7 п

Многие специалисты знакомы с Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.1965 №П-6, и Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25.04.1966 №П-7.
Хотя эти Инструкции приняты очень давно, еще во времена СССР, но они действуют в настоящее время.
В соответствии с абз. 3 п. 14 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 22.10.1997 №18 «О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки» Инструкции №П-6 и №П-7 применяются покупателем (получателем) только в случае, если это прямо предусмотрено в договоре поставки.
Данные Инструкции очень подробно регламентируют порядок сдачи-приемки товара по количеству и качеству с оформлением большого количества документов и хорошо проработаны. Однако, предусматривая в договоре поставки применение Инструкций, следует учитывать, что необходимо точное соблюдение их положений, включая оформление всех предусмотренных в них документов (например, актов).
При рассмотрении дел суды строго оценивают выполнение положений данных Инструкций. Обратимся к примерам судебной практики.
В первую очередь, рассмотрим пример судебного дела №А56-12435/2016 о применении Инструкции №П-7, которое наглядно демонстрирует необходимость соблюдения покупателем положений данной Инструкции при приёмке товара по качеству.
Суть дела такова.
Между поставщиком и покупателем был заключен договор поставки нефтепродуктов. В связи с неполной оплатой поставленных нефтепродуктов поставщик предъявил в Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области иск к покупателю о взыскании задолженности за поставленные нефтепродукты и проценты за пользование чужими денежными средствами. Покупатель предъявил встречный иск об уменьшении стоимости нефтепродуктов и взыскании излишне уплаченных денежных средств по договору поставки. Обоснование встречного иска покупателя состояло в том, что поставщик поставил покупателю нефтепродукты ненадлежащего качества.

В ходе судебного разбирательства были установлены и доказаны следующие обстоятельства, свидетельствующие о нарушениях положений Инструкции №П-7, допущенных покупателем при приемке товара:
1) Покупатель принял нефтепродукты без каких-либо претензий и замечаний по качеству, подписав товарные и товарно-транспортные накладные. В нарушение положений Инструкции №П7 покупатель не составил акт с указанием характера выявленных дефектов, не вызвал представителя поставщика для составления акта, не отобрал в установленном порядке пробы с оформлением двухстороннего акта отбора проб, не подписал акт о приемке нефтепродуктов по качеству с приложением к нему соответствующих документов.
2) Затем покупатель смешал данные нефтепродукты с другими нефтепродуктами и, уже сам будучи поставщиком, поставил их третьим лицам по договорам поставки. Естественно, что третьи лица предъявляли претензии не к нефтепродукту, поставленному поставщиком, а к смешанным покупателем нефтепродуктам. Поэтому утверждение покупателя о том, что именно из-за нефтепродукта поставщика получился некачественным смешанный нефтепродукт, является необоснованным. То есть действует известный принцип еще римского права, звучащий на латыни как «рost hoc ergo propter hoc» — после этого не значит вследствие этого.

В итоге арбитражный суд удовлетворил требования поставщика и отказал покупателю в удовлетворении встречного иска.
В других примерах судебной практики отмечается, например, что к нарушениям положений Инструкции №П-7 относится, в частности, несоставление акта об обнаружении скрытых недостатков, осуществление отбора проб товара при его приемке без вызова представителя поставщика (Постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.10.2017 по Делу №А56-54993/2016, 07.06.2017 по Делу №А13-10518/2016).
Исходя из вышеизложенного, практический совет состоит в том, что при применении данных Инструкций нужно строго выполнять все содержащиеся в них требования по приемке товара и оформлению необходимых документов.
Если имеется возможность не применять данные Инструкции, регламентировав собственный порядок сдачи-приемки товара, то целесообразнее регламентировать в договоре поставки такой порядок.

А.А. Рудаков — юрисконсульт компании М-СТАЙЛ.

Остались вопросы? Задайте на форуме!

Если вам понравился этот материал, присоединяйтесь к нашему клубу единомышленников в «ВКонтакте», «Одноклассниках» или на «Facebook».

А это — на наш полезный и весёлый «Instagram». И «Google+».

Twitter — для любителей кратких форм.

Защита по пунктам. Инструкции П-6 и П-7

Процедура приемки товара и по сей день остается краеугольным камнем в отношениях между поставщиком и покупателем. Один из способов обезопасить себя от недоразумений, связанных с приемкой товара, – это следовать Инструкциям П-6 и П-7

Гражданским кодексом РФ установлены правила, согласно которым в сделках купли-продажи или поставки товар должен быть передан покупателю в надлежащем количестве, а также надлежащего качества (ст. 469). Только в этом случае обязанности продавца (поставщика) могут считаться выполненными.

Пункт 2 статьи 513 ГК РФ регламентирует обязанность покупателя проверить полученный товар по качеству и количеству в порядке и в сроки, установленные правовыми актами, договором и обычаями делового оборота.

Для поставщика важно определить момент перехода рисков гибели или повреждения товара и «привязать» к нему момент, когда покупатель должен произвести определенные действия, направленные на получение товара. Покупатель в свою очередь заинтересован в том, чтобы получить товар надлежащего качества, а не кота в мешке. Не меньшее значение для покупателя имеет возможность заявить претензию, если качество полученного товара не соответствует тому, о котором он первоначально договорился с поставщиком.

Статья 474 ГК РФ предписывает, чтобы порядок и условия проверки качества товара, которые будут применяться поставщиком и покупателем, были одними и теми же и чтобы они соответствовали правилам, установленным законом, иными правовыми актами или обязательными требованиями государственных стандартов. То есть согласование условий и порядок приемки товаров по качеству должны быть прописаны в договоре поставки. Таким образом, детальное описание в договоре процедуры приемки товара является залогом длительных, свободных от безосновательных претензий, отношений. Чем точнее в договоре будет описан весь процесс, начиная с получения товара от поставщика или перевозчика и заканчивая составлением актов и рекламаций, тем меньше у сторон шансов стать участниками судебного разбирательства.

Основные моменты процедуры приемки товара

При составлении проекта договора купли-продажи или поставки целесообразно включить в статью, описывающую процесс получения и приемки товара покупателем, указание на применение к нему норм, содержащихся в двух документах: в Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража при Совете министров СССР от 15 июня 1965 г. № П-6 (далее – Инструкция П-6), и в Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной постановлением Госарбитража при Совете министров СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7 (далее – Инструкция П-7), в части, не противоречащей действующему гражданскому законодательству, а также с учетом правил, установленных самим договором. Хозяйственная и судебно-арбитражная практика признают Инструкции П-6 и П-7 одними из существенных компонентов делового оборота. Таким образом, если стороны хотят максимально обезопасить себя от недоразумений, связанных с приемкой товара, необходимо включить в договор условия об использовании указанных Инструкций. Однако следует иметь в виду, что Пленум Высшего арбитражного суда РФ закрепил в своем постановлении от 22 октября 1997 г. № 18 принцип, согласно которому положения Инструкций П-6 и П-7 о приемке товара по количеству и качеству соответственно могут применяться покупателем только в том случае, если это предусмотрено договором поставки. Договор имеет приоритет над положениями упомянутых выше инструкций. Кроме того, не лишним будет учитывать соотношение Инструкций П-6 и П-7 с другими нормативными документами (например, государственными и отраслевыми стандартами, нормы которых применяются даже в случае расхождений с Инструкциями).

Процедура приемки

Процесс принятия товара покупателем условно можно разделить на несколько этапов:

1) приемка товара по количеству мест в соответствии с сопроводительными документами;

2) осмотр товара на предмет наличия явных (видимых) внешних повреждений (дефектов) либо повреждений упаковки;

3) приемка товара по количеству (проверка внутритарной недостачи) и комплектности;

4) приемка товара по качеству, в том числе определение наличия скрытых дефектов, заводского брака и т. п.;

5) обнаружение недостатков, устранение которых предусмотрено гарантийными обязательствами поставщика или производителя.

При этом покупатель может получить товар как от перевозчика, так и непосредственно от поставщика.

Приемка товара по количеству

Как мы уже упомянули, приемка товаров по количеству включает в себя как минимум два этапа: проверку по количеству мест и проверку по комплектности. Как только сотрудники покупателя завершили проверку груза по количеству мест и заверили приемку товара, наступает момент перехода рисков и права собственности с поставщика на покупателя. Этот момент и есть та точка времени, начиная с которой поставщик считается выполнившим свою обязанность по передаче товара покупателю. Такой точкой времени может быть:

момент передачи товара покупателю на складе поставщика (самый простой вариант – получатель пересчитывает товар и удостоверяет своей подписью наличие количества мест, совпадающего с указанным в товарной накладной);

момент сдачи поставщиком товара перевозчику для доставки его покупателю;

момент получения покупателем товара от перевозчика (если договором предусмотрена обязанность поставщика доставить товар).

В пункте 4 Инструкции П-6 на этот счет сказано следующее: «При приемке грузов от органа транспорта предприятие-получатель в соответствии с действующими на транспорте правилами перевозок грузов обязано… потребовать от органов транспорта выдачи груза по количеству мест или весу во всех случаях, когда такая обязанность возложена на них правилами, действующими на транспорте, и другими нормативными актами». В случае обнаружения расхождений между фактическими данными и данными, указанными в сопроводительных документах, покупатель обязан потребовать от перевозчика составления соответствующего акта, а если перевозчик неправомерно отказывается от этого, то обжаловать такой отказ в установленном порядке.

Рекомендации

В акте о недостаче продукции обязательно укажите:

— наименование и адрес отправителя (изготовителя) и поставщика;

— дата и номер телеграммы о вызове представителя отправителя;

— дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной (коносамента);

— дата отправки продукции со станции отправления или со склада отправителя;

— дата прибытия продукции на станцию назначения, время выдачи груза органом транспорта или вскрытия вагона, контейнера и т. д., время доставки продукции на склад получателя;

— номер и дата коммерческого акта (если он составлялся);

— условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки, а также сведения о том, что взвешивание проводилось на исправных весах. Существует прецедент отказа арбитражного суда в удовлетворении требования получателя товара (истца) о признании поступления товара с недостачей, поскольку его взвешивание производилось на не сертифицированных и не прошедших проверку весах;

— состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, дата вскрытия тары;

— порядок отбора продукции с указанием оснований (при выборочной проверке);

— за чьим весом или пломбами (отправителя или органа транспорта) отгружена продукция, исправность пломб и т. д.;

— транспортная и отправительская маркировка мест;

— каким способом определено количество недостающей продукции, могла ли она вместиться в тарное место, вагон, контейнер и т. д.;

— точное количество недостающей продукции, ее стоимость;

— заключение о причинах и месте образования недостачи;

— другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте.

Кроме того, Инструкцией П-6 прямо установлены возможные места приемки товаров «по весу брутто и по количеству мест продукции, поставляемой в таре». Такими местами могут выступать:

склад получателя – при доставке продукции поставщиком;

склад поставщика – при вывозе продукции получателем;

место вскрытия опломбированных или место разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или склад органов транспорта – при доставке и выдаче продукции органом железнодорожного, водного, воздушного или автомобильного транспорта.

Приемка осуществляется в довольно сжатые сроки, которые не должны превышать 10 дней, а для скоропортящейся продукции – 24 ч. Исключение сделано лишь для районов Крайнего Севера, где из-за специфических транспортных условий максимальный срок приемки составляет 60 дней. На данном этапе приемка товара должна производиться как минимум двумя сотрудниками, назначаемыми руководителем организации (это могут быть, например, складские работники).

Следующий этап в проверке количества поступившего товара – это приемка товара по внутритарному количеству или весу нетто. Пункт 7 Инструкции П-6 гласит: «Приемка продукции, поступившей в исправной таре, по весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится, как правило, на складе конечного получателя». Условие это вполне логично, поскольку целостность упаковки товара не должна нарушаться ни в пути следования к складу покупателя, ни на складе поставщика, если покупатель забирает товар самовывозом. Если же это условие нарушено, то необходимо проверить товар на наличие внутритарных недостач.

Пункт 13 Инструкции П-6 устанавливает правила проверки веса нетто, когда перевесить прибывшую продукцию без тары невозможно. В таком случае покупатель обязан проверить вес брутто в момент получения товара, затем, освободив продукцию от тары, взвесить саму тару. Путем несложного арифметического действия – вычитания получившейся цифры из веса брутто – мы и получим искомый показатель веса нетто. При этом Инструкция П-6 запрещает определение веса нетто путем вычета веса тары из веса брутто по данным, указанным в сопроводительных и транспортных документах, без проверки фактического веса брутто и веса тары.

Выборочная (частичная) проверка количества товара с распространением результата на всю партию допускается в ситуациях, предусмотренных соответствующими стандартами или иными нормативно-правовыми документами.

При несоблюдении покупателем требований Инструкций П-6 и П-7 об обязательном извещении поставщика о поставке продукции ненадлежащего количества или качества арбитражный суд обязывает покупателя принять и оплатить полученный товар (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 6 сентября 2004 г. № КГ-А40/7816-04).

Для иногородних и одногородних отправителей Инструкцией П-6 предусмотрен различный порядок реагирования на вызов представителя. Так, иногородний отправитель (изготовитель) обязан в течение 24 ч ответить телеграммой или телефонограммой, будет ли направлен представитель для участия в дальнейшей приемке. Отсутствие ответа в указанный срок дает покупателю право осуществить приемку в одностороннем порядке еще до истечения срока явки представителя (три дня без учета времени, необходимого для проезда). Представитель одногороднего отправителя обязан явиться не позднее чем на следующий день (если продукция скоропортящаяся – в течение четырех часов). Но вне зависимости от того, «из каких городов и весей» прибывает представитель, он должен иметь необходимые полномочия. Кстати, представителем может быть и некое предприятие, находящееся в месте получения продукции и уполномоченное на то отправителем.

В уведомлении о вызове представителя должно быть указано:

наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;

количество недостающей продукции и характер недостачи (количество отдельных мест, внутритарная недостача и т. п.);

состояние пломб;

стоимость недостающей продукции;

время, на которое назначена приемка продукции по качеству.

Даже если представитель отправителя не явился по вызову получателя, последний должен привлечь к проверке представителя либо другого предприятия, либо общественности. Получатель имеет право провести одностороннюю проверку только в случае, если отправитель дал на это свое согласие. Заметим однако, что на практике это правило фактически не работает, поэтому стороны стараются закрепить за собой право односторонней приемки товара с составлением соответствующего акта и предоставлением его поставщику в дальнейшем вместе с претензией уже в ходе обсуждения условий договора. Акт должен быть составлен в тот же день, когда проводилась приемка и была выявлена недостача, подписан членами комиссии (состоящей, как правило, не менее чем из трех человек) и утвержден руководителем организации-получателя.

Остановите приемку!

Если при приемке продукции будет обнаружена недостача, то покупатель обязан:

приостановить дальнейшую приемку;

обеспечить сохранность продукции, не допуская при этом ее смешивания с другой однородной продукцией;

составить акт с подписями всех проверяющих и вызвать для участия в продолжении приемки и составления двустороннего акта представителя одногороднего отправителя либо изготовителя. Если отправитель (изготовитель) находится в другом городе, то обязанность вызова его представителя должна быть установлена специальными правилами либо договором.

О результатах рассмотрения полученной претензии отправитель обязан известить получателя в срок, предписанный договором или нормативными актами. Если выяснится, что ответственность за недостачу лежит на перевозчике, получатель обязан в установленном порядке предъявить претензию соответствующему органу транспорта.

Для справки

Товарная экспертиза состоит в определении соответствия товара установленным стандартам качества и условиям договора, выяснении причин брака или снижения качества и составлении рекомендаций о соответствующем снижении стоимости товара, а также о возможностях его дальнейшего использования. Товарную экспертизу могут проводить бюро товарных экспертиз, экспертные отделы при торгово-промышленных палатах, специализированные экспертные или инспекционные организации.

Экологическая экспертиза определяет воздействия товара на человека и окружающую среду.

Экономическая экспертиза (проводится достаточно редко) устанавливает правильность расчета цены на товар в зависимости от величины производственных, транспортных и иных затрат.

Технологическая экспертиза позволяет определить соответствие продукции технологическим и производственным нормативам.

Результаты любой экспертизы должны быть оформлены актом либо экспертным заключением с подробным описанием метода ее проведения, отбора проб и сделанных выводов. Такой акт (заключение) должен быть подписан экспертом и заверен печатью экспертной организации.

Арбитражная практика подтверждает данную норму. Так, пункт 15 постановления Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18 гласит: «Если при разрешении спора выявляются обстоятельства, свидетельствующие о том, что недостатки товара явились следствием нарушения правил перевозки груза, за которую отвечает перевозчик, ответственность за эти недостатки не может быть возложена на поставщика».

ПРИЕМКА ТОВАРА ПО КАЧЕСТВУ

В процессе выгрузки товара из транспортного средства или при получении его на складе поставщика получатель обязан осуществить первый этап проверки качества товара – осмотр на предмет наличия внешних повреждений тары (упаковки) либо самого товара. Инструкция П-7 предписывает получателю товара в ходе приемки груза от органов транспорта проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, а именно:

уточнить, соответствует ли наименование груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе;

проверить, были ли соблюдены установленные правила перевозки, обеспечивающие предохранение груза от повреждения и порчи, а также сроки доставки.

Порядок приемки груза от органов транспорта точно такой же, как и установленный Инструкцией П-6.

Приемка по качеству и комплектности товара производится, как правило, на складе получателя. На проведение этой процедуры отведены следующие сроки (с момента поступления продукции на склад получателя):

при иногородней поставке – не позднее 20 дней;

при одногородней поставке – не позднее 10 дней;

для скоропортящейся продукции – 24 ч;

в районах Крайнего Севера и других отдаленных районах – от 30 до 60 дней в зависимости от вида товара.

Стороны имеют право предусмотреть договором иные сроки для проверки продукции по качеству, если это обусловлено спецификой товара. Однако при этом следует иметь в виду, что машины, оборудование, приборы и другая продукция, поступившая в таре и имеющая гарантийный срок службы, должна быть проверена не позднее установленных гарантийных сроков.

Для выявления скрытых недостатков Инструкция П-7 предоставляет получателю четырехмесячный срок. При обнаружении таких недостатков покупатель должен в пятидневный срок составить соответствующий акт. В случае вызова представителя отправителя этот срок может быть увеличен на время, необходимое представителю для прибытия к месту приемки.

В Инструкции П-7 дано и определение скрытых недостатков товара: «Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции».

Приемка продукции по качеству и комплектности должна производиться в точном соответствии со стандартами, техническими условиями и другими обязательными для сторон правилами и нормами. В случае выявления дефектной или некомплектной продукции, как и при приемке по количеству, получатель обязан приостановить приемку, составить акт, в котором будет указано количество осмотренной продукции и характер выявленных дефектов, а также вызвать представителя отправителя (для одногороднего – обязательно, для иногороднего – в предусмотренных правилами или договором ситуациях).

Сроки явки представителя, оформление его полномочий и порядок участия в приемке продукции аналогичны установленным Инструкцией П-6. Если представитель отправителя так и не явился, получатель вправе привлечь к участию в приемке товара по качеству эксперта бюро товарных экспертиз (а в настоящее время и эксперта торгово-промышленной палаты своего региона).

Если стандартами или другими обязательными правилами для определения качества продукции предусмотрен отбор проб (образцов) товара, лица, участвующие в приемке продукции по качеству, обязаны выполнить это требование, попутно составив акт. Отобранные образцы должны быть опломбированы или опечатаны и снабжены соответствующими этикетками, подписанными участниками отбора. Одна из отобранных проб остается у получателя, а другая направляется отправителю продукции. Дополнительные образцы передаются на анализ (если это предусмотрено действующим законодательством) в лаборатории или научно-исследовательские институты.

На основе полученных результатов приемки продукции по качеству и комплектности составляется акт о фактическом качестве и комплектности товара. Перечень сведений, которые должны содержаться в этом документе, фактически совпадает с приведенным выше перечнем, касающимся проверки продукции по количеству, с учетом, конечно же, того факта, что приемка проводилась в отношении качества и комплектности.

Следует отметить, что арбитражные суды не принимают в качестве доказательства несоответствия полученного товара обещанному качеству акты, составленные с нарушением требований, установленных Инструкцией П-7, в частности, в которых отсутствуют необходимые сведения (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 18 июля 2005 г. № КГ-А40/5549-05).

Акт подписывается всеми членами комиссии, если же кто-то из них не согласен с ним, об этом делается соответствующая отметка. Точно так же составляется и акт о скрытых недостатках продукции. Если между отправителем и получателем возникнут разногласия о характере выявленных дефектов и причинах их появления, то для определения качества продукции получатель обязан пригласить эксперта бюро товарных экспертиз или другой компетентной организации. Отправитель или изготовитель вправе опротестовать заключение эксперта в вышестоящей организации или суде. Копия заявления направляется другой стороне.

В случае принятия получателем продукции, переведенной по результатам приемки по качеству в более низкий сорт, она должна быть перемаркирована за счет отправителя. Кроме того, если в связи с этим предъявляется претензия о возмещении разницы стоимости продукции (уценки), получатель обязан приложить к такой претензии документы, подтверждающие оприходование продукции или справку о реализации продукции по цене того сорта, в который она переведена, за подписью руководителя и главного бухгалтера.

ОСОБЕННОСТИ ПРИЕМКИ ИМПОРТНЫХ ТОВАРОВ

Приемка импортных товаров имеет свои особенности. Если требования к приемке не определены контрактом, то стороны должны руководствоваться Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов, утвержденной Госарбитражем СССР 15 октября 1990 г. Как и Инструкции П-6 и П-7, она действует в качестве документированного обычая делового оборота.

Согласно данной Инструкции, приемка получателем товаров от органов транспорта и почтовых отправлений от органов связи должна осуществляться в соответствии с правилами, действующими на транспорте и в органах связи.

Уведомите представителя!

В уведомлении о вызове представителя должны быть перечислены следующие сведения:

наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа;

основные недостатки, обнаруженные в продукции;

время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности;

количество некомплектной продукции или продукции ненадлежащего качества.

К приемке импортных товаров по количеству, качеству и комплектности получатель должен привлечь эксперта торгово-промышленной палаты или аварийного комиссара, а если это невозможно, то компетентного представителя незаинтересованной организации, не входящей в одну с получателем систему, полномочия которого должны подтверждаться документом, выданным организацией, направившей представителя.

Обратите особое внимание на то, что акты приемки по количеству и качеству должны составляться раздельно по каждой партии товара, отгруженной по одной международной транспортной накладной. Акт приемки или экспертизы вместе с соответствующей претензией должны быть направлены в течение семи дней продавцу товара.

Наталья Теплинская

Начальник юридического отдела

Группы компаний «Акрилан»,

магистр юриспруденции

«Складские технологии»

Если Вам нужно стабилизировать организацию, то важно описать ее деятельность, чтобы затем обучать и мотивировать сотрудников. Чтобы каждый понимал что и зачем нужно делать и за что отвечать.
Разбирая этот предмет, за десять лет пришел к выводу, что идеальная модель состоит из 7П:

1. Продукты
2. Подразделения
3. Посты
4. Персоны
5. Процессы
6. Процедуры
7. Показатели

Описав эти 7П и выстроив между ними правильные отношения, можно получить идеальную модель организации.
Теперь давайте пройдемся по каждому пункту и поймем что важно описывать в каждом из них.

Опишем каждую из 7 сущностей

Продукты

Тут важно понять что продукты описываются для клиентов. Для тех кто ими пользуется. Потому основое что тут нужно описать, это его ценность и то как получить продукт. В самом простом варианте это может быть описание услуги и кнопка на заявку.
В более сложном варианте, это может быть целый регламент получения услуги или товара. С разделом частых вопросов и документацией к продукту.
Идеальный пример продуктового каталога: это различные Интернет-магазины, сайт услуг связи типа Мегафон или портал Госуслуги.
У нас в компании есть отдельная страница, которая зовется «Услуги» и там представлен набор основных продуктов, которые нужны сотрудникам для работы.

Если Вам нужен порядок в компании, то такой каталог продуктов обладает весомой ценностью и позволяют существенно упростить взамодействие между подразделениями и сотрудниками.

Подразделения

В России это понятие часто зовется как оргструктура. Только описывается оно не верно. Зачастую это набор прямоугольников и стрелочек, кторый показывает кто кому подчиняется. Иногда полезный, но зачастую бестолковый и бессмысленный инструмент.
Как описывать подразделение?
С моей точки зрения, подразделения должны быть описаны как иерархическая структура, где каждый узел должен содержать следующие данные:

• Ответственный — персона, которая отвечает за это подразделение
• Продукт (ЦКП) или Ценный Конечный Продукт этого подразделения. По стандарту ИСО 9000 продукт это результат деятельности подразделения. Вот правильно определить и сформулировать продукт подразделения бывает довольно сложно. Но очень полезно. Сотрудники будут лучше понимать что и зачем они делают.
• Посты — какие посты есть в этом подразделении и кто их занимает? Отчасти это похоже на понятие штатного расписания. Мы будем знать сколько сотрудников в этом подразделении и кто за что отвечает?
• Показатели — важно понимать по каким показателям оценивается это подразделения и за что именно отвечает ответственный?
• Дочерние подразделения — какие подразделения входят в это подразделение? Если есть.
• Родительское подразделение — какому подразделению подчиняется это подразделение? Если это головное подразделение, то можно сказать что оно управляет только дочерними.
• Контактыне данные — как связаться с подразделением?

Примеры
Приведу лишь короткий список как пример подразделений:

• Отдел маркетинга
• Канцелярия
• Департамент ИТ
• Офис владельца
• Совет директоров
• Управление закупок

Посты

Пост — это участок за который отвечает сотрудник. Можно сказать что это должности.
Описание поста очень похоже на описание подряздаления, но есть отличия:

• Ответственный — указываем персону, которая занимает пост
• Продукт — у каждого поста также должен быть описан продукт. Иначе берется продукт подразделения.
• Показатели — каждый пост оценивается по каким то показателям. Свои или подразделения.
• Подразделение — к какому подразделению относится пост?
• Контактные данные — как связаться с постом? Могут браться из подразделения.

Частая ошибка заключается в том, что в орг структуре одна персона занимает только один пост. Зачастую это искревляет картину мира. В реальности часто бывает так, что одна персона (человек), может занимать несколько различных постов в организации. Это называется «совмещение».
Если вдаваться в крайности, то в микробизнесе, может быть ситуация, когда есть всего один человек со статусом ИП, но по факту он уже представляет из себя организацию из 5-10 постов, где на каждом посту стоит один и тот же человек. Он отвечает за прибыль, за продажи, за производство, за закупки и за все подряд. Вся структура находится у него в голове. Просто с ростом бизнеса, он начинает заменять часть постов на других сотрудников.
Мы пошли чуть дальше, и у нас пост может занимать другая компания. Например у нас бухгалтерия на аутсорсинге. И в качестве ответственного за пост указана персона из другой организации. Наш куратор в аутсорсинговой бухгалтерии.

Персоны

По сути это список персон. Конкретные люди, которые работают в организации или в других организациях. Эти персоны становятся ответственными за подразделения или за посты.
Посты остаются не изменными, но персоны могут меняться. Например мы можем снять с поста специалиста по маркетингу Петра и поставить туда Ольгу. Пост останется тот же, контактные данные как правило те же, но персона меняется.
Одна персона может отвечать сразу за несколько подразделений или постов. Это по сути совмещение. На разных постах она может оцениваться по разному и иметь разные формы вознаграждения.
Запись персоны как правило содержит базовые данные:

• ФИО
• Контактные данные

Процессы

Процесс — это порядок действий для получения продукта. Продукт — это результат процесса или подразделения. Эти понятия взяты из стандарта ИСО 9000.
Мы используем методику 5Ш для описания каждого бизнес-процесса.
По сути процесс — это инструкция, которая описывает порядок действий в 5 шагов:

1. определение — как определяется событие старта по этому процессу. Как понять когда начать работу по этому процессу?
2. регистрация — как регистрируются операции по этому процессу? в 1С, в CRM или в ERP системе?
3. подготовка — что мы делаем на этапе подготовки?
4. исполнение — что мы делаем на этапе исполнения?
5. закрытие — как мы заркываем операцию? что нужно нажать в ИС, или куда и как подшить бумажные документы по окончанию?

У процесса указываем к какому подразделению он относится? Один процесс может относиться сразу к нескольким подразделениям.
Тут есть одна популярная ошибка и засада. Которая звучит как «Подпроцесс». Такого понятия не существует. Но автор по молодости и глупости прибегал к этому понятияю, пока не ввел в формулу сущность Подразделения. Подпроцессы нужны были чтобы отразить иерархию. Но с опытом пришло понимание что иерархия может быть только у подразделений. А процессы это таксономия плоского типа и тут не может быть подпроцессов. Это сложная идея, которую не просто передать коротко. Потому если кто-то хочет поспорить, то можно будет отразить ее отдельной статьей.

Процедуры

Вот это еще одна очень интересная и не простая сущность. Я долго не мог найти ей место в нашей базе знаний.
По стандарту ИСО 9000 она звучит примерно так: установленный порядок действий. И она очень похожа в этом плане на определение термина «Процесс». Разница лишь в том, что процесс описывает получение продукта, а процедура нет.
Чтобы понять ее назначение, приведу примеры:
1. Процесс «Закупки». В общем виде он состоит из 5 шагов. Но закупки бывают разные. Например в нашем случае мы можем закупать услуги субподрядчиков, разные виды хостинга и цифровых продуктов (темы, шаблоны, модули) на разных рынках и у разных поставщиков. Часть из которых имеет особенности. Так вот процесс Закупки — всегда выглядит одинаково и описывает общий порядок действий. А процедуры описывают особенности для некоторых конкретных случаев. Например у нас описаны процедуры закупки на рынке ThemForest и процедура закупки хостингов и доменов на reg.ru.
2. Процесс «Поддержка». Он может включать в себя инциденты, запросы на обслуживание, консультации. Причем запросы на обслуживание могут еще подразделеяться на типы: Сброс пароля, Выдача доступа и т д. Процесс один, у него один порядок общих действий и оценивается он как правило по одним показателям типа «среднее время закрытия» и «количество операций закрытых на первой линии без эскалации». Но процедур там может быть очень много. И в зависимости от ситуации, специалист может отрабатывать процесс по разным процедурам.
Процедуры как правило привязываются к процессу. Чтобы понимать какие формы может принимать процесс. А специалист на странице процесса мог открыть любую их указанных процедур и выполнить ее как полагается.

Показатели

Это понятие думаю всем знакомо. Важно определить показатели по которым мы оцениваем результаты.
Но результаты чего? И как?
В этом вся соль.
Показатели как правило описываются для следующих сущностей:

• Подразделения — как оценивается подразделение?
• Посты — как оцениваются посты?
• Процессы — как оцениваются процессы?
• Процедуры — редко, но нужно некторые процедуры тоже оценивать.

Резюме

Вот мы описали 7 сущностей описания организации или орг структуры.
Отмечу что просто взять и описать это все — довольно сложно.
Я долго искал подходящий для этих целей инструмент. И в итоге остановил свой выбор на системе WordPress. Плюс два плагина: Custom Post Maker + AdvancedCustomFields. Плюс ряд своих плагинов.
Сейчас это уникальная разработка, которая в полной мере используется только у нас и частично реализована у наших клиентов. Ее стоимость нам обошлась в 2 дня работы программиста 🙂 А сама платформа бесплатная.
Если описать ее тезисами то она выглядит так:

• Струтура продуктов — позволяет понять что есть в наличии и быстро заказать внутреннюю услугу (получить доступ, устранить ошибку, открыть вакансию) или запустить закупку. Каталог продукто ограничен лишь фантазией и потребностью компании.
• Отдельная база подразделений, где они выстроены иерархически и у каждого подразделения указаны соответствующие данные
• Посты — добавляем посты и указываем там соответствующие данные. Включая ответственных.
• Персоны — мы видим кто работает в компании, кого как зовут и как связаться. Включая фотографии.
• Процессы — у нас описаны основные процессы по методу 5Ш. Это существенно снижает затраты на обучение.
• Процедуры — связываются с процессами и также позволяют снижать число вопросов и затраты на обучение
• Показатели — мало того что у каждой сущности описаны показатели по которым они оцениваются, так еще и есть модуль отчетов, который позволяет в реальном времени посмотреть показатели (статистики), и понять динамику (положительная или отрицательная).

Создание такой системы — не одноразовый проект. Это постоянная работа. Но затраты на ее создание окупаются с лихвой. Даже в базовой версии она уже позволяет существенно снизить операционные затраты организации, повысить качество продуктов и стабильность процессов.