Положение о ведении личного дела муниципального служащего

17.04.2020

137.5 Кб
скачать

3-п от 18.01.2012

Администрация Илья-Высоковского сельского поселения

Пучежского муниципального района Ивановской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

18.01.2012г. № 3-п

с. Илья-Высоково

Об утверждении Положения о работе с персональными данными муниципального служащего и ведении его личного дела

На основании Трудового кодекса Российской Федерации, федеральных законов от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», а также в целях установления единого порядка защиты персональных данных муниципального служащего администрации Илья-Высоковского сельского поселения и ведения его личного дела

ПОСТАНОВЛЯЮ:

Утвердить Положение о работе с персональными данными муниципального служащего администрации Илья-Высоковского сельского поселения и ведении его личного дела (приложение N 1).
Установить, что в администрации Илья-Высоковского сельского поселения ведение личных дел муниципальных служащих, ведение и хранение трудовых книжек работников администрации поселения, а также хранение личных дел муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, в течение установленного срока с дальнейшей их передачей в установленном порядке в архив осуществляется ответственным лицом за ведение и хранение личных дел.
Утвердить список должностей муниципальных служащих, уполномоченных на обработку персональных данных и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных (приложение N 2).
Утвердить форму согласия муниципального служащего на обработку персональных данных (приложение 3).
Утвердить форму отзыва согласия на обработку персональных данных (приложение 4).
Ответственному лицу за ведение и хранение личных дел обеспечить обработку и защиту персональных данных муниципальных служащих в соответствии с утверждаемым Положением о работе с персональными данными муниципального служащего и ведении его личного дела.
Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава администрации А.В. Никулин

Приложение N 1

Положение

о работе с персональными данными муниципального служащего

и ведении его личного дела

I. Общие положения

1. Положение о работе с персональными данными муниципального служащего и ведении его личного дела (далее — Положение) определяет порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных муниципального служащего администрации Илья-Высоковского сельского поселения, а также ведения его личного дела.

2. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ (в действующей редакции) (далее — Федеральный закон N 152-ФЗ), Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ от 06.03.97 N 188 (в действующей редакции), Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» и иными нормативными актами Российской Федерации.

3. В настоящем Положении в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ используются следующие основные понятия:

персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;

оператор — муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных;

обработка персональных данных — действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;

распространение персональных данных — действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;

использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;

блокирование персональных данных — временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи;

уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных — информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств;

конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;

общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

II. Основные условия проведения сбора и обработки

персональных данных муниципального служащего

4. Персональные данные работника относятся к конфиденциальной информации, порядок работы с ними регламентирован действующим законодательством РФ и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий.

5. Представитель нанимателя, в лице главы администрации Илья-Высоковского сельского поселения, либо его представители, осуществляющие полномочия нанимателя, обеспечивают защиту персональных данных муниципальных служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

6. Глава администрации Илья-Высоковского сельского поселения определяет лиц из числа работников администрации поселения

уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных муниципальных служащих администрации Илья-Высоковского сельского поселения (далее — операторы), и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных (далее — лица, ответственные за работу с персональными данными).

7. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных муниципального служащего лица, ответственные за работу с персональными данными, обязаны соблюдать следующие требования:

а) обработка персональных данных муниципального служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия муниципальному служащему в прохождении муниципальной службы, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности муниципального служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества муниципального органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

б) персональные данные следует получать лично у муниципального служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных муниципального служащего у третьей стороны следует известить об этом муниципального служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить муниципальному служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу муниципального служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы муниципального служащего, запрещается основываться на персональных данных муниципального служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

д) защита персональных данных муниципального служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств администрации Илья-Высоковского сельского поселения в порядке, установленном федеральными законами;

е) передача персональных данных муниципального служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом;

ж) хранение персональных данных осуществляется в помещениях, специально оборудованных сейфами.

8. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах муниципальных служащих, муниципальные служащие имеют право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением федерального закона. Персональные данные оценочного характера муниципальный служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

г) требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные муниципального служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных муниципального служащего.

9. Муниципальный служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого муниципального служащего, несет ответственность в соответствии с федеральным законом и другими федеральными законами.

10. Лица, ответственные за работу с персональными данными, вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные муниципальных служащих с их согласия, оформленного в виде заявления о согласии на использование персональных данных в целях ведения кадровой работы, бухгалтерского учета и отчетности.

11. В соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 года N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» на основе персональных данных муниципальных служащих в администрации Илья-Высоковского сельского поселения формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры муниципальных служащих.

12. Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные муниципальных служащих при формировании кадрового резерва.

III. Формирование и ведение личного дела

муниципального служащего

13. В личное дело муниципального служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. Личное дело муниципального служащего ведется ответственным лицом за ведение и хранение личных дел администрации Илья-Высоковского сельского поселения.

14. Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, — к сведениям, составляющим государственную тайну.

15. К личному делу муниципального служащего приобщаются:

письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу;
собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
копии решений о награждении государственными наградами, местными и региональными грамотами и званиями, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий, об объявлении благодарностей (если таковые имеются);
копия распоряжения администрации Илья-Высоковского сельского поселения о назначении на должность муниципальной службы;
экземпляр трудового договора (контракта), а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
копии документов о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;
копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
копии распоряжений об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы, о прекращении трудового договора или его приостановлении;
аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков, умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина муниципальной службы;
копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина, квалификационного разряда;
копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, если такая проводилась;
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;
сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, его супруга(и) и несовершеннолетних детей (при поступлении на муниципальную службу, а в дальнейшем ежегодно);
копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
медицинское заключение установленной формы об отсутствии у муниципального служащего заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;
заявление о согласии на использование персональных данных (приложение N 1 к Положению).

16. В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

17. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Учетные данные муниципальных служащих хранятся ответственным лицом за ведение и хранение личных дел. Ответственное лицо за ведение и хранение личных дел обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

18. В обязанности ответственного за ведение личных дел муниципальных служащих, входит:

а) приобщение документов, указанных в пункте 15 настоящего Положения, к личным делам муниципальных служащих;

б) обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, в соответствии с федеральным законом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением;

г) ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

19. В случае изменения сведений, составляющих персональные данные (фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные, сведения об образовании, семейном положении, состоянии здоровья (при выявлении противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором и т.п.), муниципальный служащий обязан в течение 15 календарных дней сообщить об этом лицам, ответственным за работу с персональными данными муниципальных служащих.

IV. Хранение и использование персональных данных

муниципального служащего

20. Доступ к персональным данным предоставляется при получении письменного запроса, завизированного главой администрации Илья-Высоковского сельского поселения.

21. Право доступа к персональным данным муниципальных служащих без получения специального разрешения имеют:

— глава администрации Илья-Высоковского сельского поселения.

— муниципальный служащий — носитель этих данных;

— лица, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных муниципальных служащих администрации Илья-Высоковского сельского поселения и несущие ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных (далее — лица, ответственные за работу с персональными данными).

Личные дела муниципальных служащих не подлежат выносу за пределы помещения, где расположен сейф для хранения личных дел.

22. Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих, могут привлекаться в соответствии со ст. 90 Трудового кодекса Российской Федерации и иными нормативными актами, действующими на территории Российской Федерации, к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел муниципальных служащих, установленного настоящим Положением.

23. Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся ответственным лицом за ведение и хранение личных дел в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы, после чего передаются в архив.

V. Предоставление персональных данных

средствам массовой информации

24. Средствам массовой информации по запросам редакций предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих:

а) декларированный годовой доход;

б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;

в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности.

25. Сведения, указанные в пункте 24 настоящего Положения, предоставляются на основании данных, имеющихся на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.

26. В предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:

а) иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, кроме указанных в пункте 24 настоящего Положения;

б) данные о супруге, детях и иных членах семьи муниципального служащего;

в) данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации муниципального служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов семьи;

г) данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании.

VI. Заключительные положения

29. Настоящее Положение доводится до всех муниципальных служащих администрации Илья-Высоковского сельского поселения.

30. Ознакомление муниципальных служащих с условиями настоящего Положения производится под роспись в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящего Положения.

31. Роспись муниципального служащего в листе ознакомления с Положением о персональных данных муниципального служащего и ведении его личного дела означает его согласие и обязательство исполнения.

Лист ознакомления муниципальных служащих с Положением

о персональных данных муниципального служащего

и ведении его личного дела:

N п/п	ФИО	Подпись	Дата ознакомления

Приложение N 2

Список

должностей муниципальных служащих,

уполномоченных на обработку персональных данных и несущих

ответственность в соответствии с законодательством

Российской Федерации за нарушение режима защиты

этих персональных данных

Глава администрации;

Ответственное лицо за ведение и хранение личных дел;

Главный специалист – главный бухгалтер администрации Илья-Высоковского сельского поселения.

Экономист администрации Илья-Высоковского сельского поселения.

Приложение № 3

В администрацию Илья-Высоковского сельского поселения

от ________________________________________________

__________________________________________________

замещающего(ей) должность _________________________

__________________________________________________

проживающего(ей) по адресу:_________________________

___________________________________________________

Документ, удостоверяющий личность: ________________

серия _________ № ______________, выдан ____________

_________________________________________________

(когда, кем)

Согласие

на обработку персональных данных.

Даю согласие на обработку (сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, обновление, изменение, уничтожение) администрацией Илья-Высоковского сельского поселения своих персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации, включая их получение в письменной и устной форме у третьей стороны, в целях, связанных с выполнением мною трудовых функций, на основании действующего законодательства (ст.ст. 85-90 Трудового Кодекса Российской Федерации, Федерального закона № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона № 152- ФЗ от 27.07.2006 г. «О персональных данных» (в действующей редакции) работниками администрации, имеющими доступ к персональным данным, на срок действия трудового договора (контракта) следующих своих персональных данных:

фамилия, имя, отчество;
сведения об изменении фамилии, имени, отчества;
год, число и месяц рождения;
место рождения, домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания);
данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
сведения о гражданстве;
сведения о семейном положении;
сведения о месте работы, занимаемой должности;
сведения о воинской обязанности;
сведения о классном чине муниципальной службы, воинском или специальном звании;
сведения о трудовой деятельности (местах работы, характере выполняемой работы, занимаемых должностях);
сведения об образовании, в том числе послевузовском профессиональном образовании, повышении квалификации, переподготовке, стажировке, с указанием года окончания учебного заведения, наименования учебного заведения, специальности и квалификации по диплому (направления обучения);
идентификационный номер налогоплательщика;
номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования
сведения о наградах и званиях;
сведения о наличии или отсутствии знаний иностранных языков, уровне знаний иностранных языков;
сведения о заболеваниях, препятствующих поступлению на муниципальную службу и ее прохождению, сведения о недееспособности, ограниченной дееспособности;
сведения о судимости, административных правонарушениях и уголовном преследовании;
сведения о причастности к деятельности экстремистских организаций, либо совершении действий, содержащих в себе признаки экстремистской деятельности;
сведения об исполнении обязательств по договорам кредита и иным гражданско-правовым договорам;
сведения об исполнении налоговых обязательств;
сведения, отражающие деловую репутацию;
сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;
сведения об осуществлении предпринимательской деятельности и об участии в деятельности коммерческих организаций;
сведения об участии на платной основе в деятельности органа управления коммерческой организацией (за исключением случаев, установленных федеральным законом).

Кроме того, даю свое согласие на обработку своего личного дела, в т. ч. хранение в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы с последующей передачей в архив, либо передачу в государственный орган (в орган местного самоуправления) по новому месту замещаемой должности гражданской (муниципальной) службы.

Настоящее согласие выдано на период с момента поступления на муниципальную службу до момента достижения цели обработки или его отзыва.

Отзыв настоящего согласия осуществляется в письменной форме путем подачи письменного заявления.

Подтверждаю, что ознакомлен(а) с положением о защите персональных данных, права и обязанности защиты персональных данных мне разъяснены.

__________________________ _________________________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Приложение № 4

В администрацию Илья-Высоковского сельского поселения

от ________________________________________________

__________________________________________________

замещающего(ей) должность _________________________

__________________________________________________

проживающего(ей) по адресу:_________________________

___________________________________________________

Документ, удостоверяющий личность: ________________

серия _________ № ______________, выдан ____________

_________________________________________________

ОТЗЫВ СОГЛАСИЯ

на обработку персональных данных

Я, ____________________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество полностью)

в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» N 152-ФЗ от 27.07.2006 года отзываю у администрации Илья-Высоковского сельского поселения согласие на обработку моих персональных данных.

Прошу прекратить обработку моих персональных данных в течение трех рабочих дней с момента поступления настоящего отзыва.

1. Общие положения

1.1. Положение о ведении личных дел (далее по тексту – Положение) определяет порядок формирования, ведения и хранения личных дел сотрудников Карачаево-Черкесской республиканской государственной бюджетной профессиональной образовательной организации «Индустриально-технологический колледж» г. Черкесска (далее по тексту – Колледж).

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
Трудовым кодексом Российской Федерации;
Уставом КЧР ГБПОО «Индустриально-технологический колледж» г. Черкесска.

1.3. Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).

1.4. Личные дела работников Колледжа относятся к кадровым документам, оформляются и ведутся лицом, ответственным за работу с кадровыми документами.

2. Порядок оформления личного дела

2.1. Личное дело формируется в отделе кадров Колледжа. Личное дело заводится на каждого принимаемого сотрудника, за исключением сотрудников, работающих на условиях гражданско-правового договора. Ведение нескольких личных дел на работника не допускается.

2.2. Личное дело работника Колледжа формируется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всего периода работы.

2.3. При заключении трудового договора, лицо, поступающее на работу, представляет работодателю:

2.3.1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

2.3.2. Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

2.3.3. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

2.3.4. Документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

2.3.5. Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

2.3.6. Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

2.3.7. В отдельных случаях с учетом специфики работы действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

2.4. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

2.5. Все документы личного дела помещаются в картонную папку-скоросшиватель.

2.6. Документы в личном деле подлежат описи, которая хранится в составе личного дела.

2.7. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, специалистом по персоналу, составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.

2.8. Личные дела работников подлежат регистрации в книге учета личных дел работников Колледжа (далее по тексту – книга учета личных дел). Книга учета личных дел работников должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью специалиста по персоналу.

2.9. Номер личного дела на обложке указывается в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел.

2.10. В состав личного дела входят следующие документы:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
трудовой договор;
копия приказа о приеме работника на работу;
письменное согласие субъекта на обработку его персональных данных;
личный листок по учету персонала (анкета);
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования

3. Порядок ведения личного дела

3.1. Сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров, отражаются в дополнении к личному листку или в карточке формы Т-2.

3.2. В процессе к личному делу работника приобщаются следующие документы в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления:

— копии свидетельств об образовании, обучении, переобучению повышении квалификации, если обучение проходило за счет средств Колледжа;

— копии почетных грамот и благодарственных писем;

— аттестационные листы и другие документы по результатам аттестации;

— письменные заявления сотрудника о переводе, перемещении на иную должность, о временном замещении им иной должности;

— копии приказов о назначении, переводе сотрудника на иную должность, о временном замещении им иной должности;

— экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор работника;

— письменные заявления работника об освобождении от замещаемой должности, о прекращении трудового договора и увольнении;

— копии приказов об освобождении сотрудника от замещаемой должности, о прекращении трудового договора и увольнении;

— удостоверения о повышении квалификации;

— другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

3.3. В личные дела работников не включаются документы второстепенного значения, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения (о предоставлении отпусков, об установлении надбавок к должностному окладу, ежемесячного денежного поощрения, о выплате премий и т.д.).

4. Порядок учета и хранения личных дел сотрудников

4.1. Личные дела работников колледжа хранятся в отделе кадров в специальном шкафу как документы строгой отчетности. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования.

4.2. Доступ к личным делам сотрудников имеет только специалист по персоналу.

4.3. Личные дела сотрудников Колледжа относятся к документам временного (свыше 10 лет) срока хранения и подлежат хранению в течение 75 лет.

4.4. Личное дело может быть выдано в следующих случаях:

— по требованию работника для ознакомления (без права выноса);

— непосредственно директору Колледжа для ознакомления с материалами личного дела.

4.5. Личные дела лиц, с которыми трудовые отношения прекращены, передаются установленным порядком на хранение в архив Колледжа.

5. Ответственность

5.1. Сотрудники обязаны в течение 3 дней представлять в отдел кадров сведения об изменении персональных данных.

5.2. Работодатель обеспечивает:

— сохранность личных дел сотрудников Колледжа;

— конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах сотрудников Колледжа.

6. Права

6.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах сотрудников Колледжа, сотрудники имеют право:

— получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

— получить свободный доступ к своим персональным данным;

— по письменному заявлению не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные;

— требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных.

6.2. Работодатель имеет право:

— обрабатывать персональные данные сотрудников Колледжа, в том числе и на электронных носителях;

— запросить от сотрудников Колледжа всю необходимую информацию.