Прием и регистрация документов

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

• учет документов;
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

• письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы и т.д.

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Регистрация входящих документов

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
• дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения полученного документа;
• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так:

Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:

• вид документа;
• географическое местонахождение автора документа;
• автор резолюции;
• название структурного подразделения;
• количество листов в документе;
• количество листов приложений;
• связанные документы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.

Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):

• вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
• автор резолюции -список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение — список структурных подразделений;
• исполнители — как правило, это поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
• № дела — связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы — эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

• название подразделения, подготовившего документ,
• исходящий номер документа;
• дата документа;
• адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
• краткое содержание документа;
• фамилия исполнителя, подготовившего документ;
• контрольная дата ожидаемого ответа;
• ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
• номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

• порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
• дата документа (регистрации);

Система электронного документооборота – программа, несомненно, удобная, но доступная не всем организациям. Кто-то считает ее слишком дорогой, кто-то не видит преимуществ, а кто-то открыто «не доверяет компьютеру» и ведет делопроизводство на бумаге. Так или иначе, организации обходятся без СЭД. Эта статья о том, как в отсутствие СЭД принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию.

Прием и регистрация документа – это два независимых процесса, при этом второй не является следствием первого. Организация может принять документ, но это не означает, что она его зарегистрирует.

Если рассматривать оба процесса с точки зрения взаимодействия организации с внешней средой, то можно сделать вывод, что прием документа – внешний процесс. В нем задействованы курьер или работник организации, направляющей нам документ, Почта России (госпредприятие), организации, осуществляющие доставку корреспонденции, физические лица. А регистрация – процесс внутренний. Как именно он проходит (и проходит ли), зависит только от организации, которая принимает документы, и ее собственных правил.

ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Прием документов, как мы выяснили выше, процесс внешний и не зависит от того, использует или нет организация СЭД. Рассмотрим каналы получения корреспонденции и процесс первичного, еще до регистрации, ее рассмотрения.

Обязаны ли мы принимать документы?

Большинство писем, разумеется, мы принимаем. Это внешние коммуникации нашей организации, в которых чаще всего она, организация, сама заинтересована. Но время от времени случается и обратное. Нет такого требования в законодательстве, что одно ООО обязано принять почту от другого ООО. Во многих организациях существует «стоп-лист» – перечень проблемных контрагентов, прием почты от которых крайне нежелателен. Позиций в «стоп-листе», как правило, единицы, названия организаций и наболевшие вопросы, с ними связанные, принимающий корреспонденцию секретарь или делопроизводитель знает наизусть.

Если секретарь все же получает письмо от такой организации (чаще всего это регистрируемая корреспонденция, направляемая Почтой России), то оно передается напрямую директору, который принимает решение о его регистрации и в целом о том, как действовать в этой ситуации.

Разумеется, не принять документы от контролирующей, вышестоящей организации или государственного органа – себе дороже.

Этих инстанций в «стоп-листе» быть не должно. А сами государственные органы и подведомственные им организации, которые подчиняются Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, далее – Правила делопроизводства в ФОИВ), принимают друг от друга всю корреспонденцию.

Случаи отказа Правилами делопроизводства в ФОИВ не предусмотрены.

Каналы поступления документов

Почтой. Почту мы ставим первой в перечне каналов доставки корреспонденции, потому что это, пожалуй, единственный гарантированный способ доставить корреспонденцию адресату. Даже если отправитель находится в «стоп-листе» на прием писем, почте до этого нет никакого дела. Заказное письмо, скорее всего, будет доставлено и передано адресату под роспись. А если адресат, зная, что в почтовом отделении лежит такое «взрывоопасное» письмо, не приходит за ним, то это совсем не в его пользу.

Извлечение из Гражданского кодекса РФ

Статья 165.1. Юридически значимые сообщения

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Нарочным. Курьерская (раньше говорили «фельдъегерская») доставка или доставка корреспонденции лично отправляющимся на деловую встречу в организацию руководителем – передача документа из рук в руки принимающей стороне. Доказывают, что документ принят:

• отметка о приеме на визовом экземпляре исходящего письма;

• подпись принимающего в книге доставки (устаревший способ, используется только курьерами).

Однако следует учитывать, что заставить секретаря или работника канцелярии чужой организации где-либо расписаться нельзя. Если проблем между организациями нет, получить эту подпись не составляет никакого труда.

По электронной почте. Самый распространенный на сегодня канал обмена информацией между организациями – электронная почта. Электронные письма бывают разными, и юридическая сила каждого из видов тоже различается. Рассмотрим виды электронных писем «по нарастающей» их юридической силы:

• обычные сообщения, десятками которых мы обмениваемся ежедневно с коллегами из своей и других организаций. Это не служебная переписка, только если в договоре с контрагентом не содержится специальное условие о том, что такие сообщения имеют юридическую силу;

• скан-копии бумажных писем (подготовленных на бланке и подписанных директором). Скан-копия равносильна факсимильному сообщению – это уже переписка, обладающая юридической силой;

• электронное письмо, подписанное усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом обмен документами, подписанными таким видом ЭЦП, стороны должны прописать в договоре. Это уже переписка в полном смысле этого слова.

Таким образом, принимать и учитывать как входящую корреспонденцию можно документы, обладающие юридической значимостью, – электронные письма, содержащие скан-копии бумажных документов, и электронные письма, подписанные усиленной ЭЦП.

По факсу. Факсимильная связь – способ доставить документ адресату, стремительно уходящий в прошлое. Недостатки факса всем знакомы: никто не поручится за качество письма, выползающего из факсимильного аппарата.

Электронные факсы (то есть документы, направляемые с компьютера отправителя при помощи специального программного обеспечения на факсимильный аппарат получателя) на российских предприятиях приживаются с большим трудом. Понятно почему: направить скан письма по электронной почте проще и быстрее, да и качество изображения лучше.

Тем не менее факсы пока живы и являются полноценным средством передачи корреспонденции. Особенно «любят» факсы государственные органы.

С сайта. В последние годы значительно окреп и уже вносит свой вклад в объем входящих документов новый канал доставки корреспонденции в организацию – обращения, направляемые с корпоративного сайта. На сайтах многих организаций есть форма обратной связи, воспользоваться которой может любой клиент.

Конечно, в первую очередь этот канал рассчитан на физических лиц. Переписка с организациями через сайт не ведется. Это не запрещено, но уважающая себя организация готовит письмо на фирменном бланке, а не втискивает информацию о себе в поля формы обратной связи.

Обращение с сайта должно иметь характерные признаки обращения гражданина в организацию – только тогда его можно считать полноценным письмом. Перечень этих признаков содержится в ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.11.2017, далее – Федеральный закон № 59-ФЗ):

Извлечение из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

Впрочем, не так уж много требуется от обращения – оно всего лишь должно быть не анонимным и содержать адрес для обратной связи.

— приглашения;

— рекламные письма, прайс-листы, каталоги;

— печатные издания (журналы, брошюры);

— извещения, сообщения о встречах, переговорах;

— письма с пометкой «лично»;

— программы конференций, совещаний и т.п.

Постановка на контроль обеспечивает своевременное исполнение наиболее важных и срочных документов.

Содержание контроля исполнения:

· занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы; установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям; извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения; фиксация промежуточных результатов исполнения документов;

· информирование руководства о результатах контроля;

· снятие документов с контроля по указанию руководителя;

· подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют:

· руководители;

· заместители руководителя;

· специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);

· работники службы делопроизводства;

· секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на:

· типовые;

· индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Изменение сроков исполнения проводится:

типовых – введением нового нормативного акта;

индивидуальных – руководителем, поставившим документ на контроль.

Сроки исполнения считаются:

для входящих документов – с даты поступления;

для внутренних и исходящих – с даты подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах:

«…исполнить до 01.09.2004» или «… исполнить к 01.09.2004».

Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:

· журналы регистрации;

· персональный компьютер;

· органайзер (планировщик).

Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе «Примечание».

Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).

В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и др.).

Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме.

При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.

Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.

Вряд ли можно считать оправданным добавление букв «К» или «л/с» к приказам по личному составу. Такие приказы всегда регистрируются в пределах своей группы в отделе кадров и там же формируются в дело, и их поиск не представляет никаких трудностей.

Регистрационный индекс совместного документа, то есть документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.

Регистрационный номер может дополняться и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.

Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТ Р6.30-2003:

На месте реквизита 12 – регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;

На месте реквизита 29 – регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их расположения должны быть постоянными.

1.2. Способы регистрации документов

Существует несколько форм регистрации:

Журнальная система регистрации (Приложения № 2, 3, 4) нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов: в организациях с объемом документооборота до 500-600 единиц в год.

Самый существенный недостаток журнальной формы – невозможность систематизации записей. Приверженцы журналов находят выход из положения, заводя журналы с собственным графлением для регистрации.

Слишком дробная система регистрации усложняет работу, поэтому ведение регистрационных журналов целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, диплома и т.д.). журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-банков и постепенно формировать из этих бланков сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в память компьютера и ее распечаткой.

Карточная форма регистрации (Приложение № 5) – наиболее удобная форма записи сведений о документах.

Бланки регистрационной карточки изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 и А6. для визуального различия карточек разрешается изготавливать их из бумаги разного цвета либо с цветными сигнальными полосами.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования через прозрачный трафарет верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д. для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; регистрационные карточки могут изготавливаться на картоне различных цветов и набираться различным шрифтом. В ГСДОУ определен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в карточку в качестве информационно-поисковых знаков документа (приложение № 1) и правила записи.

Картотеки бывают двух видов: справочные и контрольные:

Справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики во второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогичным образом целесообразно формировать и компьютерные базы данных.

В зависимости от объема документов, принятой системы регистрации, организации контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных картотек. Как правило, самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы составляются по предложениям, заявлениям и жалобам, ведомственным нормативным актам: приказам, решениям, поручениям, кадровым распорядительным документам.

С внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, в дальнейшем развившиеся в полноценные системы автоматизации делопроизводства (СЭД) и имеющие ряд преимуществ:

· быстрый поиск документов по любым поисковым признакам (полям регистрационной карточки, ключевым словам), а при полнотекстовой системе электронного делопроизводства – и по текстам документов;

· смешанная централизованно-децентрализованная система регистрации, позволяющая регистрировать документы как в службе ДОУ, так и децентрализовано в подразделениях, отделах, департаментах, с внесением сведений о документах в единую базу данных (БД);

· автоматическое и с использованием справочников заполнение многих полей карточки, ускоряющее заполнение и снижающее вероятность опечаток при заполнении карточки на документы;

· возможность прямого доступа к сведениям о документах и самим документам организации с любого рабочего места, в том числе удаленного (филиалы, сотрудники в командировках и т.п.);

· гибкая настройка прав доступа к сведениям о документах и самим документам сотрудников.

Все это в сочетании с быстрым ростом доли документов, существующих в электронной форме, приводит к активному распространению электронных систем регистрации документов, еще всего в составе комплексных систем электронного делопроизводства (СЭД).

Одним из важнейших результатов внедрения автоматизированных систем (СЭД) является кардинальное улучшение информационного обеспечения работы управленческого персонала. Если любой сотрудник, прежде чем готовить новый документ, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделав всего несколько щелчков мыши, получить информацию о ранее созданных, поступивших документах по данному вопросу, как находящихся в текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимает качество подготовки управленческих документов. Кроме того, такая система позволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовку подразделениями (департаментами, отделами) согласованных, зачастую противоречащих друг другу документов.

Вместо поля «Ключевые слова» в системе электронного делопроизводства может использоваться заложенный в систему рубрикатор.

Вместо указания отдельно поля «срок хранения» может использоваться поле «номер дела по номенклатуре». В этом поле проставляется номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ или к которому относится электронный документ. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то тем самым предварительно устанавливаются сроки хранения регистрируемых документов.

Также в СЭД обычно используется поле «Связанные документы». В этом поле устанавливается взаимосвязь между карточками документов – входящий ответ на исходящий и т.п. Связь может быть установлена между целым рядом документов – например, входящее письмо, подготовленная на его основе докладная записка, приказ, план, отчет и т.п. Все эти документы по одному вопросу могут быть связаны между собой. При этом сами бумажные документы могут храниться в различных подразделениях, например планы и отчеты – в плановом отделе, приказы – в секретариате и так далее, а СЭД позволяет, найдя карточку одного документа, быстро найти и все карточки связанных документов, а если используется полнотекстовая СЭД с прикрепленными к карточке документами, то и оперативно ознакомиться и с самими документами.

Однако внедрение современных технологий в то же время влечет за собой и определенные изменения в технологиях работы с документами, сложившихся в традиционном делопроизводстве.

Необходимо отметить, что сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя, но организация с учетом своих потребностей может хранить документы и дальше в течение любого необходимого ей срока. Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной форме значительно превышают возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной форме могут использоваться для информационно-справочной работы в течение значительно большего времени.

Ю.С. Задорина, документовед

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Сортировка

Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах.

Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.

Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.

Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.

Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.

Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.

Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Зачастую рекламодатели всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом. Существуют письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО!» и «Правительственное».

Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.

Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.

В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.

С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.

Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.

Кроме того, секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается «подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса, спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы?

Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ) электронный документ стоит в одном ряду с классическим письмом: «обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба» (п. 1 ст. 4).

В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.

Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.

Такие документы регистрируют в общем порядке. В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.

Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан). Приведем пример:

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации

(утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)

2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.

В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.

Регистрация

На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.

Согласно приложению А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен правый нижний угол лицевой стороны документа.

Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.

Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.

Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:

● вх. № 123-Ф – документ поступил по факсу;

● вх. № 124-ЭП – документ поступил по электронной почте;

● вх. № А-225 – обращение гражданина, чья фамилия начинается с буквы А;

● вх. № 2-125 – документ зарегистрирован в подразделении, имеющем индекс 2 по номенклатуре дел.

Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.

Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).

Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму:

● дата поступления документа;

● индекс и дата, указанные на документе отправителем;

● наименование корреспондента;

● вид документа (приказ, инструкция, требование, запрос и т.п.);

● краткое содержание.

В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос.

Заполняя поле «Индекс и дата, указанные на документе отправителем» в электронном формате, придерживайтесь принципа единообразия. Индекс целесообразно указывать без знака «№», а также без пробелов. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу.

Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе

№ п/п	Дата	Адресат		Примечание
		ОАО «Ромашка»	Запрос о сроках выполнения условий договора от 01.12.2011 № 234-УФ	Получен ответ. См. вх. № 345 от 04.04.2012

Нужно ли регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, т.е. письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для физических лиц, но не полученные по причине их невручения (истечения срока хранения на почте)? Если да, то какой документ регламентирует это?

Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции (Пример 2). А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо.

ПРИМЕР 2

Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа

№ п/п	Дата	Адресат		Примечание
		ИП Сидоров	Уведомление о задолженности за поставленный товар	Возврат 04.03.2012 по причине неверно указанного адреса. Адрес уточнен. Повторно направлено 05.03.2012

Передача на рассмотрение

Зарегистрированную документацию вновь сортируют – на этот раз по тематике. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.

Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.

Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.

Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Пример 3). Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.

ПРИМЕР 3

Оформление резолюции на отдельном листе

ОАО «РОМАШКА»

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА

ПО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову

Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ.

Семенов Е.Е. Семенов

К вх. № 159 от 30.03.2012

Передача на исполнение

После рассмотрения руководителем (или уполномоченным лицом) документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). При бумажном документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).

Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием в теле электронного сообщения, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. Содержание резолюции (поручения) излагается дословно, без искажения. Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.

По почте к нам поступил документ на бланке с регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой юридической службы у нас нет – есть просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою подпись на бланке нашей организации?

Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации. Третьи лица (в данном случае – направившие запрос) не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю вашей компании. Если он делегировал юристу полномочия вести переписку от имени организации, юрист может поставить свою подпись под ответом. В данном случае ответ оформляется обычным порядком на бланке организации.

Исполнение документа

Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и ответа. Часть из них присылается в порядке информации.

Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения?

Сегодня единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в ситуации.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Приложении 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов» ГСДОУ устанавливались следующие сроки исполнения:

● для писем-поручений и писем-запросов вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

● для писем предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней.

Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации.

При установлении сроков ответа следует внимательно изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности конкретной организации.

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Извлечение

из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 86. Обязанности банков, связанные с учетом налогоплательщиков

2. Банки обязаны выдавать налоговым органам справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей), а также справки об остатках электронных денежных средств и переводах электронных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа.

Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки

3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.

Статья 93.1. Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках

5. Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).

Не забывайте, что порой несоблюдение предписанных для ответа сроков влечет суровые последствия.

Извлечение

из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля

1. Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 настоящего Кодекса, … влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Статья 135.1. Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган

Непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 86 настоящего Кодекса и (или) несообщение об остатках денежных средств на счетах, операции по которым приостановлены, в соответствии с п. 5 ст. 76 настоящего Кодекса, а также представление справок (выписок) с нарушением срока или справок (выписок), содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 20 тысяч рублей.

Отметка об исполнении документа

Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале (базе) учета. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения переписки.

Ниже приведена типовая схема прохождения входящих документов.