Переход на электронный документооборот

Переход на электронный документооборотЧто такое ЭДО, зачем мы на него перешли и какие преимущества и недостатки для себя открыли
Предводитель и наставник Ателье ИСПривет! Мы давно перешли на электронный документооборот, использовали его преимущества и радовались, как все удобно и быстро. Но поняли, что не можем вкусить всех благ ЭДО, так как многие клиенты до сих пор работают с нами традиционным способом с распечатыванием бумаг и курьерской доставкой.
«Каждый выбирает то, что ему удобнее», — решили мы и продолжили работать со многими заказчиками по-старинке. Однако мысль о том, что технологии документооборота — это не изысканное французское вино — с годами без внесения изменений не улучшаются, не давала покоя. Наконец, мы решили предложить своим клиентам обмениваться документами через ЭДО. Оказалось, многие еще не внедрили его в свою работу и попросили рассказать подробнее о преимуществах и подводных камнях.
Так и появилась идея этой статьи — спрос породил предложение.
Спойлер: ЭДО — это удобно, быстро (почти всегда) и экономично.
Теперь подробнее.
Ликбез
Электронный документооборот — это согласование и обмен документами с помощью цифровой подписи и специального программного обеспечения. Электронные документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам, согласно законодательству нашей страны.
Однако, не любой файл может считаться электронным документом. Здесь в дело вступает электронная цифровая подпись (ЭЦП), наличие которой и придает файлу юридическую силу (если, конечно, все остальные требования к традиционным документам применены к этому файлу).
Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ: одна организация отправляет другой файл документа подобно отправке письма по электронной почте. При передаче документа оператор автоматически проверяет подлинность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства. Получатель документа проверяет его и либо согласовывает (подписывает своей ЭЦП), либо возвращает на доработку.
Чтобы внедрить электронный документооборот в компанию, необходимо:

• иметь компьютер и интернет (учитывая наши реалии, это требование выполняется всеми по умолчанию),
• выбрать оператора ЭДО (организацию, которая предлагает необходимое программное обеспечение и обслуживание),
• получить электронную цифровую подпись,
• установить программу ЭДО, настроить ее и интегрировать с другим софтом (например, с 1С:Бухгалтерия, чтобы можно было парой щелчков мыши создать документ, подписать и отправить его),
• обучить сотрудника/сотрудников работе с программой,
• забыть о том, где продается офисная бумага, и как включается принтер (они вам больше не понадобятся).

• Снижение финансовых затрат. Вы считали, сколько денег ежегодно уходит на топтание дорог сотрудниками служб доставки для того, чтобы доставить бумаги из пункта А в пункты Б, В, Г и т.д? После внедрения ЭДО не придется тратиться на курьера или транспортную компанию, их заменит интернет. А сэкономленные деньги можно будет потратить с большей пользой.
• Уменьшение временных издержек. Путь электронного документа от отправителя к получателю занимает настолько мало времени, что на том конце интернет-соединения не успеют и чай заварить, а документ уже будет проверен оператором ЭДО и получен. Даже в сапогах-скороходах, нажимающих в упор на педаль газа Бугатти, курьер не сможет приблизиться к этой скорости.
• Постоянный доступ к документам. Подключиться к системе и просмотреть/ отозвать /согласовать электронные документы можно с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи. И не важно, какой это день недели и время суток (Если ЭДО ведется в системе 1С, то для просмотра документов достаточно зайти в базу 1С).
• Экономия пространства. Вам не нужно отдельное помещение для архива, можно, наконец, выбросить шкаф, в котором куча документов периодически покрывается пылью, или, по крайней мере, заполнить его чем-то более приятным (например, сэкономленными на курьерах деньгами).
• Экономия нервов и сокращение роста седых волос. ЭДО дает 100% гарантию получения документа адресатом. Можно забыть об утере и не намеренной порче важных бумаг.
• Конфиденциальность и безопасность. Все документы хранятся в защищенном личном кабинете, поэтому их никто (кому не следует) не прочитает и не украдет. Система ЭДО, — своего рода, электронный сейф.
• Экологичность. Да, это не самый важный для многих параметр, но чем плоха возможность использования меньшего количества бумаги, и сохранения окружающей среды?

Преимущества электронного документооборотаМаленькая ложка дегтя
У электронного документооборота, как видите, куча преимуществ, однако мир не совершенен, и у ЭДО есть свои огрехи.

1. Это не всегда так быстро. И дело здесь не в скорости интернет-соединения. Если вы начнете выбирать оператора ЭДО, увидите, что их не так уж и мало. И здесь одним из главных параметров выбора должен стать критерий популярности конкретного оператора среди тех, с кем вы будете обмениваться документами. Если ваш оператор совпадает с оператором адресата, проблем не возникнет — вы и моргнуть не успеете, как документ будет получен.

Электронные первичные документы: плюсы и минусы

Если же у вас разные операторы, придется писать заявление на роуминг (обмен между разными операторами), рассматривать которое могут более недели. Не очень-то удобно, если нужно отправить что-то срочно. Справедливости ради стоит заметить, что после подтверждения роуминга обмен документов с этим оператором будет проходить так же быстро, как и внутри сети.

Временные затраты на обучение работе с ЭДО. Как и любое другое ПО, система электронного документооборота работает по определенным алгоритмам и имеет функционал, безошибочное использование которого требует обучения и практики. Поэтому придется привыкнуть самому и научить сотрудников работать в системе. Однако, процесс временный и не такой уж и сложный.

Периодический (раз в год) перевыпуск ЭЦП, за который нужно платить (заплатить можно из сэкономленных на бумаге денег).

От общего к частному
Рассказали о преимуществах и недостатках электронного документооборота, теперь к конкретному примеру — системе ЭДО на базе 1С (думаю, вы не удивлены такому повороту от компании-франчайзи 1С). Почему именно продукт на базе 1С? В первую очередь, потому что мы сами с ним работаем и можем поручиться за качество. К тому же, если вы читаете блог об 1С, для вас это актуально.
1С-ЭДО — решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и др. прямо из 1С:Предприятия (без использования других программ) через одного из операторов электронного документооборота, поддерживающих технологию «1С-ЭДО».

Преимущества 1С-ЭДО, по сравнению с другими программами электронного документооборота:

• Возможность обмена документами (как и механизмы работы с ними) встроена в 1С и не требует интеграции и выгрузки, что обеспечивает быстрое и простое внедрение сервиса в вашу программу на базе 1С.
• У системы нет ограничений по количеству сертификатов и пользователей с правом подписи.
• Вы можете использовать разграничение доступа: функции подготовки и подписания документов могут быть разделены.
• Можно подписывать электронной подписью сразу группу документов.
• Пригласить контрагентов к обмену электронными документами можно непосредственно из учетной системы 1С.
• Архив электронных документов является частью программы «1С:Предприятия». Таким образом, в ходе стандартных процедур по резервированию информационной базы вы можете создавать резервную копию электронного архива.

Еще одно преимущество — доступность сервиса «1С:ЭДО». Для подключения и использования «1С-ЭДО» необходимо иметь действующий договор информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС) с партнером 1С или приобрести пакет сервисов «СтартЭДО».

И, наверное, самое приятное связано с ценой. Сервис подключается бесплатно. И также бесплатно вы можете получать неограниченное количество документов. Определенное количество (для владельцев ИТС:ПРОФ число составляет 100, для тех, у кого ИТС:ТЕХНО, — 50, а для пользователей СтартЭдо — 20) документов ежемесячно можно отправлять бесплатно. После превышения квоты — отправка каждого документа стоит 10 рублей. Выгодно, не правда ли?
Телефон: 8 (495) 108 46 35
Почта: cloud@1cniki.ru
Москва, ул. Большая Новодмитровская, д. 36, стр. 12, вход 6 Дизайн-завод FLACON

Политика конфиденциальностиНажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.Остались вопросы? Свяжитесь с нами!
Даже если вы просто спросите, как у нас дела, нам будет приятно 🙂

В апреле 2014 года безбумажный оборот отчетности, пересылаемый по каналам связи, увеличится кратно. Автоматизации удастся избежать ограниченному кругу компаний. Об изменениях в законодательстве подробнее расскажем в статье.

Подключение предприятий к сервису передачи данных, в контролирующие инстанции, началось более 10 лет назад. До 2000-х годов бухгалтерские документы имели единый формат — бумажный. Позднее, контролирующие органы стали требовать файл отчета, записанный на дискету.

Закон №1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи» стал прорывом. Появилась возможность подготовки, проверки и передачи файлов в любое удобное время. Достаточно оформить договор на обслуживание со специализированной компанией, предоставляющей услуги и получить электронную подпись.

Программа всегда актуальна, не нужно искать специалиста по обновлению формата отчетов.

Преимущества перехода на электронный документооборот

Преимущества бесспорны. Специализированных операторов связи много: СКБ Контур, СБиС электронная отчетность, Бухсофт, Астрал-отчет и другие.

Право выбора оставалось за налогоплательщиком до окончания 2013 года.

Новая редакция ст.174  НК РФ, обязывает электронное декларирование НДС с 1 квартала 2014 года.

Статьей 80 НК РФ установлены варианты представления, в зависимости от среднесписочной численности: 

Отчетность по НДС разрешено представлять без использования ЭДО только ИП и предприятиям:

• освобожденным от обязанностей налогоплательщика (ст.145 НК РФ).

Субъектам, использующим специальные режимы: 

• упрощенной системы налогообложения;
• единого налога на вмененный доход;
• единого сельскохозяйственного налога;
• применение патентной системы.

Сдать декларацию НДС на бумаге, а позднее продублировать отправкой через телекоммуникационные сети, допускается. Норма предусмотрена п.4 ст.80 НК РФ.

За несоответствующую форму передачи декларации, установлен штраф ст.119.1 НК РФ, в размере двухсот рублей. Чтобы не возникло проблем и не пришлось спорить с налоговым инспектором, еще есть время выбрать компанию-провайдера, и подключится к системе ЭДО.