Как прошить документы

By Сергей Машков / 2nd Июнь, 2018 / Гражданское право / No Comments

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями. Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку. Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

• 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

• 1.1 Документы, подлежащие прошивке
• 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

2.1 В две дырки

2.2 В три дырки

2.3 В четыре дырки

2.4 В пять дырок

3 Особенности прошивки документов: дельные советы

4 Как заверить прошитые документы

4.1 Кто может заверить прошитые документы

4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

Как правильно сшить документы

ВниманиеКаждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

• организацию и название документа;
• дату подшивки и срок хранения;
• подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
• количество документов и подпись с указанием ФИО.

Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией. Возможные варианты сшивания Сшивать документацию можно многими способами.

Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства. Вот несколько вариантов:

• Классический способ – при помощи иглы и нитки.

  Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.

• При помощи шуруповерта и плотной веревки.

Как правильно сшивать документы

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

• документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
• бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

• Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.

  
  Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

• Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

Руководство как прошивать и заверять документы

ИнфоСначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.

• Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
• Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания.

  Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.

• Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один.

Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.

Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.

При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

4. Опись.

Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Важно

Документы, подлежащие прошивке Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

Как правильно прошивать и заверять документы

Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.
Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет.

Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы

Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением. Вообще Минфин даже дает собственные рекомендации, как прошить документы.
Так, подшивка не может быть очень объемной. Оптимальный размер – до пятидесяти страниц. Если документов много, то лучше разбить их на несколько Дел. Обязательно должна быть сплошная нумерация арабскими цифрами. Прошиваются листочки грубой нитью, которая обязательно завязывается на тыльной стороне готового документа.
Сверху узел заклеивается заверительной запиской, которая должна быть оформлена по всем правилам. Не забывайте, что на ней проставляется количество листов Дела. Для контролирующих органов очень важна подпись в заверительной записке.

Если у вас получился документ на нескольких страницах и необходима его прошивка, то удобнее всего сшивать страницы не в середине левой боковой части документа (как книгу. Это там, где мы пробивали бы страницы дыроколом, для подшивания  в папку для бумаг), а только уголок.

Прошивка левого верхнего угла документа (наискосок)

Эта прошивка идет там, где мы обычно скрепляем степлером. При таком способе прошивки удобно читать документ (листать) и делать с него копии и сканы. Каждый этап прошивки обозначен цифрами от 1 до 4.

Общий смысл — всего 3 дырки (отверстия).

Как прошить в 3 дырки документы

Через них проходят нитки так, чтобы, скрепив документ, оба конца нитки оказались рядом (на обороте документа, в середине полосы прошивки (среднее отверстие). Поэтому, начинаем и заканчиваем прошивку с оборотной стороны документа.

Зрительно прошивка выглядит как прямая полоска. А 3 отверстия — это дырочки по краям этой полоски и посередине нее. Графически схема расположения отверстий выглядит так:

*————*————*

2———1(4)———3

Способ прошивки — этапы

1. *———-1)*———-* Начинаем с протыкания листа с обратной стороны (это отверстие будет серединой прошивки).
2. 2)*—<<——*———-* Второе отверстие — это левая крайняя дырочка. Иголка снова уходит на оборотную сторону прошивки.
3. *——>>->>->>—3)* Третье отверстие — правая крайняя дырочка. Нить идет от края до края по оборотной стороне документы и выходит в правом крайнем отверстии с лицевой стороны.
4. *————*4)—<<——* Возврат от правого крайнего отверстия в среднее. И оба хвостика нити теперь встретятся.
5. *————1+4———-* Завязать (связать концы — 2 узелка). Поверх наклеить бумажку «Прошито-пронумеровано».

На бумажке для склейки надо указать: «Прошито и скреплено печатью. Всего … (количество листов словами) листов.» Дата. Подписи сторон, если юр. лицо с указанием должности и названия предприятия, если физ. лицо — с указанием фамилии и инициалов.

Прошивка документа — фото

Этап 1. Прошиваем наискосок. Иголка выходит в центре будущей прошивки

Этап 2. Нитка ушла в крайнюю левую точку

Этап 3. Оборотная сторона. Минуя среднее отверстие, втыкаем иглу в противоположный крайний угол

Этап 4. Нитка вышла с лицевой стороны и входит в первое (среднее) отверстие, чтобы оказаться с обратной стороны.

Этап 5 (последний). Нитка вышла на оборотной стороне. Получилось 2 хвостика. Связать их и проклеить бумажкой «Прошито-пронумеровано».

Пример надписи на бумаге «прошито-пронумеровано»

Прошито и пронумеровано, скреплено печатью.

Всего _______ (____________) листов.

Директор ООО «Изумруд» _________/А. В. Иванов

ИП Петров С. К.: ________________

18 мая 2015 года.

Этот текст можно распечатать на бумаге. Вырезать и заклеить этой бумагой завязанный узелок прошивки (хвостики будут немного торчать из-под бумаги). Либо, просто взять маленький кусочек бумаги, заклеить им узел прошивки. А поверх наклейки надписать тот же текст с указанием количества страниц в документе.

Кроме подписей сторон договора (документа, который вы сшиваете), надо поставить печати участвующих сторон — печать юридического лица или ИП (если у него есть печать). Печать ставится частично на наклейку, частично на лист. Это необходимо для того, чтобы наклейку труднее было отклеить и незаметно вернуть назад.

Нумерация страниц

Помните, что страницы сшиваемого документа должны быть пронумерованы:

• автоматически (с помощью функции «Нумерация страниц» в текстовом редакторе);
• либо от руки (ручкой надписать номера страниц).

Количество листов

Если вы распечатываете документ с обеих сторон листа бумаги, то количество страниц будет больше, чем количество листов в документе. Обычно, чтобы не плодить огромное количество листов, лучше распечатывать документы с обеих сторон (и удобно в руки брать, и экономно). А если вы готовите договор аренды или купли-продажи в Росреестр, то регистраторы даже будут признательны вам за договор без прошивки, который уместился на 1 листе (только оставьте место для штампов и печатей Росреестра, см 8-10 после подписей).

Однако, в ИФНС, например, требуется подача непрошитых заявлений, распечатанных с 1 стороны листа (так им удобно сканировать).

При прошивке мы считаем только количество листов. Например, в договоре купли-продажи 5 страниц, они распечатаны на 3 листах. То есть, пишем на прошивке, что в документе 3 (Три) листа.

Нитки для документов

Какие нитки подходят для прошивки

Документ должен быть сшитым крепко и навсегда. Поэтому, нитки должны быть долговечными, крепкими, не гореть, не растворяться от попадания на них химических средств, не повреждаться молью. Таким требованиям наиболее соответствуют натуральные х/б нитки (швейные или тонкие вязальные).

Для сшивания документов с небольшим количеством страниц подойдут любые обычные нитки, которыми вы пришиваете пуговицы или зашиваете носки. Это — швейные хлопчатобумажные нитки в простых катушках (толщиной от № 10 до № 40 — чем больше номер, тем тоньше нитка), которые найдутся в любом доме.

Удобнее завязывать узелки на простых х/б нитках. А если вы возьмете катушку шелковых ниток, они будут скользить и развязываться (придется делать не 2 узла, а больше).

Если у вас огромная стопка листов, то нитки нужны покрепче. Такие объемные документы можно прошить плотными х/б нитками для рукоделия (вязания) типа Ирис или Мак, тонким шпагатом (либо взять простые нитки в несколько сложений). Я видела даже прошивку коричневой бечевкой, которой в советское время перевязывали торты и другие покупки.

Какие не подходят

Не советую использовать синтетические или шерстяные нитки. Так как они легко горят, плавятся…  а шерстяные еще и моль может съесть. И они быстрее распадутся на волокна (документ может раскрепиться).

Где купить нитки для документов

Простые нитки в катушках продаются в швейных магазинах и магазинах для вязания, в ларьках Роспечати, в военторге, на рынке, в хозяйственных магазинах. В канцтоварах можно купить специальные толстые нитки (шпагат) для прошивки документов (белые хлопчатобумажных, они смотаны в небольшие клубки). Иголки продаются там же.

Цвет ниток

Не имеет значения. Конечно, чтобы не раздражать того, кто будет работать с вашими документами, можно прошить все белыми нитками. А если это поднимет вам настроение или ниток других цветов нет под рукой, подойдут и красные, оранжевые, черные и любые другие.

Всегда ли нужно прошивать документы

Это зависит от типа документа, обычаев делового оборота.

Как правило, большинство документов (договоры, соглашения, акты приема-передачи, заявления и т.д.) не обязательно прошивать нитками, можно просто скрепить степлером.

Но, в этом случае, стороны документа, (который подписывается) должны не только подписать документ в конце (после указания реквизитов сторон), но и заверить подписью каждую страницу документа (внизу). Удобно сделать нижний колонтитул в документе для таких подписей.

Если вам была полезна эта информация о том, как прошить документы на нескольких страницах, нажмите кнопочку «мне нравится». Вам не трудно, а нам — очень приятно!

Другие консультации по юридическим вопросам, связанным с недвижимостью.

Советы

Как сшивать документы

Некоторые виды документации требуют прошивки, но как сшивать документы правильно, для многих молодых сотрудниц, первый раз столкнувшихся с такими обязанностями, остается загадкой.

Где требуется подшивка документов? На любом предприятии, где нужна защита документов, поскольку сделать подмену сшитых вручную, пронумерованных и зарезервированных печатью листов почти невозможно. Помимо этого прочность сшивания помогает хранить или перемещать документы – так ваши бумаги нигде не потеряются.

Точных инструкций по проведению данной процедуры, к сожалению нет. Однако различные инстанции предъявляют собственные требования к прошивке документов.

Чтобы сделать прошивку, вам потребуются: документы, нитки, печать, канцелярский клей и иголка.

Как сшивать документы — основные правила и нюансы:

1. Перед прошивкой документов удалите из них сразу все имеющиеся металлические вкрапления, типа скрепок или булавок.
   

   Как правильно прошить устав

   Постарайтесь проделать это как можно аккуратнее.

2. Затем разложите документы по порядку, пронумеровав с первого до последнего листа. Запомните, что нумеруются не страницы документа, а именно листы. Это делается простым карандашом в порядке возрастания. Цифры ставятся в правом верхнем углу листа, не задевая текст самого документа. Листы с внутренней описью нумеруются отдельно от других. Схемы и карты, которые склеены с нескольких листов, надо нумеровать как один. На обороте или месте, где нет текста, следует указывать число листов в склейке.
3. Если прошиваемая книга имеет листы с маленьким полем для подшивки, подклейте слева полоску бумаги – это рекомендуется.
4. Слева, где-то на половине поля, не имеющего текста, сделайте отверстия иголкой или шилом в количестве трёх-пяти штук. Проколы должны располагаться симметрично на расстоянии трёх сантиметров друг от друга и в строго вертикальной форме. Следует обратить внимание, что для прокола нескольких листов А4 можно воспользоваться дыроколом. Для толстых пачек с листами данный инструмент не подойдет. В такой ситуации лучше воспользоваться шилом. Если и такового не имеется, то на крайний случай на помощь придет молоток с гвоздем. Хоть и не канцелярский размах, но придётся всё же делать.
5. Всю пачку документов прошивайте при помощи прошивочной иглы банковским шпагатом или прошивными нитками ЛШ-210. Если таковых не имеется, воспользуйтесь обычной, но прочной ниткой, сложив её в несколько раз. Подойдет также капроновая. Прошивать нужно дважды, чтобы было прочнее, а оставшуюся нить вывести из центрального отверстия на тыльную сторону и обрезать. При этом важно оставить примерно 6 см свободного конца. Затем нити связываются узлом для последующего наклеивания кусочка бумаги с печатью. Иногда нити, а также узел заливают клеем и только потом приклеивают наклейку.
6. В завершении процедуры, дело необходимо заверить наклейкой из бумаги, на которой вносятся данные о прошнурованных и пронумерованных страницах, с датой, подписью ответственного лица и печатью организации. Клеится она так, чтобы закрыть узел. Свободные концы нитей остаются снаружи.
7. Документы заверяет руководитель организации или уполномоченное лицо. Подпись должна быть различимой и отчётливой. Печать ставят таким образом, что часть попадает на наклейку, а часть на лист документа. Все вышеперечисленные этапы действуют для индикации неприкосновенности этого документа.

Вы ознакомились с основными правилами и теперь знаете, как сшивать документы грамотно, поэтому в дальнейшем вам удастся избежать неприятностей, а также показать себя на работе умелым сотрудником.

Мне нравится0

0 комментариев

← предыдущий раздел | вернуться к содержанию | читать далее →

Прошивка документов и нумерация листов

Интеллектуальная работа. Нужно запастись капроновой нитью белой или черной и огромной цыганской иглой (чем больше, тем лучше) или изготовить из большой скрепки. Сверху и снизу листов в папке лучше подложить картонную бумагу или прозрачный пластиковый лист (такие можно взять с сброшюрованных проектов) чтобы не рвались листы в местах примыкания нити. Сшивается в отверстиях листов сквозняком так, чтобы у нити был запас для переворачивания листов в папке по арочным скобам (иногда наоборот такое запрещают), выводится на последний лист (можно сзади или на верхнюю страницу последнего листа), на концы нитей сверху клеится специальная бумажка с напечатанным текстом, на ней делается подпись, дата и ставится печать. Рабочие чертежи подшиваются по разному. Последний раз по совету умного ЦУПовца я прошивал как швея все отверстия чертежей, предварительно их разброшюровав вытащив пластиковые зубатые штуки (хз как называются).

Продырявить и сложить документы в папку нужно так, чтобы они в прошитом состоянии листались и читались. Если все-таки пришлось улаживать заводскую документацию на оборудование в виде брошюрок то лучше не раскрепляя и не переворачивая прошить на переплете как есть. Как складывать большие листы чертежей можете глянуть в ГОСТ 2.501-88.

Дырявить журналы лучше нормальным большим дыроколом на 50л, если такого нет, то иногда приходится сверлить дрелем. Ебать, один раз когда даже дреля небыло, дырявили сверлом обмотанным скотчем, при этом быстро-быстро раскручивал по столу от сверла журнал предварительно накернив его как положено.

В какую папку сложить бумажки, с арочными замками или старую «Дело» зависит от требований заказчика. Бывает просто сверху ложили прозрачную пленку, а под низ картонную и писдец.

Для папок с арочными замками можете воспользоваться методом без использования иглы:

1. Открыть папку (защелка замков в закрытом положении, бумага на месте — справа).
2. Оттянуть пальцем на пару миллиметров верхнюю скобу замка, в щель замка вложить край петли нити.
3. Через сантиметров 30 капрона сделать вторую петлю (чтобы между ними был запас) и вложить, оттянув второй замок.
4. Открыть и держа обеими руками петли закрыть замок подбородком.
5. Аккуратно по частям переложить бумагу на левую сторону папки, передвинув листы по направляющим с нижних замков на верхние, при этом зажатые в замках петли капрона пройдут сквозь направляющие отверстия пакета документов.
6. Вытащить концы нити сзади книги.

Листы ручкой нумеруйте только перед сдачей на проверку эксплуатации иначе заебетесь подкрашивать и перенумеровывать, делаете это только с одной стороны (лицевой), т.е. нумеруете листы, а не страницы. Журналы (пронумерованные) в папке нумеруйте только на первом листе, при этом количество листов считайте все, включая и картонки обложки.

Реестр является списком документов в папке с указанием количества листов отдельных документов и сквозной нумерацией. Чтобы быстро пронумеровать большой реестр сразу в электронном документе, можете воспользоваться таким вот методом: После укомплектовки папки прописывается наименование и номера документов по принципу — отдельному документу отдельная строка.

Как правильно прошивать и заверять документы

Заполняется столбец «количество листов». Выделяется и копируется в буфер весь столбец «количество листов», открывается лист Excel и, выделив вертикально аналогичное строкам реестра количество ячеек нажимаем вставить. Таким образом столбец таблицы в Word превращается в Excel. С правой стороны первой ячейки ставится формула «= левая ячейка». С правой стороны второй ячейки ставится формула «= левая ячейка+верхняя ячейка» и протягивается до конца. В итоге получаем последнюю цифру каждого документа сквозной нумерации. Теперь выделяем ячейки правого столбца сквозной нумерации, копируем и выделив в реестре Word соответствующий столбец нажимаем вставить. Остается вручную поставить первую цифру сквозной нумерации в тех позициях, которые имеют больше одного листа.

← предыдущий раздел | вернуться к содержанию | читать далее →

Пособие инженеру ПТО по исполнительной документации (полный текст пособия)

Переплетные машины на пластиковую пружину предназначены для придания документам презентабельного вида. Вы можете быстро получить красиво оформленный каталог, брошюру, инструкцию, реферат или любой другой документ. Технология переплета на пластиковую пружину позволяет изымать или добавлять листы в готовую продукцию.

Давайте подробнее рассмотрим как выглядит сам процесс переплета на пластиковую пружину. Установите переплетную машину на ровную поверхность. Приготовьте документ, который вы хотите переплести (сам документ + переднюю прозрачную и заднюю картонную обложки).

Для начала надо перфорировать листы — сделать отверстия для переплета.

Переднюю и заднюю обложки надо также перфорировать.

Так как Вы примерно знаете количество листов, которые собираетесь переплести, Вы можете подобрать пластиковую пружинку необходимого диаметра пользуясь этой таблицей.

Затем наденьте пружину на металлическую гребенку

и надо открыть (разжать) ее.

Далее последовательно надеть на зубчики пружинки в начале обложку, потом все листы, потом вторую обложку, и закрыть пружинку.

Есть два типа переплетных машин: с одной ручкой, с ее помощью и пробивают и открывают (закрывают) пружину и с двумя отдельными ручками для перфорации и для открытия (закрытия) пружины. И так, если на вашей машинке одна ручка.

Как правильно сшивать документы

Возьмите из приготовленного документа рекомендуемое кол-во листов для перфорации. Выровните края документа. Установите регулятор глубины перфорации (чем больше листов в документе, тем больше отступ от края). Чтобы убедиться в правильности настройки, сделайте пробную перфорацию. Далее помещаете листы в прорезь для перфорации, опускаете ручку перфорации и возвращаете в исходное положение. Вынимаете листы. И так перфорируете весь документ. Далее берете пластиковую пружину. Одеваете на металлическую гребенку. Раскрываете пружину и одеваете на нее отперфорированные листы. Когда весь документ одели на пружину, закройте ее, вернув ручку для перфорации/разжатия пружин в исходное положение. Снимите готовый переплетенный документ. Если у вас на переплетной машинке две отдельных ручки для перфорации и открытия (закрытия) пружины, делаете все также, только можно раскрыть пружину изначально и по мере перфорации листов сразу одевать их на пружину (две ручки удобнее).

Мы рассмотрели машины для переплета (брошюраторы) — механические. Есть еще электрические машинки. На них принцип работы такой же, только перфорация электрическая — с помощью нажатия кнопки или ножной педали. Очень удобно, не надо прилагать никаких усилий.

Наша компания предлагает широкий выбор перелетных машин, а также всего необходимого для переплета: пластиковых пружин и обложек по цвету, размерам, толщине и диаметру. Подберем на любой вкус. Пластиковые пружины обладают упругостью и крепко удерживают листы. Документы с таким переплетом легко читать, удобно хранить.

Автор: Каратаева Ольга