Нужно ли прошивать договора

Переплет документов способен в процессе работы с ними защитить ценную информацию от потери или повреждений.

Преимущества переплета документации:

• документы, которые были переплетены, занимают на 30% меньше места в архивном хранилище, что дает возможность компании сэкономить;
• высокий уровень сохранности документов, который достигается за счет вшитых в дело документов;
• формирование документов в дело происходит быстро и аккуратно с использованием жесткой обложки с корешком для удобства оформления описи;
• переплет документов соответствует требованиям Госархива.

Как делают архивный переплет?

Изготовление архивного переплета включает в себя следующие этапы:

• Процесс разброшюровки (расшивка переплетенных документов).
• Фальцовка листов (сортировка листов для формирования общего дела).
• Подготовка дел к переплету (изъятие скрепок, файлов, ниток).
• Ручной переплет с оклейкой сторон (переплет документов в жесткую картонную обложку с тканевой оклейкой).
• Прошивка дел с помощью 4 проколов.
• Сквозная нумерация листов.

Технология архивного переплета

Переплет включает в себя переплетенную крышку и приклеенные дополнительные элементы: марлевые клапаны, форзацы, каптал.

Существуют два вида переплета – составной и цельный. Также различают мягкий и жесткий переплет, с кантом и обрезной, интегральный.

Виды архивного переплета:

№ 1 – цельнокартонный обрезной;

№ 2 – цельнокартонный с кантом;

№ 3 – цельнотканевый мягкий обрезной;

№ 4 – цельнобумажный жесткий с кантом;

№ 5 – составной с тканевым корешком и со сторонками, крытыми обложечной бумагой;

№ 6 – цельнотканевый мягкий с кантом;

№ 7 – цельнотканевый жесткий с кантом;

№ 8 – составной с кантом, со сторонками, крытыми одним видом ткани, и с корешком из другого вида ткани;

№ 9ж – пластмассовый жёсткий из двух слоёв эластичного пластика, между которыми проложены картонные сторонки;

№ 9м – пластмассовый мягкий из одного слоя эластичного пластика;

№9 пж – пластмассовый полужёсткий из слоя эластичного пластика, с внутренней стороны которого приварены сторонки из жёсткого пластика.

Согласно разъяснениям налоговой службы, нет законодательных требований для обязательной прошивки документов.

Но налоговая инспекция — это не швейная фабрика. И на практике часть документов, состоящих более чем из 1 листа, прошивается, а другую часть, наоборот, прошивать не нужно. Разберемся.

Заявление о регистрации юрлица (форма № Р11001) не прошивается. Его нужно только распечать. Это правило одинаковое и для случая, когда заявление нужно заверить у нотариуса (тогда помощники нотариуса будут сшивать), и для случая, когда подпись на заявлении будет поставлена в присутствии работника налоговой. Чтобы листы заявления не потерялись, можно скрепить скрепкой или сложить в мультифору, но не скреплять степлером.
Устав ООО, Решение/Протокол о создании ООО, договор об учреждении ООО прошивать нужно, если документ состоит более чем из 1 листа. На месте узелка нити, оставшегося после прошивки документа, наклеивается наклейка «Прошито/пронумеровано», указывается количество прошитых страниц/листов, ставится должность/ФИО/подпись лица, скрепившего документ и дата прошивки.

Основание: Письмо ФНС от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@.