Учет оборудования и инвентаря гостиницы

Основная цель инвентаризации — это учет основных средств. Данная процедура важна для всех организаций, но в гостиничном бизнесе она особо актуальна. Нередко после выезда клиента владельцам отелей приходится сталкиваться с «естественной убылью» имущества или, проще говоря, с хищениями. Список вещей, которые неожиданно «находят» новых хозяев, достаточно широк.

В условиях современной экономики, и особенно в период экономического кризиса, все большее значение приобретает учет оборудования и инвентаря на предприятии. Эффективный контроль состояния оборудования дает информацию о степени изношенности, позволяет принять решения по замене оборудования, ремонту, либо продлению его срока службы. Очень важным является анализ и планирование проведения технического обслуживания и ремонта оборудования по его состоянию, а не по графику.

В данной гостинице на каждый объект основных средств должна вестись карточка учета с подробной характеристикой. За каждым объектом закрепляется ответственное лицо.

По сути, все имущество, находящееся в номере, передается во владение гостю на время его проживания. Отсюда следует, что при его выезде необходимо проверить наличие всех объектов учета. Эта задача ложится на горничных.

В гостинице «Утро» более подробная инвентаризация проводиться 2 раза в год где проводится учет и замена изношенного имущества если это необходимо, а минимальная инвентаризация производиться сразу же после выезда гостя.

Спрос на гостиничные услуги

Важно учитывать, что формирование гостиничного продукта зависит от потребностей клиентов — главных потребителей данной услуги. Спрос на гостиничные услуги формируется с учётом потребностей клиентов и проходит следующие стадии:

Стадия вовлечения

Разрабатывая продукт, необходимо обеспечить доступ людей к информации об этом новом продукте. Этому способствует организация выставки образцов или тестирование. Так, например, в гостиницах в гостевых холлах часто организуют знакомство клиентов с местной кухней или новыми блюдами, которые посетители ресторана не решились бы заказать в полном объёме. Это зачастую вызывает приятное оживление среди гостей, улучшает атмосферу, способствует повышению посещаемости ресторана и приносит дополнительную прибыль.

Стадия потребления

Клиент непосредственно потребляет услуги. Это происходит в ресторане, когда гость обедает, в гостинице, когда клиент останавливается в ней. Сотрудники, клиенты, физическое окружение — всё является часть формирования продукта. Вводу новый продукт, необходимо не только хорошо его разработать, но и подготовить соответствующий персонал, который будет обеспечивать его сопровождение. Необходимо также обеспечивать взаимодействие не только сотрудников и клиентов, но также взаимоотношения клиентов между собой.

Другой важный аспект — это взаимодействие клиента с окружением самой гостиницы. Необходимо точно размесить все указатели, надписи, обеспечить схемами номера, чтобы клиент имел возможность быстро и без приключений найти интересующие его объекты и дополнительные продукты и услуги.

Компания АйТи представляет систему автоматической инвентаризации (АИ) для гостиничного бизнеса.

Одна из основных проблем, с которой сталкиваются владельцы гостиниц — это учет основных средств (ОС).

Зачастую после того, как гость покидает гостиницу, владельцы недосчитываются определенного имущества, которое может быть случайно или нарочно увезено с собой данным гостем. А принимая во внимание количество гостей и вещей, которые на время обретают новых хозяев, становится понятным масштаб задачи по учету активов, стоящей перед персоналом гостиницы.

Ниже представлен краткий список вещей, которые наиболее часто «покидают» гостиницы:

• полотенца, халаты
• постельное белье
• бытовые и электроприборы (телефоны, телевизоры, DVD-плееры, фены, чайники и т.д.)
• кухонная утварь
• предметы интерьера (в том числе картины)

Пока гость проживает в гостинице, все данные блага цивилизации полностью поступают в его распоряжение. Но, как только гость покидает гостиницу, необходимо убедиться, что переданное в пользование имущество осталось в ведении гостиницы. До сих пор данная задача ложилась на плечи горничных. Но горничные тоже люди и им свойственно ошибаться, поэтому ошибки в этом случае нередки.

Среди основных причин ошибок при учете имущества выделяются следующие:

• Усталость горничной.
• Данный номер не находится в ведении горничной и она может не знать наверняка, что именно должно находиться в номере.
• При отъезде клиента может не оказаться свободной горничной и номер остается без проверки.

Все перечисленные факторы приводят к тому, что гостинице приходится регулярно расходовать свои собственные средства на закупку утраченного инвентаря.

Для того, чтобы избегать ситуаций, которые могут повлечь за собой утрату имущества должна производиться регулярная проверка:

• тщательно и точно, чтобы гарантировать сохранность имущества.
• оперативно, чтобы итоги проверки были известны до того, как гость окончательно выпишется и получит на руки все документы.
• в отсутствие гостя, чтобы не смущать его подозрением в злых умыслах.

Поэтому, компания «АйТи. Смарт системы» разработала решение для Автоматической Идентификации («АйТи-АИ»), позволяющее правильно организовать процесс инвентаризации в следующих учреждениях:

• гостиницы/отели
• санатории/пансионаты/дома отдыха
• гостевые дома и т.д.

Решение, разработанное компанией АйТи, использует технологию радиочастотной идентификации (RFID).

Система «АйТи-АИ» на основе технологии RFID является современным, многофункциональным, но при этом простым в использовании решением, позволяющим автоматизировать процесс инвентаризации всего находящего на балансе имущества гостиницы, сделать его оперативным и точным. Для этого все подлежащее проверкам имущество маркируется радиочастотными метками, которые используются в качестве электронного идентификатора объектов.

С использованием системы RFID, когда гость выписывается из отеля, в его номер заходит сотрудник (горничная), оснащенная мобильным терминалом сбора данных (ТСД), с помощью которого собирается информация о наличии в номере необходимого имущества. Данный процесс не требует никаких специальных знаний и навыков: достаточно в каждой комнате номера провести устройством из стороны в сторону и несколько раз нажать на кнопку считывания. Так как для обнаружения и прочтения меток не нужна прямая видимость с ними, то сбор данных не займет не более пары минут (обычно на одну комнату уходит около 30 секунд). Благодаря установленной на терминале программе, результат проверки все время высвечивается на дисплее, и сотрудник в режиме реального времени видит, какие вещи, закрепленные за номером, были найдены, а какие – еще нет. По окончании сбора данных, отчет немедленно передается по беспроводной сети WiFi на компьютер администратора, находящийся на стойке регистрации.

Процесс сбора данных о наличии имущества в номере может быть полностью автоматизирован и обходиться без участия в нем человека. В этом случае каждый номер оборудуется стационарными антеннами RFID. При выписке гостя администратор просто нажимает на кнопку в установленной на его ПК программе, и уже через несколько секунд будет видеть результат произведенной инвентаризации.

Важным моментом является то, что предлагаемые компанией «АйТи. Смарт системы» метки RFID являются саморазрушающимися, а это означает, что при попытке их отклеить целостность меток нарушается, и при последующей проверке они не будут идентифицированы. Таким образом, нельзя просто разделить объект учета и метку и спрятать последнюю под кровать — пропажа вещи будет обнаружена.

Если проверка номера (при этом неважно автоматическая или проведенная сотрудником) выявила отсутствие имущества в номере, это сразу становится известно администратору, занимающегося выпиской постояльца. В обычных условиях сотрудник гостиницы попадает в неприятную ситуацию. Он вынужден просить заподозренного в хищении человека открыть свой багаж и разрешить досмотреть его вещи, что в свою очередь может вызвать резкий отказ. После этого могут последовать словесные перебранки, а свидетелями сцены станут другие гости и у них останется неприятный осадок… Получается очень некрасивая картина.

Внедрение системы «АйТи-АИ» на базе технологии RFID позволит сгладить все неприятные моменты, а некоторые – и вовсе обойти. Расстояние считывания метки может составлять несколько метров, а это значит, что чемодан открывать совершенно необязательно. В холле гостиницы или на стойке регистрации можно установить антенны, которые по запросу с ПК просканируют помещение и обнаружат пропажу. Существует и другой способ предотвращения хищений, при подозрении на то, что постоялец «ошибочно» запаковал имущество гостиницы, администратор использует мобильный терминал сбора данных для проверки багажа. И результат этой проверки будет сразу виден на дисплее устройства — такого аргумента будет достаточно, чтобы имущество вернулось законному владельцу.

Система «АйТи-АИ» позволяет осуществлять:

• первичный учет имущества гостиницы (в том числе регистрацию новых объектов), подготовку меток для объектов учета
• инвентаризацию (плановую/внеплановую) с помощью мобильных терминалов и/или стационарных антенн: контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета, выявление излишков и недостач
• обработку результатов учета и инвентаризацию имущества гостиницы (основных средств и материальных запасов, находящихся в использовании):
  • построение инвентаризационных отчетов по сверке (учет/факт)
  • построение итоговых инвентаризационных отчетов: об излишках, о недостачах, о проверенных объектах
  • автоматическое обновление данных по результатам инвентаризации
• ведение информации по объектам учета (в том числе комплектов и количественных объектов учета):
  • ведение справочников (объектов имущества, сотрудников гостиницы и др.)
  • заведение новых объектов/ввод в эксплуатацию/отслеживание использования, вывод из эксплуатации/списания
  • ведение истории перемещения, смены ответственных лиц, и др.
• полная синхронизация с бухгалтерской системой заказчика
  • формирование сводной отчетности:
  • построение аналитических отчетов о состоянии имущества, его местонахождении, принадлежности ответственным лицам
  • построение отчетов с помощью визуализированных поэтажных планов
• дополнительный модуль «АйТи-ТОРО» – планирование технического обслуживания и ремонта эксплуатируемых объектов: учет оборудования, ведение информации о выполнении гарантийных, плановых, внеплановых ремонтных работ, замене узлов, запчастей, расходных материалов

Система «АйТи-АИ» позволяет:

• снижать материальные затраты на приобретение имущества для гостиницы
• упростить проведение инвентаризации (плановой/внеплановой) имущества гостиницы (основных средств и материальных запасов, находящихся в использовании)
• значительно сократить сроки проведения инвентаризации (плановой/внеплановой)
• добиться полной прозрачности в области оперативного учета имущества
• снижать число ошибок при сверке результатов инвентаризации (плановой/внеплановой)

Решения компании АйТи становятся эффективными, благодаря:

• наличию большого опыта работы с крупными компаниями и пониманию специфики их деятельности
• соблюдению всех принятых у заказчика бизнес-процессов и процедур, индивидуальному подходу к каждому клиенту и проекту
• предоставлению всего спектра услуг одним поставщиком
• бесшовной интеграции систем RFID с различными системами управления гостиницами
• предоставлению полного пакета услуг консалтинга в сфере технологий RFID
• высокому функционалу и производительности систем RFID с возможностью их гибкой настройки
• масштабируемости решений

Внедрение системы «АйТи-АИ» на базе технологии RFID позволяет гостиницам быстро проводить полную и точную инвентаризацию объектов учета, одним из результатов которой является резкое снижение «естественной потери» имущества.

Вот реальный пример того, как именно происходит внедрение подобных систем (мне удалось участвовать в проекте с самого начала на всех его этапах) в настоящей гостинице и какие проблемы предстоит преодолеть, а также как найти оптимальные решения: