Положение о системе внутреннего контроля

Положение о внутреннем контроле

Положение о внутреннем контроле за финансово-хозяйственной деятельностью Открытого акционерного общества «X»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели и задачи системы внутреннего контроля, принципы ее функционирования, а также органы Общества и лиц, ответственных за внутренний контроль.

1.2. Все изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся по решению Совета директоров Общества.

2. Структура

2.1. Внутренний контроль — это непрерывно действующий процесс, встроенный в деятельность Общества и направленный на повышение эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления наиболее оптимальным образом и с целью получения обоснованного и достаточного относительно достижения целей Общества подтверждения в следующих сферах:

• эффективность и производительность деятельности, включая степень эффективности функционирования, получения прибыли и защиту активов;
• надежность и достоверность финансовой отчетности;
• соответствие применимому законодательству и нормам права, которые регулируют деятельность,

2.2. Система внутреннего контроля — это совокупность организационной структуры, контролирующих мер, процедур и методов внутреннего контроля, регламентированных внутренними документами, организованных и: осуществляемых в Обществе Советом директоров, руководством и другими сотрудниками на всех уровнях и по всем функциям.

2.3. Процедуры внутреннего контроля — это совокупность мер, осуществляемых Ревизионной комиссией Общества, Комитетом по аудиту Совета директоров Общества, Советов директоров Общества, Единоличным исполнительным органом Общества (Генеральным директором), а также иными подразделениями Общества, уполномоченными осуществлять внутренний контроль (далее—подразделения Общества), и направленных на выявление нарушений законодательства и внутренних документов Общества при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, на оценку эффективности достижения Обществом поставленных целей, а также взаимодействия субъектов внутреннего контроля между собой в процессе реализации процедур внутреннего контроля.

2.4. Основной целью внутреннего контроля является получение уверенности в том, что Общество достигает поставленных целей деятельности наиболее эффективным способом.

2.5. Внутренний контроль призван обеспечить:

• сохранность активов, экономичное и эффективное использование ресурсов Общества;
• соблюдение требований действующего законодательства, внутренней политике, стандартов и процедур Общества;
• выполнение бизнес-планов Общества;
• полноту и достоверность бухгалтерской и финансовой отчетности, управленческой информации Общества;
• выявление и анализ рисков в момент их возникновения в деятельности Общества;
• планирование и управление рисками в деятельности Общества.

3. Принципы функционирования системы внутреннего контроля

3.1. Система внутреннего контроля в Обществе строится на следующих принципах:

• постоянное функционирование системы внутреннего контроля;
• подотчетность всех участников системы внутреннего контроля — качество выполненных контрольных функций каждым лицом контролируется другими участниками системы внутреннего контроля;
• разделение обязанностей между работниками Общества;
• надлежащее одобрение и утверждение всех финансово- хозяйственных операций уполномоченными лицами в пределах соответствующих полномочий;
• обеспечение организационной обособленности подразделения Общества, осуществляющего ежедневный внутренний контроль и его функциональная подотчетность Совету директоров через Комитет по аудиту;
• ответственность всех субъектов внутреннего контроля за надлежащее выполнение контрольных функций;
• взаимодействие всех подразделений и служб Общества, осуществляющих контроль за финансово-хозяйственной деятельностью;
• своевременность передачи сообщений о выявленных нарушениях и отклонениях в максимально короткие сроки.

4. Компоненты системы внутреннего контроля

4.1. Система внутреннего контроля включает следующие взаимосвязанные компоненты:

• контрольная среда, включающая компетентность сотрудников компании, политику руководства, способ распределения руководством полномочий и ответственности, структуру организации и повышение квалификации сотрудников, а также руководство и управление со стороны Совета директоров;
• оценка рисков — представляющая собой идентификацию и анализ соответствующих рисков при достижении определенных задач, связанных между собой на различных уровнях;
• деятельность по контролю, обобщающая политику и процедуры, которые помогают гарантировать, что директивы руководства исполняются, и включающая ряд действий, таких как: выдача одобрений, подтверждений, проведение проверок, контроль текущей деятельности, гарантия безопасности активов и разделение полномочий;
• деятельность по информационному обеспечению и обмену информацией, направленная на своевременное и эффективное выявление данных, их регистрацию и обмен ими, в целях формирования у всех субъектов внутреннего контроля понимания принятых в Обществе политики и процедур внутреннего контроля и обеспечения их исполнения;
• мониторинг — процесс, включающий в себя функции управления и надзора, во время которого оценивается качество работы системы внутреннего контроля.

5. Органы и лица, ответственные за внутренний контроль

5.1. Внутренний контроль осуществляется Советом директоров Общества, Ревизионной комиссией, Комитетом по аудиту, Отделом внутреннего аудита, Единоличным исполнительным органом (Генеральным директором), а также другими сотрудниками Общества на всех уровнях, и при этом каждый несет ту или иную ответственность за внутренний контроль.

5.2. Функции, права и обязанности, ответственность участников внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предусмотрены организационно-распорядительными документами Общества. Данные документы, равно как и иные документы, затрагивающие вопросы внутреннего контроля, не могут противоречить настоящему Положению.

5.3. В целях обеспечения системного характера контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества проведение процедур внутреннего контроля осуществляется уполномоченным подразделением Общества — Отделом внутреннего аудита, ответственным за внутренний контроль, во взаимодействии с другими органами и подразделениями Общества,

5.4. В функции Совета директоров входит:

• определение направления и одобрения определенных операций и стратегий системы внутреннего контроля;
• ежегодное сообщение на Годовом общем собрании акционеров Общества о результатах проведения анализа и оценки надежности и эффективности системы внутреннего контроля, основанного на данных регулярных отчетов Единоличного исполнительного органа, внутреннего и внешнего аудиторов, Ревизионной комиссии, информации из других источников и собственных наблюдениях по всем аспектам внутреннего контроля, включая: финансовый контроль, операционный контроль, контроль над соблюдением законодательства, контроль внутренних политик и процедур;
• определение структуры и состава подразделения Общества, ответственного за внутренний контроль;
• совершенствование процедур внутреннего контроля.

5.5. Ответственность за организацию контроля над достоверностью и полнотой финансовой отчетности, надежностью и эффективностью системы внутреннего контроля Общества лежит на Комитете по аудиту Совета директоров. Роль, цели, задачи, полномочия Комитета по аудиту отражены в Положении о Совете директоров Общества.

5.6. Ответственность за ее функционирование в соответствии с утвержденной Советом директоров политикой в области внутреннего контроля Общества возлагается на Единоличный исполнительный орган (Генерального директора), Единоличный исполнительный орган Общества внедряет процедуры системы внутреннего контроля и обеспечивает ее эффективное функционирование, своевременно информируя Совет директоров обо всех значительных рисках Общества, недостатках системы внутреннего контроля, о планах и мероприятиях по их устранению.

5.7. Сотрудники (включая руководителей) подразделений любого уровня в пределах своей компетенции принимают непосредственное участие в детальной разработке стратегий и процедур по осуществлению контроля. В их обязанности входит справляться с нестандартными ситуациями и проблемами по мере их возникновения. О значительных вопросах или возникших по конкретной сделке рисках сотрудники докладывают вышестоящему руководству Общества.

5.8. Ответственность за осуществление регулярного контроля над исполнением процедур внутреннего контроля, а именно за соответствием финансово-хозяйственных операций Общества законодательству Российской Федерации и Уставу Общества, а также над полно той и достоверностью бухгалтерской и финансовой отчетности лежит на Отделе внутреннего аудита, роль, цели и задачи которого отражены в Положении об отделе внутреннего аудита,

5.9. Отдел внутреннего аудита Общества отчитывается перед Комитетом по аудиту Совета директоров о результатах внутреннего аудита. Отдел внутреннего аудита сообщает о выявленных нарушениях процедур внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Комитету по аудиту.

5.10. Отдел внутреннего аудита Общества функционально подчиняется Комитету по аудиту Совета директоров, а административно Единоличному исполнительному органу (Генеральному директору),

6. Процедуры и методы внутреннего контроля

6.1. Процедуры внутреннего контроля Общества включают:

• определение взаимосвязанных и непротиворечащих целей и задач на различных уровнях управления Обществом;
• выявление и анализ потенциальных и существующих оперативных, финансовых, стратегических и других рисков, которые могут помешать достижению целей деятельности Общества;
• оценка существенных компонентов внутреннего контроля;
• определение критериев и оценки эффективности системы внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью;
• определение критериев и оценки эффективности работы структурных подразделений, должностных лиц и иных сотрудников Общества;
• рассмотрение финансовой и другой информации в сравнении с сопоставимой информацией за предыдущие периоды или с ожидаемыми результатами деятельности;
• использование адекватных способов умета событий и операций;
• проверку сохранности активов;
• надлежащее документирование процедур внутреннего контроля;
• регулярные оценки качества системы внутреннего контроля;
• доведение до всех сотрудников Общества их обязанностей в сфере внутреннего контроля;
• распределение ключевых обязанностей между сотрудниками Общества обязанностей по одобрению и утверждению, учету операций, выдаче, хранению и получению ресурсов, анализу и проверке операций;
• осуществление операций только теми лицами, которые наделены соответствующими полномочиями;
• иные процедуры, необходимые для достижения целей внутреннего контроля.

6.2. При проведении процедур внутреннего контроля применяются методы инспектирования, наблюдения, подтверждения, пересчета, а также иные методы, необходимые для осуществления процедур внутреннего контроля.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящее положение о внутреннем контроле (далее — Положение) Открытого акционерного общества **Х» (далее — «Общество») разработано на основании действующего законодательства Российской Федерации, Устава ОАО «X» {далее — Общество), Положения о Совете директоров ОАО **Х», Положения об отделе внутреннего аудита ОАО «X».

Положение о внутреннем контроле предприятия

В Положение могут вноситься дополнения и изменения по согласованию с Советом директором, утверждаемые приказом (распоряжением) руководителя.

7.3. Срок действия настоящего Положения неограничен.

Оглавление 1

1 Теоретические основы контроля в системе управления 2

1.1 Определение понятия контроля и его виды 2

1.2 Методы контроля 8

1.3 Этапы процесс осуществления контроля на предприятии 9

2 Анализ системы контроля на примере ООО «Мед-Лаб» 13

2.1 Основная характеристика предприятия, предмет деятельности и конечная цель 13

2.2 Описание действующей системы контроля 15

2.3 Мероприятия по усовершенствованию системы контроля на предприятии 18

1 Теоретические основы контроля в системе управления

1.1 Определение понятия контроля и его виды

Контроль является широко распространенным явлением в жизни общества. Он переплетается с другими процессами, поэтому его важная роль в управлении финансово-хозяйственной деятельностью не всегда заметна. Для понимания роли контроля в системе деятельности предприятия необходим анализ этой функции управления.

Контроль – одно из важных средств получения информации о том, какие процессы происходят в обществе в целом, отдельных его частях, различных сферах общественной жизни (экономической, политической, духовной), о соответствии поведения граждан правовым и общественным нормам. Контроль дает возможность своевременно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения, судить о правильности и эффективности принимаемых решений. Он способствует поддержанию дисциплины и порядка, соблюдению законности, усилению охраны прав и свобод граждан.

Слово контроль происходит от латинского «контра ротулюс», от которого затем образовалось французское словосочетание «контр роль», что означает сопоставление или противопоставление должного, заранее установленного (изменение с целью восстановления). В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Однако понятие «контроль» выходит за пределы понятия «контролирование (проверка) как вид административной деятельности». Оно охватывает собой и активную деятельность менеджера – управление. В процессе контроля менеджер не столько отдает приказы сотрудникам, сколько оценивает успешность выполнения намеченных организацией планов и удовлетворение потребностей внутренней и внешней среды.

Слово «контроль» первоначально использовалось в бухгалтерском учете для отражения практики хозяйственной деятельности организации. Именно этим значением и пользуется некоторая часть управляющих и теоретиков бизнеса. Однако функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой организацию можно удерживать на верном пути, сравнивая показатели её деятельности с установленными стандартами и планами.

В современных условиях хозяйствования слово «контроль» вызывает у субъектов предпринимательской деятельности отрицательные эмоции, поскольку у многих это понятие ассоциируется с такими явлениями, как ограничение, принуждение, запрет, привлечение к ответственности. Зачастую контроль относится к тем функциям управления, сущность и содержание которых чаще всего пользователями понимаются не совсем верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, – означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Цель контроля — выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. Следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Реализация контроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы, выяснить, как организация продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.

Таким образом, контроль – это аналитическая функция управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом управления комплекс мер по наблюдению за подготовкой, принятием и ходом реализации управленческих решений, а также по проверке фактического состояния дел на предприятии. Это регулярная деятельность менеджера по оценке выполненной работы и сопоставлению её с намеченными планах заданиями, включающая учет сырьевых, финансовых и материальных средств, использованных в процессе достижения намеченной предприятием цели, и поиск более рациональных путей их расходования .

В той или иной мере в деятельности каждого субъекта хозяйствования присутствуют различные виды контроля. Единство экономического содержания, предмета и метода – это то общее, что объединяет все его виды. Однако каждое его подразделение имеет свою сферу применения и специфику, обусловливающие классификацию контроля.

Итак, по объему, контроль может быть детальным и факторным. Детальный контроль возникает там, где сотрудники работают «на глазах» руководителя. Но, детальный контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет раздражать сотрудников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и его подчиненных.

Данный контроль приводит к тому, что многие работники постепенно утрачивают свою самостоятельность, сомневаясь в своих способностях. Они становятся неуверенными в себе, а поэтому начинают обращаться к руководителю по самым различным мелким вопросам, боясь брать на себя ответственность. Через некоторое время руководителю самому придется делать то, что ранее делали его работники.

Для того чтобы иметь представление о том, что делается, не нужно контролировать изо дня в день всех и вся. Вполне достаточно держать под контролем основные факты, от которых зависят результаты в узловых видах деятельности. Искусство руководства как раз и заключается в том, чтоб умело разработать факторную сеть контроля. Для этого необходимо, во-первых, определить перечень возможных слабых звеньев во взаимодействии работников между собой и, во-вторых, продумать систему наблюдения за ходом работ каждого.

Процесс контроля осуществляется разными руководителями по-разному. Одни пытаются контролировать все и вся, а некоторые не контролируют вообще ничего. При выборе объема контроля требуется исходить из степени развития коллектива, а именно, чем ниже уровень знаний и опыт работников, тем объемней должен быть контроль, и наоборот, чем выше их профессионализм, тем больше обязанностей должен делегировать руководитель, в том числе он должен отказываться от некоторого объема контроля, в замен на самоконтроль.

Если уровень контроля не соответствует уровню развития коллектива, то это отрицательно сказывается на производительности всей организации: во-первых, при более тщательном объеме тратится драгоценное время руководителя, которое он мог бы использовать для чего-то другого, с другой стороны, если не показать малоопытным работникам на текущие ошибки, то в следующий раз они могут повториться, следовательно, контроль должен быть текущим.

По периодичности выделяют три основных вида контроля:

1. Предварительный контроль

2. Текущий контроль

3.

Положение о внутреннем контроле

Заключительный контроль

По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Основными приемами предварительного контроля являются реализация, а не создание определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения плана, то их строгое соблюдение — это способ убедится, что работа развивается в заданном направлении, и задачи его проверить готовность организации к началу работы.

Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. В области трудовых ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации. В области материальных ресурсов контроль осуществляется за качеством сырья, чтобы произвести качественный товар.

В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет. Он отвечает на вопрос когда, сколько и каких средств безналичных или наличных потребуется организации. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением самой работы, скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена, или истекло отведенное для нее время. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми результатами.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

По уровню управления фирмы также широко используют такие формы контроля как финансовый и административный.

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, показатели финансового состояния (платежеспособность, ликвидность, зависимость и пр.). Анализ этих показателей осуществляется как отдельно по каждому центру ответственности, так и по фирме в целом.

Административный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной, текущим планированием, производственной программы, поэтому его объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В тоже время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижения намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов .

Страницы: следующая →

12Смотреть все

Похожие страницы:

1. Имидж фирмы и организация PR напримере норильский никель

   Реферат >> Менеджмент

   … имиджа фирмы напримере ОАО «Норильский … объект в систему отрицательных стереотипов … организации, контроля). Деятельность по … суммировав общие признаки имиджа … «Таймырский телеграф». ООО «Медиа платформа» действует в … пер. с англ. М.: Лаб. Базовых Знаний, 1999. …

2. Разработка стратегии диверсификации на предприятии

   Реферат >> Менеджмент

   … напримереООО … лабые стороны Недостаточность информации Низкая доля на … общего … На теплоходе к услугам туриста имеется салон отдыха, 2 ресторана, мед … ООО «Кама-траст». В процессе реализации проекта важно создать эффективную систему управления проектом и контроля …

3. Курс лекций по общему языкознанию

   Лекция >> Иностранный язык

   … другихзнаковых систем; е) проблема языковых универсалий, т. е. общих для … цензуру и полицейс­кий контроль, Гумбольдт подает в … в 1928 г. на I Международном конгрессе лин­гвистов напримере Балканского языкового союза … ukr.net Издательство ООО «Освита Украины» …

4. Разработка методики определения ультрамикрограммовых количеств тяжелых металлов методом инверсионной вольтамперометрии

   Дипломная работа >> Химия

   … систему. … Напримере … общих черт с методикой определения концентрации цинка, кадмия, свинца и меди … (ООО … контроля, и устраняют их. 2. Оперативный контроль погрешности методики 2.1. Оперативный контроль … E., Стромберг А. Г. Завод. лаб., 1970, 36, с. 18 …

5. Разработка жизнеспособного, экономически рентабельного бизнес проекта салона красоты

   Дипломная работа >> Экономическая теория

   … реализации и контроля инвестиционного проекта … Приведем несколько примеров представления … систему технических гарантий на … выделятся наобщем фоне. … «Персона Лаб» изначально … остановимся на компании «Константа Мед.». … и доп. — Минск: ООО «Новое знание»,. 2005. …

Хочу больше похожих работ…

Положение «О внутреннем контроле предприятия»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели и задачи, принципы, а также функции структурных подразделений и лиц, ответственных за ВК.

1.2. Система внутреннего контроля — совокупность системы органов управления и направлений ВК, обеспечивающая соблюдение порядка осуществления деятельности и достижения целей, установленных в разд. 2 настоящего Положения.

2. Система ВК создается в следующих целях:

2.1. Достоверность, полнота, объективность и своевременность составления и представления бухгалтерской, статистической и иной отчетности.

2.2. Соблюдение сотрудниками законодательства, нормативных правовых актов, стандартов саморегулируемых организаций, учредительных документов и иных локальных актов предприятия, в том числе исключение вовлечения сотрудников предприятия в противоправную деятельность.

2.3. Эффективность деятельности, включая экономичное использование ресурсов и обеспечение сохранности активов.

3. Система ВК предприятия строится на следующих принципах:

3.1. Разделение между сотрудниками обязанностей по созданию, приобретению, использованию, хранению, реализации и учету материальных ценностей.

3.2. Надлежащее одобрение и утверждение всех финансово-хозяйственных операций уполномоченными лицами в пределах соответствующих полномочий.

3.3. Обеспечение организационной обособленности службы ВК.

3.4. Ответственность всех субъектов ВК за надлежащий уровень контроля.

3.5. Своевременность передачи информации о выявленных нарушениях.

4. Органы управления, ответственные за ВК

4.1. В функции директора входят:

4.1.1. Распределение обязанностей между подразделениями и сотрудниками, отвечающими за конкретные направления (формы, способы осуществления) ВК.

4.1.2. Определение структуры и состава СВК.

4.1.3. Принятие мер, обеспечивающих оперативное выполнение рекомендаций и замечаний СВК и аудиторской организации, проводящей аудит.

4.1.4. Утверждение плана проверок, подготовленного СВК.

4.1.5. Выдача СВК отдельных заданий по проведению проверок финансово-хозяйственной деятельности с установлением сроков их выполнения.

4.2. Ответственность за осуществление регулярного контроля над исполнением процедур ВК лежит на службе ВК, которая осуществляет свои функции в соответствии с Положением о СВК.

4.3. Сотрудники подразделений любого уровня в пределах своей компетенции принимают непосредственное участие в разработке процедур по осуществлению ВК. О значительных вопросах или возникших нехарактерно высоких рисках сотрудники докладывают вышестоящему руководству и СВК.

5. Процедуры ВК включают:

5.1. Выявление и оценку потенциальных и существующих рисков, которые могут негативно повлиять на деятельность предприятия.

5.2. Определение критериев оценки эффективности работы структурных подразделений, их руководителей и сотрудников.

5.3. Установление надежных средств коммуникации и связи для обеспечения эффективного взаимодействия структурных подразделений и сотрудников предприятия.

5.4. Доведение до всех сотрудников их обязанностей в сфере ВК.

5.5. Использование адекватных способов учета событий и операций.

5.6. Проверку сохранности имущества и документации.

5.7. Организацию системы сбора, обработки и передачи информации, в том числе формирования отчетов и сообщений, содержащих операционную, финансовую и другую информацию о деятельности предприятия.

Положение о внутреннем контроле в учреждении

Надлежащее документирование процедур ВК.

5.9. Разграничение доступа руководителей и иных сотрудников к определенным ресурсам и информации, установление ответственности за несанкционированный доступ.

5.10. Определение критериев и оценки качества системы ВК.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящее Положение утверждается директором предприятия; все изменения и дополнения, вносимые в Положение, утверждаются приказом.

6.2. В случае изменения действующего законодательства РФ, внесения изменений в Устав предприятия до приведения Положения в соответствие с такими изменениями Положение применяется в части, не противоречащей действующему законодательству и Уставу предприятия.

Источник — «Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения», 2012, № 21

Поговорим о внутреннем контроле в казенных учреждениях

Не секрет, что многие казенные учреждения представляют собой такие структуры и ведомства, в которых системе внутреннего контроля уделяется большое внимание. С этим трудно поспорить, чего только стоит контроль за оборотом гражданского и служебного оружия, которому посвящен не один нормативный документ. Однако читателям журнала будет интересен другой, не менее важный вид контроля казенных учреждений, связанный с их финансовой и хозяйственной деятельностью. В отсутствие четких инструкций бухгалтеру непросто организовать такой контроль. Надеемся, что статья в этом поможет.

Что такое внутренний финансовый контроль?

В действующем законодательстве нет прямого ответа на этот вопрос. Конечно, есть такие термины, как «внутренний контроль» и «государственный финансовый контроль». Однако ни одно из данных понятий не подходит к внутреннему финансовому (хозяйственному) контролю в казенном учреждении. Дело в том, что первый упомянутый термин подразумевает деятельность организаций, осуществляющих операции с денежными средствами, по выявлению операций, подлежащих обязательному контролю согласно Закону о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем <1>. К нему казенные учреждения прямого отношения не имеют, Закон больше касается коммерческих организаций (банков, страховщиков и т.д.). Другой термин, «государственный финансовый контроль», — это, по сути, внешний, а не внутренний контроль учреждения. Государственный финансовый контроль охватывает проверку соблюдения органами власти, юридическими и физическими лицами национального финансового законодательства, рациональности и эффективности использования государственных финансовых и материальных ресурсов (см. Модельный закон о государственном финансовом контроле <2>, гл. 26 БК РФ). Данные документы не совсем соответствуют рассматриваемой теме, так как касаются внешнего контроля казенных учреждений со стороны органов власти, но, несмотря на это, они могут помочь им в организации внутреннего контроля.

<1> Федеральный закон от 07.08.2001 N 115-ФЗ.
<2> Принят в г. Санкт-Петербурге 04.12.2004 Постановлением N 24-11.

В широком понимании (если не сосредотачиваться на том или ином типе учреждений и сфере их деятельности) внутренний контроль можно охарактеризовать как процесс наблюдения за деятельностью учреждения с целью эффективного и результативного использования бюджетных ресурсов, сохранности его финансовых и нефинансовых активов, соблюдения законодательных требований к ведению учета и представления отчетности.

Положение о внутреннем финансовом контроле

Система может включать иные мероприятия и вопросы, подлежащие внутреннему контролю казенного учреждения. Главное, чтобы финансовый контроль касался вопросов, за которые отвечает именно бухгалтер учреждения. Согласитесь, таких вопросов более чем достаточно.

Почему казенному учреждению нужен контроль?

Во-первых, создание порядка организации и обеспечения (осуществления) субъектом учета внутреннего финансового контроля предусмотрено п. 6 Инструкции N 157н <3>.

<3> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Во-вторых, сведения о результатах мероприятий внутреннего контроля используются для заполнения бухгалтерской отчетности учреждения (п. 157 Инструкции N 191н <4>).

<4> Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н.

В-третьих, новый Закон о бухгалтерском учете <5> обязывает организацию организовать и осуществлять внутренний контроль фактов хозяйственной жизни. Требования данного Закона станут обязательными со следующего года для всех, в том числе для казенных учреждений. Здесь нужно отметить, что бухгалтерский учет сам по себе служит не только для систематизации и накопления информации, но и для контроля совершаемых хозяйственных операций (фактов хозяйственной жизни). Поэтому учреждения, ведущие бухгалтерский учет правильно, уже этим самым контролируют свою деятельность. Другой вопрос, насколько результативен такой контроль. По мнению автора, если организовать его в рамках отдельной системы, дополняющей бухгалтерский учет, то эффективность будет намного выше.

<5> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Как видим, у казенных учреждений более чем достаточно оснований для организации внутреннего финансового контроля на самом высоком уровне. К сожалению, нет четких инструкций по организации системы такого контроля (за отдельным исключением). В частности, у учреждений министерства обороны есть Приказ Минобороны СССР от 19.08.1982 N 200, утвердивший Положение о финансовом контроле. Хотя документ действующий, разработан он более 20 лет назад, поэтому применять его нужно с учетом норм действующего законодательства в сфере бюджетного учета и финансовой дисциплины учреждений Министерства обороны. Что касается других видов казенных учреждений, им следует применять свои ведомственные документы по организации системы внутреннего финансового контроля (при наличии соответствующих инструкций). Чтобы никому не отдавать приоритета, автор предлагает вниманию читателя общий (универсальный) подход к организации системы внутреннего финансового контроля в казенном учреждении.

Как разработать положение о внутреннем контроле?

Разработку положения о внутреннем финансовом контроле лучше начать с общей структуры данного документа. Для наглядности отразим основные разделы в виде схемы.

————————¬
¦ Разделы положения ¦
———-T——+ о внутреннем контроле+——T————¬
¦ ¦ L—T——T——-T—- ¦ ¦
——-+——¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———-+——¬
¦ Права ¦ ¦ ———+——¬¦——-+——-¬ ¦ ¦ Права ¦
¦и обязанности¦ ¦ ¦Цели и задач覦¦Методы и формы¦ ¦ ¦ и обязанности ¦
¦ внутренних ¦ ¦ ¦ контроля ¦¦¦ контроля ¦ ¦ ¦ проверяемых лиц¦
¦ ревизоров ¦ ¦ L—————¦L————— ¦ L——————
L————— ¦ ¦ ¦
———+—-¬ ————+———¬ ——-+——¬
¦Рассмотрение¦ ¦ Контроль отдельных ¦ ¦Отчетность по¦
¦ обращений, ¦ ¦совершаемых операций¦ ¦ соблюдению ¦
¦ заявлений ¦ L——————— ¦ положения ¦
¦ и жалоб ¦ ¦ о контроле ¦
L————- L—————

Из перечисленных основных разделов отдельного внимания заслуживают цели и задачи контроля или, проще говоря, то, что подпадает под внутренний финансовый контроль. В казенных учреждениях к объектам финансового надзора относятся:

• соблюдение действующего законодательства и положений учетной политики;
• целевое использование полученных казенным учреждением бюджетных средств;
• отражение в учете доходов от приносящей доход деятельности;
• правильность отражения всех хозяйственных операций в бухгалтерском учете;
• полнота и правильность документального оформления хозяйственных операций;
• сохранность финансовых и нефинансовых активов учреждения;
• достоверность отчетности казенного учреждения.

В программе внутренних проверок перечисленные вопросы могут быть разбиты на подвопросы по контролю конкретных подразделений, участков и хозяйственных операций. При этом автор допускает, что некоторые разделы положения внутреннего контроля могут дублироваться в других документах. Например, обязанности внутренних ревизоров и проверяемых лиц (исполнителей) могут быть зафиксированы в нескольких локальных актах казенного учреждения (должностные инструкции, графики документооборота, регламенты взаимодействия структурных подразделений и т.д.). Важно, чтобы не было противоречий.

Положение о внутреннем контроле разрабатывается и утверждается как отдельный документ, при этом отдельные его положения являются приложениями к учетной политике. В их числе, например, порядок проведения инвентаризации активов и обязательств, технология обработки учетной информации, график документооборота. Несомненно, положение о внутреннем контроле — более емкий документ по сравнению с графиком документооборота, но бухгалтер чаще работает с документооборотом. На схеме ниже выделим основные процедуры документального контроля в казенном учреждении.

———————————————¬
¦Основные процедуры документального контроля¦
L—T——————T—————-T—-
——————-+—¬ ————+———-¬ —+——————¬
¦Согласование документа¦ ¦ Утверждение документа¦ ¦ Проверка исполнения ¦
¦ в подразделении ¦ ¦ руководством ¦ ¦ документа ¦
L———————— L———————— L———————-

Процедуры представляют собой кирпичики в фундаменте всей системы контроля, посредством которых выстраивают и применяют выбранную методику внутреннего контроля. Согласование документа — процедура, в ходе которой проверяется и подтверждается достоверность, полнота и непротиворечивость информации, содержащейся в документе. В эту процедуру включается проверка правильности его оформления и соответствие нормативным документам, а также наличие необходимых приложений и сопроводительной документации. Для проверки целостности и непротиворечивости информации, полученной из разных источников, может проводиться сверка данных. Она позволяет на ранних стадиях подготовки (до составления первичных документов и отчетности) выявить возможные ошибки. После согласования, как правило, производится утверждение документа и введение его в действие (передача в обработку). Проверка исполнения документа осуществляется преимущественно на этапе, когда на основании его данных составляется та или иная отчетность казенного учреждения. Мониторинг показателей отчетности является одной из процедур, проводимых на завершающих этапах внутреннего контроля. Данная процедура проводится в форме сравнения фактических бюджетных показателей с плановыми. Значительные отклонения являются основанием для дополнительной проверки на возможные ошибки работников учреждения.

Если перечисленные процедуры документального контроля соблюдаются и хорошо отработаны, они могут принести неплохие результаты и показать высокую эффективность в системе внутреннего финансового контроля казенного учреждения в целом.

Каковы формы внутреннего контроля?

В Бюджетном кодексе выделяется три формы государственного финансового контроля (ст. 265): предварительный, текущий и последующий. По мнению автора, такое разделение внешнего финансового контроля по этапам осуществления операций казенному учреждению можно взять на заметку при организации внутреннего контроля. Но содержание этапов внутреннего контроля будет отличаться от того, что написано в Бюджетном кодексе.

Итак, начнем с этапа предварительного контроля в казенном учреждении. Он осуществляется до начала совершения хозяйственной операции и позволяет определить, насколько она целесообразна и правомерна с точки зрения действующего законодательства. Примером предварительного контроля может служить контроль за соответствием заключаемых казенным учреждением хозяйственных договоров доведенным объемам лимитов бюджетных обязательств либо перечислением аванса в установленных случаях.

Следующий этап — текущий контроль, который осуществляется на стадии формирования, распределения и использования финансовых ресурсов казенного учреждения. В частности, проверяется соблюдение финансовой дисциплины и принимаются меры по предотвращению нарушений. Регулярный анализ соответствия кассовых расходов производимым фактическим расходам является одним из примеров текущих контрольных мероприятий. В ходе текущего контроля могут проверяться действия отдельных подразделений, добросовестное выполнение работниками своих обязанностей.

Последующий контроль проводится по итогам совершения казенным учреждением хозяйственных операций путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности.

На этом этапе выявляются нарушения и принимаются меры по их устранению. Примером может послужить проверка полученных казенным учреждением товаров (работ, услуг). Контроль начисленной зарплаты, отчислений во внебюджетные фонды и на социальные нужды также осуществляется на этом этапе. Читатель может заметить, что последующий контроль чаще проводится со стороны внешних ревизоров, поэтому внутренние контролеры учреждения иногда уделяют больше внимания текущему контролю.

Обратим внимание также на то, что все перечисленные формы контроля лучше разделить между различными лицами, являющимися участниками системы внутреннего контроля. Согласитесь, если санкционирование совершаемых хозяйственных операций и контроль за ними будут поручены одному и тому же лицу, это может привести к ошибкам и возможным злоупотреблениям со стороны должностных лиц, которые полностью контролируют операцию. Если же разные этапы контроля осуществляют разные работники, это позволяет повысить независимость форм контроля и его эффективность.

Что важно для силовиков?

Казенные учреждения, работающие со сведениями, составляющими государственную тайну, уделяют особое внимание защите информации. В связи с этим в таких учреждениях вводиться целая система подтверждения полномочий, позволяющая не допустить распространения важной информации среди лиц, не имеющих к ней допуска.

Учреждение может утвердить порядок принятия решения по конкретным направлениям деятельности. В данном порядке будет определен круг лиц, ответственных за принятие таких решений, и обозначены границы их полномочий. Немаловажную роль играет определение круга лиц, имеющих право подписи первичных документов (исходя из типа или видов операций, по которым должностные лица имеют право принятия решений). Другой важный аспект в защите информации — составление графиков прохождения документов при осуществлении процедур согласования (визирования), санкционирования, наложения резолюций и утверждения документов руководством. Сегодня активно вводится система паролей, которые позволяют получать доступ к активам, документам и информации.

По сути, все перечисленное — мероприятия внутреннего контроля, направленные на защиту важной и конфиденциальной информации. Они не имеют прямого отношения к финансовому контролю, но бухгалтер казенного учреждения может взять их на заметку, так как и в его работе могут быть сведения, составляющие охраняемую законом тайну. Порядок работы с такой информацией следует прописать в правилах внутреннего финансового контроля, учитывая специфику деятельности казенного учреждения.

Кого назначить ответственными лицами?

Очевидно, что за систему внутреннего финансового контроля придется отвечать руководителю и главному бухгалтеру казенного учреждения. Соответственно, последний распределяет обязанности (зоны ответственности) между сотрудниками своего подразделения. Однако здесь нужно помнить: чтобы контроль был качественным, он должен быть независимым. Это достигается путем передачи части функций внутреннего контроля иным подразделениям (например, юридическому отделу) или же создания отдельной комиссии по внутреннему контролю казенного учреждения. В состав такой комиссии могут входить руководители (их заместители), сотрудники различных служб. Таким образом, создание комиссии более четко определит круг ответственных лиц из числа сотрудников, которые в той или иной степени принимают участие в работе системы внутреннего финансового контроля казенного учреждения. Подразделение по контролю отчитывается непосредственно перед руководителем казенного учреждения. В данном случае объективность выводов внутренних ревизоров будет не ниже оценки, которая дается «внешними» ревизорами — государственными органами.

Из всех перечисленных лиц наиболее «ответственными» можно назвать работников бухгалтерии казенного учреждения. Их можно считать и исполнителями, и контролерами в одном лице. Они участвуют во многих контрольно-ревизионных мероприятиях. Именно сотрудникам бухгалтерии приходится разрабатывать положение о внутреннем финансовом контроле, а затем его соблюдать. Кто как не бухгалтеры заинтересованы в том, чтобы отчитаться перед бюджетом обо всех выделенных и истраченных учреждением средствах? Поэтому основная работа по внутреннему финансовому контролю возлагается на учетных работников, которых и проверяет руководство и иные подразделения, включая комиссию по внутреннему контролю. Создание такой комиссии необязательно, но желательно, так как именно члены комиссии будут являться теми ревизорами, которые проводят плановые и внеплановые проверки финансовой дисциплины в учреждении. Контроль посредством проведения проверок чаще всего практикуется внешними ревизорами учреждения, что не мешает прибегать к таким методам в ходе внутреннего контроля.

Несколько слов о внутренних проверках

Такие проверки — одна из форм внутреннего контроля в казенном учреждении. Как правило, есть два основных вида проверок финансовой дисциплины — плановые и внеплановые ревизии. Первые проводятся с определенной периодичностью, сроки проведения указываются в графике проверок. В нем также обозначаются объект плановой ревизии, период, срок проведения и ответственные исполнители. При внеплановых внутренних проверках исследуются вопросы, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях и злоупотреблениях, поэтому в положении о внутреннем контроле могут быть не указаны объекты внеплановой проверки. В то же время нужно перечислить, по крайней мере, основания проведения такой проверки (неустранение нарушений планового контроля, нарушение законодательства). Любая проверка (независимо от того, является она внутренней или внешней) заканчивается оформлением результатов. По результатам контроля руководителем принимаются решения о привлечении к ответственности, поощрении работников или иные решения в пределах компетенции. На основании выводов, сделанных в результате ревизии, составляется отчет, в который включаются все объекты проверки, а также описание выявленных недостатков и нарушений. На основании отчета разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений, назначаются сроки и ответственные за исполнение лица. Напоминаем, что ответственность за обоснованность выводов по результатам проверки, составленный отчет и предложения руководству несут ревизоры — члены комиссии по внутреннему финансовому контролю в казенном учреждении.

В заключение отметим, что в процессе деятельности многие сотрудники независимо от вида их деятельности выполняют те или иные контрольные процедуры. Ведь внутренний контроль — это часть ежедневной работы казенного учреждения. Главное, чтобы работа была организована так, как этого требует законодательство, а грамотно написанное и соблюдаемое сотрудниками положение о внутреннем контроле в этом поможет.

С.Булаев

Эксперт журнала

«Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение»