переучета сброшены в программу – должен быть назначен некий тайм-аут, в течение которого необходимо перепроверить движения, закрыть период вплоть до самой инвентаризации и только после этого результаты инвентаризации могут быть приняты к тому, чтобы взыскивать недостачу. В этом случае появляется время на то, чтобы откорректировать очевидные фиктивные товародвижения, отловить явные некорректные вещи, которые в базе могут происходить. В таком случае можно быть уверенными, что результаты инвентаризации максимально корректны.

Второй вариант фальсификаций – это манипуляции непосредственно с реальными остатками товаров (подгон реальных остатков к учетным). Тут находятся несколько «подвариантов»:

1. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, участвует в инвентаризации и каким-то образом он видит то учетное количество, которое проходит по вашей товароучетной системе. В данном случае, учетное количество – это просчет руководства, поскольку ни на бланках, ни на терминалах сбора данных никакого учетного количества быть не должно. В данном случае, нечистый на руку сотрудник будет писать или вводить то учетное количество, которое необходимо для «правильного» даже не глядя на то количество товаров, которое лежит на полках.
2. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, участвует в инвентаризации, учетного количества он не видит, но может знать, что те или иные позиции, которые он собственноручно унес со склада, имеют недостачу и постарается указать в результатах инвентаризации такое реальное количество, которое будет скрывать его недостачу (при отсутствии контроля со стороны).
3. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, в инвентаризации не участвует, но заранее уведомлен о том, что она будет происходить, и постарается заранее принести на склад недостающие товары, включая в первую очередь наиболее дорогие позиции с тем, чтобы временно возместить свою недостачу и уйти от ответственности. А уже после инвентаризации эти позиции сотрудник обратно унесет туда, откуда их взял. Бороться с такой ситуацией можно в основном административными способами: во-первых, аудиторы, проводящие инвентаризацию не должны иметь отношение к переучитываемому торговому объекту, во-вторых, аудиторы не должны видеть учетные остатки ни в каком виде, и в-третьих, учет должен производиться максимально неожиданно.

Саботаж переучета

Здесь мы рассмотрим те мероприятия, которые позволят сотрудникам сорвать инвентаризацию как таковую: они могут предоставить некорректные остатки или не предоставить вообще никакие. Если сотрудники заинтересованы в том, чтобы сорвать инвентаризацию, они найдут способы и методы для реализации задуманного. Противодействовать этому можно путем привлечения независимых аудиторов из другого магазина и внедрением методики счета товаров, которая обеспечивает максимально быстрый и точный сбор данных

Как заплатить меньше?

Второй путь ухода от ответственности, как мы уже говорили, предполагает возможность заплатить меньше по результатам инвентаризации, чем стоимость украденных товаров. Данная перспектива полностью зависит от политики компании. По большому счету, существует четыре варианта взыскания недостачи:

1. взыскание полной недостачи в себестоимости
2. взыскание поной недостачи в розничных ценах
3. недостача минус излишки в себестоимости
4. недостача минус излишки в розничных ценах

Однако только один вариант их представленных является правильным с точки зрения борьбы с воровством – это взыскание недостачи в розничных ценах. Возникает резонный вопрос – почему именно данный вариант?

Расхождения бывают двух вариантов: недостатки и излишки. Недостачи бывают от того, что либо слишком мало реальных остатков (тот случай, когда сотрудники или покупатели украли товар либо результат махинаций кассиров, когда и денег в кассе нет, и товар покупателю отдан; простить персоналу можно только товар, украденный покупателями, в остальных ситуациях сотрудников необходимо штрафовать), много учетных остатков (характеризует бардак в учете, когда либо заведен лишний приход и учетных остатков больше, чем реальных, либо товар списан, а документ списания не оформлен; оба случая представляют собой грубые ошибки операторов). Еще один вариант — это пересорт (имеется ввиду пересорт по результатам инвентаризации, а не отражающийся документами в течение учетного периода), порождающий как недостачи, так и излишки, который можно разделить на «хороший» и «плохой». «Хороший» пересорт – это равноценный пересорт, когда можно поверить, что сотрудник перепутал и пробил по кассе равноценный товар, но, например, другого цвета. «Плохой пересорт» — это неравноценный пересорт, прямое указание на злоупотребление, когда товар пробивается по цене более дешевого. Касательно излишков все точно так же, однако много реальных остатков просто не бывает, потому что это означало бы, что сотрудники приносят свои товары и продают их в магазине, что маловероятно.

Как правильно взыскать недостачу с сотрудников?

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Нет ни одной причины прощать персоналу недостачу в размере излишков, потому что любые расхождения, как излишки, так и недостачи, представляют собой либо прямое злоупотребление, либо грубые ошибки учета. Взыскивание недостачи по себестоимости означает, что вы персоналу продаете товар по себестоимости, и является прямой мотивацией персонала к воровству.

Однако будет корректным к сотрудникам вычесть из суммы недостачи сумму естественной убыли, ведь не секрет, что в продуктовой рознице естественная убыль даже регламентируется законодательством, хотя управленческая убыть может от бухгалтерской отличаться по ряду причин на вашем предприятии. Нужно также понимать, что естественная убыль может достигать 0,5% в сутки от оборота – весьма значимая цифра.

Еще один момент, который касается взыскания – это возможные махинации с розничными ценами. При взыскивании недостачи в розничных ценах и уведомлении персонала о проведении инвентаризации, сотрудник может произвести фиктивную переоценку в базе данных, занизив стоимость своей недостачи по ключевым позициям, таким образом, получив меньшее взыскание и вернув потом цену на место. Отловить такие махинации можно путем контроля розничных цен и в дополнение к этому, ограничение прав на изменение розничных цен.

О том, как правильно следует проводить инвентаризацию, читайте в статье «Инвентаризация: как провести ее правильно, быстро и точно? Методика проведения переучета»…

Вам будут интересны другие статьи на эту тему:

Из этой статьи вы узнаете важные факты и статистические данные, касающиеся воровства. А зная их, можно определить стратегию по борьбе с этим распространенным «недугом» многих торговых точек.Как оказаться на шаг впереди воров и контролировать бизнес-процессы в магазине? Ответы и практические рекомендации вы найдете в этой статье. В данной статье поговорим о том, как именно покупатели и кассиры могут воровать, какие меры можно предпринять для предотвращения подобных инцидентов.

Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.

Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

• самим кассиром-операционистом;
• сотрудником, исполняющим кассирские функции;
• непосредственным начальством кассира;
• инвентаризационной комиссией;
• ревизором, проверяющим кассу;
• учредителями или акционерами фирмы;
• вышестоящим руководством;
• аудиторами в ходе внешней проверки.

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Виды ответственности за недостачу

1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

2. Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
3. Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
4. Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
   • кража – тайное присвоение чужого;
   • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
   • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
   • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

№	Вид правонарушения	Санкция	Срок, сумма
	Кража	Штраф	До 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода
		Обязательные работы	До 180 часов
		Исправительные работы	От полугода до года
		Ограничение свободы	До 2 лет
		Арест	От 2 до 4 месяцев
		Лишение свободы	До 2 лет
	Мошенничество	Штраф	До 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов
		Обязательные работы	До 180 часов
		Исправительные работы	От 6 месяцев до года
		Ограничение свободы	До 2 лет
		Арест	От 2 до 4 месяцев
		Лишение свободы	До 2 лет
3	Растрата, присвоение	Штраф	До 120 000 руб. или в размере годичного дохода
		Обязательные работы	До 120 часов
		Исправительные работы	До полугода
		Ограничение свободы	До 2 лет
		Лишение свободы	До 2 лет

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

Порядок взыскания недостачи

1. Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
2. Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
3. Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
4. У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
5. При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

Когда кассир не виноват

Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

• стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
• другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).

В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

Как провести недостачу по бухгалтерии

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

1. При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
   • дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
2. Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
   • дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
3. Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.

Последнее изменение: Июнь 2020

Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.

Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?

Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

• При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста;
• При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании;
• В ходе аудиторской проверки;
• В процессе проведения инвентаризации.

Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.

Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

• Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления;
• Проводится пересчет наличности в присутствии ответственного лица;
• По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств;
• С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений;
• Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт;
• На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица;
• Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц;
• Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.

Как проходит инвентаризация кассы?

Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица. Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни. Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.

До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:

• Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе;
• Сверка полученных данных с записями в кассовой книге;
• Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.

Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.

Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.

Как оформить акт ревизии наличных?

Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:

• Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны;
• Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета;
• Если, выявлены излишки или недостачи, ниже указывается их сумма;
• После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения;
• В нижней части акта директор указывает свое решение по итогам выявленных расхождений

Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.

Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.

Ответственность виновного лица при выявлении недостачи

В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:

• Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения;
• Небрежного исполнения должностных обязанностей;
• Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.

При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:

• Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника;
• Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.

За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.

Когда кассир может избежать ответственности?

Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

• Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары);
• В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо;
• В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни);
• В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.

На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.

Как взыскать недостачу в кассе с виновного?

Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:

• Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
• При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соответствующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.

Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи (см. удержание недостачи из заработной платы).