Обработка поступающей корреспонденции

Документопотоки

Все документы организации делятся на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

• прием и первичную обработку документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

• проверка правильности доставки документов;
• проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
• фиксация факта получения документов;
• подготовка их к исполнению;
• передача документов исполнителям.

Обработка исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

• составление чернового документа;
• подготовку проекта документа;
• его согласование (визирование);
• удостоверение документа;
• отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

• проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
• проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
• проставление исходящего регистрационного индекса;
• обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

• сортировку;
• вложение в конверты;
• адресование;
• сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

• правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
• наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
• правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

• проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
• протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

• фельдъегерской или курьерской связью;
• секретарями;
• с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Предварительное рассмотрение и распределение документов, поступающих в учреждения, осуществляют работники службы делопроизводства, причем рассмотрение-обязательно в день их получения. Поручения органов высшего уровня, телеграммы и телефонограммы рассматриваются немедленно. Служба делопроизводства предварительно рассматривает только документы, адресованные руководству учреждения, и без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Основная цель предварительного рассмотрения — отобрать документы, которые должен рассматривать руководство. Относительно остальных документов следует определить, к какому структурного подразделения или кому из исполнителей их следует направить. Таким образом, документы распределяются на несколько групп — в зависимости от того, сколько заместителей руководителя и кто из них уполномочен рассматривать те или иные документы. Подобная диспетчеризация значительно сокращает сроки и инстанции прохождения документов. Вместе с тем это возможно только при условии делегирования определенных прав и полномочий заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений.

Во время предварительного рассмотрения корреспонденции используют внутренние справочники: примерный перечень документов, которые рассматривает руководитель; перечень должностных лиц и их обязанностей; технологические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных видов документов и т.п.

Знакомясь с содержанием входящих документов, работник службы делопроизводства (секретарь), который выполняет эту работу, определяет, кому они должны быть переданы. При этом учитывается не столько адресат, указанный на документе (в основном корреспонденция адресуется руководителю учреждения), сколько его содержание. Во время диспетчеризации документов, поступивших в учреждения, учитываются:

o важность содержания;

o вид документа (закон, постановление, приказ, письмо, отчет и т.п.);

o сложность затронутых вопросов;

o место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

o авторство, то есть социальное состояние лица — автора документа;

o срочность исполнения документа.

Задача работника, который осуществляет предварительное рассмотрение, освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

Руководителю учреждения должны передаваться наиболее важные по содержанию документы, прежде всего: органов государственной власти, органов местного самоуправления, вышестоящих органов, повторные и коллективные обращения граждан, телеграммы и телефонограммы из экстренных вопросов, требующих неотложного принятия решения на уровне руководителя, а также другие документы, содержащие важную информацию и требуют решения руководителем. В среднем документы, которые непосредственно рассматривает руководитель, составляют около 20 % от всей документации.

Иногда с целью информирования руководителя учреждения составляется список, в котором указывается, какая корреспонденция поступила за день, за неделю, кому оно передано, что сделано.

Благодаря этому руководитель имеет возможность ознакомиться с документами, которые представляют для него наибольший интерес. Кроме того, в свое время с многими документами руководитель учреждения ознакомится, подписывая ответы на них. При этом он сможет оценить, насколько те или иные сотрудники способны самостоятельно решать вопрос.

Заместителям руководителя могут передаваться документы, решение по которым они имеют право принимать. Другие документы передаются в структурные подразделения или непосредственно исполнителям.

Документы должны передаваться руководству или исполнителям в день поступления в учреждение. Если документ должен исполняться несколькими структурными подразделениями или лицами, то с него снимают копии или устанавливается очередность выполнения.

В крупных учреждениях предварительное рассмотрение документов осуществляет опытный работник, имеющий необходимую квалификацию и полномочия для этого, как правило, — заведующий службы делопроизводства. В небольших учреждениях такую работу поручают секретарю.

Таким образом, работник, который предварительно рассматривает документы, имеет доступ ко всей корреспонденции, поступающей в учреждения. Руководитель должен целиком полагаться на такого работника, а тот, в свою очередь, — строго придерживаться служебной этики и не разглашать информацию, содержащуюся в служебных документах.

В процессе предварительного рассмотрения корреспонденции следует с помощью картотеки (автоматизированной базы данных) выяснять, велось ранее переписка с возбуждаемого вопрос.

Если документ является повторным, то к нему подбирают ранее отправленные документы и, при необходимости, все вместе передают руководителю. В случае выяснения, что для принятия решения могут понадобиться дополнительные материалы (например, распорядительные документы органов высшего уровня, на которые есть ссылки в документе), ответственное за рассмотрение корреспонденции лицо (секретарь) должен подобрать эти документы и предоставить руководителю.

При ознакомлении с предназначенной для руководства корреспонденцией целесообразно выделять в ней основные моменты. Можно подчеркнуть важную фразу, составить краткую записку, которые характеризуют сущность переписки, что имело место ранее.

После детального ознакомления с документами выделяют те из них, содержание которых не подтверждает необходимости их регистрации. Такие документы распределяют для доставки по назначению.

Если документ, подлежащий регистрации, не составлен заголовка, то работник, который осуществляет предварительное рассмотрение, подчеркивает карандашом фразы, за какими можно определить содержание документа. Это делается для того, чтобы регистратор мог автоматически перенести эти фразы в регистрационные формы, не читая и не анализируя документ.

Просматривая документы, работник службы делопроизводства (секретарь) карандашом в установленном месте (обычно справа на верхнем берегу первого листа документа) проставляет условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, фамилия исполнителя (в делопроизводственной практике эта операция называется разметкой). Условным обозначением структурного подразделения является его номер по списку подразделений учреждения. Например, 05 — отдел кадров, 10 — отдел снабжения. Каждое лицо из руководящего состава учреждения можно условно обозначить одним из первых десяти чисел (01 — руководитель, 02 — первый заместитель, 03 — заместитель руководителя).