Суточные при загранкомандировках

Расчет по загранкомандировке в рублях

Решение направить работника в командировку за границу может быть принято буквально за пару дней до вылета. Конечно же, в этом случае турфирма не успеет подать заявку в банк на приобретение иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. А как разъяснил Центральный банк РФ в Письме от 22 марта 2005 г. N 36-3/526, иностранную валюту на загранкомандировки можно приобретать только через счета в уполномоченном банке, а никак не через обменники <*>. Один из возможных выходов в таком случае — погасить задолженность перед работником тогда, когда он вернется из поездки.

<*> Порядок покупки валюты на загранкомандировки — в статье, опубликованной в журнале «Учет в туристической деятельности» N 2, 2004, с. 32.

Примечание. Срок отчета по загранкомандировкам

Этот срок составляет три рабочих дня после возвращения сотрудника из командировки, что следует из п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40.

Пример. Турфирма ООО «Марика» (туроператор) направила работника в командировку в Турцию сроком на 5 дней — с 21 по 25 февраля. В коллективном договоре предусмотрено, что при загранкомандировках работникам выплачиваются суточные в размере 70 долл. США, на территории России — в размере 100 руб. Однако в данном случае перед командировкой (18 февраля) работнику выдали лишь авиабилеты, которые были куплены по безналичному расчету за 6000 руб.

В учете ООО «Марика» бухгалтер сделал проводку:

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Денежные документы»

• 6000 руб. — выданы командированному работнику авиабилеты.

Вернувшись из командировки, работник представил в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему ксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы 21 и 25 февраля, счет за проживание в отеле в течение четырех суток на сумму 600 долл. США, авиабилеты. Руководитель турфирмы утвердил авансовый отчет 28 февраля.

Как закреплено в Приложении к Положению по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000, утвержденному Приказом Минфина России от 10 января 2000 г. N 2н, в бухгалтерском учете командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Суточные, расходы на проживание и проезд, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу, установленному Центральным банком РФ именно на эту дату. На 28 февраля официальный курс доллара США составлял 27,7738 руб.

Со дня пересечения границы при въезде на территорию России суточные выплачиваются по норме, установленной при командировках в РФ (Письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. N 1037-ИХ).

Поэтому бухгалтер турфирмы записал в учете вот что:

Дебет 20 Кредит 71

• 7776,66 руб. (70 USD х 27,7738 руб/USD х 4 дн.) — отражены суточные за 21 — 24 февраля;

Дебет 20 Кредит 71

• 100 руб. — отражены суточные за 25 февраля (последний день командировки);

Дебет 20 Кредит 71

• 16 664,28 руб. (600 USD х 27,7738 руб/USD) — отражены расходы по проживанию;

Дебет 20 Кредит 71

• 6000 руб. — отражена стоимость авиабилетов.

Перерасход по авансовому отчету был выплачен работнику из кассы:

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Рублевая касса»

• 24 540,94 руб. (7776,66 + 16 664,28 + 100) — произведен окончательный расчет с работником (после утверждения авансового отчета).

При исчислении налога на прибыль командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). При этом расходы на проезд и проживание учитываются в размере фактических затрат, подтвержденных документами, а суточные — в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 <**>. При методе начисления эти расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

<**> Нормы суточных приведены в журнале «Учет в туристической деятельности» N 1, 2005, с. 72.

При этом иностранная валюта пересчитывается в рубли по курсу, установленному Центральным банком РФ на дату признания расходов (п. 10 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Аналогично будут признаваться расходы и при кассовом методе (п. 3 ст. 273 Налогового кодекса РФ).

Итак, ООО «Марика» при исчислении налога на прибыль сможет списать на расходы стоимость проживания и перелета в полной сумме — 22 664,28 руб. (16 664,28 + 6000). А суточные будут списаны на расходы в следующих размерах:

• за 21 — 24 февраля — 6554,62 руб. (59 USD х 27,7738 руб/USD х 4 дн.);
• за 25 февраля — 100 руб.

В результате того, что в целях налогообложения суточные нормируются, в бухучете турфирмы в соответствии с ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль», утвержденным Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н, возникают постоянные разницы. Поэтому в бухучете придется начислить постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

• 293,29 руб. ((7776,66 руб. — 6554,62 руб.) х 24%) — отражено постоянное налоговое обязательство.

ПБУ 18/02 могут не применять малые предприятия, тогда это нужно указать в их учетной политике.

При исчислении налога на доходы физических лиц и ЕСН, а также страховых взносов в Пенсионный фонд РФ (по ним база совпадает с той, которая принимается для ЕСН) следует обратить внимание на следующее.

Перечень командировочных выплат, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, приведен в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ. А в случае с ЕСН — в пп.

Загранкомандировка: как вести учет расходов

2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ. Относительно командировочных расходов содержание этих положений совпадает: налогообложению не подлежит стоимость проезда и проживания по фактическим расходам, если они документально подтверждены, а суточные — в пределах норм, установленных законодательством. Однако такие нормы не установлены. В трудовом законодательстве предусмотрен лишь общий порядок установления размера суточных — они должны определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Поэтому Высший Арбитражный Суд РФ в Решении от 26 января 2005 г. N 16141/04 заявил о том, что налог на доходы физических лиц (именно этот налог был причиной спора) не нужно удерживать с суточных, которые выплачены по нормам организации.

Однако Минфин России придерживается другой точки зрения. В Письме от 14 января 2005 г. N 03-05-01-04/1 он разъяснил, что при расчете налога на доходы физических лиц и ЕСН организациям следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93. Но это Постановление принято в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ — исключительно в целях налога на прибыль. Поэтому его применение по другим налогам противоречит Налоговому кодексу РФ.

Следуя здравому смыслу, в нашем случае не возникает объекта обложения налогом на доходы физических лиц и ЕСН, поскольку выплата суточных работнику произведена в пределах размеров, установленных коллективным договором, а расходы на проживание и проезд подтверждены документально.

О.Я.Киличенкова

Аудитор

КГ «Что делать Консалт»

Загранкомандировка в несколько стран: неоднозначные суточные

Что считается командировочными расходами

Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.

Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2018 году), которые работодатель обязан возместить:

• затраты на аренду жилого помещения;
• траты на проезд;
• средний заработок за дни поездки;
• иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
• дополнительные траты, связанные с проживанием.

Норма суточных командировочных расходов в 2018 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.

Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.

Что нужно для оплаты

С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2018, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.

Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.

С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.

Как установить суточные

Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2018 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.

Приказ об утверждении норм командировочных расходов

Положение о командировках (приложение к Учетной политике)

Начисление и оплата затрат на командировку производится в размерах, установленных в локально-нормативном акте организации. Если документ отсутствует на предприятии, у контролирующих органов может возникнуть множество вопросов. К тому же налоговики могут признать такие выплаты нецелевым использованием средств.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году

Чтобы бухгалтеру правильно рассчитать сумму выплат, следует количество дней пребывания в служебной поездке умножить на утвержденную норму суточных расходов. При подсчете количества дней учитывайте:

• все дни пребывания в поездке, включая праздничные и выходные дни;
• дни, проведенные в пути, в том числе дни выбытия и прибытия;
• дни вынужденного простоя или задержки.

Обычно в приказе на командировку содержится распоряжение о выплате аванса. Перечислить его можно на карту работника или выдать наличными через кассу учреждения. По возвращению сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.

При направлении работника в однодневную командировку оплата суточных не производится, согласно пункту 11 Постановления Правительства № 749. А вот транспортные затраты возмещаются.

Расчет суточных при загранкомандировках в 2017-2018 гг.

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018 году

Вид налога

Загранкомандировки

Командировки по России

Налог на прибыль

Не нормируются.

Уменьшают налоговую базу в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп.

Загранкомандировка (заграничная командировка)

12 п. 1 ст. 264 НК РФ)1

Не нормируются.

Уменьшают налоговую базу в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)2

НДФЛ

Нормируются.

Не облагаются налогом в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ)

Нормируются.

Не облагаются налогом в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ)

УСН (объект «доходы»)

Не нормируются.

Независимо от размера при расчете налога не учитываются

Не нормируются.

Независимо от размера при расчете налога не учитываются

УСН (объект «доходы минус расходы»)

Не нормируются.

Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Не нормируются.

Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

ЕНВД

Не нормируются.

Независимо от размера при расчете налога не учитываются

Не нормируются.

Независимо от размера при расчете налога не учитываются

ЕСХН

Не нормируются.

Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ)

Не нормируются.

Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ)

Патентная система налогообложения

Не нормируются.

Независимо от размера при расчете налога не учитываются

Не нормируются.

Независимо от размера при расчете налога не учитываются

Страховые взносы

Не нормируются

Не облагаются взносами в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. «и» п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19)3

Не нормируются

Не облагаются взносами в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. «и» п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19)

1Признавая в расходах суточные за однодневную загранкомандировку, учтите, что сотруднику они полагаются в размере 50 процентов от той суммы, что значится в локальном нормативном акте организации (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке признать в расходах можно только 1250 руб.

2 Суточные за однодневную командировку по России можно учесть в составе других расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого в локальном нормативном акте закрепите обязанность организации возмещать сотрудникам такие расходы. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005.

3Суточные за однодневную загранкомандировку не облагайте страховыми взносами в пределах 50 процентов от той суммы, что закреплены в локальном нормативном акте (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке страховыми взносами не облагайте сумму в пределах 1250 руб.