График отпусков утверждается

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

• 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
• 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) – для работников до 18 лет;
• 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) – для инвалидов;
• 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) – для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
• 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) – для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

• хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
• вывесить в удобном месте для ознакомления;
• выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
• работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

• когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
• когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

• внести изменения в сводный график отпусков;
• составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Законодательством установлен общий порядок и сроки предоставления отпусков. Очередность предоставления отпусков определяется графиком, а порядок предоставления их конкретизируется внутренним нормативным актом.

В правилах уточняется вид отпуска — ежегодный основной отпуск, который существенно отличается от других, в частности дополнительных ежегодных отпусков.
Читатели узнают, от чего зависит право на ежегодный основной отпуск, какие важные условия следует учитывать, составляя график отпусков, и какие сведения должны содержаться в нем. В статье также разъясняется, когда допускается вносить изменения в график отпусков и как его применять.

Общий порядок и сроки предоставления отпусков установлены частью десятой статьи 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15 ноября 1996 года № 504/96-ВР (далее — Закон № 504) и пунктом 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20 июля 1984 года № 213.

Очередность предоставления отпусков определяется графиком, который утверждается собственником или уполномоченным им органом и доводится до сведения всех работников. График должен быть согласован с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. При составлении графика учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха.

На предприятиях, в учреждениях, организациях (далее — предприятие), в государственных органах и органах местного самоуправления порядок предоставления отпусков должен быть конкретизирован обязательным внутренним (локальным) нормативным актом — правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 142 КЗоТ Украины). Этот порядок устанавливается в разделе «Рабочее время и его использование» упомянутых правил и может быть следующим:

• Работникам (краткое название предприятия) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью (число) календарных дней (продолжительность указывается в зависимости от категории работников согласно Закону № 504 и другим законам Украины).
• Очередность предоставления отпусков определяется графиком, который утверждается (должность руководителя) по согласованию с профсоюзным комитетом (профсоюзным представителем или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом) и доводится до сведения всех работников.
• График составляется на каждый календарный год до 5 января.
• График является обязательным для обеих сторон трудовых отношений.
• Конкретная дата предоставления ежегодного отпуска в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и (орган управления предприятием). О дате начала отпуска работник уведомляется письменно не позднее чем за две недели до обусловленного срока.
• По заявлению работника часть неиспользованного отпуска, превышающего 24 календарных дня, может быть заменена денежной компенсацией.

По желанию работника ежегодный отпуск может предоставляться по частям, если: основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней; существуют другие условия (исходя из того, что законодательством работнику предоставляется только возможность, а не право на деление отпуска, могут быть предусмотрены следующие условия: часть отпуска продолжительностью, кратной 7, предоставляется только по уважительным причинам, либо часть ежегодного отпуска будет предоставляться в день, следующий за днем предыдущей.

Эти примеры других условий деления отпуска не являются нарушением прав работника или норм законодательства о труде. К тому же наличие таких условий исключает нарушение требований Закона № 504 о предоставлении отпусков в календарных днях).

В правилах внутреннего трудового распорядка предприятия не случайно конкретизирован вид отпуска «ежегодный основной отпуск», поскольку он существенно отличается от других, в частности от дополнительных ежегодных отпусков, а именно:

• за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и особый характер труда;
• отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных, географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья;
• работникам с ненормированным рабочим днем (предоставляется без каких-либо дополнительных оснований и условий, если выполняется основное условие: работник должен состоять в трудовых отношениях с предприятием, т. е. работать по трудовому договору).

Право на ежегодный основной отпуск не зависит от места работы (основное или по совместительству, в частности на том же предприятии), срока трудового договора (бессрочный, срочный, временный, сезонный), режима рабочего времени (неполная рабочая неделя, день и т. п.).

Обратить внимание

На ежегодный основной отпуск и другие виды отпусков не имеют права лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, например, по договорам подряда, предоставления услуг, авторским договорам.

Ежегодный основной отпуск предоставляется работникам за отработанный рабочий год, который, в отличие от календарного, отсчитывается со дня заключения трудового договора (ст. 6 Закона № 504).

В соответствии со статьей 42 Уголовно-исполнительного кодекса Украины лицам, осужденным к наказанию в виде исправительных работ, предоставляется отпуск, время которого не засчитывается в срок отбывания наказания.

Поскольку законодательство о труде не допускает разрыва во времени между заключением трудового договора и началом работы, формулировка «со дня заключения трудового договора» равнозначна формулировке «со дня начала работы». Поэтому рабочий год исчисляется с первого дня работы включительно (по табелю учета рабочего времени).

Продолжительность ежегодного основного отпуска устанавливается в зависимости от категории работников согласно Закону № 504 и другим законам Украины, а не от времени занятости работников в тех или иных условиях.

Право на ежегодный основной отпуск определяется стажем работы, который исчисляется в соответствии со статьей 9 Закона № 504.

Отметим, что в стаж работы, дающий право на этот отпуск, не засчитывается:

• время частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
• отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им шестилетнего возраста, а если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) — до достижения ребенком шестнадцатилетнего возраста.

Составление и утверждение графика отпусков

На практике график предоставления отпусков составляется кадровой службой (отдел кадров, отдел для работы с персоналом, должностное лицо, на которое возложена обязанность вести кадровую работу) обычно до 1 января следующего года. Основанием для его составления являются предложения руководителей структурных подразделений (они должны быть оформлены в порядке, установленном на предприятии) с возможными коррективами, которые вносятся с учетом положений Закона № 504. В частности, при составлении графика следует прежде всего учитывать интересы производства. Однако нельзя пренебрегать и личными интересами работников, возможностями для их отдыха, а также положениями статьи 10 Закона № 504, которая предусматривает, что работникам определенных категорий по их желанию ежегодные отпуска предоставляются в удобное для них время.

Такими категориями работников, в частности, являются:

• лица в возрасте до восемнадцати лет;
• инвалиды;
• женщины перед отпуском по беременности и родам или после него;
• женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до пятнадцати лет или ребенка-инвалида (ребенком в соответствии со статьей 1 Закона Украины «Об охране детства» от 26 апреля 2001 года № 2402-III считается лицо в возрасте до восемнадцати лет включительно);
• одинокие матери (отцы), воспитывающие ребенка без отца (матери) (одинокой матерью считается женщина, не состоящая в браке и в свидетельстве о рождении ребенка которой нет записи об отце ребенка либо запись об отце сделана в установленном порядке по указанию матери; вдова; женщина, воспитывающая ребенка без отца, в том числе разведенная женщина, которая воспитывает ребенка без отца, хотя и получает алименты, а также женщина, вступившая в брак, если новый муж не усыновил ее ребенка).

Чтобы реализовать свое право на отпуск в удобное время, одинокая мать должна представить следующие документы: свидетельство о рождении ребенка, справку органов регистрации актов гражданского состояния об основаниях внесения в книгу регистрации рождений сведений об отце ребенка; вдова — свидетельство о браке и свидетельство о смерти мужа; разведенная женщина — свидетельство о расторжении брака; жены (мужья) военнослужащих; ветераны труда и лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной.

Все это поможет вам сделать бухгалтер.

Обратить внимание

Следует также учитывать, что руководителям, педагогическим, научным, научно-педагогическим работникам, специалистам учебных заведений ежегодные отпуска полной продолжительности в первый и последующие рабочие годы предоставляются в период летних каникул.

С учетом специфики производства возможно предоставление ежегодных основных отпусков одновременно группе работников, например в период уменьшения объемов производства, что должно быть отражено в графике.

При составлении графика предоставления отпусков важно обеспечить выполнение требования статьи 10 Закона № 504: «Ежегодные основной и дополнительные отпуска предоставляются работнику с таким расчетом, чтобы они были использованы, как правило, до окончания рабочего года».

Обратить внимание

Запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодных отпусков в течение рабочего года лицам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Одновременно или отдельно от ежегодного основного отпуска работникам по их заявлению можно предоставлять ежегодные дополнительные отпуска согласно части второй статьи 10 Закона № 504 (понятно, что эти отпуска предоставляются вне графика).

График предоставления отпусков составляется в произвольной форме. Обычно он содержит следующие сведения:

• графа 1 — порядковый номер структурного подразделения (если необходимо) или фамилии работника (на небольших предприятиях);
• графа 2 — название структурного подразделения;
• графа 3 — фамилия, имя, отчество работника;
• графа 4 — должность (профессия) работника;
• графа 5 — месяц предоставления отпуска (в графике не указывается дата начала отпуска);
• графа 6 — месяц предоставления отпуска в случае его переноса;
• графа 7 — основания переноса отпуска (номер и дата приказа);
• графа 8 (не обязательная) — период, за который предоставляется отпуск (рабочий год) (приложение 1).

График утверждается руководителем предприятия.

После утверждения графика в течение года допускается вносить в него изменения, касающиеся установления нового срока предоставления отпуска в связи с его переносом (оформляется приказом руководителя предприятия). Инициатором переноса отпуска может быть как руководитель предприятия, так и работник. Перенести отпуск по инициативе руководителя возможно только в том случае, когда предоставление отпуска по утвержденному графику может неблагоприятно сказаться на нормальной работе предприятия.

Приказ о переносе отпуска издается, если:

• имеется письменное согласие работника на перенос отпуска;
• вопрос о переносе отпуска согласован в установленном порядке с профсоюзным или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом;
• перенос не является системным;
• часть отпуска продолжительностью 24 календарных дня работник использует в текущем рабочем году.

Ежегодный отпуск по требованию работника должен быть перенесен на другой период, если:

• руководитель предприятия нарушил срок письменного уведомления о времени предоставления отпуска;
• работнику своевременно не выплачена заработная плата за время ежегодного отпуска (выплачивается не позднее чем за три дня до его начала);
• работник временно нетрудоспособен на день начала отпуска, что удостоверено в установленном порядке;
• наступает срок отпуска по беременности и родам;
• ежегодный отпуск совпадает с отпуском в связи с учебой, выполнением работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит на это время освобождению от основной работы с сохранением заработной платы.

Обратить внимание

Приведенные основания переноса отпусков являются исчерпывающими и расширению не подлежат.

Перенос отпуска по инициативе работника также оформляется приказом.

Применение графика отпусков

В соответствии со статьей 10 Закона № 504 конкретный период предоставления ежегодного основного отпуска (определенный в графике или измененный впоследствии одной из сторон трудовых отношений) согласовывается между руководителем предприятия (обычно это происходит на уровне руководителя работника или кадровой службы) и работником. Кадровая служба обязана письменно предупредить работника о дате начала отпуска не менее чем за две недели (согласно ст. 2411 КЗоТ срок, исчисляемый неделями, заканчивается в соответствующий день недели, т. е. если отпуск начинается во вторник, то именно во вторник работник должен получить уведомление о начале отпуска, значит, вручить его можно в понедельник).

При этом первый экземпляр письменного уведомления должен быть вручен работнику, а второй с его подписью, удостоверяющей получение уведомления, хранится в кадровой службе до окончания отпуска.

Предоставление ежегодных отпусков оформляется приказом руководителя предприятия. Воспользоваться при этом можно бланком, изготовленным на предприятии, или типовой формой № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», утвержденной приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 года № 489.

На практике издаются как индивидуальные, так и сводные (групповые) приказы, объединяющие всех работников, которым данным приказом предоставляются отпуска.

Основания для издания приказа:

• график отпусков (предоставление ежегодного основного отпуска или его части, составляющей не менее 14 календарных дней);
• заявление работника и график отпусков (одновременное предоставление ежегодных основного и дополнительных отпусков);
• заявление работника (предоставление ежегодного дополнительного отпуска).

На основании приказа (списка) о предоставлении ежегодного основного (дополнительного) отпуска вносятся соответствующие записи в раздел IV «Отпуска» личной карточки по форме № П-2, утвержденной приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 года № 489.

Приказ на утверждение графика отпусков — это распорядительный документ, который должен быть издан не позднее 15 декабря. Но нужен ли отдельный приказ, или ему есть законная альтернатива?

Как утвердить план отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года, подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

• ежегодные оплачиваемые;
• неиспользованные в прошлом году;
• дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График составляют, согласовывая с профсоюзом, если он есть. Желательно учитывать пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха: это жены военнослужащих, чернобыльцы, многодетные и т.д.

После того как график сформирован, его нужно утвердить и ознакомить с ним членов трудового коллектива. На этом этапе возникают сомнения: нужен ли приказ на утверждение графика отпусков или достаточно подписи директора на графике отпусков?

Форма графика отпусков

Существует унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Форму документа организация вправе разработать самостоятельно Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такой приказ нужен.

То есть приказа на утверждение отдыха может не быть, и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение — когда нет самого плана, он выпущен с опозданием или работники не расписались в том, что ознакомлены с ним (штраф за это достигает 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Как выглядит распоряжение

Если начальство решило, что такой приказ нужен, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Специальной формы на законодательном уровне нет, поэтому выпускают его в произвольном виде. В то же время это один из кадровых документов по основной деятельности, поэтому включите в него все стандартные реквизиты:

• наименование организации;
• название;
• дату составления;
• суть распоряжения;
• сведения о лице, его подписавшем;
• подписи иных лиц, если на них возложена ответственность следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

Важно помнить, что издаваемое дополнительно распоряжение напрямую относится к плану отпусков, который принимается не позже чем за 2 недели до конца года. Следовательно, оно тоже датируется началом декабря.

Скачать образец приказа на утверждение графика отпусков

Скачать шаблон формы Т-7

Скачать образец заполнения формы Т-7

Подробнее об ОТПУСКНЫХ

• рекомендации и помощь в решении вопросов
• нормативные документы
• формы и образцы их заполнения

Для чего составляется график отпусков?

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распре- деления ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

Составление графика отпусков является обязанностью работодателя. Этот документ могут истребовать при проверке соблюдения трудового законодательства, проводимой сотрудниками Рострудинспекции. График отпусков на 2015 год устанавливается не позднее середины декабря 2014 года.

Ответственность предусмотрена как за несоставление графика работодателем, так и за его несоблюдение сторонами трудового договора.

Если график отсутствует, пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф:

● для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;

● организации – от 30 000 до 50 000 руб. Вместо штрафа в отношении компании может быть применена другая мера административного наказания – приостановление ее деятельности на срок до 90 суток;

● для индивидуальных предпринимателей – штраф от 1000 до 5000

руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

График отпусков необходим не только для того, чтобы избежать санкций при проверке. Грамотно составленный график позволит работодателю запланировать предстоящие отпускные расходы, безболезненно осуществлять непрерывные производственные процессы. Напомним, что выплатить работнику отпускные работодатель обязан не менее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

В том случае если крайний срок выплаты отпускных приходится на выходной или праздничный день, перечислить отпускные работнику необходимо в последний рабочий день перед ним (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1). Например, отпуск работника начинается в среду. Если выдать отпускные за три календарных дня, день выплаты придется на воскресенье предыдущей недели. Однако воскресенье – нерабочий день, поэтому в данном случае отпускные следует выплатить работнику в пятницу предыдущей недели, то есть предшествующий рабочий день).

Отметим, что за нарушение установленных сроков в части выплат отпускных работодатель обязан выплатить работнику компенсацию. Ее размер определяется за каждый день просрочки исходя из 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ (ст. 236 ТК РФ).

Как видим, график отпусков одинаково значим как для работодателей, так и для работников. Так, если график утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, необходимо соблюдать и той и другой стороне трудового договора. Работник не вправе уйти в отпуск не по графику без согласия работодателя. Трудовой кодекс не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика отпусков. Для работодателя, не предоставившего отпуск по графику, предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). В то же время работодатель может предложить работнику перенести его отпуск на следующий рабочий год в случае, когда предоставление отпуска по графику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Но если работник возражает против этого, отпуск должен быть предоставлен ему по графику.

В отдельных случаях, предусмотренных ТК РФ, отпуск должен быть перенесен на другое время. Это происходит, в частности, когда непосредственно перед отпуском работник заболел либо когда ему своевременно не была произведена оплата за время отпуска.

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

До окончания нормативного срока утверждения графиков отпусков на 2020 год осталось меньше недели. Мы составили топ-10 ключевых вопросов, касающихся графика отпусков, некоторые из которых являются проблемными и до сих пор не имеют однозначных ответов.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление. Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе «Дата составления». Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст. 123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 «График отпусков» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов «график отпусков» и «локальный нормативный акт» нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос. Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации. График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год. «Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает», – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних». Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе «Примечания».

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• инвалиды войны, ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»;
• Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы, Герои Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
• Герои труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
• почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих. Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги. Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.). Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника. Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

• несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
• отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
• неознакомление работников с графиком;
• составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
• неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.