Уведомление об изменении местонахождения юридического лица РБ

Когда возникает необходимость смены юридического адреса, помимо переезда, что само по себе равно пожару, возникает вопрос о переоформлении бумаг. Как сделать это оперативно и правильно, чтобы не нарушить какие-либо предписания законодательства, мы расскажем в данной статье.

Местом нахождения юридического лица понимается административно-территориальная единица, населенный пункт, а также дом, квартира или иное помещение, где находится постоянно действующий исполнительный орган юридического лица (при его отсутствии – иной орган или лицо, которое вправе действовать от имени юридического лица без доверенности) (п. 2 ст. 50 ГК).

Юридический адрес тождествен месту нахождения юридического лица (месту его государственной регистрации).

При изменении юридического адреса организации главное – выполнить требования законодательства об уведомлении государственных органов и работников:

1) основных документах организации (Уставе, Положении и т.п.) – должна быть актуальная информация о юридическом адресе, поэтому нужно как можно быстрее внести в них изменения;

2) необходимо известить о смене места нахождения организации государственные органы в установленные сроки;

3) необходимо уведомить работников о смене места нахождения организации.

Нарушение указанных правил может повлечь административную ответственность в отношении руководителя или должностного лица организации, о чем будет сказано ниже. Поэтому в связи со сменой места нахождения организации рекомендуем следующую последовательность действий:

Шаг 1. Не позже чем за 1 месяц до даты изменения места нахождения следует начать уведомлять работников организации.

Шаг 2. В течение двух недель после смены места нахождения уведомляем уполномоченные государственные органы.

Шаг 3. В течение месяца вносим изменения в документы.

Уведомляем работников

Одним из обязательных условий трудового договора (контракта) является место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу (ст. 19 ТК).

1. Если при смене места нахождения организации-нанимателя она остается в том же населенном пункте, то согласно трудовому законодательству для работника это будет считаться перемещением (ст. 31 ТК). При перемещении согласие работника на продолжение работы на новом месте не требуется, соответственно уведомлять работника об этом нет необходимости.

2. Если при смене места нахождения организация-наниматель перемещается в другой населенный пункт, то для работника это всегда будет переводом. При переводе требуется согласие работника (ст. 30 ТК). Следовательно, при переезде организации в иной населенный пункт необходимо уведомить об этом работников и получить их согласие.

Трудовое законодательство не устанавливает срок, в течение которого работник должен дать согласие на перевод, поэтому наниматель сам может установить такой срок. В любом случае рекомендуем сделать это заблаговременно, т.е. до изменения юридического адреса, например за 1 месяц.

Уведомляем государственные органы

1. В первую очередь следует уведомить ФСЗН. Для уведомления данного органа законодательством установлен самый короткий срок – 5 дней со дня принятия решения об изменении места нахождения (абз. 10 п. 26 Положения об уплате страховых взносов).

ЭТО ВАЖНО! Днем принятия решения об изменении места нахождения может быть дата проведения собрания учредителей, принятия решения правлением, издания приказа директора и др. Если подобные предварительные решения не принимались, то таким днем может считаться дата подписания договора аренды нового помещения или иной аналогичный документ, который удостоверяет право организации на пользование новым помещением.

2. Далее в течение 10 рабочих дней с даты изменения места нахождения юридического лица необходимо уведомить государственный орган, который проводил государственную регистрацию этого юридического лица (п. 21 Положения о госрегистрации), и налоговую инспекцию, в которой организация состоит на учете (подп. 1.9.5 п. 1 ст. 22 НК).

3. В течение 1 месяца с даты изменения места нахождения юридического лица следует уведомить отделение Белгосстраха по месту постановки на учет (п. 16 Положения о регистрации (перерегистрации) на Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии «Белгосстрах» страхователей по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1294 (далее – Положение о регистрации страхователей)).

4. Если организация в момент смены места нахождения участвует в судебном разбирательстве, она обязана сообщить об этом суду во время производства по делу (ст. 143 ХПК, ст. 147 ГПК). Срок такого уведомления не установлен, но организация сама должна быть заинтересована в максимально быстром извещении, поскольку процессуальные документы посылаются по последнему известному суду адресу и считаются доставленными, даже если адресат отсутствует.

ЭТО ВАЖНО! Обычно государственный орган уведомляется простым письмом произвольной формы. Для уведомления органа, проводившего государственную регистрацию юридического лица, предусмотрен специальный бланк (его можно найти на сайте Минюста www.minjust.by).

Последствия неуведомления или нарушения сроков уведомления

Своевременное уведомление позволит избежать административной ответственности, предусмотренной за непредставление должностным или иным уполномоченным лицом в установленные сроки документов, в размере от 4 до 20 базовых величин (ст. 23.16 КоАП).

Вносим изменения в документы

В первую очередь следует внести изменения в Устав организации (учредительный договор, если он есть). Место нахождения юридического лица указывается в уставе либо учредительном договоре, поэтому если организация не сделает этого, то содержание ее учредительных документов не будет соответствовать требованиям ГК (ст. 48 ГК).

ЭТО ВАЖНО! Положение о госрегистрации не содержит требования об обязательной регистрации изменений и дополнений в устав, связанных со сменой места нахождения, поэтому зарегистрировать такое изменение можно будет тогда, когда возникнет необходимость по каким-то причинам перерегистрировать устав.

Если организация осуществляет какой-либо вид деятельности на основании лицензии, то необходимо внести сведения о новом адресе в нее. Следует в месячный срок обратиться в соответствующий лицензирующий орган для внесения изменений и (или) дополнений в лицензию (п. 66 Положения о лицензировании).

ЭТО ВАЖНО! Месячный срок исчисляется со дня направления в регистрирующий орган уведомления об изменении местонахождения лицензиата – юридического лица.

Если организация имеет сертификаты продукции (работ, услуг), подтверждающие принадлежность к продукции собственного производства, то необходимо в течение 30 дней со дня изменения места нахождения подать соответствующее уведомление в Белорусскую торгово-промышленную палату (п. 12 Положения о выдаче сертификатов).

Документы:

Положение об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 40 (далее – Положение об уплате страховых взносов).

Положение о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденное Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 (Положение о госрегистрации).

Налоговый кодекс Республики Беларусь (Общая часть) (НК).

Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь (ГПК).

Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (КоАП).

Положение о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 № 450 (Положение о лицензировании).

Положение о порядке выдачи сертификатов продукции (работ, услуг) собственного производства, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.10.2010 № 1520 (Положение о выдаче сертификатов).

С 2016 года перевод ООО в другой регион – хлопотное дело. Законодатель решил разбить эту процедуру на два этапа: 1) уведомление об изменении места нахождения, и 2) непосредственно само изменение места нахождения. Процедура изменения места нахождения также осложнена федеральным законом от 30 марта 2015 года N 67-ФЗ, который позволяет ФНС проверять сведения о юридических лицах и, в случае сомнений, начинать долгую проверку фирмы (что особенно актуально при переездах).

В чем заключаются два этапа процедуры изменения места нахождения?

1. На первом этапе юридическое лицо представляет в регистрирующий орган по своему текущему месту нахождения уведомление.

2. На втором этапе, через 20 календарных дней (этот срок отведён федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» для проверки сведений об адресе), юридическое лицо может подавать документы для регистрации изменений, но уже в регистрирующий орган по новому месту нахождения.

Ключевое значение играет смена муниципального образования. Например, если меняется адрес в пределах Москвы и происходит смена налоговой инспекции при переезде (скажем, с ИФНС № 18 на ИФНС № 19), то процедура будет осуществлена в один этап – муниципальное образование не меняется (исключение – города внутри Москвы – Зеленоград, Щербинка). Если же муниципальное образование меняется (а это как раз переезд из региона в Москву), то налоговый адрес юридического лица меняется тоже, двухэтапного порядка не избежать.

Однако не любой переезд в другой регион сопряжен с трудностями. Если при переезде новым адресом юридического лица будет адрес (домашний) генерального директора или участника, имеющего долю в уставном капитале не менее 50%, то изменения можно осуществить в один этап. Впрочем, на то оно и исключение – фирмы редко регистрируются на домашние адреса.

Большая часть юридических лиц регистрируется на купленные юридические адреса. Выходит, что смена юридического адреса ООО зависит от добросовестности принимающего собственника (у налоговой есть предостаточно времени для проверки сведений об адресе, если там сомнительное помещение с сомнительным собственником, то достоверность нового адреса тоже сомнительна). Решающий фактор: необходимо уделить выбору арендодателя (собственника помещения по новому месту ООО) особенное внимание. Это означает, что юридический адрес по новому месту нахождения должен иметь поддержку от собственника и получить «зеленый свет» от налоговой.
Меняя юридический адрес в регионе, нередко можно столкнуться с затруднениями. Причем не важно, переводите вы ООО из Москвы в регион или наоборот. Одна из основных проблем связана с задолженностями юридического лица. Налоговые инспекции (особенно в регионе, где не так много юридических лиц) не горят желаниям принимать к себе компании, имеющие подозрительные (для налоговой инспекции) убытки, или имеющие какие-либо задолженности по уплате налогов. В последнем случае переезд и вовсе может не состояться. Подобное отношение к «гостям» из другого региона сложилось уже давно, и наилучшее решение в данном случае – заранее закрыть все проблемные вопросы. Пусть эта рекомендация не блещет оригинальностью, но практика говорит сама за себя.
Теперь давайте рассмотрим более детально переезд ООО. Пример актуален для любого переезда, не только в Москву, но и в другой регион.

Общее собрание участников ООО принимает решение о смене места нахождения компании. ООО представляет в регистрирующий орган по текущему месту нахождения комплект документов (заявление по форме Р14001, решение). В течение 20 календарных дней регистрирующий орган осуществляет проверку сведений, то есть решает, может ли юридическое лицо использовать новый адрес в качестве своего местонахождения. По результату налоговая выдаёт лист записи в ЕГРЮЛ;

По истечении 20 дней, ООО получает право представить документы для смены места нахождения (заявление по форме Р13001, решение, 2 оригинала устава или изменений к уставу, пошлина, документы на адрес) в регистрирующий орган по новому месту нахождения, для Москвы это – МИФНС России № 46 по г. Москве;

Через 5 рабочих дней налоговый орган выдаёт заявителю уведомление о снятии с учёта в прежней ИФНС, новое свидетельство ИНН (с новым КПП), лист записи и зарегистрированный устав или изменения к уставу. Регистрирующий орган вправе приостановить срок регистрации на один месяц для проведения проверки достоверности сведений, представленных заявителем.

На получении документов процесс ещё не закончился, увы. Хотя, теоретически, снятие и постановка на учёт во внебюджетных фондах осуществляется без вашего участия на основании предоставленных налоговой данных, в действительности это лучше сделать самостоятельно. И скорость выгрузки данных, и оперативность фондов не обнадеживают.
Не забудьте про банк. Даже если вы пользуетесь исключительно интернет-клиентом банка, надо уведомить банк о том, что у вас произошли изменения и ваша компания переехала. Обычно необходимо предоставить копии полученных документов, копию решения о смене адреса, а также заполнить банковские документы, необходимые для актуализации информации.

В этой статье мы описали общий порядок и особенности переезда из региона в Москву. Если ваша организация собирается переехать в Москву, обращайтесь.

Разбирался: В. Комаров.

Согласно статье 130 Гражданскому кодексу Российской Федерации(далее — ГК РФ) к недвижимым вещам (недвижимое имущество, недвижимость) относятся земельные участки, участки недр и все, что прочно связано с землей, то есть объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе здания, сооружения, объекты незавершенного строительства.
Согласно статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2007 г. N 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости»(далее — Закон о кадастре) вид объекта недвижимости (земельный участок, здание, сооружение, помещение, объект незавершенного строительства) является одной из уникальных характеристик объекта недвижимости.
В государственный кадастр недвижимости вносятся сведения об адресе объекта недвижимости или при отсутствии такого адреса описание местоположения объекта недвижимости (субъект Российской Федерации, муниципальное образование, населенный пункт и тому подобное).
Постановление Правительства РФ от 19 ноября 2014 г. № 1221 «Об утверждении Правил присвоения, изменения и аннулирования адресов» устанавливает процедуру присвоения, изменения, аннулирования адресов, перечень документов, необходимых для этого, круг лиц, которые могут обратиться с соответствующим заявлением, сроки оказания услуги — не более 18 рабочих дней — и организации, которые будут этим заниматься.
Правила устанавливают порядок присвоения, изменения и аннулирования адресов, включая требования к структуре адреса.
Объектами адресации являются один или несколько объектов недвижимого имущества, в том числе земельные участки, здания, сооружения, помещения и объекты незавершенного строительства.
Адрес, присвоенный объекту адресации, должен отвечать следующим требованиям:
а) уникальность. Один и тот же адрес не может быть присвоен более чем одному объекту адресации, за исключением случаев повторного присвоения одного и того же адреса новому объекту адресации взамен аннулированного адреса объекта адресации, а также присвоения одного и того же адреса земельному участку и расположенному на нем зданию (сооружению) или объекту незавершенного строительства;
б) обязательность. Каждому объекту адресации должен быть присвоен адрес в соответствии с Правилами;
в) легитимность. Правовую основу адреса обеспечивает соблюдение процедуры присвоения объекту адресации адреса, изменения и аннулирования такого адреса, а также внесение адреса в государственный адресный реестр.
Присвоение, изменение и аннулирование адресов осуществляется без взимания платы. Присвоение объектам адресации адресов и аннулирование таких адресов осуществляется уполномоченными органами по собственной инициативе или на основании заявлений физических или юридических лиц. Изменение адресов объектов адресации осуществляется уполномоченными органами на основании принятых решений о присвоении адресообразующим элементам наименований, об изменении и аннулировании их наименований.
Присвоение объекту адресации адреса осуществляется:
а) в отношении земельных участков в случаях: подготовки документации по планировке территории в отношении застроенной и подлежащей застройке территории в соответствии с ГК РФ; выполнения в отношении земельного участка в соответствии с требованиями, установленными Законом о кадастре, работ, в результате которых обеспечивается подготовка документов, содержащих необходимые для осуществления государственного кадастрового учета сведения о таком земельном участке, при постановке земельного участка на государственный кадастровый учет;
б) в отношении зданий, сооружений и объектов незавершенного строительства в случаях: выдачи (получения) разрешения на строительство здания или сооружения; выполнения в отношении здания, сооружения и объекта незавершенного строительства в соответствии с требованиями, установленными Законом о кадастре, работ, в результате которых обеспечивается подготовка документов, содержащих необходимые для осуществления государственного кадастрового учета сведения о таком здании, сооружении и объекте незавершенного строительства, при постановке здания, сооружения и объекта незавершенного строительства на государственный кадастровый учет (в случае, если в соответствии с ГК РФ для строительства или реконструкции здания, сооружения и объекта незавершенного строительства получение разрешения на строительство не требуется);
в) в отношении помещений в случаях: подготовки и оформления в установленном Жилищным кодексом РФ порядке проекта переустройства и (или) перепланировки помещения в целях перевода жилого помещения в нежилое помещение или нежилого помещения в жилое помещение; подготовки и оформления в отношении помещения, в том числе образуемого в результате преобразования другого помещения (помещений) в соответствии с положениями, предусмотренными Законом о кадастре, документов, содержащих необходимые для осуществления государственного кадастрового учета сведения о таком помещении.
При присвоении адресов зданиям, сооружениям и объектам незавершенного строительства такие адреса должны соответствовать адресам земельных участков, в границах которых расположены соответствующие здания, сооружения и объекты незавершенного строительства.
В случае, если зданию или сооружению не присвоен адрес, присвоение адреса помещению, расположенному в таком здании или сооружении, осуществляется при условии одновременного присвоения адреса такому зданию или сооружению.
В случае присвоения адреса многоквартирному дому осуществляется одновременное присвоение адресов всем расположенным в нем помещениям.
В случае присвоения наименований элементам планировочной структуры и элементам улично-дорожной сети изменения или аннулирования их наименований, изменения адресов объектов адресации, решения по которым принимаются уполномоченными органами, осуществляется одновременно с размещением уполномоченным органом в государственном адресном реестре сведений о присвоении наименований элементам планировочной структуры и элементам улично-дорожной сети, об изменении или аннулировании их наименований в соответствии с порядком ведения государственного адресного реестра.
Решение о присвоении объекту адресации адреса или аннулировании его адреса подлежит обязательному внесению уполномоченным органом в государственный адресный реестр в течение 3 рабочих дней со дня принятия такого решения.
Датой присвоения объекту адресации адреса, изменения или аннулирования его адреса признается дата внесения сведений об адресе объекта адресации в государственный адресный реестр.
Заявление о присвоении объекту адресации адреса или об аннулировании его адреса (далее — заявление) представляется заявителем (представителем заявителя) по месту нахождения объекта адресации в уполномоченный орган или многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг, с которым уполномоченным органом в установленном Правительством Российской Федерации порядке заключено соглашение о взаимодействии (далее- многофункциональный центр). Перечень многофункциональных центров публикуется на официальных сайтах уполномоченных органов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Заявление направляется заявителем (представителем заявителя) в уполномоченный орган на бумажном носителе посредством почтового отправления с описью вложения и уведомлением о вручении или представляется заявителем лично или в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее — единый портал) или региональных порталов государственных и муниципальных услуг (функций) (далее — региональный портал), портала федеральной информационной адресной системы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — портал адресной системы).
Изменение адреса объекта адресации в случае изменения наименований и границ субъектов Российской Федерации, муниципальных образований и населенных пунктов осуществляется на основании информации Государственного каталога географических названий и государственного реестра муниципальных образований РФ, предоставляемой оператору федеральной информационной адресной системы в установленном Правительством РФ порядке межведомственного информационного взаимодействия при ведении государственного адресного реестра.
Согласно части 3.2 статьи 15 Закона о кадастре оператор федеральной информационной адресной системы, осуществляющий ведение государственного адресного реестра, в течение не более чем пять рабочих дней со дня внесения в государственный адресный реестр сведений о присвоении адресов объектам адресации, об изменении или аннулировании адресов объектов адресации направляет в орган кадастрового учета соответствующие сведения для внесения в государственный кадастр недвижимости.

Когда меняете фактический адрес офиса сообщите об этом не только работникам, но клиентам и партнерам. Перед переездом офиса отправьте письмо по электронной почте и продублируйте Почтой России. Таким образом, они узнаю новые контакты и месторасположение вашей компании.

Узнать стоимость переезда офиса

В письме необходимо указать:

1. От кого письмо

2. Кому письмо

3. Информацию о смене адреса. Уточнить меняется ли при этом юридический адрес.

4. Причину переезда офиса. При этом успокойте клиентов или партнеров, чтобы они не подумали, что вы меняете адрес в связи с начавшимися проблемами.

5. Остановится ли работа офиса.

6. Контакты.

7. Подпись.

Пример письма о переезде офиса:

Генеральному директору

ООО «Белка»

Иванову Ивану Ивановичу

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый Иван Иванович! Сообщаю вам, что компания ООО «Стрелка» переезжает в новый офис 08.02.2027 г. В связи с переездом, работа компании будет приостановлена на 2 дня. С 10.02.2027 г. работа будет продолжена по текущему графику.

Мы переезжаем в новый офис, т. к. в старом из-за увеличения количества наших сотрудников мы перестали помещаться.

Все взятые на себя перед вами обязательства мы выполним в срок.

Новый фактический адрес ООО «Стрелка»: 123453, г. Москва, ул. Селезневская, д. 34.

Юридический адрес и реквизиты остаются без изменений.

Контактные телефоны организации, а также корпоративные электронные адреса тоже остаются без изменений.