Каковы сроки хранения документов

Процессы делопроизводства устроены таким образом, что рано или поздно у большинства документов истекает срок хранения. Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов.

Кто определяет сроки хранения? Какой закон это регламентирует?

Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов, являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве.

Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности.

Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др. Они относятся к категории типовых документов и сроки хранения таких архивных документов определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в 2010 году.

Кроме того, сроки хранения архивных документов определяются ведомственными перечнями, которые регламентируют сроки по отдельным отраслям, то есть в зависимости от того, какой вид деятельности она осуществляет. Такие перечни предусматривают большой охват видов документов. К примеру, существуют:

• «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
• «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации».
• «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации».

Какие существуют сроки хранения документов в архиве?

Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:

В списке типовых управленческих документов предусмотрены такие сроки хранения архивных документов:

• личные дела сотрудников – 75 лет;
• журналы регистрации несчастных случаев на производстве – 75 лет;
• документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты) – постоянное хранение;
• гарантийные письма – 3 года;
• акты проверок кассы – 3 года;
• акты проверок финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.

С какого числа исчисляются сроки хранения документов?

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2011 года, срок его хранения начинается с 1 января 2012 года.

Что делать с документами, которые не подлежат хранению?

Типовые и ведомственные перечни необходимы не только для определения сроков хранения документов в архиве, но и последующего уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Для выделенных к уничтожению документов составляется акт об уничтожении документов, в котором указываются индексы, названия, заголовки и др.

Документ показан в сокращенном демонстрационном режиме!

Получить полный доступ к документу

	Вход для пользователей			Стань пользователем Доступ к документу можно получить: Для зарегистрированных пользователей:
			Тел.: +7 (727) 222-21-01, e-mail: info@prg.kz, Региональные представительства

Для покупки документа sms доступом необходимо ознакомиться с условиями обслуживания
Я принимаю Условия обслуживания
Продолжить

• Корреспонденты на фрагмент
• Поставить закладку
• Посмотреть закладки

Комментарий к Гражданскому процессуальному кодексу Республики Казахстан
(Статьи 38, 39, 41, 42)

(Продолжение. Начало в № 1, 2008)

Статья 38. Порядок разрешения вопросов коллегиальным составом суда

1. Все судьи при рассмотрении и разрешении дел коллегиальным составом суда пользуются равными правами. Все вопросы, возникающие при рассмотрении и разрешении дела коллегиальным составом суда, решаются судьями по большинству голосов. При решении каждого вопроса никто из судей не вправе воздержаться от голосования.

2. Председательствующий вносит предложения, высказывает свои суждения и голосует последним.

3. Судья, не согласный с решением большинства, обязан подписать это решение и может изложить в письменном виде свое мнение, которое вручается председательствующему и приобщается им к делу в запечатанном конверте. С особым мнением вправе ознакомиться суд апелляционной или надзорной инстанции при рассмотрении данного дела в соответствующей инстанции. О наличии особого мнения судьи лица, участвующие в деле, не извещаются, особое мнение в зале судебного заседания не оглашается.

1. Комментируемая норма содержит информацию о процедуре разрешения процессуальных вопросов при коллегиальном рассмотрении дела.

Предметом действия этой нормы являются положения, регулирующие вопросы, которые могут возникнуть при реализации права судей на свое собственное мнение при обсуждении применения норм материального или процессуального права.

Наличие единого статуса предполагает, что все судьи при рассмотрении конкретного дела пользуются равными правами. Определенный законодателем порядок того, что все вопросы решаются судьями по большинству голосов, устанавливает единственно возможный разумный механизм разрешения противоречий во мнениях судей. Другой подход, например наличие единогласного мнения, стал бы реальным препятствием к принятию вообще какого-либо судебного решения.

Необходимость принятия решения по вопросам применения норм материального или же процессуального права устанавливает обязанность судьи высказывать свое мнение по существу спора, судья не может воздержаться от голосования.

Комментируемая норма имеет одинаковое действие на судей всех уровней.

2. Несмотря на равенство прав судей, закон, исходя из того, что председательствующий все же обладает более высоким авторитетом, устанавливает, что председательствующий вносит предложения, высказывает свои суждения и голосует последним. Данная норма закона имеет цель исключить влияние председательствующего на исход решения для достижения законности и объективности.

3. Обязанность судьи быть объективным предполагает его право на свое мнение, которое может отличаться от мнения большинства судей. Такое мнение называется особым мнением.

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 15 сентября 2020 г.

Виды бухгалтерских документов мы рассматривали в нашей отдельной консультации. А сколько нужно хранить первичные учетные документы, бухгалтерские регистры и бухгалтерскую отчетность? О сроках хранения бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы

Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Срок хранения документов бухгалтерского учета

Представим сроки хранения некоторых бухгалтерских документов в организации в таблице (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236):

Вид бухгалтерского документа	Срок хранения	Примечания
Первичные учетные документы	5 лет	При условии проведения проверки: при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Регистры бухгалтерского учета	5 лет	—
Годовая бухгалтерская отчетность	постоянно	—
Промежуточная бухгалтерская отчетность	5 лет	при отсутствии годовой отчетности – постоянно

Естественно, что организация в течение указанных сроков должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При этом при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача бухгалтерских документов в порядке, определенном самой организацией (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Указывается, что сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

На определенную категорию работников наниматели обязаны вести личные дела, которые представляют собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Проще говоря, это папка с кадровыми документами, расположенными в установленной последовательности и хронологическом порядке. И если вложить в папку эти документы не составляет никакого труда, то оформить ее по всем правилам можно только при условии, что вы знаете эти правила.

Основным нормативным правовым актом, регламентирующим работу с личными делами работников, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция).

На кого ведутся личные дела

Инструкция (пункт 2) требует вести личные дела «на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством». Так как вести личные дела на рабочих законодательство не требует, а научные работники и госслужащие работниками наших читателей не являются, остаются руководители и специалисты.

Относятся ли ваши работники к руководителям или специалистам, можно определить по квалификационным справочникам должностей служащих, в частности по выпуску 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденному постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.12.1999 № 159. Чтобы избавить вас от необходимости поиска этого справочника, приведем из него выдержки, которые могут иметь отношение к малому бизнесу.

Руководители: директор (генеральный директор, заведующий, начальник, управляющий); главный бухгалтер; главный инженер; заведующий складом; заведующий хозяйством; заведующий экспедицией; заместитель руководителя организации по информационным технологиям; мастер; мастер участка; менеджер; менеджер отдела планирования производства и маркетинга; менеджер отдела сбыта; менеджер по внешнеэкономическим связям; менеджер по информационным технологиям; менеджер по персоналу; менеджер по рекламе; начальник (заведующий, руководитель); начальник гаража; начальник (заведующий) мастерской; начальник отдела кадров; начальник отдела маркетинга; начальник отдела цен и тарифов; начальник охраны объекта (участка); начальник хозяйственного отдела; начальник цеха (участка); руководитель проекта.

Специалисты: администратор; администратор баз данных; администратор сервера (веб-, файл-, почтового и др.); администратор сетей (администратор системный); аудитор; бизнес-аналитик; бухгалтер; воспитатель; главный специалист по защите информации; диспетчер; документовед; инженер; инженер-механик (механик); инженер по защите информации; инженер по нормированию труда; инженер по организации труда; инженер по охране окружающей среды (эколог); инженер по охране труда; инженер по пожарной безопасности; инженер-программист (программист); инженер-системотехник; инженер-технолог (технолог); инженер-электрик (электрик); инженер-электроник (электроник); инженер-энергетик (энергетик); инспектор; инспектор по кадрам; инспектор по контролю за исполнением поручений; инструктор; лаборант; маркетолог; мастер мебельного производства; оценщик интеллектуальной собственности; оценщик недвижимости; переводчик; помощник руководителя организации; программист системный; секретарь-референт; системный аналитик; специалист; специалист по дилерской деятельности; специалист по внешнеэкономической деятельности; специалист по защите информации; специалист по организации закупок; специалист по кадрам; специалист по маркетингу; специалист по налоговому планированию; специалист по поисковому продвижению веб-сайта; специалист по рекламной коммуникации; специалист по сертификации; специалист по сопровождению программного обеспечения; специалист по таможенному декларированию; техник; техник по учету; техник-программист; техник-теплотехник; художник; художник-конструктор (дизайнер); художник — проектировщик рекламы; экономист; юрисконсульт.

Если у вас в штатном расписании есть такие должности, то на этих работников нужно вести личные дела.

Кстати, заводятся личные дела и на совместителей.

Кто отвечает за личные дела

Формированием, ведением и оперативным хранением личных дел должна заниматься кадровая служба (специалист по кадрам). Функция руководителя организации — контролировать оформление и хранение личных дел, приказом назначая не реже одного раза в 5 лет комиссию по проверке наличия и состояния личных дел (пункты 3, 4 и 22 Инструкции).

Когда заводится личное дело и как ведется его учет

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения) о приеме на работу (назначении на должность) (пункт 5 Инструкции). На работников, с которыми заключаются гражданско-правовые договоры (например, договоры подряда), личные дела заводить не требуется.

Если же работники трудятся у нанимателя уже давно, а завести личные дела он решит только сейчас, то их можно оформить реальной датой, с которой будет вестись дело. Эта дата должна быть указана при постановке дела на учет в журнале (книге) учета личных дел (приложение 5 к Инструкции; см. пример заполнения). Кстати, дата приема работника, а также дата соответствующего приказа к дате постановки личного дела на учет в этом журнале никакого отношения не имеют.

Пример заполнения

Журнал (книга) учета личных дел

№ личного дела	Фамилия, имя, отчество работника	Дата постановки на учет	Отметка о снятии с учета
	Трещенко Александр Степанович
	Юхневич Тамара Олеговна		31.01.2017 Подпись
	Зайченко Анна Валерьевна
…
	Анисимов Петр Емельянович

Как оформляется личное дело

Начинается личное дело с обложки, которая оформляется так:

ООО «Владомир»

Личное дело № 7

Анисимов Петр Емельянович

Начато: 06.02.2017

Окончено:

На листах

Хранить 75 лет

После обложки на отдельном листе идет внутренняя опись документов (приложение 1 к Инструкции), а затем вкладываются сами докумен­ты. Перечень включаемых в личное дело доку­ментов и последовательность их расположения в деле установлены пунктом 6 Инструкции (см. пример заполнения внутренней описи далее).

Пример заполнения

Внутренняя опись документов личного дела № 7

Анисимов Петр Емельянович

(фамилия, имя, отчество)

№ п/п	Название и заголовок документа	Дата документа	Индекс доку­мента	Номера листов дела	Дата включения документа в личное дело	Примечание
	Дополнение к личному листку по учету кадров
	Личный листок по учету кадров
	Автобиография			3–4
	Копия диплома об окончании БГУ
	Заявление о приеме на работу
	Копия приказа о приеме на работу

Итого _____________________________________ документов*

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи* _____________________________

(цифрами и прописью)

* Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Формы личного листка по учету кадров и дополнения к личному листку по учету кадров приводятся соответственно в приложениях 2 и 3, а пояснения, как эти формы заполняются, — в пунктах 11 и 13 Инструкции.

Какие сведения должен указать работник в автобиографии, сказано в пункте 14 Инструкции.

Копии документов об образовании, о повышении квалификации, переподготовке, а также копию приказа о приеме на работу можно сделать на ксероксе и заверить в установленном порядке (пункт 15 Инструкции). В данном случае такой порядок предусмотрен пунктом 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4: для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

В личные дела некоторых категорий работников вкладываются дополнительные документы, в частности:

•  копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
•  договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц).

Какими документами пополняются личные дела

Внутреннюю опись нужно делать «с запасом», так как впоследствии она будет пополняться по мере внесения в дело новых документов. Такими документами являются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, в частности: списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.

Трудовой договор (контракт) включается в личное дело по решению кадровой службы (специалиста по кадрам).

Заметим, что одним из критериев, по которым те или иные документы включаются в личные дела, является срок их хранения. В пункте 9 Инструкции прямо сказано, что «в личное дело не включаются: копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно». Отсюда можно сделать вывод, что в личные дела должны включаться только документы долгосрочного хранения (свыше 10 лет). Объясняется это тем, что в таких документах содержится информация, необходимая для подтверждения стажа работы, размера заработной платы, а также другие социально значимые сведения, которые могут быть использованы для удовлетворения законных прав и интересов граждан.

Поэтому не нужно включать в личные дела, например, приказы о предоставлении отпусков или о командировании работников, срок хранения которых составляет 3 года после проведения налоговой проверки.

Как хранятся личные дела

Срок хранения личных дел руководителей организаций — постоянно, работников организаций — 75 лет после увольнения (пункт 638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140). Отметим, что личные дела работников в указанном перечне сопровождаются отметкой «ЭПК», которая означает, что срок их хранения после проведения экспертизы их ценности может продлеваться и они могут подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Журналы (книги) учета личных дел и личные карточки работников должны храниться 75 лет (пункты 640 и 639 того же перечня).

После того как работник уволится и в личное дело будет включена копия приказа об увольнении, в дело вносится итоговая запись, и дело остается на хранении у нанимателя.

Если у работника изменилась фамилия

В списке документов, которые включаются в состав личного дела, есть приказ об изменении фамилии. В таком приказе может быть указано:

«1. Изменить в учетных и иных документах (наименование организации) фамилию (наименование должности, профессии) Пуришевой Полины Николаевны на фамилию Забродская Полина Николаевна.

1. Изменения в учетные и иные документы внести с 27.02.2017.

Основание: свидетельство о заключении брака от _____________ № ____.

Директор (ИП) (подпись; инициалы, фамилия)

С приказом ознакомлена: (подпись) П. Н. Забродская 24.02.2017″.

На основании приказа изменения вносятся в трудовую книжку: на титульном листе прежняя фамилия зачеркивается, а над ней записывается новая; на оборотной стороне титула делается ссылка на соответствующий документ (например, свидетельство о заключении брака), ставятся подпись нанимателя (должностного лица) и печать (пункт 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40).

В личное дело работника подшивается копия приказа об изменении фамилии, вносится соответствующая запись в подпункт 2.4 дополнения к личному листку по учету кадров, а на обложке личного дела старая фамилия берется в скобки, а новая записывается над ней.

Пример заполнения

Личный листок по учету кадров

1. Фамилия Анисимов имя Петр отчество Емельянович 2. Пол муж. 3. Число, месяц и год рождения 25.04.1973 4. Место рождения Минск 5. Гражданство Республика Беларусь 6. Образование высшее

Место для фотокарточки

Наименование учебного заведения и его местонахождение	Факультет или отделение	Год поступления	Год окончания. Если не окончил, то с какого курса ушел	Какую специальность получил, № диплома или удостоверения
Минский государственный	Механико-			Механик
университет	математический			Диплом ТВ-I № 045637
им. В. И. Ленина

1. Какими языками владеете белорусским, русским, английским — владею свободно, польским, французским — читаю и могу объясняться

(владеете свободно, читаете и можете объясняться, читаете со словарем)

1. Ученая степень, ученое звание не имею
2. Какие имеете научные труды и изобретения не имею
3. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей).

При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

Число, месяц и год		Должность с указанием учреждения, организации, предприятия	Местонахождение учреждения, организации, предприятия
приема (назначения, избрания), перевода	увольнения
		Служба в Советской армии	Минск
		Начальник цеха ОАО «Ремпромстройналадка»	Минск

1. Участие в выборных законодательных и представительных органах.

Местонахождение выборного органа	Название выборного органа	В качестве кого избран	Число, месяц, год
			избрания	выбытия
Не участвовал

1. Участие в профессиональном союзе не состою

(членом какого профсоюза состоите, с какого времени)

1. Какие имеете правительственные награды и почетные звания не имею
2. Отношение к воинской обязанности и воинское звание военнообязанный, рядовой

Военно-учетная специальность по действительному названию

1. Семейное положение женат; жена — Анисимова Наталья Ивановна, 08.11.1975 г.р.; сын — Анисимов

(перечислить членов семьи с указанием возраста)

1. Дополнительные сведения (указывается по согласованию анкетируемого и нанимателя):

1. Место жительства: ул. Дежкина, д. 13, корп. 1, кв. 154, 220000, Минск

Телефон 220-20-20

Кем выдан Советским РУВД Минска

Дата выдачи 06.05.1989

Личный номер 325041973А017РВ8

(дата заполнения) (личная подпись)

(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т. п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело.)

Ирина Дрозд

Е.Н. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России

• Помещения архива и оборудование хранилищ

• Режимы хранения документов

• Топография документов в хранилище

Обеспечение сохранности документов (ОСД) ― это комплекс взаимосвязанных организационных, научно-методических и технических мероприятий, гарантирующих сохранность документов на всех стадиях работы с ними.

В основе ОСД лежит материально-техническая база архива: помещения, оборудование, условия и средства хранения документов и т.п.

Состав помещений архива организации определяется в зависимости от объема фондов, наличия документов на различных носителях, активности использования, количества его работников. Конечно, хорошо иметь наряду с хранилищем специальное помещение для приема и временного хранения документов, комнату для исследователей и рабочие кабинеты сотрудников, изолированные от хранилища, как это предусмотрено п. 2.16. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, зарегистрированных Минюстом России 07.09.2015 № 38830 (далее ― Правила). Однако, у большинства организаций нет возможности выделить все указанные помещения, а для организаций, имеющих небольшие по объему архивы, такого набора помещений и не требуется.

Рассмотрим минимум требований к условиям хранения документов, который необходимо обеспечить и соблюдать в любом архиве, так как их нарушение может привести к утрате дел.

Не допускается размещение документов в помещениях зданий, в которых располагаются предприятия общественного питания, склады, организации, работающие с пожароопасными и агрессивными веществами или применяющие пожароопасные и химические технологии.

Главное помещение архива ― хранилище документов должно располагаться изолированно от производственных и бытовых помещений, отделяться от других помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности «В»).

Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры хранилищ и др. не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Хранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Это особенно важно при размещении хранилищ в помещениях без окон. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

Категорически не допускается расположение в хранилище труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

Высота хранилища зависит от технологического оборудования, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций.

Хранилища должны иметь удобные для эвакуации выходы.

С целью обеспечения условий для размещения документов и их физической сохранности хранилища оснащаются специальным оборудованием (охранным, противопожарным, стеллажным, климатического контроля и т.п.), обеспечивающим соблюдение нормативных режимов хранения документов: противопожарного, охранного, светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического.

Противопожарный режим ― это «совокупность установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами по пожарной безопасности требований пожарной безопасности, определяющих правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания территорий, зданий, сооружений, помещений организаций и других объектов защиты в целях обеспечения пожарной безопасности». Работа на этом направлении деятельности строится с учетом следующих нормативных правовых документов:

― Федеральным законом от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности»;

― «Правилами противопожарного режима в Российской Федерации», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 «О противопожарном режиме»;

― «Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 № 3 (регистрация Министерства юстиции Российской Федерации от 04.05.2009 № 13882). Изложенные в Специальных правилах требования к содержанию помещений, эвакуационных путей и выходов, электроустановкам, средствам обеспечения пожарной безопасности, а также общий порядок действий при пожаре, безусловно, могут и должны применяться архивом организации.

Противопожарный режим обеспечивается техническими и организационными мероприятиями.

Техническое оснащение хранилищ предусматривает, что электропроводка в хранилище должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (ламп, пылесосов и др.) и выключатели ― герметичными. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются только вне хранилища. По окончании работы аппаратура, электрические розетки и выключатели последовательно обесточиваются.

Хранилище также должно быть оборудовано средствами пожаротушения (минимально ― переносными огнетушителями, при возможности ― автоматической системой пожаротушения) и оповещения о пожаре. Нормы оснащения помещений ручными и передвижными огнетушителями указаны в приложениях №№ 1 и 2 №Правил противопожарного режима в Российской Федерации». При выборе огнетушителей (систем пожаротушения) необходимо обращать внимание на применяемые для тушения возгорания вещества. Они не должны оказывать побочного разрушающего действия на документы (вода и углекислота, например, способны нанести непоправимые повреждения делам). Количество и места размещения огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами и с учетом специфики применяемого оборудования.

Эвакуационные выходы должны быть оборудованы аварийным освещением от независимого источника электропитания и содержаться свободными. На дверях, предназначенных для эвакуации людей, должны быть установлены световые указатели «ВЫХОД», а в коридорах ― указательные знаки (стрелки).

Во избежание возгораний в помещениях архива категорически запрещается:

― курить в помещениях архива, а также примыкающих к ним вестибюлях и коридорах, применять открытый огонь;

― пользоваться неисправными электророзетками, штепсельными вилками, электроприборами;

― нарушать состояние электропроводки, проводить самостоятельно любые работы по ее ремонту;

― пользоваться электронагревательными приборами (обогревателями, электрочайниками и т.п.), не имеющими температурных регуляторов, оставлять после окончания рабочего дня не отключенными от электросети компьютерное и множительное оборудование, электроприборы;

― загромождать мебелью или другими предметами проходы, выходы, доступы к средствам пожаротушения (пожарным кранам, гидрантам, огнетушителям и т.п.), захламлять помещения мусором, отходами, упаковочными материалами, тарой и т.п., которые должны немедленно убираться из помещения в безопасное специально отведенное место;

― приносить в помещения или хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества в любом объеме, а также химикаты и материалы, способные самовозгораться при соприкосновении с воздухом или друг с другом. Такие материалы должны храниться в обособленных помещениях (боксах);

― сушить рабочую одежду или другие материалы на батареях отопления в помещениях архива.

К организационным мероприятиям в первую очередь относятся назначение лица, ответственного за пожарную безопасность архива организации, и разработка Инструкции о мерах пожарной безопасности и плана эвакуации документов архива организации в случае пожара.

В обязанности ответственного за соблюдение пожарной безопасности в помещениях архивавходят:

― проведение инструктажа с работниками архива о мерах пожарной безопасности, их обязанностях на случай возникновения пожара, порядке эвакуации людей и имущества, использовании средств пожаротушения;

― обеспечение всех помещений архива необходимым количеством первичных средств пожаротушения и содержание их в исправном состоянии;

― контроль за правильным применение электронагревательных бытовых приборов, эксплуатацией электроосвещения и электроприборов;

― обеспечение надлежащего содержания эвакуационных выходов.

― проведение тщательного противопожарного осмотра помещений по окончанию работы перед их закрытием с фиксацией результатов в специальном журнале. При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений;

― обесточивание электросети рубильником (выключателем).

Инструкция о мерах пожарной безопасности архива организации разрабатывается применительно к конкретному помещению архива и его оборудованию и отражает такие вопросы, как:

― противопожарные требования к помещению архива;

― меры, направленные на профилактику возникновения пожароопасных ситуаций,

― обязанности ответственного за пожарную безопасность архива;

― действия в случае возникновения пожара и т.п. В случае, если в организации разработана единая инструкция о мерах пожарной безопасности, специфические вопросы пожарной безопасности ее архива должны быть отражены в специальном разделе «Особенности обеспечения пожарной безопасности в архиве организации».

При обнаружении пожара или признаков горения в помещении (задымление, запах гари, повышение температуры воздуха и др.) работник, обнаруживший очага пожара (возгорания), обязан немедленно сообщить в пожарную охрану с указанием точного адреса объекта, фамилии сообщающего, и номера телефона, с которого осуществлен вызов, а также проинформировать ответственного за архив и руководство организации. Это принципиально важное положение должны знать все работники архива ― сначала сообщение по телефону в пожарную охрану, и только после этого принятие посильных мер по эвакуации людей, документов и тушению пожара.

Ответственный за архив должен открыть запасные эвакуационные выходы, отключить электроэнергию на месте пожара, удалить за пределы зоны пожара всех лиц, не участвующих в его ликвидации, а затем приступить к эвакуации людей, документации и имущества, а также к тушению пожара имеющимися средствами пожаротушения с соблюдением мер безопасности.

По прибытии на объект подразделений пожарной охраны доложить начальнику караула об очаге загорания, наличии угрозы людям, принятых мерах по локализации пожара, характерных особенностях планировки помещений и других специфических, имеющих значение сведениях, влияющих на обстановку и принятие решений при пожаре на объекте.

Охранный режим ― это система мер, направленных на предотвращение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса, которая обеспечивается:

― технической укрепленностью и оборудованием помещений архива;

― соблюдением пропускного режима и порядка допуска в хранилища;

― опечатыванием помещений.

В целях его соблюдения хранилища (за исключением хранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности, а также охранной сигнализацией. Окна помещений, расположенных на первом этаже здания, должны быть оборудованы запирающимися распашными наружу металлическими решетками.

Охранный режим распространяется на все помещения архива, в т.ч. те, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива.

Получение и сдача ключей от помещений архива осуществляется под расписку в соответствующем журнале. Получать и сдавать ключи от помещений архива имеют право должностные лица, список которых утверждается руководством организации.

Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у ответственного за архив или лица, его замещающего.

Право доступа в хранилища имеют ответственный за архив и работники хранилища для проведения работ по хранению и использованию документов, а также руководитель организации. Другие должностные лица и обслуживающий персонал допускаются в хранилища только в сопровождении ответственного за архив или лица, его замещающего.

Нахождение посторонних лиц в хранилище категорически не допускается.

Опечатыванию подлежат хранилища и все помещения, в которых временно хранятся документы, материальные ценности, размещена множительная и другая дорогостоящая техника, аварийные и запасные выходы из помещений архива. Опечатыванию также подлежат шкафы и сейфы, где хранится учетный и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Индивидуальная печать для опечатывания помещений архива находится у ответственного за архив.

Перед закрытием и опечатыванием помещений ответственный за архив проводит их осмотр с учетом требований пожарной безопасности.

В случае чрезвычайной ситуации в отсутствие ответственного за архив вскрытие помещений архива производится коллегиально (не менее двух должностных лиц) с составлением акта, где указываются причины вскрытия, состав должностных лиц, осуществивших доступ в помещения архива и другая необходимая информация.

Вынос документов из здания организации осуществляется по специальным пропускам в установленном порядке.

Ответственным за соблюдение охранного режима в архиве организации является руководитель архива (ответственный за архив).

Световой режим обеспечивает предохранение документов от ненормативного воздействия света.

Постоянное хранение документов осуществляется в темноте, все виды работ с документами проводятся я при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Защита документов от разрушающего действия света должна осуществляться во всех помещениях архива при любых видах работ с документами В хранилище это достигается за счет соблюдения установленного светового режима и размещения документов в первичных средствах хранения (папках, переплетах, коробках и др.), а также на стеллажах закрытого типа.

Освещение в хранилище может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий и т.п. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола ― 20-50 люкс, на рабочих столах ― 100 люкс.

Температурно-влажностный режим обеспечивает предохранение документов от повреждающего воздействия климатических условий (температуры и влаги). Оптимальными параметрами температурно-влажностного режима для хранения документов на бумажной основе являются: температура 17-19 С и относительная влажность 50-55%. Следует избегать резких колебаний (как сезонных, так и в течение одних суток) температуры (плюс-минус 5 С) и относительной влажности (плюс-минус 10%).

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях ― не реже одного раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом ― 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения ― ежедневно.

При длительном стабильном нарушении температурно-влажностного режима (свыше 3 суток), сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 70-90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).

Для контроля климатических условий хранилища оснащаются контрольно-измерительными приборами, которые монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка).

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима. В этом журнале также отражаются результаты проверки правильности показаний контрольно-измерительных приборов. Проверка точности их показаний проводится соответствующими специалистами.

Санитарно-гигиенический режим ― обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнений.

Хранилища должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. Необходимо также обеспечить свободную циркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых (застойных) зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. В помещениях хранилищ необходимо:

― проводить систематическую влажную уборку;

― проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей не реже одного раза в год;

― обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков не реже одного раза в год.

В хранилищах запрещается:

― складирование документов (размещение их на полу, подоконниках, в неразобранных кипах и т.п.);

― пребывание в верхней одежде и обуви;

― хранение посторонних предметов;

― использование пищевых продуктов.

Окна хранилищ должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм для защиты от проникновения насекомых. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью своевременного обнаружения биозаражений (насекомых и плесневых грибов) документы и помещения хранилищ подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому контролю, проводимому 2 раза в год в начале и по окончании отопительного сезона.

При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по обработке хранилищ, средств хранения и документов силами работников архива, а при необходимости ― специальных служб:

― документы, имеющие биопоражения (насекомыми и плесневыми грибами), изымаются с мест постоянного хранения, упаковываются в пленку или плотную бумагу и изолируются в отдельном помещении до решения вопроса о методах их дезинфекционной и дезинсекционной обработки;

― стеллажи (шкафы), на которых располагались пораженные документы, обрабатываются водными растворами антисептиков и тщательно просушиваются;

― местную дезинсекцию проводят инсектицидными аэрозольными препаратами, обрабатывая ими пол, плинтусы, окна, подоконники, стены на высоту до 1,5 м;

― при массовом поражении документов проводят дезинфекцию и дезинсекцию хранилищ силами санэпидстанций или карантинных служб под контролем работников архива;

― при плесневых поражениях строительных конструкций с них удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхности 5%-ным раствором формалина, проводят ремонтные работ с добавлением в строительные материалы раствора антисептика;

― уничтожение грызунов проводят силами санэпидстанций.

При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки хранилищ не допускается попадание применяемых средств (вода, антисептики и др.) на документы.

Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни.

Главным элементом оснащения хранилищ является стеллажное оборудование (стеллажи и шкафы разных типов, боксы, сейфы и др.). Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами.

Деревянные стеллажи допустимы к использованию только если они находятся в хорошем санитарно-биологическом состоянии (не имеют поражения грибками и насекомыми) и обработаны огнезащитным составом.

В помещениях с нерегулируемым климатом и плохой вентиляцией во избежание образования застойных зон, где могут активно развиваться очаги биопоражений, не допускается использование оборудования закрытого типа (сейфов, боксов, передвижных закрытых стеллажей и т.п.).

Не допускается размещение стеллажного оборудования вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в соответствии со следующими правилами:

― расстояние между рядами стеллажей (главный проход) ― 120 см;

― расстояние (проход)между стеллажами ― 75 см;

― расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными параллельно стене ― 75 см;

― расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными перпендикулярно стене (обход) ― 45 см;

― расстояние между полом и нижней полкой стеллажа ― не менее 15 см, в цокольных этажах ― не менее 30 см.

На стеллажах документы на бумажных носителях располагаются горизонтально или вертикально в первичных средствах хранения: коробках, папках, футлярах и т.п. В шкафах, боксах, сейфах и другом подобном оборудовании допускается размещение дел без коробок.

Коробки и другие средства хранения нумеруются в пределах каждого фонда, на них оформляются ярлыки с указанием: номера фонда, номера описи и крайних номеров размещенных дел.

Рациональное размещение документов в хранилищах, обеспечивающее их комплексное хранение в пределах фондов и/или видов документации, а также оперативный поиск, закрепляется схемой размещения дел, утверждаемой руководителем (ответственны) за архив. При размещении документов руководствуются следующими правилами:

― документы размещаются на стеллажах и других видах оборудования в порядке, соответствующем описям дел,

― документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

― документы, требующие различного температурно-влажностного режима хранения размещаются в разных хранилищах;

― дела в твердом переплете располагаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные ― горизонтально;

― коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей;

― не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, в неразобранном виде.

Все помещения архива (этажи, хранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и др. и их полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи имеют самостоятельную нумеруются слева направо от входа. Полки стеллажей нумеруются сверху вниз также слева направо.

В целях закрепления места хранения документов на стеллажном оборудовании и обеспечения быстрого поиска документов в хранилище осуществляется их топографирование в специальных топографических указателях, составляемых в карточной или листовой форме.

Обязательным является постеллажный топографический указатель. Карточка такого указателя составляется на каждый стеллаж и содержит следующие сведения:

― название архива,

― номер хранилища и/или комнаты,

― номер стеллажа,

― данные о местонахождении документов указываются в графической форме:

Шкаф №___	Полка №____	Фонд № _	Опись № __	Ед. хр. с №_ по № _	Приме-чание

Карточки постеллажного топографического указателя составляются в 2 экземплярах, один из которых крепится непосредственно на стеллаже, а второй включается в картотеку, формируемую по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.

При наличии большого количества фондов в архиве организации целесообразно составлять пофондовый топографический указатель, карточка которого составляется на каждый фонд и служат для определения места хранения конкретных дел. В карточке пофондового указателя также указываются:

― название архива,

― номер хранилища и/или комнаты

― название фонда.

― данные о местонахождении документов в следующей графической форме:

Опись № ___	Ед. хр. с №__ по № __	Стеллаж № ____	Шкаф №____	Полка №___	Примечание

Карточки пофондового топографического указателя располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Ведение топографических указателей осуществляться как в традиционном, так и в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении документов оперативно отражаются во всех экземплярах топографических указателей.